Retten i Esbjerg skal bidrage til at virkeliggøre Danmarks Domstoles vision:

Transkript

1 Handlingsplan for Retten i Esbjerg 2011 Indledning: Retten i Esbjergs opgave, vision og værdier. Retten i Esbjerg udøver som en del af Danmarks Domstole dømmende myndighed og løser hertil knyttede opgaver herunder skifteret, fogedret og administration. Retten i Esbjergs strategier for de kommende år og handlingsplan for 2011 tager som tidligere udgangspunkt i disse opgaver og den vision og de værdier, som gælder for Danmarks Domstole. Retten i Esbjerg skal bidrage til at virkeliggøre Danmarks Domstoles vision: Danmarks Domstole er en højt respekteret og tillidsskabende organisation, der løser sine opgaver med højeste kvalitet, service og effektivitet. Danmarks Domstole værner om retssamfundet og er det tidssvarende og primære forum for konfliktløsning. Retten i Esbjerg arbejder efter de værdier, som er fælles for Danmarks Domstole: Det enkelte menneskes ret til en respektfuld behandling. Uafhængighed i den dømmende funktion af hensyn til retssikkerheden. Ansvarlighed og troværdighed i alle forhold. Åbenhed, dialog og samarbejde. Derudover vil Retten i Esbjerg gerne, at Retten i Esbjerg skal være på niveau med de bedste domstole i Danmark herunder at den Træffer afgørelser af højeste kvalitet. Yder brugerne højeste service. Udnytter ressourcerne effektivt. Har det bedste omdømme og tillid. Er en spændende arbejdsplads i udvikling, hvor medarbejderne trives og har medindflydelse og medansvar. Har medarbejdere, der har et personligt engagement og udvikler sig i takt med de udfordringer, retten får i et moderne retssamfund. Har en ledelse i udvikling og på fælles værdigrundlag Strategiske udviklingsområder Handlingsplanen beskriver som tidligere års handlingsplaner, hvilke indsatsområder vi fokuserer på i 2011, samt hvordan vi løbende arbejder på at videreudvikle kvalitet, service og effektivitet ved Retten i Esbjerg.

2 Som særlige indsatsområder for 2011 er vedtaget: 1. Nedbringelse af sagsbehandlingstiderne til samme niveau som før domstolsreformen. a. Retten kortlægger årsager til de evt. for lange sagsbehandlingstider og iværksætter målrettede initiativer til nedbringelse. 2. Digitale domstole a. Retten sikrer en vellykket implementering af de digitale løsninger ved at tilpasse kompetencer, organisering, kommunikation og processer til de nye systemer. 3. Åbenhed, omdømme og kommunikation a. Retten styrker lokalområdets kendskab til domstolene og retspraksis gennem presse, folkeoplysning og PR. 4. Kvalitet, service og effektivitet a. Retten arbejder løbende med forbedring af kvalitet, service og effektivitet ved fortsat at fokusere på kvalitetsprojekter, opfølgning på brugerundersøgelsen samt øget effektivitet. b. Retten følger målrettet op på trivselsundersøgelsen fra Nedbringelse af sagsbehandlingstiderne til samme niveau som før domstolsreformen. Det er overordnet besluttet, at retternes sagsbehandlingstider i 2010 skal være på niveau med sagsbehandlingstiderne i Retten har i 2011 som i 2010 udfordringer med at opfylde sagsbehandlingstiderne. Retten er i gang med at kortlægge årsagen til de for lange sagsbehandlingstider og at iværksætte målrettede initiativer til nedbringelse. Retten er i den forbindelse opmærksom på afvikling af sagsbunker inden for domsmandssager, civile sager og insolvensskifter. 2. Digitale domstole. Retten er gået i gang med brug af e - mailkommunikation. Retten får NY Foged i uge 12 og er i gang med at tilrettelægge forløbet organisatorisk. 3. Åbenhed, omdømme og kommunikation Retten vil styrke lokalområdets kendskab til domstolene og retspraksis gennem presse, folkeoplysning og PR. Retten er i gang med at modernisere hjemmesiden med henblik på at gøre den mere brugervenlig. Retten er opmærksom på pressemeddelelser/domsresuméer i sager, der har pressens bevågenhed. Der holdes møde med den lokale presse: Sådan arbejder vi ved domstolene. Retten deltager i kulturnatten 14. oktober Kvalitet, service og effektivitet Kvalitetsprojektet Kvalitet i fokus blev igangsat i 2009 ved, at samarbejds- og sikkerhedsudvalget nedsatte en kvalitetsstyregruppe. Styregruppen nedsatte 2 arbejdsgrupper. Den ene arbejdsgruppe

3 har arbejdet med sproget, kvalitet i retsbøger, domme og retsledelse. Den anden arbejdsgruppe har arbejdet med service, herunder publikums- og telefonbetjening samt rettens hjemmeside. Begge arbejdsgrupper har udfærdiget rapporter, der har været forelagt samarbejds og sikkerhedsudvalget, der har godkendt forskellige initiativer til forbedring af kvaliteten. Retten vil bruge Domhuset jf. bilag, som rammen for det løbende arbejde med udviklingen af retten. 5. Opfølgning på resultatet af trivselsundersøgelsen 2010 Trivselsundersøgelsen fra 2010 har været genstand for drøftelser i alle afdelinger. Der arbejdes med en handlingsplan som opfølgning på trivselsundersøgelsen med henblik på forbedringer af trivslen. Der er emner til handlingsplanen jf. nedenfor. 6. Nedbringelse af sygefraværet. Sygefravær er i øjeblikket genstand for drøftelser på afdelingsmøder og personalemøder med henblik på nedbringelse af sygefraværet, så det er på niveau med statens. 7. Opfølgning på lederudviklingsprojektet 2009 I 2011 vil der ske afslutning på lederudviklingsprojektet, som har forløbet siden 2009 i samarbejde med Retten i Sønderborg. Det afsluttende modul er planlagt til afholdelse i maj Oversigt over mål, indsatser og resultater Oversigten viser, hvilke resultater vi ønsker at opnå med vores indsatser. Mål Indsats/strategi Resultat Ansvar/deadline Nedbringelse af sagsbehandlingstiderne Ledergruppen/1. marts Retten kortlægger årsager til de evt. for lange sagsbehandlingstider og iværksætter målrettede initiativer til nedbringelse. Særligt skal fremhæves: Fokus på hastedage/ - uger: Løbende gennemgang af antallet af modtagne sager med henblik på drøftelse med juristerne om justering af berammelsesskemaer for at forkorte berammelsestiden for hastende straffesager og forældreansvars og ægteskabssager. Løbende drøftelser med anklagemyndigheden om samarbejdet med afviklingen af straffesager Videreudvikling af vejledninger for sagsgange Rettens sagsbehandlingstider nedbringes til samme niveau som før domstolsreformen. Det gøres en målrettet indsats, så brugerne ved næste brugerundersøgelse giver udtryk for større tilfredshed med bl.a. rettens sagsbehandlingstider.

4 Brug af Bedste Praksis og Lean i de enkelte afdelinger Fokus på kortere sagsbehandlingstider: Opsætning af mål for sagsbehandlingens tilrettelæggelse i overensstemmelse med de overordnede mål. Alle ansatte/ Løbende den 5. i måneden for sagsbehandlingsti derne. Løbende gennemgang af verserende sager og tilretning af planer for sagsafviklinger herunder Fokus på omberammelser Fokus på statistikkens frister for behandling af civile sager Fokus på tunge civile sager Digitale domstole: Fokus på gamle civile sager Implementering af Ny Foged Retten skal i uge 12 implementere Ny Foged. En organisatorisk plan for tilrettelæggelsen af implementeringen er under udarbejdelse Vellykket implementering Styregruppe for ny foged/ny foged kører 1. maj kommunikation Brugertilfredshed Portobesparende Ledergruppen/ans atte. Løbende 1. i måneden.

5 Styrker lokalområdets kendskab til domstolene og retspraksis gennem presse, folkeoplysning og PR Videreudvikling af hjemmesiden Pressemeddelelse/domsresuméer i sager, der har pressens bevågenhed Deltagelse i kulturnat 14. oktober Bedre image for retten Bedre lokalkendskab til retten Margit Laub og Chris Olesen/ Løbende hver 2. måned Besøg i retten Møde med den lokale presse Besøg på uddannelsesinstitutioner Opfølgning på trivselsundersøg else Udfærdigelse af en lokal folder til vedlæggelse ved indkaldelse til møder i retten. Fortsat arbejde på en sundhedspolitik Nedbringelse af sygefravær Styrke samarbejdet på tværs i organisationen Bedre trivsel Mere åben dialog, kommunikation og samarbejde på tværs af personalegrupper og afdelinger Elin Schmidt/SI- SU-møde 24. maj 2011 Elin Schmidt/Løbende opgørelser den 5. i måneden Workshop på personalemøde/ maj 2011 Mere dialog på personalemøder med dagsorden Margit Laub Evaluere arbejdstilrettelæggelsen med henblik på bedre balance mellem antallet af opgaver og den tid, der er til rådighed Ledergruppen/ Gruppevis og løbende i afdelingerne

6 Kvalitet Service og Effektivitet Arbejde med forslag godkendt af kvalitetsstyregruppen udarbejdet af de 2 arbejdsgrupper, der er nedsat i 2009: Kursus i kommunikation for jurister i september 2011 med efterfølgende overværelse af hinanden retsmøder. Udarbejdelse af en manual i telefon og publikumsbetjening Større brugertilfredshed Margit Laub Margit Laub og Jan Strange/1. december 2011 Vibeke Thyssen/1. juni 2011 Udvikle Bedre mødekultur Udvikle kompetenceudvikling på tværs af organisationen Mere effektiv arbejdsplads Mere fleksibilitet og mere samarbejde på tværs i organisationen Ledergruppen/løb ende Ledergruppen/ oktober 2011 Fortsat sikre styring og god ressourceanvendelse inden for rammerne af løn og selvforvaltningsbudgettet med effektiviseringer inden for brug af porto: Øget engagement hos medarbejderne for at finde besparelser, der kan anvendes til vedligeholdelsesplanen. Margit Laub og Elin Schmidt/ Driften 1. i måneden, Løn månedsvis Tænk før du sender et brev kultur Tænk før du sender et A-brev Brug af mailkommunikation Fortsat effektivisering af IT Elin Schmidt Opfølgning på handlingsplanen er et fast punkt på de månedlige ledermøder og i samarbejds- og sikkerhedsudvalget.

7 Strategi og planlægning God ressourceudnyttelse Fogedret Strafferet Civilret Skifteret Udviklende arbejdspladser Bidrag til samfundet BILAG: Ramme for rettens kvalitetsudvikling DOMHUSET Retssikkerhed Uafhængighed En ramme om kvalitetsudvikling i Danmarks Domstole Vi løser vores opgaver med højeste kvalitet, service og effektivitet Administrationschef Strategisk ledelse Faglig ledelse Personaleledelse Driftsledelse og organisering Effektive Arbejdsprocesser Effektivitet Faglig kvalitet Trivsel, motivation Sagsbehandlingstid Brugeroplevet Kvalitet Respekt og Tillid