Udbudsmateriale Offentligt udbud. Udbud vedrørende udførelse af kloakservice. Aarhus Kommune

Transkript

1 Udbudsmateriale Offentligt udbud Aarhus Kommune Udbud vedrørende udførelse af kloakservice Aarhus Kommune Borgmesterens Afdeling Indkøb og Udbud

2 Udbudsmateriale Aarhus Kommune Borgmesterens Afdeling Indkøb og Udbud

3 Aarhus Kommune, Borgmesterens Afdeling, Indkøb og Udbud, Udførelse af kloakservice Side 3 Indholdsfortegnelse 1. INDLEDNING OMFANG AARHUS KOMMUNES FREMTIDIGE RAMMEAFTALE ORGANISERING AF UDBUDSOPGAVEN SITUATIONSBESKRIVELSE ORGANISATION IMPLEMENTERING AF AARHUS KOMMUNES INDKØBSPOLITIK - FOKUS PÅ GEVINST, EFFEKTIVISERING SAMT BRUGERVENLIGHED TIDSFRISTER OG KONTAKTPERSONER PROCEDURER OG KONKURRENCEVILKÅR VILKÅR FOR AFGIVELSE AF TILBUD Udbudsform Alternative bud Vedståelsesfrist Aftalegrundlag Konsortier Tilbudsgivers forbehold Ejendomsret FORMKRAV TIL TILBUDDETS OPBYGNING, INDHOLD OG AFLEVERING Formkrav Spørgsmål til udbudsmaterialet Tilbudsfrist TILBUDSBEHANDLING Registrering og åbning Underretning om valg af tilbud og rammeaftaleindgåelse Udgifter ved tilbudsgivning UDVÆLGELSESKRITERIER TILDELINGSKRITERIUM PROCEDURE FOR BEHANDLING AF TILBUD KRAV TIL YDELSEN OG TIL LEVERANDØREN OMFANG KRAVSPECIFIKATION Materiel Arbejdets udførelse Afregning af timepriser AB UDBYDERS FORBEHOLD TILBUDSDISPOSITION GENERELLE FORMKRAV DISPOSITION AF TILBUDDET UDKAST TIL RAMMEAFTALE BILAG... 31

4 Aarhus Kommune, Borgmesterens Afdeling, Indkøb og Udbud, Udførelse af kloakservice Side 4 1. Indledning 1.1 Omfang Udbuddet omfatter tjenesteydelser vedrørende udførelse af kloakservice. Udbuddet omhandler udelukkende løbende vedligeholdelsesarbejder. Udbuddet omfatter således ikke udførelse af kloakservice i tilknytning til byggeprojekter. Den rammeaftale, som indgås på baggrund af nærværende udbud, er gældende fra den og er uopsigelig for begge parter indtil den , jf. dog punkt 12.8 vedr. misligholdelse i kapitel 8 Udkast til rammeaftale. Den indgåede rammeaftale kan forlænges i op til 12 måneder på uændrede vilkår, jf. punkt 3 i kapitel 8 Udkast til rammeaftale. Aarhus Kommunes anslåede samlede forbrug af tjenesteydelser, der er omfattet af udbuddet, udgør på årsbasis cirka ,00 danske kr. ekskl. moms. 1.2 Aarhus Kommunes fremtidige rammeaftale Rammeaftale forudsættes indgået med én virksomhed i form af en Eneleverandøraftale, hvilket vil sige en aftale med samme leverandør på samtlige tjenesteydelser omfattet af nærværende udbud. Aarhus Kommunes institutioner mv. er forpligtet til udelukkende at anvende den indgåede rammeaftale ved behov for udførelse af kloakservice. 1.3 Organisering af udbudsopgaven Der er til gennemførelse af udbuddet nedsat en tværmagistratlig arbejdsgruppe med medlemmer fra magistratsafdelingerne: Teknik og Miljø Sundhed og Omsorg Børn og Unge Borgmesterens Afdeling Formandskabet varetages af Borgmesterens Afdeling v/ Indkøb og Udbud. Arbejdsgruppens opgave er at yde faglig bistand og sparring til arbejdet og at bidrage med nødvendig bistand til gennemførelse af udbuddet. Desuden vil arbejdsgruppens medlemmer bidrage til implementering af rammeaftalen i de enkelte magistratsafdelinger.

5 Aarhus Kommune, Borgmesterens Afdeling, Indkøb og Udbud, Udførelse af kloakservice Side 5 2. Situationsbeskrivelse 2.1 Organisation Aarhus Kommune er en magistratsstyret kommune, hvilket betyder, at kommunen har 5 økonomisk selvstyrende magistratsafdelinger samt Borgmesterens Afdeling. Magistratsafdelingerne har følgende ansvarsfordeling: Magistratsafdelingen for Sociale Forhold og Beskæftigelse (MSB) varetager opgaver inden for områderne familie og beskæftigelse samt sociale forhold. Magistratsafdelingen for Teknik og Miljø (MTM) varetager opgaver inden for miljøområdet, vej- og kloakvedligeholdelse, kommunens ejendomme og naturområder, beredskabsforvaltningen, byplanlægningsområdet, Planlægning og Byggeri samt affald og varme. Magistratsafdelingen for Sundhed og Omsorg (MSO) varetager sundheds- og ældreomsorgen, herunder lokalcentrene. Magistratsafdelingen for Kultur og Borgerservice (MKB) varetager opgaver inden for borgerservice, fritids- og kulturforvaltningen, bibliotekerne samt Musikhuset Aarhus. Magistratsafdelingen for Børn og Unge (MBU) varetager opgaver inden for børn- og ungeområdet, herunder skolerne, daginstitutionerne samt klub- og legepladsområdet. Borgmesterens Afdeling varetager under Borgmesterens ledelse fællesfunktioner inden for økonomi, erhvervsforhold, personaleforhold, juridiske forhold samt IT og organisation. Der er ca. 900 institutioner, afdelinger mv. i Aarhus Kommune. Da der leveres til det enkelte forbrugssted, må der således påregnes ca. 900 mulige leveringsadresser. En fortegnelse over kommunens institutioner, afdelinger mv. kan findes på Yderligere information om kommunens organisering kan ses på kommunens hjemmeside Implementering af Aarhus Kommunes indkøbspolitik - fokus på gevinst, effektivisering samt brugervenlighed Visionen for indkøb i Aarhus Kommune er: På indkøbsområdet er og skal Aarhus Kommune være en professionel samarbejdspartner, som ud fra en helhedsbetragtning sikrer størst mulige gevinster til gavn for kommunens borgere og byens udvikling. Professionalisme, bæredygtighed og samhandel er den bærende ramme for den nye indkøbspolitik. Aarhus Kommunes indkøb af såvel varer, tjenesteydelser samt bygge- og anlægsopgaver tager afsæt i en helhedsbetragtning og koncerntankegang. Med professionalisme for øje vil Aarhus Kommune med indkøb på tværs af kommunen skabe gevinst og effektivisering for kommunen som helhed. Samtidig foretager Aarhus Kommune ved sine indkøb en prioritering af såvel økonomiske betragtninger som bæredygtige hensyn eksempelvis i forhold til miljø, arbejdsmiljø samt sociale og etiske normer. Med fokus på behovet i kommunen, kommunikation og dialog samt et fortsat sigte på forbedring af indkøbsaftalernes brugervenlighed ønsker Aarhus Kommune at sikre, at kommunens institutioner og afdelinger køber ind i overensstemmelse med indkøbspolitikken. Hensigten er, at det skal munde ud i en højere grad af aftaleoverholdelse i kommunen, både til fordel for kommunens aftaleleverandører og Aarhus Kommune. Med indkøbspolitikken ønsker Aarhus Kommune desuden at indgå i et tæt og forpligtende samarbejde med kommunens samhandelspartnere, der er attraktivt for begge parter. Grundlaget for samarbejdet er effektivisering, videndeling og nytænkning, hvor udfordringer løses i fællesskab.

6 Aarhus Kommune, Borgmesterens Afdeling, Indkøb og Udbud, Udførelse af kloakservice Side 6 3. Tidsfrister og kontaktpersoner Dette afsnit indeholder de vigtigste tidsfrister og kontaktpersoner. Der afholdes spørgemøde mandag den , kl på Aarhus Rådhus, lokale 390. Der skal ske tilmelding til vhc@aarhus.dk senest onsdag den med angivelse af tilbudsgivers firmanavn og antal deltagere. Frist for modtagelse af uddybende spørgsmål er mandag den , kl Svar på skriftlige spørgsmål vil i anonymiseret form blive lagt ud på kommunens hjemmeside senest onsdag den Tilbudsfrist: Tilbud afleveres senest torsdag den , kl Aarhus Kommunes kontaktperson vedrørende udbuddet er: Vicki Hald Christensen vhc@aarhus.dk Direkte tlf

7 Aarhus Kommune, Borgmesterens Afdeling, Indkøb og Udbud, Udførelse af kloakservice Side 7 4. Procedurer og konkurrencevilkår 4.1 Vilkår for afgivelse af tilbud Udbudsform Udbuddet gennemføres i henhold til Europa-Parlamentets og Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004 om samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter. Udbuddet gennemføres som et offentligt udbud Alternative bud Der kan ikke afgives alternative bud Vedståelsesfrist Tilbuddet er bindende for tilbudsgiver i 90 dage fra fristen for modtagelse af tilbud Aftalegrundlag Aftale vil blive indgået på basis af det udkast til rammeaftale, der indgår i dette udbudsmateriale som kapitel Konsortier Såfremt tilbuddet afgives af en sammenslutning af virksomheder (konsortium), påtager de deltagende virksomheder sig solidarisk ansvar og hæfter solidarisk over for Aarhus Kommune. Endvidere skal de deltagende virksomheder udpege en befuldmægtiget, som Aarhus Kommune med bindende virkning for sammenslutningen kan indgå aftaler med. Det skal af tilbuddet fremgå, med hvilken tilbudsgiver ordregiver kan føre afklarende drøftelser med bindende virkning for de(n) øvrige tilbudsgiver(e). Såfremt tilbuddet afgives af en sammenslutning af virksomheder (konsortium), skal oplysningerne i afsnit 4.4 Udvælgelseskriterier gives for hver deltager i konsortiet Tilbudsgivers forbehold Det præciseres, at forbehold over for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, herunder rammeaftalen, medfører, at Aarhus Kommune har pligt til at se bort fra tilbuddet. Ved forbehold, der ikke vedrører grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, har Aarhus Kommune ret til at se bort fra tilbuddet eller alternativt søge forbeholdet prissat i det omfang, det skønnes muligt. Såfremt et forbehold af økonomisk værdi ikke kan prissættes, har Aarhus Kommune pligt til at se bort fra tilbuddet. Hvis andet ikke er anført, er eventuelle faglige forbehold, såsom branchestandardforbehold, kun gældende i det omfang, de ikke strider mod nærværende udbudsmateriale. Såfremt tilbudsgiver opretholder eventuelle faglige forbehold, som ikke er i overensstemmelse med udbudsmaterialet, skal dette derfor angives eksplicit i tilbuddet. Det understreges, at opretholdelse af faglige forbehold for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, herunder rammeaftalen, kan medføre, at Aarhus Kommune har pligt til at se bort fra tilbuddet, jf. ovenstående. Såfremt tilbudsgiverne vedlægger egne salgs- og leveringsbetingelser, vil disse blive betragtet som forbehold i det omfang, at salgs- og leveringsbetingelserne er i strid med udbudsmaterialet. Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder i udbudsmaterialet afklaret ved at stille spørgsmål til udbudsmaterialet jf. afsnit Spørgsmål til udbudsmaterialet, således at forbehold i videst muligt omfang kan undgås.

8 Aarhus Kommune, Borgmesterens Afdeling, Indkøb og Udbud, Udførelse af kloakservice Side Ejendomsret Udbudsmaterialet og de informationer, der findes heri, er Aarhus Kommunes ejendom og skal behandles fortroligt. Det må ikke kopieres og/eller bruges i andre sammenhænge uden Aarhus Kommunes skriftlige tilladelse. 4.2 Formkrav til tilbuddets opbygning, indhold og aflevering Formkrav Tilbuddet skal være skriftligt og afgives på dansk. Dog kan årsrapporter afleveres på engelsk. Endvidere kan bilagsmateriale tillige være på svensk, norsk eller engelsk. Såfremt Aarhus Kommune anmoder om det, skal tilbudsgiver sørge for oversættelse af bilagsmateriale på svensk, norsk eller engelsk til dansk. Oversættelsen skal i givet fald ske for tilbudsgivers regning. Det er vigtigt, at tilbudsgiver besvarer alle punkter i udbudsmaterialet, jf. tilbudsdispositionen i udbudsmaterialets kapitel 7, da vurderingen vil blive foretaget på grundlag af disse. Den vedlagte tilbudsliste (bilag 1) skal benyttes i uændret form i forbindelse med tilbudsafgivningen. Tilbudsgiver opfordres til at udfylde tilbudslisten elektronisk Spørgsmål til udbudsmaterialet Alle henvendelser og spørgsmål vedrørende udbuddet skal være skriftlige og rettes til Aarhus Kommune, Borgmesterens Afdeling, Indkøb og Udbud, Rådhuset vær. 430, 8000 Aarhus C, att.: Vicki Hald Christensen eller pr. til vhc@aarhus.dk. Der afholdes spørgemøde mandag den kl på Aarhus Rådhus, lokale 390. Af praktiske årsager skal der ske tilmelding til vhc@aarhus.dk senest onsdag den med angivelse af tilbudsgivers firmanavn og antal deltagere. Alle spørgsmål og svar, som bliver stillet i forbindelse med spørgemødet, vil efterfølgende blive anonymiseret og offentliggjort på Aarhus Kommunes hjemmeside ( Frist for modtagelse af spørgsmål til udbudsmaterialet er mandag den , kl Spørgsmålene vil blive besvaret skriftligt, og alle spørgsmål og svar vil, i anonymiseret form blive lagt ud på kommunens hjemmeside, senest onsdag den Spørgsmål og svar kan findes på kommunens hjemmeside på følgende link hvor det aktuelle udbud vælges. Interesserede leverandører skal holde sig orienteret om ændringer og opdateringer på Aarhus Kommunes hjemmeside Tilbudsfrist Tilbuddet skal være Aarhus Kommune i hænde senest torsdag den , kl Tilbud fremsendes/afleveres til: Aarhus Kommune Indkøb og Udbud, Borgmesterens Afdeling Rådhuset, værelse Aarhus C Att.: Vicki Hald Christensen

9 Aarhus Kommune, Borgmesterens Afdeling, Indkøb og Udbud, Udførelse af kloakservice Side 9 Tilbud mærkes Udførelse af kloakservice og Må ikke åbnes i posten. Forsendelsen skal være lukket. Tilbud med bilag skal fremsendes i 2 eksemplarer. I muligt omfang ønsker Aarhus Kommune endvidere fremsendt en elektronisk version af det samlede tilbud på USB-stik. Tilbudsgiver bærer selv ansvaret for, at tilbuddet når rettidigt frem. 4.3 Tilbudsbehandling Registrering og åbning Alle rettidigt modtagne tilbud vil blive registreret efterhånden, som de modtages. Tilbuddene vil blive åbnet torsdag den , kl Der vil ikke være adgang til at overvære tilbudsåbningen. Alle tilbud vil blive behandlet fortroligt Underretning om valg af tilbud og aftaleindgåelse Gennemgang af tilbuddene er planlagt til uge Når afgørelse foreligger, vil alle tilbudsgivere blive skriftligt underrettet om tildelingsbeslutningen jf. Lov nr. 492 af 12. maj 2010 om samtidig underretning af samtlige ansøgere, tilbudsgivere mv. Der vil endvidere ske offentliggørelse i Den Europæiske Unions Tidende i henhold til de gældende regler for offentliggørelse af indgåede kontrakter. I underretningen til de tilbudsgivere, der modtager et afslag, vil det vindendes tilbuds samlede tilbudssum blive oplyst, da Aarhus Kommune har pligt til at angive en begrundelse for tildelingen. Det præciseres, at i henhold til Lov nr. 492 af 12. maj 2010 må Aarhus Kommune tidligst underskrive rammeaftalen efter udløb af en standstill-periode på 10 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor kommunen har afsendt underretning til alle tilbudsgivere om valg af leverandør. Dvs. rammeaftalen underskrives tidligst på 12. dagen fra fremsendelsen af underretning. Det forventes, at der kan indgås aftale i uge 5 i 2015 eller umiddelbart herefter Udgifter ved tilbudsgivning Tilbudsgivers omkostninger i forbindelse med nærværende udbud er Aarhus Kommune uvedkommende. Modtagne tilbud vil ikke blive returneret eller udleveret. 4.4 Udvælgelseskriterier Forud for vurderingen af det afgivne tilbud vil der, jf. udbudsmaterialets afsnit 4.6, ske en vurdering af virksomhedens egnethed i relation til det udbudte område. Vurderingen foretages i forhold til de nedenfor angivne kriterier på baggrund af den efterspurgte dokumentation, som skal vedlægges tilbuddet. Dokumentationen skal kun vedlægges et af tilbudseksemplarerne, dette mærkes Original. Ved tilbud afgivet af sammenslutninger af tilbudsgivere (konsortier) skal oplysningerne vedlægges for hver deltager i konsortiet. Tilbud, der ikke indeholder den efterspurgte dokumentation, kan Aarhus Kommune afvise som ukonditionsmæssige, eller Aarhus Kommune kan under overholdelse af ligebehandlingsprincippet vælge at anvende bekendtgørelse nr. 712 af 15. juni 2011 (implementeringsbekendtgørelsen) 12. Der vil således ikke være mulighed for at eftersende manglende dokumentation, medmindre Aarhus Kommune vælger at benytte sig af de begrænsede muligheder, de udbudsretlige regler giver herfor. Tilbudsgiverens personlige forhold: Udfyldt og underskrevet tro og love erklæring om, i hvilket omfang tilbudsgiver har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige (jf. Finansministeriets lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997), som overstiger kr Fortrykt formular findes som bilag

10 Aarhus Kommune, Borgmesterens Afdeling, Indkøb og Udbud, Udførelse af kloakservice Side 10 2 denne formular skal benyttes (vær opmærksom på at formularen både skal afkrydses og underskrives for at være korrekt udfyldt). Økonomisk og finansiel kapacitet: I muligt omfang (dvs. afhængigt af hvornår tilbudsgiver startede sin virksomhed) årsrapporter for de seneste 2 afsluttede regnskabsår. Er tilbudsgiver etableret inden for de seneste 2 år, vedlægges årsrapport for det seneste regnskabsår, som tilbudsgiver måtte have afsluttet. Redegørelse for virksomhedens status p.t., eventuelle koncernforhold og uddybning af specielle forhold, der fremgår af de vedlagte årsrapporter, kan medsendes. Hvis tilbudsgivers seneste årsregnskab er mere end 6 måneder gammelt, skal der fremsendes en ledelsesattesteret erklæring om, at der ikke er sket væsentlige ændringer i tilbudsgivers balance og egenkapital siden seneste årsregnskab. Dokumentation for at tilbudsgiver har en positiv egenkapital, alternativt (dvs. hvis tilbudsgivers egenkapital er negativ) en skriftlig erklæring fra en bank eller et pengeinstitut om indeståelse for tilbudsgivers soliditet. Teknisk kapacitet: Referenceliste over de betydeligste lignende opgaver, der er udført i løbet af de sidste tre år. Her bedes angivet tidspunkt, kunde samt kontaktperson og kontaktoplysninger hos den pågældende kunde. Aarhus Kommune forbeholder sig i den forbindelse ret til at kontakte de angive referencer. 4.5 Tildelingskriterium Rammeaftalen vil blive tildelt den tilbudsgiver, der afgiver det tilbud med den for Aarhus Kommune laveste pris i henhold til tilbudslisten. Tilbuddet skal afgives i danske kr. ekskl. moms. Tilbud skal afgives ved udfyldning af relevante felter i kolonne E på tilbudslisten (bilag 1), enten i form af timepriser eller som en pris pr. stk. pr. tømning. Der skal afgives tilbud på alle de angivne typer ydelser/materiel opført under produktkategori 1 YDELSER/MATERIEL (indgår i tilbudsvurderingen). Aarhus Kommune vil i mindre omfang have behov for at indkøbe andre ydelser og materialer inden for det udbudte område end de på tilbudslisten (bilag 1) anførte obligatoriske ydelser og materialer. Tilbudsgiver bedes i muligt omfang angive priser på de under produktkategori 2 TILLÆGSYDELSER/-MATERIEL (indgår ikke i tilbudsvurderingen) anførte typer af ydelser/materiel. Det er således ikke et krav, at tilbudsgiver giver tilbud på de ydelser/det materiel, der er anført som tillægsydelser/-materiel på tilbudslisten (bilag 1). Alle timepriser skal være inklusiv alle nødvendige udgifter i forbindelse med arbejdets udførelse, herunder administration, hjælpemidler og kvalitetskontrol. Ligeledes skal miljøtillæg og olietillæg være inkluderet i timepriserne. Øvrige tillæg eller afgifter skal angives separat. Tilbudsgiver bedes i sit tilbud gøre rede for, i hvilke situationer og/eller på hvilke tidspunkter Aarhus Kommune skal betale eventuelle øvrige afgifter og tillæg. De på tilbudslisten oplyste priser vil blive vurderet samlet. Der henvises i øvrigt til afsnit vedrørende afregning af timepriser. 4.6 Procedure for behandling af tilbud De indkomne tilbud vil blive behandlet efter følgende procedure: 1. Udvælgelseskriterier: I første omgang udvælges de egnede tilbudsgivere ud fra en vurdering af de oplysninger, der er krævet i afsnit Mindstekrav/ufravigelige krav: I anden omgang vurderes tilbuddenes konditionsmæssighed i forhold til overholdelse af mindstekrav/ufravigelige krav. Såfremt mind-

11 Aarhus Kommune, Borgmesterens Afdeling, Indkøb og Udbud, Udførelse af kloakservice Side 11 stekravene/de ufravigelige krav ikke er opfyldt, anses tilbuddet for ikkekonditionsmæssigt og vil ikke indgå i den videre behandling. 3. Tildeling af rammeaftale: I tredje omgang vurderes de konditionsmæssige tilbud i forhold til tildelingskriteriet, jf. afsnit 4.5, og på denne baggrund træffes beslutning om tildeling af rammeaftale. Ovenstående vil udelukkende ske på baggrund af de oplysninger, der fremgår af det fremsendte tilbud inkl. bilag.

12 Aarhus Kommune, Borgmesterens Afdeling, Indkøb og Udbud, Udførelse af kloakservice Side Krav til ydelsen og til leverandøren 5.1 Omfang Udbuddet omfatter udførelse af kloakservice på/ved Aarhus Kommunes institutioner mv. Udbuddet omfatter udelukkende løbende vedligeholdelsesarbejder. Udbuddet omfatter således ikke udførelse af kloakservice i tilknytning til byggeprojekter. De opgaver, som Aarhus Kommunes institutioner typisk skal have udført, er følgende (listen er ikke udtømmende): Rensning af faldstammer Rensning/spuling/sugning/tømning af forskellige typer af brønde Rensning af forskellige typer af afløb Spuling af kloakledninger Spuling af rør Sugning/tømning af forskellige typer af tanke Sugning af støv Sugning af vand Tømning af fedtudskiller Tømning af olieudskiller Tømning af sandfang TV-inspektion af installationer Rodskæring Reparation/udskiftning af kloakledninger Spuling af dræn på boldbaner Opsugning, transport og aflæsning af fjernvarmevand De omfattede ejendomme er bl.a. materielgårde, genbrugsstationer, skoler, rådhus, beboelse, daginstitutioner, plejehjem/ældreboliger, lokalcentre samt bygninger for idræt, fritid og kultur. Reparation/udskiftning af brønde- og drænledninger foretages af Magistratsafdelingen for Teknik og Miljø og er således ikke omfattet af nærværende udbud. Aarhus Kommune forbeholder sig ret til at selv at udføre TV-inspektion på/ved de institutioner, der er omfattet af rammeaftalen. I givet fald er den pågældende TV-inspektion ikke omfattet af rammeaftalen. Udføres TV-inspektion af tilbudsgiver, skal den rekvirerende institution kunne få udleveret et USB-stik med materiale, inkl. TV-rapport, efter udført tv-inspektion. Køb af tjenesteydelser på den indgåede rammeaftale foretages af den enkelte institution/afdeling. Den vedlagte tilbudsliste (bilag 1) viser hvilke ydelser, der hovedsagligt efterspørges pt. Derudover kan der være en mindre efterspørgsel efter andre ydelser.

13 Aarhus Kommune, Borgmesterens Afdeling, Indkøb og Udbud, Udførelse af kloakservice Side Kravspecifikation Materiel Tilbudsgiver skal senest ved aftalestart råde over følgende materiel: Lille spuler med spuleudstyr Stor slamsuger/spuler med suge- og spuleudstyr Slamsuger/spuler med rodskærer-udstyr og sugeudstyr TV inspektionsvogn Hænger Aarhus Kommune har derudover behov for, at tilbudsgiver oplyser, hvorvidt tilbudsgiver råder over følgende materiel: Tørsuger Materiel til udførelse af strømpeforing eller anden form for relining Lille spuler på larvefødder Materiel til at udføre tv inspektion i sidegrenene, og herunder gerne beskrivelse af hvor langt det er muligt at køre ind i grenene Arbejdets udførelse Kloakservice må kun udføres efter bestilling fra Aarhus Kommunes institutioner, afdelinger mv. Oversigt over forventede responstider (tidsrum inden for hvilket arbejdet skal være igangsat) i forhold til Aarhus Kommunes behov for kloakservice Normal responstid Akutte situationer Meget akutte situationer (store/vitale berørte områder) Håndtering af fjernvarmevand 4 timer 120 minutter 60 minutter minutter Ved ankomst til stedet for arbejdets udførelse (herefter benævnt: arbejdsstedet) skal tilbudsgiver have medbragt det nødvendige udstyr og materiel (bedømt ud fra den rekvirerende institutions opgavebeskrivelse), herunder skal der være vand på tilbudsgivers materiel. Ved behov for påfyldning af vand på/ved arbejdsstedet, skal tilbudsgiver tanke ved de dertil indrettede blå tappehaner på/ved arbejdsstedet. Det betyder, at tilbudsgiver skal tegne abonnement på denne tankning (jf. Kontakt/). Udgangspunktet er, at de af dette udbud omfattede ydelser udføres af 1 mand, medmindre særlige forhold (herunder lovgivningsmæssige krav) nødvendiggør anvendelse af 2 mand. Kloakservice skal udføres i overensstemmelse med den til enhver tid gældende lovgivning.

14 Aarhus Kommune, Borgmesterens Afdeling, Indkøb og Udbud, Udførelse af kloakservice Side 14 Arbejdsstedet skal afleveres rengjort. Slam mv. skal fjernes, inden arbejdsstedet forlades. Anstødelig tekst eller billede på leverandørens materiel accepteres ikke. Tilbudsgiver skal være i besiddelse af et alarmberedskab til varetagelse af akutte behov for kloakservice. Andre opgaver end akutte opgaver skal udføres samme dag som bestilling eller efter nærmere aftale med den bestillende institution/afdeling. For visse meget akutte situationer (store/vitale berørte områder) vil tilbudsgiver i en given situation blive bedt om at udarbejde en beredskabsplan og skal kunne iværksætte arbejde inden for 1 time som eksempler på sådanne meget akutte situationer (som historisk set opstår 2-3 gange om året i forbindelse med kraftigt nedbør, hvor efterspørgslen også er stor fra andre sider) kan nævnes: Stoppet hovedledning som kræver slamsuger til spuling eller rodskæring. Stoppet rendestensbrønd på andre arealer end vejareal, hvor sandfang skal tømmes og stikledning eventuelt spules. Opgaven bliver en hasteopgave i det omfang, hvor vand vil løbe ind til f.eks. en grundejer og give skader. Stoppet underløb under vej, hvor grene eller andet blokerer gennemløbet. Der kan f.eks. være brug for en rendegraver eller andet til at fjerne materialer fra stedet. Afspærring af område (hul i belægning) på grund af ledningsbrud på andre arealer end offentligt vejareal. Særligt vedr. opsugning, transport og aflæsning af fjernvarmevand Ved planlagte opgaver skal tilbudsgiver som minimum kunne stille med to slamsugere, hvoraf den ene skal have en hænger med. Normale arbejdsopgaver tilstræbes planlagt med et varsel på 2-3 dage i forvejen. Uden for normal arbejdstid skal tilbudsgiveren kunne stille med det nødvendige materiel/udstyr i løbet af minutter. Tilbudsgivers materiel skal som minimum kunne håndtere de opgaver, Aarhus Kommunes Varmeforsyning har, dvs. varmt vand på op til 85 grader, nogle gange i store mængder. Tilbudsgivers medarbejdere skal være instrueret i de faremomenter og de risici, der er i forbindelse med de opgaver, Aarhus Kommunes Varmeforsyning har, som f.eks.: varmt vand, arbejde ved udgravninger og brønde, arbejde hvor der er flere entreprenører samlet om samme opgave, arbejde på steder, hvor der er meget trafik af gående og kørende mm.. Tilbudsgiver skal råde over materiel, som kan håndtere vand ved den angivne temperatur. Hermed menes, at tilbudsgivers udstyr kan holde til temperaturen eksempelvis kan ikke alle sugeslanger holde deres form, hvis temperaturen kommer over et vist niveau. Særligt vedr. spuling af dræn på losseplads Spuling af dræn på Lystrupvej losseplads skal udføres med traktor og slamsuger. Til spuling af dræn på Edslev losseplads skal benyttes spuleudstyr til spuling i dybe boringer (18 meter). Særligt vedr. rottespærrer Flere steder i Aarhus Kommune er der opsat rottespærrer. Køb af rottespærrer er ikke omfattet af dette udbud. Tilbudsgiver skal dog være opmærksom herpå, når de ankommer til arbejdsstedet og skal altid spørge de stedlige brugere, om der er rottespærrer eller andre skjulte anordninger på arbejdsstedet, så der ikke sker skade på tilbudsgivers materiel og/eller på kommunens rottespærrer.

15 Aarhus Kommune, Borgmesterens Afdeling, Indkøb og Udbud, Udførelse af kloakservice Side Afregning af timepriser Timepriser afregnes fra ankomst på arbejdsstedet og indtil udførelsen af de(n) bestilte ydelse(r) er udført. Aarhus Kommune betaler således ikke nogen form for ydelser i forbindelse med transport til og fra arbejdsstedet, herunder hverken arbejdsløn i køretiden, nedslidning af servicebil ved kørsel, bortkørsel af slam mv. Der betales altid timepris for minimum 1 times arbejde. Arbejde udover den første time afregnes pr. påbegyndt halve time. Timepriser afregnes pr. materiel hhv. pr. stk. pr. tømning, jf. tilbudslisten (bilag 1). 5.3 AB 92 Hvor intet andet er anført i udbudsmaterialet, og hvor det er relevant i forhold til det udbudte ydelsesområde, finder AB 92 Anlæg med Aarhus Kommunes tillæg og fravigelser anvendelse. AB 92 Anlæg med Aarhus Kommunes tillæg og fravigelser er vedlagt som bilag Udbyders forbehold Den anførte volumen er cirkatal, der har baggrund i statistiske oplysninger fra en tidligere regnskabsperiode. Den vindende tilbudsgiver må acceptere udsving i den anførte volumen i aftaleperioden med baggrund i ændring af behov samt tilgang henholdsvis afgang af leveringssteder i forbindelse med tilgang/afgang og oprettelse/nedlæggelse af afdelinger og institutioner. Den vindende tilbudsgiver må acceptere, at der vil være en implementeringsfase, hvor Aarhus Kommunes afdelinger og institutioner skal have mulighed for at omstille sig til en ny leverandør. Desuden kan der forekomme bortfald af opgaver i forbindelse med udliciteringer mv. og overdragelse af kommunale opgaver til private virksomheder o. lign.. I den udstrækning at udførelse af kloakservice er en del af en bygge- og anlægsopgave, forbeholder kommunen sig ret til at udbyde dette som en selvstændig opgave eller som en del af den samlede bygge- og anlægsopgave. I givet fald er den pågældende ydelse ikke omfattet af den rammeaftale, som indgås på baggrund af nærværende udbud. I forbindelse med forberedelsen af nærværende udbud har Aarhus Kommune undersøgt, om der i kommunens afdelinger og institutioner forekommer lokalt indgåede aftaler med andre leverandører. Når der er indgået en obligatorisk rammeaftale, vil eventuelle lokale aftaler, som på trods af det forberedende arbejde ikke er identificeret endnu, blive søgt afviklet i et samarbejde mellem Aarhus Kommune og den valgte leverandør på området. AffaldVarme Aarhus har indgået aftale til anden side vedrørende tømning af olieudskillere, hvorfor AffaldVarme Aarhus behov for tømning af olieudskillere ikke er omfattet af nærværende rammeaftale. De selvejende institutioner i Aarhus Kommune er kun omfattet af aftalen i det omfang, de fremgår nedenfor. I forhold til Magistratsafdelingen for Børn og Unge er der én institution, som er omfattet af nærværende rammeaftale: Børnehaven Stenhøjgård, Tværgade 5, 8340 Malling. I forhold til Magistratsafdelingen for Sundhed og Omsorg er der én institution, som er omfattet af nærværende rammeaftale: Lokalcenter Bøgeskovhus, Skovlundgårdsvej 51, 8362 Viby. Endelig omfatter udbuddet ikke følgende institution, da den ligger uden for kommunegrænsen: Seniorcenret Saxild Strand, Chr. Petersensvej 1, 8300 Odder.

16 Aarhus Kommune, Borgmesterens Afdeling, Indkøb og Udbud, Udførelse af kloakservice Side Tilbudsdisposition 7.1 Generelle formkrav Tilbudsdispositionen indeholder en referenceramme for besvarelse af kravene i afsnit 4.4. og 4.5., om udvælgelses/- og tildelingskriterier samt kapitel 5 om krav til ydelsen og til leverandøren. Ved tilbudsafgivelsen bedes tilbudsdispositionen fulgt. Således skal alle punkter i tilbudsdispositionen besvares. Formålet er at sikre sammenlignelighed i besvarelserne samt sørge for, at alle relevante forhold bliver behandlet i tilbuddet. Vedrørende forbehold skal disse samlet oplyses under tilbudsdispositionens afsnit Hvis ikke andet udtrykkeligt fremgår af tilbuddet, lægges udbudsmaterialet til grund som en del af tilbuddet. Det skal understreges, at kapitel 8 Udkast til rammeaftale også er en del af udbudsmaterialet. 7.2 Disposition af tilbuddet Nedenstående disposition modsvarer de i afsnit 4.4 opstillede udvælgelseskriterier og det i afsnit 4.5 anførte tildelingskriterium. Afsnit Indhold 1 Indledning, herunder angivelse af tilbudsgiverens navn, adresse, CVRnummer og kontaktperson (herunder og telefonnummer). Det skal fremgå at tilbuddet vedstås i 90 dage fra fristen for modtagelse af tilbud. Såfremt tilbuddet afgives af et konsortium, skal det fremgå, med hvilken tilbudsgiver Aarhus Kommune kan føre afklarende drøftelser med bindende virkning for de(n) øvrige tilbudsgiver(e) Eventuelle forbehold, jf. afsnit Tilbudsgivers forbehold vedrørende retsvirkningerne af forbehold. 4.4 Udvælgelseskriterier (nedenstående vedlægges eksemplaret mærket Original såfremt tilbuddet afgives af en sammenslutning af virksomheder (konsortium) skal oplysningerne gives for hver deltager i konsortiet): Økonomisk og finansiel kapacitet: Udfyldt og underskrevet tro og love erklæring om, i hvilket omfang tilbudsgiver har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige, som overstiger kr (jf. Finansministeriets lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997). Fortrykt formular findes som bilag 2, og denne formular skal benyttes (vær opmærksom på, at formularen både skal afkrydses og underskrives for at være korrekt udfyldt). I muligt omfang (dvs. afhængigt af, hvornår tilbudsgiver startede sin virksomhed) årsrapporter for de seneste 2 afsluttede regnskabsår Er tilbudsgiver etableret inden for de seneste 2 år vedlægges årsrapport for det seneste regnskabsår, som tilbudsgiver måtte have afsluttet. Redegørelse for virksomhedens status p.t., eventuelle koncernforhold og uddybning af specielle forhold, der fremgår af de vedlagte årsrapporter, kan medsendes. Hvis tilbudsgivers seneste årsregnskab er mere end 6 måneder gammelt skal der fremsendes en ledelsesattesteret erklæring, om at der ikke er sket væsentlige ændringer i tilbudsgivers balance og egenkapital siden seneste årsregnskab.

17 Aarhus Kommune, Borgmesterens Afdeling, Indkøb og Udbud, Udførelse af kloakservice Side 17 Dokumentation for at tilbudsgiver har en positiv egenkapital, alternativt (dvs. hvis tilbudsgivers egenkapital er negativ) en skriftlig erklæring fra en bank eller et pengeinstitut om indeståelse for tilbudsgivers soliditet. Teknisk kapacitet: Referenceliste over de betydeligste lignende opgaver inden for kloakservice, der er udført i løbet af de sidste tre år. Her bedes angivet tidspunkt, kunde samt kontaktperson og kontaktoplysninger hos den pågældende kunde. 4.5 Tildelingskriterium laveste pris Udfyldt tilbudsliste (bilag 1) vedlægges. Tilbuddet skal afgives i danske kr. ekskl. moms. Tilbudsgiver skal i sit tilbud gøre rede for, i hvilke situationer og/eller på hvilke tidspunkter, Aarhus Kommune skal betale eventuelle øvrige afgifter og tillæg Materiel. Tilbudsgiver bedes oplyse, hvorvidt tilbudsgiver råder over følgende materiel: Tørsuger Materiel til udførelse af strømpeforing eller anden form for relining Lille spuler på larvefødder Materiel til at udføre tv inspektion i sidegrenene, og herunder gerne beskrivelse af hvor langt det er muligt at køre ind i grenene.

18 Aarhus Kommune, Borgmesterens Afdeling, Indkøb og Udbud, Udførelse af kloakservice Side Udkast til rammeaftale Nærværende udkast til rammeaftale er en integreret del af det samlede udbudsmateriale. Udkastet til rammeaftale skal ikke udfyldes af tilbudsgiver. Rammeaftalen udfyldes af Aarhus Kommune i tilfælde af en aftaleindgåelse. (Hvis tilbudsgiver har forbehold for bestemmelserne i rammeaftalen, skal dette tydeligt angives i tilbudsgivers tilbud. Der henvises i øvrigt til udbudsmaterialets afsnit vedrørende retsvirkningerne af forbehold). Rammeaftale om Udførelse af kloakservice mellem [Virksomhed] [Adresse] [Postnr.] [By] [CVR nr.] (herefter kaldet Leverandøren) og Aarhus Kommune Borgmesterens Afdeling, Indkøb og Udbud Rådhuset, Rådhuspladsen Aarhus C (herefter kaldet Aarhus Kommune)

19 Aarhus Kommune, Borgmesterens Afdeling, Indkøb og Udbud, Udførelse af kloakservice Side Indledning Aarhus Kommune, Borgmesterens Afdeling, Indkøb og Udbud, har i 2014/2015 gennemført et offentligt udbud af rammeaftale vedrørende udførelse af kloakservice. På baggrund af de indkomne tilbud har Aarhus Kommune valgt Leverandørens tilbud, da denne har afgivet den laveste pris. Aftalegrundlaget består i prioriteret rækkefølge af: A. Rammeaftale mellem Leverandøren og Aarhus Kommune. B. Eventuelle rettelsesblade og svar på spørgsmål til Aarhus Kommunes udbudsmateriale af C. Udbudsmateriale fra Aarhus Kommune af D. Eventuelt uddybende materiale, eksempelvis referat fra afklarende møde, som er nærmere aftalt mellem parterne. E. Tilbud fra leverandøren af [dd.mm.åååå]. Leverandøren forpligter sig ved nærværende Rammeaftale til at levere de i Rammeaftalen nævnte ydelser på de beskrevne vilkår og til de anførte priser. Med mindre andet fremgår klart og utvetydigt af Leverandørens tilbud, forudsættes alle krav i udbudsmaterialet overholdt. 2. Rammeaftalens omfang Rammeaftalen omfatter udførelse af kloakservice for institutioner og afdelinger i Aarhus Kommune. Rammeaftalen omfatter udelukkende løbende vedligeholdelsesarbejder. Rammeaftalen omfatter således ikke udførelse af kloakservice i tilknytning til byggeprojekter. Ved akut behov for sugning af vand kan Aarhus Kommunes institutioner mv. vælge at benytte Aarhus Kommunes kommuneabonnement med Falck Danmark A/S i stedet for den indgåede Rammeaftale. Ydelsernes omfang bestemmes af de ordrer, som Aarhus Kommune løbende afgiver. Medmindre andet fremgår udtrykkeligt af Aarhus Kommunes udbudsmateriale af , skal Leverandøren levere alle materialer, forbrugsmaterialer, værktøj, maskiner mv., der skal anvendes ved udførelse af ydelserne. Materialer, som er bestemt til indføjelse i arbejdet, skal leveres af Leverandøren uden ejendomsforbehold. Når de pågældende genstande er leveret på arbejdsstedet, tilhører de Aarhus Kommune Underleverandører Såfremt Leverandøren anvender underleverandører til opfyldelsen af Rammeaftalen, garanterer Leverandøren for opfyldelsen af Rammeaftalen i samme omfang, som hvis Leverandøren selv havde udført leverancen. 3. Aftalens varighed og opsigelse Rammeaftalen træder i kraft den og er uopsigelig for begge parter indtil den , jf. dog punkt 12.8 nedenfor vedr. misligholdelse. Aarhus Kommune kan forlænge Rammeaftalen i op til 12 måneder på uændrede vilkår. Meddelelse herom skal gives til Leverandøren senest 1 måned før aftaleudløb, i modsat fald ophører Rammeaftalen uden særskilt opsigelse. Aarhus Kommune kan udnytte optionen helt eller delvist og ad en eller flere omgange. Såfremt optionen udnyttes, ophører Rammeaftalen uden særskilt opsigelse ved optionens udløb.

20 Aarhus Kommune, Borgmesterens Afdeling, Indkøb og Udbud, Udførelse af kloakservice Side 20 Leverandøren kan ikke kræve aftaleperioden forlænget. Rekvisitioner/ordrer, der er tilgået Leverandøren inden aftaleperiodens udløb, skal effektueres i henhold til nærværende Rammeaftale. Samtlige serviceaftaler vedr. tømning af fedtudskillere samt øvrige faste aftaler, der måtte blive indgået mellem Leverandøren og Aarhus Kommune, ophører samtidig med Rammeaftalen (uanset om det sker i forbindelse med Rammeaftalens ordinære udløb eller i forbindelse med opsigelse af Rammeaftalen pga. misligholdelse el. lign.). Hvis udbuddet vedrørende de af nærværende Rammeaftale omfattede ydelser indbringes for Klagenævnet for Udbud eller domstolene, og Aarhus Kommunes beslutning om at tildele Leverandøren Rammeaftalen annulleres, eller Aarhus Kommune pålægges at bringe Rammeaftalen til ophør, er Aarhus Kommune berettiget til at opsige Rammeaftalen med et, efter de konkrete omstændigheder, passende varsel alene mod betaling af Leverandørens positive udgifter i anledning af opsigelsen (negativ kontraktinteresse). 4. Samarbejdet mellem Aarhus Kommune og Leverandøren 4.1. Samarbejdet generelt Leverandøren forpligter sig til at have en hjælpsom og serviceminded adfærd. Leverandøren skal via en positiv dialog afklare det konkrete indkøbsbehov i overensstemmelse med Rammeaftalen Kontaktpersoner Nærværende Rammeaftale er organisatorisk forankret i Aarhus Kommune, Borgmesterens Afdeling, Indkøb og Udbud. Den overordnede kontakt mellem Leverandøren og Aarhus Kommune i aftaleperioden sker via Borgmesterens Afdeling, Indkøb og Udbud. Leverandørens aftaleansvarlige er: [Her indsættes navnet på Leverandørens aftaleansvarlige]. Aarhus Kommunes aftaleansvarlige er: Tommy Nielsen, Indkøbs- og Udbudskonsulent, Indkøb og Udbud, Rådhuset, 8000 Aarhus C. Mail: tonie@aarhus.dk Leverandørens service til Aarhus Kommune Al kommunikation mellem Leverandøren og Aarhus Kommunes medarbejdere skal foregå på dansk. Relevant personale hos Leverandøren skal orienteres om aftalegrundlaget, således at det sikres, at Aarhus kommunes institutioner mv. kun tilbydes ydelser, som er omfattet af Rammeaftalen. Leverandørens personale, som betjener Aarhus Kommunes medarbejdere, skal have faglige forudsætninger samt erfaring med området, for på rette måde at kunne servicere kommunens medarbejdere. På alle hverdage, mandag til torsdag fra kl. 8:00-15:30 og fredag fra kl. 8:00-14:30, skal der for Aarhus Kommunes medarbejdere være mulighed for telefonisk kontakt til Leverandøren, for bl.a. rådgivning vedrørende de tilbudte ydelser mv Statistik Leverandøren skal én gang årligt udarbejde og fremsende statistik over omsætningen på Rammeaftalen i det forløbne år. Opgørelsen skal dække perioden 1. april til 31. marts og skal indeholde følgende: - Samlet omsætning på Rammeaftalen for Aarhus Kommune som helhed - Omsætning pr. EAN lokationsnummer eller kundenummer