Bestyrelsesmøde Ikast KFUM Volley. Tirsdag den kl hos Anja Kjærsgaard

Transkript

1 Bestyrelsesmøde Ikast KFUM Volley Tirsdag den kl hos Anja Kjærsgaard Indkaldte: Johannes Elbæk, Anja Kjærsgaard, Lisa Gramkow Østergaard (referent), Erik Kreuzfeldt, Poul Kastbjerg, Tony Lauge Sand. (lokaler følger rækkefølgen ovenfor) Referat: Punkt: 1. Godkendelse af dagsorden og referat 2. Konstituering af bestyrelsen 3. Fordeling af øvrige ansvarsområder 4. Opfølgning på sidste referat 5. Trænerløn / kørepenge 6. Trænersituationen på herresiden næste sæson Uddybning/beslutning Godkendt. Formand: Erik næstformand: Poul kasserer: Anja sekretær: Lisa Ungdomsudvalg: Poul og Tony Kontakt til ungeudvalg: Tony Kidsudvalg: Anja Træner- og holdlederkurser: Erik Kantinen/Hyldgård: Tove (OK) Hal- og lokalebooking/nøgleansvarlig/ hjemmeside, intern turneringsplan: Jørgen (EK tjekker) Tjanseliste: Tove (OK) Materialeansvarlig - herunder bolde, stænger, net, trøjer: Poul Stævner/arrangementer bemanding: Poul og Erik Stævner/arrangementer forplejning: Charlotte PR/pressemeddelelser: Erik og Jørgen. Sponsorater: Johannes Kommunikation i øvrigt: Lisa og Anja. Medlemsregistrering og indberetning: Lisa Aktivitetstilskud: Lisa Tilskud til lederuddannelser: Anja Børneattester: Lisa Samarbejde med ISI: Erik Klubsamarbejde m. Novo noget nyt? Intet nyt. Afventer møde m. trænerne Hjælperfest status? Poul sender besked til dem på sin liste. Lisa sender via Conventus. Drøftet. Drøftet Anja og Erik arbejder videre på sagen. Tove overvejer. 1

2 7. DM U april 2014 og påskecamp 8. Klubbens jubilæumsfest efteråret 2014 Erik og Poul ringer rundt. Lisa/Erik skriver opslag på hhv. HU14/16/18 og DU14/16/18 på FB. Kantinen er åben nede i køkkenet med høflig selvbetjening OK m. Tove. Se ideer i bilag 1. Desuden blev følg. foreslået på mødet: All star hold opvisningskamp Låne ISI så vi kan spille beachvolley, putte golf mv. Jubilæumstidskrift? Blog m. gode historier fra nuværende og gamle spiller. Videogæstebog. Festudvalg: En fra hvert hold? Erik spørger. Gamle medlemmer inviteres også. Holdes udgiftsneutralt. 9. PR v. EK Vi har fået en pris gn. Y-mens club Fonnesbæk. VI er nævnt på Frivilligbørsen Ikast-Brande 2014 og i MuligHeden fra marts Nyt fra Ungeudvalget Ungdomsafslutning? Vides ikke. 11. Sponsorarbejde v. JE Intet nyt. 12. Opfølgning på generalforsamling 2014 (fast punkt se bilag 1) Drøftet under punkt Nyt fra ungdomsudvalget v. PK og EK 14. Nyt fra kidsudvalget v. Anja 15. Økonomi 16. Eventuelt og næste møde Nyt om gymnasiehold? Startet i dag på Østre. Godt med mere bredde i klubben. Noget nyt om samlet kidstræning? Fra på mandag er der kun fælles træning på Hyldgård. Der arbejdes videre på at skaffe træningstider næste år. Bus Der kan måske være mulighed for at låne bussen på Ungdomsskolen på Østre. Det overvejes af kidstrænerne. Conventus: Forslag om at tilkøbe modul til andre kort end Dankort, da flere end forventet kun har Mastercard. Udgiften ca kr. Det besluttes at indkøbe system. Det går godt. Næste møde: Tirsdag den 8. april kl hos Erik. 2

3 3

4 Bilag 1: Huskere fra generalforsamlingen (mere) faste regler omkring kørselsgodtgørelse for trænere og evt. spillere. systematisere skoleturneringer og bruge penge på det, idet det er godt til rekruttering. Der er dog også skolereformen at tage hensyn til. Hensigtserklæring: Bestyrelsen kigger muligheden for at have egen bus, så vi kan køre med (kids)spillere. Der blev dog ikke truffet egentlig besluttet på generalforsamlingen om at foretage indkøb. Input til klubbens jubilæumsfest efteråret 2014: Buffet Stylet fest Billeder af klubben gennem tiden Kage (også glutenfri) Sommergrillfest m. beachvolleyturnering Fælles volleyarrangement for alle m. pizza og is. Dagsforløb: Fodboldgolfturnering (hjem til Ikast mixhold i alle aldre). Forskellige former for udfordringer (tovtrækning, flødebollespisning, riesenkaramel, spisning kun med munden osv.). Fest om aftenen m. en form for spisning og underholdning v. unge/senior Sommerfest grill-havefest. Beachturnering Bål Aftenaktiviteter Volleyweekend Popcorn Sodavand (Faxe) ÅRSHJUL: Januarmøde: Planlægning af evt. DM i marts. Planlægning af påskecamp. Kontingentfastsættelse og budget (og regnskab) som forberedelse til generalfors. Februarmøde: Planlægning af generalforsamling. Regnskab og budget. Indstilling af årets et-ellerandet på generalforsamling. - Aktivitetstilskud: Ansøgningsfrist: 31. marts (incl. årsregnskab, medlemstal, børneattest. - Lokaletilskud: Frist 31. marts. (børneattest) - Tildeling af lokaler: Frist 15/3. Tilmeldingsmail vedr. TC-camp i påsken. Planlægning af hjælpere til samme. Forslag til MJVB vedr. støtte til talentcenter fra kredsen. (undersøge deadline for forslag) 4

5 Martsmøde: Konstituering af bestyrelsen: Formand, næstformand, kasserer og sekretær samt opgavefordeling i øvrigt. Ungdomsafslutning Opfølgning på beslutninger til generalforsamlingen Aprilmøde: Planlægning af TC-summercamp sidste uge i juni. Trænere den kommende sæson EM2013 Invitation af efterskoler til Ikast CUP? Majmøde: Trænere den kommende sæson. Planlægning af overnatningsweekend for kids. Indstilling af ildsjæl til kommunen eller idrætspræstation (august-arrangement) Tilmeldingsmail vedr. TC-summercamp primo juli. Annonce i avisen vedr. sæsonstart før sommerferien af hensyn til forældrenes planlægning. Sæsonopstart. Junimøde: Planlægning af Ikast Volley Cup i september (booket 14-15/9-2013): Rekruttering af tjanser, mad-damer, stævneansvarlig, præmier, t-shirts (OBS tilmelding senest 14 dage før ellers ingen t-shirts), annoncering, priser, ISI-sponsering, plakat/infostander, trøjer via Rahbek, svineri/oprydning giv besked til trænerne, affald, bus. Udfordre os til at gøre det anderledes til Ikast Cup: Reklamer med halv pris hvis tilmelding før sommer, drikkedunk, vand på bordene (kande indkøbes), diplom med holdbillede, Jørgen har engangsglas. Lederbowling, whiskysmagning for ledere, præmiesponsorater fx 100 kr. til Intersport U18, håndklæde U16, medalje til U14, taske med logo (der skal være 1., præmier til 8 hold = 24 præmier), dyr bus kan vi servere frokost på anden vis? Amerikansk lotteri? Pizzavolleydato efterår. FOU: Indstilling til årets træner el. lign? Sæsonopstart: Afsat kr. i budget til PR. Drøfte deltagelse i Sport2Go jf. referat marts Trænere næste sæson: Jørgen og Mats (Peder) inviteres med til mødet. Augustmøde: Årsplan. Ungdomsstævner, mixstævner, seniorkampe, kidsstævner, fordeling af pipvolley. Ikast volley cup, inkl. seddel til spillerne, aftale med ISI om aftenarrangement. Sedler til trænerne: Tilmelding/kontingent (HUSK tilskud til fattige børn), kalender, tilmelding til Ikast Cup Trænermøde:Børneattester for den kommende sæson, reklameseddel til kammeraterne. Septembermøde: Kommunens julefrokost, tilmeldingsstatus fordeling af hold. Buspriser undersøges v. Anja (jf. april-mødet) Oktobermøde: Lederuddannelse: ansøgningsfrist 1. november. Decembermøde: Planlægning af generalforsamling ca. februar. Pizzavolleydato forår. 5

6 Faste punkter: Godkendelse af dagsorden og referat Opfølgning på sidste referat Økonomi Sponsorarbejde Nyt fra ungdomsudvalget/hvervegruppen Eventuelt og næste møde 6