Appendiks 1 Ydelsesbeskrivelse

Transkript

1 Appendiks 1 Ydelsesbeskrivelse Skovbakkeskolen som OPS - Udbud af teknisk bestillerrådgivning København Langelinie Allé København Ø Danmark Aarhus Frue Kirkeplads Aarhus C Danmark Shanghai, rep. kontor 83 Loushanguan Road Suite 2635, 26/F Shanghai, Kina T F E info@bechbruun.com Advokatfirma CVR-nr

2 2/7 1. Ydelser Den tekniske bestillerrådgiver varetager løbende rådgivning gennem de enkelte faser i forbindelse med OPS-udbuddets gennemførelse samt rådgivning i projekterings- og anlægsfasen. Rådgivningen omfatter alle nødvendige ydelser, der sædvanligvis leveres af den tekniske bestillerrådgiver i forbindelse med gennemførelsen af et OPS-projekt til og med aflevering og ibrugtagning af den nye skole. Projektet opdeles i følgende overordnede faser: Fase 1: Afklaring/forberedelse. Fase 2: Igangsætning/prækvalifikation. Fase 3: Udarbejdelse af dialogmateriale. Fase 4: Dialogfase. Fase 5: Tilbudsfase. Fase 6: Evaluering/kontrahering. Fase 7: Teknisk bestillerrådgivning i projekterings- og anlægsfase. Ydelserne i projektets enkelte faser er nærmere beskrevet nedenfor. Rådgivningen skal i alle faser af projektet og inden for alle ydelsesområder påregnes udført i et tæt samarbejde med kommunens samlede projektorganisation, de øvrige bestillerrådgivere og evt. andre rådgivere, som kommunen måtte ønske at inddrage i projektet. Ydelserne skal, medmindre andet udtrykkeligt fremgår, leveres i overensstemmelse med FRI, DANSKE ARK og Bygherreforeningens Ydelsesbeskrivelse for Bygherrerådgivning, kapitel Fase 1 - Afklaring og forberedelse Som led i afklaringsprocessen udarbejdes et notat, som danner grundlag for udarbejdelsen af såvel dialogmaterialet som igangsætningen af prækvalifikationsfasen.

3 3/7 Notatet drøftes i udkast med styregruppen før fremsendelse af endelig anbefaling. Notatet forventes at indeholde følgende: Beskrivelse af kontraktens forventede omfang og længde (fordele og ulemper ved de enkelte valg). Forventet anlægs- og driftsbudget samt totaløkonomisk beregning af kontraktværdi. Risikomatrix, der efterfølgende danner grundlag for udarbejdelsen af udbudsmaterialet. Udbudsvilkår. Afklaring af foreløbige rammer. Skitsering af den forventede regulering af væsentligste vilkår. Udarbejdelse af notat (beslutningsoplæg) med de væsentligste udbuds- og kontraktvilkår. Den juridiske bestillerrådgiver vil være pennefører på dette dokument. Input til beslutningsgrundlaget af teknisk karakter, herunder overordnet vurdering af forventet anlægs- og driftsøkonomi. Deltagelse i møder i relevant omfang, herunder deltagelse i møde med styregruppen. 1.2 Fase 2 - Prækvalifikation Følgende aktiviteter forventes gennemført: Udarbejdelse og indrykning af udbudsbekendtgørelse. Udarbejdelse af informationsmateriale. Modtagelse og gennemgang af prækvalifikationsansøgninger. Udarbejdelse af prækvalifikationsrapport med indstilling om udvælgelse. Den juridiske bestillerrådgiver vil være overordnet ansvarlig for gennemførelsen af disse aktiviteter. Evt. input til udbudsbekendtgørelse og informationsmateriale. Gennemgang af ansøgernes tekniske kompetencer og input til prækvalifikationsrapporten i den henseende.

4 4/7 1.3 Fase 3 - Dialogmateriale Fase 3 er den længste og mest tidskrævende af de planlagte processer. Den er samtidig den vigtigste af faserne, da det er her projektets forankring sikres og visionerne konkretiseres gennem det fremtidige dialogmateriale. Brugerinddragelsen skal sammentænkes med udarbejdelsen af dialogmaterialet, da det er vigtigt, at der er en klar sammenhæng mellem de gennemførte aktiviteter og resultaterne af disse to delprocesser. Udarbejdelsen af dialogmaterialet skal således forankres gennem en brugerinddragelsesproces af såvel interne som evt. eksterne interessenter. Dialogmaterialet omfatter de dokumenter, som senere bliver til udbudsmaterialet. Herudover vil der ske inddragelse af projekt- og styregruppe i forbindelse med udarbejdelse af dialogmaterialet. Den tekniske rådgiver vil være ansvarlig for at gennemføre processen med inddragelse af brugerrepræsentanter og Odder Kommunes interne fageksperter inden for byggeri og teknik og herudover gennemførelse af brugerinddragelse i forhold til evt. eksterne interessenter. Dialogmaterialet vil forventeligt bestå af følgende hoveddokumenter: Dokument Det beskrivende dokument OPS-kontrakt Funktionsbaserede krav til byggeriet og den efterfølgende drift og vedligeholdelse Betalingsmekanisme Samarbejdsorganisation Udkast til tilbudsark Overordnet ansvarlig hos bestillerrådgiver Juridisk bestillerrådgiver med input fra den tekniske- og finansielle bestillerrådgiver Juridisk bestillerrådgiver Teknisk bestillerrådgiver Finansiel bestillerrådgiver Juridisk bestillerrådgiver Finansiel bestillerrådgiver Det beskrivende dokument indeholder rammerne for udbuddet og svarer til udbudsbetingelserne i et offentligt eller begrænset udbud. I det beskrivende dokument fastlægges ligeledes, hvilke emner kommunen ønsker at drøfte med tilbudsgiverne (benævnt dialogdeltagere) i dialogfasen. Sædvanligvis udarbejdes en kort drejebog for gennemførelsen af dialogfasen.

5 5/7 Det samlede dialogmateriale vil også bestå af en række underbilag og appendikser (eksempelvis beskrivelse af eksisterende bygninger, forureningsundersøgelser, ledningsoplysninger mv.). Disse indarbejdes løbende som led i udarbejdelsen af dialogmaterialet. Projekt- og styregruppen vil løbende blive inddraget og vil på de løbende møder træffe beslutning om centrale forhold af betydning for udarbejdelsen af dialogmaterialet. Det forventes, at følgende proces følges: Fremsendelse af første bud på samlet dialogmateriale til projekt- og styregruppe efter inddragelse af fageksperter og gennemførelse af brugerinddragelse. Gennemgang af dialogmateriale med projekt- og styregruppe. Indarbejdelse af ændringsforslag og kommentarer fra projekt- og styregruppe. Udarbejdelse af endeligt dialogmateriale til godkendelse i styregruppen. Gennemførelse af brugerinddragelse. Udarbejdelse af funktionsbaserede krav til det nye byggeri samt drift og vedligehold heraf (funktionsprogram), herunder visioner, funktionsbeskrivelse, arealbehov, krav til arkitektur, konstruktioner, overflader, miljøhensyn, bygningsteknik mv. Indsamling og vurdering af oplysninger om rammevilkår (eksisterende grundforhold, forsyningsforhold, ledningsoplysninger, miljømæssige- og geotekniske forhold m.m., samt vurdering af forhold til lokalplanen, vej- og adgangsforhold og andre myndighedskrav.) Input til udarbejdelse af betalingsmekanisme, herunder udarbejdelse af fejlog nedslagskatalog. Løbende kommentering af og input til øvrige udbudsdokumenter. Input til det beskrivende dokument, herunder input til tildelingskriterier, beskrivelse af tekniske og arkitektoniske afleveringskrav mv. Løbende deltagelse i møder med brugere og teknisk personale hos Odder Kommune, styre- og projektgruppen samt de øvrige bestillerrådgivere i nødvendigt omfang.

6 6/7 1.4 Fase 4 - Dialogen I dialogfasen er der mulighed for at drøfte alle aspekter ved den udbudte opgave, herunder priser, tekniske løsninger, finansiering, tidsplaner mv. Dialogen skal altid ske med respekt af udbudsretlige grundsætninger, herunder krav om ligebehandling og gennemsigtighed. Den offentlige part skal ligeledes iagttage fortrolighed med hensyn til oplysninger givet af de enkelte dialogdeltagere under drøftelserne af de pågældendes løsningsforslag. Hovedformålet med den konkurrenceprægede dialog er for bestiller at få skabt klarhed over, hvilke løsninger, både tekniske, finansielle og juridiske, markedet kan og er villige til at levere, samt at indkredse og fastslå, hvilken løsning der er den bedste. Følgende aktiviteter forventes gennemført: Afholdelse af fælles informationsmøde. Afholdelse af to heldags-dialogmøder med hver af de prækvalificerede tilbudsgivere (dialogdeltagerne). Der må forventes 4 dialogdeltagere. Udarbejdelse af referater fra dialogmøderne. Udarbejdelse og offentliggørelse af spørgsmål/svar. Løbende tilpasning og konkretisering af udbudsmaterialet. Deltagelse i dialogmøderne. Opfølgning i forhold til tekniske spørgsmål og afklaringer. Evt. tilpasning af de funktionsbaserede krav. Løbende deltagelse i statusmøder med Odder Kommune og de øvrige bestillerrådgivere i relevant omfang. 1.5 Fase 5 - Tilbudsfase Tilbudsfasen omfatter: Udarbejdelse af endeligt udbudsmateriale på baggrund af det igennem dialogprocessen opdaterede dialogmateriale. Udarbejdelse og offentliggørelse af evt. spørgsmål/svar. Gennemgang og vurdering af de modtagne tilbud med henblik på blandt andet at sikre, at tilbuddene er konditionsmæssige.

7 7/7 Revidering og tilpasning af de funktionsbaserede krav. Evt. input til det øvrige udbudsmateriale. Udarbejdelse af spørgsmål/svar vedrørende tekniske forhold. Gennemgang og vurdering af de modtagne løsningsforslag. Deltagelse i møder med Odder Kommune og de øvrige bestillerrådgivere. 1.6 Fase 6 - Evaluering og kontrahering Bestillerrådgiver udarbejder efter evaluering af tilbuddene og sammen med projekt- og/eller styregruppe et udkast til indstilling til bedømmelsesudvalget. Der udarbejdes en evalueringsrapport om evalueringsforløbet og processen i forhold til de fastlagte tildelingskriterier. Efter tildelingsbeslutning og udløbet af standstill-perioden indledes de afsluttende drøftelser med den vindende tilbudsgiver med henblik på indgåelse af OPSkontrakten. Gennemgang og teknisk bedømmelse af de indkomne tilbud. Bidrag til udkast til evalueringsrapport. Bistand til bedømmelsesudvalget i forbindelse med evalueringen. Evt. tekniske afklaringer i forhold til den vindende tilbudsgivers løsningsforslag. Deltagelse i møder bedømmelsesudvalget, projekt- og styregruppen og de øvrige bestillerrådgivere. 1.7 Fase 7 Projekterings- og anlægsfasen Projekterings- og anlægsfasen omfatter perioden fra indgåelse af kontrakt med OPS-leverandøren til og med aflevering og ibrugtagning af skolen. Deltagelse i løbende statusmøder i forbindelse med OPS-leverandørens udarbejdelse af for- og hovedprojekt. Projektgranskning og kommentering af for- og hovedprojekt. Deltagelse i byggemøder i begrænset omfang i anlægsfasen. Gennemgang af byggeriet ved ibrugtagning.