BIBLIOTEKSSTYRELSEN. Kassation i folkebiblioteker RÅD OG VINK FRA BIBLIOTEKSSTYRELSEN 6

Transkript

1 BIBLIOTEKSSTYRELSEN Kassation i folkebiblioteker BS RÅD OG VINK FRA BIBLIOTEKSSTYRELSEN 6

2 BIBLIOTEKSSTYRELSEN Kassation i folkebiblioteker Introduktion til en metode Råd og vink fra Biblioteksstyrelsen 6 København 2001 Bibliotek, Børn og Kultur 1

3 Kassation i folkebiblioteker Introduktion til en metode Råd og vink fra Biblioteksstyrelsen 6 Redaktør: Ellen Warrer Bertelsen Udarbejdet af Niels Ole Pors, Danmarks Biblioteksskole Udgivet i 2001 af Biblioteksstyrelsen Nyhavn 31 E 1051 København K Telefon: Telefax: E-post: bs@bs.dk Hjemmeside: Layout: Stæhr Reklame og Marketing Foto: Tao Lytzen: Ruminstallation på Københavns Kommunes Hovedbibliotek sommeren 2000 Typografi: Times New Roman PS Tryk: D&D Grafisk, Århus Oplag: 500 ISSN: ISBN: ISBN elektronisk: Publikationen er tilgængelig på Biblioteksstyrelsens hjemmeside Eftertryk tilladt med kildeangivelse Bibliotek, Børn og Kultur

4 Indhold Forord 5 Indledning 7 Hvad er kassation? og hvorfor skal den foretages? 9 Brugernes litteratursøgningsadfærd 13 Introduktion til en metode 14 Metodens grundprincipper 18 Præsensbenyttelse 25 Resultater fra metoden 26 Andre metoder 28 Konklusion og perspektiver 29 Litteratur 31 Bibliotek, Børn og Kultur 3

5 4 Råd og vink om anskaffelse af edb

6 Forord Med udsendelsen af denne Råd og vink indfrier Biblioteksstyrelsen et løfte givet tilbage i 1999 i forbindelse med forhandlingerne om revision af Lov om biblioteksafgift. Biblioteksstyrelsen lovede at bidrage til at fremme kassation af lidet benyttet materiale i folkebibliotekerne. Ønsket om at fremme kassation i folkebibliotekerne blev fremsat fra forfatterside ud fra den tanke at således som reglerne for udbetaling af biblioteksafgift er udformet, kan der blive udbetalt betydelige summer i biblioteksafgift for værker der står mere eller mindre døde på hylderne. Forfatternes synspunkt er klart relevant. Men at det også er vigtigt af hensyn til brugerne at sikre at lidet eller ubenyttet materiale ikke skygger for det relevante og efterspurgte det er bibliotekarisk børnelærdom. I denne Råd og vink har vi valgt at nedtone rådene og i stedet givet plads til en beskrivelse af en operationel systembaseret metode til kassation. Formålet er at opnå et tilbud på folkebibliotekerne der opfylder bestemmelserne i Lov om biblioteksvirksomhed. Vi har bedt lektor Niels Ole Pors, Danmarks Biblioteksskole om at beskrive metoden, og jeg vil gerne takke ham for at have udarbejdet manuskriptet så det passer til Råd og vink formatet. Jens Thorhauge Kassation i biblioteker 5

7 6 Råd og vink om Udviklingspuljen

8 Indledning Der bliver skrevet mindre om kassation i folkebibliotekerne nu end for blot 10 år siden. Det skyldes muligvis at det kan være vanskeligt at tilføje noget væsentligt nyt til de principper og metoder der allerede er formuleret. Det viser sig overordentlig tydeligt i 4. udgave fra 2000 af G. Edward Evans klassiker om samlingsopbygning hvor der ikke er omtalt udvikling af nogen art inden for litteraturen om kassation, udtynding og lignende. Det samme gør sig gældende gennem mere systematiske litteratursøgninger. Der skrives ikke meget og slet ikke noget metodisk nyt inden for området. Så ser man udelukkende på litteraturen, opleves kassation åbenbart ikke som et stort problem længere. Heller ikke på dansk er emnet be- handlet i løbet af de sidste godt 10 år. Det til trods for at kassation gennem halvfemserne har haft et meget betydeligt omfang i danske folkebiblioteker. Så stort at mange danske folkebiblioteker nærmest har karakter af nulvækst biblioteker. Det kan give det indtryk at kassation ikke længere udgør et problem. Baggrunden for den omfattende kassation i halvfemserne var imidlertid at mange biblioteker i forbindelse med inddatering af bestanden i automatiserede systemer benyttede lejligheden til at foretage en kassation der ellers ikke ville være sket. Så selvom kassation finder sted i et stort omfang, kan det alligevel være på sin plads at diskutere principper og retningslinier. Kassation i biblioteker 7

9 8 Kassation i biblioteker

10 Hvad er kassation? og hvorfor skal den foretages? I denne Råd og vink anvendes begrebet kassation som en generisk eller overordnet betegnelse for aktiviteter som udtyndning, magasinering, flytning af bøger væk fra åbne hylder og lignende. Begrebet kassation bruges således som den meget brede betegnelse for den aktivitet der udelukkende har til formål at identificere de materialer der ikke bruges eller udlånes i nævneværdigt omfang. I folkebibliotekerne er der tradition for at formulere principperne for kassation i forhold til begreberne: Slid Forældelse Ubenyttethed. Slid Hovedparten af den løbende kassation foregår i forhold til den del af bestanden der er - eller i hvert fald har været - mest efterspurgt. Kassationsproblemet er i denne sammenhæng et genanskaffelsesproblem som bliver vanskeligere og vanskeligere at løse fordi boghandlersystemets lager bliver mindre. Denne del af kassationen vil ikke blive behandlet selvom det måske nok er det største problem. Forældelse Forældelse er et meget vanskeligt begreb. Det er altid svært at klassificere noget som direkte forældet i en kognitiv eller videnmæssig forstand. Inden for faglitteratur er der to udgaver af begrebet der er anvendelige. Den ene er udgaveforældelse der hænger sammen med at der kommer en ny udgave af dokumentet. Det er så op til en kvalititativ vurdering at afgøre om den nye udgave bør anskaffes. Den anden er den forældelse der udspringer af ændrede brugsmønstre. Synspunkter, videnskabelige teorier, antagelser og bestemte typer af holdninger findes ikke længere interessante. Dette viser sig ved at brugerne ikke længere interesserer sig for en bestemt type litteratur. Forældelsesbegrebet er også relevant i forhold til skønlitteratur, og det blev diskuteret til bunds af Jens Thorhauge i midten af firserne. Han introducerede en lang række kvalitative ræsonnementer i forhold til den skønlitterære bestand og den måde den kan typologiseres på, men afgørende i denne sammenhæng er at Jens Thorhauge betragter forældelse af skønlitteratur som næsten lig med manglende benyttelse. Skønlitteratur er forældet når den ikke mere hjemlånes. Ubenyttethed Ubenyttethed defineres ofte som det forhold at et dokument ikke har været udlånt i et bestemt tidsrum som f.eks. to eller tre år. Grænsen er arbitrær. Fastsættelsen af tidsrummet er altså afgørende for om dokumenter bedømmes som ubenyttede. Det er lidt problematisk at anvende dette som et kriterium idet de forskelli- Kassation i biblioteker 9

11 ge dele af samlingen sandsynligvis har et meget forskelligt brugsmønster. Med et forskelligt brugsmønster menes at en bibliotekssamling kan opdeles i en række delsamlinger. De vil formentlig hver især have meget forskellige cirkulationstal. Cirkulationstallet i delsamlingerne bør derfor indgå som en del af vurderingen når ubenyttethed diskuteres. Det betyder at bibliotekarer ikke skal foretage en indholdsmæssig analyse af materialer når de overvejes til kassation. Her tænker jeg ikke på de meget få dokumenter der indeholder direkte forkerte eller fordrejede faktuelle oplysninger. Men de kvalitative synspunkter skal indgå med meget stor vægt i forhold til selve kassationen. Nogle få kvalitative kriterier: Udseende: Dokumenters udseende er et næsten universelt kriterie. Det centrale er så at sige at finde bibliotekets æstetiske standard. Dubletter eller eksemplartal: Der er også enighed om at det er relativt ufarligt at udtynde i eksemplartal eller i udgaver. Indhold: I litteraturen om kassation ses ofte angivelser af at forældede informationer skal fjernes. Det er diskuteret ovenfor, men det er under alle omstændigheder et vanskeligt kriterium at anvende. Alder: Mange kassationsvejledninger sætter aldersgrænser for litteraturen i forskellige grupper og af forskellige typer. Det ses ofte at det munder ud i meget detaljerede vejledninger der kan være vanskelige at håndtere. Problemet med at angive alderen som kriterium er at der ikke kan tages hensyn til lokale brugsmønstre. Kriterierne slår ikke nødvendigvis til i forhold til større bibliotekers samling af skønlitteratur. Den vil i princippet ofte forholde sig til en kulturpolitisk målsætning, og biblioteket kan sagtens anlægge kriterier som f.eks. søge at have et helt forfatterskab selvom brugerne kun er interesseret i en del af dette. Dette er kun et lille udvalg af de mange kriterier der er bragt i forslag i litteraturen om kassation - og i mindre grad bragt i anvendelse i praksis. Det kræver et stort arbejde at leve op til disse kriterier. Mange af dem hviler også på lidt upræcise skøn. Ikke desto mindre er kriterierne og den omfattende litteratur om dem resultatet af en gennem årene opbygget praksis der i det store og hele har fungeret og hvor kriterierne har et fornuftigt rationale. Det er vigtigt at være opmærksom på at kassation er en integreret del af bestandspolitikken, og den bør derfor foregå i overensstemmelse med den politik der eventuelt er formuleret for samlingens forskellige dele. 10 Kassation i biblioteker

12 Litteraturen om kassation er fuld af bemærkninger om modstand mod kassation. Modstanden bunder ofte i et af to yderpunkter et psykologisk eller et samlingsorienteret. Det er ikke mit indtryk at disse synspunkter vedrørende modstand mod kassation har nogen relevans længere i Danmark. En for mig at se meget væsentlig grund til at foretage identifikationen af kandidater til kassation i modsætning til det subjektive skøn, er udviklingen i både medieproduktion og bibliotekarernes uddannelse. Hertil kommer de stigende krav til bibliotekernes typer af materialer. Forestillinger om fælles normer for hvad god litteratur, god musik eller gode tegneserier er, må siges at være illusorisk. Det dybtgående kendskab til den faglitterære og skønlitterære arv og indsigt i kvalitetsvurderinger i forhold til ny litteratur er ikke længere fælles gods hos bibliotekarer. I hvert fald fylder det ikke meget i Danmarks Biblioteksskoles undervisningsplaner. Den personbaserede vurdering af bestanden vil derfor med stor sandsynlighed blive afhængig af hvem der foretager den. Det er ikke tilfredsstillende. Mængden af producerede materialer gør det også illusorisk at tro at biblioteksansatte kan have et særligt bredt overblik over medieproduktionen. Jeg tænker ikke her på den kassation der foregår på grund af slid. Her er det faglige spørgsmål genanskaffelse - ofte ved hjælp af antikvariater - eller restaurering af de meget efterspurgte dokumenter. Hovedgrunden til at kassation skal foretages løbende er for mig at se at det er bydende nødvendigt at samlingen fremtræder attraktiv og velredigeret, og derfor er kassation en meget vigtig del af den formidling som et biblioteks hyldebeholdning udgør. Der er andre grunde. Den vigtigste er nok pladsproblemer. Gennem det meste af halvfemserne har afgangen af bøger fra danske folkebiblioteker som helhed udgjort stort set det samme som tilgangen. Der er altså tale om en situation hvor de fleste biblioteker er nulvækst-biblioteker. Det bør dog understreges at folkebibliotekerne også har skullet finde plads til forskelligt IT-udstyr og fremover også til nye medier. I forbindelse med indførelsen af nye teknologier og nye medier får bibliotekerne pladsproblemer. Det vil ofte være bedre at skaffe luft til de forskellige aktiviteter frem for at skabe et indtryk af pladsmangel der jo er til besvær for brugerne. Pladsproblemet og en vis form for luft mellem hylderne og muligheder for at eksponere litteraturen er meget vigtig hvis biblioteket skal fremtræde attraktivt. Det hænger sammen med brugernes måde at søge litteratur på. Den måde hovedparten af brugerne søger litteratur på, understreger i virkeligheden Kassation i biblioteker 11

13 behovet for og nødvendigheden af en løbende og systematisk kassation. Kassation af især dansk litteratur vil medføre en omfordeling af biblioteksafgiften. Forudsætningen er naturligvis en omfattende kassation, men det er en problemstilling man ikke helt kan overse. Interessen for biblioteksafgift er ganske betydelig både hos forfattere og hos politikere. Spørgsmålet trænger sig på også fordi mange folkebiblioteker er begyndt at omfordele midlerne til materialeindkøb så andre medier end bøger i højere grad bliver tilgodeset. 12 Kassation i biblioteker

14 Brugernes litteratursøgningsadfærd Mange af folkebibliotekets brugere foretager græsning eller hyldelæsning når de besøger biblioteket. Folkebibliotekets brugere kommer i meget stor udstrækning efter litteratur om emner og forskellige genrer, og disse behov får de ofte dækket gennem hyldelæsning, bogudstillinger og lignende. En del kommer målrettet efter bestemte titler og forfattere, og det er meget sandsynligt at antallet af denne type lånere vil stige når fjernbrugen af bibliotekets database vokser. Teknologien vil således komme til at stille endnu større krav til bibliotekets bestand. Netop det forhold at græsningen er en vigtig del af brugernes søgning efter litteratur, betyder at kassationen bliver endnu vigtigere. Biblioteket vurderes på dets opstilling af materialerne og på brugernes succes i forhold til at finde litteratur gennem græsningen. Delsamlinger der giver det indtryk at de aldrig bruges, formidler et kedeligt indtryk. Det har i flere tilfælde vist sig at resultatet af en kassation og udtynding af bestanden har betydet at brugerne fik en opfattelse af at de mødte nye samlinger. Det kan naturligvis også ske på andre og supplerende måder. Delsamlinger kan f.eks. med succes cirkulere mellem filialer og lignende. Kassation i biblioteker 13

15 Introduktion til en metode I det følgende gennemgås metoder der er orienteret mod at identificere dokumenter, bøger og andre medier som er meget lidt brugt eller slet ikke. Der er altså tale om metoder der kan anvendes når man skal identificere de dele af samlingen og de bøger der bidrager meget lidt til bibliotekets formål. Metoderne er simple, men det er vigtigt at forstå baggrunden for dem før de implementeres i det enkelte bibliotek. Det er også vigtigt at understrege at metoderne er statistisk orienterede og at de er et supplement til den bibliotekariske beslutning og vurdering af det enkelte dokuments videre skæbne. Man kan med ret og rimelighed spørge om en vejledning uden videre kan nøjes med at præsentere metoder der baserer sig på hyldetid, sidste udlånsdato og brugsmønstre. Jeg vil gerne understrege at jeg ikke i de 20 år jeg har fulgt med i kassationslitteraturen, har fundet eller er stødt på metoder der er mere enkle eller overbevisende. Udlånsfordeling den ene grundpille En grundantagelse bag de metoder der i det følgende gennemgås, er at udlånet og dets fordeling på emnekategorier eller genrer hvis vi taler om skønlitteratur er en relativt konstant størrelse. Det kan omformes til et udsagn om at det bedste skøn over den aktuelle udlånsfordeling er fortidens udlånsfordeling. Dvs. at det bedste skøn over den fremtidige udlånsfordeling er dagens udlånsfordeling. Dette er et forhold der har været undersøgt overordentligt grundigt, og det er ikke så underligt når man tænker på f.eks. udlånet i folkebiblioteker. Vi har ingen grund til at antage at f.eks. interessen for historiske romaner undergår store svingninger i et kort tidsrum. Det er vigtigt at fremhæve at der er tale om begrænsede tidsrum. Der tales ikke om at nutidens udlånsfordeling giver et rimeligt billede af udlånsfordelingen om 10 eller 15 år, men derimod giver et godt billede af de måske næste to års udlånsfordeling. Man bør være opmærksom på at udlånsfordelingen skal ses i forhold til emnegrupper og litteraturkategorier og ikke i forhold til enkelttitler. Der synes i faglitteraturen at være et vist belæg for ovenstående antagelse. Den er en af grundpillerne i det følgende. Den inaktive og den aktive samling den anden grundpille Den anden grundpille er antagelsen om at alle samlinger kan opdeles i en aktiv samling og i en inaktiv samling. Nogle kalder det en kernesamling og en ikkekernesamling. Jeg anvender i det følgende begreberne lidt vekslende. 14 Kassation i biblioteker

16 De to samlinger har et indbyrdes overlap således at der konstant flyder dokumenter mellem de to samlinger. En bog der ikke har været udlånt i 20 år, har måske tilhørt ikke-kernesamlingen i 17. Hvis den udlånes i dag glider den øjeblikkeligt over i kernesamlingen hvor den vil befinde sig en rum tid. Definitionen af den aktive samling foretages normalt således at den aktive samling består af den del af samlingen der trækker % af udlånet. Procentsatsen kan man selv fastsætte. Det medfører logisk at den inaktive samling består af den del af samlingen der trækker 1 til 5 % af udlånet. Det skal endvidere bemærkes at den inaktive samling også rummer den litteratur der ikke længere udlånes eller bruges. Noget af det centrale er at man selv kan bestemme størrelsen af sin aktive samling. Der er f.eks. ikke noget til hindring for at den aktive samling defineres som den del af samlingen der udlånes, og at den inaktive samling som følge heraf defineres som den del af samlingen der slet ikke udlånes. Det normale er dog at definere den aktive samling som ovenfor. Hyldetid I forbindelse med disse begreber har vi hyldetiden. Hyldetid er den tid dokumentet har stået på hylden siden sidste udlån. Den gennemsnitlige hyldetid er således af stor interesse, og det er på mange måder en størrelse der er tæt forbundet med delsamlingens gennemsnitlige cirkulationstal. Hyldetid er altså det samme som ubenyttethed. Det centrale i de efterfølgende metoder er kort sagt at identificere dokumenterne i den inaktive samling. Dokumenterne i den inaktive samling er medier man kan overveje at kassere. Det er ikke det samme som at kassere dem. I stedet kan vælges en ekstra formidlingsindsats hvis det skønnes at det er dokumenter der f.eks. af kvalitative hensyn bør have en plads i udlånssamlingen. Man kan også vælge at magasinere, men man skal blot huske på at en depotanbringelse nedsætter bogens sandsynlighed for at blive udlånt i fremtiden meget drastisk. Det skyldes igen at en meget stor del af udlånet er baseret på græsningen. S. J. Slote har gennem en årrække arbejdet med kassationsmetoder og -teknikker der især bygger på de to oven for nævnte antagelser. Han er en ud af en lang række forskere der har undersøgt udlånsmønstre, men han er den eneste der har konkretiseret teorierne i praktisk anlagte vejledninger. I det følgende skitseres trinene i metoderne kortfattet. Identifikation af den inaktive samling Det vil være direkte forkert at hævde at anvendelsen af metoden, eller en modi- Kassation i biblioteker 15

17 ficeret variant af den på nogen måde kan løse bibliotekers kassationsproblemer. En af grundene til dette er at metoden kun retter sig mod den ubenyttede litteratur og identificerer denne. Det kan udtrykkes således at den aktive samling eller kernesamling af litteratur der også identificeres, vil indeholde megen litteratur der ud fra andre - mere kvalitativt orienterede kriterier - vil være kandidater til kassation. Grunden til at der i denne fremstilling gives plads til denne metode, er at den på trods af sine svagheder og tydelige begrænsninger lever op til nogle vigtige både teoretiske og praktiske krav som f.eks. at: den er baseret på accepterede og acceptable, dvs. gennemskuelige, kriterier som begreberne om kernesamling eller aktiv samling og hyldetid den bygger på praktiske erfaringer den bygger på den teoretiske del af den informationsvidenskabelige litteratur den har i praksis vist sig at kunne fungere den behandler litteraturen i forhold til dens forskellige brugsmønstre den er simpel og forholdsvis let at forstå den er fleksibel, dvs. den kan anvendes over for større eller mindre samlinger afhængig af behov den er nem at indpasse i det daglige arbejde den udgør et godt grundlag for det kvalificerede bibliotekariske skøn den fastlægger kun de kvantitative rammer for den kvalitative kassationsproces. Hyldetid Hyldetiden er nok det helt afgørende begreb i forbindelse med disse metoder. Hyldetid defineres som den tid et dokument er på hylden mellem to udlån. Det er altså den tid hvor dokumentet ikke tjener sit formål. I forbindelse med de nedennævnte metoder vil hyldetiden også være tiden fra sidste udlån til i dag, altså en slags åben tid hvor vi ikke ved hvornår det næste udlån kommer, eller om det i det hele taget kommer. Sidste udlånsdato Det andet helt afgørende begreb er ideen om at sidste udlånsdato er en god indikator for det fremtidige udlån. Der er ingen tvivl om at der stadig er mange biblioteker og bibliotekarer der er nervøse for kassation udelukkende på basis af kvantitative brugsdata. Identifikationen af kassationskandidater kan uden videre ske ved hjælp af den oven for skitserede metode. Der er foretaget flere forsøg der søger at kombinere den kvantitative og den kvalitative tilgang til evaluering. Det gives der et eksempel på i det følgende hvor der også tages hensyn til at biblioteker nu i stigende grad indgår i netværk og har formaliseret adgang til hinandens kataloger. Net- 16 Råd Kassation og vink i biblioteker om Udviklingspuljen

18 op hensynet til brugernes mulige adgang gennem andre bibliotekers samlinger gør nedenstående projekt interessant. På samme måde er der taget hensyn til at automatiserede bibliotekskataloger gør dele af identifikationen af kandidater til kassation lettere. Det skal også understreges at anvendelsen af de omtalte metoder tager hensyn til brugsmønsteret på det lokale bibliotek. Det vil standarder og kvalitativt orienterede kriterier ikke kunne gøre i samme omfang. Kassation i biblioteker 17

19 Metodens grundprincipper Metodens grundprincipper illustreres i det følgende eksempel baseret på at bibliotekssystemet opbevarer information om sidste udlånsdato: 1. Der besluttes at en kassationsprocedure skal igangsættes. Som eksempel vælges starttidspunkt januar på hinanden følgende udlån undersøges med henblik på at registrere hvornår dokumenterne sidst har været udlånt 3. Sidste udlånsdato registreres i nedenstående skema 4. Når 500 på hinanden følgende udlån er registreret, er første fase af kassationsundersøgelsen færdig 5. Det næste trin er at fastsætte skæringspunktet. Husk at skæringspunktet er den procent der adskiller den aktive samling fra den ikkeaktive samling. Skæringspunktet fastsættes. Skæringspunktet fastsættes normalt til mellem 95 og 99%, afhængig af behovet for udtynding. Jo højere procenten fastsættes des færre bøger skal overvejes til kassation. Der laves en søjle med kumulerede procenter som vist i tabel 1. Skæringspunktet er en dato der kan være et helt år, men som også godt kan være en måned. 10. Det næste trin er derefter at få udskrevet eller downloadet en liste over alle de bøger der ikke har været udlånt siden skæringsdatoen. Alle dokumenter på hylderne ses efter og kassationskandidater findes ved hjælp af skæringspunktet. Bemærk venligst at bøger der er købt efter skæringspunktet, men ikke er udlånt behandles som var de en del af den aktive samling. Deres hyldetid har ganske simpelt ikke været lang nok endnu. 7. Kassationskandidaterne lægges til side til nøjere vurdering. Det kvalitative kassationsarbejde påbegyndes. Det skal bemærkes at den sidste udlånsdato her er målt ved hjælp af hele år. Der er i princippet ikke noget i vejen for at det enkelte år findeles mere. Det er næppe nødvendigt, men det kan give mere nuancerede resultater. Man har nu det materiale man skal bruge til en identifikation af kassationskandidaterne. Det skal understreges at materialet i eksemplet er fremkommet ved at man har undersøgt 500 på hinanden følgende udlån i de første dage af januar, og at man har set efter hvornår det pågældende dokument sidst var udlånt. I eksemplet var 80% sidst udlånt i % var sidst udlånt i % var sidst udlånt i 1996 dvs. at den ene procent af de 500 havde stået ubenyttede i udlånsmæssig henseende i over fem år. Skæringspunktet Der skal nu fastsættes et skæringspunkt dvs. at kernesamlingen og den inaktive 18 Kassation i biblioteker

20 samling skal fastsættes eller bestemmes. Hvis kernesamlingen bestemmes til at være den del af samlingen der klarer 98% af udlånet, er skæringspunktet i forhold til ovenstående eksempel 1. januar Hvis kernesamlingen defineres som den del af samlingen der klarer 95% af udlånet, er skæringspunktet 1. januar Den inaktive samling er derfor den litteratur der ikke har været udlånt siden 1995 eller siden Det ses at man selv er herre over hvordan kernesamlingen defineres, og hvor skæringspunktet placeres. Valget hænger sammen med en fornemmelse af i hvor høj grad der bør finde en kraftig udtynding sted. Hvis fornemmelsen er at biblioteket trænger meget til materialepleje, vil det være hensigtsmæssigt at definere kernesamlingen således at den klarer 95% af udlånet. Når skæringspunktet er valgt, påbegyndes arbejdet. I dette eksempel forestiller vi os at skæringspunktet er valgt som den 1. januar Alle bøger der ikke har været udlånt siden 1. januar 1996, er kassationskandidater. Eller alle bøger der har et sidste udlån i 1995 eller tidligere, er kassationskandidater. Og der tales om de bøger og dokumenter der står på hylderne. Udlånsstikprøven var de 500 på hinanden følgende udlån, og denne stikprøve blev udelukkende anvendt til at identificere skæringspunkter. Kassationskandidaterne identificeres, undersøges og vurderes, og der tages stilling til deres videre skæbne. Selvom alle kassationskandidaterne kasseres uden videre, vil der næppe ske katastrofer fordi denne metode giver sikkerhed for at det i så fald kun vil være 5% af det fremtidige og potentielle brug der kasseres. Metoden kan som nævnt anvendes i biblioteker hvis udlånssystem tillader at Tabel 1. Beregning af skæringspunkt på basis af en udlånsstikprøve Sidste udlånsår Optælling Procent Kumuleret procent Kassation i biblioteker 19

21 sidste udlånsdato lader sig identificere. Det sidste er utroligt vigtigt, og uden dette kan disse metoder ikke anvendes til at identificere den inaktive del af samlingen. Forbehold Der skal tages nogle forbehold, og der skal gives nogle forklaringer på nogle af de fænomener der sikkert er lidt uklare. Det er meget vigtigt at være opmærksom på at der først og fremmest arbejdes med en udlånsstikprøve der udelukkende har til formål at etablere data til identifikation af kernesamlingen eller den inaktive samling. Udlånsstikprøvens størrelse er i denne fremstilling sat til 500 på hinanden følgende udlån. Der skal ikke gås i detaljer her, men blot anføres at en stikprøve på 500 på hinanden følgende udlån er et minimumskrav hvis det skal være en rimelig sikker stikprøve. Det kan begrundes statistisk. Jeg vil advare imod at anvende disse metoder over for bestanden som helhed på samme tid. Dertil er brugsmønstrene for forskellige. Cirkulationstal Brugsmønstre afspejles først og fremmest i cirkulationstal. Vi ved at cirkulationstallet for samlingens forskellige dele er meget forskelligt. Det er f.eks. normalt meget højt for den populære skønlitteratur som slægtsromaner, historiske romaner, kriminalromaner, thrillers og lignende. Det er væsentligt lavere for genrer som lyrik og avantgardelitteratur. Differentierede cirkulationstal Brugsmønstre knyttes ofte sammen med begreber som overused og underused. En anden måde at se på et biblioteks cirkulationstal er at emneinddele det og herefter undersøge hvor stor en del af samlingen den enkelte del udgør. Herefter gør man det samme i forhold til udlånet. Man vil da få resultater som f.eks. at den samfundsvidenskabelige litteratur udgør 6% af samlingen, men kun 2% af udlånet. Kriminalromaner udgør måske 1% af samlingen, men 5% af udlånet. Det er jo i virkeligheden blot en anden måde at undersøge cirkulationstallet på. Det vil være alt for primitivt blot at arbejde hen imod at cirkulationstallet skal være det samme i delsamlingerne. Sådan skal det ikke være, men man skal være opmærksom på at der er grænser for hvor lille et cirkulationstal skal være. Eller for den sags skyld hvor stort det kan være. En ukritisk anvendelse af metoden vil derfor kunne medføre at en del af den litteratur der er mindre populær, men vigtig af f.eks. kulturpolitiske hensyn gøres til kassationskandidater. Det kan betyde at den resterende del af samlingen ikke lever op til bibliotekets målsætning. 20 Kassation i biblioteker

22 Mindre folkebiblioteker Anbefaling: Foretag som minimum undersøgelsen i forhold til enten faglitteratur eller skønlitteratur Konsekvens: Det er 500 på hinanden følgende faglitterære udlån der skal anvendes til at fastsætte skæringspunktet i forhold til faglitteraturen. OBS: Selv på mindre biblioteker må man regne med at brugsmønsteret for forskellige materialekategorier er meget forskelligt. Større folkebiblioteker Anbefaling: Anvend Enten en større stikprøve end de 500 på hinanden følgende udlån Eller undersøg forskellige grupper hver for sig således at man f.eks. undersøger den samfundsfaglige eller historiske litteratur i en runde. Konsekvens: Det betyder at det er 500 udlån af samfundsfaglig eller historisk litteratur der skal undersøges med henblik på at fastsætte et skæringspunkt. Generelt Under alle omstændigheder kan metoderne med anvendelse af sund fornuft iværksættes både totalt og partielt i samlingen. Det vil måske være en fordel at iværksætte metoden partielt hvis man ikke er overbevist om at den giver brugbare resultater. Det er interessant at den måde man tilrettelægger øvelsen på, vil give forskellige resultater. Hvis man forestiller sig samme bibliotek udsat for Slotemetoden både som helhed og gennem flere mindre emneopdelte kassationsøvelser, er det helt sikkert at man vil få identificeret forskellige kassationskandidater. Der vil naturligvis være en stor fællesmængde. Grunden til dette forhold er at metoden i stor udstrækning tager hensyn til brugsmønstrene i samlingens forskellige dele. Forskellige grupper af dokumenter har en vidt forskellig gennemsnitlig hyldetid. Det hænger igen sammen med cirkulationstallets fordeling. Metoden kan uden videre anvendes i forhold til samlinger af videoer, musik, fotografier og lignende, men igen vil jeg anbefale at den bringes i anvendelse i hver materialekategori for sig. Kassation i biblioteker 21