Kommunikationsplan i forbindelse med afskedigelsesrunden

Transkript

1 Kommunikationsplan i forbindelse med afskedigelsesrunden Indledende notat Odder Kommunes kommunikationsplan indeholder information om mulighederne for rådgivning, kompetenceudvikling og støtte i en usikker tid med nedskæringer og afskedigelser. I forbindelse med afskedigelserne skal vi som ledelse handle og kommunikere med udgangspunkt i den nedskrevne personalepolitik og ledelsesgrundlag her i kommunen. Det kan hjælpe medarbejderne at sætte ord på deres følelser og bekymringer. Der skal tales om det vanskelige ved at udføre sit arbejde ligeså godt som i går, når man står overfor nedskæringer, omstruktureringer og omvæltninger i forbindelse med kommunens besparelser. Samtaler afhjælper ikke sparesituationen, men dialog mellem mellemledere og medarbejdere samt medarbejderne imellem kan hjælpe på angst, frustrationer og demotivation. Inddragelse af MED-udvalget bygger på kommunens værdigrundlag I Odder Kommune ønskes det at indgå i dialog med medarbejderne, og dette skal blandt andet ske ved inddragelse af det nedsatte MED-udvalg. MED-udvalget skal i første omgang indkaldes til et møde, hvor konsekvenserne af besparelserne drøftes. Udvalget skal orienteres om den pålagte besparelse, og mulighederne for at kunne løse besparelserne uden afskedigelser skal diskuteres. Dette indebærer, at det skal undersøges, om der er nogen af medarbejderne ude i de enkelte afdelinger, som frivilligt ønsker en senioraftale, en fratrædelsesaftale, ulønnet orlov, nedsat tid eller en omplacering til anden stilling. Dog skal medarbejdernes pressede situation og frygt for afskedigelser ikke undervurderes, og det skal derfor understreges, at ingen skal føle sig presset til at fremsætte et sådan ønske. Vigtigheden af at inddrage MED-udvalget og tillidsrepræsentanter sker både på baggrund af herom gældende regler, som er at finde i RegionMidtjyllands MED-aftale, samt kommunens ønske om at indgå i dialog. Vi ønsker i kommunen at indgå i en dialog med vores ansatte på baggrund af kommunens værdigrundlag og hovedstrategier, som bygger på værdibaseret ledelse, samarbejde, dialog, organisationsudvikling, medarbejderudvikling, loyalitet, målformulering og opfyldelse. I forbindelse med afskedigelsesrunden er det nødvendigt at integrere 4 nye værdier i en løbende proces. Disse værdier er mellemmenneskelig tryghed, åbenhed, troværdighed og værdsættelse, hvilke er uddybet nedenfor: Mellemmenneskelig tryghed: Vi ønsker at skabe mellemmenneskelig tryghed i forhold til kommunikationen i vores kommune. Det handler derfor om at skabe et kommunikationsklima, hvor alle tør sige, hvad de mener uden

2 frygt for sanktioner. Tryghed betyder også, at konflikter kan løses, og at man kan tage del i et konstruktivt samarbejde med andre. Åbenhed: Det er nødvendigt at tale om følsomme emner. Vi vil integrere værdien åbenhed i forhold til at skabe en krisekultur, hvilket indebærer, at vi skal tale om fejl og risici og ikke feje problemer væk under gulvtæppet. Vores evne til at opfange krisesignaler og problemer i kommunen skal stå centralt, og vi skal indgå i en åben dialog med medarbejderne for at kunne opfange krisesignaler og handle på dem. Troværdighed: Sammenhæng mellem ledelseskommunikation og troværdighed er af afgørende betydning for vores medarbejderes tilfredshed. Vores lederkraft, troværdighed, performance, image såvel som kulturen og værdierne bliver påvirkede og sat på prøve ved en større afskedigelsesrunde. En forståelse af vores medarbejders motivation er afgørende, hvis vi skal have mulighed for at indvirke på medarbejdernes engagement, og i den forbindelse spiller en troværdig ledelseskommunikation en afgørende rolle. Vi skal med troværdig kommunikation mindske problemer med manglende engagement, motivation, fravær, fastholdelsesproblemer og mistillid. Værdsættelse: Medarbejdernes selvagtelse kan opretholdes ved, at vores kultur bygger på respekt og værdsættelse mellem kolleger og mellem ledelsen og medarbejderne. Dette kan opnås ved at indgå i en dialog med medarbejderne, hvor vi hører deres konstruktive indvendinger i forhold til at lave forbedringer i fremtiden. Værdibaseret ledelse og kommunikation I Odder Kommune bygger vores kommunikation på værdiledelse. Vi har derfor en forventning om, at der kan skabes højere kvalitet i opgaveløsningen med udgangspunkt i vores værdigrundlag. Med hjælp af værdier kan vi ophæve gamle skel og faggrænser og dermed mellem den gamle og nye kommune for på den måde at skabe en ny helhedskultur. Derfor er det nødvendigt, at vi som kommune skaber et fælles sæt af værdier, som en ny kultur kan bygges op omkring, sammen med medarbejderne. Mellemledernes rolle i forbindelse med afskedigelseskommunikationen I relation til omgivelserne er udpegning af en eller flere talspersoner vigtigt, og det er her at mellemlederne spiller en vigtig rolle. Vi skal handle ud fra vores sunde fornuft og efter den tavse viden og indsigt, som vi har i kraft af vores stillinger.

3 Vi vægter, at der ikke sættes regler for alt, og at styringsrammerne er fleksible. Brugen af sund fornuft skal stimuleres, samtidig med at regeldannelse begrænses. Det er vigtigt, at vi som ledere tør handle efter vores indsigt, når der i en situation ikke umiddelbart er regler, der anviser den rette handling. Kommunikationsplanlægning i forbindelse med afskedigelsesrunden God kommunikation kræver et godt strategisk grundlag bestående af en kommunikationspolitik, kommunikationsstrategi og kommunikationsplan, hvilket vil blive gennemgået nedenfor i forhold til, hvordan vi kan håndtere afskedigelseskommunikationen. Kommunikationspolitik for afskedigelserne Ledelsen og MED-udvalget skal mødes og diskutere kommunens kommunikationspolitik og vurdere, hvordan kommunikationspolitikken skal opstilles i forhold til afskedigelseskommunikationen. Vi skal nå frem til enighed i forbindelse med nedenstående spørgsmål: Hvad vil vi opnå med kommunikationen både til de afskedigede og ikke-afskedigede medarbejdere? Principper: Hvordan kommunikerer vi i kommunen med hinanden i forbindelse med afskedigelsesrunden? Retningslinjer for indhold: Hvilke typer information skal videregives, hvornår og hvordan? Kommunikationsstrategi for afskedigelserne Kommunikationen skal særligt fokuseres på de faggrupper, der rammes hårdest af besparelserne, men kommunikationen skal også målrettes til de tilbageværende medarbejdere. De tilbageværende medarbejdere skal hjælpes igennem den usikre tid ved hjælp af information i forhold til afskedigelsesprocessens udvikling samt dialog omkring deres oplevelser og følelser i forbindelse med den usikre tid. I forhold til efter-afskedigelsestilbud skal det aftales med hver enkelt medarbejder, hvilke efterafskedigelsestilbud man skal have. Medarbejdernes medindflydelse, medbestemmelse og medansvar er et omdrejningspunkt, som forpligter til, at vores personalepolitik og dens værdier leves ud i organisationen i forbindelse med kommunikationen. Mellemlederne har det store ansvar for at meddele medarbejderne budskabet omkring afskedigelserne. Dette sker med baggrund i, at de ansatte i de enkelte afdelinger stoler mere på en leder de kender, end en fra direktionen. Dog vil direktionen holde et stormøde, hvor der informeres om besparelserne og dertil følgende konsekvenser. Vi skal allerede fra starten inddrage et bredt udsnit af medarbejderne i form af det nedsatte MED-udvalg. Senere i forløbet skal alle medarbejdere, der har lyst og behov, også have mulighed for at deltage i personale- og evalueringsmøder, som mellemlederne har ansvar for.

4 Vi ønsker dermed en kombination af ledelsesstyring og medarbejderinddragelse. Medarbejderne kan bidrage til en mere åben kommunikation, da de kender deres kolleger og deres holdninger, og på den måde kan vi i fællesskab nå frem til det bedste resultat. Kommunikationsplan i forhold til kommunikationen: Hvor skal vi hen, med hvem og hvordan? Kommunikationsplanen er udarbejdet under hensyntagen til kommunens formulerede hovedstrategier: Værdibaseret ledelse, dialog, samarbejde, struktur, organisationsudvikling, medarbejderudvikling, målformulering og opfyldelse, loyalitet, mellemmenneskelig tryghed, åbenhed, troværdighed og værdsættelse. I forbindelse med afskedigelsesrunden kan nedenstående forløb følges i forbindelse med kommunikationen før, under og efter afskedigelserne: Fase og trin Indhold Før-afskedigelserne: Forebyggelse Vi skal handle i forhold til medarbejdernes reaktioner og håndtere de ansattes usikkerhed. Vi skal ligeledes vurdere, hvilke konsekvenser besparelserne kan få for kommunen Forberedelse Vi skal klargøre kommunen til håndteringen af en nedskæringsrunde, samt være opmærksomme på, at der findes to målgrupper, som kommunikationen skal rettes imod: Dem der risikerer at blive afskediget, og dem som skal blive tilbage Under-afskedigelserne Erkendelse Inddæmning Vi skal italesætte og erkende, at vi befinder os i en kritisk situation, og vi skal være klar over, at medarbejderne kan reagere med frustration og usikkerhed på afskedigelserne Vi skal reagere med henblik på at give respons til alle ansatte for at minimere følelsen af usikkerhed

5 Restitution Vi skal arbejde på at genoprette forretningsgange og få dagligdagen i gang igen Efter-afskedigelserne Evaluering Vi skal evaluere vores evne til at håndtere afskedigelsesrunden: Hvad skete der, hvornår og hvordan? Hvordan har vi tacklet før-afskedigelsesrunden og under-afskedigelsesrunden? Hvordan reagerede medarbejderne på vores kommunikation? Hvad kan vi i forbedre i forhold til den interne kommunikation? Evalueringen skal ske i fællesskab med medarbejderne. Vi skal i fællesskab have besvaret spørgsmålene: Hvor skal vi hen nu, hvordan og med hvem? Læring Tiltag efter krisen Vi skal lære af vores fejl og evaluere vores styrker i kommunen. Har vi lært noget om vores kultur og sammenhold, som vi ikke har været opmærksomme på tidligere? Hvordan er fællesskabsfølelsen blevet påvirket? Hvordan kan vi i fremtiden arbejde på at forbedre kommunikationen, sammenholdet og tilliden i kommunen og mellem ledelsen og medarbejderne? Og medarbejderne imellem? Hvordan kan vi arbejde på at lave en krisekultur, hvor vi taler om problemerne og ikke fejer dem væk under gulvtæppet? I Odder Kommune ønsker vi at se en krise som et springbræt for konstruktive ændringer. Vi kan med fordel tænke i positiv læring og positive forandringsprocesser i forhold til en evaluering af afskedigelsesforløbet. Vi skal foretage nødvendige ændringer i forhold til kommunikationen og processer i kommuner. Det er vigtigt at arbejde på at styrke vores relationer til vores medarbejdere, herunder at give dem mulighed for at komme med forslag til forbedringer. Vi kan ligeledes opfordre til flere sociale arrangementer for at styrke sammenholdet.

6 Formelle og uformelle kanaler og rygtedannelse I Odder Kommune findes der naturligvis grupper eller netværk, som taler sammen på kryds og tværs af de forskellige strukturer. Der vil derfor altid foregå meget uformel kommunikation i kommunen, og det er her, at rygter kan opstå. Vi bør derfor forsøge at forebygge de negative effekter af rygtedannelse. I første omgang handler det om, at vi anerkender rygter og den uformelle kommunikation som kanal for vores interne kommunikation. De uformelle kanaler skal tages aktivt i brug i samspil med de formelle kanaler. En mangelfuld kommunikation kan øge de tilbageværende medarbejderes frygt for at miste jobbet i fremtiden. I situationer med manglende kommunikation tyer de tilbageværende medarbejdere i stedet til at få deres information gennem strømmen af rygter, der ofte tegner et håbløst billede af virkeligheden, og dette kan skabe en øget usikkerhed. Et af fokusområderne i kommunikationen med de tilbageværende medarbejdere i før-afskedigelsesfasen bør derfor være at indgå i dialog med medarbejderne og forsøge at eliminere rygtedannelse og mindske usikkerhed. Det er vigtigt, at vi handler hurtigt på rygter, og derefter gennem den formelle kommunikation får dem belyst. Rygter, der skyldes angst for fremtiden og eventuelle nye afskedigelser, skal ikke undervurderes. Det er derfor vigtigt at skabe arenaer og situationer, hvor medarbejderne åbent kan sætte ord på deres ængstelser, hvilket kan gøres på personalemøder eller på enkelthånd. Ligeledes er der ikke noget i vejen for at tale på gangene og i kantinen, eller når behovet opstår. Kan vi som ledere opfange rygter, får vi et godt øjebliksbillede af, hvordan medarbejderne i kommunen har det. Genoprettelse af en psykologisk kontrakt I forbindelse med afskedigelsesrunden kan medarbejdere føle, at gensidigheden mellem ledelsen og dem brydes, hvilket kan resultere i, at medarbejderne distancerer sig fra jobbet eller søger helt væk fra gruppen og dermed også fra kommunen. Afskedigelser kræver derfor en genevaluering af den psykologiske kontrakt, hvilket kan gøres gennem dialog, mellemledere og medarbejdere imellem, med det formål at genoprette tilliden. Kommunikation til de tilbageværende medarbejdere En åben og god tovejskommunikation er en forudsætning for at skabe motivation. Ros og feedback fra ledelsen betyder meget i denne sammenhæng. Selve formålet med afskedigelseskommunikationen skifter gennem de forskellige faser: Før, under og efter afskedigelserne: - I før-afskedigelsesfasen bygger kommunikationen på information og dialog med alle medarbejdere.

7 - Under selve afskedigelsesfasen er der to målgrupper for ledelsens kommunikation: - Den ene gruppe består af medarbejdere, der skal afskediges. - Den anden målgruppe er de tilbageværende medarbejdere, som skal informeres om situationen, og disse medarbejdere skal samtidigt have mulighed for at udtrykke deres følelser gennem formelle og uformelle kanaler. - I efter-afskedigelsesfasen er de afskedigede medarbejdere ved at blive udsluset. De skal derfor indgå i dialog med mellemledere og HR-medarbejdere om, hvordan de kan hjælpes videre. De skal ligeledes informeres om, hvilke efter-afskedigelsestilbud der findes. Kommunikationen med de tilbageværende medarbejdere skal som tidligere nævnt besvare spørgsmålene: Hvor skal vi hen nu, hvordan og med hvem? Kontaktperson: Personale- og HR chef Jørgen Larsen jorgen.larsen@odder.dk