Referat for: Greve-Solrød Provstiudvalg PU møde 29. november Kl Mødested: Provstikontoret

Transkript

1 Referat for: Greve-Solrød Provstiudvalg PU møde 29. november Kl Mødested: Provstikontoret Alle mødt. Til første punkt er mødt 3 repræsentanter fra Karlstrup MR samt sognepræst Christina Feddersen. Derudover var der mødt 3 repræsentanter for Greve MR. Mødepunkt 1 Køb af jord til nyt sognehus i Karlstrup Sogn Repræsentanter fra Karlstrup MR deltager på punktet med status på sagen samt for en afklaring af det fremtidige forløb i forbindelse med købet. 2 Provstisekretær - vederlag/løn Forslag fra PU om ekstraordinært vederlag i forbindelse med opstarten af GIAS samt lønforhøjelse i øvrigt. Ved Aase Sørensen / Thorkil Ammitzbøll Pkt. behandlet for lukkede døre. Formanden for MR orienterede omkring status på købet. Der skal holdes møde med Solrød Kommune i januar 2013 omkring det videre forløb for så vidt angår formål, lokalplan, køb af jorden mv. Grunden er fundet. Lokalplanen skal ændres, så derfor er det vigtigt at komme igang nu. PU fik forelagt et overslag over grundkøbet på kr. MR kan finansiere projektet gennem opsparinger samt bevilling på budget PU fik forelagt tegning over det areal man påtænker at købe. Christina Feddersen forelagde tankerne bag for projektet, og hvad man forventer, at sognehuset skal bruges til. Der var enighed om, at det folkkirkelige aspekt var det vigtigste. PU giver tilsagn til MR til at gå videre med købet af grunden, under forudsætning af at grunden kan bruges til det folkekirkelige formål. PU tilkender provstisekretæren et engangsvederlag på kr. i forbindelse med opstart af GIAS. Vederlaget udbetales i indeværende år. PU ønsker på sigt at give et pensionsgivende kvalifikationstillæg. Det gives i forbindelse med at PU godkender ansøgningen om efteruddannelse iflg. pkt. 11 og uddannelsen påbegyndes i januar Sagen tages op igen i PU, i overensstemmelse med afholdt MUS. Referat, Side: 1

2 3 Revisionsprotokollater 2011 Sag: Årsregnskaber 2011 (414) Fra Greve: Revisionsprotokollat 2012 m. bemærkninger Protokollat til godkendelse af PU - tillige med ansøgning om brug af kr. på driftsrammen i stedet for på anlægsrammen. Fra Havdrup: Revisionsprotokollat 2011 Fra Solrød: Revisionsprotokollat 2011 Fra Kildebrønde: Revisionsprotokollat 2011 Fra Karlslunde Strand: Revisionsprotokollat kommentarer Greves protokollat blev drøftet. Lars Hartig mente, at der var mange frie midler og man bør budgettere bedre. Ansøgningen om overførsel af kr. fra anlægsrammen til driftsrammen blev godkendt. Havdrup protokollat blev ligeledes drøftet. Driftsrammen er overskredet, hvilket er kritisk. Der tilskrives MR om dette. Solrød protokollat: Der var ingen bemærkninger. Kildebrønde protokollat: PU har bemærket, at indtægterne er væsentligt underbudgetteret, gælder det kirkegårdens indtægter? Der tilskrives MR. Karlslunde Strand: MRs bemærkninger tages til efterretning. Tune: MRs bemærkninger blev taget til efterretning. PU roser MR, at de har taget fat på oprydningen jf. bemærkningerne fra revisor. Karlstrup: Protokollatets bemærkninger blev drøftet. Der er mange frie midler, som MR skal være opmærksom på, da de er øremærket til det igangværende projekt vedr. køb af sognehus. Samtlige regnskaber blev godkendt, hvilket tilskrives de enkelte MR. Fra Tune: Revisionsprotokollat 2011 m. kommentarer Fra Karlstrup: Revisionsprotokollat Godkendelse af endeligt budget 2013 Sag: Budget 2013 (385) Jersie-Kirke Skensved - Endeligt budget 2013 Til endelig godkendelse af PU Jersie-Kirke Skensved - Budget 2013 Spørgsmål vedr. Jersie-Kirke Skensved budget Jersie-Kirke Skensved:Naima Simring fra Jersie- Kirke Skensved orienterede om status på budgettet. Der hyres mod betaling en regnskabskyndig til at gennemgå budgettet med henblik på en afklaring. Der forventes en tilbagemelding midt i december Solrød, Kildebrønde, Tune, Havdrup, Karlstrup og Greve blev godkendt hvilket tilskrives MR. Karlslunde Strands budget er ikke modtaget, hvilket påtales MR. Solrød - Endeligt budget 2013 Kildebrønde - Endeligt budget 2013 Tune - Endeligt budget 2013 Til endelig godkendelse af PU Havdrup - Endeligt budget 2013 Karlstrup - Endeligt budget 2013 Greve - Endeligt budget 2013 Referat, Side: 2

3 5 Årsregnskab PUK Sag: Årsregnskab PUK (405) Stiftets godkendelse af PUK årsregnskab 2011 og evt. bemærkninger. Stiftets godkendelse blev taget til efterretning. Årsregnskab PUK Skrivelse fra Stiftet med godkendelse af PUKs regnskab Ansøgning om ændring af formål Sag: Nyt køkken - Sandbakken 12 (498) - Solrød Sogn Ansøgningen blev drøftet. PU godkender ansøgningen under forudsætning af, at der modtages en projektbeskrivelse på køkkenet samt finansieringsplan mv. inden endelig igangsætning. Ansøg. om ændring. af formål til nyt køkken i 2013 Solrød MR ansøger om tilladelse til at bruge overskud på kr. fra 2011 til nyt køkken i præsteboligen Sandbakken 12, i 2013 i stedet for og i stedet for forsatsvinduer til Solrød Kirke (projektet er sat i bero) Referat, Side: 3

4 7 Ansøgning om igangsættelse af tagrenovering på Jersie Præstegård Sag: Ansøgning om ændring af opsparing til nyt formål (473) - Jersie Sogn Ansøgningen er godkendt. Arbejdet er igangsat. Budgetforslag vedr. ny tagbelægning mv. på præstegården i Jersie Nyt budgetforslag med nyt pkt. om 40 m2 solceller og forøgelse af udgiften vedr. isolering, således at budgettet nu ender på i alt kr. Underbilag til tilbud på tagrenovering tagrenovering på Jersie præstegaard. Ansøgning om igangsættelse af tagrenovering på Jersie Præstegård. Svar fra Thorkil vedr. igangsætning af tagrenovering på Jersie Præstegård Svar fra Lars vedr. igangsætning af tagrenovering på Jersie Præstegård Svar fra Aase vedr. igangsætning af tagrenovering på Jersie Præstegård Svar fra John vedr. igangsætning af tagrenovering på Jersie Præstegård Svar fra Bent vedr. igangsætning af tagrenovering på Jersie Præstegård. 8 Tune Kirkegård, Anneks vest Sag: Omlægning af Tune Kirkegård, Anneks vest (504) - Tune Sogn Ansøgningen blev drøftet. Projektet virker fornuftigt, og der foreligger projektbeskrivelse samt overslag på finansiering, og ansøgningen godkendes, hvilket tilskrives MR. Ansøgning om tilladelse til omlægning af Tune Kirkegård, Anneks vest Tune MR ansøger PU om tilladelse til at renovere og fornye Annekskirkegården i Tune. Budgetforslaget lyder på ca kr. Beløbet er opsparet jf. ansøgning. Ansøgning fra Tune MR Referat, Side: 4

5 9 Ansøgning vedr. Ungdomskirken Sag: Projekt Ungdomskirke (386) Ansøgning vedr. Ungdomskirken Ansøgning om dækning af kr. i forbindelse med opstarten af Ungdomskirken. 10 Ansøgning om dækning af kursusudgift Sag: Bredsdorff, Anne (179) - Kildebrønde Sogn Ansøgningen blev drøftet. Det er godkendt på budgetsamrådet i september 2012, og da det er et udviklingsprojekt i provstiet, er der enighed om at bevilge beløbet fra 5% midlerne, hvilket tilskrives MR. Ansøgning blev bevilget. Anne Bredsdorff oplyste, at beløbet bliver forøget pga. færre deltagere i kurset. Ansøgning om dækning af kursusudgift Der ansøges om dækning af ca kr. i kursusudgifter + transportudgifter i forbindelse med kursusdag d. 22. november 2012 i Fredericia. 11 Ansøgning om dækning af kursusudgift fra provstisekretær Sag: Ansøgning fra provstisekretær om betalt uddannelse (514) Provstisekretær ansøger PU om dækning af kursusudgift til uddannelsen "Akademiuddannelsen i offentlig forvaltning og administration". Uddannelsen tager ca. 3 år og udgiften kr. ønskes dækket tillige med bogudgifter. Blev behandlet sammen med pkt. 2 Ansøgning om betalt uddannelse Ansøgning fra provstisekretær om dækning af udgifter i forbindelse med akademiuddannelsen i offentlig forvaltning og administration. 12 Ansøgning fra Havdrup MR vedr. ny beplantning på Havdrup Kirkegård Sag: Ny beplantning i afd. A og B på Havdrup Kirkegård (494) - Havdrup Sogn Ansøgningen blev drøftet. Beløbet kommer fra anlægsrammen og skal overflyttes til driftsrammen, hvilket godkendes. Hvilket tilskrives MR. Ansøgning fra Havdrup MR vedr. ny beplantning på Havdrup Kirkegård Der ansøges om at bruge resterende midler på ,44 kr. vedr. kirkegårdsanlæg og arkitekt. 13 Synsrapporter 2012 Sag: Havdrup - Synsrapporter 2012 (493) - Havdrup Sogn Synsrapporter 2012 Synsrapporterne blev drøftet. Praksis omkring fremlæggelse af protokol, forsikringspolicer og inventarfortegningelse blev drøftet, da der er spørgsmålstegn noteret i synsrapporten på præstegården. PU tilskriver MR for afklaring. De store synsmangler blev drøftet. PU forventer, at det tages over driftsmidlerne Synsrapporterne blev godkendt. Referat, Side: 5

6 14 Synsrapporter 2012 Sag: Karlslunde Strand - Synsrapporter 2012 (495) - Karlslunde Strandsogn Synsrapporter 2012 til godkendelse af PU Synsrapporter 2012 Synsrapporterne blev drøftet. De mange punkter blev drøftet, da PU ikke skal have oplysninger om MRs egen tjekliste for ting der skal ordnes. Rapporterne for så vidt angår de reelle mangler blev godkendt. 15 Synsrapporter 2012 Sag: Karlstrup - Synsrapporter 2012 (497) - Karlstrup Sogn Synsrapporter 2012 fra Karlstrup MR til godkendelse af PU Synsrapporterne blev drøftet. Rapporterne blev godkendt. Synsrapporter: Kirkesyn Karlstrup Kirke Svar fra Karlstrup MR vedr. synsrapport Vedtægt om samarbejde om betaling af præster deltagelse i tjenstlige konventer mv. Sag: Samarbejdsvedtægt vedr. præsters deltagelse i konventer og kurser (429) Jf. skrivelse fra ministeriet skal samarbejdsvedtægten tilrettes før end offentliggørelse på MILIKI.dk. Tilrettet samarbejdsvedtægt fremlægges til underskrift på formandsmødet d. 5. december Selve vedtægten er godkendt på budgetsamråd d. 3. og 4. september 2012 af alle MR. Anne Bredsdorff orienterede om baggrunden for ændringen af enkelte paragraffer. Aftalen skal underskrives igen af samtlige formænd. Vedtægt - svar af til Greve-Solrød Provsti Svar fra ministeriet vedr. vedtægt om samarbejde om betaling af præsters deltagelse i konventer og kurser Vedtægt vedr. samarbejde om præstekonventer mv. Tilrettet vedtægt - efter ministeriets krav. 17 Høring vedrørende nyt cirkulære og vejledning om de lokale kassers budget, regnskab og revision mv. Sag: Høring omkring nyt cirkulære for kirkeog provstiudvalgskasserne (512) Høringsfrist er udsat til 13. december Høring vedrørende nyt cirkulære og vejledning om de lokale kassers budget, regnskab og revision mv. Høringsforslaget blev drøftet. PU gør indsigelse imod forslaget om, at bugdetoverslagsår (BO1, BO2 og BO3) fjernes fra budgetternes driftsramme. PU anerkender behovet for en grundigere revsion, men har svært ved at se, hvorledes det kan finansieres uden en væsentlig fordyrelse. Offentliggørelsen af regnskaber/budgetter blev ligeledes drøftet. SV: Vedr. Hørings omkring nyt cirkulære for kirke- og provstiudvalgskasserne Referat, Side: 6

7 18 Høring vedr. kirkegårds- og krematorietakster Sag: Høring vedr. kirkegårds- og krematorietakster (513) Høringsfrist 6. december Provstiudvalgene er ikke på høringslisten, men har iflg. cirkulærerne og vejledningerne ansvaret for korrekte takster. Bent Hartvig Petersen orienterede om det nye forslag, som inkluderere det nye GIAS, som eneste fornyelse. Høring vedr. kirkegårds- og krematorietakster Provstiudvalg er ikke på høringslisten, men har ansvaret for taksters rigtighed. Der er svarfrist 6. december Indhentning af tilbud i forbindelse med anlægsprojekter Sag: Spørgsmål vedr. alternativt tilbud på anlægsopgaver. (506) - Solrød Sogn Svar til Solrød MR fra Bent vedr. alternativt tilbud på anlægsopgaver. Spørgsmål fra Solrød MR vedr. indhentning af tilbud i forbindelse med anlægsopgaver. Bent Hartvig Petersen orienterede omkring baggrunden for spørgsmålet fra Solrød MR. PU henviser til vejledningen, som ligges på provstiets hjemmesiden, hvilket tilskrives MR. Vejledningen sendes ligeledes til samtlige formænd som orientering. Vejledning til MR vedr. anlægsprojekter PUs vejledning til MR vedr. ansøgning, godkendelse mv. af anlægsprojekter Referat, Side: 7

8 Orientering 20 Indfrielse af stiftslån opr kr. Sag: Jersie kirke, restaurering. (152) - Jersie Sogn Indfrielse af stiftslån opr kr. Orientering fra Jersie-Kirke Skensved MR om indfrielse af stiftslån pr. 15. oktober Indfrielse af lån opr kr. Sag: Ombygningen af Sandbakken 12, Solrød sogn (37) - Solrød Sogn Lån vedr. ombygning af præsteboligen er indfriet via 5% midlerne. Kvittering fra Nykredit på indfrielse af lån opr kr. 22 Ombygning af Krogstræde 1, Jersie Sag: Ombygning af udhus Krogstræde 1, Kirke Skensved (403) - Jersie Sogn Naima orienterede omkring ombygningen. Opgørelse vedr. ombygning af Krogstræde 1 Orientering og opgørelse fra Jersie-Kirke Skensved MR vedr. ombygningen af Krogstræde GIAS Sag: GIAS (GravstedsaftaleIndberetnings- og AdministrationsSystem) (446) Status på GIAS og prisregulering pr. 1. december Bent Hartvig Petersen og Jeannie Kjærbo orienterede om punktet. Nyhed om ny prisreguleringsmetode for kirkegårdstakster som fremtidigt sker i GIAS Regulering af kirkegårdstakster pr. 1. jan GIAS - prisregulering pr. 1. december 2012 Liste med provstiets samlede ydelser og priser. Prisregulering i GIAS Udmelding til alle kirkegårdene i provstiet vedr. prisreguleringen på 2,6% i GIAS Referat, Side: 8

9 Orientering 24 MR-valg 2012 Sag: MR-valg 2012 (329) Beløbet er overført til Jersie-Kirke Skensveds konto. Regning fra Jersie-Kirke Skensved MR vedr. fælles valgkampagne i Solrød kommune Opgørelse fra Jersie-Kirke Skensved MR på i alt kr. for annoncering i forbindelse med fælles valgkampagne for 3 af sognene i Solrød kommune. 25 Kvartalsrapport 3. kvt Sag: Kvartalsrapport 3. kvt (501) - Karlslunde Strandsogn Til PUs orientering Kvartalsrapport 3. kvt Til orientering 26 Kvartalsrapport 3. kvt Sag: Kvartalsrapport 3. kvt (499) - Kildebrønde Sogn Til PUs orientering Kvartalsrapport 3. kvt Til orientering fra Kildebrønde MR 27 Ansøgning om oprettelse af lokalfinansieret sognepræst Sag: Ansøgning om oprettelse af ½ lokalfinansieret præstestilling (491) - Havdrup Sogn Status på sagen. Anne Bredsdorff orienterede om status på sagen. [Dok.nr.:106505/12] Ansøgning om oprettelse af en lokalt finansieret overenskomstansat sognepræst Rettelse fra provsten vedr.: [Dok.nr.:106505/12] Ansøgning om oprettelse af en lokalt finansieret overenskomstansat sognepræst 28 [Dok.nr.:117257/12- vikarsatser Sag: Vikarsatser i provstierne (509) [Dok.nr.:117257/12- vikarsatser Orientering fra Stiftet vedr. vikarsatser i provstierne. Referat, Side: 9

10 Mødet slut kl Næste møde er d. 10. januar 2013 kl. 9. på provstikontoret Referat, Side: 10