Brugerinvolvering i byggeprocessen

Transkript

1 Bilag til Byggehåndbogen Brugerinvolvering i byggeprocessen En vejledning til arbejdsmiljøorganisationen, ledelse og medarbejdere

2 2

3 Indhold Byggeprojektets faser side 5 Brugerinvolvering i byggeprojektets enkelte faser 1. Idéfasen side 6 2. Programfasen side 7 3. Dispositions- og projektforslagsfasen side 9 4. Projekterings- og udbudsfasen side Udførelsesfasen side Ibrugtagningsfasen side 12 Eksempler på opgaver for brugere og MED-organisationen i byggefaser..... side 13 Nyttige links side 14 Noter side 15 3

4 Arbejdsmiljø er et vigtigt strategisk fokusområde for at skabe attraktive og effektive arbejdspladser i Region Syddanmark. Et bedre arbejdsmiljø bør være et af resultaterne, når vi bygger nyt og renoverer eksisterende bygninger, og det stiller krav til involvering af medarbejdere, brugere og MED- og arbejdsmiljøorganisationen. Vi skal også huske, at nye bygninger giver nye muligheder for arbejdets organisering, som vi skal udnytte fuldt ud. Denne vejledning er primært målrettet arbejdsmiljøorganisationen, men er også relevant for: Ledere og medarbejdere Medlemmer af MED-organisationen Ansvarlige for byggeprocesserne i Region Syddanmark. Når der skal bygges nyt, bygges om eller renoveres bestående bygninger, får vi en mulighed for at tænke innovativt og integrere arbejdsmiljøet i byggeriets koncepter. Det er en mulighed, som vi skal udnytte. I Region Syddanmark baserer vi indsatsen for et bedre arbejdsmiljø på medarbejdernes indflydelse og engagement. Det gælder også, når vi planlægger byggeprojekter. Der er forskellige brugere af et byggeri, som kan give værdifulde oplysninger. De ved, hvordan bygningerne skal bruges og kender udfordringerne i arbejdsmiljøet: Patienter, beboere og pårørende Arbejdsmiljøorganisationen Interesseorganisationer Medarbejdere Ved at involvere kommende brugere i byggeprocessen opnår vi At fremme dialogen mellem brugere, bygherre og rådgiver. At få nye og anderledes ideer. At skabe interesse, ejerskab og viden om byggeriet. At sikre kvaliteten i byggeprojektet Involvering skal ske tidligt i planlægningsfasen. Muligheden for at påvirke beslutninger, der har betydning for arbejdsmiljøet, er størst i planlægningsfasen. Brugerinvolvering i byggeprocessen beskriver, hvordan de forskellige brugerne kan involveres i byggeprocessen og giver eksempler på, hvordan arbejdsmiljøaspektet kan inddrages. Bilaget er udarbejdet af Koncern HR- Personaleudvikling og er afstemt med byggeregulativet for Region Syddanmark og regionens Bygningsafdeling. 4

5 Byggeprojektets faser Ethvert byggeri kan deles op i en række faser. Byggeprojektet starter med et behov og en íde og slutter, når byggeriet står færdigt og fungerer i hverdagen. I alle byggeriets faser træffes beslutninger, som får betydning for slutresultatet og byggeriets funktionalitet, herunder arbejdsmiljøet. Brugernes viden og input skal være med til at sikre det bedst mulige grundlag for nødvendige beslutninger. Særligt i byggeriets første faser er det vigtigt at inddrage brugerne i en aktiv rolle, fordi muligheden for at påvirke beslutninger er størst i de tidlige planlægningsfaser. I de næste afsnit er de enkelte faser i en byggeproces beskrevet. Her kan du få et indtryk af, hvad du skal være opmærksom på, når der skal tages beslutninger, der har betydning for arbejdsmiljøet. Det siger lovgivningen I bekendtgørelsen om arbejdets udførelse står, at virksomhedens arbejdsmiljøorganisation skal deltage ved planlægningen af nye eller ændring af eksisterende arbejdspladser. Se Høj brugermedvirken Lav brugermedvirken Planlægning Forslag Projektering Udførelse Drift Idéfase Programfase Forslagsfase Projekteringsfase Udførelsesfase Driftsfase Planlægning Behovsafklaring Programoplæg Byggeprogram Dispositionsforslag Projektforslag Forprojekt Hovedprojekt Udbud/licitation Byggeri Aflevering Ibrugtagning Drift 5

6 Brugerinvolvering i byggeprojektets enkelte faser 1. Idéfasen Idéfasen er den første del af en byggeproces. Den strækker sig fra tidspunktet, hvor det er besluttet, at der er et konstateret behov for et byggeri, til de overordnede rammer for byggeriet er fastlagt. De første tanker og idéer til byggeriet bliver nedfældet i et idéoplæg. Her beskrives byggeprojektets formål, økonomi og de overordnede tanker om funktion, teknik og logistik. Arbejdsmiljø og involvering af brugerne i idéfasen Allerede i idefasen skabes grundlaget for et godt arbejdsmiljø på byggepladsen og i det færdige byggeri. Arbejdsmiljø og den attraktive arbejdsplads med udviklingsmuligheder skal derfor tænkes ind fra starten. Medarbejderne og MED- og arbejdsmiljøorganisationen kan naturligt inviteres ind, både i forhold til overordnede ideer til rammerne og til hvordan arbejdet kan organiseres og hvilken betydning det vil få. 6

7 2. Programfasen I programfasen bliver bygherrens tanker og ideer konkretiseret. Det er i programfasen, at de afgørende beslutninger om bl.a. byggeriets omfang, funktionalitet og kvalitet bliver truffet og ideoplægget bliver gjort konkret. Forhold som arbejdsgange, patientforløb, hygiejne og logistik skal tænkes ind i projektet. Programfasen indledes som udgangspunkt med et programoplæg og afsluttes altid med et byggeprogram. I programfasen bliver der holdt en række brugergruppemøder med deltagelse af bl.a. arbejdsmiljøorganisationen og specialister. Det foregår ofte over en kort periode, og processen kan derfor opleves som meget intens og tidspresset kan være stort. Det er derfor vigtigt, at man afsætter tid til reel involvering. Arbejdsmiljø og involvering i programfasen Det er først og fremmest i programfasen, at der skal tages beslutning om tiltag, som skal forebygge problemer med arbejdsmiljøet i byggefasen og det færdige byggeri. Medarbejdere og patienter/borgere er som fremtidige brugere en potentiel udviklings- og forandringsressource, som det er vigtigt at bruge. Gennem en konstruktiv dialog mellem de forskellige parter, kan der sættes fokus på eksisterende viden om kerneopgaven, organisationens kultur og arbejdsmiljøet f.eks. resultater fra APV. Den fælles viden skal bruges som fundament for at udvikle effektive løsninger på kendte Byggeprogrammet er det afsluttende dokument i programfasen. Programmet beskriver bygherrens krav og ønsker til det færdige byggeri, et overslag over projektets økonomi og en tidsplan. Byggeprogrammet fremlægges sammen med ansøgning om en anlægsbevilling til politisk godkendelse i regionsrådet. Gode råd til processen i øvrigt Kommuniker hele vejen gennem byggeprocessen. Tænk organisationsforandringer ind. Medarbejderne er ikke arbejds miljøeksperter de har behov for supplerende uddannelse. 7

8 2. PROGRAMFASEN og mulige problemer for arbejdsmiljøet i byggefasen og i det færdige byggeri, så kendte arbejdsmiljøproblemer ikke tages med i nye byggerier. Det er også i programfasen, at bygherren skal sørge for at få undersøgt, om der er særlige risici ved byggeriet, som har betydning for arbejdsmiljøet. Bygherren skal bl.a. undersøge, om der er forureninger i jorden. Hvis det er en renovering, skal det f.eks. undersøges om der er PCB i fugematerialet eller asbest i byggematerialerne. Eksempler på metoder til brugerinvolvering Kommende brugere medarbejder og borgere - kan involveres i en byggeproces gennem: Informationsmøder Brugerworkshops Åbent inspirationsforum Brugergruppemøder Høringsseminar Medarbejderne og arbejdsmiljøorganisationen kan derudover inddrages i forskellige processer, bl.a. Fastsæt mål for arbejdsmiljøet i det færdige byggeri Bygherren bør allerede i planlægningsfasen, med inddragelse af medarbejderne og arbejdsmiljøorganisationen, fastsætte arbejdsmiljømål for det færdige byggeri f.eks. at: Byggeriet skal udføres uden at efterlade vækstbetingelser for skimmelsvamp i konstruk tioner og materialer (F.eks. krav om vinter-overdækning, så man undgår regn og dermed opfugt ning af konstruktioner og materialer). Bygherren lægger vægt på fore byggelse af indeklimaproblemer og på rengøringsvenlig indret ning. Der skal sikres god plads til drift, vedligehold, reparation og udskiftning af installationer. Brugen af farlige materialer skal minimeres (f.eks. lime, fugemate rialer og overfladebehandlinger). Udarbejdelse af funktions beskrivelser af standardrum Analyse af arbejdsgange Risikoanalyse 8

9 3. Dispositions- og projektforslagsfasen Byggeprogrammet fastlægger bygningens overordnede funktion. I dispositions- og projektforslagsfasen bliver alle principielle beslutninger om byggeriets grundplan, materialevalg, installationer osv. truffet. Projektforslaget indeholder plan-, snit- og facadetegninger, økonomiske overslag og tidsplan. Efter at projektforslaget er færdigt, er det vanskeligt at ændre i projektet uden væsentlige omkostninger til følge. Sammenhæng mellem faser, mulighed for påvirkning og omkostninger I de første faser, hvor byggeriet kun eksisterer på tegninger, er det lettere at flytte på stregerne. Det forhold ændrer sig dramatisk, når projekteringen skal i gang efter at dispositions- og projektforslagsfasen er afsluttet. Arbejdsmiljø og involvering i dispositions- og projektforslagsfasen I dispositions- og projektforslagsfasen er det vigtigt, at få et overblik over alle de forhold, der kan have betydning for arbejdsmiljøet på byggepladsen og i den færdige bygning. Det er her de endelige rammer fastlægges. De udfordringer der kan være identificeret i programfasen skal nu håndteres. Medarbejderne og arbejdsmiljøorganisationen bør derfor inddrages. Det er stadig muligt at påpege uhensigtsmæssige tekniske løsninger som bør rettes inden byggeriet starter. For at sikre et godt indeklima i det færdige byggeri skal man være kritisk overfor valg af f.eks. materialer. Ved større ændringer i projektet f.eks. på grund af besparelser, er det vigtigt at vurdere, om ændringerne får betydning for arbejdsmiljøet. Værktøjer i brugerprocesser I løbet af byggeprojektet bliver der benyttet forskellige værktøjer bl.a. Afdelingsdata Areal- og rumskemaer Rumtegninger Tekniske specifikationer Gransk tegningerne Ved at gennemgå beskrivelsen af bygningen og se på tegningerne får arbejdsmiljøorganisationen, medarbejdere, borgere og rådgivere væsentlige informationer om arbejdsmiljøforhold på byggepladsen og i den færdige bygning. Det er derfor vigtigt, at deltagere i brugergrupperne har de nødvendige kompetencer til at kunne indgå i et konstruktivt samarbejde. 9

10 4. Projekterings- og udbudsfasen I projekterings- og udbudsfasen laves forprojektet og hovedprojektet. I forprojektet bliver dispositions- og projektforslaget bearbejdet, så det kan danne grundlag for myndighedernes godkendelse af byggeprojektet. Hovedprojektet danner endelig grundlag for myndighedernes godkendelse samt udbud og udførelse. Udbudsfasen I udbudsfasen bliver projektet sendt i udbud. Interesserede entreprenører og håndværkere kan give et tilbud med en pris på det samlede byggeprojekt eller dele af det. Hvis byggeriet er af en vis størrelse, skal der også laves en plan for byggepladsens sikkerhed og sundhed. Planen skal indgå i udbudsmaterialet. På en på forhånd fastlagt dato afholdes licitationen, hvor tilbuddene åbnes. Herefter bliver indkomne tilbud vurderet og sammenlignet. Bygherren vælger derefter, hvilke entreprenører og håndværkere, der skal skrives kontrakt med. Lav en Plan for Sikkerhed og Sundhed (PSS) Bygherren det vil sige Region Syddanmark - skal sørge for, at der i projekteringsfasen bliver lavet en plan for sikkerhed og sundhed (PSS). Planen er et redskab til styring af et godt arbejdsmiljø for dem, der arbejder på byggepladsen. Den er altså ikke målrettet medarbejdere og borgere. PSS skal opdateres løbende i byggefasen. Arbejdsmiljø og involvering i projekterings- og udbudsfasen Der skal i denne fase være særlig fokus på at indarbejde relevante arbejdsmiljøkrav i udbudsmaterialet. Her er medarbejderne og arbejdsmiljøorganisationen vigtige aktører. Når de indkomne tilbud bliver vurderet og sammenlignet, er opgaven at fastholde fokus på arbejdsmiljøet ved udpegning af det mest fordelagtige bud. Fastsæt mål for arbejdsmiljøet på byggepladsen Det er en god idé at fastsætte arbejdsmiljømål for byggeprocessen. Som bygherre har regionen mulighed for at fastsætte arbejdsmiljømål i beskrivelsen af entreprenørens ydelser f.eks. at: Målsætningen er 0 arbejdsulykker. Byggepladsen altid har høj standard indenfor sikkerhed og sundhed 10

11 5. Udførelsesfasen I udførelsesfasen går byggeriet i gang. Fra byggeriets start og gennem hele udførelsesfasen afholdes byggemøder med repræsentanter for bygherren, rådgiver og entreprenører. Byggemøderne afholdes typisk ugentligt eller hver 14. dag. Formålet med byggemøderne er først og fremmest at opdatere parterne i byggeprojektet omkring byggeriets fremdrift og herunder særligt byggeriets tidsplan og økonomi. Under byggeriets opførelse har bygherren ansvar for at koordinere de fælles sikkerhedsforanstaltninger på byggepladsen f.eks. ved sikkerhedsrunderinger og sikkerhedsmøder. Dette bidrager til at sikre medarbejderne på byggepladserne et godt og sikkert arbejdsmiljø. Det er vigtigt at informere medarbejderne i god tid, hvis der i forbindelse med byggeriet er perioder med støvende og støjende aktiviteter. Et godt arbejdsmiljø på byggepladsen giver højere kvalitet Som bygherre vil vi sikre et godt arbejdsmiljø for de ansatte på byggepladsen, på lige fod med vores medarbejdere. Et godt arbejdsmiljø har samtidig stor betydning for kvalitet, økonomi og den færdige bygnings levetid. Det viser Arbejdstilsynets erfaring. Er der et godt arbejdsmiljø på byggepladsen udføres arbejdet af en højere kvalitet. Større byggerier skal anmeldes til Arbejdstilsynet Ved større byggerier skal bygherren anmelde byggepladsen til Arbejdstilsynet. Arbejdsmiljø og involvering i udførelsesfasen Under byggeriet skal der være fokus på arbejdsmiljøet på byggepladsen. Arbejdsmiljøet på byggepladsen skal overvåges og der skal være fokus på styring, planlægning og koordinering af sikkerhedsarbejdet. Ved til- og ombygning af eksisterende bygninger, der bruges under byggeriet, har arbejdsgiveren et særligt ansvar for at sikre et rimeligt og acceptabelt arbejdsmiljø for medarbejderne, som arbejder i bygningen under byggeprocessen. 11

12 6. Ibrugtagningsfasen Når byggeriet er afsluttet, bliver det formelt afleveret. I afleveringsforretningen deltager repræsentanter fra bygherren, rådgiver og entreprenør. Fejl og mangler bliver noteret, og det aftales, hvordan de skal udbedres. På samme måde gennemgås byggeriet efter henholdsvis 1 og 5 år. Det er vigtigt, at arbejdspladsen får overdraget tegninger og beskrivelser af bygningen som f.eks. manualer for korrekt vedligeholdelse af lokaler og anlæg. praksis. Derved bidrager gennemførelsen af en APV også til at højne kvaliteten i fremtidige byggeprojekter. Det er vigtigt at have fokus på ændringer i arbejdets organisering, som følge af de nye rammer. Medarbejderne skal lære at bruge de nye bygninger rigtigt for at alle arbejdsmiljøgevinster bliver realiseret. Arbejdsmiljø og involvering i ibrugtagningsfasen Umiddelbart inden bygningen bliver taget i brug, vil det være lærerigt og konstruktivt at gennemføre en slutevaluering blandt de involverede brugere. Formålet er, at evaluere på hvordan og i hvilken grad man er lykkedes med at implementere arbejdsmiljøet fra idéfase til færdigt byggeri. Når byggeriet er taget i brug, er det en god ide sammen med medarbejderne og arbejdsmiljøorganisationen at kortlægge eventuelle problemer med arbejdsmiljøet. Der kan være problemer med bygningens brug, drift og vedligehold, som bl.a. kan kortlægges ved hjælp af en arbejdspladsvurdering (APV). Den viden om arbejdsmiljø, som en ny APV giver, bør drøftes med de involverede parter fra byggeprocessen. APV en giver værdifuld viden om, hvordan de konkrete krav og løsninger fungerer i 12

13 Eksempler på opgaver for brugere og MED-organisationen i byggefaser Byggefase Brugernes opgaver Eksempler på opgaver i byggefasen MED-organisationens opgaver (FMU, LMU og arbejdsmiljøgrupper) Idé Program Dispositionsog projektforslag Udførelse Drift Formulere overordnede ønsker og behov for byggeriet herunder deltagelse i udarbejdelse af koncepter for centrale forhold i byggeriet. Udarbejde detaljeret beskrivelse af aktiviteter, som skal foregå i det nye byggeri (funktionsbeskrivelser). Bidrage med forslag til den detaljerede udformning af rumtyper og lokaler, valg af materialer og inventar, placering af døre osv. Gennemføre hurtig og smidig kommunikation mellem brugere, bygherre og rådgiver, når der opstår uventede problemer. Få hverdagen til at fungere trods gener fra håndværkere og byggerod. Forberede sig på indkøringsvanskeligheder og skabe en organisation, som kan løse udfordringerne hurtigt og effektivt. Samle op på kritik, forslag og frustrationer og finde fælles løsninger. Tage initiativ til at brugerne får inspiration og viden om betydningen af et godt arbejdsmiljø. Eksisterende APV eller resultater fra arbejdsmiljøgennemgange kan bruges udgangspunkt for ønsker til byggeriet. Udpege arbejdsmiljørepræsentanter til brugergrupper og understøtter arbejdsmiljøgrupperne i processen. Vurdere om arbejdsmiljøgrupperne har de nødvendige kompetencer til at indgå i byggeprojektet. Samle og præsentere viden og erfaringer om godt arbejdsmiljø som inspiration til brugere, bygherre og rådgiver. Gøre opmærksom på at besparelser, der kan vise sig at være nødvendige, ikke unødigt rammer arbejdsmiljøet f.eks. ved besparelser på ventilationsanlæg, solafskærming etc. Sikre at medarbejderne har et acceptabelt arbejdsmiljø trods byggerod. Medvirke til kortlægning af evt. problemer i nybyggeriet. Gennemføre APV eller arbejdsmiljøgennemgange i det færdige byggeri. Evaluere byggeprocessen og dele erfaringerne herfra med alle involverede i processen, så organisationen kan lære af evt. fejl. 13

14 Nyttige links om arbejdsmiljø og byggeri Nyttige links om arbejdsmiljø og byggeri Godt sygehusbyggeri portal om investeringer og initiativer i forhold til nyt sygehusbyggeri Sygehusbyggeri portal om sygehusbyggeri med eksempler på den gode proces og den gode løsning Byggeproces og arbejdsmiljø portal om inddragelse af bl.a. arbejdsmiljø i byggeriets faser vis.dk forum for videnspredning i sundhedsvæsenet med mulighed for udveksling af erfaringer og gode ideer. 14

15 Noter 15

16 Tekst Region Syddanmark Damhaven Vejle Tlf regionsyddanmark.dk Grafisk Service, Region Syddanmark