Vejledning til ansøgningsskema Innovative indkøb

Transkript

1 Vejledning til ansøgningsskema Innovative indkøb Ansøgningsrunden marts 2012 vedr. markedsmodning af serviceydelser og produkter på velfærdsområdet Offentliggjort januar 2012 Ansøgningsfrist 16. marts 2012

2 Indholdsfortegnelse Indledning...3 TRIN 1: Titel, projektperiode og ansøgt tilskud...4 TRIN 2: Den juridisk ansvarlige (projektholder)...4 TRIN 3: Kontaktperson...5 TRIN 4: Den regnskabsansvarlige (person)...5 TRIN 5: Samarbejdspartnere...6 TRIN 6: Yderligere deltagere...6 TRIN 7: Projektbeskrivelse...7 TRIN 8: Tildelingskriterier...7 TRIN 9: Underskrift...9 TRIN 10: Indsendelse af ansøgning...9 Når du har ansøgt om tilskud...10 Hvis du får tilsagn eller betinget tilsagn?...10 Yderligere information og spørgsmål

3 Indledning Fornyelsesfondens støtte til innovative indkøb i den offentlige sektor er et pilotprojekt. Ordningen skal afprøve, hvordan offentlige aktører kan efterspørge på nye måder, som både kan fremme effektiviteten og kvaliteten i den offentlige opgavevaretagelse og fremme væksten i private virksomheder den såkaldte dobbelte bundlinje. Denne vejledning er en hjælp til udfyldelse af ansøgningsskemaet til ansøgningsrunden for tilskud til indkøb af innovative serviceydelser og produkter på velfærdsområdet. Tilskuddet kan kun søges af offentlige parter. Det anbefales, at du læser hele vejledningen, inden du udfylder skemaet, så du er forberedt og har oplysningerne til de enkelte felter i ansøgningsskemaet parat. For en kort introduktion til den konkrete ansøgningsrunde, kan du med fordel læse den korte introduktion til ansøgningsrunden Formålet med Fornyelsesfondens initiativ er at understøtte, at offentlige institutioner, som de største aftagere af velfærdsløsninger i Danmark, i højere grad køber innovative løsninger, som derved får bevist deres værd og kan opnå succes på markedet. Under initiativet vil det være muligt for offentlige parter at få tilskud til at afsøge, hvilke former for nye og innovative løsninger, det kan betale sig at investere i både ud fra et omkostningseffektivt og kvalitetsmæssigt perspektiv. Derudover vil det være muligt at få tilskud til at udarbejde et udbudsmateriale, der gør det muligt at efterspørge nye typer af løsninger via brug af funktionskrav. Fornyelsesfonden ønsker med initiativet at øge muligheden for at innovative producenter af velfærdsløsningers kan afsætte deres løsninger til det offentlige marked, ved at gøre den offentlige part i stand til at efterspørge de nye løsninger. De følgende afsnit guider dig gennem ansøgningsskemaet. 3

4 1: TRIN Titel, 1: projektperiode, Titel, projektperiode budget, og ansøgt tilskud Her skal du angive: Projektets titel (boks 1.1): Titlen skal gerne være kort og sigende for projektet. Projektets start- og slutdato (boks 1.2): Du skal angive start- og slutdato for den projektfase, der søges om støtte til. Bemærk at projekter skal gennemføres inden for en sammenhængende periode på maksimum 2 år fra projektets start, samt at projektet tidligst kan starte d. 1. august Her skal du skrive, hvor meget I søger i tilskud. Ansøgt tilskud (boks 1.3): Forventet indkøbsstørrelse (boks 1.4): Der kan gives tilskud på op til 85 pct. til eksterne omkostninger (fx konsulentydelser) og tilskud på op til 50 pct. af interne lønudgifter. Tilskuddets størrelse afhænger dog af det forventede indkøbs størrelse. Hvis det forventede indkøb udgør mellem 2 og 5 mio. kr., vil det maksimale tilskud være 1 mio. kr. i tilskud. Hvis det forventede indkøb udgør mellem 5 og 10 mio. kr. vil det maksimale tilskud være 1,5 mio. kr. Og hvis det forventede indkøb udgør over 10 mio. kr. vil det maksimale tilskud være 2 mio. kr. Forventet indkøbsstørrelse Maksimal tilskudsramme 2-5 mio. kr. 1 mio. kr mio. kr. 1,5 mio. kr. Over 10 mio. kr. 2 mio. kr. Tilskuddet vil fungere som et rammebudget på tilsagnstidspunktet, og den offentlige part skal derfor ikke udfærdige et specificeret projektbudget i ansøgningen. Opnår ansøgningen positivt tilsagn fra Fornyelsesfonden, vil projektet få tilsagn om en ramme, der betinges af udarbejdelse af et specificeret budget pr. projektfase i forbindelse med opstart at henholdsvis fase 1 og 2. TRIN 2: Den juridisk ansvarlige (projektholder) TRIN 2: Den juridisk ansvarlige (projektholder) Her skriver du, hvilken offentlig institution, der tegner projektet juridisk og dermed er projektholder. Ved projektholder forstås den juridiske enhed, der er ansvarlig for projektets gennemførelse og økonomi og har ret til at indgå aftaler, der vedrører projektet. Du skal oplyse: Den offentlige parts navn (boks 2.1) 4

5 Tegningsberettiget person (boks 2.2): Den person, der har ret til at indgå aftaler på projektets vegne. Adresse (boks 2.3) Postnummer (boks 2.4) By (boks 2.5) Telefon (boks 2.6) adresse (boks 2.7) TRIN 3: Kontaktperson TRIN 3: Kontaktperson Her skriver du navn og kontaktoplysninger på den person, der er ansvarlig for projektets daglige drift. Kontaktpersonen står også for den løbende kontakt med Fornyelsesfonden under ansøgningsforløbet og under projektets afvikling. Du skal oplyse: Navn (boks 3.1) Arbejdssted (boks 3.2) Adresse (boks 3.3) Postnummer (boks 3.4) By (boks 3.5) Telefonnummer (boks 3.6) adresse (boks 3.7) TRIN 4: Den regnskabsansvarlige (person) TRIN 4: Den regnskabsansvarlige (person) Her skriver du, hvem der er ansvarlig for projektets regnskab, som halvårligt og ved projektets afslutning indsendes til Fornyelsesfonden. Den regnskabsansvarlige skal ikke nødvendigvis være ansat hos projektholder. Du skal oplyse: Navn (boks 4.1) Arbejdssted (boks 4.2) Adresse (boks 4.3) Postnummer (boks 4.4) By (boks 4.5) Telefonnummer (boks 4.6) adresse (boks 4.7) 5

6 TRIN 5: Samarbejdspartnere, herunder testbrugere Her skal du angive samarbejdspartnere i projektet. Det er et krav, at der deltager indkøbstekniske kompetencer i et projekt, dvs. at en lokal/kommunal eller regional indkøbsfunktion inddrages og lægger timer i projektet, således at viden om nye indkøbsformer også lejres i denne del af organisationen. Er disse kompetencer ikke en del af det projektholdende team, skal de indgå som samarbejdspartnere. Andre samarbejdspartnere kan eksempelvis være andre offentlige institutioner eller faglige enheder, der står over for de samme problemstillinger som ansøger, og som ønsker at deltage i et fælles indkøb. Det kan også være en udviklingsenhed, der fx påtager sig en projektledende funktion. Ved samarbejdspartnere forstås deltagere, som bidrager økonomisk til projektets gennemførelse enten i form af løntimer eller likvider. Samarbejdspartnere kan også få del i det ansøgte tilskud. Du skal oplyse: Den offentlige parts navn (boks 5.1) Kontaktperson (boks 5.2) Adresse (boks 5.3) Postnummer (boks 5.4) By (boks 5.5) Telefon (boks 5.6) adresse (boks 5.7) TRIN 6: Yderligere deltagere TRIN 6: Yderligere deltagere Her skal du angive yderligere deltagere i projektet, som hverken bidrager økonomisk til projektets gennemførelse eller modtager tilskud. Yderligere deltagere kan fx deltage i møder og andre arrangementer med henblik på videndeling og erfaringsudveksling. Du skal oplyse: Virksomheds-, organisations- eller den offentlige parts navn (boks 6.1) Kontaktperson (boks 6.2) Evt. CVR-nummer (boks 6.3): Adresse (boks 6.4) Postnummer (boks 6.5) By (boks 6.6) Telefon (boks 6.7) adresse (6.8) 6

7 TRIN 8: Projektbeskrivelse TRIN 7: Projektbeskrivelse Du skal være opmærksom på, at projektbeskrivelsen maksimalt kan fylde to A4-sider (ca anslag ved skriftstørrelse 12 og enkelt linjeafstand). Samlet projektbeskrivelse (boks 7.1): I projektbeskrivelsen skal du give en overordnet præsentation af projektet som helhed. Det er vigtigt, at du beskriver den problemstilling din offentlige institution står overfor samt beskriver, hvorfor du ser et potentiale i, at et nyt produkt eller en ny serviceydelse kan løse problemet. I forhold til problemstillingen kan det være relevant at komme ind på det forventede besparelses- eller kvalitetspotentiale. Endelig skal du svare på, hvorvidt du har søgt om støtte til projektet ved andre offentlige ordninger eller tidligere har opnået støtte fra andre offentlige ordninger: Har du søgt om anden offentlig støtte til det aktuelle projekt? (boks 7.2) Her svarer du enten ja eller nej. Hvis du har søgt ved andre offentlige ordninger til det aktuelle projekt, dvs. til de samme aktiviteter og udgifter, skal du angive hvilken ordning samt status for ansøgningen. Har du tidligere opnået støtte fra andre offentlige ordninger til tidligere stadier af det aktuelle projekt? (boks 7.3) Her svarer du enten ja eller nej. TRIN 8: 10: Tildelingskriterier I de næste felter skal du svare på, hvordan dit projekt lever op til Fornyelsesfondens tildelingskriterier for markedsmodning. Det er vigtigt, at du udfylder alle felter, da de er baggrund for den samlede vurdering af din ansøgning. Under hvert tildelingskriterium kan du udfylde tekst svarende til ca. ½ A4-side (ca anslag ved skriftstørrelse 12 og enkelt linjeafstand). Fornyelsesfonden er en virksomhedsrettet fond. Tildelingskriterierne tager derfor udgangspunkt i virksomhederne. Det er dog vigtigt, at du udfylder hvert enkelt kriterium så fyldestgørende som muligt. Teksten i kursiv er den tekst, som fremgår af bekendtgørelsen om støtte under Fornyelsesfonden. Vækst og beskæftigelse og markedspotentiale og (boks 8.1): Projektet eller de aktiviteter, der ydes støtte til, skal bidrage til skabelsen af vækst og beskæftigelse. Der lægges vægt på de opstillede mål for beskæftigelse, værditilvækst, eksport mv., der forventes at komme ud af de støttede aktiviteter. Der lægges vægt på, om der er et stort og gerne globalt markedspotentiale på et eksisterende eller nyt marked, og om det er muligt at producere løsningen i et omfang, der kan imødekomme stor efterspørgsel. Du skal her forholde dig til, om den type løsning, I forventer at indkøbe, vil skabe vækst i danske virksomheder. Du skal beskrive, hvor mange stk. af løsningen I forventer at indkøbe som en del af projektet, samt det forventede antal løsninger jeres kommune/region/institution mv. kunne forventes at aftage i fremtiden, efter at projektet er afsluttet. 7

8 Derudover skal du forholde dig til, om den problemstilling, der ønskes en løsning på, er generel for området og vil være at finde på andre lignende institutioner. Det vil give en indikation af den private virksomheds muligheder for at skabe et stort efterfølgende salg, dvs. sandsynliggøre løsningens markedspotentiale. Velfærdseffekt og kommerciel bæredygtighed (boks 8.2): Der lægges vægt på, at der er en velfærdsmæssig effekt af det, der ydes støtte til. Inden for velfærdsområdet lægges der vægt på projektets kvalitets- eller effektiviseringspotentiale for den offentlige velfærd. Der lægges endvidere vægt på, om løsningen er kommercielt bæredygtig inden for en overskuelig tidshorisont efter tilskudsperioden og vil kunne sælges på rent kommercielle vilkår. Endelig lægges der vægt på, om løsningen - hvis nødvendigt - kan tiltrække nødvendige investorer efter markedsmodningsfasen. Du skal her beskrive det forventede kvalitets- eller effektiviseringspotentiale, der vil være ved at indkøbe et nyt produkt eller en ny serviceydelse, der kan afhjælpe den i projektbeskrivelsen beskrevne problemstilling. Du skal samtidig forholde dig til den forventede business case ved det nye produkt ved at beskrive den forventede tilbagebetalingstid for løsningen og derved løsningens kommercielle bæredygtighed. Store adgangsbarrierer til markedet og tilskyndelsesvirkning (boks 8.3): Der lægges vægt på, i hvilket omfang løsningens adgang til markedet er begrænset af markedsfejl, af store prisforskelle til andre løsninger, høje initiale produktionsomkostninger, infrastrukturelle fordele for eksisterende løsninger og risici for forbrugerne. Der lægges vægt på, at støtten vil accelerere ambitionsniveauet fx ved at reducere den tid, der går, før projektet/løsningen kommer på markedet eller øger projektomfanget. Du skal her forholde dig til, hvorfor I under normale omstændigheder fx via et traditionelt udbud ikke ville have mulighed for at indkøbe en innovativ løsning samt hvorfor, der er brug for tilskud til processerne forbundet med at afprøve udbud og indkøb på funktionskrav. Høj nyhedsværdi (boks 8.4): Der lægges vægt på, at projektet er innovativt og udvikler løsninger, der har en velfærdsmæssig effekt. Du skal her beskrive, hvorfor der er brug for at indkøbe en innovativ løsning til at afhjælpe den i projektbeskrivelsen beskrevne problemstilling. Medfinansiering (boks 8.5): Der lægges vægt på, at projektet har en tilstrækkelig grad af medfinansiering. Du skal her beskrive, hvor stor en andel af de projektrelaterede udgifter, samarbejdskredsen selv kan finansiere. Implementeringsparathed (boks 8.6): Der lægges vægt på, at løsningen er umiddelbart parat til afprøvning i forbrugsleddet, og om der er et realistisk set-up for afprøvningen eller udrulningen af løsningen. Du skal her beskrive, hvordan I, i organisationen planlægger at arbejde aktivt for, at den nye løsning bliver implementeret, og hvordan medarbejderen bliver oplært i brugen af den nye løsning og de nye arbejdsgange, der måtte knytte sig hertil. Derudover skal du beskrive, hvordan du vil sikre, at ledelsen bakker op om projektet. 8

9 TRIN 9: Underskrift T4: Underskrift Både projektholder og alle samarbejdspartnere skal skrive under på ansøgningen. Det skal være en leder med personaleansvar, der skriver under på ansøgningen. Med underskriften tilkendegiver lederen, at denne og dennes faglige enhed er engageret og dedikeret til projektet, samt at oplysningerne i ansøgningsskemaet og i alle bilag er korrekte. Yderligere deltagere behøver ikke at underskrive. For at indhente underskrift fra samarbejdspartnere, kan projektholder sende denne sidste side af ansøgningsskemaet rundt til samarbejdspartnerne for underskrift. For indsendelse af ansøgningen se nærmere under trin 10. TRIN 10: 16: Indsendelse af ansøgning Du skal indsende det udfyldte ansøgningsskema pr. mail. For at gøre det, skal du: 1. Udskrive den udfyldte ansøgning (tryk "print kladde" nederst i højre hjørne og udskriv den fremkomne pdf-fil). 2. Projektholder og samarbejdspartnere skriver under på sidste side af ansøgningen (ved at udskrive, underskrive og scanne ind) (se trin 14). 3. Pdf-udgaven af ansøgningen og den scannede side med alle underskrifter vedhæftes en en sendes til ansoegning.fornyelsesfonden@ebst.dk senest den 16. marts 2012 kl Du vil modtage et autosvar umiddelbart efter, Fornyelsesfonden har modtaget din . Modtager du ikke et sådant svar, så kontakt Fornyelsesfonden på tlf

10 Når Når du du har har ansøgt ansøgt om om tilskud tilskud Vurderingsproces Når du har indsendt din ansøgning til Fornyelsesfonden, har fonden mulighed for efter behov at sende din ansøgning til ekstern ekspertvurdering. Eksperternes vurdering bliver efterfølgende sendt i partshøring hos dig, så du har mulighed for at kommentere på deres vurderinger. Alle ansøgninger bliver forelagt Fornyelsesfondens bestyrelse, der træffer den endelige beslutning om, hvem der opnår tilsagn, og hvem der får afslag. Hvornår kan du forvente svar? Du kan forvente svar fra Fornyelsesfonden medio juli Tilsagn og afslag fra Fornyelsesfonden udsendes elektronisk til projektholderen med kopi til projektlederen. Klagemulighed Afgørelsen fra Fornyelsesfonden om, hvorledes midlerne prioriteres, er skønsmæssig og endelig. Dog kan retlige spørgsmål, fx vedrørende eventuelle brud på de forvaltningsretlige regler, indbringes for erhvervs- og vækstministeren, jf. 14 i lov nr. 113 af 1. februar 2010 om fond til grøn omstilling og erhvervsmæssig fornyelse. Hvis du får tilsagn Hvis du får tilsagn eller betinget tilsagn? Hvis du får et tilsagn fra Fornyelsesfonden, vil du modtage et tilsagnsbrev, hvor bl.a. den maksimale tilskudsstørrelse er angivet. Derudover vil tilsagnsbrevet indeholde oplysninger om bevillingsperiode, betingelserne for udbetaling af tilskuddet, krav til slutrapport, revision og information samt krav til videregivelse af relevante evalueringsdata om projekterne. Projektholder og samarbejdspartnere, der er omfattet af tilsagnet, skal underskrive en accept af tilsagnet og returnere det til Fornyelsesfonden. Afrapportering til Fornyelsesfonden Projektholder skal halvårligt indsende en statusrapport til Fornyelsesfonden. Statusrapporten skal indeholde en status for projektets gennemførelse i den pågældende periode samt en angivelse af, hvordan projektet gennemføres i forhold til det accepterede tilsagn. Derudover skal projektholder indsende et revisorpåtegnet projektregnskab. Bemærk, at tilskuddet udbetales på baggrund af projektregnskabet og således udbetales bagudrettet. Ved projektets afslutning skal projektholder indsende en slutrapport for projektet. Slutrapporten skal indeholde en beskrivelse af projektforløbet sammenholdt med projektets oprindelige formål. Formålet med slutrapporten er at vise, at projektet er gennemført i henhold til det accepterede tilsagn. Sammen med slutrapporten skal projektholder indsende et underskrevet afsluttende revisorpåtegnet regnskab for projektet. For yderligere uddybning af betingelser og krav for ansøgning af tilskud til indkøb af innovative løsninger, se eventuelt: 10

11 Standardvilkår for tilskudsprojekter Dokumentet kan findes Formidling af erfaringer og resultater Alle projekter, der opnår støtte fra Fornyelsesfonden, er forpligtede til at gennemføre en kommunikationsindsats, hvor projektets indhold, formål og resultater formidles til omverden. Kravene til formidling tilpasses det enkelte projekt i forhold til projektets omfang og karakter. Projektholder og eventuelle samarbejdspartnere er endvidere forpligtede til at stille sig til rådighed for forskere og rådgivere, der opsamler erfaringer og resultater af de gennemførte projekter under Fornyelsesfonden. Yderligere information og spørgsmål Yderligere information og spørgsmål Du kan finde yderligere information på Fornyelsesfondens hjemmeside Du kan henvende dig til Erhvervsstyrelsen på tlf mandag - torsdag kl :00, fredag kl :00 eller fornyelsesfonden@ebst.dk Har du tekniske problemer kan du skrive til support@erst.dk 11