Referat fra bestyrelsesmøde Tirsdag 1. juli 2014 Kl Idrættens Hus, Brøndby

Transkript

1 Referat fra bestyrelsesmøde Tirsdag 1. juli 2014 Kl Idrættens Hus, Brøndby Til stede Ulf Helgstrand (UH) formand Jørgen Mertz (JM) næstformand Anne-Mette Binder (AMB) Charlotte Gierahn (CG) Jakob Ravnsbo (JR) Hanne Rump (HR) Janni Thermann (JT) Suppleant Thomas Vogt Hansen (TVH) Fra administrationen Jens-Erik Majlund (JEM), generalsekretær Tine Andersen, referent Afbud Suppleant Kristina Diernæs Dagsorden: Side 1 Godkendelse af sidste mødes referat Orientering fra formand og næstformand DM springning DM dressur EEF bestyrelsesmøde EU license working group Orientering fra næstformand Orientering fra administrationen Bestyrelsesrapport Bestyrelsens forretningsorden Organisationsudvikling Status for organisationsudviklingsprojekt Afrapportering fra udvalgsmøder Status Hestevelfærd Status strategiprocess Status Lean Projekt Orientering om IT projekter Status berider/ridelæreruddannelsen Fordeling af kontaktpersoner til udvalg Klubber Klubber til optagelse Ønske om distriktsskifte Anmodning om kontingentnedsættelse Dagsorden og referater Forbundsdag Eventuelt...6

2 1 Godkendelse af sidste mødes referat Referat fra 28. maj 2014 blev underskrevet. 2 Orientering fra formand og næstformand 2.1 DM springning UH refererede fra DM i springning. Der var ros til arrangementet. 2.2 DM dressur Også DM i dressur var et både godt og flot arrangement. 2.3 EEF bestyrelsesmøde Dansk Ride Forbund har indgået en aftale med Det Græske Rideforbund om assistance til udvikling af dressurdommerne i Grækenland. Sideløbende med dette tiltag kører der flere brotherhood projekter i EEF regi, dog uden Danmarks involvering. 2.4 EU license working group Der arbejdes på et forslag om, at man i sit respektive forbund kan løse en europæisk licens for at kunne ride nationale stævner i hele Europa. Beklageligvis blev ingen danske ryttere udtaget til Riders Academy. 2.5 Orientering fra næstformand JM informerede om korrespondance med Etisk Råd angående udtalelse i den aktuelle hestevelfærdssag fra et medlem af Etisk Råd, der er dyrlæge. Dyrlægen har udtalt sig i debatten som værende medlem af Etisk Råd, hvilket forbundet har sat spørgsmålstegn ved. Etisk Råd har imidlertid ikke mandat til at begrænse et medlems brug af betegnelsen medlem af Det Etiske Råd, og oplyse desuden, at dyreetiske spørgsmål falder udenfor Etisk Råds mandat. 3 Orientering fra administrationen Bestyrelsen tog den udsendte bestyrelsesrapport til efterretning. 3.1 Bestyrelsesrapport JEM fremhævede følgende fra bestyrelsesrapporten: Fire rideklubber har erhvervet certificeringer inden for den sidste måned. Klubudvalget arbejder med materiale til rådgivning af nye klubformænd og klubbestyrelsesmedlemmer. Desuden vil klubkonsulenter samle nye klubbestyrelsesmedlemmer 1-2 gange årligt og facilitere erfagrupper og netværk blandt medlemmer af klubbestyrelser. Sammen med JBK Horse Shows, Sport Event Denmark og Wonderful Copenhagen har forbundet ansøgt FEI om tildeling af World Cup i spring og dressur stævne i februar Stævnet skal afholdes i Royal Arena København. Side 2/7

3 Fordeling af næste års mesterskaber er i fuld gang. Nyheder om dette års nordiske mesterskaber er læst af ca via Facebook. Kommunikationschef Rikke Højgård er udpeget til en post i Idrættens Medieudvalg for de næste 2 år. JEM har deltaget i Naturstyrelsens arrangement omkring den fremtidige udnyttelse af den forhenværende Værløse Flyveplads. Dansk Ride Forbund har bidraget med flere ideer til området, herunder indleveret en ansøgning om anvendelse af området til bl.a. en ridesti og terrænbane. Forbundets tilgodehavende fra 99 klubber udgør pt. DKK (fortrinsvis kontingent og forsikring). 4 Bestyrelsens forretningsorden Bestyrelsen tilføjede endnu et par rettelser, som betyder, at forretningsordenen underskrives på næste møde. 5 Organisationsudvikling 5.1 Status for organisationsudviklingsprojekt Følgende punkter er igangsat: Fokusgruppeundersøgelse af udvalg Leanprojekt i administrationen Øget fokus på sammenhæng mellem ekstern og intern kommunikation Inddragelse af driftsorganisationen i nye ændringer og beslutninger Følgende punkt er under udarbejdelse: Bedre introduktion til nye frivillige Følgende punkt afventer ressourcer: Analyse og drøftelse af Dansk Ride Forbunds rolle som interesseorganisation og kommerciel organisation 5.2 Afrapportering fra udvalgsmøder Voltigeringsudvalget har haft en dialog med AMB og JM om voltigeringsudvalgets behov, rammer og muligheder som en del af driftsorganisationen. 6 Status Hestevelfærd Dansk Ride Forbund har haft et møde med repræsentanter fra Dyrenes Beskyttelse of Hestens Værn. Det var et meget positivt møde, hvor der blev udvekslet synspunkter om hestevelfærd, træningsmetoder, kommunikation m.v. Dressurudvalget arbejder på et informationsprojekt om hestevelfærd, korrekt ridning og korrekt bedømmelse til anvendelse ved klubarrangementer. Både Hestens Værn og Dyrenes Beskyttelse udtrykte interesse for projektet, og der arbejdes videre mod eventuelle fællesarrangementer i Dansk Ride Forbunds klubber. Side 3/7

4 Med henvisning til de ekstra bevilgede midler til arbejde med hestevelfærd er der nedsat 4 arbejdsgrupper med reference til styregruppen: 1. Rytternes uddannelse og holdninger a. Den røde tråd fra elevskole til eliterytter b. Fagligheden blandt undervisere og trænere c. Undervisning af stævneryttere d. Indhold i træneruddanelserne og berideruddannelsen 2. Stævnestruktur (konkurrenceformer) 3. Bedømmelser med fokus på rigtig ridning 4. TD og steward uddannelse Rapport fra arbejdsgrupperne foreligger senest 28. november, hvor det første styregruppemøde holdes. Hanne Rump repræsenterer bestyrelsen i styregruppen. 7 Status strategiprocess Bestyrelsen har besluttet, at der skal udarbejdes en ny strategi dækkende frem til Strategien bliver præsenteret på repræsentantskabsmødet april Status: 1. Første styregruppemøde afholdt. 2. Tidsplan fastsat. Strategiseminar holdes den 25. oktober på Dalum Landbrugsskole. 3. Der udarbejdes en fortløbende informationsside på rideforbund.dk. 4. Der er sendt mail ud til klubformænd og til distriktsformænd om deltagelse i fokusgruppeinterview: 8 Status Lean Projekt JEM gav en status for projektet. Projektet indeholder følgende aktiviteter og work flows: Arbejdsprocesoverblik Værdistrømsanalyse og flow Samarbejde og trivsel Spildspotting og Kaizen Planlægning og Vidensdeling Mapping og kategorisering af vigtigste arbejdsopgaver. Analyse af værdistrømme og arbejdsflow med henblik på at organisere arbejdsflowet mere rationelt. Workshops om samarbejde, roller, spilleregler m.v. Identificere uproduktive arbejdsgange i processerne, og identificere forbedringsmuligheder Forventningsafstemning med kunderne Ledelsesudvikling Kompetenceudvikling Side 4/7

5 9 Orientering om IT projekter Der skal udvikles og implementeres nyt stævnesystem, som kommer til at hedde DRF event. Information er sendt direkte til superbrugere og driftsorganisation samt offentliggjort på hjemmesiden. Projektet ventes implementeret i maj Leverandøren er Smartpage, som også står bag DRF Go! Derudover undersøges p.t. mulighederne for et tidsregistreringssystem samt system til automatisering af fakturaregistrering. 10 Status berider/ridelæreruddannelsen Bestyrelsen har tidligere besluttet rammerne for en ny Berider/Ridelæreruddannelse efter indstilling fra arbejdsgruppen. Arbejdsgruppen vedr. ny berider/ridelæreruddannelse vil består af: Fra Dansk Ride Forbund: Charlotte Gierahn, Janni Thermann, Jens-Erik Majlund Fra DR-IF: Torben Frandsen og Nikolai Kowalski Arbejdsgruppen holder det første møde i august. 11 Fordeling af kontaktpersoner til udvalg Udvalg Afd. Sport Dressurudvalg Springudvalg Militaryudvalg Distanceudvalg Voltigering Para-dressur Breddeudvalg Klubudvalg Distriktsudvalg Bestyrelsesmedlemmer Ulf Helgstrand, Anne-Mette Binder Jakob Ravnsbo, Janni Thermann Charlotte Gierahn, Hanne Rump Hanne Rump, Jørgen Mertz Jakob Ravnsbo, Charlotte Gierahn Anne-Mette Binder, Jørgen Mertz Charlotte Gierahn, Janni Thermann Ulf Helgstrand og Jakob Ravnsbo Hanne Rump, Anne-Mette Binder Jørgen Mertz + bestyrelsesmedlemmer 12 Klubber 12.1 Klubber til optagelse Følgende klub blev foreløbigt optaget: Klubnavn Forkortelse Distrikt Antal medlemmer Roskilde Voltige Team RVT 3 55 Side 5/7

6 12.2 Ønske om distriktsskifte Bestyrelsen godkendte Christiansfeld Sportsrideklubs anmodning om distriktsskifte fra D10 til D Anmodning om kontingentnedsættelse Bestyrelsen efterkom Krogsagergaard Sportsrideklubs anmodning om kontingentnedsættelse, grundet fejl i forbindelse med indberetningen af klubbens medlemstal for Dagsorden og referater Bestyrelsen vedtog at offentliggøre dagsorden og bestyrelsesmateriale for hvert møde sammen med referatet. Materialet lægges på hjemmesiden. 14 Forbundsdag 2015 Bestyrelsen besluttede at afholde forbundsdag i forbindelse med næste repræsentantskabsmøde, som finder sted 26. april Mange frivillige har efterspurgt netop dette arrangement for hele driftsorganisationen. 15 Eventuelt JEM refererede om sag med et medlem af disciplinudvalg, der dels har udtrykt kritik af ponyudtagelser, dels har udtrykt kritik af processen for udtagelser på en rideklubs Facebook profil. Medlemmets udtalelser har givet anledning til flere henvendelser til bestyrelsen og til administrationen fra trænere og forældre til ponyryttere. Bestyrelsen tager afstand fra denne adfærd og mener, at ytringsfriheden selvfølgelig skal respekteres, men at dette ikke giver ansvarsfrihed til dels at udtale sig om pony- eller andre ryttere eller til at være illoyal over for en organisation, man selv er den del af. Kritik af handlinger, beslutninger etc. bør altid gå direkte til forbundet og ikke debatteres offentligt, idet det forventes, at officials optræder loyalt. Bestyrelsen har anmodet Afdeling Sport om at diskutere den konkrete sag, og problematikken generelt. TVH takkede for invitationen om at deltage i bestyrelsesmøderne som suppleant, og stiller sig til rådighed for fremtidige opgaver. Fra DRF deltager Hanne Rump, Janni Thermann og Mette Uldahl i ISES kongressen i august. Næste møde Torsdag 21. august 2014 kl. 17 hos Andersen Partners Advokatfirma, Jernbanegade 31, 6000 Kolding Side 6/7

7 Ulf Helgstrand (formand) Jørgen Mertz (næstformand) Hanne Rump Janni Thermann Jakob Ravnsbo Anne-Mette Binder Charlotte Gierahn Thomas Vogt Hansen Kristina Diernæs (afbud) Side 7/7