Offentlig-udbud nr. 2012/S Oktober 2012

Transkript

1 E Offentlig-udbud nr. 2012/S Oktober 2012 Rammeaftale på køb af arbejdsbeklædning og sikkerhedsfodtøj til følgende Ordregiver: Esbjerg Forsyning A/S Herunder Esbjerg Spildevand A/S Esbjerg Varme A/S Esbjerg Vand A/S

2 Kapitel 1 Indholdsfortegnelse 1. Indledning Generel beskrivelse af udbuddet Opgavens omfang Ordregivers forbehold Ordregiveres fremtidige Rammeaftaler Udbudsbetingelser Udbudsform Udbudsomfang Alternative bud Formkrav Vareprøver Ejendomsret Spørgsmål til udbudsmaterialet Tilbudsfrist Åbning af de indkomne tilbud Henvendelse til Tilbudsgiver Vedståelsesfrist for tilbud Aftalegrundlag Udvælgelseskriterier Tildelingskriterier Deludbud 1: Arbejdsbeklædning Deludbud 2: Sikkerhedsfodtøj Forbehold Kravspecifikation Generelt Tilbudslisten faneblad arbejdsbeklædning Deludbud Tilbudslisten faneblad sikkerhedsfodtøj Deludbud Produktsortiment arbejdsbeklædning Deludbud Logo og Navn Produktsortiment sikkerhedsfodtøj Deludbud

3 3.7. Online bestillingssystem Rammeaftaleudkast Parterne AFTALENS DOKUMENTER Rammeaftalegrundlag Rammeaftalens omfang Rammeaftaleperiode Produkternes egenskaber Garanti og Reklamationer Bestilling af Produkter Leveringsbetingelser Returvarer Følgeseddel Priser Prisregulering Betaling Underleverandøren Produkt- og ansvarsforsikring Ændring af produktsammensætning Offentlige påbud Tavshedspligt og offentliggørelse af Rammeaftalen Miljø Etik og Socialt Ansvar Overdragelse af rettigheder og pligter Misligholdelse Opfyldelseshindringer, herunder force majeure Erstatning og forsikring Lovvalg og afgørelse af tvister Rammeaftaleændringer Ændringer i gældende ret Underskrift

4 5. Bilag Bilag 1 Tilbudsliste Bilag A - Vareprøver Bilag B Tidsplan Bilag C - Erklæring om ubetalt, forfalden gæld Bilag D Logomanual

5 1. Indledning 1.1 Generel beskrivelse af udbuddet Esbjerg forsyning A/S, Esbjerg Vand A/S, Esbjerg Spildevand A/S og Esbjerg Varme A/S er selvstændige aktieselskaber i Esbjerg Forsyning Holding A/S koncernen (se nedenstående organisationsdiagram). Esbjerg Forsyning A/S udbyder, på vegne af selskabet selv og de øvrige selskaber i koncernen, en rammeaftale om køb af arbejdsbeklædning og sikkerhedsfodtøj til selskabernes medarbejdere. Esbjerg Forsyning Holding A/S Esbjerg Varme A/S Esbjerg Vand A/S Esbjerg Spildevand A/S Esbjerg Forsyning A/S 1.2 Opgavens omfang Ordregiver vil, efter nærværende udbuds afslutning og gennemførte afprøvningsperiode tildele Rammeaftalen til den eller de Tilbudsgiver(e) der har givet det mest fordelagtige tilbud jf. de i udbudsmaterialet oplyste tildelingskriterier, som individuelle parter. De inviteres derfor til at afgive tilbud på en eller flere af nedenstående deludbud. Rammeaftalen vil være gældende for 2 år med virkning fra 1. januar 2013 til 31. december 2015, med option på forlængelse i 2 x 12 måneder. 1.3 Ordregivers forbehold De i tilbudslisten (Bilag 1) angivende mængder er estimerede mængder for et års aftag. Disse mængder udgør sammen med de afgivne enhedspriser selve konkurrencegrundlaget. De estimerede mængder, der alene anvendes til at vægte enhedspriserne, er gennemsnitlige årsmængder baseret på de sidste 2 år. Mængderne kan antyde samhandlens størrelse men kan for øvrigt ikke danne grundlag for nogen afregning af mængder. 1.4 Ordregiveres fremtidige Rammeaftaler En rammeaftale med én Leverandør, kan omfatte en eller to deludbud jf. udbudsmaterialet afsnit 3. 5

6 Der ønskes indgået en Rammeaftale med én Leverandør på hvert deludbud, eller én totalleverandør omfattende begge deludbud. Valget af Leverandør er ikke afsluttet før Rammeaftalen er underskrevet af begge parter. 2. Udbudsbetingelser 2.1. Udbudsform Udbuddet gennemføres som et offentligt udbud i henhold til tilbudsloven LBK nr af 07/12/ Udbudsomfang Udbudsmaterialet består af nærværende udbudsbeskrivelse, kravspecifikation og Rammeaftaleudkast samt følgende bilag: a) Bilag 1 Tilbudsliste b) Bilag A Vareprøver (specifikation af ønskede vareprøver) c) Bilag B Tidsplan d) Bilag C Tro og love erklæringen e) Bilag D Designmanual for logo placeringer Udbuddet opdeles i 2 deludbud og Ordregiveren vælger ud fra den nedenstående del- og underkriterier om det vil være mest økonomisk fordelagtigt at vælge en eller to leverandører. a) Deludbud 1: Arbejdsbeklædning b) Deludbud 2: Sikkerhedsfodtøj Rammeaftalen indgås mellem en eller flere udvalgte Tilbudsgiver(e) og Esbjerg Forsyning A/S og bliver gældende for selskabet selv og nedenstående øvrige selskaber. (efterfølgende kaldet Ordregiver) Esbjerg Spildevand A/S CVR nr: EAN nr: Esbjerg Varme A/S CVR nr: EAN nr: Esbjerg Vand A/S CVR nr: EAN nr: Alternative bud Der kan ikke gives alternative bud 2.4. Formkrav Tilbudsmaterialet, herunder prislister og kataloger m.m. skal fremsendes skriftligt i 1 eksemplar, vedlagt en elektronisk kopi, kompatibel med Microsoft Word/Excel på cd-rom eller USB-stik. I tilfælde af uoverensstemmelse mellem det skriftlige og det elektroniske materiale gælder det skriftlige tilbud. a) Ved tilbudsafgivelsen skal udvælgelseskriterierne være oplyst og i det omfang der er vedlagt en formular, skal denne anvendes. Det er vigtigt, at Tilbudsgiver besvarer alle punkter i tilbudsdispositionen, da vurderingen vil blive foretaget på grundlag af disse. 6

7 b) Evt. manglende oplysninger vil ikke blive indhentet, medmindre der er tale om mindre supplerende oplysninger. c) Vedlagt tilbudsliste (bilag 1) i Excel format, skal benyttes i forbindelse med tilbudsafgivningen i uændret form. Der gøres opmærksom på at tilbudslisten (Excel filen) består af flere ark/faneblade som alle skal udfyldes. d) Alle forhold i udbudsmaterialet skal være indregnet i tilbuddet. e) Der skal afgives tilbud på samtlige produkter i hvert deludbud, som Tilbudsgiver ønsker at tilbyde. f) Leverandørens underskrift på tilbudslisten (Bilag 1) er bindende for samtlige angivne priser og vedhæftede oplysninger mv. g) I tilfælde af uoverensstemmelse gælder tilbudslistens slutbeløb, og priser for de enkelte Produkter må korrigeres tilsvarende. Tilbud med alt dertil hørende samt al kommunikation i aftaleperioden skal være på dansk. Såfremt flere Leverandører byder i fællesskab, skal det angives hvilken Leverandør, der optræder som Rammeaftaleansvarlig over for Ordregiver Vareprøver I evalueringsfasen ønsker Ordregiver at der stilles vareprøver til rådighed for den endelige evaluering af tilbuddet, dels til en visuel bedømmelse og dels til en fysisk afprøvning. Der vil blive rekvireret vareprøver fra de 4 Leverandører som har afgivet de bedste tilbud i henhold til de i punkt og nævnte tildelingskriterier, dog eksklusiv underkriteriet Medarbejdernes oplevelse (evalueringsrapport) efter praktisk afprøvning. Når vareprøverne skal leveres, skal de pakkes som angivet ved bestillingen og skal leveres til Ordregiver senest 3 arbejdsdage fra Ordregivers afkald og som vil finde sted indenfor de første 5 arbejdsdage efter tilbudsafgivelse. Såfremt der måtte indkomme tilbud fra mere end 4 Tilbudsgivere, vil de Tilbudsgivere der ikke bliver valgt ud til vareafprøvning, blive orienteret om dette, men et evt. endeligt afslag vil først ske efter endt tildelingsprocedure. Vareprøverne vil blive testet og evalueret i praksis af udvalgte medarbejdere i forskellige funktioner. Afprøvningsperioden forventes at være ca. 3 arbejdsuger. For at sikre en korrekt afprøvning forbeholder Ordregiver sig retten til at indhente yderlige vareprøver i hele afprøvningsperioden. De ovennævnte vareprøver skal i første omgang leveres uden beregning, og de, efter test og afprøvning, fravalgte Tilbudsgivere vil være berettiget til at fakturere de leverede vareprøver til Ordregiver. Den/de valgte Leverandører må anse leveringen af vareprøver som en investering i det fremtidige samarbejde. 7

8 2.6. Ejendomsret Tilbudsmaterialet med tilhørende bilag, betragtes som Ordregivers ejendom og vil ikke blive returneret eller udleveret. Der ydes endvidere ikke nogen godtgørelse for afgivelse af tilbud eller udarbejdelse af tilbudsmateriale udover den i afsnit 5 nævnte kompensation for vareprøver Spørgsmål til udbudsmaterialet Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder afklaret ved at stille spørgsmål til udbudsmaterialet. Alle henvendelser og spørgsmål vedrørende dette udbud skal være skriftlige og sendes samtidig senest den 19. oktober 2012 til: Projektleder Majbritt Gade Beck, magb@esbjergforsynind.dk og Indkøbschef: Poul Erik Lundsgaard Olesen, pelo@esbjergforsyning.dk, mærket med emnet: "Spørgsmål Tilbud D Arbejdsbeklædning og sikkerhedsfodtøj Spørgsmål modtaget inden ovenstående tidsfrist vil blive besvaret senest 10 dage inden tilbudsfristens udløb. Spørgsmål modtaget efter ovennævnte tidsfrist, vil blive besvaret, såfremt spørgsmålets karakter ikke gør det uforholdsmæssigt byrdefyldt for Ordregiver at besvare spørgsmålet 10 dage inden tilbudsfristen. Spørgsmål modtaget senere end 10 dage inden tilbudsfristen vil ikke blive besvaret. Alle spørgsmål og svar samt øvrigt supplerende udbudsmateriale, herunder eventuelle rettelsesblade, vil blive sendt til alle, der har fået udleveret udbudsmaterialet Tilbudsfrist Tilbuddet skal være mærket: Tilbud 2012/S Arbejdsbeklædning og Sikkerhedsfodtøj - Må kun åbnes af Indkøbskontoret. Forsendelsen skal ved modtagelse være lukket. Tilbuddet skal være Ordregiver i hænde senest den 9. november 2012 kl på følgende adresse: Esbjerg Forsyning A/S Indkøb Ravnevej Esbjerg Ø Att.: Poul Erik Lundsgaard Olesen Tilbudsgiver bærer selv ansvaret for, at tilbuddet når rettidigt frem Åbning af de indkomne tilbud. Der er ikke adgang til at overvære åbningen af tilbuddene. 8

9 2.10. Henvendelse til Tilbudsgiver Efter åbning af tilbuddene forbeholder Ordregiver sig ret til at kunne rette henvendelse til Tilbudsgiverne med henblik på afklarende spørgsmål i forbindelse med behandling af tilbuddene Vedståelsesfrist for tilbud Tilbuddet skal være gældende indtil 31. december Aftalegrundlag Aftale om levering af de i udbuddet omfattende produkter indgås på grundlag af vedlagte udkast til Rammeaftale. Rammeaftalen fastlægger vilkårene og rettigheder der vil gælde mellem parterne i forbindelse med opfyldelse af Rammeaftalen Fravalgte Tilbudsgivere anmodes om ikke at foretage opsøgende salg hos Ordregiver i den udbudte Rammeaftaleperiode Udvælgelseskriterier Følgende udvælgelseskriterier anvendes til bedømmelse af Tilbudsgivers egnethed som Leverandøren af Arbejdsbeklædning og Sikkerhedsfodtøj. De nedenfor nævnte udvælgelseskriterier skal kunne vurderes som acceptable for Ordregiver, inden tilbuddet kan vurderes. a) Der kræves en beskrivelse af virksomheden, herunder selskabsform, ejerforhold, organisation, kvalitetssikring, lagerforhold og kundeservice. b) Der kræves at fremtidige bestillinger foretages af den enkelte medarbejder via et elektronisk bestillingssystem hvorfor Tilbudsgiver bedes beskrive Tilbudsgivers bestillingssystem og dets muligheder for at håndtere de enkelte medarbejders tøjpenge/-point. c) Tilbudsgiver skal vedlægge en referenceliste for de sidste 2 år, eller så længe virksomheden har eksisteret. Referencerne skal være på kunder, hvis behov er sammenlignelige med Ordregivers behov. Referencelisten skal indeholde oplysning om firmanavn og navn på kontaktperson. Ordregiver forbeholder sig ret til at indhente yderligere oplysninger på de i referencerne nævnte kunder. d) Revisionspåtegnet beregning af nøgletal for minimum rentabilitet, likviditets- og soliditetsgrad for de seneste 3 år eller så længe virksomheden har eksisteret. e) Oplysning om den samlede omsætning i de seneste 3 år, herunder omsætning indenfor det aktivitetsområde, der er omfattet af det udbudte område (eller så længe virksomheden har eksisteret). f) Tro og Love erklæring om ubetalt forfalden gæld til det offentlige, jf. bilag C. Materiale for dokumentation af ovenstående skal fremsendes sammen med tilbuddet Tildelingskriterier Ordregiver vil vurdere de indkomne tilbud efter tildelingskriteriet, Økonomisk mest fordelagtige tilbud idet nedenstående delkriterier, med angivelse af vægtning, lægges til grund for tilbudsvurderingen. 9

10 Deludbud 1: Arbejdsbeklædning Alle konditionsmæssige tilbud fra egnede Tilbudsgivere vil blive vurderet efter ovennævnte kriterier og nævnte vægtning. Delkriterium Vægtning i % Økonomi: Samlet omkostning for køb af arbejdsbeklædning jf. tilbudsliste 40% Rabatsats for øvrige produkter i de forskellige varegrupper Kvalitet: Medarbejdernes oplevelse (evalueringsrapport) efter praktisk afprøvning 40% Sortimentsbredde på skaffevarer (mindst er bedst) Services og leveringssikkerhed Tilbudsgivers miljø og arbejdsmiljøforhold Bestillingssystem: Brugervenligheden af det tilbudte online bestillingssystem 20% Det tilbudte online bestillingssystems kapabilitet til at styre medarbejdernes tøjpenge/-point Deludbud 2: Sikkerhedsfodtøj Alle konditionsmæssige tilbud fra egnede Tilbudsgivere vil blive vurderet efter ovennævnte kriterier og nævnte vægtning. Delkriterium Vægtning i % Økonomi: Samlet omkostning for køb af sikkerhedssko jf. tilbudsliste 60% Rabatsats for øvrige produkter i de forskellige varegrupper Kvalitet: Medarbejdernes oplevelse (evalueringsrapport) efter praktisk afprøvning Sortimentsbredde på skaffevarer (mindst er bedst) 40% Services og leveringssikkerhed Tilbudsgivers miljø og arbejdsmiljøforhold Forbehold Der kan ikke tages forbehold for Rammeaftaleudkastet Eventuelle andre forbehold skal udtrykkelig fremgå af tilbuddet med specifikation af forbeholdet og med specificeret angivelse af, på hvilken måde og i hvilket omfang forbeholdet øver indflydelse økonomisk. Der kan ikke tages forbehold overfor grundlæggende elementer i udbudsgrundlaget, i givet fald vil tilbuddet blive kasseret som ukonditionsmæssigt, jf. praksis fra Klagenævnet for Udbud. 10

11 3. Kravspecifikation 3.1. Generelt Ved indgåelse af Rammeaftalen skal Tilbudsgiver stille en konsulent til disposition for opmåling af samtlige medarbejdere, disse opmålingsresultater registreres på et medarbejderstamkort for at sikre fremtidig korrekt pasform m.m. Tilbudsgiveren har ansvaret for korrekt pasform 3.2. Tilbudslisten faneblad arbejdsbeklædning Deludbud 1 Tilbudslisten Bilag 1 (Excel Regneark) skal benyttes i forbindelse med tilbudsgivningen i uændret form og i den elektroniske udgave skal filen forblive som et Excel Regneark. a) Tilbuddet skal angives på baggrund af Tilbudsgivers listepris ekskl. moms og i Tilbudslisten skal der i kolonne AN angives Tilbudsgivers listepris og i kolonne AP angives Tilbudsgivers netto pris (rabat satsen i kolonne AO beregnes automatisk). b) I sidste linje i hver gruppe angives den gældende rabat sats for de øvrige produkter i den pågældende varegruppe. c) Instruktion til kolonnerne F til AC: d) Forkortelsen EF = Esbjerg Forsyning e) Forkortelsen TB = Tilbudsgiver f) De i EF kolonnerne angivende procent satser er minimumskrav til materiale indhold. g) I EF kolonner uden værdiangivelse er der ingen forudbestemt minimums krav. h) Tilbudsgiver skal i kolonnerne TB angive den værdi der er gældende for Tilbudsgivers produkt, såfremt den aktuelle materialetype ikke er anført i skemaet, skal Tilbudsgiver angive materialetype i kolonne AD. i) I kolonne AE har Ordregiver angivet minimumsvægt i gram for specifikke produkter. Tilbudsgiver skal i kolonne AF angive den aktuelle vægtangivelse for Tilbudsgivers produkt. j) I kolonne AG har Ordregiver angivet den for Ordregiver foretrukne farvebetegnelse farveskala. Som udgangspunkt må der ikke fraviges fra denne skala. k) Såfremt Tilbudsgiver har en anden betegnelse, men inden for den angivende skala skal dette angives i kolonne AQ Bemærkninger. l) Kolonne AJ, Tilbudsgiver oplyser Tilbudsgivers varenr. m) Kolonne Ak, Tilbudsgiver oplyser Tilbudsgivers varebeskrivelse. n) Kolonne AJ, Tilbudsgiver oplyser side nummer i Tilbudsgivers varekatalog 11

12 o) Kolonne AJ, Tilbudsgiver svarer ja, hvis det pågældende produkt er en standard hyldevare og svarer nej, hvis det pågældende produkt er en skaffevare Tilbudslisten faneblad sikkerhedsfodtøj Deludbud 2 Tilbudslisten Bilag 1 (Excel Regneark) skal benyttes i forbindelse med tilbudsgivningen i uændret form og i den elektroniske udgave skal filen forblive som et Excel Regneark. a) Tilbuddet skal angives på baggrund af Tilbudsgivers listepris ekskl. moms og i Tilbudslisten skal der i kolonne Q angives Tilbudsgivers listepris og i kolonne S angives Tilbudsgivers netto pris (rabat satsen i kolonne R beregnes automatisk). b) I sidste linje i hver gruppe angives den gældende rabat sats for de øvrige produkter i den pågældende varegruppe. c) Instruktion til kolonnerne F til J: d) Tilbudsgiver skal i kolonnerne F angive det størrelse spænd som Tilbudsgivers produkter leveres og lagerføres i. e) I kolonnerne G, H, I og J er angivet hvilken sikkerhedsklasse der er gældende for det pågældende produkt. f) I kolonne K er angivet den estimerede mængde som anvendes til konkurrencevurderingen g) I kolonne L, Tilbudsgiver oplyser hvilke materiale produktet er produceret af h) Kolonne M Tilbudsgiver oplyser Tilbudsgivers varenr. i) Kolonne N, Tilbudsgiver oplyser Tilbudsgivers varebeskrivelse j) Kolonne O, Tilbudsgiver oplyser side nummer i Tilbudsgivers varekatalog k) Kolonne P, Tilbudsgiver svarer ja, hvis det pågældende produkt er en standard hyldevare og svarer nej, hvis det pågældende produkt er en skaffevare Produktsortiment arbejdsbeklædning Deludbud 1 a) Ordregiver ønsker et bredt sortiment, og ønsker derfor en fast rabat på de øvrige produkter i de enkelte varegrupper. b) Ordregiver ønsker en arbejdsbeklædning af god kvalitet og såfremt Tilbudsgiver tilbyder et ikke kendt varemærke skal Tilbudsgiver, ved en beskrivelse, kunne dokumentere kvaliteten på det tilbudte produkt. c) Alle produkter der bliver leveret i henhold til rammeaftalen skal opfylde de til enhver tid gældende standarder og regler såvel den Danske lovgivning som EU lovgivningen. d) Alle produkter der bliver leveret i henhold til tilbudslisten, skal kunne vaskes på min. 60 grader og tørretumbles på normal temperatur. Med undtagelse af gruppe 7 + position 6 i gruppe

13 e) Sortimentet kan være opdelt i såvel standardvarer som skaffevarer, hvor standardvarer er at betragte som en lagervare med en leveringstid på max 2 arbejdsdage. For størrelser mindre end str. S og større end XXXL accepteres en leveringstid på max 10 arbejdsdage. f) Tilbudsgiver skal oplyse i hvilket omfang Tilbudsgiver har egen systue for tilretning af længder og andre former for ændringer, samt i hvilket omfang Tilbudsgiver kan forestå prægning/trykning af navn og logo. g) Tilbudsgiver skal markere/beskrive hvilke produkter, der kan leveres i damestørrelser. Det forventes at damestørrelserne leveres til samme priser som for herrestørrelserne. Separate varenumre for disse produkter aftales ved rammeaftaleindgåelse. h) Tilbudsgiver skal oprette et medarbejderregister/konto for samtlige medarbejdere, som kan håndtere og administrere medarbejdernes tøjpenge. Medarbejderne får tildelt tøjpenge 2 gange årligt (2. januar og 1. juli). i) Når den enkelte medarbejder handler arbejdsbeklædning på Tilbudsgiveres online portal, nedskrives medarbejdernes konto med det tilsvarende beløb (eksklusiv tilretning, oplægning, tryk/påsætning af navn og logo samt påsyning af lommer til knæpuder). j) Der må max overføres 450 kr. fra et år til et andet. k) Tilbudsgiver er ansvarlig for at administrere dette. l) Esbjerg Forsyning A/S afholder omkostninger til tilretning, oplægning, tryk/påsyning af navn og logo samt påsyning af lommer til knæpuder. Esbjerg Forsyning A/S betaler endvidere for omkostningerne til fluorescerende stof. Disse omkostninger skal faktureres særskilt med angivelse af medarbejder nr. en gang pr måned Logo og Navn Logo skal udformes i henhold til Ordregiveres Logomanual (Bilag D.) Alt tøj leveret til Esbjerg Spildevand A/S skal mærkes med dymonavn Produktsortiment sikkerhedsfodtøj Deludbud 2 a) Ordregiver ønsker et bredt sortiment, og ønsker derfor en fast rabat på de produkter som der ikke omfattes af netto priserne. b) Ordregiver ønsker Sikkerhedsfodtøj af en god kvalitet med en god pasform, og såfremt Tilbudsgiver tilbyder et ikke kendt varemærke skal Tilbudsgiver, ved en beskrivelse, kunne dokumentere kvaliteten på det tilbudte produkt. c) Alle produkter der bliver leveret i henhold til rammeaftalen skal opfylde de til enhver tid gældende standarder og regler såvel den Danske lovgivning som EU lovgivningen. 13

14 3.7. Online bestillingssystem Tilbudsgiver skal have et webbaseret bestillingssystem som kan administrere medarbejdernes køb og tøjpenge som nævnt i punkt 3.4 a) Der skal være adgang til bestillingssystemet fra alle computere med netadgang. Hver medarbejder har en egen konto som kun den enkelte medarbejder har adgang til via et password og en adgangskode. b) Det skal sikres at medarbejderen kun kan købe de arbejdsbeklædninger og evt. sikkerhedsfodtøj, som der er truffet aftale om, og de størrelser der er angivet på medarbejderens stamkort, afvigelser fra dette kræver godkendelse fra Ordregiver. c) Der skal være mulighed for at én administrativ medarbejder har adgang til samtlige medarbejderkonti fordelt på funktioner. d) Ved aflevering af tilbud skal Tilbudsgiver stille en test adgang af bestillingssystemet til rådighed, enten via USB/CD-rom eller en netadgang. Denne test adgang anvendes til den forestående evaluering af brugervenligheden i forbindelse med tildelingsprocessen. 4. Rammeaftaleudkast Rammeaftale vedr. levering af Arbejdsbeklædning og sikkerhedsfodtøj til Esbjerg Forsyning A/S. 4.1 Parterne Esbjerg Forsyning A/S Ravnevej Esbjerg Ø CVR. nr: EAN nr: På vegne af: Esbjerg Spildevand A/S CVR nr: EAN nr: Esbjerg Varme A/S CVR nr: EAN nr: Esbjerg Vand A/S CVR nr: EAN nr: (i det følgende kaldet Ordregiver) Og [Firma] [Adresse] [Postnr.] [By] CVR nr. (i det følgende kaldet Leverandør). PRÆAMBEL A. Ordregiver forsyner og servicerer Esbjerg Kommunes borgere med vand, varme og spilde- 14

15 vand under mottoet bedst mulig ydelse til lavest mulig pris. B. Leverandør er producent, forhandler og/eller Leverandør af de i Bilag 1 anførte og beskrevne produkter/serviceydelser (herefter kaldet produkterne ). C. Primært ønsker Ordregiver og Leverandør at indgå denne aftale med henblik på at fastlægge de generelle betingelser, der skal være gældende mellem parterne i forbindelse med Ordregivers køb af produkter fra Leverandøren. 4.2 AFTALENS DOKUMENTER. Parternes aftalegrundlag består af følgende dokumenter, som skal fortolkes i den anførte prioriterede rækkefølge: a) Denne aftale. b) Udbudsmaterialet med bilag og evt. tilhørende rettelsesbreve fra Ordregiver, september 2012 c) Leverandørens tilbud dateret XX.XX 2012 d) Referat fra opstartsmødet XX.XX e) Produkt- og prisliste (inklusive de i listen refererede specifikationer) vedlagt som Bilag 1 f) Ordregivers indkøbsordre. g) Leverandørs ordrebekræftelse. 4.3 Rammeaftalegrundlag Nærværende Rammeaftale er indgået efter afholdt udbud i overensstemmelse med tilbudsloven LBK nr af 07/12/2007. Er andet ikke bestemt i Rammeaftalen, gælder Købelovens regler. Leverandørens almindelige salgs- og leveringsbetingelser finder ikke anvendelse i denne Rammeaftale. 4.4 Rammeaftalens omfang Levering af arbejdsbeklædning og/eller sikkerhedsfodtøj i henhold til de i Bilag 1 beskrevne Produkter jf. udbudsmaterialet. Omfanget bestemmes af de bestemmelser som Ordregiver igangsætter. Den i Bilag 1, estimerede mængde er baseret på et gennemsnitlig årsforbrug de seneste år og kan derfor ikke danne grundlag for en økonomisk afregning. 4.5 Rammeaftaleperiode Rammeaftalen er gældende fra den 1. januar 2013 til den 31. december Rammeaftalen kan forlænges i op til 2 x 12 måneder, Forlængelse sker i givet fald på uændrede Rammeaftalevilkår. Meddelelse herom skal gives til Leverandør senest 3 måneder før aftaleudløb, i modsat fald ophører Rammeaftalen uden særskilt opsigelse. Såfremt optionen udnyttes, ophører Rammeaftalen uden særskilt opsigelse ved optionens udløb. 4.6 Produkternes egenskaber Produkterne skal ved levering og i anvendelse være mangelfri og opfylde de ved aftalens indgåelse aftalte specifikationer. 15

16 4.7 Garanti og Reklamationer Er andet ikke bestemt i rammeaftalen, gælder købelovens regler om forbrugerkøb, herunder købelovens reklamations- og ansvarsregler I henhold til købeloven er reklamationsretten for skjulte mangler og fejl 2 år. Konstaterer Ordregiveren mangler/fejl ved produktet, kan Ordregiveren kræve at Leverandøren afhjælper manglen enten ved reparation eller ombytning inden for rimelig tid, medmindre dette vil være uforholdsmæssigt byrdefuldt for parterne. Undlader Leverandøren på trods af opfordring hertil at afhjælpe manglen/fejlen er Ordregiver berettiget til at lade manglen afhjælpe på Leverandørens bekostning. 4.8 Bestilling af Produkter Bestilling af produkter skal kunne ske via et online bestillingssystem, , telefon og fax. I forbindelse med bestilling af Produkterne som ikke umiddelbart kan dedikeres til en specifik medarbejder skal der indgås en specifik kontrakt bestående af en indkøbsordre og en ordrebekræftelse (herefter kaldet en "Kontrakt"). Enhver kontrakt skal udelukkende fastsætte ydelsestypen, Ordregivers projektnummer, mængden af Produkter, leveringstid og -sted samt pris. Enhver kontrakt indgås alene på de i denne Rammeaftale indeholdte betingelser, uanset om ordren eller ordrebekræftelsen indeholder reference hertil eller ej. Eventuelle standardbetingelser eller andre fra denne aftale afvigende betingelser, der måtte være skrevet, fortrykt på eller refereret til i ordre, ordrebekræftelse eller andet dokument, som er eller vil blive udvekslet mellem parterne, skal ikke udgøre en del af parternes aftalegrundlag. Tilbudsgiver skal efterfølgende fremsende en ordrebekræftelse. 4.9 Leveringsbetingelser Leveringsbetingelser: Produkterne leveres til den af Ordregiver oplyste leveringsadresse, et hvilket som helst sted i Esbjerg Kommune, uden ekstra omkostninger til, fragt og/eller emballage m.m.. Levering skal ske til den af bestilleren oplyste-, eller på de i Ordregivers Indkøbsordre anførte sted og tidspunkt. Såfremt intet sted er angivet i ordren eller ved bestillingen, skal levering ske til adressen Ravnevej 10, 6705 Esbjerg Ø, Danmark. Leveringstid: Standardvarer 2 arbejdsdage Skaffevarer 10 arbejdsdage I tilfælde af forsinket levering, og at leveringen af standard varer ikke kan leveres inden 5 arbejdsdage og skaffevarer inden 12 arbejdsdage er Ordregiver berettiget til at købe produkterne andet sted, og Leverandøren skal afholde de evt. merudgifter dette måtte medføre. Rettidig levering er levering ved udgangen af den dag, til hvilken leveringen er aftalt og rettidig levering betragtes som en væsentlig forpligtigelse i aftalen. 16

17 4.10 Returvarer Såfremt Ordregiver foretaget en decideret fejlbestilling, eller der er konstateret en defekt ved et produkt, kan Ordregiver returnere produktet til Leverandøren eller en af Leverandøren oplyst leveringsadresse indenfor en periode på 30 dage fra modtagelsesdatoen. Leverandør skal foretage fuld kreditering eller ombytte produktet efter aftale med Ordregiver. Produkter påtrykt navn og/eller logo er ikke omfattet af ovenstående returneringsret, i sådan et tilfælde aftales returneringsmulighederne individuelt fra sag til sag. Skyldes returneringen en af Ordregivers handlinger, er det Ordregiver, der afholder transportomkostningerne ved returneringen Følgeseddel Med hver leverance skal der medfølge en følgeseddel indeholdende: a) Ordregiverens indkøbsordre nummer og/eller b) Navn på rekvirent c) Varebetegnelse d) Mængde e) Medarbejderens navn 4.12 Priser De mellem parterne aftalte priser dækker alle med levering af produkternes forbundne omkostninger herunder produktet og evt. omkostninger forbunden med elektronisk fakturering, forsendelse og emballering m.m. De aftalte priser er gældende for hele aftaleperioden inkl. de 2 x 12 måneders optioner, men med mulighed for justering jf. punkt Prisregulering Såfremt Danmarks Statistiks nettoprisindeks har ændret sig udover +/- 2 %, kan 70 % af de enkelte enhedspriser indeksreguleres med den procentvise faktiske ændring. Første prisregulering kan tidligst ske pr. 1. januar Danmarks Statistiks nettoprisindeks, september 2012 regnes for indeks 100. Eksempel 1: a) Gældende pris = 100 kr. b) Prisjustering i henhold til aftalt indeks = 1,78% c) Ingen prisjustering i efterfølgende prisperiode. Eksempel 2. d) Gældende pris = 100 kr. e) Prisjustering i henhold til aftalt prisindeks = 2,5% f) Ny Pris = (100*70%)*2,5% = g) Ny pris efterfølgende prisperiode = kr. 101,75 Prisregulering sker på den af parterne, som måtte ønske reguleringens, foranledning ved meddelelse af indekstal og den procentvise regulering, der ønskes lagt til grund for pris- 17

18 ændringen. Prisreguleringer skal meddeles skriftligt til modparten senest 30 dage før ikrafttræden Betaling Ordregiver skal betale købsprisen for de leverede produkter, løbende måned + 30 dage efter fakturadato. Såfremt Ordregiver ikke betaler senest fem (5) dage efter forfaldsdagen, er Leverandør berettiget til at beregne rente fra forfaldsdagen og indtil betaling modtages. Rente beregnes med Diskonto + 0,5 %. Fakturaer skal indeholde følgende: a) EAN nummer på den funktion som modtager fakturaen b) Ordregiverens indkøbsordre nummer og/eller c) Navn på rekvirent d) Medarbejderens navn e) Varebetegnelse f) Mængde g) Enhedspris og totalbeløb Fakturaer fremsendes til Ordregiver via det/de i punkt 4.1 angivne EAN numre afhængig af hvilken afdeling den enkelte medarbejder tilhører. Modtager Ordregiver fakturaer for foregående måned senere end 4 arbejdsdage i den efterfølgende måned, beregnes fakturadato fra modtagelsesdatoen. Ordregiver er ligeledes berettiget til at udskyde betalingen i henhold til ovenstående, hvis faktura ikke modtages elektronisk, eller hvis ovenstående oplysninger mangler Underleverandøren Såfremt Leverandøren anvender eller ønsker at anvende underleverandører til opfyldelsen af Rammeaftalen, garanterer Leverandøren for opfyldelsen af Rammeaftalen i samme omfang, som hvis Leverandøren selv havde udført leverancen. En evt. ny underleverandør som ikke er Ordregiver bekendt ved Rammeaftalens indgåelse, skal skriftelig godkendes af Ordregiver inden underleverandøren må påbegynde arbejdet. Overtrædelse af bestemmelser i dette afsnit vil blive betragtet som væsentlig misligholdelse Produkt- og ansvarsforsikring Leverandøren er ansvarlig efter Dansks rets almindelige erstatningsregler for enhver person- og tingskade, herunder også erhvervs og produktansvarsamt hændelige skader, som måtte kunne opstå i forbindelse med de i rammeaftalen omfattede produkter og sideprodukter. Leverandøren er forpligtiget til at tegne professionel produkt- og ansvarsforsikring og opretholde en sådan i hele rammeaftaleperioden. Leverandør skal senest 30 kalenderdage efter anmodning fra Ordregiver forelægge dokumentation for tegnet erhvervsansvarsforsikring i henhold til ovenstående. 18

19 4.17 Ændring af produktsammensætning Såfremt der som følge af lovgivningsmæssige ændringer mv. foretages korrektioner / ændringer i produkternes sammensætning er Leverandøren pligtig til omgående at informere Ordregiver herom samt omgående at ændre på produktet, hvor dette følger af lovgivningen og / eller myndighedskrav. Såfremt Leverandøren ved produktudvikling eller på anden måde udvider sit sortiment med tilsvarende produkter af samme eller bedre kvalitet, skal Leverandøren efter aftale med Ordregiver tilbyde sådanne produkter. Ordregiver medvirker gerne ved afprøvning af nye produkter, i det omfang disse i alle led lever op til rammeaftalens minimumsbetingelser Offentlige påbud Leverandøren er forpligtet til at overholde alle gældende direktiver, love, bekendtgørelser, myndighedskrav og regler/påbud gældende for de af udbuddet omfattende produkter såvel på aftaletidspunktet som i hele Rammeaftaleperioden. Overtrædelser af disse bestemmelser vil blive betragtet som væsentlig misligholdelse Tavshedspligt og offentliggørelse af Rammeaftalen Ordregiver er omfattet af forvaltningsloven og offentlighedsloven, der kan berettige parter og andre til at få aktindsigt. Ordregiver meddeler dog normalt ikke aktindsigt i følsomme oplysninger, uden forinden at have givet den, som oplysningen vedrører, adgang til at udtale sig herom. Ordregiver er ikke bundet af udtalelsen. Ordregivers økonomiske interesser kan også være til hinder for aktindsigt. Særligt følsomme oplysninger, der efter lovgivningen er tavshedsbelagte, må normalt ikke videregives, idet der dog kan være pligt til at videregive dem til andre myndigheder. Ovenstående bestemmelse gælder ikke såfremt lovgivning, eller 3. part forlanger og får medhold i begæring om aktindsigt i hele/dele af Rammeaftalen. Ordregiver skal i øvrigt henvise til offentlighedslovens almindelige regler om aktindsigt. Ovenstående bestemmelse gælder ikke, såfremt tredjemand forlanger og får medhold i begæring om aktindsigt i hele/dele af Rammeaftalen i henhold til forvaltningslovens eller offentlighedslovens almindelige regler om aktindsigt. Ved Rammeaftalens indgåelse skal der, såfremt én af parterne ønsker en offentliggørelse af Rammeaftalen, udarbejdes en fælles pressemeddelelse. Ved eventuelle senere udtalelser til pressen om det af Rammeaftalen omfattede, skal modparten orienteres om udtalelserne, inden udsendelse foretages. Leverandøren og dennes ansatte er forpligtet til at bevare absolut tavshed over for tredjemand om denne Rammeaftales indhold. Dette gælder også efter Rammeaftalens udløb Miljø Ordregiver ønsker med en miljøbevidst indkøbspolitik at arbejde aktivt for at nedsætte miljøbelastningen og fremme en udvikling og anvendelse af mindre miljøbelastende produkter til gavn for det ydre miljø. 19

20 Leverandøren garanterer, at alt hvad der bliver leveret under nærværende Rammeaftale opfylder den/de til en hver tid gældende miljøregler, -love, -bekendtgørelser, EUdirektiver m.m. På Ordregivers forlangende skal Leverandøren, uden udgifter for Ordregiver, fremskaffe den dokumentation, Ordregiver måtte ønske omkring et produkt, til brug for deres miljøvurdering af produktet Etik og Socialt Ansvar Ordregiver forudsætter, at Leverandør overholder internationale konventioner tiltrådt af Danmark, herunder følgende grundlæggende ILO-konventioner: a) Tvangsarbejde (ILO-konvention nr. 29 og 105) b) Ingen diskrimination i ansættelsen (ILO-konvention nr. 100 og 111) c) Mindste alder for adgang til beskæftigelse samt forbud mod og omgående indsats til afskaffelse af de værste former for børnearbejde (ILO-konvention nr. 138 og 182) d) Sikkert og sundt arbejdsmiljø (ILO-konvention nr. 155) samt e) Organisationsfrihed og ret til kollektive forhandlinger (ILO-konvention nr. 87, 98 og 135), inden for rammerne af gældende lovgivning. Det forudsættes endvidere, at Leverandøren respekterer grundlæggende menneskerettigheder, og lever op til FN s Menneskerettighedserklæring samt EU s Menneskerettighedskonvention. Manglende overholdelse af bestemmelser i denne klausul betragtes som væsentlig misligholdelse af Rammeaftalen Overdragelse af rettigheder og pligter Overdragelse af rettigheder og pligter, der fremgår af Rammeaftalen og af de bilag, der hører til Rammeaftalen, kan ingen af parterne ikke overdrage, hverken i fuldt omfang eller kun delvist, og de krav/beføjelser, som parterne har ifølge Rammeaftalen med tilhørende bilag, kan parterne ikke overdrage, sælge eller optage lån på grundlag af. Overtrædelse af bestemmelsen anses som væsentlig misligholdelse Misligholdelse Det fastsættes herved, at enhver tilsidesættelse af Leverandørens forpligtigelser, det være sig en hvilken som helst mangel, forsinkelse mv., er misligholdelse. Foreligger der misligholdelse, skal Leverandøren uden ugrundet ophold meddele Ordregiver dette, og Leverandøren skal ved samme lejlighed underrette Ordregiver om, hvad der vil blive gjort for at afhjælpe misligholdelsen, og hvad Leverandøren vil gøre for at undgå, at tilsvarende misligholdelser indtræder i fremtiden. Ordregiver kan stille krav til den måde, hvorpå misligholdelsen skal bringes til ophør, og de skridt der skal tages for at undgå tilsvarende misligholdelse fremover. Dersom Leverandøren gentagne gange ikke opfylder sine forpligtigelser iht. denne Rammeaftale, jf. eksempelvis ved reklamation, forsinkelser, fejlagtige Produkter, der er at betragte som misligholdelse, anses dette som væsentlig misligholdelse. Væsentlig misligholdelse berettiger til ophævelse af Rammeaftalen med tilhørende bilag uden varsel. 20

21 Går Leverandøren konkurs eller indtræder der betalingsvanskeligheder, insolvens, betalingsstandsning eller likvidation, vil dette / disse forhold være at betragte som væsentlig misligholdelse, og de i tilknytning hertil fastsatte beføjelser vil kunne bringes i anvendelse i såvel umiddelbar forlængelse af Ordregivers kendskab hertil, som senere i forløbet, eksempelvis under en betalingsstandsning eller likvidation. Såfremt boet har ret til at indtræde i Rammeaftalen i medfør af konkurslovens bestemmelser, skal boet efter forespørgsel inden 5 arbejdsdage give skriftlig meddelelse om, hvorvidt boet vil indtræde. I øvrigt er Leverandøren ansvarlig efter dansk rets almindelige regler om misligholdelse, herunder reglerne om forholdsmæssigt afslag, dækningskøb, erstatningsansvar mv. og det forudsættes, at reglerne herom kan bringes i anvendelse samtidig, således at betaling af erstatning, dækningskøb, forholdsmæssigt afslag mv. ikke udelukker hinanden Opfyldelseshindringer, herunder force majeure I tilfælde af force majeure, hertil regnes kun generalstrejke, naturkatastrofer, krig o. lign., som forhindrer opfyldelse, bortfalder parternes forpligtelser i det omfang og så længe force majeure er til stede. Som force majeure regnes ikke vejrlig, strejke, og lockout (opremsningen er ikke udtømmende) Den af parterne, der ønsker at påberåbe sig force majeure skal give den anden part skriftlig meddelelse herom, så snart force majeure kendes eller konstateres, medmindre force majeure i sig selv umuliggør meddelelsen. Meddelelsen skal angive: a) Årsagen til force majeure situationen b) Forventet varighed af force majeure situationen c) Indsats fra Leverandørs side for at kunne genoptage levering af Produkterne Er force majeure isoleret til Leverandørs virksomhed, eller områder Leverandør bærer risikoen for, kan Ordregiver kontrahere til anden side, så længe force majeure er til stede Erstatning og forsikring Leverandør er ansvarlig for at Produkterne udføres og leveres i henhold til den til enhver tid gældende lovgivning, herunder love, bekendtgørelser, anvisninger, cirkulærer, regulativer, publikationer fra ministerier, styrelser og Arbejdstilsynet samt meddelelser og reglementer fra samme Lovvalg og afgørelse af tvister Nærværende Rammeaftale er undergivet dansk ret. Alle tvister herunder ethvert spørgsmål om forståelse og fortolkningen af Rammeaftalen, dens indhold, omfang, ophør eller opfyldelse skal så vidt muligt løses mellem parterne i mindelighed. Hvis parterne er enige herom, kan der inddrages en uvildig mægler til løsning af tvisten. Udgiften til mægleren afholdes af parterne i fællesskab, medmindre mægleren fastslår, at årsagen til konflikten hovedsageligt kan tillægges den ene part. Såfremt tvisten ikke kan løses gennem parternes forhandling eller ved mægling, kan hver part kræve tvisten indbragt for voldgift til pådømmelse efter dansk lov efter Regler 21

22 for behandling af sager ved Det Danske Voldgiftsinstitut. Værnetinget er Det danske Voldgiftsinstitut i København. Hver part udpeger en voldgiftsmand, mens voldgiftsrettens formand udnævnes af instituttet. Såfremt en part ikke inden 30 dage efter at have indgivet klage eller modtaget underretning om begæring af voldgift, har udpeget en voldgiftsmand, udnævnes også denne af instituttet i overensstemmelse med førnævnte regler Rammeaftaleændringer Nærværende Rammeaftale, herunder bilag til Rammeaftalen, kan kun ændres ved skriftlig aftale mellem Ordregiver og Leverandør. Indførte ændringer, der ikke må forrykke udbudsgrundlaget væsentligt, skal fremgå af ændringsmeddelelser, underskrevet af begge parter. Prisændringer i henhold til punkt 4.12 betragtes ikke som en Rammeaftaleændring Ændringer i gældende ret Sker der i Rammeaftaleperioden ændringer i gældende ret, der på væsentlige områder ændrer den udbudte opgave vil parterne kunne anvende reglerne i punkt 4.22, såfremt der måtte opstå tvivl som følge heraf. Tilsvarende er gældende, såfremt Ordregiver af strukturmæssige årsager ændrer den udbudte opgave / ydelse væsentligt, og dette ikke er i strid med udbudsreglerne Underskrift Nærværende Rammeaftale underskrives i to eksemplarer, hvoraf hver part modtager et eksemplar. Dato: Ordregiver: Dato: Leverandør: XXX XXX Poul Erik Lundsgaard Olesen Indkøbschef. 22

23 5. Bilag 5.1 Bilag 1 Tilbudsliste Se vedhæftede Excel dokument 23

24 5.2 Bilag A - Vareprøver Nedenstående produkter ønsket leveret til afprøvning ved afkald fra Ordregiver med angivelse af størrelser Produkt Størrelse Farve Antal Skjorte Sweatshirt T-shirts (bomuld og sved ) Fiberpels Termotøj Vinterundertøj Bukser Overall Sommerjakke Vinterjakke Sokker Bælte Sko Sko Sko Træsko Badesandal 24

25 5.3 Bilag B Tidsplan Aktivitet Dato/tid Udsendelse af udbud 11.oktober 2012 Sidste frist for modtagelse af uddybende spørgsmål 25. oktober 2012 Sidste frist for udsendelse af svar på indkommende 2. november spørgsmål Sidste frist for modtagelse af tilbud 12. november Afslutning på første del af tilbudsevaluering 15. november Afslutning på vareprøve test 7. december 2012 Forventet beslutning om Leverandørvalg 14. december Opstartsmøde m/kontraktunderskrivelse Uge 51 Ikrafttræden af rammeaftalen 1. januar 2013 (eller hurtigst muligt derefter) 25

26 5.4 Bilag C - Erklæring om ubetalt, forfalden gæld 1: jfr. lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997 bekendtgørelse af lov om begrænsning af skyldners deltagelse i udbudsforretninger Stamdata Nærværende erklæring afgives på vegne af følgende virksomhed: CVR-nummer: Firmanavn: Erklæringen afgives af nedenstående person, som med sin underskrift bekræfter at være bemyndiget til at afgive erklæringen bekræfter på tro og love korrektheden af oplysningerne i erklæringen giver samtykke til, at Ordregiver må kontrollere oplysningerne i erklæringen hos de relevante myndigheder Navn: Titel: Dato: Underskrift: Oplysning om ubetalt, forfalden gæld til det offentlige Det erklæres hermed, at virksomhedens ubetalte, forfaldne gæld til det offentlige på tilbudstidspunktet udgør: kr. Supplerende oplysninger ved gæld over kr. Der er stillet sikkerhed for betaling af den del af gælden, der overstiger kr. Dokumentation herfor er vedlagt erklæringen, som bilag nr. Ja Nej Der er den (dato) indgået aftale med inddrivelsesmyndigheden om en afviklingsordning og denne ordning er overholdt på tilbudstidspunktet. Dokumentation herfor er vedlagt erklæringen, som bilag nr.. a) Ved gæld til det offentlige forstås: skatter afgifter bidrag til sociale sikringsordninger b) Ved det offentlige forstås offentlige myndigheder i Danmark i det land, hvor virksomheden er etableret Dato og underskrift Ja Nej 26

27 5.5 Bilag D Logomanual LOGO 9 CM. BRED Produkt: Placering: Bemærkninger: Overall Smæk Hvid logo Bukser Højre baglomme Hvid logo Shorts Højre baglomme Hvid logo Knickers Højre baglomme Hvid logo Skjorte Venstre bryst Hvid logo T-shirt Ved hals i midten Hvid logo Polo T-shirt Venstre bryst Hvid logo Sweatshirt Ved hals i midten Hvid logo Sweatshirt polo Venstre bryst Hvid logo Termojakke vatteret Venstre bryst Hvid logo Softshell jakker Venstre bryst Hvid logo Orange + hvid tøjfarve Sort logo 27