HIMMELEV SOGNS MENIGHEDSRÅD ÅBENT Menighedsrådsmøde tirsdag den 23. august 2016 kl 18:00. Referat - udkast

Transkript

1 Til menighedsrådets medlemmer, stedfortrædere samt medarbejderrepræsentanten. Kommende MR-medlemmer inviteres til dette møde og er velkommen til at deltage i spisning kl.18. Der afholdes åbent menighedsrådsmøde tirsdag den 23. august 2016 kl Afbud bedes meddelt kirkekontoret på tlf eller mail himmelev.sogn@km.dk. Afbud: Dinna Gilston Bendsen, Erik Larsen, Ulla Pierri Enevoldsen Referent: Ole P. Nielsen Dagsorden: 1. En sang: Jørn Glerup Ref.: Nr. 542 Der står et slot i vesterled 2. Godkendelse af dagsorden. Ref.: Der tilføjes følgende punkter Grøn Kirke (E) Kommunikationsudvalget (E) Dåbsværelset eget punkt 3a (flyttes fra KKBU til eget punkt) 3. Godkendelse af Kvartalsrapport pr. 30. juni Kvartalsrapporten skal godkendes af MR inden indsendelse til provstiet. FU indstiller rapporten til godkendelse. Ref: Ole Nielsen gennemgik kort kvartalsrapporten efter 2. kvartal. Han konstaterede at resultatet er fornuftigt og at der er fornuftig manøvredygtighed den resterende del af året indenfor budgettets rammer. Den med dagsordenen vedlagte ønskeliste til orientering og vil blive behandlet i FU. MR godkendte kvartalsrapporten. 3a. Dåbsværelset Ref: Ole Nielsen orienterede om, at der på anbefaling fra provstesynet har været eftersyn af tilstanden for tag og undertag på dåbsværelset. Det er konstateret, at undertaget er begyndende utæt og bør udbedres inden ændringerne i dåbsværelset påbegyndes. Der er indhentet tilbud og omkostningen forventes at være kr., der kan afholdes indenfor budgettet. Der vil blive indhentet kontroltilbud. På forespørgsel oplyste Hans Peter supplerende, at der er indsendt ansøgning om projektet til PU og vi forventer Nationalmuseet skal høres. MR godkendte omkostningen. 4. Orientering om menighedsrådsvalget den 8. november og opstillingsmødet den 13. Åbent møde af 5

2 september. Eigil Waagstein orienterer om opstilling, opgaver og datoer for MR. Ref: Eigil orienterede om, at orienteringsmødet og opstillingsmødet den kl Møderne er annonceret på hjemmesiden. Fællesannonce i provstiet den og det annonceres ved højmesserne den 4.9 og På orienteringsmødet vil være en redegørelse for forgangne og kommende valgperiode og retningslinjerne for opstilling og valg gennemgås. På opstillingsmødet skal der sammensættes en kandidatliste ("Folkekirkens Fællesliste") med i alt 14 kandidater til Menighedsrådet. Derudover udpeges et antal suppleanter - vi stiler efter 5. Der skal på opstillingsmødet vælges (mindst) 5 personer, som stillere for Folkekirkens Fællesliste. Fælleslisten såvel som eventuelle andre kandidatlister skal indleveres til enten Ole eller Eigil i perioden september (senest kl. 19). Kandidater og stillere tastes ind i ministeriets Kandidatsystem, hvor der sker en maskinel prøvelse (navne, cpr.numre, valgbarhed osv.). Eventuelle rettelser skal være afsluttet senest 11.oktober. Såfremt der kun er en liste, aflyses MR-valget den 8.november ("Afstemningsvalg") og kandidaterne på Fælleslisten kan betragtes som valgt ("Aftalevalg"). MR tog orienteringen til efterretning. 5. Orientering om udleje af graverboligen Kommunen er ikke interesseret i at leje graverboligen til bolig for flygtninge. Vi skal overveje andre muligheder. Ref: Ole Nielsen orienterede om, at kommunen endeligt har meldt tilbage, at der ikke er interesse for graverboligen til flygtningeformål. Der er derfor rettet henvendelse til DTU s boligfond, med henblik på tidsafgrænset udleje til gæstelærere. Det overvejes også om boligen kan udlejes til kommunen vedrørende Solkær aktiviteter, læseundervisning ved Himmelev Skole eller en kombination af dette. MR tog orienteringen til efterretning og foreslog også at overveje kontakt til RUC og Risø vedrørende husning af gæstelærere henholdsvis gæsteforskere. 6. Arkivudvalget. Udvalget vender nu tilbage med diskussion af og forslag til håndteringen af arkivet bl.a. ansvarsfordeling m.m. Hvem må lægge ind, flytte dokumenter, slette osv.? Ref: Hans Peter orienterede om forslag til retningslinjer for arkivering på fællesdrevet (udkast udsendt med dagsordenen). Ved gennemgangen blev vigtigheden af, at de ansvarlige herunder udvalgsformændene er opmærksomme på den elektroniske arkivering af dokumenter, enten ved selv at sikre arkiveringen eller have faste aftaler om hvem der gør det for udvalget. MR godkendte forslaget til retningslinjer. 7. Nyt fra udvalg A. KKBU - Nyt om dåbsværelset og især om taget Åbent møde af 5

3 Ref: Ester henviste til orienteringen om taget på dåbsværelset og konstaterede at det kunne betyde en forsinkelse af renoveringen og moderniseringen af dåbsværelset. Vi forsøger at nå det hele i år. B. Aktivitetsudvalget - Årshjul Ref: Marianne orienterede om årshjulet, hvor MR kan tilmelde sig opgaver på de forskellige aktiviteter. Som en nyskabelse vil der i år være en julekalenderaktivitet, hver dag i december. På mandage opfordres MR til at varetage julekalenderaktiviteterne, hvor personalet normalt har fridag. Skt. Hans arrangementet har været en succes med overskud på boden for øl og vand. Trekronerdagen den 21.8 var velbesøgt og med mange interesserede i kirkebyggeriet. Der blev ringet en del med klokken på kirkegrunden. C. Kunstudvalget. - Fernisering d en 11.september med værker af Lena Rønsholt Ref: Ester oplyste, at der ventes billeder ophængt i sognegården til den kommende udstilling. Til november er der planer om en udstilling med fotografier af Margit Bjældager. Fernisering søndag 13.november efter højmessen. Endelig oplyste Ester, at der netop er indgået aftale om forårsudstilling med akvareller af Jytte Abildstrøm. D. Byggeudvalget for Trekroner Kirke. Nyt om kunstprojektet, nyt fra ministeriet? Ref: Der er ikke noget nyt fra ministeriet om godkendelse af kirkebyggeriet så vi venter i spænding. Vi sigter stadig på en kirke i efteråret Vi har søgt 3 mio. kr. i 2017 budgettet til et kunstprojekt som en del af færdiggørelsen af kirkebyggeriet i Trekroner. MR udtrykte bekymring for tidsplanen. E. Andre udvalg? Ref: Grøn Kirke Zemma oplyste at udvalget nu kun består af hende selv og graveren. Det er derfor nødvendigt at MR afstemmer forventningsniveauet. Nina tilbød at deltage i udvalget, der arbejder med ideer om en sansehave og en måde at gøre kirkegården egnet til besøg for børnefamilier. Anne-Sophie tilbød også udvalget kunne trække på hende lejlighedsvis. Kommunikationsudvalget Marianne oplyste, at der arbejdes på en mere funktionel bannerløsning. Der vil blive arrangeret Workshop dage med MR om kommunikation primo Dorte oplyste, at hun netop har deltaget i et kommunikationskursus, der gav mange inspirationer til hvordan kirken kan kommunikere og nå ud. Åbent møde af 5

4 8. Nyt fra præster. - Kafé Klaus og konfirmandbesøg - Orientering om overskridelse af dåbskapaciteten i Himmelev og løsning på problemet Ref: Marianne orienterede om, at Kafe Klaus nu tager betaling for bidrag til konfirmandundervisningen. Vi finder det rimeligt og er i dialog om prisen. Marianne oplyste endvidere om, at vi pludselig var i den situation, at dåbstiderne i 2016 alle var disponeret. For at imødegå efterspørgslen på dåb er det besluttet at åbne for ekstra dåbslørdage (29.10, og 10.12) samt holde ekstra dåbsgudstjenester efter højmesserne på visse søndage. 9. Nyt fra administrationschef og kontaktperson - Orientering om ønske om ansættelse af gravermedhjælper som afløser for Dylan - Orientering om Beate Wilmas ønske om opsigelsen af sin stilling pr. 30. november - Henvendelse fra kriminalforsorgen om vi kan have en person i samfundstjeneste Ref: Ole Nielsen oplyste at der er vacance i stillingen som gravermedhjælper, hvorfor stillingen opslås til besættelse snarest. Ole Nielsen orienterede om, at organistassistent Beate Wilmas har opsagt sin stilling med udgangen af november 2016, da hun ønsker nye udfordringer. Der er derfor behov for snarest at afklare behovet for fremtidige organist og kor ressourcer eventuelt også i forhold til en fremtidig Trekroner Kirke. Ole Nielsen orienterede om en henvendelse fra kriminalforsorgen og oplyste, at der er tilbudt mulighed for 200 timers samfundstjeneste med tilknytning til kirkegården. Kriminalforsorgen overvejer dette og vil vende tilbage. 10. Meddelelser Kirkehøjskole. Programmet for Kirkehøjskolen efteråret 2016 er udsendt. Budgetsamråd den 25. august. Tak fra Jens Arendt Salmestafet i Jacobskirken Provstiets fælles temadag lørdag den 5. november kl.14:30-21:00, Far er den bedste i verden - en udfordret rolle anno 2016 Udleje af Sognegården ved konfirmationer Ref.: Der blev henvist til foldere for kirkehøjskolen og erindret om tilmeldingsfrist Budgetsamråd deltagere vil være Hans Peter, Pia Bille og Marianne Der blev orienteret om 2 takkebreve fra Jens Arendt Der blev orienteret om Salmestafet i Jakobskirken her øves de 100 nye salmer i tillægget (starter kl 17.30) Der blev orienteret om beslutning om udlejning af sognegården i forbindelse med konfirmation begrundet i særlige forhold. Åbent møde af 5

5 11. Eventuelt Ref.: Hans Peter orienterede om Himmelev Kulturcenter og oplyste at kulturcentret har fået sin egen hjemmeside På forespørgsel besluttedes, at Ole Nielsen undersøger og orienterer om MRmedlemmernes forsikringsstilling. 12. Fadervor og en sang: Dorte Falkenberg Rasmussen Ref.: 30 Godmorgen lille land Mødet slut klokken: Bilag til punkt 3: Kvartalsrapport pr. 30. juni 2016 (udsendt med dagsordenen) Åbent møde af 5