Centerchef Henriette Lindberg, Adm. Medarbejder Anne-Mette Petersen

Transkript

1 Retningslinie Godkendelse af private leverandører, Servicelovens 83 og 84 Udarbejdet af Godkendelse af gældende version Revision Ændringskom mentarer Resume Formål Anvendelsesområde Centerchef Henriette Lindberg, Adm. Medarbejder Anne-Mette Petersen Centerchef Henriette Lindberg Godkendt d. xx Version 1.0 Retningslinjen beskriver godkendelsesprocessen af private leverandører, Servicelovens 83 og 84 godkendes i Glostrup Kommune. Retningslinien har til formål, at sikre: Ensartet sagsbehandling af de private leverandører, der søger om godkendelse i Glostrup kommune til at levere personlig pleje og / eller praktisk hjælp efter servicelovens 83 og 84. Ensartet og professionel sagsbehandling der lever op til lovgivningens bestemmelser. Center for Borgerkontakt, Visitationsenheden Målgruppe Medarbejdere og leder i Center for Borgerkontakt, der deltager i processen med at godkende private leverandører, Servicelovens 83 og 84 i Glostrup Kommune. Definitioner - Anbefalinger/ instruks/krav 1 Når leverandøren ansøger skal der vedlægges: Ansøgning Frit Valgs blanket Tegningsstillelse (udskrift fra CVR) Serviceattest (attest fra Erhvervs og Selskabsstyrelsen) Kopi af Forsikringspolice Kopi af informationsmateriale Tro og love erklæring Kopi af uddannelsesbevis på det oplyste antal uddannet personale tjek at de opfylder uddannelseskravet hvis ikke skal de oplyses om, at vi ikke kan behandle og godkende ansøgningen før de opfylder kravet. Der opstartes først sag når alle ovenstående dokumentarer er indgået. Ansvarlig: Adm. medarbejder Opret ny sag i Acadre: Titel: XX firma godkendelse som leverandør Servicelovens 83 Journalkode: Facet:G00 Alt tilsendte materiale indscannes i sagen i Acadre. Kvitteringsbrev/mail for modtagelse af ansøgningen sendes til 1 Afhænger af retningsliniens karakter.

2 ansøger bilag 1 Ansvarlig: Adm. Medarbejder Tilsende materiale: gennemgås med henblik på at sikre at alle oplysninger er tilsendt. Leverandøren skal beskrive: hvordan de opfylder leverandørkrav som beskrevet i kvalitetsstandard for Servicelovens 83 og 84. Antal medarbejder fordelt på uddannelse Tjek aflønning af om ansat personale stemmer overens med firmaets oplysninger Tjek om personalet får løn fra andre virksomheder (obs brug af underleverandør) Tjek ved SKAT om de har oplyst det rigtige antal ansatte Ansvarlig: Adm. medarbejder Indbydelse til møde - Skabelon til dagsorden / referat bilag x. Vedhæftes i mødeindkaldelsen Standard kontrakt. Findes i Acadre sag 10 / 1890 Gældende Kvalitetsstandard Møde bookes i Outlook internt i Glostrup Kommune Ansvarlig: Leder af Visitationsenheden / Adm. medarbejder Der indhentes oplysninger på antal ansatte fra SKAT Henrik.Andersen@Skat.dk Når der er modtaget oplysninger fra SKAT sammen holdes disse oplysninger og tages med til informationsmøde med leverandøren. Ansvarlig: Adm. medarbejder Referat fra møde: Der laves referart fra informationsmødet med leverandøren og det sendes til kommentering inden 14 dage. Ansvarlig: Adm. medarbejder Opfølgning inden sagen sendes til DSU Der følges op på: Forsikringsoplysninger ok Ejerforhold er ok se cvr.dk Antal medarbejder ok i forhold til oplysninger fra SKAT Leverandørens regnskab ok Informationsmateriale godkendt Ansvarlig: Adm. Medarbejder SAG til DSU

3 Dagsordenspunkt udarbejdes med henblik på politisk godkendelse bilag 2 Ansvarlig: Leder af Visitationsenheden og Centerchef Afgørelse fra DSU Når der er kommet afgørelse fra DSU skal leverandøren have besked. Ansvarlig: Adm. Medarbejder Information til leverandør om DSU afgørelse: Hvis leverandøren en godkendt sendes mail med godkendelse og videre forløb se mail tekst, bilag 3 Afgørelse / Afslag, bilag, bilag 4 Ansvarlig: Leder af Visitationsenheden / Adm. Medarbejder Oplysninger om opstart til IT-ansvarlig Der sendes mail til IT ansvarlig om at der er godkendt ny leverandør IT ansvarlig opretter leverandør i CSC IT ansvarlig opretter aftale med leverandør omkring undervisning IT ansvarlig giver besked om hvornår leverandøren er på systemerne Underskrivning af kontrakt. Kontrakten gøres klar til underskrift, det vil sige tilrette kontrakten med: Navn CVR nr. Tilrette hvis særlige Skrive navn på underskriver jf. Tegningsstillelse Bilag vedlægges. Centerchef underskriver Det aftales individuelt hvor og hvornår leverandøren underskrives. Sikkerhedsstillelse og tegningsudskrift skal foreligge inden. Kontrakten underskrives af den/de tegningsberettigede. Den underskrevne kontrakt samt gemmes i Acadre med bilag. Original lægges til centerchef. Ansvarlig: Leder af Visitationsenheden og Adm. medarbejder. Information til visitatorer om ny leverandør / afholde møde mellem visitation Ansvarlig: Leder af Visitationsenheden Information til borgere om ny leverandør: Individuelle breve, indhold og afregning med leverandør bilag 5. der sendes kun breve til alle borger såfremt dette er aftalt med

4 leverandører. Folkebladet og Egen. Indhold i annonce i Folkebladet og Egen bilag 6. Annoncetekst til Folkebladet sendes til HR afdelingen pr. mail Annoncetekst til Egen sendes til ældrekonsulenten pr. mail Borgerinformation / Pjece fremsendes af leverandør til Visitationen Ansvarlig: Leder af Visitationsenheden Ansvarlig: Adm. medarbejder. Vedr. afregning se bilag 6 Information til hjemme- og sygeplejen: Liste, der findes P:\Visitationen - Medarbejdermapper\Anne- Mette\private leverandører; (dokumentet hedder: Liste over Privat leverandør). Listen opdateres med godkendte leverandører og sendes til distriktsledere i CÆO. Ansvarlig: Adm. medarbejder. Opdatering af hjemmeside, glostrup.dk. Glostrup.dk henviser til derfor skal der ikke gøre yderligere ved denne hjemmeside Ansvarlig: Adm. medarbejder. Opdatering af Opdater hjemmesiden med info på den nye leverandør. Ansvarlig: Adm. medarbejder. Vidensgrundlag Bilag Links og referencer - Der er følgende bilag til retningslinjen: 1. Kvittering på modtagelse af ansøgning 2. Møde vedr. godkendelse som leverandør af ydelser efter Servicelovens 83 og 84 i Glostrup Kommune 3. Socialudvalget - Godkendelse af privat leverandør XX. 4. Tekst i mail til privat leverandør som Socialudvalget har godkendt. 5. Afgørelse om godkendelse til at leverer personlig pleje og / eller praktisk hjælp efter servicelovens 83 og Brev /Afregning med leverandør 7. Indhold i annonce i Folkebladet og Egen. Servicelovens 91 og 92 kvalitetsstandard for Servicelovens 83 og 84 Vejledning til Servicelovens 91 og 92 Kontrakt om levering af Praktisk hjælp og personlig pleje efter Servicelovens 83. Afløsning og aflastning efter Servicelovens 84 Fritvalgsdatabasen,

5 Bilag 1 Kvittering for modtagelse af ansøgning Dato: Visitationsenheden bekræfter hermed modtagelsen af din/jeres ansøgning om godkendelse som leverandør af personlig og praktisk hjælp i Glostrup kommune. Vi vil nu gennemgå jeres materiale og derefter indkalde jer til et informationsmøde. Vi gør opmærksom på at, Socialudvalget i Glostrup Kommune har besluttet, at virksomheden skal opfylde uddannelseskravene for at kunne blive godkendt som leverandør af personlig og praktisk hjælp efter Servicelovens 83 og 84. Vi gør opmærksomme på, at Glostrup kommune indhenter yderligere oplysninger fra SKAT og kontrollerer de tilsendte uddannelsesbeviser. Formateret: Normal Hvis I har yderligere spørgsmål er i velkommen til at kontakte; Administrativ medarbejder Anne-Mette Petersen på telefon , mandag fredag kl Du er også velkommen til at sende mail: visitationsenheden@glostrup.dk Med venlig hilsen Lene Engelhardt Leder af Visitationsenheden

6 Bilag 2 Formateret: Skrifttype: Fed Kvittering for modtagelse vi behøver yderligere oplysninger Visitationsenheden bekræfter hermed modtagelsen af din/jeres ansøgning om godkendelse som leverandør af personlig og praktisk hjælp i Glostrup kommune. Glostrup kommune har vedtaget, at før vi går i gang med behandling af jeres ansøgning om godkendelse som leverandør af personlig og praktisk hjælp efter Servicelovens 83 og 84 skal leverandøren fremsende: (skal tilrettes alt efter hvad de har fremsendt) Serviceattest Kopi af police o Ansvar og arbejdsskadeforsikring Tegningsstillelse kan hentes på cvr.dk Kopi af informationsmateriale Generel information omkring jeres virksomhed (ansøgningsskema) Kopi af uddannelsesbeviser på alle sundhedsfagligt uddannede medarbejder. Socialudvalget i Glostrup Kommune har vedtaget, at når en virksomhed søger om godkendelse som privat leverandør skal virksomheden opfylde kravet vedr. uddannet personale jf. Glostrup kommunes godkendte kvalitetsstandard: Formateret: Indrykning: Venstre: 1,27 cm, Ingen punkttegn eller nummerering Formateret: Normal (Web) Personlig pleje udføres af uddannet hjemmehjælper, social- og sundhedshjælper eller social- og sundhedsassistent. Leverandøren må maksimalt anvende 5 % ikke-uddannet personale til at levere personlig pleje Praktisk hjælp udføres af uddannet hjemmehjælper, social- og sundhedshjælper eller social- og sundhedsassistent. Leverandøren må maksimalt anvende 50 % ikkeuddannet personale til at levere praktisk hjælp. Formateret: Default, Indrykning: Venstre: 0 cm, Hængende: 1,25 cm, Punkttegn + Niveau: 1 + Justeret: 0,63 cm + Tabulator efter: 1,27 cm + Indrykning: 1,27 cm Formateret: Skrifttype: 10 pkt Vi gør opmærksomme på, at Glostrup kommune indhenter yderligere oplysninger fra SKAT. Hvis I har yderligere spørgsmål er I velkommen til at kontakte; Administrativ medarbejder Anne-Mette Petersen på telefon , mandag fredag kl Du er også velkommen til at sende mail: visitationsenheden@glostrup.dk Med venlig hilsen

7 Lene Engelhardt Leder af Visitationsenheden Bilag 2 Formateret: Centreret Møde vedr. godkendelse som leverandør af ydelser efter Servicelovens 83 og 84 i Glostrup Kommune Dagsorden / referat Acadre sags nr. Møde den xx Glostrup Kommune Indkaldte: Leverandør XX Leder af visitationsenheden Adm. medarbejder Afbud: - Fraværende: - Dagsorden 1. Referent 2. Gennemgang af og spørgsmål til ansøgning. 3. Gennemgang og spørgsmål til Referat

8 Dagsorden Kontrakten. 4. Gennemgang og spørgsmål til Kvalitetsstandard, link. 5. Fremtidige aftaler, herunder: Tidsplan for politisk godkendelse Tidsplan for drift Aftaler om leverandør ønske vedr. brev til alle borgere, mod afregning 6. Evt. Referat

9 Bilag 3 DSU - Godkendelse af privat leverandør XX. Formål: Socialudvalget skal godkende private leverandører. Der søges om godkendelse som leverandør af personlig pleje og praktisk hjælp, aflastning i eget hjem, Servicelovens 83 og 84. Sagsbeskrivelse: XX har søgt om godkendelse som leverandør af praktisk hjælp og personlig pleje, aflastning i eget hjem, Servicelovens 83 og 84. Kort om firmaet: XX er et lille / mellemstort / stort firma. Godkendt i andre kommuner Eventuelle konklusioner / aftaler fra mødemed leverandøren. I firmaets ansøgning, vedlagt, fremgår beskrivelse af firmaet. Center for Borgerkontakt vurderer, at XX kan godkendes såfremt, der foreligger en sikkerhedsstillelse på kr. inden kontrakten underskrives. Center for Borgerkontakt vurderer ikke, at XX kan godkendes fordi - HUSK JURA VURDERING INDEN SAGEN LÆGGES TIL DSU. Bilag: Ansøgning - Åben Afgørelse hvis afslag - åben Indstilling: Center for Borgerkontakt foreslår, At XX godkendes som privat leverandør af praktisk hjælp og personlig pleje, aflastning i eget hjem, Servicelovens 83 og 84, såfremt bankgaranti forligger inden underskrift af kontrakt. At XX ikke godkendes som privat leverandør af praktisk hjælp og personlig pleje, aflastning i eget hjem, Servicelovens 83 og 84, med baggrund i manglende opfyldelse af leverandørkrav.

10 Bilag 4 Tekst i mail til privat leverandør som Socialudvalget har godkendt REDIGER I FORHOLD TIL DEN ENKELTE SAG. Kære xx Til rette vedkommende Glostrup Kommunes Socialudvalg har godkendt xx som frit-valgs leverandør af personlig pleje / praktisk hjælp / madservice, Servicelovens 83 og 84 i Glostrup Kommune. Som aftalt forventer vi drift fra xx. Inden kontrakten underskrives af Glostrup Kommune skal I fremsende: Sikkerhedsstillelse på kr. TILFØJ hvis der er andet, der kan være særlige forbehold. Jeg har vedlagt kontrakten (ikke underskrevet) og vil foreslå, at I orienterer mig, om I vil have tilsendt underskrevet kontrakt, når jeg har modtaget Sikkerhedsstillelse. I kan også vælge, at komme personligt med ovenstående og samtidigt underskrive kontrakten. Vi skal have underskrevet kontrakten d. xx for at sikre drift fra d. xx Efter xx dato (når kontrakten er underskrevet) skal i aflever en bærbar PC i vores it afdeling og have undervisning i brugen af vores IT system. Dette vil vores It-koordinator, xx, kontakte jer om. Jeg vil gerne invitere jer til at mødes med visitatorerne d. xx (når kontrakten er underskrevet). Mødet foregår i lokale xx. I har ved vores indledende møde ønsket at vi udsender information til borgerne om jer (kontraktens 9, stk 2). I skal derfor hurtigst muligt sende informationsmateriale til adm. Medarbejder xx, Visitationsenheden. Med venlig hilsen xx Leder af Visitationsenheden

11 Bilag 5 Afgørelse om godkendelse til at leverer personlig pleje og / eller praktisk hjælp efter servicelovens 83 og 84. Virksomheden xx søgte d. xx om godkendelse til at levere personlig pleje og / eller praktisk hjælp efter servicelovens 83 og 84. Socialudvalget har på møde d. xx behandlet ansøgningen og truffet følgende afgørelse. Virksomheden xx kan ikke godkendes som leverandør i Glostrup Kommune Socialudvalget har lagt vægt på at. skriv begrundelse Klagevejledning Hvis der er utilfredshed med denne afgørelse, kan der klages i Kommunalbestyrelsen, Glostrup Kommune. Der kan klages mundtligt eller skriftligt. Der skal i klagen oplyses, hvorfor der er utilfredshed med afgørelsen. Med venlig hilsen XX Formand for socialudvalget

12 Brev /Afregning med leverandør Bilag 6 Ad. Brev. Træk med navne og adresser på borger. Aktuelle borgere navn og adresse fremsendes via CSC Statistik. Eksporteres til Excel således at der kan foretages brevfletning. Listen med borger der har fået tilsendt brev arkiveres som lukket dokument i sagen vedr. den pågældende leverandør. Indhold i brev: Glostrup Kommune har godkendt ny leverandør til personlig pleje og / eller praktisk bistand efter Servicelovens 83 og 84. Den nye leverandør er xx. Leverandørens informationspjece er vedlagt. Såfremt du ønsker at skifte til den nye leverandør skal du kontakte Visitationsenheden på telefon , mandag fredag kl Du er også velkommen til at kontakte Visitationsenheden på mail: visitationsenheden@glostrup.dk Med venlig hilsen Xx Leder af visitationsenheden. Ad. Afregning. Udgifter til udsendelse af brev til alle aktuelle borgere afregnes ved at fremsende faktura til leverandøren. Der afregnes for følgende: Arbejdstid. Der tager udgangspunkt i bruttoløn for adm. Medarbejder. Årsløn divideres med 1924 = timeløn, brutto. Udgifter til kuverter og papir Porto B post Ansvarlig: Adm. medarbejder

13 Bilag 7 Indhold i annonce i Folkebladet og Egen. Glostrup Kommune har godkendt ny leverandør til personlig pleje og / eller praktisk bistand efter Servicelovens 83 og 84. Den nye leverandør er xx. Borgere der ønsker at skifte til den nye leverandør skal kontakte Visitationsenheden på telefon , mandag fredag kl , eller på mail: visitationsenheden@glostrup.dk