Åben dagsorden Beredskabskommissionen

Transkript

1 Åben dagsorden Beredskabskommissionen 24. juni 2013 kl på Brandstationen, lokale U3 1. Meddelelser fra formanden 2 2. Plan for fortsat drift (beredskabsplan) 3 3. Orientering om status på SMS-løsning 6 4. Orientering vedr. den robuste kommune v/niels Johan Juhl Nielsen 7 5. Orientering om status på organisation 8 6. Orientering om virksomhedsplan Beretning om brandsyn Eventuelt 12

2 1. Meddelelser fra formanden Dagsorden 24. juni 2013 Side 2

3 2. Plan for fortsat drift (beredskabsplan) By- og Miljøområdet indstiller, at Beredskabskommissionen 1. godkender udkast til Beredskabspolitik, 2. godkender udkast til Frederiksberg Kommunes plan for fortsat drift bestående af hovedplan, Retningslinjer for Alarmering af nøglepersoner, Retningslinjer for Krisestyring, samt Retningslinjer for Information og kommunikation, 3. tager udkast til Sundhedsberedskabsplan, udkast til IT beredskabsplan og udkast til Beredskabsprogram til efterretning. Beskrivelse af sagen: Kommunalbestyrelsen skal efter Beredskabslovens 25 mindst en gang i hver valgperiode udarbejde og vedtage en samlet plan for kommunens beredskab (den civile sektor). Ansvaret for udarbejdelse af planen er lagt i By- og Miljøområdet, Brandvæsenet. Planen for den civile sektor omfatter efter Beredskabsloven planlægning for opretholdelse og videreførelse af samfundets funktioner i tilfælde af ulykker og katastrofer herunder krigshandlinger. Planen skal således kunne anvendes som et styringsinstrument ved alle tænkelige hændelser, der kan ramme kommunen, så driften i videst muligt omfang kan opretholdes. Dette stiller krav til stor fleksibilitet, og betyder, at planen skal laves, så den giver mulighed for en styret indsats og optimal anvendelse af ressourcerne. Ved seneste revision blev beredskabsplanen gjort langt mere operativt orienteret ved at reducere indholdet og ombryde det samlede plankompleks til 3 niveauer bestående af: - Niveau 1 som er den overordnede plan for fortsat drift, der indeholder oplysninger om Frederiksberg Kommune, herunder geografi, bebyggelse, befolkning, infrastruktur, Risiko- og sårbarhedsforhold i kommunen, Ledelse og samarbejde, Information og kommunikation og Alarmering. - Niveau 2 som er operativt orienterede retningslinjer for håndtering af udvalgte scenarier. Retningslinjerne skal nøje beskrive alarmeringsfasen, organiseringen af indsatsen, plan for indsatsen, informationsplan, telefonlister, kompetence- og ansvarsforhold samt særlige forhold. - Niveau 3 som er lokalt orienterede beredskabsmapper for de enkelte skoler, institutioner m.v. I denne ombrydning var der samtidig fokus på i langt højere grad end tidligere at tage højde for det massive informationsbehov, der erfaringsmæssigt opstår som følge af større hændelser og kriser. Borgere og medier har en forventning om og krav på information i forbindelse med sådanne hændelser, hvilket både skybruddet 2. juli 2011 og branden i KB hallen 28. september 2011 viste. Siden disse hændelser er der etableret forskellige praktiske tiltag, som kan støtte op om denne udfordring, eksempelvis klare interne kommunikationskæder på relevante nøglepersoner, muligheden for hurtigt at etablere alternativ forside på kommunes hjemmeside samt muligheden for udsendelse af bered- Dagsorden 24. juni 2013 Side 3

4 skabsinformation via SMS. Kommunens hjemmeside bruges som det primære informationsmedie til både borgere og presse. Den overordnede opbygning af plankomplekset er ved den aktuelle revision fastholdt. Fokus har ved denne revision været at styrke planens værdi og ikke mindst operative funktionalitet gennem følgende tiltag: - Beredskabspolitik. Der er udarbejdet en beredskabspolitik, som sætter rammen for arbejdet med at styrke kommunens beredskab, og beskriver de overordnede retningslinjer for, hvordan beredskabsopgaver håndteres i kommunen. I sammenhæng med Frederiksbergstrategien handler det grundlæggende om, at Frederiksberg skal være et robust, sikkert og trygt sted at bo, arbejde og drive virksomhed. - Risikoafdækning. Med henblik på at afdække kritiske funktioner, kortlægge nuværende procedurer og efter behov bistå med kvalitetssikring af eksisterende procedurer eller udvikling af nye, er der gennemført en række workshops med de enkelte områder (direktør, chef og lederniveau). Områderne er på den baggrund ved at kvalitetssikre eksisterende planer og procedurer samt udarbejde nye for de risici, som i øvrigt blev afdækket og prioriteret. - Kommunes overordnede risikoprofil. Med afsæt i den eksisterende risikoprofil og med input fra processen med risikoafdækning er kommunens overordnede risikoprofil blevet revideret, så der foreligger et aktuelt grundlag for den samlede plan. - Ejerskab. I forbindelse med hændelser, hvor planen aktiveres, er det vigtigt at være opmærksom på, at dette ikke ændrer ved det daglige sektoransvar. En væsentlig del af arbejdet med udvikling af planen har derfor været at sikre lokalt ejerskab til planen. Brandvæsenets rolle er at koordinere og skabe sammenhæng samt bistå med udviklingen af lokale planer. Workshops var en del af processen, og for at fastholde dette ejerskab og skabe basis for tværgående udvikling er der nedsat en beredskabskontaktgruppe med en repræsentant fra alle Områder. - Planens tilgængelighed. Aktuelt er hovedplanen tilgængelig for borgere og medier via kommunens hjemmeside, mens retningslinjer, kommunikationskæder, actioncards m.v. er tilgængelig for kommunes nøglepersoner via insite. For at sikre planen en større IT-mæssig robusthed og tilgængelighed bliver planen med tilhørende instrukser og actioncards efter godkendelse indarbejdet det digitale krisehåndteringsværktøj C3 (Command, Control og Communication). - Beredskabsprogram. Udvikling af kommunes beredskab er en fortløbende proces, så der er for den kommende periode udarbejdet en beredskabsprogram, som beskriver, hvordan kommunes Områder i den kommende periode skal arbejde med at udmønte politikkens mål. Eksempelvis påbegyndes stabsuddannelse for nøglepersoner i efteråret, og der gennemføres tværgående beredskabsøvelse for afprøvning af planen. Dagsorden 24. juni 2013 Side 4

5 Frederiksberg Kommunes Sundhedsberedskabsplan er en delplan til kommunes samlede Beredskabsplan. Sundhedsberedskabsplanen skal benyttes af krisegruppen på Social-, Sundheds- og Arbejdsmarkedsområdet (SSA-området) før, under og efter en ekstraordinær hændelse. Sundhedsberedskabsplanen forholder sig til, hvilken rolle SSA-området spiller i sundhedsberedskabet samt hvilke opgaver, der følger af ekstraordinære hændelser. Sundheds- og Omsorgchefen er ansvarlig for sundhedsberedskabsplanen og den udnævnte krisegruppe. Som det fremgår af planen, samarbejder Frederiksberg Kommune med Københavns Kommune om akutberedskab efter skitserede retningslinjer. Sundhedsberedskabsplanen er under revision i øjeblikket, og skal i høring i Sundhedsstyrelsen og Region Hovedstaden. Planen skal forelægges Kommunalbestyrelsen i indeværende valgperiode. Det skal bemærkes, at den vedhæftede sundhedsberedskabsplan er et foreløbigt udkast. Frederiksberg Kommunes IT beredskabsplan er en delplan til kommunes samlede beredskabsplan, som overordnet skal sikre, at nedbrud i vitale it-funktioner kan håndteres hensigtsmæssigt, og at it-funktionerne kan reetableres og bringes tilbage til normal drift indenfor en acceptabel tidsramme. I sammenhæng med planen skal det endvidere sikres, at der i relevant omfang findes nødplaner for opretholdelse af kritiske kommunale opgaver under omfattende nedbrud i it-funktioner. IT beredskabsplanen har som opfølgning på en revisionsanbefaling været forelagt Magistraten den 11. marts. Den samlede plan for fortsat drift har været forelagt direktionen den 18. juni, og vil efter godkendelse i Beredskabskommissionen blive sendt til godkendelse i Magistraten og Kommunalbestyrelsen på de førstkommende møder efter sommer. Endelig skal planen efter godkendelse indsendes til Beredskabsstyrelsen. Økonomi: Ingen. Behandling: Beredskabskommissionen, Sagsnr. 11/000407, LR. Bilag: 1. Udkast til Beredskabspolitik 2. Udkast til Hovedplan 3. Udkast til Sundhedsberedskabsplan 4. Udkast til IT Beredskabsplan 5. Udkast til Retningslinjer for indkaldelse af nøglepersoner 6. Udkast til Retningslinjer for krisestab 7. Udkast til Retningslinjer for information og kommunikation 8. Udkast til Beredskabsprogram Dagsorden 24. juni 2013 Side 5

6 3. Orientering om status på SMS-løsning By- og Miljøområdet indstiller, at Beredskabskommissionen tager orienteringen om status på SMSløsning til beredskabsmeddelelser til efterretning. Beskrivelse af sagen: På møde den 5. december 2012 blev Beredskabskommissionen orienteret om Magistratens beslutning om implementering af SMS-løsning til beredskabsmeddelelser. Ønsket har været en model for, hvordan Frederiksberg Kommune kan kommunikere med borgerne via SMS i beredskabssituationer. Udgangspunktet for arbejdet har været, at der er behov for en løsning, der både kan bruges i helt alvorlige, livstruende situationer og i mindre alvorlige som eksempelvis varsling af skybrud. Den valgte løsning er baseret på frivillig tilmelding, og tilgodeser både mindre og større beredskabssituationer. Løsningen giver borgerne mulighed for at blive underrettet om en hændelse, så de kan nå at reagere hensigtsmæssigt og derved kunne begrænse og afhjælpe skader på personer, ejendomme og miljø. SMS-ordningen har i perioden fra den 19. november 2012 og frem til nu været markedsført både på kommunens hjemmeside, på facebook, i informationsannoncer i lokalavisen, på go cards og senest på kommunens informationsstandere. Aktuelt er ca. 630 borgere og ca arbejdstelefoner tilmeldt SMS-ordningen. Økonomi: Ingen. Borgmesterpåtegning: Ingen. Behandling: Beredskabskommissionen. Sagsnr. 11/000407, LR. Dagsorden 24. juni 2013 Side 6

7 4. Orientering vedr. den robuste kommune v/niels Johan Juhl Nielsen By- og Miljøområdet indstiller, at Beredskabskommissionen tager orientering om den robuste kommune til efterretning. Beskrivelse af sagen: I sin egenskab af projektleder på projektet Den Robuste Kommune vil medlem af Beredskabskommissionen Niels Johan Juhl-Nielsen orientere om arbejdet i projektet og de internationale tendenser på området. Økonomi: Ingen. Behandling: Beredskabskommissionen. Sagsnr. 11/000407, LR. Dagsorden 24. juni 2013 Side 7

8 5. Orientering om status på organisation By- og Miljøområdet indstiller, at Beredskabskommissionen tager orientering om status på organisationsændring ved Frederiksberg Brandvæsen til efterretning. Beskrivelse af sagen: Beredskabskommissionen blev på mødet den 5. december 2012 under punktet Organisationsplan for Frederiksberg Brandvæsen 2013 orienteret om beredskabschefens oplæg vedrørende tilpasning af organisationen og den igangværende behandling i MEDsystemet. Beredskabskommissionen tog orienteringen til efterretningen, idet forvaltningen blev anmodet om at orientere Beredskabskommissionen om den endelige organisationsplan, herunder behandlingen i MED-systemet. Beredskabskommissionen blev orienteret om den endelige organisationsplan ved notat med Orientering om organisationstilpasning ved Frederiksberg Brandvæsen, som blev udsendt til Beredskabskommissionens medlemmer den 24. januar I den efterfølgende periode er implementeringen af den nye organisation blevet gennemført successivt i overensstemmelse med den tentative plan. 1. februar blev sektionen Operativt Beredskab & Uddannelse med Jes Øksnebjerg som leder etableret. 1. februar blev ansvaret for værkstedet flyttet til Operativt Beredskab & Uddannelse. 1. februar blev ansvaret for vagtcentralen flyttet til Tim O. Simonsen. 1. april blev sektionen Teknik & Sikring etableret med nyansat leder Jan van Arkens. 1. april blev sektionen Forebyggelse & Planlægning etableret med Tim O. Simonsen som leder. Den nye organisation med en fladere ledelsesstruktur er således implementeret som planlagt, og arbejdet med at nå de øvrige mål med ændringen er rigtig godt i proces, idet Der er i Operativ Beredskab & Uddannelse sammensat en fælles ledelse af personer med kompetencer, som komplementerer hinanden. De operative enheder er samlet i samme sektion, og der arbejdes med at styrke sammenhængskraften og benytte synergien i fællesskabet. Den tekniske opgaveløsning og tilhørende kompetencer er samlet i Teknik & Sikring, og styrket ved ansættelse af autoriseret elinstallatør Jan van Arkens som leder. Der er iværksat et projekt, som skal afdække og analysere sammenhængen mellem strategi, opgaveløsning, faglige kompetencer og ressourcer i sektionen. Ansvaret for såvel teknisk som taktisk forebyggelse, er samlet i Forebyggelse & Planlægning, hvilket er en prioritering og styrkelse af det forebyggende arbejde. De tilførte ressourcer skal primært styrke det taktisk forebyggende arbejde. Dagsorden 24. juni 2013 Side 8

9 Organisationsændringen og det ændrede fokus på forskellige områder, kræver en vis omstilling og tilvænning for alle, men der er en positiv fremdrift i processen. Det er oplevelsen, at der fra alle del af organisationen bidrages positivt og konstruktivt med at få den nye organisation til at fungere. Økonomi: Ingen. Behandling: Beredskabskommissionen. Sagsnr. 11/000407, LR. Bilag: 1. Notat vedr. organisationsplan for Frederiksberg Brandvæsen 2013 Dagsorden 24. juni 2013 Side 9

10 6. Orientering om virksomhedsplan 2013 By- og Miljøområdet indstiller, at Beredskabskommissionen tager orientering om virksomhedsplan 2013 til efterretning. Beskrivelse af sagen: Tilblivelsen af brandvæsenets virksomhedsplan 2012 blev i såvel ledelse som MED en længere proces, der indbefattede udvikling af mission og vision samt en strategiportefølje for de kommende år. Resultatet blev en fælles definition af brandvæsenets mission og vision samt en række strategier for arbejdet med at udvikle virksomheden i den ønskede retning. Strategiporteføljen er ganske omfattende, så de valgte strategier skal alene ses som udtryk for den aktuelle prioritering af de mange udfordringer og ambitioner, der er for fremtidig udvikling af virksomheden. Virksomhedsplan 2013 tager afsæt i dette forarbejde, og er således en række tiltag, som bringer os yderligere i retning af vores fælles vision. Beredskabschef Lars Rosenwanger vil på mødet give en kort præsentation af virksomhedsplanen og det fortsatte arbejde. Virksomhedsplan 2013 er vedlagt som bilag. By- og Miljøområdets vurdering: By- og Miljøområdet vurderer, at brandvæsenet med den foreliggende virksomhedsplan har et rigtig godt afsæt for og styringsværktøj til tilpasning og udvikling af virksomheden i overensstemmelse med den politiske dagsorden og de kommende års økonomiske udfordringer. Økonomi: Ingen, idet den nødvendige økonomi forventes fundet ved prioritering indenfor egen ramme. Behandling: Beredskabskommissionen, Sagsnr. 11/000407, LR. Bilag: 2. Virksomhedsplan 2013 for Frederiksberg Brandvæsen 3. Virksomhedsplan, Bilag A, Handlingsplan 2013 Dagsorden 24. juni 2013 Side 10

11 7. Beretning om brandsyn 2012 By- og Miljøområdet indstiller, at Beredskabskommissionen tager beretning om brandsyn for 2012 til efterretning. Beskrivelse af sagen: I henhold til 12 i bekendtgørelse om brandsyn og offentliggørelse af resultater af brandsyn foretaget i forsamlingslokaler skal Kommunalbestyrelsen hvert år indsende en beretning over de foretagne lovpligtige brandsyn til Beredskabsstyrelsen. Af beretningen fra Frederiksberg Kommune fremgår, at brandvæsenet har gennemført 100 % af de i alt 349 brandsyn, som var pligtige til syn i Beretningen er om brandsyn for 2012 er bilagt til orientering. Økonomi: Ingen. Behandling: Beredskabskommissionen, Sagsnr. 11/000407, LR. Bilag: Beretning om brandsyn 1. januar 31. december 2012 Dagsorden 24. juni 2013 Side 11

12 8. Eventuelt Dagsorden 24. juni 2013 Side 12