Grene Provsti. Referat fra Provstiudvalgsmøde onsdag d. 25. februar 2015 i Kirkehuset, Kirkegade 22, 7200 Grindsted

Transkript

1 Grindsted d. 27. februar 2015 Referat fra Provstiudvalgsmøde onsdag d. 25. februar 2015 i Kirkehuset, Kirkegade 22, 7200 Grindsted Dagsorden: Beslutning: 1. Godkendelse af dagsorden Dagsorden godkendt. 2. Godkendelse og underskrift af referat fra mødet d. 14. november 2014 Referat godkendt og underskrevet. 3. Henvendelser fra menighedsråd: Ringive, Lindeballe, Langelund menighedsråd fremsender forpagtningskontorakt til godkendelse. Randbøl menighedsråd fremsender oplæg til godkendelse af servitutter for nye gravsteder. Sønder Omme menighedsråd fremsender ansøgning om udsættelse med tilbagebetaling af 5%-lån. Grindsted menighedsråd v. Forretningsudvalget, fremsender indsigelse mod beslutning om indsendelse af kvartalsrapporterne for kirkekasserne senest d. 15. i den anden måned efter kvartalets udløb. (Der henvises til referatet fra Formands- og kasserermødet, afholdt d. 26. januar 2015 punkt 8.) Grindsted menighedsråd fremsender ansøgning om henlæggelse en del af overskuddet fra regnskabsåret 2014 til brug for indkøb af truck. Overskuddet udgør iflg. det oplyste ca kr. Øster Nykirke menighedsråd fremsender ansøgning om overførsel/henlæggelse af overskud 2014 til anvendelse i 2015 til følgende formål: visionsweekend, reparation af tag på våbenhuset v. Øster Nykirke, projektor og lærred i Vonge kirke, reparation af anker i Vonge kirke, - restbeløbet ønskes anvendt til maskinhuset i Øster Nykirke. Der ønskes overført i alt kr. Hejnsvig menighedsråd fremsender anmodning vedr. finansiering af opgørelse af nyt maskinhus på kirkegården v. Hejnsvig kirke. Projektet beløber sig til kr. Henvendelser fra menighedsråd: Ringive, Lindeballe, Langelund menighedsråd Provstiudvalget kan godkende den fremsendte forpagtningskontrakt. Randbøl menighedsråd: Provstiudvalget kan anbefale det fremsendte forslag til servitutter for nye gravsteder. Ændringerne laves som tilføjelse til de nuværende kirkegårdsvedtægter. Sønder Omme menighedsråd: Provstiudvalget anmoder om at få tilsendt kvartalsrapporten for 4. kvartal dvs. pr. 31. dec incl. kontospecifikationer for 4 kvt. for samtlige konti. Inden for 14 dage. Indtil videre udsættes tilbagebetalingen af 5%-lånet til 15. juni Grindsted menighedsråd: Provstiudvalget ønsker at fastholde tidspunktet for indsendelse af kvartalsrapporterne til d. 15. i den 2. måned efter kvartalets udløb. Begrundelsen herfor er, at Provstiudvalget ønsker større fokus på likviditeten i sognene. Såfremt der er problemer med at nå indsendelse af kvartalsrapporterne, er menighedsrådet velkommen til at søge om udsættelse. Grindsted menighedsråd: Provstiudvalget kan anbefale at der anbefaler at der anvendes kr. af overskuddet til indkøb af ny truck. Øster Nykirke menighedsråd: Provstiudvalget kan anbefale at overskuddet anvendes som ansøgt. Provstiudvalget kan anbefale finansieringen som ansøgt. Der anvendes kr. som hensat under anlægsmidler er der afsat kr. til afdrag vedr. konfirmandstue. Det fremgår af referatet at der kun er indhentet ét tilbud nemlig fra Erik Møberg A/S. Erik Møberg er menighedsrådets bygningssagkyndige. Det undersøges hvorvidt der kan være inhabilitets problemer for bygherren og menighedsrådets bygningssagkyndige. Side 1 af 5

2 4. Projektforslag: Thyregod-Vester menighedsråd fremsender Projektbeskrivelse, overslag samt tegningsmateriale for istandsættelse af Thyregod Kirke fra arkitektfirmaet Birch og Svenning A/S. Materialet er d. 15. december 2014 fremsendt til Ribe Stift til udtalelse hos relevante konsulenter. Materialet udleveres i papir på mødet (udsendes i separat mail forud for mødet) Givskud menighedsråd fremsender projektbeskrivelse, tegninger samt modtaget tilbud vedr. udskiftning af tag på præsteboligen i Givskud. (Sagsfremstilling fremsendes sammen med dagsorden.) Projektforslag: Thyregod-Vester menighedsråd. Provstiudvalget gennemgik projektforslaget. Projektbeskrivelse m.m. er tidligere fremsendt til Ribe Stift til høring af relevante konsulenter. Provstiudvalget afventer afgørelse fra Ribe Stift. Givskud menighedsråd: Provstiudvalget kan anbefale at projektet igangsættes herunder godkende det overslag. 5. Synsudskrifter fra menighedsråd: Hejnsvig menighedsråd fremsender: Synsudskrift vedr. foretaget syn over Hejnsvig kirke og kirkegård d. 17. september Nørup menighedsråd fremsender: Synsudskrift vedr. foretaget syn over Nørup kirke og kirkegård d. 26. september Nørup menighedsråd fremsender: Synsudskrift vedr. foretaget syn over præstegården Præstens Ager 2, Nørup d. 26. september Hejnsvig menighedsråd fremsender: Synsudskrift vedr. foretaget syn over Hejnsvig Præstegård, Kirkevej 2, Hejnsvig 6. Årsregnskaber 2013 med tilhørende revisionsprotokollater, til behandling og godkendelse. Give kirkekasse Hejnsvig kirkekasse Nollund-Urup kirkekasse Øster Nykirke kirkekasse 7. Budget 2016 herunder: udmelding af ligningsbeløb emner til budget 2016 ønsker/forslag til PUK-budget Provstistatistik Iflg. statistikken tegner der sig et billede af et faldende folkekirkemedlemstal i Grene Provsti. Provsten har et forslag til evt. handleplan bl.a. udarbejdelse af Statistik fra Kirkefondet. Synsudskrifter fra menighedsråd: Synsudskriften over Hejnsvig kirke og kirkegård blev taget til efterretning. De nævnte mangler kan Nørup menighedsråd: Synsudskriften over Nørup kirke og kirkegård blev taget til efterretning. De nævnte mangler kan Nørup menighedsråd: Synsudskrifter over præstegården Præsten Ager 2, blev taget til efterretning. De nævnte mangler kan Synsudskriften over Hejnsvig Præstegård blev taget til efterretning. De nævnte mangler kan igangsættes når der er budgetmæssig dækning Årsregnskaber 2013 med tilhørende revisionsprotokollater for Årsregnskaberne med tilhørende protokollater vedr. Give, Hejnsvig, Nollund-Urup og Øster Nykirke kirkekasse blev taget til efterretning og godkendt. Budget 2016: Provstiudvalget skal udmelde ligningsbeløb senest d. 15. marts Der blev drøftet forskellige forslag til det kommende budget for PUK Provstistatistik: Provsten orienterede om det faldende medlemstal. Der indhentes priser på udarbejdelse af Statistik fra Kirkefondet. Side 2 af 5

3 9. Kort orientering om: Status på forløbet m. nye kirkegårdstakster ERFA-møde for organister (7. januar 2015) ERFA-møde for gravere, gravermedhjælpere og kirkegårdsledere (15. januar 2015) 10. Revisionsprotokolalt vedr. regnskabet for Grene Provstiudvalget Ribe Stift har d. 5. december 2014 fremsendt godkendt revisionsprotokol vedr. regnskabet for Grene Provstiudvalg uden bemærkninger. Provstiudvalget skal behandle revisionsprotokollatet i sit møde. Provsten gav en orientering om de enkelte punkter. Provstiudvalget tog Ribe Stifts godkendelse af regnskabet for PUK i Grene Provsti for 2013 til efterretning. 11. Køb af I-pads til Provstiudvalgsmedlemmer Der indkøbes I-pads til de, af provstiudvalgets, medlemmer det ønsker det. Karl Lund undersøger markedet og priser. I-paden er til låns så længe man sidder i Provstiudvalget. Ved udtræden skal I-paden afleveres. Økonomien dækkes af de midler der er afsat til ikke igangsat projekt vedr. administrativ hjælp til menighedsrådene. 12. Efterretninger: Filskov menighedsråd har ansøgt om og fået tilladelse til brug af kassebeholdning til brug for sti i forlængelse af belægning ved indgang til kapel, til sti til kirken. Hejnsvig menighedsråd er anmodet om, at indsendes yderligere oplysninger som følge af ansøgning om øremærkning af kassebeholdning. Nollund-Urup menighedsråd har ansøgt om og fået frigivet kr. til dækning af udgifter ved indvendig renovering af Nollund kirke. Thyregod-Vester menighedsråd har fremsendt yderligere oplysninger vedr. frigivelse af midler m.m. (jfr. PU-mødet d. 14. nov. 2014) ansøgningen er imødekommet. Sdr. Omme menighedsråd har ansøgt om og fået frigivet ,63 kr. til dækning af udgifter ved materialeplads, varmepumper i kirken samt konsulenthonorar. Thyregod-Vester menighedsråd har ansøgt om og fået frigivet kr. fra kto. øremærket renovering af kirken til dækning af arkitekthonorar for projektbeskrivelse vedr. indvendig istandsættelse af Thyregod kirke. Thyregod-Vester menighedsråd har ansøgt om og fået frigivet ,39 kr. til brug for renovering af Vester Sognehus. Der er desuden givet tilladelse til at anvende op til kr. af likviditet stillet til rådighed. Øster Nykirke Vonge menighedsråd har ansøgt om overførsel af evt. overskud fra 2014 til Beløbet er ikke angivet. Har modtaget afslag på ansøgningen. Nollund-Urup menighedsråd har ansøgt om og Efterretninger: Udsættes til næste møde. Side 3 af 5

4 fået frigivet ,63 kr. til dækning af udgifter ved renovering af Nollund kirke. Randbøl menighedsråd/vejle Provsti Der er anmodet om, at tilbagebetalingen af 5%- lån vedr. renovering af præsteboligen i Randbøl, fastholdes/forlænges til dec Farre menighedsråd har ansøgt om og fået frigivet ,00 kr. fra konto Renovering Farre kirke til brug for dækning af udgifter ved montering af bindere i tagsten. Nollund-Urup menighedsråd har ansøgt om, og fået tilladelse til frigivelse af i alt ,44 kr. til dækning af udgifter til indkøb af stole og koblingssæt. Arbejdstilsynet har d. 17. december 2014 fremsendt resultat af tilsyn i Grene Provsti d. 17. december. Ribe Stift har d. 17. dec fremsendt lånegodkendelse vedr. lån til Grindsted kirke på kr. til brug for omlægning af en sti på Sdr. Kirkegård i Grindsted Ribe Stift har d. 17. dec fremsendt lånegodkendelse vedr. lån til Grindsted kirke og Grindsted-Nollund-Urup præsteembede på kr. vedr. renovering af tjenesteboligen Østerbrogade 18 og indfrielse af gammelt lån. Ribe Stift har d. 12. januar 2015 fremsendt brev vedr.: Provstiudvalgssekretærers arbejde som regnskabsfører for kirkekasser. Ribe Stift har d. 16. feb fremsendt lånegodkendelse vedr. lån til Nollund-Urup menighedsråd på kr. til finansiering af renoveringen af Nollund kirke. Fredningsnævnet for Sydjylland har d. 19. december 2014 fremsendt afgørelse i fredningssag vedr. Sigengen i Sdr. Omme. Fredningsnævnet for Sydjylland har d. 13. januar 2015 fremsendt afgørelse i fredningssag vedr. redskabshus på fredet areal ved Øster Nykirke. 13. Drøftelse af Provstiudvalgets visioner for Udsættes til næste møde. 14. Evt.: Minder om: Plan over provstesyn i Provstiudvalget er velkommen til at deltage i synene. Orienteringsmøde om Digitale kirkegårdskort onsdag d. 4. marts 2015 kl (tilmelding) Provstiudvalgets medlemmer er velkomne til at deltage i Provstesynene. Claus Skovbjerg deltager, sammen med provsten og provstisekretæren, i orienteringsmødet om Bygge Sager, afholdes af Ribe Stift tirsdag d. 3. marts 2015 kl Jørn Jessen deltager, sammen med provsten og provstisekretæren, i orienteringsmødet om Digitale kirkegårdskort. Side 4 af 5

5 Afbud fra: Mødet sluttede kl Lilian Høegh Tyrsted Provst/formand Jørn Jessen / næstformand Claus Jørgen Skovbjerg Elin Johansen Kim Søndergård Ole Hansen Lone H. Ovesen Karl Lund præsterepræsentant Side 5 af 5