CISV Danmark Ordinær Generalforsamling Referat 19.marts 2011

Transkript

1 CISV Danmark Ordinær Generalforsamling Referat 19.marts 2011 Dagsorden a) Valg af dirigent b) Hovedbestyrelsen aflægger beretning om virksomhed i det forløbne år c) Hovedbestyrelsen aflægger regnskab for det forløbne år d) Hovedbestyrelsen fremlægger handleplan og budget for indeværende regnskabsår e) Fastsættelse af medlemskontingent for næstfølgende regnskabsår f) Indkomne forslag a. Fee-struktur b. Medlemsregister c. Kontingentopkrævning g) Valg af Trustee h) Valg af Kasserer i) Valg af statsautoriseret revisor j) Præsentation af de valgte juniorrepræsentanter i Hovedbestyrelsen k) Præsentation af lokalforeningernes repræsentanter i Hovedbestyrelsen l) Eventuelt. Formand, Susanne Gram-Hanssen, byder velkommen til generalforsamlingen A) Valg af Dirigent og Referent Jesper Lykking vælges til dirigent. Dirigenten erklærer, at generalforsamlingen er rettidigt indkaldt iht. vedtægterne. Jonas Grøn vælges til referent. Dirigenten optæller stemmeberettigede til 38 tilstedeværende og 3 fuldmagter. B) Beretning Susanne Gram-Hanssen aflægger beretning på vegne af CISV Danmarks Hovedbestyrelse. Vedlagt som bilag både som tekst og præsentation. I forbindelse med beretningen takkes afgående Børnebysformand Susanne Nielsen og afgående Trustee Louise Yde. Susanne Gram-Hanssen inddrager beretningen fra Pusser Janvit, national koordinationer for Interchange. Susanne Nielsen, formand for Børnebysudvalget, aflægger beretning.

2 Hanne Rasmussen, formand for SummerCamp-udvalget, aflægger beretning. Camilla Wetzel, formand for Mosaik, aflægger beretning. Emil Bo Nielsen fra SeminarCamp-udvalget aflægger beretning. SeminarCamp-udvalget har i 2010 sendt 12 deltagere af sted på camps, hvilket har været en stor succes for alle parter. Den nye UW-struktur har gavnet deres forberedelse rigtig meget, så den bakker Seminar- Camp-udvalget op om. Der har været problemer med at finde nok mandlige ansøgere og har derfor måtte takke nej til en række pladser. Der var en Seminar Camp i Aalborg i 2010 med et glimrende samarbejde tak til Aalborg Lokalforening og staben dér. Mette Liebst, formand for NUDD, aflægger beretning. Mette supplerer beretningen med, at hun stopper som formand i NUDD efter sommerferien, hvor Helene Kristensen overtager posten. Lise Westermann, tidl. National Junior Repræsentant, aflægger beretning for Junior Branch. Emil Bo Nielsen, formand for CISVforalle-udvalget, aflægger beretning. Tore Heerup, formand for Kommunikations-udvalget, aflægger beretning. Der er ikke nogen til stede fra Youth Meeting og International People s Project. Hovedbestyrelsens beretning vedtages enstemmigt. C) Regnskab Susanne Gram-Hanssen fremlægger regnskabet med revisorpåtegning, da Landskasserer Davur Husdal var forhindret i at deltage i generalforsamlingen. Susanne takkede Lisbeth Jensen for at have gennemføret regnskabsaflæggelsen, men betonede at det fremover bør være en opgave som varetages i samarbejde mellem landskasserer og bogholder. Regnskab 2010 bærer præg af, at nogle poster er konteret andet sted end hvor der er budget, og det derfor er vanskeligt at sammenholde med budgettet. Endvidere blev der orienteret om, at der i 2010 er skiftet bank til Danske Bank samt at der udstedes bank-kreditkort til udvalg og andre, som har store udgifter. Herved undgår CISV Danmark at have store udlæg til privatpersoners bankkonti. Der var konkret spørgsmål til posten sekretærløn. Denne dækker over lønningsudgifter for alle ansatte. Den negative rente skyldes, at man i 2010 har omlagt konti og har samlet alt i Danske Bank. Generalforsamlingen tilkendegiver ønske om at regnskabet fremover udarbejdes mere forståeligt, så det kan læses af udenforstående. Derudover pointeres det, at der skulle være sendt et rettet regnskab ud til medlemmerne efter revisionens ændringer. Regnskabet godkendes enstemmigt.

3 D) Handleplan & budget Susanne Gram-Hanssen gennemgår budgettet. Vedlagt som bilag som del af regnskabet. Den store ændring i udgifter for IO er på grund af en ny fee-struktur men afspejles også i en højere indtægt fra IO. Det underskud, som der budgetteres med i 2011, bliver finansieret fra CISV Danmarks egenkapital og det forventes at blive ca kr. lavere da medlemstallet ved udgangen af 2010 nåede op over 1000 medlemmer under 30 år.. Der sker i 2011 en omfordeling af tilskuddet fra medlemskontingentet hvor tidligere 75% blev fordelt til lokalforeningerne til dækning af udgifter ved store arrangementer. Fremover tilgår 25 %) til lokalforeninger, som opvejning af aktivitetstilskud til de lokalforeninger som afholder store aktiviteter. Nogle lokalforeninger har meget lav kassebeholdning gr. Forskellige problemstillinger i de foregående år. Det pointeres, at der skal være penge i lokalforeningerne til at støtte det lokale arbejde og der er mulighed for at få støtte fra CISV Danmark til dette. Det anbefales at der fremover laves en mindre detaljeret udgave af budgettet til almindelig brug hvoraf det tydeligt fremgår hvor der sker væsentlige ændringer. Samtidig skal man beholde det detaljerede budget, som sikrer gennemskuelighed. Budgettet godkendes enstemmigt. E) Medlemskontingent Medlemskontingentet fastholdes på: 75 kroner for individuelle medlemmer under 30 år. 200 kroner for individuelle medlemmer over 30 år. 450 kroner for familiemedlemskaber. F) Indkomne forslag a. Fee-struktur Vedlagt som bilag Dirigenten fremlægger, at forslaget fortolkes som en vedtægtsændring, der flytter kompetence fra Hovedbestyrelsen til Landskasseren. Børnebysudvalget ved Susanne Nielsen pointerer, at de mange dele, som udgør fee-strukturen, ofte ændres i forhold til for eksempel ændrede udgifter til flybilletter. Det påvirker det præcise beløb, som opkræves. Forslagsstiller, Frank Ebskamp, pointerer, at det er kasserens opgave at forsøge at få de opkrævede beløb til at stemme overens med virkeligheden. Samtidig er det centrale, at beløbene kan forklares forholdsvis simpelt til forældre og deltagere. Endvidere fremhæver han, hvordan beløbet blev ændret midt i året, hvilket skabte store problemer. Ændringerne skal derfor kun ændres forud for, at man finder deltagere. Desuden skal beløbene være afrundede. De tilstedeværende pointerer, at beløbene skal være nemme at gengive og man skal undgå, at det bliver for detaljerede forklaringer, der kræves.

4 Generalforsamlingen beslutter, at man anbefaler Hovedbestyrelsen og Daglig Ledelse at arbejde videre med det pædagogiske materiale og oplæg om fee-strukturen, så det bliver nemmere at forklare og forstå. I det arbejde kan man inddrage forslagsstiller. b. Medlemsregister Siden forslaget fra Frank Ebskamp blev stillet har CISV DK lanceret det nye medlemssystem. Jonas Grøn viser kort en guide til den online medlemsdatabase. Det system som er lanceret har hovedparten af de funktionaliteten for forslagsstiller efterspørger. Men der mangler fortsat noget tilretning. Susanne Gram-Hanssen forklarer forløbet for udviklingen af den online medlemsdatabase og gør opmærksom på, at man er på vej ind i et skift af konsulentfirma i samarbejde med DUF. Desuden pointeres det, at man løbende meget gerne vil evaluere processer og systemer i forbindelse med økonomi og medlemssystemer. Konklusionen bliver at Frank Ebskamp trækker sit forslag, men at generalforsamlingen henstiller til at Hovedbestyrelsen tager punktet op på mødet den 20. marts. c. Kontingentopkrævning G) Valg af Trustee Bogholder, Lisbeth Jensen, forklarer, hvordan systemet fungerer i dag, hvor man fra økonomisystemet C5 sender lister med opkrævninger til NETS, som derefter sender opkrævninger ud med mulighed for, at modtagerne tilmelder sig Betalingsservice. Det kræver altså, at medlemmer selv gør noget aktivt. Forslagsstiller, Bitten Warmdahl, pointerer, at man godt kan gøre mere ud af at få medlemmer til at tilmelde sig betalingsservice ved fx at pålægge et gebyr på opkrævninger. Det foreslås, at man på hjemmesiden lægger en vejledning ud til, hvordan man tilmelder sig Betalingsservice. Med ovenstående forklaring og yderligere forslag falder forslaget. Louise Yde træder tilbage som Trustee efter 3 år på posten. Mette Liebst stiller op som ny Trustee for en 3-årig periode. Mette Liebst vælges enstemmigt. H) Valg af Kasserer Davur Husdal træder tilbage som Landskasserer. Bo Sørensen stiller op til posten for en 2-årig periode. Bo Sørensen vælges enstemmigt. I) Valg af revisor Der er indstillet til genvalg af KPMG.

5 Det vælges enstemmigt. Generalforsamlingen udtrykker dog bekymring over, at der har været problemer med tidsfristerne og graden af kendskab til DUFs regler. J) Juniorer i Hovedbestyrelsen Amager: Emilie Lykking Vestsjælland: Zandra Wamberg Hareskov-Værløse: Christina Holm-Larsen Nykøbing F: ikke til stede Nordsjælland/Farum: Michael Morgen Århus: Emilie Reimer Fyn: ikke til stede Aalborg: ikke valgt endnu Gladsaxe: ikke valgt endnu Roskilde: ikke til stede K) Seniorer i Hovedbestyrelsen Amager: Winnie Ramsing Vestsjælland: Heidi Jensen Hareskov-Værløse: Bitten Warmdahl Nykøbing F: ikke til stede Nordsjælland/Farum: Bettina Bröking Århus: Mette Reimer Fyn: ikke til stede Aalborg: Alex Hendriksen Gladsaxe: Anna Terranella Roskilde: ikke til stede L) Eventuelt Den nye formand for Børnebysudvalget, Kirsten Bak, præsenterer sig selv. Søren Olsen fra Den Danske Doris Allen Fond præsenterer på vegne af fonden, at regnskabet nu indgår i CISV Danmarks statsautoriserede revision. I 2010 fik de 5 ansøgere støtte. Indtil videre har man modtaget 3 ansøgninger men regner med flere. Der er blevet søgt 6 fonde, men uden positiv respons. Det kommenteres, at forslagsstillere fremadrettet overvejer, hvilke forslag der ifølge CISV Danmarks struktur skal rettes til Generalforsamlingen eller til Hovedbestyrelsen. Det foreslås, at man fremover afsætter mere tid til Generalforsamlingen uden et arrangement bagefter. Det fremhæves, at stemningen har været god. Dirigenten takker for god ro og orden. Susanne Gram-Hanssen takker dirigenten for sit arbejde. Godkendt af dirigent og formand: Dato Jesper Lykking Dato Susanne Gram-Hanssen