Administrativ support til store / komplekse forskningsprojekter

Transkript

1 Administrativ support til store / komplekse forskningsprojekter

2 Support til administration af eksterne forskningsmidler Universitetsledelsen har besluttet, at der skal tilbydes et udvidet serviceniveau til projektadministration af komplekse forskningsprojekter, hvor AU har projektledelsen Betalingen sker via de øremærkede administrationsmidler i projekterne Servicen er et supplement til øvrige AU services og vil ske i et tæt samarbejde med disse

3 AU projektsupport 1. Projekter med særlig pre award indsats Ledelsesfacilitiering af AU prioritering og kvalitetssikring AU HT Strategi: Analyser og info AU FT pre award: intensiv support og evt. tovholderfunktion AU FT Talent: Strategisk rekruttering AU HR: Intensiv support til topforskere AU Kommunikation: Særlig præsentionsmateriale og offentliggørelse 3. Alle projekter 2. Projekter med særlig post award indsats Mulighed for tilkøb af hel eller delvis driftssupportpakke med særlig fokus på EU projekter Mulighed for én kontaktperson vedrørende alle administrative forhold Etablering af AU videnportal og netværk for komplekse projekter Basale administrative forhold: AU FT pre og post award, AU Viden, AU Økonomi, AU HR, AU IT, AU Information Nye ekstra tiltag: Bedre økonomirapporter Standard hjemmeside tilbud Øget direkte information fra AU FT pre award

4 Serviceniveauer og centrale aktører Forsker AU Ledelse Ide ansøgning gennemførelse og formidling Prioritering Evt. medfinansiering og anden støtte Niveau 1 Niveau 2 Niveau 3 AU Forskning og Talent AU Økonomi og Planlægning AU Viden AU Kommunikation AU HR AU IT Strategi Pre award Post award Adm centre Dedikeret BI og evt. koordination Up stream i forhold til kommende satsninger Baggrundsanalyser og anden generel information Ekstra intensiv support Intensiv support Evt. support efter særlig aftale Intensiv support Evt. support efter særlig aftale Alle økonomiske forhold Kontrakter og IPR Særlige kommunikationsopgaver Kontrakter og IPR Kontrakter og IPR

5 Servicemenu AU FT Post award Én kontaktperson til administration af komplekse projekter Pakkeløsning for FP7 projekter Kontraktforhandling Kvalitetskontrol Klargøring af projektdeltagernes ansvar (forventningsafstemning) Kategori 1 Kategori 2 Kategori 3 Hjælp til opfølgning på partnere og evt. justering af projektplan Organisering af møder og referater Praktisk hjælp til statusrapportering og ikke faglige opgaver Hjælp til ansættelse Kontakt til partnere Kontakt til bevillingsgiver og vejledning i forhold til lokale regler Informationsplan Journalisering og anden dokumenthåndtering Projektjournal/ log Praktisk hjælp til slutrapportering og ikke faglige opgaver Vidensportal Standard hjemmeside

6 Servicemenu AU Økonomi Kategori 1 Kategori 2 Kategori 3 Oprettelse af projektkonto, betalingsplan, hjemtagelse af midler, overførsel af midler til partnere. Indsamling af timeregistrering, hjælp til valg af system/værktøj til timeopsamling Perioderegnskaber Kvalitetscheck af partneres regnskaber Slutregnskab Legalitetskontrol Audit

7 Servicemenu AU FT Talent Strategisk rekruttering af gæsteforskere Kategori 1 Kategori 2 Kategori 3 Servicemenu AU HR Hurtig betjening af topforskere Almindelig ansættelse Lønoplysninger til budgetter Lønberegning og udbetaling Lønrapporter Kategori 1 Kategori 2 Kategori 3

8 Servicemenu AU Viden TTO Samarbejdsaftaler, kontrakter vedr. IPR Patentering, kommercialisering Kategori 1 Kategori 2 Kategori 3 Servicemenu AU Kommunikation Layout og anden præsentation Generel information Kategori 1 Kategori 2 Kategori 3 Servicemenu AU IT Kategori 1 Kategori 2 Kategori 3 Understøttelse af særlige projektrelaterede IT behov

9 Servicemenu Institutsekretær Korrespondance med partnere Oversættelse og sproglig kvalitetskontrol Kategori 1 Kategori 2 Kategori 3 Praktisk gennemførelse af møder, workshops, konferencer etc. Journalisering og dokumenthåndtering Vedligeholdelse og opdatering af hjemmeside

10 Samarbejdsmodel mellem AU FT og AU Økonomi Komplekse offentlige, danske bevillinger (DSF, DG, HTF) + udenlandske bevillinger AU Økonomi Hjælp til budgetlægning af ansøgning Ansøgningsregistrering Budgetlægning i Navision Bevillingsrekvisition Transaktioner Økonomiopfølgning Regnskabsaflæggelse i samarbejde med AU FT AU FT Budgetlægning af ansøgninger i samarbejde med AU Økonomi og Planlægning, således at de overholder bevillingsgivers regler Kvalitetscheck af regnskabsindsendelse Specialistviden om procedurer og regler Systemer og værktøjer til projektstyring Netværksdannelse, erfaringsudveksling og kompetenceudvikling blandt decentrale projektadministratorer og -økonomer. Kontakt til bevillingsgiver+partnere

11 Samarbejdsmodel mellem AU FT og AU Økonomi Private fonde og legater, simple forskningsrådsbevillinger AU Økonomi Hjælp til budgetlægning af ansøgning Ansøgningsregistrering Budgetlægning i Navision Bevillingsrekvisition AU FT Gennemlæsning af ansøgning og budgetlægning af ansøgninger for ph.d. og post.doc. ansøgere på AR og BSS Indgang til administrativ service, hvor forskerne vil kunne hente bistand til håndtering af gæsteforskerophold, mindre bevillinger m.fl. Transaktioner Økonomiopfølgning Regnskabsaflæggelse

12 Support til administration af eksterne forskningsmidler På grundlag af projektets natur sammensættes servicen i administrationsfasen efter behov I den simple ende af spektret er der tale om kvalitetssikring af de årlige afrapporteringer I den omfattende ende af spektret kan supporten omfatte den samlede daglige administration eller udvalgte dele jvf. menukort Der kan både være tale om ansættelse af en dedikeret administrativ medarbejder i projektet eller anvendelse af post-award teamet i AU Forskning og Talent

13 Menukort forhandlingsfase Afklaring af bevillingsgivers krav Deltagelse i forhandlingsforløb Kontakt til projektpartnere. Samarbejdsaftale

14 Menukort projektopstart Afklaring af bevillingsgivers krav Kontakt til projektpartnere Samarbejdsaftale Analyse af særlige udfordringer og risici i projektet med tilhørende handlingsplan og opmærksomhedsområder. Interessentanalyse Koordinations- og styringstidsplan

15 Menukort projektperiode / driftsperiode Økonomi Betalingsplan, hjemtagelse af midler, overførsel af midler til partnere Indsamling af timeregistrering, hjælp til valg af system/værktøj til timeregistrering Perioderegnskaber

16 Menukort projektperiode / driftsperiode Anden administration Klargøring af projektdeltagernes ansvar Hjælp til opfølgning på partnere og evt. justering af projektplan Statusrapport Møder Hjælp til ansættelse

17 Menukort projektperiode / Anden administration Kontakt til partnere driftsperiode Kontakt til bevillingsgiver / vejledning i håndtering af krav og vilkår fra bevillingsgiver i forhold til AU s interne regler og samarbejdspartneres ditto Informationsplan Hjemmeside Organisering og opbevaring af dokumenter Projektjournal/log

18 Menukort projektafslutning Slutrapport Slutregnskab Audit

19 Kontakt og yderligere information John Westensee Jakob Vester Emilia Alegria AU Forskning og Talent - Forskningsstøtteenheden Aarhus Universitet Helsingforsgade 27, 1., Bygning 5427 DK-8200 Aarhus N