Behandling af fraktionen Hård plast

Transkript

1 I/S Amager Ressourcecenter Behandling af fraktionen Hård plast Udbudsvilkår, offentligt udbud Juli 2016 Sag nr Dok. nr. 3822/16

2 Indhold 1 INDLEDNING Kort om udbuddet og kontrakten Kontraktperiode Ordregivende myndighed 5 2 UDBUDSMATERIALET Indhold Rekvirering af udbudsmaterialet Tilkendegivelse af interesse i at afgive tilbud 5 3 GENERELLE PROCEDURE- OG FORMKRAV Tilbuddets indhold Aflevering af tilbud Tilbudsfrist Priser Åbning af tilbud Ejendomsret til modtagne tilbud Fortrolighed 7 4 TILBUDSGIVERS FORBEHOLD 8 5 INDHENTNING AF SUPPLERENDE OPLYSNINGER 8 6 SPØRGSMÅL OG SUPPLERENDE INFORMATION 8 7 VEDSTÅELSESFRIST 9 8 UDFYLDELSE AF ESPD EN, HERUNDER KRAV TIL UDELUKKELSE OG EGNETHED Generelt Oplysninger om tilbudsgiver Underleverandører 10 Side 2 af 14

3 8.4 Udelukkelsesgrunde Økonomisk og finansiel kapacitet Teknisk og faglig kapacitet Kvalitetssikringsstandarder og miljøledelsesstandarder Konsortier Udvælgelseskriterier Afsluttende erklæring Udfyldelse af den elektroniske ESPD Endelig dokumentation 13 9 TILDELINGSKRITERIUM EVALUERINGSMETODE TIDSPLAN MEDDELELSE OM RESULTAT 14 Side 3 af 14

4 1 Indledning Den udbudte opgave omfatter modtagelse af fraktionen Hård plast, som består af mange forskellige emner af en række forskellige plasttyper. Tilbudsgiveren skal varetage behandlingen af den til enhver tid værende affaldssektion defineret af ARC som Hård plast. Se i øvrigt bilag 1, Kravspecifikationen. 1.1 Kort om udbuddet og kontrakten Udbud af behandling af Hård plast gennemføres som et offentligt udbud efter reglerne i udbudsloven (lov nr af 15. december 2015), der gennemfører Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 2014/24/EU af 26. februar Udbuddet er annonceret ved bekendtgørelse nr. 2016/S på Tenders electronic daily (TED). Kontrakten omfatter de til enhver tid indleverede mængder Hård plast af ARC. Disse er estimeret til cirka 800 tons årligt, men dette er et ikke bindende vejledende estimat, og de faktiske mængder kan variere betydeligt. Detaljerede specifikationer af de af udbuddet omfattede opgaver, herunder krævede procedurer i forbindelse med udførelsen af de udbudte opgaver fremgår af bilag 1, Kravspecifikation. I udkastet til kontrakt fremgår de vilkår, der i øvrigt vil finde anvendelse. Kontrakten udbydes som én samlet kontrakt, hvor der indgås kontrakt med én tilbudsgiver. ARC har valgt ikke at opdele opgaven i delkontrakter, jf. udbudslovens 49, da det af hensyn til ARCs administration af opgaven er mest hensigtsmæssigt, at opgaven udføres af én og samme leverandør. 1.2 Kontraktperiode Leverandøren skal behandle hård plast fra den 1. oktober Kontrakten er uopsigelig frem til 30. september Herefter kan begge parter opsige kontrakten med mindst 6 måneders skriftligt varsel til udgangen af 30. september hvert år. Ønsker leverandøren eksempelvis, at kontrakten skal udløbe pr. 30. september 2018, skal leverandøren skriftligt meddele dette til ARC senest den 31. marts Kontrakten løber indtil en af parterne opsiger kontrakten. Side 4 af 14

5 1.3 Ordregivende myndighed I/S Amager Ressourcecenter Kraftværksvej København S Benævnes herefter ARC. 2 Udbudsmaterialet 2.1 Indhold Det samlede udbudsmateriale består af følgende dokumenter: Udbudsbekendtgørelsen Nærværende udbudsvilkår Udkast til kontrakt Bilag 1 Kravspecifikation Bilag 2 Adresser på ARCs genbrugspladser Bilag 3 Fakturaspecifikation Bilag 4 Vejeseddel Bilag 5 Masseflow Bilag 6 Følgebrev, CSR-leverandørklausul Bilag 7 CSR-leverandørklausul Bilag 8 CSR-leverandørhåndtering, selvevalueringsskema Tilbudsliste XML-fil til brug for udarbejdelse af ESPD Eventuelle supplerende skriftlige meddelelser i tilbudsperioden Tilbudsgiver er selv ansvarlig for at sikre sig det komplette udbudsmateriale fra hjemmesiden som specificeret under afsnit Rekvirering af udbudsmaterialet Udbudsmaterialet er offentligt tilgængeligt på hjemmesiden: Tilkendegivelse af interesse i at afgive tilbud ARC opfordrer til, at alle potentielle tilbudsgivere, der downloader materialet, sender en til ARC og meddeler, at de har hentet materialet. Hvis der kommer supplerende materiale, vil de tilbudsgivere, der på denne måde har givet sig tilkende, modtage en med oplysninger om, at der er supplerende materiale tilgængeligt på hjemmesiden. Side 5 af 14

6 Det er tilbudsgivers eget ansvar at gøre sig bekendt med alt materiale, der er lagt frem på hjemmesiden frem til 6 dage før tilbudsfristen. 3 Generelle procedure- og formkrav Hver tilbudsgiver kan afgive ét tilbud. Der kan ikke afgives alternative tilbud eller sideordnede tilbud. Der udarbejdes ikke kontrolbud af ordregivende myndighed. 3.1 Tilbuddets indhold Tilbud skal indeholde følgende: En udfyldt tilbudsliste En udfyldt ESPD Som dokumentation for at tilbudsgiver ikke er omfattet af nogle af udelukkelsesgrundene, samt for opfyldelse af minimumskravene til egnethed, skal tilbudsgiver udfylde og vedlægge udfyldt ESPD til tilbuddet. Se i øvrigt punkt 8, hvoraf det fremgår, hvilke dele af ESPD en tilbudsgiver skal udfylde. Udfyldte dokumenter vedr. ARCs CSR leverandørklausul (Code of Conduct) samt selvevalueringsskema En kommenteret disposition til driftsinstruks Dispositionen skal indeholde samtlige punkter, som leverandøren anser som nødvendige for at kunne beskrive alle arbejdsprocesser. Se i øvrigt pkt. 9.1 i kravspecifikationen. 3.2 Aflevering af tilbud Tilbud skal afleveres skriftligt på papir på dansk i ét originaleksemplar i underskrevet stand og et USB stik til: I/S Amager Ressourcecenter Kraftværksvej København S Att. Anja Jepsen Tilbuddet skal afleveres i en lukket kuvert mærket Side 6 af 14

7 EU-udbud: Behandling af Hård plast. Må ikke åbnes i posten Tilbudsgivers navn og adresse skal fremgå af kuverten. Der gives kvittering, når tilbuddet modtages ved personlig aflevering. Ved andre fremsendelsesmetoder påhviler det tilbudsgiver selv at sikre sig dokumentation for aflevering af tilbud. Tilbudsgivers omkostninger i forbindelse med nærværende udbud afholdes af tilbudsgiver selv. 3.3 Tilbudsfrist Tilbud skal være ARC i hænde senest: Torsdag den 18. august 2016, klokken Tilbud der modtages efter nævnte tidspunkt vil blive forkastet. 3.4 Priser Alle priser angivet i tilbudslisten skal anføres i danske kroner (DKK) ekskl. moms, men inkl. alle øvrige skatter og afgifter. 3.5 Åbning af tilbud Tilbudsgiver har ikke mulighed for at overvære åbningen af tilbuddene. 3.6 Ejendomsret til modtagne tilbud Alle dokumenter, som i forbindelse med dette udbud fremsendes af tilbudsgiver, betragtes som ARCs ejendom og returneres ikke til tilbudsgiver. 3.7 Fortrolighed ARC vil så vidt muligt sikre fortroligheden af alle oplysninger i tilbudsgivers tilbud som angår tilbudsgivers fortrolige forretningsmæssige forhold. Fortrolighedstilsagnet må vige i den udstrækning, hvor lovgivningen forpligter ARC til at videregive oplysninger til tredjemand. Hvis tilbudsgiver selv anser oplysninger for særligt konkurrencefølsomme, bedes dette tydeligt markeret i tilbuddet ud for de pågældende oplysninger, hvorefter ARC vil tilstræbe, at oplysningerne ikke videregives. Side 7 af 14

8 4 Tilbudsgivers forbehold Tilbudsgiver opfordres til ikke at tage forbehold, da forbehold indebærer en betydelig risiko for, at tilbuddet ikke vil blive taget i betragtning. ARC er berettiget til at afvise tilbud, der indeholder forbehold. ARC er forpligtet til at afvise ethvert tilbud, der indeholder forbehold for grundlæggende elementer eller andre forbehold, der ikke af ARC kan prissættes med den fornødne sikkerhed. Er der vilkår i udbudsmaterialet som tilbudsgiver anser for uhensigtsmæssige, opfordres tilbudsgiver til at stille spørgsmål hertil, fremfor at tage forbehold. ARC vil herefter tage stilling til, om der skal foretages ændringer i udbudsmaterialet. Eventuelle forbehold over for udbudsmaterialet bør klart og tydeligt angives i tilbudslisten med reference til det sted i udbudsmaterialet, som forbeholdet vedrører, og det bedes uddybet. 5 Indhentning af supplerende oplysninger Hvis et tilbud ikke er vedlagt de krævede formularer, bilag mm. forbeholder ARC sig ret til at indhente supplerende oplysninger og dokumentation indenfor rammerne af Udbudsloven 159, stk. 5. ARC vil efter omstændighederne kunne være forpligtet til at afvise et tilbud, der ikke er vedlagt de krævede oplysninger. Det er derfor vigtigt, at tilbudsgiver sikrer sig, at samtlige oplysninger, der skal medsendes, vedlægges tilbuddet. 6 Spørgsmål og supplerende information Alle spørgsmål vedrørende udbuddet skal rettes til ARC ved: Anja Jepsen anj@a-r-c.dk Eventuelle spørgsmål til udbudsmaterialet bedes rettet skriftligt til ARC. Fremsendte spørgsmål vil blive besvaret ved offentliggørelse i anonymiseret form på hjemmesiden, og vil samtidig blive sendt pr. til de tilbudsgivere, som har givet sig tilkende i overensstemmelse med afsnit Eventuelle rettelser eller tilføjelser til udbudsmaterialet vil blive gjort tilgængeligt på hjemmesiden Side 8 af 14

9 Spørgsmål modtaget senest den 4. august vil blive besvaret senest 6 dage før tilbudsfristen. Spørgsmål modtaget senere end den 4. august vil blive besvaret i det omfang, at ARC kan nå at besvare spørgsmålene senest 6 dage for tilbudsfristen. 7 Vedståelsesfrist Tilbud er bindende i tre (3) måneder efter tilbudsfristens udløb. Såfremt tilbudsgiver får meddelelse om, at ARC har identificeret tilbudsgivers tilbud som det vindende bud, er ARC berettiget til ved skriftlig meddelelse til tilbudsgivers kontaktperson at forlænge vedståelsesfristen med yderligere tre (3) måneder. 8 Udfyldelse af ESPD en, herunder krav til udelukkelse og egnethed 8.1 Generelt Tilbudsgiver er i henhold til udbudslovens 148 forpligtet til at udfylde ESPD en og vedlægge denne til tilbuddet. ESPD en er et foreløbigt bevis for, at tilbudsgiver ikke er udelukket samt at tilbudsgiver opfylder de fastsatte krav til egnethed. ESPD en skal udfyldes elektronisk af tilbudsgiver i forbindelse med afgivelse af tilbud. ARC henviser til Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens vejledning til udfyldelse af den elektroniske ESPD. ARC gør for en god ordens skyld opmærksom på, at vejledningen ikke er en del af udbudsmaterialet. ARC påtager sig ikke ansvar for indhold og eventuelle fejl i vejledningen. 8.2 Oplysninger om tilbudsgiver Tilbudsgiver skal udfylde Del II, A-B i ESPD en vedrørende oplysninger om tilbudsgiver og dennes repræsentanter. Tilbudsgiver behøver dog ikke udfylde oplysninger om: Den økonomiske aktør er en mikrovirksomhed, en lille eller en mellemstor virksomhed Den økonomiske aktør er et beskyttet værksted, en social virksomhed, eller vil den udføre kontrakten som led i programmer for beskyttet beskæftigelse Den økonomiske aktør er optaget på en officiel liste over godkendte økonomiske aktører Den økonomiske aktør er i stand til at fremlægge et certifikat vedrørende betaling af bidrag til sociale sikringsordninger og skatter og afgifter Side 9 af 14

10 8.3 Underleverandører I det omfang tilbudsgiver baserer sig på andre enheders kapacitet, skal det oplyses i Del II C i ESPD en. Hvis der svares ja, gør ARC opmærksom på, at underleverandøren skal vedlægge en særskilt ESPD med oplysninger om Del II og Del III samt de relevante oplysninger om Del IV og Del V. Herudover skal der vedlægges en erklæring om, at underleverandøren påtager sig direkte, solidarisk og ubegrænset hæftelse for opfyldelsen af kontrakten, hvis tilbudsgiver baserer sin økonomiske og finansielle formåen på underleverandøren. Tilsvarende skal der vedlægges en erklæring om, at underleverandøren er juridisk forpligtet til at stille sin formåen til rådighed og vil blive anvendt som underleverandør til at udføre de pågældende ydelser ved opfyldelsen af kontrakten, hvis tilbudsgiver baserer sin tekniske og faglige formåen på underleverandøren. I det omfang tilbudsgiver har til hensigt at anvende underleverandører til opfyldelsen af kontrakten, skal det oplyses i Del II D i ESPD en. 8.4 Udelukkelsesgrunde Alle de i udbudslovens 135, stk. 1-3, 136 og 137, stk. 1, nr. 1-6 anførte udelukkelsesgrunde finder anvendelse, og tilbudsgiver skal oplyse om virksomheden er omfattet af en eller flere af udelukkelsesgrundene. Tilbudsgiver skal i den forbindelse anvende og udfylde følgende dele af ESPD en: Del III A Del III B Del III C Da der ikke er fastsat andre nationale udelukkelsesgrunde i udbudsloven, skal ESPD en Del III D ikke udfyldes af tilbudsgiver. ARC gør opmærksom på, at der forskel i ordlyden af udelukkelsesgrundene mellem udbudsdirektivet og udbudsloven, men at det er udbudslovens bestemmelser om udelukkelse, der finder anvendelse. Dette kan dog medføre, at der er forskel på ordlyden i ESPD en og bestemmelserne i udbudsloven, da ESPD en er opbygget efter udbudsdirektivet. 8.5 Økonomisk og finansiel kapacitet Det er et mindstekrav, at: Tilbudsgiver har haft en positiv egenkapital det seneste år Side 10 af 14

11 Tilbudsgiver har en gældende erhvervsansvarsforsikring Tilbudsgiver skal oplyse sin egenkapital og sin erhvervsansvarsforsikring ved at udfylde Del IV B i ESPD en. 8.6 Teknisk og faglig kapacitet ARC ønsker sikkerhed for, at den tilbudsgiver som kontrakten indgås med, har tilstrækkelig teknisk kapacitet og erfaring til at udføre opgaven fuldt forsvarligt i alle henseender allerede fra kontraktstart. Det er derfor et mindstekrav, at: Tilbudsgiver har mindst 1 relevant reference, der er udført indenfor de seneste 3 år En relevant reference er en opgave, som indeholder behandling af en affalds fraktion, som for eksempel hård plast, svarende til den udbudte opgave. For hver reference oplyses: årligt behandlet mængde, kontraktværdien, dato for kontraktindgåelse og kundens navn og kontaktoplysninger. Tilbudsgiver skal have et kvalitetssikringssystem, der som minimum indeholder oplysninger/procedurebeskrivelser som beskrevet i pkt. 10 i kravspecifikationen. Tilbudsgiver skal oplyse om sine referencer og sit kvalitetssikringssystem ved at udfylde Del IV C i ESPD en. ARC gør opmærksom på, at der som minimum skal angives 1 relevant reference og maksimalt 5. ARC forbeholder sig ret til at kontakte de i ESPD en anførte referencer med henblik på bekræftelse af oplysningerne. 8.7 Miljøledelsesstandarder ARC ønsker sikkerhed for, at den tilbudsgiver som kontrakten indgås med, er godkendt til at udføre de tilbudte aktiviteter allerede fra kontraktstart. Tilbudsgiver skal derfor kunne dokumentere at have en gældende miljøgodkendelse, som giver tilbudsgiver mulighed for at udføre de tilbudte aktiviteter på de tilbudte anlæg. Tilbudsgiver skal oplyse om denne er i stand til at fremlægge certifikater udstedt af uafhængige organer til bekræftelse af, at den økonomiske aktør opfylder de krævede miljøledelsessystemer eller -standarder (miljøgodkendelse) ved at udfylde Del IV D i ESPD en. Side 11 af 14

12 8.8 Konsortier Afgives tilbud af en sammenslutning af tilbudsgivere, fx som et konsortium, skal der vedlægge en særskilt ESPD for hver deltager i konsortiet. Deltagerne i sammenslutningen skal udpege én fælles repræsentant eller ledende partner i relation til udbuddet i Del II A i ESPD en. Tildeles sammenslutningen den udbudte kontrakt, så skal deltagerne i sammenslutningen påtage sig direkte, solidarisk og ubegrænset hæftelse for opfyldelsen af kontrakten. 8.9 Begrænsning af antallet af kvalificerede ansøgere (Udvælgelseskriterier) Tilbudsgiver skal ikke udfylde Del V i ESPD en Afsluttende erklæring Tilbudsgiver skal udfylde Del VI i ESPD en, som er en bekræftelse på, at tilbudsgiver har afgivet nøjagtige og korrekte oplysninger Udfyldelse af den elektroniske ESPD ESPD dokumentet kan ikke åbnes som et egentligt dokument. På ARCs hjemmeside gemmes dokumentet ved at højre klikke og vælge gem destination som. Her fra gemmes dokumentet som en xml-fil, der efterfølgende kan importeres til udfyldelse, som angivet nedenfor. Ved selve udfyldelsen af ESPD en åbnes følgende sti: Først vælges Jeg er en økonomisk aktør Dernæst vælges Importere ESPD Herefter uploades ARCs udfyldte ESPD ved at vælge Gennemse under Upload document og vælge den xml-fil, som ARC har vedlagt udbudsmaterialet. Når der herefter klikkes på Næste, åbner den af ARC udfyldte ESPD og ESPD en udfyldes for de af ARC angivne punkter. Når ESPD en er udfyldt, kan den enten afleveres elektronisk ved at eksportere og gemme den udfyldte xml-fil eller den kan printes og vedlægges tilbuddet. Ved afgivelse af tilbud anbefales det, at vedlægge en printet version af den udfyldte ESPD samt den elektroniske xml-fil. Side 12 af 14

13 8.12 Endelig dokumentation Det er en forudsætning for indgåelse af kontrakt, at den vindende tilbudsgiver fremlægger faktisk dokumentation for overholdelse af de af ARC opstillede udelukkelsesgrunde og mindstekrav til egnethed. Som endelig dokumentation skal tilbudsgiver fremsende følgende dokumentation inden for den af ARC nærmere angivne frist: Dokumentation for mindstekravene til økonomisk og finansiel formåen: Egenkapital: Fremlæggelse af seneste årsregnskab Erhvervsansvarsforsikring: kopi af forsikringscertifikat. Dokumentation for mindstekravet til teknisk og faglig formåen: Referencer: referencelisten fra ESPD`en betragtes som endelig dokumentation jf. udbudslovens 155, nr. 2. Kvalitetssikringssystem: En beskrivelse af de foranstaltninger, som tilbudsgiveren har truffet til sikring af kvaliteten, jf. udbudslovens 155, nr. 4. Dokumentation for mindstekravet til miljøledelsesstandarder: Kopi af miljøgodkendelse i henhold til udbudslovens 158. Som endelig dokumentation for, at der ikke er grundlag for at udelukke tilbudsgiver, gør ARC opmærksom på, at ARC er forpligtet til at acceptere en af de former for dokumentation, der fremgår af udbudsloven 153. For virksomheder, der er hjemmehørende i Danmark, kan denne dokumentation fx ske i form af indsendelse af serviceattest, som Erhvervsstyrelsen udsteder efter anmodning. Serviceattesten skal være udstedt efter den 1. januar Tildelingskriterium Tildeling af kontrakten vil ske på grundlag af tildelingskriteriet Pris, jf. udbudslovens 162, stk. 1, nr Evalueringsmetode På baggrund af de anførte priser i tilbudslisten udregnes en samlet evalueringspris. Kontrakten vil herefter blive tildelt til den tilbudsgiver, der har afgivet den laveste evalueringspris. Evalueringsprisen opgøres som en samlet sum af følgende delpriser: Pris i kr. (pris pr. ton x årlig estimeret mængde på 800 tons), Pris for svigtlæs (pris pr. ton x årlig estimeret mængde på 50 tons) Side 13 af 14

14 ARCs udgift ved transport af affaldet frem til det tilbudte behandlingsanlægs adresse: Kørselsprisen er sat til kr. 600 pr. time. Transportprisen beregnes af ARC efter den beregnede køretid for lastbiler, der kan findes via og ud fra en gennemsnitsvægt pr. læs på 1,3 tons. Tilbudsgiver skal anvende og udfylde den vedlagte tilbudsliste. 11 Tidsplan Udbuddet gennemføres efter nedenstående vejledende tidsplan: Afsendelse af udbudsbekendtgørelse 4. jul Spørgsmål kan stilles til 4. aug Svarfrist af spørgsmål 11.aug Tilbudsfrist 18. aug Forventet meddelelse om tildelingsbeslutning og start af standstill periode på 10 dage Uge Forventet underskrift af kontrakt Uge Kontraktens ikrafttræden 01. okt Meddelelse om resultat Alle deltagere i udbudsforretningen vil samtidig og skriftligt blive orienteret om resultatet af udbudsforretningen. Meddelelsen frigør ikke tilbudsgivere fra pligten til at fastholde sit tilbud i 3 måneder fra afleveringen. Meddelelsen til den vindende tilbudsgiver om, at dennes tilbud er identificeret som det vindende tilbud, er ikke et løfte om at ville indgå kontrakt med tilbudsgiveren. Der er ingen kontrakt eller løfte herom, før kontrakten er underskrevet af begge parter. Meddelelse om resultatet af udbudsforretningen vil blive bekendtgjort i De Europæiske Fællesskabers Tidende i overensstemmelse med de herom gældende regler. Side 14 af 14