Dagsorden til bestyrelsesmøde d. 21. december 2013

Transkript

1 Dagsorden til bestyrelsesmøde d. 21. december Formalia Ordstyrer: Patricia Fruelund Referent: Tobias Abell Nielsen Tilstedeværende: Tobias Abell Nielsen, Jesper Mølgaard, Patricia Fruelund, Benjamin Skov Kaas-Hansen, Christian Møller, Katrine Tanggaard, Mira Kjeldsen, Søren V. Knudsen, Sarah Chehri. Godkendelse af dagsorden: Godkendt Tidsperspektiv for mødet: 4 timer Godkendelse af referat fra sidste tilsvarende møde: Godkendt over mail 2. Puljeansøgninger: Jesper Nørgaard Kjær ansøger den Nationale Uddannelses- og Transportpulje om DKK 800 til dækning af transport for 3 UAEM-medlemmer i forbindelse med møde med dekanen på Aalborg Universitet. Ansøgningen afslås, da transporten og mødet anses som en del af aktivitetsgruppens hovedformål. Aktivitetsgruppen opfordres til at søge eksterne midler til disse aktiviteter fremover. Chadi Abdel-Halim ansøger den Nationale Uddannelses- og Transportpulje om DKK 1122 til dækning af transport for 3 UAEM-medlemmer i forbindelse med Årsmøde i UAEM. Ansøgningen godkendes. Benjamin Ebeling ansøger den Internationale Uddannelses- og Transportpulje om DKK 1270 i forbindelse med deltagelse i UAEM Winter Leadership Meeting i New York. Ansøgningen afslås grundet tidligere støtte. Bestyrelsen kontakter UAEM for at starte en dialog i det kommende år om dækning af gruppens formålsbestemte aktiviteter og struktur i forhold til oprettelse af lokalafdeling i Aarhus. 2a. Andre ansøgninger IMCC-FAIR ansøger om optagelse som aktivitetsgruppe i IMCC. Projektet bakkes op af bestyrelsen og oprettes som en midlertidig aktivitetsgruppe. Fra den 1/ kan aktiviteten modtage rådighedsbeløb. Aktiviteten opfordres til at tage kontakte til Tomas Gehlert på sekretariatet for at snakke økonomi og bæredygtighed i projektet. Et forslag til budget samt en uddybelse af, hvordan bæredygtigheden i projektet sikres skal indsendes til bestyrelsen inden for 3 måneder. 3. Økonomisk update

2 Christian har givet Tobias en update på IMCC s økonomiprocedurer. Exchange har behandlet ansøgninger hurtigere, så en større del af midlerne kan tilbagebetales i indeværende år, hvilket løser en del af problemerne med akkumulering af midler i Opfølgning på strategisk handleplan Strategirapport: De enkelte områder er blevet udfyldt i evalueringsdokumentet. Tobias følger op på besvarelser i samarbejde med Patricia og sender opsamlende forslag til konklusion-/anbefalingsdokument, som den kommende bestyrelse kan anvende i deres kommende strategiske arbejde. Spørgeskema vedrørende strategiske prioriteringer i 2014 er udsendt til medlemmerne. Dette tiltag skal sikre inputs til kommende bestyrelse i forbindelse med udarbejdelse af den strategiske handleplan for Deadline udvides, så flere får mulighed for at besvare. 5. Compassion for Care Henvendelse fra Compassion for Care (CfC) behandles. CfC ønsker at forblive i dvaletilstand og vil høre om dette er muligt, eller om de skal træde ud af IMCC og evt. kan søge optagelse i IMCC igen i Det vurderes at det ikke er hensigtsmæssigt at CfC på nuværende tidspunkt fortsætter i IMCC, som en lukket gruppe, der ikke har nogle eksterne aktiviteter. Gruppen meldes ud af IMCC i 2014, men har mulighed for at modtage støtte og rådgivning ift. at arbejde videre og udvikle gruppen og evt. blive en aktiv del af IMCC i IMCC s kommunikation i tal En kort gennemgang af bl.a. antal besøgende på hjemmesiden mm. Nyhedsbrevet er blevet succesfuldt udsendt til Der skal fremadrettet arbejdes med at sikre få og samlede kommunikationer fra IMCC nationalt. Eventuelle interessenter, som skal modtage nyhedsbrev kan kommunikeres til Simon på sekretariatet. Facebook-gruppe lukkes og Facebook-siden opprioriteres. Der udarbejdes en årsplan for kommunikation i samarbejde mellem den afgående bestyrelse, den ny bestyrelse og sekretariatet. 7. Omlægning af bogholderstillingen Foreningen har behov for opgradering af stillingen som bogholder, da det ikke kan forventes, at de store opgaver i IMCC løftes med mindre end 37 timer hos en medarbejder. Samtidig ønskes der, at disse timer placeres på IMCCs sekretariat for at sikre koordination med foreningens generelle arbejde og for at støtte op om den nye sekretariatsstruktur og arbejdsgang dette ikke mindst i lyset af de udfordringer, som foreningen står overfor på økonomistyringsområdet.

3 Derfor er det besluttet at bogholderstillingen omlægges fra den nuværende 30-timers stilling til en 37- timers stilling. Dette effektueres til marts På baggrund af dette fratræder IMCC s nuværende Bogholder John-Nathan Ommestrup efter gensidig aftale. 8. Rettelse af notat om Ghana-regnskab fra sidste møde IMCC Ulands Ghana-gruppe har rettet henvendelse til bestyrelsen efter udsendelse af referat fra sidste bestyrelsesmøde, grundet et misvisende notat vedrørende Ghana-regnskabet. Notatet fra sidste bestyrelsesmøde lyder som følger: Ghana-regnskabet er tæt på at være klar. Der var nogle uoverensstemmelser i regnskabet i forhold til en post på DKK , som der ikke kunne redegøres for. Dette bliver dækket af Ulandsgruppens midler. Og dette rettes til følgende, som erstatter tidligere notat: Ghana-regnskabet er tæt på at være klar. Under udfærdigelsen, blev en uoverensstemmelse på kr identificeret af IMCC Uland, som skyldtes en fejl i bogføring af diæter fra 3. fase, på 4. fases regnskab. Fejlen er blevet udbedret, og der er fuld dækning for de kr. En note om uoverensstemmelsen er anført i det endelige revisionsprotokollat for fasen. 9. Dækning af skattetab til Jesper Breining på DKK Jesper Breinings skattetab dækkes, som en enkeltstående situation. Fremadrettet skal det sikres, i samarbejde mellem Uland og sekretariatet, at kontrakter og diæter udformes på en sådan måde, at de udsendte ikke får uhensigtsmæssige skattebetalinger. Dette kan bl.a. ske gennem rettidig vejledning ift. løn- og skatteforhold. 10. Fordeling af midler fra Folkeoplysningsloven I 2014 har IMCC haft mulighed for at søge midler til Københavns lokalafdelingen gennem folkeoplysningsloven, en mulighed der indtil nu ikke har været tilsvarende de andre lokalafdelinger. Det anbefales, at der sker en udligning af den økonomiske støtte til lokalafdelingerne, så der ikke sker nogen forfordeling alt efter i hvilken kommune man er lokaliseret. Der er endvidere akkumuleret en del midler i lokalafdelingerne i 2013, hvorfor det anbefales at kommende bestyrelse forholder sig til dette ved fx, at der fremadrettet støttes op om lokalafdelingernes arbejde bl.a. ift. budgetlægning, aktiviteter og årsplan. Det anbefales endvidere, at støtten gentænkes, så der med udgangspunkt i lokalafdelingernes udspil udbetales midler. Tobias og Jesper følger op på denne proces i tæt dialog med formændene i lokalafdelingerne. 11. Opfølgning på DUF-delegeretmøde Patricia Fruelund (delegeret), Jesper Mølgaard (observatør) og Jakob Vestergaard (observatør) deltog d. 7. december på DUFs delegeretmøde.

4 Valg til styrelsen Patricia stillede op til styrelsen på baggrund af et internt opgør i det segment IMCC tager del i i DUF, som består af Red Barnet Ungdom (RBU), Dansk Flygtningehjælps Ungenetværk (DFUNK) og Ungdommens Røde Kors (URK). Patricias opstilling var støttet af RBU og DFUNK, mens URK valgte at opstille deres egen kandidat Frederik Giese, som allerede har siddet to år i styrelsen. Uenigheden i segmentet bundede i flere ting: Der var uenighed om DUFs rolle i forhold til medlemsorganisationerne og heraf også princippet om fordelingen af Tips-midlerne. Der var flertal i segmentet for, at vi skulle repræsenteres af en ny kandidat, som kunne gå til DUF-arbejdet med friske øjne samt nytænke samarbejdet internt i segmentet. Opstillingen bundede i et ønske om: at gøre op med det rigide og til tider uigennemsigtige DUF-system; at arbejde med at sætte fokus på værdien i de frivillige medlemmer i medlemsorganisationerne og at udgangspunktet for Tips-støtten og DUFs arbejde skal være det frivillige initiativ; og ikke mindst at gøre DUF mere tilgængelig for de mindre medlemsorganisationer. URK s kandidat, Frederik Giese, kom ind i styrelsen. Det var dog en vigtig kamp, som IMCC tog op, og en proces som har skabt noget momentum for forandring, som bakkes op af mange af de andre organisationer. IMCC har også fået meget ros for at forsøge at gøre op med systemet i sin nuværende form. Der sendes en mail til den nye styrelse i DUF med anbefalinger til, hvordan de kan arbejde med at gøre DUF mere gennemsigtig og demokratisk fremadrettet, en mail som får opbakning af andre organisationer. Det anbefales kommende bestyrelse at der følges op på det generelle politiske arbejde i DUF og de debatter, som er blevet startet, og at IMCC skal tage teten i dette det kommende år. Det anbefales også at man forsøger at tage samarbejdet med de andre organisationer i vores segment op, men at dette samarbejde skal have en værdi og det skal give mening for IMCC. Workshop om Folkeskolereformen Patricia og Jakob deltog i en workshop, som omhandlede den nye Folkeskolereform og hvordan foreningslivet tænkes ind i denne. Der er lagt meget op til, at en del af aktivitetstimerne skal fyldes via et samarbejde med frivillige foreninger, og dette er meget relevant for IMCC, der allerede har et stort samarbejde med folkeskolen gennem flere af aktivitetsgrupperne. Der er gode udviklings- og samarbejdsmuligheder ifm. folkeskolereformen fremadrettet, og det anbefales kommende bestyrelse at være opmærksom på dette og arbejde videre med, hvilke muligheder det åbner for IMCC og aktivitetsgrupperne. 12. Ny trænergruppeansvarlig David og Søren har udformet nogle muligheder for udpegning af ny ansvarlig. Søren V. Knudsen orienterede om disse og bestyrelsen gav sine anbefalinger. Den kommende bestyrelse opfordres til at tage beslutning til deres møde d. 29. december 2013.

5 13. Status på Forårsseminaret Projektet har haft svært ved at finde penge. Bestyrelsen vurderede at det var mere passende, hvis den kommende bestyrelse træffer beslutninger om yderligere støtte, men kom med en samlet anbefaling om at støtte seminaret i det omfang, som der er planlagt. Der opfordres til at den kommende bestyrelse træffer beslutning til deres møde d. 29. december Nyt fra sekretariatet Kommunikationsområdet behandlet. Inden for projektområdet arbejdes der aktivt med dialogen med Uland, herunder især deres nationale aktivitetsleder. 15. Nyt fra lokalafdelingerne Odense har haft succes med deres arrangement med Læger Uden Grænser. De er pt. ved at få en praktikant, som potentielt også delvist lægges under landssekretariatet. Aalborg har afholdt en god overlevering til den kommende lokalbestyrelse. Aarhus har fået nyt medlem i lokalbestyrelsen. 16. Til orientering Der er sendt mail til rektorater og relevante ministerier ang. IMCC s syn på Studiefremdriftsreformen. Der er sendt julekort til vores vigtigste bidragsydere og samarbejdspartnere herunder dekanerne ved de sundhedsvidenskabelige fakulteter, DFUNK, RBU, DSU, Lægeforeningen og DUF. Begge Ulands-regnskaber er sendt til DANIDA uden de store bemærkninger fra Revision 2. Der er afholdt møde med Uland ang. arbejds- og ansvarsfordelingen i samarbejdet mellem Uland, bestyrelsen og sekretariatet. Det var et godt møde og Tomas er hovedansvarlig for kommunikationen med Uland fremadrettet. 17. Succeser siden sidst IMCC s første nyhedsbrev er sendt ud! Der er givet underskudsgaranti på kr. til EuRegMe af Dekanen i Aalborg.