Mellemlederen og medarbejderne i en kommunesammenlægning

Transkript

1 Mellemlederen og medarbejderne i en kommunesammenlægning COK, Vejle 9. marts

2 Agenda Den nye Silkeborg Kommune Hvordan kommunikerer vi med medarbejderne? Hvad er mellemledernes rolle (forandringsagenterne)? 2 2

3 Danmarks 11. største kommune Indbyggere: Befolkningstilvækst: 1000/år Arbejdspladser: Areal (1½ x Bornholm): 864 km 2 Byrådsmedlemmer: 31 Daginstitutioner: 68 Skoler: 35 Plejehjem: 26 Amtsinstitutioner: 25 Medarbejdere: Lønsum ex. amter 2,0 mia. kr. Skattefinans. drift 3,4 mia. kr. Kjellerup Gjern Silkeborg Them 3 3

4 4 4 Indbyggere Silkeborg Kommune Kjellerup Kommune Gjern Kommune Them Kommune Den nye kommune Den nye Silkeborg Kommune Lærende organisation Værdibaseret ledelse Ny organisation lang proces med stor involvering Faglig bæredygtighed og faglige miljøer Fleksibilitet og effektivitet Status Administrativ hovedstruktur på plads Niveau 1 og 2 på plads På vej til niveau 3 og medarbejdere 1. januar 2006

5 De politiske pejlemærker Stor grad af politisk harmoni 10 politiske pejlemærker, vores dåbsattest og visionerne i Det dialogbaserede demokrati = de fyrtårnene, vi navigerer efter Den politiske aftale:...højt informationsniveau og Medarbejderindflydelse prioriteres højt... Fælles kommunikationsstrategi 5 5

6 Organisering af kommunikationen De interne ressourcer Kommunikationsafdelingen Den tværkommunale kommunikationsgruppe Tæt samarbejde med Borgmester, direktion og afdelingschefer Sammenlægningssekretariat Personaleafdeling Ekstern sparring Intern sparringsgruppe Netværk i Region Midtjylland 6 6

7 Kommunikation, information og medarbejderinvolvering. Hvorfor? Uvidenhed Viden Usikkerhed Sikkerhed Myter Virkelighed Modstand Forandring 7 7

8 Vision Mission Mål 8 8

9 9 9 Medarbejderne bølge 600 Berøres i høj grad: Arbejdsopgaver, kolleger og arbejdssted. Det administrative område (rådhusene og amtsgårdene), det tekniske område og forsyningsområdet + ledere 2. bølge Berøres i nogen grad: Arbejdsopgaver, ikke i særlig grad nye kolleger, samme arbejdssted F.eks. sundhedsplejen, tandplejen, bibliotekerne og institutionsmedarbejdere fra amterne 3. bølge Berøres kun i ringe grad: Arbejdsopgaver, få nye kolleger, samme arbejdssted F.eks. ældreområdet 4. bølge Berøres stort set ikke. Ingen indgriben i arbejdsområder, ingen nye kolleger, samme arbejdssted F.eks. skolerne og daginstitutionerne * Tallene i bølge er anslået i meget runde tal

10 Fra dialog og indflydelse til involvering Dialog mellem leder og medarbejdere og mellem kolleger på morgenmøder, ugemøder, afdelingsmøder, personalemøder og alle de uformelle møder i organisationen Tre MED-udvalg og fem HSU er MTHU Det midlertidige, tværgående hovedsamarbejdsudvalg samt flere andre MED-udvalg på enkeltområder Fællesmøder for ledere og tillidsrepræsentanter Medarbejderrepræsentation i alle faglige styregrupper Medarbejderrepræsentation i alle ansættelsesudvalg 10 10

11 Projektorganisationen 2005 Ca. 280 direkte involverede ledere og medarbejdere i faglige styregrupper og arbejdsgrupper Internetbaseret projektstyringssystem som arbejdsredskab til videndeling: Afrapporteringer Baggrundsmaterialer Arkiv Nyheder 11 11

12 Højt informationsniveau Din egen chef Fælles, samtidige nyheder på fire intranet og opsamling i nyhedsbrev Fælles hjemmeside (autokommunikation) Fælles personaleblad på vej Medierne (autokommunikation borgerne er også medarbejdere!) Projektstyringssystemet Overblik: Beslutninger Overblik: 10 spørgsmål og svar 12 12

13 En nyhed hver anden dag nyheder i (!) nyheder i 2006 (til 15. februar) 13 13

14 Topledelsen Mellemlederne Medarbejderne Retningsviser Forandringsagenter Ambassadører Fornyer Kommunikator Kulturbærer * De vigtigste lederkompetencer hos fremtidens topledere defineret af en række førende ledelseseksperter. Ugebrevet Mandag Morgen nr. 23, 20. juni

15 Mellemledernes rolle: Skabe mening og retning Vise vejen, skabe dialog, skabe tryghed, skabe engagement i en usikker tid Skabe mening Kommunikere de fyrtårne, der skal navigeres efter Oversætte beslutninger til: Hvad betyder det for os? Besvare spørgsmål...også når de ikke kan besvares Træffe beslutninger 15 15

16 Lederne som forandringsagenter Niveau 1- og 2-ledere: Lederforum Ca mellemledere og tillidsrepræsentanter samlet foreløbig tre gange til fælles status og information om det videre arbejde. Indbudt af direktionen/ borgmesteren/ administrativ styregruppe Værktøjer til lederne Kollegial sparring Netværk og erfagrupper Inspirationsseminarer Kurser projektledelse og kommunikation Kogebogen : Organisationsudvikling i dannelsen af den nye Silkeborg Kommune Pjece om at kommunikere forandringer 16 16

17 En undersøgelse blandt mellemlederne ( < niveau2 )... Positive og forandringsvillige Velegnede som forandringsagenter men... Den øverste ledelse er ikke synlig nok Visionen er ikke klar nok Vi er lidt forvirrede omkring vores rolle Vi vil gerne involveres og have mere indflydelse Forskelle mellem kommunerne negative, positive, neutrale...og masser af Crazy Time Tidspunktet for undersøgelsen Overvejelser om værktøjerne: Netværk, møder, uddannelse, kogebogen

18 Om kommunesammenlægningen i Silkeborg: 2005 Efter valget... Før fusionen... Artikel i Dansk Kommunikationsforenings medlemsblad Kommunikatøren nr. 6, december 2005, p Reform i praksis: Mellemleder i en fusionstid, af Hans Mogensen, kommunikationschef i Silkeborg Kommune og chefkonsulent Turid Eikeland (tue@kl.dk), KL s Center for Ledelse og Kompetence. Nyhedsmagasinet Danske Kommuner nr. 32, 3. november Mellemleder i en fusionstid (1). Dansk Kommunikationsforenings medlemsblad Kommunikatøren nr. 5, oktober 2005, p Borgerinddragelse og sammenlægning, af kommunikationschef Hans Mogensen, Silkeborg Kommune, partner Jacob Gyldenkærne, Aion ApS og konsulent Flemming Østergaard Hansen, KL. Kronik i Nyhedsmagasinet Danske Kommuner nr. 36, 2. december Fusion med begejstring 1 og 2 samt debatindlæg, 3 artikler om kommunikationsmæssige udfordringer og løsninger i forbindelse med strukturreformen i den offentlige sektor. Dansk Kommunikationsforenings nyhedsbrev og medlemsblad. De to artikler er desuden publiceret på KL s hjemmesides videnbank under Artikler og netnoter om sammenlægningsprocesser om udfordringerne i forbindelse med en opgave- og strukturreform

19 Yderligere information: Byportal: Kommunen: Kommunesammenlægning: Download denne præsentation: