Vejledning til Superbrugere i HP Helpdesk Releasenote til Det fælles Datagrundlag - DFDG pr. 30. juni 2014

Transkript

1 Vejledning til Superbrugere i HP Helpdesk Releasenote til Det fælles Datagrundlag - DFDG pr. 30. juni 2014 Version: 1.0 Oprettet den 24. juni 2014

2 Den 30. juni 2014 vil der være foretaget følgende ændringer i Det fælles Datagrundlag: 1. TASS (TILMELDING, AFMELDING OG STATUS SIDER) : ÆNDRINGER SOM FØLGE AF SYGEDAGPENGEREFORM : NY KONTAKTGRUPPE JOBAFKLARING : SAMTALEREGISTRERING PÅ SYGEDAGPENGEMODTAGERE OG BORGERE I JOBAFKLARINGSFORLØB : NYE RASKMELDINGSÅRSAGER : RASKMELDING AF BORGERE I JOBAFKLARINGSFORLØB : DIGITALISERING AF 6 UGERS SELVVALGT UDDANNELSE : ÆNDRINGER TIL VELKOMSTBREV SOM FØLGE AF ÆNDRET UDSENDELSE : ÆNDRINGER TIL AFMELDEÅRSAGER : FEJLAGTIG GENBEREGNING AF FRIST FOR TJEK AF JOBFORSLAG VED SKIFT AF TILMELDEKATEGORI : MANGLENDE BESKEDER OM JOBLOG FRAVÆR OG FRITAGELSER : STOP FOR INDBERETNING AF FRAVÆRSFORHOLD VEDRØRENDE AKTIVERING : ÆNDRING TIL SYGDOM HELBERED FORVÆRRES VED AKTIVERING : FORKERT FEJLKODE VED REGISTRERING AF PASNING AF EGNE BØRN JOBPLAN : REHABILITERINGSPLAN FOR BORGERE I JOBAFKLARING INDSATSDELEN : AKTIVERINGER FOR BORGERE I JOBAFKLARING FLYTTEMOTOR : ÆNDRINGER TIL FLYTTENOTIFIKATIONER : AFSKAFFELSE AF FLYTTEBREV INDKALDELSESBREVE M.V : AFSKAFFELSE AF INDKALDELSESBREVE M.V. I ARBEJDSMARKEDSPORTALENS PRINTARKIV Side 2/11

3 1. TASS (Tilmelding, Afmelding og Status Sider) Ad 1.1: Ændringer som følge af sygedagpengereform Den 1. juli 2014 træder de første dele af sygedagpengereformen i kraft. Der er i den forbindelse indført følgende ændringer i Det fælles Datagrundlag (DFDG): Ny kontaktgruppe Jobafklaring til registrering af borgere i jobafklaringsforløb (LAB 2, nr. 14) se neden for under pkt. 1.2 Ny sygedagpengevisitationskategori Jobafklaring se nedenfor under pkt. 1.3 Ændringer til samtaletype Opfølgning se nedenfor under pkt. 1.3 Ny samtaletype Anden samtale ifm. Opfølgning se nedenfor under pkt. 1.3 Nye raskmeldingsårsager - se nedenfor under pkt. 1.4 Raskmelding af borgere i jobafklaring se nedenfor under pkt. 1.5 Flyttenotifikation på borgere i jobafklaringsforløb se nedenfor under pkt. 4.2 Ved efterfølgende releases indføres yderligere ændringer i takt med at ændringer i sygedagpengeloven og lov om en aktiv beskæftigelsesindsats træder i kraft. Det gælder bl.a.: Ny visitationsmodel - nye sygedagpengekategorier Tidlig opfølgning arbejdsgivere og den sygemeldte kan anmode om tidlig opfølgning Pligt til at indhente lægelige oplysninger inden første opfølgning ved sygdom med en forventet varighed på mere end 8 uger Opfølgningsplanen afskaffes og erstattes af rehabiliteringsplaner (for personer, der visiteres til den nye/kommende kategori 3) og aftale om opfølgningsindsats (for personer, der visiteres til den nye/kommende kategori 2) Kontaktforløb for sygemeldte a-dagpengemodtagere skal følge de almindelige regler for a- dagpengemodtagere. Ad 1.2: Ny kontaktgruppe Jobafklaring Til understøttelse af LAB-målgruppe 2, nr.14 borgere med ret til jobafklaringsforløb, der modtager ressourceforløbsydelse ved ophør af sygedagpenge - er der oprettet en ny kontaktgruppe Jobafklaring. Kontaktgruppen må først anvendes fra og med den 1. juli 2014, idet loven først træder i kraft fra denne dato. For kontaktgruppen Jobafklaring gælder følgende: Kontaktgruppen kan registreres, hvis o den aktuelle kontaktgruppe er Sygedagpengemodtager o der ikke er en åben kontaktgruppe her er det dog et krav, at den seneste kontaktgruppe var Jobafklaring OBS Hvis kontaktgruppen Sygedagpengemodtager bliver afsluttet ved en fejl, kan skift til kontaktgruppen Jobafklaring kun oprettes, ved at borgeren bliver genoprettet i Side 3/11

4 kontaktgruppen Sygedagpengemodtager og får genåbnet sygemeldingen. Først herefter kan kontaktgruppen ændres til Jobafklaring. Ved skift fra kontaktgruppe Sygedagpengemodtager til Jobafklaring for borgere, som kommer fra dagpenge eller midlertidig arbejdsmarkedsydelse, bliver der sendt en besked til edagpenge om, at der ikke længere skal udbetales sygedagpenge se nærmere nedenfor uden pkt Opfølgningssamtaler og jobsamtaler skal indsendes til DFDG med samtaletypen Opfølgningssamtale og den nye sygedagpengevisitationskategorien Jobafklaring se nedenfor under 1.3. Jobafklaringsforløb kan bestå af tilbud efter LAB kap. 9 b - 12 samt indsats efter anden lovgivning, herunder sundhedsloven og serviceloven se nærmere under pkt. 3.1 og 3.2. Borgere i kontaktgruppen modtager ressourceforløbsydelse. Der kan registreres følgende fraværsforhold på borgere i kontaktgruppen: o Barsel o Barsel (maks. 2 uger) o Borgerligt ombud o Sygdom sygemelding o Sygdom (hvor pgl. ikke kan aktiveres pga. sygdom, eller hvor der er risiko for, at helbredet forværres ved aktivering) LAB kap se desuden nedenfor under pkt. 2.4 o Pasning af egne børn (syge) o Pasning af syge m.v. o Værnepligt o Særlig øvrige o Opfølgning uden personlig kontakt (Standby) o Ferie o Ferie med ydelse OBS Sygdom sygemelding er allerede registreret på borgere, som er sygemeldt fra ledighed. Fraværsforholdet skal ikke registreres på borgere, som er sygemeldt fra beskæftigelse. Se desuden neden for under pkt Kendt problem: Fraværsforholdet Opfølgning uden personlig kontakt (Standby) kan ikke registreres for borgere i jobafklaring. Løsning: Fejlen forventes løst hurtigst muligt efter releasen. Hvis der ved skift til kontaktgruppe Jobafklaring er fraværsforhold, som er blevet inaktiveret ved skift til kontaktgruppen Sygedagpengemodtager, forbliver de inaktive. Hvis en borger i kontaktgruppen flytter kommune, bliver der dannet flyttenotifikation til det jobcenter, borgeren er flyttet til. Borgere i kontaktgruppen har adgang til Min side på Jobnet, herunder raskmelding (hvis borgeren var ledig ved sygemeldingen) se Releasenote til Jobnet pr. 30. juni 2014, pkt Side 4/11

5 Ad 1.3: Samtaleregistrering på sygedagpengemodtagere og borgere i jobafklaringsforløb Opfølgningssamtaler for borgere i kontaktgrupperne Sygedagpengemodtager og Jobafklaring skal registreres som samtaler af typen Opfølgningssamtale. Samtaletypen skal også benyttes til registrering af jobsamtaler for borgere i kontaktgruppen Jobafklaring. For registrering af samtaletypen Opfølgningssamtale for borgere i kontaktgruppen Sygedagpengemodtager gælder følgende: Sygedagpengevisitationskategori 1, 2 eller 3 skal vælges Aftalefeltet skal være udfyldt For registrering af samtaletypen Opfølgningssamtale for borgere i kontaktgruppen Jobafklaring gælder følgende: Sygedagpengevisitationskategori 4 (jobafklaring) skal vælges (vælges formentlig automatisk af de kommunale sagsbehandlingssystemer for denne kontaktgruppe) Aftalefeltet skal være udfyldt Der er indført en ny samtaletype Anden samtale ifm. opfølgning, som er en samtale af typen ikke-nulstillende samtale. Samtaletypen kan registreres på borgere i kontaktgrupperne Sygedagpengemodtager og Jobafklaring. For registrering af samtaletypen Anden opfølgningssamtale ifm opfølgning gælder følgende Samtaletypen kan registreres før og efter samtale af typen Opfølgning. Hvis borgeren ikke allerede er registreret med en sygevisitationskategori, skal denne registreres: o Sygedagpengemodtagere: Sygevisitationskategori 1, 2 eller 3 o Borgere i jobafklaringsforløb: Sygevisitationskategori 4 Aftalefeltet skal være udfyldt Sygedagpengemodtagere og borgere i jobafklaring kan på Jobnet se aftaleregistreringer i samtaler af typen Opfølgning og Anden samtale ifm. opfølgning se desuden Releasenote til Jobnet pr. 30. juni 2014, pkt Sygedagpengemodtagere og borgere i jobafklaring kan se indkaldelse til samtale/møde på Jobnet og ombooke samtalen/mødet, hvis jobcentret har givet mulighed herfor. Hvis borgeren har tilmeldt sig Huskeservice får borgeren sms og/eller ved indkaldelse til Opfølgningssamtale. Se Releasenote til Jobnet pr. 30. juni 2014, pkt Ad 1.4: Nye raskmeldingsårsager Der er indført to nye raskmeldingsårsager: Overgår til jobafklaringsforløb : Når kontaktgruppen skiftes fra Sygedagpengemodtager til Jobafklaring på borgere, som før sygemeldingen var dagpengemodtagere eller arbejdsmarkedsydelsesmodtagere, bliver der automatisk sendt en besked til edagpenge med denne årsag. Borgerens sygedagpenge vil ophøre fra denne dato. Fraværsforholdet Sygdom sygemelding forbliver aktivt ved kontaktgruppeskiftet. Side 5/11

6 Raskmeldingsårsagen kan ikke vælges i de kommunale sagsbehandlingssystemer. OBS Hvis kontaktgruppen ved en fejl er skiftet fra Sygedagpengemodtager til Jobafklaring, bliver abonnementet mod edagpenge ikke automatisk genoptaget ved skift til kontaktgruppe Sygedagpengemodtager. Der skal i stedet indmeldes en dataopretning til den kommunale it-leverandør. Der vil herefter ske en manuel datagenopretning, som håndteres af den kommunale it-leverandør i samarbejde med styrelsens it-leverandør. Ikke relevant : Raskmeldingsårsagen kan kun benyttes af de kommunale sagsbehandlingssystemer. Årsagen kan ikke benyttes ved raskmelding af borgere i kontaktgrupperne Dagpengemodtager og Sygedagpengemodtager, fordi edagpenge ikke kender årsagen Ikke relevant. Ad 1.5: Raskmelding af borgere i jobafklaringsforløb Borgere i kontaktgruppe Jobafklaring, som er sygemeldt fra ledighed, har som udgangspunkt pligt til at raskmelde sig via Jobnet. Jobcentret har dog fortsat pligt til at hjælpe borgere, som ikke selv er i stand til at foretage dette på Jobnet. Det er indtil videre kun borgere i kontaktgruppen, som er sygemeldt fra ledighed, der kan raskmelde sig via Jobnet. Raskmelding via Jobnet er nærmere beskrevet i Releasenote til Jobnet pr. 30. juni 2014, pkt Borgere i kontaktgruppen, som er sygemeldt fra beskæftigelse, har ikke fraværsforholdet Sygdom sygemelding og skal raskmeldes i jobcentret. Når en borger i jobafklaringsforløb raskmelder sig, sker der følgende: Fraværsforholdet Sygdom sygemelding bliver afsluttet efter de gældende forretningsregler. Borgeren bliver ikke automatisk gentilmeldt. Borgere, som raskmelder sig via Jobnet, får i kvitteringen information om, at pågældende har mulighed for at tilmelde sig via Jobnet. Hvis borgeren gentilmelder sig som kontant-/uddannelseshjælpsansøger via Jobnet, får borgeren på Min side vist besked om, at han skal møde i jobcentret på førstkommende åbningsdag. Kontaktgruppen Jobafklaring bliver automatisk afsluttet ved raskmelding via Jobnet. Hvis borgeren har fraværsforhold, som er inaktiverede, forbliver de inaktive efter raskmeldingen. Fraværsforholdene bliver genaktiveret, hvis borgeren gentilmelder sig, og forholdene fortsat er aktuelle - dog forudsat at de enkelte fraværsforhold er lovlige i den nye kontaktgruppe. A-kassen får besked om raskmeldingen, hvis borgeren på tidspunktet for sygemelding var dagpengemodtager eller arbejdsmarkedsydelsesmodtager. Ad 1.6: Digitalisering af 6 ugers selvvalgt uddannelse Ansøgning og optagelse på 6 ugers selvvalgt uddannelse under det erhvervsfaglige område bliver i denne release digitaliseret med henblik på at understøtte sagsgange for ansøgning/tilmelding mellem borger, a-kasse og uddannelsesinstitution. Det er ikke lovpligtigt for borger eller a-kassen at benytte selvbetjeningsløsningen. Side 6/11

7 Løsningen er understøttet på følgende måde: Brugergrænseflade på Jobnet til selvbetjening se Releasenote til Jobnet pr. 30. juni 2014, pkt Modulet A-kasse Kursus Administration til brug for a-kassernes administration af ansøgninger - se Releasenote til Arbejdsmarkedsportalen pr. 30. juni 2014 pkt. 1.1 samt Vejledning i brug af D6USU AKS-modul. Vejledningen kan findes på under menuen Vejledninger. Der sendes ikke underretninger til de kommunale it-systemer i forbindelse løsningen, men jobcentre har mulighed for at tilgå modulet A-kasse Kursus Administration via Arbejdsmarkedsportalen. I modulet kan jobcentret se samme data som a-kassen på egne borgere. Jobcentre kan desuden se en liste med egne borgere, der er tilmeldt kursus under 6 ugers selvvalgt uddannelse - se desuden Releasenote til Arbejdsmarkedsportalen pr. 30. juni 2014, pkt En vejledning til brug for jobcentrene er under udarbejdelse og vil blive lagt på under menuen Vejledning. DFDG får dagligt oplysninger om start- og slutdato kursusperiode for dagpengemodtagere med ret til 6 ugers selvvalgt uddannelse og oplysning om det antal timer, den enkelte dagpengemodtager har til rådighed. Det er ikke muligt at aflæse start- og slutdato for den enkeltes ret i DFDG. Den enkelte borgers timetal/ klippekort kan aflæses via opslag i A-kasse Kursus Administration. Deltidsforsikrede dagpengemodtagere har som udgangspunkt et klippekort med 180 timer til brug for 6 uger selvvalgt uddannelse mens fuldtidsforsikrede dagpengemodtagere har et klippekort med 220 timer. Ved releasen vil der være borgere, der allerede har anvendt et antal timer på kursus. Der er derfor lavet følgende løsning: Tilmeldte dagpengemodtagere, der har ret til 6 ugers selvvalgt uddannelse med start dato efter 30. juni 2014, vil på Jobnet have mulighed for at anvende selvbetjeningsløsningen umiddelbart. Tilmeldte dagpengemodtagere, der har ret til 6 ugers selvvalgt uddannelse før 30. juni 2014, kan først benytte selvbetjening på Jobnet, hvis a-kassen via modulet A-kasse Kursus Administration har registreret, hvor mange timer den enkelte har til rådighed. Ad 1.7: Ændringer til velkomstbrev som følge af ændret udsendelse Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekruttering overtager ansvaret for print, kuvertering og forsendelse af velkomstbreve med brugerkoder til Jobnet. For borgere, der har tilmeldt sig digital post, sendes brevet til den digitale postkasse. For øvrige borgere sendes brevet med almindelig post. Det betyder, at jobcentrene ikke skal printe og poste velkomstbreve, som er dannet i Arbejdsmarkedsportalens Printarkiv fra og med den 28. juni Jobcentrene skal fortsat mod forevisning af billedlegitimation udlevere velkomstbrevet til borgere, som anmoder herom. Breve, der er udleveret af jobcentret, før de er behandlet af STARs printleverandør, vil ikke efterfølgende bliver udsendt af STAR. OBS Jobcentrene skal være opmærksomme på, at der kan være dannet velkomstbreve den 27. juni 2014, som jobcentrene skal sørge for at printe og sende. Side 7/11

8 Som følge af ændringerne er der foretaget følgende tilretninger i velkomstbrevet: Jobcentrets adresse er tilføjet som afsenderadresse øverst i adressefeltet. Dette med henblik på at jobcentrene kan følge op, hvis breve kommer retur af postvæsnet. Med venlig hilsen Jobcentret er ændret til Med venlig hilsen Jobnet, og følgende tekst er tilføjet nederst i brevet: Dette brev er sendt på vegne af dit jobcenter af Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekruttering, der har ansvaret for Jobnet. Brevet kan ses i pkt. 2.4 i Releasenote til Arbejdsmarkedsportalen pr. 30. juni Ad 1.8: Ændringer til afmeldeårsager Følgende afmeldeårsager kan fremover ikke vælges manuelt af sagsbehandlere i de kommunale sagsbehandlingssystemer, fordi der er bundet DFDG-logik til årsagerne: Sygdom i forhold til o dagpengemodtagere, o arbejdsmarkedsydelsesmodtagere, o jobparate kontanthjælpsmodtagere og o åbenlyst uddannelsesparate uddannelseshjælpsmodtagere Det er registrering af fraværsforholdet Sygdom sygemelding, der afmelder borgeren. A-kasse: Medlemsafgang : Det er MA-besked fra a-kassen, der udløser afmelding via batchjob. A-kasse: Dagpengeophør : Det er besked om dagpengeophør fra a-kassen, der udløser afmelding via batchjob. Dette batchjob kører indtil videre ikke. Følgende afmeldeårsager er udgået: Sygdom i mere end 21 dage Børnepasningsorlov Ad 1.9: Fejlagtig genberegning af frist for tjek af jobforslag ved skift af tilmeldekategori Når en kontant- eller uddannelseshjælpsansøger skiftede tilmeldekategori fra ansøger til modtager, blev fristen for tjek af jobforslag fejlagtigt genberegnet. Fejlen er rettet. Ad 1.10: Manglende beskeder om joblog DFDG skal sende besked til jobcentrene om manglende registrering i joblog på jobparate kontanthjælpsmodtagere og åbenlyst uddannelsesparate uddannelseshjælpsmodtagere, når følgende gør sig gældende: seneste tilmeldingsdato ligger mere end 30 dage tilbage i tiden og seneste registrering i en log ligger mere end 30 dage tilbage i tiden eller der ikke er oprettet en log Ved en fejl er beskederne ikke blevet dannet. Fejlen er rettet. Side 8/11

9 Kendt problem: Borgere, som korrekt har registreret joblog inden for de seneste 30 dage, får fejlagtigt vist notifikation på Min side om manglende registrering, hvis de ikke har mindst én aktiv joblog. Fejlen betyder også, at der efter den 30. juni 2014 kan blive dannet fejlagtige beskeder til jobcentrene om manglende registreringer i joblog Løsning: Fejlen forventes løst hurtigst muligt efter releasen. 2. Fravær og fritagelser Ad 2.1: Stop for indberetning af fraværsforhold vedrørende aktivering Da aktiveringer indberettes online fra de kommunale sagsbehandlingssystemer til DFDG, er der ikke længere behov for også at indberette data særskilt gennem et fraværsforhold fx Aktivering løntilskud. Fremover kan aktiveringer ikke længere indberettes i form af fraværsforhold. Ad 2.2: Ændring til Sygdom helbered forværres ved aktivering Da mentor er blevet tilbud efter LAB, er fraværsforholdet Sygdom helbred forværres ved aktivering blevet ændret. Fraværsforholdet skal registreres, hvis sygdommen forhindrer tilbud efter LAB kap Det forudsættes her, at der vil være meget få om nogen borgere, der er så syge, at de ikke kan få tilbud efter LAB kap. 9b (Mentor) eller alternativt være omfattet af fraværet Opfølgning uden personlig kontakt (Standby). Ad 2.3: Forkert fejlkode ved registrering af Pasning af egne børn Ved oprettelse af fraværsforholdet Pasning af egne børn uden en slutdato, blev der vist en forkert fejlbesked. Fejlen er rettet, sådan at der ved registrering af fraværsforholdet uden en slutdato kommer fejlmeddelelse med besked om, at fraværsforholdet skal have en slutdato. 3. Jobplan Ad 3.1: Rehabiliteringsplan for borgere i jobafklaring indsatsdelen Det er muligt, at anvende jobplanfunktionaliteten til indsatsdelen af rehabiliteringsplanen således, at borgeren kan se den på Jobnet. Dette sker ved indskrivning i jobplanens tekstfelter se desuden nedenfor under pkt Ad 3.2: Aktiveringer for borgere i jobafklaring Aktiveringer for borgere i jobafklaring skal indberettes til DFDG som en aktivitet i eller uden for en jobplan. Indberetningen skal finde sted, hvad enten jobplanen anvendes til indsatsdelen af rehabiliteringsplanen eller ej. Jobplan og aktiviteter i eller uden for job bliver vist for borgerne på Jobnet. Hvis der udarbejdes en jobplan eller aktivitet uden for jobplan på en borger i jobafklaring, får borgeren ikke besked herom på Jobnet, og borgeren skal/kan ikke kvittere for jobplanen/tilbuddet. Borgerene skal således have eventuelle jobplaner og tilbud i papirudgave. Side 9/11

10 4. Flyttemotor Ad 4.1: Ændringer til flyttenotifikationer De kommunale sagsbehandlingssystemer har modtaget notifikationer om flytning vedrørende borgere, der ikke (længere) har en åben sag i jobcentret. Der er derfor foretaget følgende ændringer: På borgere i kontaktgruppen Dagpengemodtager bliver der kun dannet flyttenotifikation, hvis borgeren er tilmeldt på flyttetidspunktet eller er afmeldt med årsagen Sygdom på flyttetidspunktet. For øvrige kontaktgrupper er billedet ikke lige så entydigt, fordi en åben kontaktgruppe ikke betyder, at jobcentret reelt har en åben sag på personen. Forretningsreglerne for dannelse af flyttenotifikationer fremgår af skemaet neden for. DFDG skal sende flyttenotifikation, hvis én eller flere af disse betingelser er opfyldt på flyttedatoen: Kontaktgruppe hvis tilmeldt hvis afmeldt pga. sygdom sygemelding hvis kontaktgruppe er åben hvis i aktivering eller fremtidig aktivering hvis henvist til anden aktør hvis henvist til job Dagpengemodtager x x x x x Kontanthjælpsmodtager x x x x Kontanthjælpsmodtager x x x x x x omfattet af integrationsprogrammet Revalidering x x x x For-revalidering x x x x Sygedagpengemodtager x x x x Fleksjobvisiteret x x x x Uden ydelse x x x Fleksjobansat x x x Rehabilitent x x x x Modtager af x x x x uddannelseshjælp Jobafklaring x x x x Der bliver som hidtil kun sendt flyttenotifikation på borgere, som i CPR har ændret kommunetilhørsforhold. Ad 4.2: Afskaffelse af flyttebrev Det borgerbrev, som hidtil er blevet dannet i Arbejdsmarkedsportalens Printarkiv, når en borger i CPR har ændret kommunetilhørsforhold, er udgået. 5. Indkaldelsesbreve m.v. Ad 5.1: Afskaffelse af indkaldelsesbreve m.v. i Arbejdsmarkedsportalens Printarkiv Indkaldelser til samtaler/møder, som er oprettet af jobcentrene via Jobcenter Planner, er hidtil blevet dannet i Arbejdsmarkedsportalens Printarkiv. Fremover sender DFDG webservicebeskeder om indkaldelser, mødeændringer og aflysninger i Jobcenter Planner til jobcentrenes sagsbehandlingssystem/printleverandør. Jobcentrene skal således fremover selv Side 10/11

11 danne indkaldelsesbreve og breve vedrørende mødeændringer, herunder aflysning vedligeholde brevtekster, skabeloner og bilag Jobcentrene vil i Arbejdsmarkedsportalens Printarkiv indtil videre fortsat have adgang til de breve, der er dannet til og med den 27. juni Side 11/11