UDBUDSBETINGELSER. Udbud på. frisk frugt og grønt. til Fredericia kommune. Offentligt udbud. Januar 2012

Transkript

1 UDBUDSBETINGELSER Udbud på frisk frugt og grønt til Fredericia kommune Offentligt udbud Januar 2012 Tovholder for udbuddet: Fredericia Kommune: Att.: Malene Frederiksen Gothersgade 20 DK-7000 Fredericia Danmark 1

2 Indhold 1. Indledning Definitioner Den ordregivende myndighed Udbudsmaterialet Udbuddets genstand og omfang Tidsplan Afgivelse af bud og delbud Alternative bud Tilbudsgivers forbehold Underleverandører Konsortier Forhandlingsforbud Fredericia Kommunes forbehold Spørgsmål til udbudsmaterialet Tilbudsfrist Formkrav til tilbudsmaterialet Sprog Behandling af tilbud Udvælgelseskriterier Tildelingskriterium Minimumskrav Udformning af tilbud Vedståelse af tilbud Tilbudsgivers omkostninger Kontrakttildelingen Kontraktudkast på frisk frugt og grønt Bilag A. Tilbudsgivers tro- & love erklæring B. Oplysninger vedrørende skat, miljøbeskyttelse og arbejdsmiljø C. Udelukkelsesforhold D. Referenceliste E. Underskrift Bilag A. Tilbudsliste

3 1. Indledning I overensstemmelse med Europa-parlamentets og rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004 om samordning af fremgangsmåden ved offentlig indkøb udbyder Fredericia Kommune som offentligt EUudbud: Udbud på frisk frugt og grønt Bekendtgørelsen er offentliggjort i EU-tidende med følgende nummer: TED-publication Definitioner Kontrakt er det juridiske dokument, som regulerer retsforholdet mellem Fredericia Kommune og Leverandøren, hvad angår udbuddet på frisk frugt og grønt. Leverandøren er den tilbudsgiver, der vinder udbuddet, og derfor efterfølgende får tildelt Kontrakt med Fredericia Kommune. Tilbudsgiver er den juridiske person, der afgiver tilbud i forbindelse med nærværende udbud. Udbyder er Fredericia Kommune, der forestår nærværende udbud. 3. Den ordregivende myndighed Den ordregivende myndighed er: Fredericia Kommune Gothersgade Fredericia 4. Udbudsmaterialet Det samlede udbudsmateriale er opbygget på følgende måde: Udbudsbetingelser Udkast til kontrakt Bilag 1 og bilag 2 A/B (tilbudsliste) 5. Udbuddets genstand og omfang Fredericia Kommune ønsker at udbyde området; frisk frugt og grønt. Tilbuddet skal omfatte både konventionel og økologisk frisk frugt og grønt. Indkøbet af frugt og grønt andrager i Fredericia Kommune ca ,00 kroner årligt ekskl. moms. Det ovenfor anførte forbrug er skønnede mængder, udregnet på baggrund af det tidligere indkøb i 2010, hvorfor der alene er tale om et estimat, som ikke er bindende for Udbyder. 3

4 Levering vedrører Fredericia Kommunes daginstitutioner med køkkener, skoler med køkkener, plejehjem med køkkener og storkøkkener. Dvs. alle afdelinger der indkøber frisk frugt og grønt. Der kan forventes, at der er ca. 60 leveringsadresser. Undtaget fra udbuddet er alt snitgrønt og firmafrugt. Aftalen udbydes som en obligatorisk rammeaftale med én leverandør på det pågældende vareområde. Leverandøren kan under ingen omstændigheder opsige aftalen, kræve erstatning eller lign., såfremt aftalen ikke udnyttes 100 % af Fredericia Kommune. Aftaleperioden vil være fra d til d Fredericia Kommune har mulighed for at forlænge aftalen yderligere 2 gange, med 12 måneder af gangen. 6. Tidsplan Offentliggørelse af udbudsbekendtgørelse den Sidste frist for modtagelse af spørgsmål kl den Sidste frist for offentliggørelse af spørgsmål og svar den Sidste frist for modtagelse af tilbud den kl Forventet beslutning om leverandørvalg uge 8/9 Forventet kontraktstart den Afgivelse af bud og delbud Tilbudsgiver kan kun afgive et tilbud, gældende for Fredericia Kommune. 8. Alternative bud Alternative bud tages ikke i betragtning. 9. Tilbudsgivers forbehold Eventuelle forbehold skal udtrykkeligt fremgå af tilbuddet. Tilbudsgiver skal afgive tilbud på grundlag af udbudsmaterialet herunder kontraktudkastet. Såfremt der er ét eller flere punkter i udbudsmaterialet, som Tilbudsgiver ikke kan acceptere, skal Tilbudsgiver tage et udtrykkeligt forbehold herfor, som skal beskrives i en forbeholdsliste. Såfremt der ikke er taget et udtrykkeligt forbehold, anses tilbuddet for at være afgivet i overensstemmelse med det samlede udbudsmateriale, herunder navnlig udkastet til kontrakten. For at sikre sammenlignelighed mellem de indkomne tilbud accepteres forbehold for følgende forhold ikke: Den tilbudte pris, De fastsatte tidsfrister, herunder vedståelsesfristen, De nedenfor angivne minimumskrav. At Tilbudsgivers almindelige kontraktvilkår skal gælde, Kontraktudkastets bestemmelser om erstatning, Kontraktudkastets bestemmelser om lovvalg og værneting. Såfremt der er taget et lovligt forbehold, kan Udbyder vælge på en objektiv og gennemskuelig måde at prissætte forbeholdet ved tilbudssammenligningen for at undgå, at Tilbudsgiveren som følge af sit forbehold opnår en fordel på de øvrige Tilbudsgiveres bekostning. 4

5 Udbyder forbeholder sig ret til at afvise tilbud som værende ikke-konditionsmæssige, hvis det indeholder uacceptable forbehold, eller forbehold der ikke kan prissættes. I tilfælde af at Tilbudsgiver efter fristen for skriftlige spørgsmål bliver opmærksom på uklarheder i udbudsmaterialet, skal Tilbudsgiver i tilbuddet angive hvilke forudsætninger, der er lagt til grund. 10. Underleverandører Tilbudsgiver har ikke ret til at anvende underleverandører uden forudgående skriftligt samtykke fra Fredericia Kommune, bortset fra eventuelle underleverandører angivet i tilbuddet. Meddeles sådant samtykke, skal det imidlertid understreges, at Tilbudsgiver er ansvarlig for sine underleverandører og hæfter fuldt ud for underleverandørernes erstatningspådragende adfærd eller mangelfulde opfyldelse af kontrakten. Der henvises endvidere til kontraktudkastets bestemmelser herom. Hvis nogle af de tilbudte produkter baserer sig på underleverandører, skal dette fremgå af tilbudsmaterialet. Det skal præciseres, at hovedleverandøren har det fulde ansvar for produkternes endelige tilstand, og garanterer for opfyldelsen af kontrakten i samme omfang, som hvis Tilbudsgiver selv havde udført leverancen. 11. Konsortier Såfremt tilbuddet afgives af en sammenslutning af virksomheder (konsortium), påtager de deltagende virksomheder sig solidarisk ansvar og hæftelse overfor Fredericia Kommune. Det skal af tilbuddet fremgå, med hvilken Tilbudsgiver Fredericia Kommune kan føre afklarende drøftelser med bindende virkning for de(n) øvrige Tilbudsgiver(e). Såfremt der indgås aftale med et konsortium, skal de deltagende virksomheder i forbindelse med kontraktindgåelse underskrive en erklæring om solidarisk hæftelse. Ved sammenslutninger af Tilbudsgivere (konsortier) skal oplysningerne under udbudsmaterialets afsnit 19 Udvælgelseskriterier gives for hver deltager i konsortiet. 12. Forhandlingsforbud Det skal understreges, at Fredericia Kommune ikke kan forhandle med Tilbudsgiver om de afgivne tilbud. Der henvises til erklæring fra Rådet og Kommissionen i forbindelse med direktiv 93/73/EØF (EFT nr. L 111/114 af 30. april 1994). "Rådet og Kommissionen erklærer, at fremgangsmåderne med offentligt eller begrænset udbud udelukker enhver forhandling med ansøgere eller bydende om grundlæggende elementer i kontrakterne, som ikke vil kunne ændres uden fare for konkurrencefordrejning, og der må navnlig ikke forhandles om priser; der må kun finde drøftelser sted med ansøgere eller bydende, når det sker med henblik på at præcisere eller supplere indholdet af deres tilbud eller de ordregivende myndigheders krav, og i det omfang, dette ikke giver anledning til forskelsbehandling." På den baggrund opfordres Tilbudsgiver til at sørge for, at det afgivne tilbud er fyldestgørende, behandler alle relevante forhold og indeholder alle nødvendige oplysninger, og at det er præcist i enhver henseende, således at der i princippet kan indgås Kontrakt uden forudgående drøftelser og forhandlinger. 13. Fredericia Kommunes forbehold Fredericia Kommune tager forbehold for administrative og politiske beslutninger, som kan ændre grundlaget for dette udbudsmateriale væsentligt. 5

6 14. Spørgsmål til udbudsmaterialet Alle henvendelser og spørgsmål vedrørende dette udbud skal være skriftlige og rettes til Malene Frederiksen, på med emnet: Spørgsmål EU-udbud på frisk frugt og grønt Senest den kl Anonymiserede kopi af samtlige spørgsmål og de afgivne svar herpå, bliver uploaded på nedenstående link: Spørgsmål fremsendt inden ovenstående tidsfrist vil blive besvaret. Spørgsmål, der fremsendes efter tidsfristen udløb, vil blive besvaret, såfremt Fredericia Kommune har mulighed for at besvare dem senest 6 dage inden tilbudsfristens udløb. Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder i udbudsmaterialet afklaret ved at stille spørgsmål til udbudsmaterialet. 15. Tilbudsfrist Sidste frist for modtagelse af tilbud er: d kl Tilbuddet bør sendes anbefalet, med kurer eller afleveres personligt på nedenstående adresse. Tilbuddet skal være i en lukket kuvert, hvorpå der foruden adressen er påført for de enkelte tilbud: "Tilbud på frisk frugt og grønt - må ikke åbnes af poståbningen". Tilbud skal sendes til/afleveres på følgende adresse: Fredericia kommune Team Udbud & Indkøb, lokale 617 Gothersgade Fredericia Att.: Malene Frederiksen Aflevering af tilbud kan ikke ske på en anden adresse. Tilbud, der modtages efter den fastsatte frist, vil ikke blive taget i betragtning. 16. Formkrav til tilbudsmaterialet Tilbuddet skal afgives i underskrevet stand i både papirform og elektronisk form. For sidstnævnte form kan dette enten være på cd-rom eller USB-stik. Ved tilbudafgivelsen bør tilbudsdispositionen i afsnit 22 følges. Det er vigtigt at alle punkter i tilbudsdispositionen besvares, da vurderingen vil blive foretaget på grundlag af disse. Manglende besvarelse heraf gør tilbuddet ikke-konditionsmæssigt. 17. Sprog Tilbud, samt al kommunikation i udbuds- og kontraktperioden skal være på dansk. Dog kan bilagsmateriale af generel karakter tillige være på svensk, norsk eller engelsk. Såfremt udbyder anmoder 6

7 om det, skal Tilbudsgiver sørge for oversættelse af bilagsmateriale på svensk, norsk eller engelsk til dansk. Oversættelse skal i givet fald ske på Tilbudsgivers regning. 18. Behandling af tilbud Tilbudsgiver har ikke adgang til at overvære åbningen af tilbud. Ethvert tilbud vil blive behandlet fortroligt og anonymt af Fredericia Kommune, dog jf. reglerne om aktindsigt i forvaltningsloven og offentlighedsloven. Indkomne tilbud vil ikke blive returneret. Alle deltagere i tilbudsgivningen vil modtage skriftlig underretning om det afgivne tilbuds antagelse eller afståelse hurtigst muligt efter, at Fredericia Kommune har truffet beslutning herom. Beslutningen herom forventes at finde sted hurtigst muligt efter tilbudsfristen. 19. Udvælgelseskriterier Forud for vurderingen af det afgivne tilbud, vil der ske en vurdering af virksomhedens egnethed set i relation til det udbudte område. Vurderingen foretages i forhold til de nedenfor angivne egnethedskriterier på baggrund af den efterspurgte dokumentation. Ved tilbud afgivet af sammenslutninger af Tilbudsgivere (konsortier) skal oplysningerne vedlægges for hver deltager i konsortiet. Er der angivet underleverandører i tilbuddet, skal Tilbudsgiver indestå for at disse ligeledes opfylder egnethedskriterierne, men dokumentation herfor skal modsat konsortier ikke vedlægges tilbuddet. Ved Tilbud skal følgende vedlægges: De økonomiske aktørers personlige forhold, herunder krav om optagelse i erhvervs- eller handelsregister Bilag 1(a): underskrevet tro - og love erklæring. Bilag 1(b): underskrevet erklæring vedr. forpligtelser i henhold til skatter, afgifter og miljøbeskyttelse. Bilag 1(c): underskrevet erklæring om, at virksomheden ikke er udelukket fra at afgive tilbud i henhold til Udbudsdirektivets artikel 45. Teknisk kapacitet Bilag 1(d): underskrevet referenceliste over de betydeligste, sammenlignelige leverancer, der er udført i løbet af de sidste 2 år (ved nystartede virksomheder oplyses evt. nuværende leverancer) med angivelse af tilknyttede kontaktpersoner. o Minimumskrav: om mindst to positive og sammenlignelige referencer Oplysninger om Tilbudsgivers forpligtelser vedrørende skatter, afgifter, miljøbeskyttelse, bestemmelser om beskyttelse på arbejdspladsen og arbejdsforhold i øvrigt kan fås ved henvendelse til SKAT, Miljøstyrelsen og Arbejdstilsynet. Opmærksomheden henledes på, at manglende fremsendelse af ovenstående oplysninger og dokumentation kan medføre, at tilbuddet afvises som ikke - konditionsmæssigt. Udbyder forbeholder sig dog ret til anvendelse af implementeringsbekendtgørelsen, såfremt et tilbud ikke opfylder de formelle krav, der følger af udbudsmaterialet. 7

8 20. Tildelingskriterium Kontrakten vil blive indgået med den Tilbudsgiver, der har afgivet det økonomisk mest fordelagtige tilbud: Tildelingskriterium Vægtning i procent Pris 70 % Kvalitet 30 % Pris Ved bedømmelse af prisen vil der blive lagt vægt på de af tilbudsgiver oplyste priser, jf. tilbudslisten bilag 2A. Priserne der indsættes i tilbudslisten, bilag 2A skal være de priser der forligger ved dato på tilbudsafgivelsen. Udbyder kan efter tilbudsfristen rekvirere dokumentation for tilbudsgivers indkøbspriser på udvalgte produkter for at sikre overensstemmelse. Tilbuddet skal afgives i danske kr. ekskl. moms, men inkl. alle øvrige afgifter. Alle forhold i udbudsmaterialet skal være indregnet i tilbuddet. Priserne på leveringstidspunktet skal til enhver tid ligge under tilbudsgivers normale listepris. Tilbudsgiver skal til hver en tid tilbyde det billigst mulige produkt på den enkelte varelinje i tilbudslisten, der samtidigt lever op til minimumskravene i afsnit 21. De angivne tilbudte prisvilkår vurderes som en samlet helhed på baggrund af Udbyders skønnede omsætningsfordeling. Tilbud skal afgives ved udfyldning af tilbudsliste. Tilbud skal afgives i form af nettopriser. Af hensyn til prisregulering skal der angives, hvilke indkøbspriser + markup (i %) der ligger til grund for de tilbudte nettopriser. For disse produkter kan der dog ske prisregulering én gang om måneden (den første fredag hver måned) i opad eller nedadgående retning. Af tilbudslisten fremgår flere varelinjer, hvor der er angivet årstidens foran, f.eks. på varelinjen årstidens æble og årstidens pære. Når der er angivet årstidens foran et produkt, betyder dette, at sorten af produktet ikke er relevant, men at der blot ønskes et standard produkt der hører årstiden til, som kan købes til samme billige pris hele året. Der skal således tilbydes et standard produkt hele 8

9 året, og der må ikke ske sæsonudsving i priserne på disse produkter. Det er tilbudsgiver selv der bestemmer sorten af produktet løbende over året, blot er det et krav at prisen på produktet skal være den samme hele året. Dette produkt kan både være af dansk eller udenlandsk oprindelse. Der kan kun ske prisregulering én gang årligt på produkter angivet med betegnelsen årstidens, jf. afsnit 10 Prisregulering i kontrakten. Tilbudslisten skal udfyldes i uændret form alle hvide celler skal udfyldes. Dog er det valgfrit at udfylde kolonnen kommentarer. Det er ikke tilladt at ændre kolonner/rækker. Økologiske produkter: Tilbudsgiver bedes ligeledes angive pris på et udvalg af økologiske produkter, jf. bilag 2B. Dog kendes det nøjagtige indkøb af økologiske produkter ikke. Tilbudsgiver bedes derfor udfylde de varelinjer i tilbudsliste Bilag 2B, som tilbudsgiver har i sit sortiment. De angivne priser i Tilbudsliste Bilag 2B vil ikke blive vægtet i tilbudsevalueringen. Priserne på leveringstidspunktet skal på de økologiske produkter ligeledes til enhver tid ligge under tilbudsgivers normale listepris. I øvrigt gælder de i udbudsmaterialet angivne betingelser og krav ligeledes på de økologiske produkter. Kvalitet Der skal ikke medsendes vareprøver sammen med tilbuddet. Dog vil Udbyder efter tilbudsfristen anmode om levering af et nærmere specificeret sortiment af varer. Dette er varer der ligeledes findes på tilbudslisten. Anmodning om vareprøver, leveringstidspunkter, leveringssteder vil blive fremsendt umiddelbart efter tilbudsfristen. Vareprøverne skal leveres uden beregning. I anmodningen vil Udbyder præcist anføre, hvilke produkter der ønskes vareprøver på, hvilken mængde samt hvor disse skal afleveres. Vareprøver samt emballering og mærkning skal stemme overens med det tilbudte. Der skal i alle tilfælde kun leveres 1 stk. vareprøve af de produkter som udtages til vareafprøvning. Vurderingen af vareprøverne vil foretages af en arbejdsgruppe specificeret af Udbyder. Vareprøverne vil blive vurderet på baggrund af: Udseende Lugt Smag Ovenstående vil blive vurderet af arbejdsgruppen, og tildelt point mellem 0 og 5, hvor 5 er det bedste. Kriterierne vil blive vægtet ligeligt. 21. Minimumskrav Tilbudsgiver skal være opmærksom på at følgende krav er minimumskrav og skal opfyldes. Manglende opfyldelse vil medføre at tilbuddet afvises som ikke-konditionsmæssigt. Dette gør sig gældende for de i pkt. 21 indeholdende underpunkter. Sortiment 9

10 Tilbudsgiver skal have et udvalg af forskellig frisk frugt og grønt. Der skal kunne tilbydes et udvalg af økologiske produkter. Der skal ligeledes kunne tilbydes et sortiment af sæsonvarer. Det står tilbudsgiver frit for, at tilbyde produkter på tilbudslisten der enten er dansk eller udenlands produceret. Det bedes fremgå af tilbuddet hvorvidt de tilbudte varer kommer fra producenter / bedrifter som er omfattet af den internationale standard GLOBALG.A.P (tidligere EUREPG.A.P.). Det er et krav, at kvaliteten af de tilbudte produkter er 1. sortering. Produkterne skal leve op til de krav fastsat i FOKUS numrene, der er angivet i tilbudslisten. Det vand der benyttes til vaskning/skylning af det friske frugt og grønt, skal leve op til drikkevandskvalitetsnormerne i Danmark. Kontrol af produkter, virksomhed og underleverandører Tilbudsgiver skal garantere, at kvaliteten er ensartet og at der løbende foretages kvalitetskontrol af de tilbudte produkter. Der skal være en fast procedure for egenkontrol både for egen virksomhed og fjernlagre. Endvidere skal der på anmodning kunne fremsendes Udbyder en redegørelse for denne egenkontrol. I forlængelse af ovenstående forventes det, at Tilbudsgiver har en fast procedure for kontrol af underleverandører, og skal på anmodning ligeledes kunne fremsende redegørelse for denne kontrol. Emballage Samtlige vare der modtages skal til enhver tid og i enhver henseende være behandlet omhyggeligt og opfylde de til enhver tid gældende regler og lovgivning på området. Det er en forudsætning, at alle pakninger er forsynet med dansk tekst, herunder varedeklarationer og vejledninger. Emballage og pakninger skal være let oplukkelige og håndteringsvenlige. Papemballage skal være fremstillet af genbrugsmaterialer. Der må ikke anvendes pvc, aluminium eller andre miljøskadelige plasttyper i nogen form for emballage. I øvrigt skal der ikke anvendes unødvendig meget emballage ved produkternes pakning og distribution. Holdbarhed Da der er tale om frisk frugt og grønt, må der naturligvis ikke leveres frugt og grønt der er eller viser tegn på at være gammelt/fordærvet. Endvidere må det specificerede frugt og grønt ikke indeholde mærker eller bløde pletter der er tegn på overmodning eller tryk. Med hensyn til holdbarhed skal gældende lov om fødevaresikkerhed overholdes. 22. Udformning af tilbud Tilbud bør følge følgende disposition: Disponering af tilbud: 1. Indledning, herunder angivelse af tilbudsgiverens navn, adresse, CVR-nummer og kontaktperson (herunder og telefonnummer). 2. Eventuelle forbehold. Tilbudsgiver skal klart redegøre for eventuelle forbehold til de i udbudsmaterialet indeholdte krav og ønsker, herunder forbehold til kontrakten. Der henvises i øvrigt til udbudsmaterialets afsnit 9 vedrørende retsvirkningerne af forbehold. 3. Udvælgelseskriterier pkt Tro- og Love erklæring 3.2 Forpligtelser vedr. skat, miljø og arbejdsforhold 10

11 3.3 Udelukkelse på baggrund af art Referenceliste 4. Tildelingskriterier pkt. 20 (inkl. tilbudsliste) 4.1 Pris, jf. tilbudslisten Alle bilag skal udfyldes og fremsendes sammen med tilbud. Såfremt der er flere Tilbudsgivere, der byder i forening, skal jf. pkt. 11 fremgå af tilbuddet, med hvem Fredericia Kommune kan føre afklarende drøftelser med henblik på at præcisere eller supplere indholdet af deres tilbud eller Fredericia Kommunes krav, og i det omfang, dette ikke giver anledning til forskelsbehandling. Tilbud skal udformes således, at alle relevante oplysninger fremgår af selve tilbudsmaterialet. Oplysninger, som eksempelvis fremgår af brochurer og lignende, vil således ikke indgå i vurderingen. Før et tilbud kan betragtes som værende konditionsmæssigt, skal tilbudsgiver byde på alle de i tilbudslisten angivne produkter (med mindre der er taget lovligt forbehold herfor). 23. Vedståelse af tilbud Tilbudsgiver skal vedstå sit tilbud indtil 6 måneder fra tilbudsfristens udløb. 24. Tilbudsgivers omkostninger Tilbudsgivers omkostninger i forbindelse med udarbejdelse af tilbud eller andet i forbindelse med nærværende udbudsforretning er Fredericia Kommune uvedkommende. 25. Kontrakttildelingen Efter sammenligning af de indkomne tilbud tildeles kontrakt til den Tilbudsgiver, der har afgivet det økonomisk mest fordelagtige tilbud. Supplerende oplysninger til Udbudsmaterialet er Fredericia Kommunes ejendom og skal behandles fortroligt. Udbudsmaterialet må ikke kopieres og/eller bruges i andre sammenhænge uden tilladelse fra Fredericia Kommune. Fredericia Kommune anser ikke valg af leverandør for afsluttet, før end der er indgået endelig kontrakt med Tilbudsgiver. 11

12 26. Kontraktudkast på frisk frugt og grønt Kontraktudkast på frisk frugt og grønt mellem [Leverandør] [CVR-nr.] [Adresse] [Telefon] [Telefax] (herefter benævnt Leverandør) og Fredericia Kommune Gothersgade Fredericia (herefter benævnt FK) 12

13 1. Baggrund Nærværende kontrakt er indgået efter afholdt udbud i henhold til udbudsbekendtgørelsesnr. [internt referencenummer ] i overensstemmelse med EU's udbudsregler, jf. Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004 og bekendtgørelse nr. 937 af 16. september 2004 fra Økonomi- og Erhvervsministeriet. Der er tale om en eneleverandøraftale på frisk frugt og grønt til FK i kontraktperioden. 2. Kontraktgrundlag Formålet med aftalen er at fastlægge Leverandørens vilkår for opfyldelsen af nærværende kontrakt med FK, samt at fastlægge vilkårene for samarbejdet mellem Leverandøren og FK. Leverandøren skal i samarbejde med FK forestå udførelsen af opgaven i henhold til udbudsmaterialet. Leverandøren er ansvarlig for at overholde alle på området gældende love og regler. Kontrakten beskriver Udbyders og Leverandørs forpligtigelser og rettigheder. Kontraktgrundlaget består i prioriteret rækkefølge af: 1. Kontrakten mellem FK og Leverandør 2. Supplerende oplysninger, herunder eventuelle rettelsesblade, spørgsmål og svar. 3. Udbudsmateriale med tilhørende bilag af [dd.mm.åååå] 4. Leverandørs tilbud af [dd.mm.åååå] Såfremt der sker senere skriftlige ændringer i samarbejdet anses det ligeledes som en integreret del af aftalen. Indførte ændringer, der ikke må forrykke udbudsgrundlaget væsentligt, skal fremgå af ændringsmeddelelser, underskrevet af begge parter. Er andet ikke bestemt i kontrakten, gælder Købelovens regler, og herudover finder dansk rets almindelige regler anvendelse. Leverandørs almindelige salgs- og leveringsbetingelser finder ikke anvendelse i denne kontrakt. 3. Ikrafttræden og ophør Aftaleperioden vil være fra til FK har mulighed for at forlænge aftalen 2 gange, med 12 måneder af gangen. Dette skal ske med 3 måneders skriftlig varsel før aftalens udløb. Aftalen udløber uden yderligere varsel. Dette gør sig også gældende ved en forlængelse af aftalen. 4. Loyalitet Parterne skal medvirke i opfyldelsen af nærværende kontrakt på en loyal og rimelig måde, der er egnet til at fremme samarbejdet og en smidig udførelse af de af kontrakten omfattede ydelser. 5. Tredjemands rettigheder Leverandøren indestår overfor FK for, at Leverandørens tilbud af [dd.mm.åååå] og opfyldelse af kontrakten, ikke på nogen måde krænker tredjemands rettigheder. Anlægges der sag mod FK i denne forbindelse, er Leverandøren pligtigt i enhver henseende at holde FK skadesløs for enhver omkostning i forbindelse med sagen, som måtte blive påført FK. Foreligger der krænkelser af tredjemands ret, er Leverandøren pligtig for egen regning at skaffe FK retten til fortsat at gøre anvendelse af Leverandørens tilbud af [dd.mm.åååå] eller at bringe krænkelsen til ophør ved at ændre eller erstatte tilbuddet, såfremt dette er muligt i henhold til nærværende kontrakt. Omsætningen med FK i denne aftale må ikke blive genstand for udbetaling af bonus, gebyr, rabatandel eller anden form for godtgørelse til tredjemand. 6. Leverandørens indeståelser og forpligtelser 13

14 Leverandøren indestår for, at aftalen opfyldes under anvendelse af landets gældende love og regler, herunder miljøregler, standarder og EU regler. Leverandøren forpligter sig til at rådgive FK om alle forhold af relevans for FK i hele aftalens løbetid. Konstaterer eller forudser Leverandøren forhold, der kan føre til væsentlige problemer eller uhensigtsmæssigheder eller væsentligt formindske FK s udbytte af aftalen, er Leverandøren forpligtet til straks at oplyse FK herom og fremkomme med forslag til ændring af aftalen. Leverandøren skal anvende et formaliseret system for kundereklamationer for at sikre, at disse behandles seriøst. Registrering af reklamationer skal danne grundlag for korrigerende og forebyggende handlinger, således at gentagelsestilfælde undgås. Leverandøren kan hverken ved skjulte eller åbenlyse mangler påberåbe sig reglerne om forsinket reklamation. 7. Brugsret FK har brugsretten til enhver form for materiale og oplysninger i forbindelse med Leverandørens opfyldelse af kontrakten. FK er dog ikke berettiget til at udnytte brugsretten på kommerciel vis. 8. Bestillingsforhold Kontrakthaver skal kunne håndtere bestillinger via kommunens e-handelssystem, hvor der er afvigelse mellem fakturaadresse og leveringsadresse. Herunder afvigende eller manglende EAN-nr. på leveringsadresser. Som supplement til bestilling via kommunens e-handelssystem skal varebestillinger inden for normal åbningstid kunne afgives via telefon, fax og . Såfremt FK ønsker at begrænse brugen af forskellige bestillingsformer eksempelvis udelukkende brug af FK s e-handelssystem og nedlukning af muligheden for at benytte alle andre bestillingsformer skal Kontrakthaver med et varsel på én måned kunne iværksætte dette. Relevant personale hos Kontrakthaver skal orienteres om kontraktgrundlaget, således at det sikres, at FK s institutioner mv. kun tilbydes varer, som er omfattet af kontrakten, medmindre andet er skriftligt aftalt med Indkøbskontoret. Kontrakthaver er forpligtet til at søge forbruget placeret på tilbudslistens prismæssigt fordelagtige varer. Kontrakthaver skal kunne redegøre herfor på anmodning fra FK. E-handel Fredericia Kommune anvender e-handelssystem TrueTrade katalog. Dette e-handelssystem er baseret på 2 kataloger: Katalog og Prisbog. 1 Katalog Et bruttokatalog, som indeholder alle leverandørens aktuelle varer, med tilhørende billeder, informationer m.m. Herfra trækkes alle informationer om de enkelte produkter over i Prisbogen. Der kan således anvendes det samme bruttokatalog til flere aftaleområder, og også til andre kunder, som anvender samme system. Kataloget skal indlæses én gang når aftalen oprettes, og det vil ikke være synligt for kommunerne. Bruttokataloget skal indeholde en række obligatoriske informationer, blandt andet indeholde: -varenummer -varenavn -varebeskrivelse -vejledende udsalgspris -pakningsstørrelse 1 Se de detaljerede specifikationer på 14

15 -billede via URL -UNSPC kode -etc. Prisbog Prisbogen er kunde- og aftalespecifik, og indeholder kun de produkter, der er omfattet af aftalen. Prisbogen indeholder kun ganske få informationer udover varenummer og nettopris, idet resten af informationerne trækkes fra kataloget. Såfremt der er ændringer til et varenummer, ændres det i Katalog, for derved vil det slå igennem til alle prisbøgerne. Elektronisk samhandel ved brug af FK s e-handelssystem dvs. elektronisk ordreafgivelse, elektronisk ordrebekræftelse, elektronisk fakturering, elektronisk betaling samt den hertil knyttede elektroniske udveksling af data er således et ufravigeligt kontraktvilkår ved indgåelse af nærværende kontrakt. I forbindelse med aftaleindgåelsen vil FK overfor Kontrakthaver definere, hvilke aftaleprodukter, der skal indgå i e-kataloget. De nærmere praktiske procedurer samt vejledninger vil tilgå Kontrakthaver i forbindelse hermed. Herefter skal Kontrakthaver udarbejde et elektronisk vare- og priskatalog til FK s e- handelssystem med de aftalte produkter samt varebeskrivelser, billeder og informationer om produkterne i øvrigt, således at kataloget er godkendt og tilgængeligt i systemet senest i forbindelse med aftalens ikrafttræden. Et godkendt e-katalog 2 i FK s e-handelssystem er en forudsætning for aftalens ikrafttræden. E-kataloget må kun indeholde de på forhånd af Udbyder definerede produkter. Med mindre andet er defineret, skal e- kataloget modsvare tilbudslisten 100 %. Indtil Kontrakthaver har leveret et godkendt e-katalog til FK s e- handelssystem, forbeholder FK sig ret til at foretage dækningskøb til anden side. Ved dækningskøb er prisdifferencen for dækningskøb, i forhold til den mellem Kontrakthaver og Udbyder aftalte pris, for Kontrakthavers regning. Gentagende tilfælde af manglende overholdelse af bestemmelserne vedrørende e-handel betragtes som væsentlig misligholdelse, jf. 27. E-handel godkendelsesprocedure I udbudstidsplanen er der i alt afsat 1 måned fra tildeling af kontrakt til kontraktstart. Indenfor denne måned skal e-katalog-upload og -godkendelse foregå. Senest 10 arbejdsdage efter tildeling af kontrakt (dvs. 10 arbejdsdage efter standstill-periodens udløb) skal Kontrakthaver: fremsende excel-ark indeholdende alle varer på tilbudslisten med varenummer, varenavn og pris til FK. Excel arket skal danne grundlag for e-kataloget. fremsende excel-ark til FK indeholdende øvrigt sortiment og/eller erstatningsprodukter, hvis dette er aftalt. Varenumrene i excel-arket (og dermed i e-kataloget) skal være identiske med varenumrene i tilbudslisten. Er der enkelte ændringer, skal det fremgå tydeligt af excel-arket, hvilket varenummer der erstatter hvilket andet varenummer. FK har 10 arbejdsdage til at gennemgå excel-arkene. Giver gennemgangen anledning til rettelser, skal Kontrakthaver fremsende rettet excel-ark indenfor 5 arbejdsdage. Tovholder har 5 arbejdsdage til at gennemgå det rettede excel-ark. Når excel-arket er godkendt af FK, skal Kontrakthaver indenfor højst 5 arbejdsdage uploade e-katalog(er) til kommunens e-handelssystem med nøjagtigt samme varesortiment og priser som i de(t) godkendte excel-ark. Såfremt der er fejl eller mangler i det fremsendte e-katalog vil kataloget blive afvist af kommunen. Kontrakthaver skal senest 5 arbejdsdage efter afvisningen uploade et nyt e-katalog tilrettet efter kommunens anvisninger. 2 Et godkendt e-katalog er fremsendt jf. kravene, samt bearbejdet og godkendt af Udbyder. 15

16 Medmindre andet er særskilt aftalt med FK, skal katalogformatet være OIOUBL. Udover varenummer, varenavn og pris som i det godkendte excel-ark, skal e-kataloget - med mindre andet er aftalt - for hver enkelt vare indeholde billede, varebeskrivelse (herunder f.eks.mærkenavn, indhold - eks. kg. og stk. - pr. leveringsenhed, evt. krav til opbevaring, mål og materialer, m.v.), varekategori/varegruppe, bestillingsenhed, søgeord/emneord og UNSPSC-koder på commodity-niveau. Der henvises til følgende vejledning i brug af UNSPSC-klassifikation: E-kataloget skal indeholde søgeord/emneord, som dækker varen såvel i faglig som i daglig tale. FK kan på forlangende få tilføjet ekstra søgeord. Nye søgeord skal uploades senest 10 arbejdsdage efter henvendelse fra kommunen. Ekstra varenumre skal ligeledes uploades senest 10 arbejdsdage efter henvendelse fra kommunen. Såfremt en vare ændrer varenummer eller der accepteres erstatningsvarer, skal det gamle varenummer - med mindre andet er aftalt - samtidig med at e-kataloget med det nye varenummer uploades, indlæses som søgeord og der skal fremsendes information pr. mail FK. Ændringer i priser og/eller sortiment i kontraktperioden kan tidligst træde i kraft, når Kontrakthaver har fremsendt et opdateret e-katalog til FK, og e-kataloget er godkendt og gjort tilgængeligt i FK s e- handelssystem. Der henvises i øvrigt til punkt 10 - Prisregulering. Kontrakthaver skal sikre, at e- kataloget altid er opdateret såvel prismæssigt som sortimentsmæssigt 8.1 Levering Produkterne skal være frit leveret ved ordre over 200,- kroner ekskl. moms. Er ordren under 200,- kroner ekskl. moms, har leverandøren mulighed for at pålægge et leveringsgebyr der samlet set ikke må overstige 75,- kroner. Der skal være mulighed for dag til dag levering. Bestilles der således inden kl , forventes det, at varen leveres den efterfølgende hverdag senest kl Såfremt der måtte være varer i restordre SKAL dette telefonisk meddeles den enkelte institution SENEST dagen før levering. Levering af bestilte varer skal ske i køretøjer som er godkendt af Fødevaremyndighederne til leverancer af fødevarer. De bestilte varer skal afleveres på den af udbyder anviste plads. Der kan ikke forventes hjælp fra personalet til at bære varerne ind. Det skal være muligt, at få leveret varer i det tilbudte sortiment i anbrud uden yderligere omkostninger for udbyder. 9. Priser og fakturering For bestillinger foretaget i henhold til kontrakten gælder de i Leverandørens tilbud af [dd.mm.åååå] angivne enhedspriser på nettosortimentet. Såfremt at Leverandør jf. pkt. 12, introducerer erstatningsprodukter, svarende til produkter på tilbudslisten, skal FK have mulighed for at kunne købe disse til de i Leverandørens tilbud af [dd.mm.åååå] angivne enhedspriser på nettosortimentet dog jf. pkt. 11. Alle fakturaer skal gebyrfrit fremsendes elektronisk, jf. LBK nr. 798 af 28. juni 2007 om offentlige betalinger mv. Fakturaer fremsendes til forbrugsstedet på baggrund af det oplyste EAN-lokationsnummer. Fakturaer skal indeholde følgende oplysninger: EAN-lokationsnummer på den enhed hos Medlemskommunen, som skal modtage fakturaen Evt. Ordregiverens ordre-/rekvisitionsnummer Rekvirent 16

17 Varebetegnelse og kvantum Fakturabeløb Kontrakthavers CVR-nummer. Uanset hvorledes ordrer er afgivet, skal elektroniske fakturaer udarbejdes i det fællesoffentlige format OIOXML eller OIOUBL2.02 og fremsendes via VANS (Value Added Network Service). OIOUBL2.02 standarden vedrørende Fakturaer/Kreditnotaer/Rykker forventes bekendtgjort ved lov i løbet af FK er berettiget til at udskyde betalingen, hvis faktura ikke modtages elektronisk, eller hvis ovenstående oplysninger mangler. 10. Prisregulering Der kan foretages nedenstående prisregulering for specificerede kategorier: Produkter angivet med årstidens i tilbudslisten: Prisregulering én gang årligt. Den samlede prisstigning kan dog ikke overstige Kommunernes Landsforenings reguleringstakst se (Pris & Lønskøn). Tilbudsgiver skal sammen med prisreguleringen fremsende gældende listepriser. Priserne må på intet tidspunkt overstige leverandørens gennemsnitlige listepriser i de seneste 12 måneder. Første gang der kan prisreguleres er d Øvrige produkter, der ikke er angivet med årstidens i tilbudslisten: Der kan prisreguleres én gang månedligt. Denne prisregulering sikrer, at tilbudsgiver får dækket de løbende udsving i indkøbspriserne på produkterne, der kan således IKKE ske prisregulering af den i tilbuddet fastsatte markup der ligger helt fast. Prisreguleringen træder i kraft den første hverdag i hver måned. Tilbudsgiver skal sammen med prisreguleringen fremsende gældende listepriser. Priserne må på intet tidspunkt overstige leverandørens listepriser. Første gang der kan prisreguleres er d FK vil rekvirere dokumentation for leverandørens indkøbspriser på udvalgte varelinjer, således det sikres, at der med sikkerhed faktureres leverandørens indkøbspris + den i tilbudslisten angivne markup. Ved rekvirering af indkøbspriser må der maksimum gå 7 kalenderdage før disse fremsendes FK. Derudover kan der ske en samlet prisregulering én gang årligt. Første gang der kan prisreguleres er d Den samlede prisstigning kan dog ikke overstige Kommunernes Landsforenings reguleringstakst se (Pris & Lønskøn). Prisregulering kan kun ske ved udefra kommende prisreguleringer, i såvel opadgående som nedadgående retning. En eventuel prisstigning skal dokumenteres fra Leverandørens og producentens side. Endvidere skal forhold omkring en prisstigning påtegnes af Leverandørens revisionsfirma vedrørende ægtheden heri. En prisstigning skal være generel og gældende for hele det danske marked for at være gældende. Prisreguleringer skal varsles med minimum 14 kalenderdage og skal altid accepteres af FK for at kunne effektueres. Prisen kan i øvrigt ikke reguleres på anden vis end som beskrevet ovenfor. 11. Betalingsbetingelser: Løbende måned + 30 dage fra fakturadato. Alle priser er angivet i danske kroner eksklusive moms. Alle betalinger skal ske i danske kroner. 12. Ændring i produktsammensætning Såfremt ændringer i lovgivning og/eller myndighedskrav medfører, at der skal foretages korrektioner/ændringer i produktsammensætningen, er Leverandør pligtig til omgående at informere FK herom samt omgående at ændre produkterne som påkrævet. Såfremt Leverandør ved produktudvikling eller af andre årsager udvider eller ændrer sit sortiment af produkter, som kvalitetsmæssigt svarer til produkterne i kontraktens nettosortiment, skal Leverandør efter aftale med FK tilbyde FK disse produkter. 17

18 13. Statistikker Leverandør skal efter anmodning med en måneds varsel udarbejde og fremsende statistik over omsætningen på aftalen. Medmindre andet er aftalt, skal statistikken indeholde detaljerede oplysninger om salget (i mængde og kr.) på varelinjeniveau, fordelt på varer, varegrupper og bestiller (EANlokationsnummer). Leverandøren skal på opfordring fremsende dokumentation for sin indkøbspris på udvalgte varelinjer, således det sikres, at leverandørens indkøbspris + markup er i overensstemmelse med FK s nettopris. Endvidere skal leverandøren på opfordring fremsende gældende listepriser. Statistikken og lister udarbejdes vederlagsfrit. Manglende indsendelse af efterspurgt statistik kan gøre Leverandør inhabil i genudbud af aftaleområdet, da Leverandør kan være i besiddelse af oplysninger, som kan give en konkurrencemæssig fordel i forhold til øvrige Tilbudsgivere. 14. Kvalitetssikring Leverandøren garanterer, at de leverede ydelser nøje er i overensstemmelse med de angivne minimumskriterier pkt. 21 i udbudsbetingelserne og Leverandørens tilbud af [dd.mm.åååå]. 15. Garanti og reklamation Konstaterer FK mangler, såsom at varen på leveringstidspunktet ikke er frisk, kan denne kræve, at Leverandøren afhjælper manglen ved omlevering inden for rimelig tid medmindre dette vil være uforholdsmæssigt byrdefuldt for Leverandøren. Undlader Leverandøren på trods af opfordring hertil at afhjælpe manglen, er FK berettiget til at lade manglen afhjælpe for Leverandørens regning. Leverandøren forpligter sig til altid at meddele den enkelte udbyder hvis tekniske, trafikale eller andre forhold medfører forsinkelser eller ændringer til aftalte leveringsplaner. Hvis leverandøren må forudse en forsinkelse i leveringen, skal leverandøren straks give meddelelse til udbyder med angivelse af såvel årsag til forsinkelsens opståen som forventet varighed/omfang af forsinkelsen. Ny leveringstermin kan på baggrund heraf aftales, forudsat at udbyder accepterer en sådan. Udbyder anser enhver forsinkelse for væsentlig. Hvis leverandøren ikke leverer til aftalt tid, er udbyder berettiget til at hæve den pågældende ordre helt eller delvis, uanset overskridelsens varighed. Hæves ordren helt eller delvis, er udbyder berettiget til at foretage dækningskøb for leverandørens regning. Ved gentagne forsinkelser af enkeltstående leverancer, som ikke skyldes force majeure er udbyder berettiget til at ophæve aftalen helt eller delvis med omgående virkning, og leverandøren vil herefter blive erstatningsansvarlig for det tab, udbyder lider som følge af denne ophævelse. Hvor intet andet er anført gælder købelovens reklamations- og ansvarsregler. Leverandørs almindelige salgs- og leveringsbetingelser finder ikke anvendelse i forhold til leverancer foretaget i henhold til nærværende kontrakt. 16. Forsikring Tilbudsgiver forpligter sig til i kontraktperioden at have tegnet ansvarsforsikring, arbejdsskadeforsikring, sædvanlig tingsforsikring, samt sædvanlig erhvervs- og produktansvarsforsikring, herunder driftstabsforsikring for skader, for hvilke der er ansvar efter dansk rets almindelige regler. Ansvarsforsikringen skal omfatte skader på 3. mandsperson og ting. Eventuelle skader som tilbudsgiver måtte forårsage eller på anden måde være involveret i ved udførelsen af sit arbejde for FK er kommunen uvedkommende, og ansvaret herfor påhviler alene Leverandør. Tilbudsgiver bærer ansvaret og hæfter endvidere ubegrænset, solidarisk og direkte for eventuelle underleverandører og entreprenørers forhold, som falder indenfor kontrakten. 18

19 Eventuelle selvrisici for ovennævnte forsikringer er uvedkommende for FK og skal afholdes af tilbudsgiver selv. Leverandøren skal på anmodning dokumentere, at forsikringerne er i kraft, og overgive FK kopi af forsikringspolicer samt kvittering for præmiens betaling. 17. Misligholdelsesbeføjelser Enhver af parterne kan hæve aftalen med øjeblikkelig virkning, såfremt den anden part gør sig skyldig i væsentlig misligholdelse eller gentagne gange overtræder kontraktens bestemmelser, hvor en enkelt overtrædelse ikke isoleret set vil være væsentlig misligholdelse. Misligholdelse: Som misligholdelse anses bl.a.: Forsinkelser i forbindelse med udførelse af opgaverne Mangler ved ydelsen/produkterne Undladelse af information til FK om uregelmæssigheder i den daglige drift og service hos Leverandøren. Disse oplistninger er ikke udtømmende, idet der kan forekomme andre former for misligholdelse. Dersom Leverandøren gentagne gange ikke opfylder sine forpligtelser iht. denne kontrakt, der er at betragte som misligholdelse, anses dette som væsentlig misligholdelse. Foreligger der misligholdelse, skal Leverandøren uden ugrundet ophold meddele FK dette, og Leverandøren skal ved samme lejlighed underrette FK om, hvad der vil blive gjort for at afhjælpe misligholdelsen, og hvad Leverandøren vil gøre for at undgå, at tilsvarende misligholdelse indtræder i fremtiden. FK kan stille krav til den måde, hvorpå misligholdelsen skal bringes til ophør, og de skridt der skal tages for at undgå tilsvarende misligholdelse fremover. Særlige misligholdelsesbeføjelser i tilfælde af mangler ved ydelsen: Leverandøren skal straks ved konstateret mangler ved ydelsen sørge for afhjælpning. Sker dette ikke er FK berettiget til så vidt muligt at anvende en anden kontraktpart. Såfremt manglen ikke kan afhjælpes af andre, kan FK hæve aftalen. I så fald er Leverandøren kun berettiget til at modtage betaling for dokumenterede udgifter i forbindelse med allerede gennemførte dele af aftalen og kun efter eventuel modregning af erstatningskøb. Væsentlig misligholdelse: Som væsentlig misligholdelse anses bl.a., Manglende overholdelse af gældende direktiver, love, bekendtgørelser og andre myndighedskrav i øvrigt, i kontraktperioden. Såfremt Leverandøren ændrer i ydelserne uden meddelelse til FK. Gentagne gange manglende overholdelse af krav og bestemmelser i nærværende kontrakt. Disse oplistninger er ikke udtømmende, idet der kan forekomme andre former for væsentlig misligholdelse. Leverandøren er i øvrigt ansvarlig efter dansk rets almindelige regler om misligholdelse og væsentlig misligholdelse, herunder reglerne om forholdsmæssig afslag, dækningskøb, erstatningsansvar mv. og det forudsættes, at reglerne herom kan bringes i anvendelse samtidig, således at betaling af erstatning, dækningskøb, forholdsmæssigt afslag m.v. ikke udelukker hinanden. I tilfælde af FK s forsinkelse med betaling: 19

20 Såfremt der ikke sker rettidig betaling, kan Leverandøren kræve forrentning af det skyldige beløb efter rentelovens bestemmelser. FK er overfor Leverandøren ansvarlig efter dansk rets almindelige regler. 18. Erstatningspligt Parterne er overfor hinanden erstatningspligtige efter dansk rets almindelige regler. 19. Ekstraordinær opsigelse af kontrakt Såfremt en dansk eller europæisk retsinstans, herunder men ikke begrænset til Klagenævnet for Udbud, Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen eller Europa-Kommissionen træffer afgørelse/dom om, at udbudsreglerne eller anden lovgivning er overtrådt i forbindelse med udbudsforretningen med den konsekvens, at kontrakttildelingen annulleres eller kontrakten helt eller delvis erklæres for uden virkning, er FK berettiget til per den dato den pågældende instans fastsætter eller med 2 måneders varsel til den 1. i en måned at opsige kontrakten for fremtiden. FK s ret til at opsige Kontrakten gælder selvom afgørelsen/dommen ankes. Sker opsigelsen på baggrund af ovenstående er hver part frit stillet og parterne kan ikke kræve erstatning af hinanden. 20. Leverandørens hæftelse for underleverandører Såfremt Leverandøren ønsker at gøre brug af underleverandører, der ikke fremgår af aftalen, kræver dette forudgående skriftligt samtykke fra FK. Leverandøren hæfter fuldt ud for sine underleverandører i forhold til FK på samme måde som for sine egne forhold. 21. Force majeure Parterne kan kun påberåbe sig force majeure, der omfattes af dansk rets almindelige definition af force majeure. Parterne kan kun påberåbe sig force majeure i det tidsrum, hvor force majeure situationen er gældende, og kun efter skriftlig meddelelse herom til den anden part. Hver af parterne er berettiget til at annullere aftalen, såfremt den anden part i en sammenhængende periode på 30 dage ikke kan opfylde sine forpligtelser grundet force majeure. 22. Genforhandling Der kan ikke ske genforhandling af væsentlige dele af denne kontrakt. 23. Tavshedspligt og offentligt påbud Leverandøren skal iagttage ubetinget tavshed med hensyn til oplysninger, som Leverandøren i forbindelse med aftalen måtte opnå kendskab til. Sådanne fortrolige oplysninger må alene anvendes og opbevares som led i opfyldelsen af aftalen. Leverandøren skal beskytte sådanne oplysninger med mindst samme omhu, som Leverandøren udviser i omgangen med egne fortrolige forhold og i øvrigt mindst i overensstemmelse med ufravigelige lovgivningskrav. Leverandøren er pligtig at pålægge medarbejdere, der på "need-to-know" basis får adgang til oplysninger omfattet af denne bestemmelse, samme tavshedspligt. Leverandøren er tillige forpligtet til at pålægge alle underleverandører og andre tredjemænd tilsvarende forpligtelse overfor såvel Leverandøren som FK. FK er omfattet af forvaltningsloven og offentlighedsloven, der kan berettige parter og andre til at få aktindsigt. FK meddeler dog normalt ikke aktindsigt i følsomme oplysninger, uden forinden at have givet den, som oplysningen vedrører, adgang til at udtale sig herom. FK er ikke bundet af udtalelsen. FK s økonomiske interesser kan også være til hinder for aktindsigt. Særligt følsomme oplysninger, der efter lovgivningen er tavshedsbelagte, må normalt ikke videregives, idet der dog kan være pligt til at videregive dem til andre myndigheder. 20