EU-UDBUD Udbudsbekendtgørelsens nummer

Transkript

1 EU-UDBUD Udbudsbekendtgørelsens nummer Vareindkøb Offentligt udbud På levering af Byggematerialer og værktøj til Sydjysk Kommuneindkøb Side 1

2 Indholdsfortegnelse 1. Indledning Generelt om Sydjysk Kommuneindkøb Udbudsansvarlig Udbyders fremtidige rammeaftaler Opgavens omfang Udbudsproceduren Udbudsform Udvælgelseskriterier Tildelingskriterium Formkrav Sprog Ejendomsret Spørgsmål til udbudsmaterialet Tilbudsfrist Åbning af de indkomne tilbud Vedståelsesfrist for tilbud Aftalegrundlag Alternative bud Vareprøver Afprøvning Udbyders forbehold Tilbudsgivers forbehold Kravspecifikation Indledning Delområderne 1a, 2a, 3a og 4a Værktøj, isenkram og øvrige byggemarkedsprodukter Brugsanvisninger og betjeningsvejledning Opstilling af opbevaring Delområde 1b, 2b, 3b og 4b Træ, haveredskaber og øvrige byggematerialer Delområde 2c Møbeltræ til videreforarbejdning ved Skjern Industri- Service i Ringkøbing-Skjern Kommune Levering: Kvalitetssikring Reklamationsret Bod Udleveringssted Produktsortiment Emballage Garanti Handel i byggemarked Rådgivning, service og samarbejde Rammekontrakt Parterne Kontraktgrundlag Rammekontraktens omfang Kontraktperiode Bestilling af varer Side 2

3 6 E-handel Levering og leveringsbetingelser Følgeseddel Returvarer Priser Prisregulering Ændring af produktsortiment Fakturering Betaling Bonus, gebyrer mv Offentlige påbud Miljø Etik og socialt ansvar Kontakt mellem parterne Statistik Garanti og reklamation Underleverandører Erstatning og forsikring Opfyldelseshindringer, herunder force majeure Misligholdelse Misligholdelsesbeføjelser Opsigelse af kontrakt Lovvalg og afgørelse af tvister Tavshedspligt og offentliggørelse af kontrakten Overdragelse af rettigheder, forpligtelser og fordringer Kontraktændringer Underskrift Bilag Bilag 1 Tilbudsliste Vejledning til udfyldelse af tilbudslisten: Bilag 2 Erklæring om udbudsdirektivets art. 45 og lovbekendtg. nr. 336 af 13. maj Bilag 3 Økonomisk og finansiel kapacitet Bilag 4 Teknisk kapacitet Bilag 5 Tidsplan Bilag 6-A Billund Kommune Bilag 6-B Ringkøbing-Skjern Kommune Bilag 6-C Varde Kommune Bilag 6-D Vejen Kommune Bilag 7 Illustrationer til kvalitetssikring af træ til delaftale 2c Møbeltræ til videreforarbejdning ved Skjern Industri-Service i Ringkøbing-Skjern Kommune Side 3

4 1. Indledning 1.1 Generelt om Sydjysk Kommuneindkøb Sydjysk Kommuneindkøb er et indkøbssamarbejde mellem Billund, Ringkøbing-Skjern, Varde og Vejen Kommuner. Følgende kommuner ønsker at deltage i udbuddet: Billund Kommune, indbyggertal ca Ringkøbing-Skjern, indbyggertal ca Varde Kommune, indbyggertal ca Vejen Kommune, indbyggertal ca Herefter kaldet udbyder. Oplysninger om de enkelte deltagende kommuner kan ses i bilag 6. Hver kommune indgår selvstændig kontrakt og optræder som selvstændige juridiske enheder i kontraktperioden. Tovholderkommunen koordinerer stillingtagen til evt. forlængelse. 1.2 Udbudsansvarlig Billund Kommune er tovholder i forbindelse med gennemførelsen af udbuddet, og varetager indtil kontraktskrivning al kommunikation vedrørende udbuddet. Efter udbuddets afslutning handler de i udbuddet deltagende kommuner med de valgte kontrakthavere som individuelle juridiske parter. Det betyder, at hver deltagende kommune er en selvstændig juridisk myndighed, hvilket medfører, at der skal indgås særskilt kontrakt med hver af de deltagende kommuner. Det betyder ligeledes, at hver kommune selv træffer afgørelse om man ønsker at gøre brug af eventuelle optioner. Tovholderkommunen fortsætter efter kontraktskrivning som koordinator for den indgåede indkøbsaftale. Alle forhold vedrørende indkøbsaftalen som har relevans for alle de tilsluttede kommuner, forsøges kommunikeret via tovholder. 1.3 Udbyders fremtidige rammeaftaler Opgaven indgås som en rammeaftale. Rammeaftalen forudsættes indgået med én leverandør for hver delaftale. Der kan afgives tilbud på en, flere eller alle udbudte delaftaler jf. udbudsmaterialets afsnit 1.4 Opgavens omfang. Udbyder forpligter sig i kontraktperioden til at købe de i udbuddet omfattede produkter hos de valgte tilbudsgivere på de i udbudsmaterialets nævnte vilkår. Udbyder forbeholder sig ret til køb til anden side, hvis en af kontrakten omfattet vare ikke kan dække et særligt behov, eller varen er i restordre. Valg af leverandør (kontrakthaver) er ikke afsluttet, før rammekontrakt er underskrevet af begge parter. 1.4 Opgavens omfang Udbuddet er gældende for alle for alle forvaltninger, afdelinger og institutioner, der ejes af udbyder. Opgaven omfatter levering af Byggematerialer og værktøj fordelt for følgende delaftaler: Side 4

5 Delaftale: Levering af: Leverings til: Forventet årligt Delaftale 1a Delaftale 1b Delaftale 2a Delaftale 2b Delaftale 2c Delaftale 3a Delaftale 3b Delaftale 4a Delaftale 4b Værktøj, isenkram og øvrige byggemarkedsprodukter Træ, haveredskaber og øvrige byggematerialer Værktøj, isenkram og øvrige byggemarkedsprodukter * Træ, haveredskaber og øvrige byggematerialer Møbeltræ til videreforarbejdning Værktøj, isenkram og øvrige byggemarkedsprodukter ** Træ, haveredskaber og øvrige byggematerialer Værktøj, isenkram og øvrige byggemarkedsprodukter Træ, haveredskaber og øvrige byggematerialer Billund Kommune Billund Kommune Ringkøbing-Skjern Kommune Ringkøbing-Skjern Kommune Ringkøbing-Skjern Kommune Varde Kommune Varde Kommune Vejen Kommune Vejen Kommune forbrug i kr.: Ca kr. Ca kr. Ca kr. Ca kr. Ca kr. Ca kr. Ca kr. Ca kr. Ca kr. Det samlede forbrug af produkter omfattet af udbuddet udgør på årsbasis cirka danske kr. ekskl. moms (anslået). Der er alene tale om et skøn, som ikke er bindende for udbyder. Indholdet af delaftalerne A og B er angivet i afsnit 3. Kravspecifikation og Bilag 1 Tilbudsliste. Kravspecifikation for de af udbuddet omfattede produkter fremgår af udbudsmaterialets afsnit 3. *Ringkøbing-Skjern har en anden indkøbsaftale på vejsalt. Derfor er denne varegrupper ikke med i aftalen. Ringkøbing-Skjern har en anden indkøbsaftale på arbejdstøj, og vil derfor kun have tilbudt briller, hjelme og høreværn i varegruppen Værnemidler. **Varde Kommune har en anden indkøbsaftale på værnemidler. Derfor er denne varegruppe ikke med i aftalen. 2. Udbudsproceduren 2.1 Udbudsform Udbuddet gennemføres som et offentligt udbud i henhold til Europa-Parlamentets og Rådets direktiv nr. 2014/24/EU af 26. februar 2014 og bekendtgørelse nr. 937 af 16. september 2004 fra Økonomi- og Erhvervsministeriet om samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter. Ved et offentligt udbud kan alle interesserede leverandører afgive tilbud. Vurderingen af de indkomne tilbud sker i to faser: udvælgelsesfasen og tildelingsfasen. Side 5

6 I udvælgelsesfasen foretages en vurdering af den enkelte tilbudsgivers generelle egnethed til at varetage den udbudte opgave. Formålet hermed er at sikre, at konkurrencen om den udbudte opgave kommer til at foregå mellem tilbudsgivere, der er egnede til at varetage opgaven. Egnethedsvurderingen vil ske på baggrund af de efterspurgte oplysninger i afsnit 2.2 Udvælgelseskriterier. I tildelingsfasen foretages en konkret vurdering og evaluering af de indkomne tilbud og på baggrund heraf besluttes det, hvilken tilbudsgiver der skal have tildelt kontrakten. Tildelingen vil ske på baggrund af de angivne tildelingskriterier i afsnit 2.3 Tildelingskriterium. Når afgørelse foreligger, vil alle tilbudsgivere blive skriftligt underrettet om tildelingsbeslutningen, jf. Lov nr. 492 af 12. maj Der vil endvidere ske offentliggørelse i Den Europæiske Unions Tidende i henhold til de gældende regler for offentliggørelse af indgåede kontrakter. Det præciseres, at i henhold til Lov nr. 492 af 12. maj 2010, må udbyder tidligst underskrive kontrakten efter ophør af stand-still perioden, som er 10 kalenderdage. 2.2 Udvælgelseskriterier Udvælgelse af egnede tilbudsgivere vil ske på baggrund af en konkret vurdering af tilbudsgiverens personlige forhold samt tilbudsgiverens økonomiske, finansielle, faglige og tekniske forhold. De efterspurgte oplysninger skal indsendes for tilbudsgiver samt eventuelle påtænkt anvendte underleverandører. Hvis flere tilbudsgivere byder i fællesskab, hæfter disse solidarisk i forhold til udbyder. Det skal af tilbuddet fremgå, med hvilken tilbudsgiver udbyder kan føre afklarende drøftelser med bindende virkning for de(n) øvrige tilbudsgiver(e). Ved sammenslutninger af tilbudsgivere (konsortium) skal oplysningerne nedenfor gives for hver deltager i konsortiet. Dokumentationen (udvælgelseskriterierne) anvendes til vurdering af tilbudsgivers/virksomhedens egnethed til at løfte den udbudte opgave. Hvis den medsendte dokumentation sår berettiget tvivl om tilbudsgivers egnethed til at løfte opgaven, forbeholder udbyder sig ret til at afvise tilbudsgiver. Manglende fremsendelse af nedenstående oplysninger og dokumentation kan medføre, at tilbuddet afvises som værende ikke-konditionsmæssigt. Personlige forhold: 1. Udfyldt og underskrevet tro og love erklæring om begrænsning af skyldneres muligheder for at deltage i offentlige udbudsforretninger mv. Dette skal ske ved udfyldelse af formularen i bilag 2. Denne skal underskrives og vedlægges tilbuddet. Økonomisk og finansiel kapacitet: 1. I muligt omfang dvs. afhængigt af hvornår tilbudsgiver blev etableret, vedlægges erklæring om virksomhedens omsætning, resultat efter skat (dkr.), egenkapital og soliditetsgrad for de seneste 3 offentliggjorte regnskabsår. Oplysningerne gives i bilag 3 Økonomisk og finansiel kapacitet, som vedlægges tilbuddet. Side 6

7 For nystartede virksomheder, der endnu ikke har aflagt 3 årsregnskaber oplyses tidspunktet for virksomhedens etablering Såfremt der er sket væsentlige ændringer i tilbudsgivers økonomiske situation, skal der vedlægges en redegørelse om hvorfor og på hvilken måde der er sket ændringer. Teknisk kapacitet: 1. Referenceliste over de betydeligste sammenlignelige leveringer der er udført i løbet af de sidste tre år, med beskrivelse af leverancerne og angivelse af kontaktpersoner. Ordregiver forbeholder sig ret til at efterprøve rigtigheden af de indsendte oplysninger. Oplysningerne gives i bilag 4 Teknisk kapacitet, som vedlægges tilbuddet. 2.3 Tildelingskriterium Rammekontrakten vil blive tildelt de tilbudsgivere, der afgiver det økonomisk mest fordelagtige tilbud for Sydjysk Kommuneindkøb. Ved bedømmelsen af prisen, vil der blive lagt vægt på de af tilbudsgiver oplyste priser som skal være afgivet i danske kr. ekskl. moms, og inklusiv alle øvrige udgifter. Priserne vil samlet blive evalueret ud fra det fremsendte tilbud. Tilbud skal afgives ved udfyldning af relevante felter i Bilag 1 Tilbudsliste. Underkriterium Pris: Tilbud skal afgives i danske kr. ekskl. moms, men inklusiv alle tillæg, afgifter og gebyrer. Vægtning 60 % Tilbud skal afgives ved udfyldning af relevante felter på Bilag 1 - Tilbudslisten. Priserne skal oplyses med udgangspunkt i tilbudsgivers offentlige tilgængelige priser (listepriser), ekskl. moms, samt oplysning om procentsats for rabat. Tilbudsgiver bedes således oplyse, hvilken fast rabatsats der kan tilbydes på produkter inden for de forskellige produktkategorier. Den tilbudte rabatsats skal være ens for alle produkter inden for samme kategori. F.eks. hvis der i produktkategorien El-værktøj angives en nettopris med udgangspunkt i 25% rabat på gældende listepris, skal den tilbudte rabatsats på 25% også være gældende for de øvrige produkter på tilbudsgivers prisliste indenfor produktkategorien Elværktøj. Rabatsatserne skal ydes på alle varer, undtaget kampagnevarer m.fl. hvor prisen er lavere end ordregivers pris. Ordregiver skal altid tilbydes de til enhver tid laveste priser. De på tilbudslisten oplyste priser vil blive vurderet samlet, på baggrund af de på tilbudslisten anførte mængder. Side 7

8 Ordregiver vil have behov for at indkøbe andre produkter indenfor de udbudte delområder end de på tilbudslisterne anførte produkter og produktkategorier. Øvrige produkter afregnes til tilbudsgivers gældende listepris på produkterne minus en fast rabatsats som angives på tilbudslisten under Øvrige produkter. Også her gælder at kampagnevarer kan undtages rabatsatsen. Tilbudt rabatsats på øvrige produkter vil ikke indgå i tilbudsvurderingen. Tilbudsgiver skal vedlægge deres officielle vejledende prisliste på de varer, der naturligt hører under de udbudte varegrupper jf. bilag 1. Sortimentsbredde: Der vil blive lagt vægt på, at tilbudsgiver har et bredt sortiment af forskellige mærker samt et bredt udvalg af materialer. 40 % Vurdering af tilbudsgivers sortiment sker på baggrund af tilbudsgivers supplerende sortiment indenfor hver af varegrupperne. Det vurderes ligeledes i hvor høj grad det opfylder udbyderes behov for et bredt sortiment. Det oplyste supplerende sortiment skal udfyldes i bilag 1 - tilbudslisten, efter definitionen i bilag 1 vejledning til udfyldelse af tilbudslisten. Det oplyste supplerende sortiment i hver varegruppe skal stemme overens med oplysninger i tilbudsgivers officielle vejledende prisliste. Tilbudsgiver skal medsende en liste over tilbudsgivers øvrige sortiment inden for hver varekategori. 2.4 Formkrav Udbuddet afvikles via Mercell, der er en elektronisk udbudsportal. Al kommunikation med ordregiver skal ligeledes foregå via Mercell. (Se yderligere under pkt. 2.7 Spørgsmål til udbudsmaterialet) Alle dokumenter i tilbuddet til udbyder skal uploades og sendes gennem Mercell inden tilbudsfristen udløber og er omkostningsfrit for tilbudsgiver. Spørgsmål omkring funktionaliteten i systemet sendes til support.dk@mercell.com eller ring på tlf Bilag 1 Tilbudsliste skal udfyldes i uændret form og skal forblive kompatibelt med Microsoft Excel. Øvrigt tilbudsmateriale accepteres i Microsoft Word og PDF format. Alle forhold i udbudsmaterialet skal være indregnet i tilbuddet. Det er vigtigt, at tilbudsgiver forholder sig til alle punkter i udbudsmaterialet, da vurderingen vil blive foretaget på grundlag af dette. 2.5 Sprog Tilbud samt al kommunikation i udbuds- og kontraktperioden skal være på dansk. Dog kan bilagsmateriale af generel karakter tillige være på svensk, tysk, norsk eller engelsk. Hvis udbyder anmoder om det, skal tilbudsgiver sørge for oversættelse af bilagsmateriale til dansk. Oversættelsen skal i givet fald ske for tilbudsgiver regning. 2.6 Ejendomsret Tilbudsmaterialet med tilhørende bilag betragtes som udbyders ejendom og vil ikke blive returneret eller udleveret. Side 8

9 Der ydes ikke godtgørelse for afgivelse af tilbud herunder udarbejdelse af tilbudsmateriale, fremsendelse af vareprøver m.m. 2.7 Spørgsmål til udbudsmaterialet Alle henvendelser og spørgsmål vedrørende udbuddet skal være skriftlige og sendes via Mercell. Spørgsmålene skal være udbyder i hænde senest den xx.xx.xxxx, kl Alle spørgsmål og besvarelser vil i anonymiseret form blive offentliggjort i Mercell. Spørgsmål fremsendt inden ovenstående tidsfrist kan påregnes besvaret. Spørgsmål, der fremsendes efter denne frist, vil blive besvaret, hvis det er muligt at besvare dem senest 6 dage inden tilbudsfristens udløb. 2.8 Tilbudsfrist Alle dokumenter i tilbuddet til udbyder, skal uploades til Mercell inden tilbudsfristens udløb, og er omkostningsfrit for tilbudsgivere. Tilbud modtaget på andre måder end gennem Mercell vil ikke blive taget med i vurderingen. Tilbuddet skal være udbyder i hænde senest den xx.xx.xxxx, kl Åbning af de indkomne tilbud Der vil ikke være adgang til at overvære åbningen af tilbuddene Vedståelsesfrist for tilbud Tilbuddet skal være gældende indtil 3 måneder efter tilbudsfristens udløb. I tilfælde af klage til Klagenævnet for Udbud, forlænges vedståelsesfristen med længden af Klagenævnets afgørelse vedrørende opsættende virkning max. 30 dage. Vedståelsesfristen for alle øvrige tilbudsgivere skal være gældende i 3 måneder fra tilbudsfristen Aftalegrundlag Aftale om levering af de af udbuddet omfattede produkter indgås på grundlag af vedlagte rammekontrakt. Rammekontrakten fastlægger de forpligtelser og rettigheder, der vil være gældende mellem kontraktparterne i forbindelse med opfyldelse af rammekontrakten. Fravalgte tilbudsgivere anmodes om ikke at foretage opsøgende salg ved udbyder i den udbudte kontraktperiode Alternative bud Der kan ikke afgives alternative bud Vareprøver Ordregiver forbeholder sig ret til i begrænset omfang at rekvirere vareprøver på tilbudslistens produkter, med henblik på at efterprøve om produkterne opfylder udbudsmaterialets krav. Vareprøverne skal i givet fald fremsendes til Billund Kommune, Indkøbsfunktionen, Jorden Rundt 1, 7200 Grindsted. Der indhentes ikke vareprøver for ukonditionsmæssige tilbud. Hvis der er flere størrelser af samme type produkt, medsendes kun én størrelse Afprøvning Ordregiver forbeholder sig retten til at afprøve de tilbudte produkter på et eller flere af ordregivers brugssteder i perioden fra modtagelse af tilbuddene til beslutning om leverandørvalg er truffet. Side 9

10 Ordregiver forbeholder sig ret til efterfølgende at indkalde flere vareprøver, hvis det er nødvendigt for processen. Ordregiver afholder udgifterne til en eventuel afprøvning. Der vil alene blive afregnet for anvendte produkter i afprøvningsperioden og således ikke for antal bestilte produkter. Eventuelle overskydende produkter vil blive returneret til tilbudsgiver for ordregivers regning. Afregningen for de afprøvede/anvendte produkter vil ske til den af tilbudsgiver i dette udbud tilbudte pris eller en af ordregiver skønsmæssig sat markedspris. Eventuelle ubrugte produkter sendes retur, medmindre tilbudsgiver giver afkald herpå. Såfremt brugergruppen før eller under afprøvning af et produkt vurderer, at det ikke er fagligt forsvarligt at anvende, forbeholder ordregiver sig ret til ikke at iværksætte afprøvning eller at afbryde afprøvningen tidligere end aftalt. Såfremt det ved afprøvningen konstateres, at de tilbudte produkter ikke lever op til udbudsmaterialets krav, vil tilbuddet være ikke-konditionsmæssigt og vil således ikke kunne tages i betragtning. I tilfælde af aftaleindgåelse skal ordregiver have mulighed for i mindre omfang at rekvirere vareprøver i løbet af aftaleperioden. Vareprøverne skal stilles gratis til rådighed for ordregiver, og afprøvningen sker for leverandørens risiko. Ved rekvirering af vareprøver forpligter ordregiver sig til at returnere vareprøverne til leverandøren senest 1 uge efter, at vareprøverne er modtaget. Ordregiver afholder alle udgifter til returnering af vareprøverne Udbyders forbehold De anførte volumen og beløb er cirkatal, der har baggrund i statistiske oplysninger fra tidligere regnskabsperiode. Den skønnede omsætning er under forbehold af kommunalbestyrelsens fortsatte bevilling til det pågældende område i kontraktperioden. Ligeledes tages der forbehold for ændringer i antallet af leveringssteder og leveringsadresser, fx som følge af beslutninger om udlicitering, omstruktureringer eller kapacitetstilpasninger. I den udstrækning at indkøb af byggematerialer og værktøj er en del af en bygge- og anlægsopgave, forbeholder udbyder sig ret til at udbyde dette som en selvstændig opgave eller som en del af den samlede bygge- og anlægsopgave. I givet fald er den pågældende anskaffelse ikke omfattet af de kontrakter, som indgås på baggrund af nærværende udbud. I forbindelse med forberedelsen af nærværende udbud har udbyder undersøgt, om der forekommer lokalt indgåede aftaler med andre leverandører. Hvis der indgås obligatoriske aftaler, vil eventuelle lokale aftaler, som på trods af det forberedende arbejde ikke er identificeret endnu, blive søgt afviklet i et samarbejde mellem udbyder og de valgte leverandører på området. Ordregiver forbeholder sig retten til at prøve markedet af i forhold til nye innovative produkter. Dette betyder at ordregiver ikke forpligter sig til at købe disse nye innovative produkter hos tilbudsgiver, såfremt en anden leverandør er bedre og billigere. Det er vigtigt for ordregiver at sikre innovative og nyskabende produkter i sortimentet. Ordregiver forbeholder sig retten til at købe udenfor aftale, såfremt produkterne ikke leveres rettidigt, er i restordre, eller ikke lever op til ordregivers fastsatte kvalitetskrav. Side 10

11 2.16 Tilbudsgivers forbehold Eventuelle forbehold skal udtrykkeligt fremgå af tilbuddet. Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder i udbudsmaterialet afklaret ved at stille spørgsmål til udbudsmaterialet, jf. afsnit 2.7 Spørgsmål til udbudsmaterialet, således at forbehold i videst muligt omfang kan undgås. Det præciseres, at forbehold for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet samt rammekontrakten, vil medføre, at udbyder har pligt til at se bort fra tilbuddet. Ved forbehold, der vedrører ikke grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, har udbyder ret til at se bort fra tilbuddet eller alternativt søge forbeholdet prissat, i det omfang det skønnes muligt. Hvis et forbehold af økonomisk værdi ikke kan prissættes, har udbyder pligt til at se bort fra tilbuddet. Tilbudsgiver bør derfor nøje overveje, om tilbuddet skal indeholde forbehold til udbudsmaterialet, idet ethvert forbehold indebærer en risiko for, at udbyder er berettiget og/eller forpligtet til ikke at lade tilbuddet indgå i tilbudsvurderingen. Faglige forbehold, såsom standard brancheforbehold, vil blive behandlet som ethvert andet forbehold. Side 11

12 3. Kravspecifikation Alle nedenstående krav skal opfyldes. Tilbudsgiver bedes tilkendegive opfyldelsen af samtlige krav i fremsendt tilbud. I modsat fald vil udbyder have pligt til at afvise tilbuddet som værende ikke-konditionsmæssigt. 3.1 Indledning Udbuddet omfatter de produktkategorier der er opstillet i bilag 1, tilbudsliste. Udbuddet omfatter ikke: Køb og leje af større entreprenørværktøj og maskiner Kraftigt motorværktøj med høj effekt Specialværktøj, som anvendes i forbindelse med vej- og kloakvedligeholdelse Sløjdværktøj og træ Maling, pensler mv. til hobby-, undervisnings- og beskæftigelsesbrug Maling i forbindelse med professionelt udført malerarbejde, hvor maleren har eget maling med. Det samme gælder for andre eksterne håndværkere, der medbringer eget materiel Specialforarbejdet tømmer i lærk, eg, gran, fyr eller robinia Arbejdstøj Salt til vintervedligeholdelse af kommunale veje Skafor godkendte og system låse Alle tilbudte produkter der bydes ind med skal være af god kvalitet og overholde gældende standarder, direktiver, love og bekendtgørelser og andre myndighedskrav i øvrigt herunder. Dokumentation for dette skal fremsendes til udbyder på forlangende. Det er et krav at samtlige tilbudte produkter samt eventuelle nye produkter der måtte komme til i aftaleperioden, er i overensstemmelse med ovenstående. 3.2 Delområderne 1a, 2a, 3a og 4a Værktøj, isenkram og øvrige byggemarkedsprodukter Tilbudsgiver skal både kunne servicere ordregivers institutioner og tekniske afdelinger dvs. tilbudsgiver skal kunne levere værktøj, arbejdsredskaber og øvrige byggemarkedsprodukter til almindelig daglig brug samt professionelt brug. Almindelig brug = Værktøj, arbejdsredskaber og øvrige byggemarkedsprodukter som bruges indimellem og skal kunne klare mindre slidtage. Anvendes primært af pedeller og service medarbejdere i ordregivers institutioner og administrationsbygninger. Professionelt brug = Værktøj, arbejdsredskaber og øvrige byggemarkedsprodukter som bruges ofte og skal kunne klare hård slidtage. Anvendes primært af tekniske afdelinger i forbindelse større udendørs og indendørs vedligeholdelsesprojekter Brugsanvisninger og betjeningsvejledning El-værktøj og værktøjsmaskiner skal altid leveres med tilhørende brugsanvisning i papirform. Brugsanvisninger skal være på dansk og skal indeholde information om betjening, brug og vedligeholdelse. Tilbudsgiver skal kunne instruere ordregivers ansatte i korrekt brug af de maskiner, som er omfattet af den indgåede aftale. Instruktionen skal ske uden beregning i byggemarkedet. Side 12

13 3.2.2 Opstilling af opbevaring Tilbudsgiver skal på ordregivers anmodning stille skabe op til opbevaring af de mest brugt varer. Skabene skal placeres i samarbejde med bestilleren på den pågældende institution. Opstilling skal ske til den i tilbudslisten fastsatte pris. Opstilling af opbevaring er relevant for følgende varekategorier: Befæstelse Elværktøj Tilbehør til elværktøj Håndværktøj Kemi, maling og spartel Malerredskaber Værnemidler Låse og nøgler 3.3 Delområde 1b, 2b, 3b og 4b Træ, haveredskaber og øvrige byggematerialer I det følgende forstås træ som både massivt træ og alle øvrige produkter omfattet af delområderne, hvori træfibre indgår. Træ samt øvrige byggematerialer skal overholde de til enhver tid gældende regler og standarder for træ og byggematerialer. Træ skal være lovligt træ. Leverandøren skal på forlangende kunne dokumentere, at dette krav er opfyldt, fx i form af sporbarhedscertifikater på det leverede træ. Tilbudsgiver skal kunne tilbyde opskæring, høvling og anden forarbejdning af træet inden levering. 3.4 Delområde 2c Møbeltræ til videreforarbejdning ved Skjern Industri-Service i Ringkøbing-Skjern Kommune Alt møbeltræ i denne delaftale skal være nordskandinavisk fyrretræ, savfalden sorteret, med minimums kvalitet som illustreret i bilag 7. Knasterne i træet skal være i overensstemmelse med illustrationen i bilag 7 fig. 1 og 2. Træet skal være ovntørret 12 % +/- 2% Der må ikke forekomme revner i knaster eller den øvrige del af træet Emnerne skal være retviklede. (bilag 7 - fig. 10) Emnerne må ikke være bumkantede Der må ikke være forekomst af blåsplint i emnerne Kastning må ikke forekomme (Bilag 7 Fig. 3 og 4) På ingen af emnerne må der forefindes marv. Marvforekomst må maksimalt være 200 mm længde Stolperne skal være monolitskåret og marvfri (bilag 7 fig. 11) Alle emnerne skal have en ensartet nul-linje (bilag 7 Fig. 8 & 9). Det betyder, at alle brædder der er savet forkert forskudt eller hvis der er sket et vrid, ikke kan accepteres. Der accepteres en naturlig variation i nul-linjen Levering: Leveringstiden må maximalt være 30 dage fra ordredato for denne delaftale 2c Møbeltræ til videreforarbejdning ved Skjern Industri-Service. Side 13

14 Levering skal ske: Mandag - Torsdag Fredag Al levering skal ske på adressen: Svinget Skjern Pakkerne med emnerne skal være længdepakkede, forseglede med plastik på top, ender og sider Kvalitetssikring SIS vil forbeholde sig ret til at kontrollere kvaliteten af træet. Kontrollen foregår efter høvling og længdekapning, da SIS medarbejdere ikke kan tage stilling til kvaliteten som råtræ Reklamationsret Reklamationsretten skal være gældende i 12 mdr. fra leveringsdato Bod Ved en spildprocent på over 8 %, skal leverandøren kreditere det der overskrider denne procentsats. Spildprocenten bliver beregnet ud fra mængden af kasseret træ, som bliver frasorteret under produktionen. 3.5 Udleveringssted Der stilles intet krav om udleveringssteder indenfor kommunegrænserne for de enkelte delaftaler. 3.6 Produktsortiment Tilbudsgiver bedes oplyse, hvilken fast rabatsats der kan tilbydes produkter inden for delområde A og B s produktkategorier (bilag 1 - Tilbudsliste). Den tilbudte rabatsats skal være ens for alle produkter inden for samme varegruppe. Ordregiver vil i mindre omfang have behov for at indkøbe andre produkter inden for de udbudte delområder end de på tilbudslisterne (bilag 1 - Tilbudsliste) anførte produkter. Øvrige produkter afregnes til tilbudsgivers listepris på produkterne minus en fast rabatsats som angives i bilag 1 Tilbudslisten, under den pågældende varegruppe. Nye varer som tilbudsgiver tager ind i sit sortiment i løbet af kontraktperioden, vil ligeledes skulle afregnes til listeprisen minus den faste rabatsats der er gældende for den pågældende varegruppe. 3.7 Emballage Alle leverede produkter skal være forsvarligt emballeret. Alle produkter, som leveres til udendørs plads, skal være afdækket, således at produkterne er beskyttet mod vind og vejr. Dette skal ske uden omkostninger for ordregiver. 3.8 Garanti Tilbudsgiver garanterer at de leverede produkter er i overensstemmelse med de tilbudte. Tilbudsgiver garanterer at kvaliteten af de tilbudte produkter er ensartet over hele kontraktperioden. Produkter der kvalitetsmæssigt ikke er i orden tages omgående retur uden omkostning for ordregiver. Side 14

15 3.9 Handel i byggemarked Ordregiver vil som udgangspunkt ikke handle i tilbudsgivers byggemarked. Såfremt tilbudsgiver har en butik i nærområdet, kan handel i denne dog forekomme Rådgivning, service og samarbejde Sydjysk Kommuneindkøb lægger vægt på, at tilbudsgiver kan tilbyde en god service i form af rådgivning og samarbejde med brugerne. Tilbudsgiver skal derfor have fagspecifik uddannet personale, der kan tilbyde ordregiver rådgivning såfremt der måtte opstå et behov herfor. Tilbudsgiver skal yde personlig rådgivning ved fremmøde på ordregivers adresse, såfremt ordregiver ønsker dette. Det kan aftales, at ordregiver kommer til tilbudsgivers adresse i stedet, såfremt dette måtte være hensigtsmæssigt. Side 15

16 Rammekontrakt Nærværende rammekontrakt er en integreret del af det samlede udbudsmateriale. Rammekontrakten skal ikke udfyldes af tilbudsgiver. Rammekontrakten udfyldes af udbyder i tilfælde af en aftaleindgåelse. Rammekontrakt vedr. Levering af byggematerialer og værktøj 1 Parterne Nærværende rammeaftale er indgået mellem Ordregiver Ordregivers navn Evt. afdeling Adresse Postnr. og By Kontraktansvarlig: Direkte tlf. nr. Mobil nr.: Mail: I det følgende kaldet ordregiver Kontrakthaver Firmanavn Adresse Postnr. og By CVR reg. nr. Kontraktansvarlig: Direkte tlf.nr. Mobil nr.: Mail: I det følgende kaldet kontrakthaver 2 Kontraktgrundlag Nærværende kontrakt er indgået efter afholdt udbud i overensstemmelse med EU's udbudsregler, jf. Europa-Parlamentets og Rådets direktiv nr.2004/18/ef af 31. marts 2004 og bekendtgørelse nr. 937 af 16. september 2004 fra Økonomi- og Erhvervsministeriet om samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter. Kontrakten beskriver ordregivers og kontrakthavers forpligtigelser og rettigheder. Kontraktgrundlaget består i prioriteret rækkefølge af: A. Rammekontrakt mellem kontrakthaver og ordregiver B. Udbudsmateriale med bilag fra ordregiver af dd.mm.åååå C. Eventuelle spørgsmål og svar og evt. referat fra spørgemøde D. Kontrakthavers tilbud af dd.mm.åååå. Kontrakthaver forpligter sig ved nærværende kontrakt til at levere de i kontrakten nævnte produkter på de beskrevne vilkår og til de anførte priser. Kontrakthaver er orienteret om, at ordregiver har indgået rammeaftaler med andre leverandører. 3 Rammekontraktens omfang Levering af byggematerialer og værktøj til den i 1 Parterne nævnte ordregiver. Leverancens omfang bestemmes af de ordrer, som ordregiver løbende afgiver. Side 16

17 4 Kontraktperiode Kontrakten er gældende fra den dd.mm.åååå og er uopsigelig for begge parter indtil den dd.mm.åååå, jf. dog afsnit om Misligholdelse. Ordregiver kan forlænge kontrakten i op til indsæt det relevante antal måneder. Udnyttelse af option sker i givet fald på uændrede kontraktvilkår. Meddelelse herom skal gives til kontrakthaver senest X måneder før kontraktens udløb, i modsat fald ophører kontrakten uden særskilt opsigelse. Ved udløbet af den oprindelige kontraktperiode eller eventuelle optionsperioder ophører kontrakten uden yderligere varsel. 5 Bestilling af varer Varebestillinger skal kunne afgives pr. , telefon, e-handel samt ved konsulentbistand. Relevant personale hos kontrakthaver skal orienteres om kontraktgrundlaget, således at det sikres, at ordregiver kun tilbydes varer, som er omfattet af kontrakten, medmindre andet er skriftligt aftalt med Indkøbskontoret. Kontrakthaver er forpligtet til at søge forbruget placeret på tilbudslistens prismæssigt fordelagtige varer. Kontrakthaver skal kunne redegøre herfor på anmodning fra ordregiver. 6 E-handel Ordregiver er overgået til e-handel på det udbudte område. Elektronisk samhandel ved brug af ordregivers e-handelssystem dvs. elektronisk ordreafgivelse, elektronisk ordrebekræftelse, elektronisk fakturering, elektronisk betaling samt den hertil knyttede elektroniske udveksling af data er således et ufravigeligt kontraktvilkår ved indgåelse af nærværende kontrakt. I forbindelse med aftaleindgåelsen vil ordregiver i samarbejde med kontrakthaver definere, hvilke aftaleprodukter, der skal indgå i e-kataloget. De nærmere praktiske procedurer samt vejledninger vil tilgå kontrakthaver i forbindelse hermed. Herefter skal kontrakthaver udarbejde et elektronisk vare- og priskatalog til ordregivers e-handelssystem med de aftalte produkter samt varebeskrivelser, billeder og informationer om produkterne i øvrigt, således at kataloget er godkendt og tilgængeligt i systemet X antal måneder før aftalens ikrafttræden. Et godkendt e-katalog i ordregivers e-handelssystem er en forudsætning for aftalens ikrafttræden. Indtil kontrakthaver er i stand til at levere et godkendt e-katalog til ordregivers e- handelssystem, forbeholder ordregiver sig ret til at foretage dækningskøb til anden side. Uanset hvorledes ordrer er afgivet, skal fakturaer fremsendes elektronisk i det fællesoffentlige format OIOUBL. For så vidt angår ordrer afgivet via ordregivers e-handelssystem, så skal den elektroniske faktura fremsendes således, at denne kan modtages direkte heri, hvilket muliggør efterfølgende automatisk kontrol, bogføring og betaling. Der henvises i øvrigt til 13 Fakturering. Ordregiver anvender pt. KMD POUS Indkøb, indsæt navnene på de e-handelssystemer der bruges som e-handelssystem. Ændringer i priser og/eller sortiment i kontraktperioden kan tidligst træde i kraft, når kontrakthaver har fremsendt et opdateret e-katalog til ordregiver, og e-kataloget er godkendt og gjort tilgængeligt i ordregivers e-handelssystem. Der henvises i øvrigt til 11 Prisregulering. Side 17

18 På findes endvidere aktuelle oplysninger om fremsendelse af elektroniske fakturaer til offentlige myndigheder. 7 Levering og leveringsbetingelser Kontrakthavers almindelige salgs- og leveringsbetingelser finder ikke anvendelse i forhold til leverancer foretaget i henhold til nærværende kontrakt. Leveringsbetingelsen er frit leveret til den adresse, der angives af bestilleren på anvist sted. Varer skal afleveres på den af ordregiver anviste plads. Der kan ikke forventes hjælp fra leveringsstedets personale ved levering. Dag til dag levering ved bestilling inden kl. 14 Der accepteres ikke krav om minimums ordrestørrelse eller gebyr af nogen art. Udbyder er meget opmærksom på at samle ordrerne. Leverandøren skal hurtigst muligt oplyse, hvis der er forsinkelse i leverancen eller varen ikke kan leveres Der skal være mulighed for dellevering, hvis hele ordren ikke kan leveres. Leverandøren skal være proaktive med at tilbyde et erstatningsprodukt må dog kun leveres med forudgående aftale. Yderligere skal det være muligt at afbestille restordren Hvis ikke leverandøren kan leverer de bestilte varer, som indgår i leverandørens normale sortiment, indenfor rimelig tid, skal der være mulighed for at skaffe varerne hjem fra en anden leverandør, leverandøren skal være behjælpelig med skaffe varen Der skal være mulighed for levering i anbrud uden ekstra beregning 8 Følgeseddel Leverancerne skal ledsages af en følgeseddel, der for hver pakning nøjagtigt angiver den aftalte leveringsadresse, herunder navnet på rekvirenten, dato, antal, varetype, varenummer, stykpris, totalsum, evt. cpr.nummer, samt evt. restordrer. 9 Returvarer Ved fejlbestillinger har ordregiver 30 dages retur-/ombytningsret. Returnering/ombytning sker for ordregivers regning og forudsætter, at produkterne og emballagen er intakt. Ved fejlleveringer har kontrakthaver 30 dages retur-/ombytningsret. Returnering/ombytning sker på foranledning af og for leverandørens regning og forudsætter, at produkterne og emballagen er intakt. Ved returnering af produkter skal kontrakthaver hurtigst muligt sende en kreditnota på det fakturerede beløb til rekvirenten. 10 Priser Ordregiver køber ind hos Kontrakthaver til de i tilbuddet fastsatte priser, fratrukket den tilbudte rabatsats. Ved lejlighedsvise tilbuds- og kampagnepriser som er lavere end listeprisen, fratrukket rabat, er det tilbuds-/kampagneprisen der er gældende. 11 Prisregulering Priserne på hele kontrakthavers sortiment skal være faste i 1 år efter kontraktindgåelse. Priserne kan i løbet af det første år justeres ned ad, men ikke op. Herefter kan der ske dokumenterede prisreguleringer årligt. Første prisregulering kan ske med virkning fra den dd.mm.åååå, og prisreguleringen kan maksimalt svare til udviklingen i nettoprisindekset på baggrund af indeksets fremskrivning mm.åååå. til mm.åååå. Ved lejlighedsvise tilbuds- og kampagnepriser, som er lavere end de i Kontrakthavers tilbud Side 18

19 angivne priser, skal det sikres, at produkterne tilbydes de indkøbende enheder til laveste priser. 12 Ændring af produktsortiment Såfremt ændringer i lovgivningen og/eller myndighedskrav medfører, at der skal foretages korrektioner/ændringer i produkternes sammensætning, er kontrakthaver pligtig til omgående at informere ordregiver herom samt omgående at ændre produkterne som påkrævet. Såfremt kontrakthaver ved produktudvikling, eller på anden måde, substituerer tilbudte produkter med nye produkter, som kvalitetsmæssigt svarer til produkterne i kontraktens nettosortiment, skal kontrakthaver efter aftale med ordregiver tilbyde ordregivers institutioner mv. disse produkter. Ordregiver medvirker gerne ved afprøvning af nye produkter, i det omfang disse i alle led lever op til kontraktens minimumsbetingelser. 13 Fakturering Faktura skal gebyrfrit fremsendes elektronisk, jf. LBK nr. 798 af 28. juni 2007 om offentlige betalinger mv. Elektronisk faktura skal udarbejdes i det fællesoffentlige format OIOUBL. Faktura fremsendes til det af ordregiver oplyste EAN NUMMER. Fakturaen skal indeholde: Udstedelsesdato (fakturadato) Fakturanummer (Nummer der kan identificere fakturaen) CVR/SE-nummer Navn og adresse Nettopris pr. enhed eksklusiv moms men incl. evt. afgifter Ordregivers rekvirent Rekvisitionsnummer Ordregiver er berettiget til at udskyde betalingen, hvis faktura ikke modtages elektronisk, eller hvis ovenstående oplysninger mangler. CVR/SE-nummer: CVR/SE-nummeret som fakturaen afsendes fra, skal være i fuld overensstemmelse med det CVR/SE-nummer, som er opgivet i kontrakthavers tilbud, og som fremgår af kontrakten. Priser: Fakturapriser skal være nettopriser, som er fuldstændig identiske med de priser, som er aftalt i kontrakten, og som fremgår af kontrakthavers e-katalog. (Dvs. ingen afgifter som ikke er indregnet i nettopriserne, fx emballageafgift mv.). Bestillingsenhed: Enhederne skal være genkendelige i forhold til bestillingsenhed. Der skal i prisenheden anføres pakningsstørrelsen, så prisen kan kontrolleres på laveste enhedsniveau. Mængde: Den fakturerede mængde skal angives således, at der er fuld overensstemmelse med antallet af bestilte enheder. Entydige varelinjer: Leverandør må ikke indsætte ekstra varelinjer, så som afgifter, tillæg eller fradrag/rabatter. Er der, jf. kontrakten, tale om afgiftsbelagte varer skal disse specificeres i særligt indhold, jf. OIOUBL formatet. Hvis der er tillæg eller fradrag, jf. kontrakten, Side 19

20 skal disse specificeres i særligt indhold, jf. OIOUBL formatet. Der kan kun tilføjes gebyr i det omfang, at dette fremgår af kontrakten. Specifikt for fakturering af bestillinger foretaget i ordregivers e-handelssystem: For at sikre en fuldstændig overensstemmelse mellem e-ordre og e-faktura med henblik på, at der kan ske en automatisk bogføring, skal kontrakthaver efterkomme følgende punkter: CVR/SE-nummer: Det CVR/SE-nummer, som fakturaen afsendes fra, skal være i fuld overensstemmelse med det CVR/SE-nummer, som er opgivet i kontrakthavers tilbud, og som fremgår af kontrakten. Alle ordrer skal faktureres enkeltvis. Dvs. der må ikke blandes varelinjer fra forskellige ordrer sammen på den samme faktura. Priser: Fakturapriser skal være nettopriser, som er fuldstændig identiske med de priser, som er aftalt i kontrakten, og som fremgår af kontrakthavers e-katalog. (Dvs. ingen rabatter, ingen afgifter som ikke er indregnet i nettopriserne, fx emballageafgift mv.). Bestillingsenheder: Afregningsenheden skal være i fuld overensstemmelse med den bestillingsenhed, som fremgår af kontrakten og kontrakthavers e-katalog. Mængde: Den fakturerede mængde skal angives således, at der er fuld overensstemmelse med antallet af bestilte enheder. Dvs. ikke som bestillingsmængden i alt. Varenummer: De fakturerede varenumre skal være fuldstændig identiske med de varenumre, der er aftalt i kontrakten, og som fremgår af kontrakthavers e-katalog. Entydige varelinier: Kontrakthaver må ikke indsætte ekstra varelinier med ekstra oplysninger, idet de vil fremkalde en afvigelse i fakturamatchet. Der henvises i øvrigt til 6 E-handel. 14 Betaling Betalingsbetingelse 30 dage fra modtagelse af korrekt faktura. 15 Bonus, gebyrer mv. Omsætningen som følge af denne kontrakt med ordregiver må ikke blive genstand for udbetaling af bonus, gebyr, rabatandel eller anden form for godtgørelse til tredjemand. 16 Offentlige påbud Kontrakthaver er forpligtet til at overholde alle direktiver, love, bekendtgørelser, myndighedskrav og regler/påbud gældende for en tilbudt vare såvel på tidspunktet for indgåelse af kontrakten som i kontraktperioden. Sker der i kontraktperioden ændringer i offentlige påbud, der på væsentlige områder ændrer den udbudte opgave, vil parterne kunne anvende reglerne i 28 Lovvalg og afgørelse af tvister til at løse eventuelle tvivlsspørgsmål. Overtrædelser af offentlige påbud vil blive betragtet som væsentlig misligholdelse. 17 Miljø Kontrakthaver garanterer, at alt hvad der bliver leveret under nærværende kontrakt opfylder de til en hver tid gældende miljøregler, -love, -bekendtgørelser, EU-direktiver mv. På forlangende skal kontrakthaver fremsende dokumentation for produkternes miljømæssige egenskaber, således at ordregiver kan foretage en miljøvurdering af produktet. Kontrakthavers udgifter i den forbindelse er ordregiver uvedkommende. Side 20