Foranalyse Gentofte Platf Orienteringsmateriale ifm. udbudsbekendtgøre 14. august 2013

Transkript

1 Foranalyse Gentofte Platf Orienteringsmateriale ifm. udbudsbekendtgøre 14. august 2013

2 Indhold i præsentationen af foranalysen Introduktion til materialet Baggrunden og fokus i foranalysen Gentofte Platformen i dag Det fremtidige koncept for Gentofte Platformen Udbudsstrategi og tidsplan

3 Introduktion til materialet Dette materiale er et sammendrag af den samlede foranalyse, som er gennemført i forbindelse med udbuddet af Gentofte Platformen. Materialet publiceres i forbindelse med udsendelse af udbudsbekendtgørelsen og skal ses som en serviceinformation til leverandører, som ønsker at blive prækvalificeret. Materialet skal ses som baggrundsinformation og rummer således ingen krav eller konkrete retningslinjer for leverandørernes anmodninger. De konkrete retningslinjer for prækvalifikationsanmodningerne følger af udbudsbekendtgørelsen.

4 Indhold i præsentationen Introduktion til materialet Baggrunden og fokus i foranalysen Gentofte Platformen i dag Det fremtidige koncept for Gentofte Platformen Udbudsstrategi og tidsplan

5 Baggrund for foranalysen Gentofte Kommune har ved budgetforliget i november 2012 bevilget midler til videreudvikling af IT infrastrukturen og yderligere digital understøttelse af kommunens forretningsprocesser, herunder etablering af nyt ESDH og opgradering af Office platformen med indbyggede dialog- og samarbejdsmuligheder. Samtidig har en styregruppe på opfordring af direktionen undersøgt, om kommunen skal have et nyt intranet som erstatning for den nuværende Sitecoreløsning og i givet fald, hvilket. Styregruppen har vurderet, at det giver god mening at se nyt intranet, nyt ESDH, social software til internt brug og digitale samarbejdsmuligheder på Office platformen som et samlet hele, under en ny fælles betegnelse med arbejdstitlen Gentofte Platformen. På den baggrund er der gennemført en foranalyse med ekstern konsulentbistand.

6 Foranalysens fokus -Foranalysen har beskæftiget sig med følgende hovedspørgsmål: Hvordan kunne konceptet se ud fuldt udfoldet? Hvilke arbejds- og serviceprocesser skal platformen understøtte og med hvilke faciliteter/funktionaliteter? Hvilke teknologier og komponenter kan realisere konceptet? Hvad har kommunen allerede, som kan og bør genbruges og hvad skal ny-etableres? Vurdering af det nuværende marked Hvilken udviklings- og udbudsstrategi skal kommunen vælge? Hvordan ser en mulig tidsplan for realisering af konceptet ud? Hvor og hvor ambitiøst skal man starte for at komme bedst muligt i gang? Hvordan skal projektet/programmet organiseres?

7 Indhold i præsentationen Introduktion til materialet Baggrunden og fokus i foranalysen Gentofte Platformen i dag Det fremtidige koncept for Gentofte Platformen Udbudsstrategi og tidsplan

8 Gentofte Platformen i dag tilsvarende funktionaliteter bruges i vid udstrækning! Captia ESDH kommunen opretter ca sager hvert år. Intranettet - omkring 1. mio. sidevisninger i NemID brugere på Intranettet (som ikke har adgang via den administrative platform) sidevisninger på den mest sete side (køb- salg og bytte). Nyheder følges og læses flittigt Et utal af personaleprocesser og sådan gør vi som bruges dagligt (HR processer, dagsordner, projekter og så en masse der ikke bruges) Blanketter (ex feriesedler, varsling af graviditet, kørsel, blå sygeseddel, organisationsændring) Selvbetjening (ex 911 shoppen/it support) Vejviser (DIVA/medarbejderdatabasen) bruges meget flittigt Kantinens menu Gentofte Kommune er gået i gang med et pilotprojekt med anvendelsen af Lync til Presence, chat og videomøder mv.

9 Indhold i præsentationen Introduktion til materialet Baggrunden og fokus i foranalysen Gentofte Platformen i dag Det fremtidige koncept for Gentofte Platformen Udbudsstrategi og tidsplan

10 Konceptuelt er der 5 væsentlige dimensioner i den fremtidige Gentofte Platform Kommunikation: den interne kommunikation (fra topledelsen og lokalt). Information og videndeling. fx nyheder, politikker, procedurer og andet referencemateriale. Samarbejde på tværs: hjælpe medarbejderne med at finde hinanden, være i dialog med hinanden, dele viden og ideer, samarbejde om løsning af opgaver, projekter, sager, dokumenter osv. Selvbetjening: at give de ansatte mulighed for at betjene sig selv fx indberetning af sygemelding og ferie. Segmentering: målretning af form og indhold i forhold til brugergruppernes behov - f.eks. mobile løsninger til decentrale medarbejdere. Produktion og dokumentation: systematisk og lovmæssig opbevaring og dokumentation af sager og dokumenter, samt arkivfunktion.

11 Gentofte platformen fremtiden - en sammenhængende og moderne platform med afsæt i Design Thinking Ny agil udviklingsstrategi der udvisker grænser mellem ESDH og Intranet Højere grad af produktionsunderstøttelse via simpel sags- og dokumentoprettelse, skabeloner, standardtekster, workflows, sammenhæng med Output Management proccesser mv. Intranet i et nyt og moderne udtryk med tydelig navigation og stærk søgefunktionalitet Understøtter innovationsprocesser og samarbejde på tværs Skal ud til alle på alle devices via responsivt design Adgang til selvbetjeningsmuligheder og øget automatisering Lettere at deltage i kommunikationen gennem nye brugervenlige editormuligheder i Gentofte Platformen til nyhedsopdatering, Tråde til nyheder, Likes, og anden tværgående dialog Agil samarbejdsplatform med presence kommunikation/chat mv. og projektværktøjer samlet i ét samarbejdsunivers Højere grad af personalisering og single sign on Ledelsesinformation Moderne, brugervenligt og lækkert sammenhængende grafisk udtryk

12 Forskellige typer af brugere på platformen giver behov for personalisering og segmentering Decentral Områdeledelse og udvalgte decentrale institutioner, herunder lærere og pædagoger via Skoleintra/ Børnegenvej Administration og central ledelse Feltmedarbejdere som eks. sosuassistenter, teknisk personale, kantinefolk m.fl. (uden daglig PCadgang) Sagsbehandlere + Politikere Gentofte Kommune har ca medarbejdere - ikke alle brugere skal have adgang til hele platformen. På det decentrale område arbejdes med forskellige medarbejdersegmenter. Central Administration Service produktion

13 Konceptet prioriterer personalisering højt eksempel på indhold på indgangsside for administrativ medarbejder som sidder centralt Søgning Nyheder GK nyt Områdenyt Temaer Adviseringer Precense Se om medarbejder er on-line og opdatere status Videokonference, dele dokumenter mv. Chat Styring Min arbejdsplads Fælles viden BI-rapporter Statistik Min bygning Mine genveje Mine sager/dokumenter HR og selvbetjening Diva (medarbejderdatabasen) Min organisation Lokale nyheder Samarbejdsrelationer Fælles sager/dokumenter Processer og arbejdsgange It-nyt og support

14 Ny dokumenthåndteringsstrategi - Platformens skal understøtte alle sagstyper, men kommunen vil fortsat have andre ESDH-systemer Forvaltninger/ sagstyper Sagsoverblik Personsager Personalesager Emnesager TVF TM SOSU BUF Kultur SAPA Ny ESDH-komponent (GP*) Dokumentbærende fagsystem (ex. DUBU, DHUV mv.) KMD Opus (Personalemappen) Ny ESDH-komponent (GP) Geosager F2/ Ny ESDHkompon ent (GP) Politiske sager Ny ESDH-komponent (GP) (der er brug for dedikeret dagsordensmodul som understøtter arbejdet med de politiske sager) *GP = Gentofte Platformen

15 Platformen skal nå alle udbredte typer devices = responsivt design

16 Eksempel på Brugerscenarie case 1 - dokumentpublicering og redigering bliver hurtigt og nemt Susanne er ansat som lærer på Dyssegårdsskolen og har en god historie omkring tiltag mod mobning, som hun gerne vil dele med sine kollegaer. Hun kan med sit personlige login producere, redigere og publicerer historien på Min afdeling. Her sender historien til en central redaktør med ansvar for GK nyheder som publicerer historien på hovedsiden. Der kommer en lang række gode kommentarer og likes og på under en dag er historien ude i store dele af Gentofte Kommune. En pædagog fra børnehaven Elverhøj ser artiklen på Gentofte Platformen. Her har man et lignende projekt kørende og hun kontakter Susanne. Man aftaler på tværs af de to områder at oprette et fælles projekt under samarbejder. Så kan man lære af hinanden og skabe nye bedre tiltag ift. mobning

17 Eksempel på Brugerscenarie case 2 Presence elementet understøtter ad hoc samarbejdet Svend sidder som projektleder på Træn dig fri indsatsen i Social & Sundhed. Han vil gerne have et hurtigt møde med de andre projektdeltagere, da han har fået tilsendt en ny forbedret støttestrømpe, som er endnu lettere anvende for de ældre. Han har oprettet en gruppe på LYNC og kan se, at alle på nær en er tilstede. Han indkalder dem til et her og nu møde over LYNC. De bruger videofaciliteten, så alle kan se hinanden. De holder mødet og deler dokumenter fra leverandøren. Man får hurtigt fælles overblik og diskuteret business casen og taget en beslutning. Uden muligheden for anvendelse af Presence og videokonferencer havde det været nødvendigt at indkalde til et fysisk møde, og der havde for fem ud af seks deltagere været spildtid forbundet med transport til mødet. Alternativt havde man måske ikke fundet tiden til mødet og en ny lille innovativ idé var strandet i dagligdagen. Svend kan gemme loggen fra mødet og lægge den op på dokumenter under deres fælles projekt træn dig fri i Samarbejdsrummet.

18 Opsummering på ønskede nytteværdier Produktion Samarbejde Platform erstatter forældet og ineffektiv Løsninger Stærk og moderne Sags- og dokument komponent Accelerer innovation og forbinder eksperter Facilitere og effektivisere samarbejdsprocesser og arbejdsgange Socialiserer intranettet dvs bringer viden i spil og gør den synlig hvilket sikre at ressourcer bruges bedst muligt Selvbetjening Synliggøre kompetencer og projekter så man får en kollektiv viden og intelligens (ex velfærdsteknologi området) Automatisering af interne processer (ex HR) Lettere at publicerer lokale nyheder på Platformen Kommunikation Effektivere operationelle Cost via Presence element som reducere fysiske møder, reducerer antal mails. Desuden reduceres On board Cost ved nye medarbejdere. Segmentering Mulighed for at gå på platformen i forskellige roller. Segmenteret adgang sikre udbredelse til alle i Gentofte kommune. Personaliseret adgang sikre at GK Platform er det personlige afsæt for det daglige arbejde med de værktøjet og roller den enkelte har i organisationen

19 Udbudsstrategi én samlet løsning med et bredt leverandørfelt Der ønskes én standardiseret løsning på tværs af portal- og ESDHfunktionalitet, som allerede er modnet og afprøvet på markedet. Derfor anbefales det at lade en hovedleverandør få ansvaret for den samlede hovedleverance af portalfunktionalitet og ESDH-funktionalitet. Ellers er der risiko for at få en platform, som ikke tilbyder den ønskede sømløse integration. Det er dog ikke ensbetydende med, at der kun skal én leverandør i spil i leverancen. I forbindelse med prækvalifikationen anspores leverandørerne, hvor de har behov for det, til konsortiedannelse for at kunne favne hele platformen, samt til brug af underleverandører eksempelvis i forbindelse med definition af arbejdsprocesser og grafisk designkoncept. Udbuddet skal ikke låse GK fast til én leverandør i fremtiden. Der skal så vidt muligt prioriteres agile udviklingsmetoder. For at få et bredt og konkurrencedygtigt leverandørfelt, er det valgt at gå i et begrænset EU-udbud med anskaffelsen.

20 Foreløbigt udkast til samlet tidsplan - OBS! endeligt udkast produceres til udbudsmaterialet FASE 1: Forberedelse af udbud FASE 2: Udbud og kontraktindgåelse FASE 3: Etablering af Gentofte Platformen FASE 4: Organisatorisk implementering FASE 5: Løbende tilpasninger og gevinstrealisering Fase 6: Integration til SAPA, videreudvikling mv. Juli Justering af foranalyse og koncept Juridisk kvalificering af udbudsstrategi August Etablere udbuds- og kravspecifikations projekt med et udbudsteam og tilknytning af evt. konsulentbistand. Udbudsbekendtgørelse Udarbejde endelig tids- og leveranceplan September/oktober Prækvalificere Udarbejde udbudsmateriale, herunder kravspecifikation Sende materiale i udbud November/december Forberede etableringsforløb og organisatorisk implementering Modtage, vurdere tilbud og vælge leverandør Udsende tildelings og afslagsbreve Stand still Underskrive leveringsaftale med den valgte leverandør (primo 2014) 1Q 2014 Etablering af platformen Test 2Q 2014 Forskellige prøver Etablere implementeringsorganisation Pilotimplementering (afgrænset del af Rådhuset) Udrulning bølge 1 (administrative samt lærere og pædagoger) Overtagelsesprøve Evaluering af udviklingsprojekt (I forløbet - igangværende sager arkiveres eller migreres til den nye platform mv. personalesager overføres til KMD Opus). 3Q 2014 Udrulning bølge 2 (decentrale) Udrulning bølge 3 (brugere med afdelingslogin) Opfølgning på implementeringsforløb Evaluering af projekt 2015 Etablering af midlertidige løsninger til sammenstilling af data eller integration af forskellige dokumentarkiver Opfølgning på implementering og gevinstrealisering (KMD Sag kan fortsat bruges som generelt sagsoverblik på tværs) ESDH-delen fra Gentofteplatformen og andre relevante fagsystemer og datakilder skal integreres til SAPA, så der skabes et sagsoverblik på tværs. Videreudvikling af platformen (I en overgangsperiode på måske 1-2 år vil de nye løsninger (SAPA m.m.) sameksistere med den oprindelige itunderstøttelse (KMD Sag), fordi SAPA vil blive udrullet trinvist i kommunerne (kilde KOMBIT))