Afvigelser Nr. Krav Afvigelse + område Handling Ansvarlig Frist

Transkript

1 Bilag 2 Handlingsplan for afvigelser fra intern audit den oktober Afvigelser Nr. Krav Afvigelse + område Handling Ansvarlig Frist A1 O06 + bkg Industrimiljø: Der er ikke foretaget en ajourføring af medarbejderne kompetenceudviklingplan indenfor det sidste år. Medarbejdernes kompetenceudviklingsplaner ajourføres i f.b.m. PLUS-samtaler. TKA A2 Bkg stk. 1 T02 + Bkg A3 stk. 3 A4 Lov og 2 N&V (L05): Der er fundet manglende overensstemmelse mellem proceduren og afgørelsen, idet der ikke er klagevejledning angivet i afgørelsen. Der var endvidere tvivl om, hvorvidt afgørelsen kan påklages eller ej. I (AC01): Der er fundet manglende overensstemmelse mellem proceduren + bilag og afgørelsen, idet der ikke er klagevejledning angivet i afgørelsen. I (AG01): Telefonnotater gemmes i GeoEnviron - men ikke i edoc. I & N&V (A16, A10): Det fremgår ikke af procedurerne, af der skal gives klagevejledning i f.b.m. indskærpelser. I sager i fht. Indskærpelse af vilkår i miljøgodkendelse og i indskærpelse i f.h.t. tilsyn på pelsdyrfarm er der ikke meddelt klagevejledning (+ evt. søgsmålsfrist?). Evt. tilretning af L05. Tilretning af AC01. PEKJ (CEC) / UFB Telefonnotat lægges på edoc-sag. Generel information om at der er pligt til journalisering i edoc. KJLH / TKA Tilretning af A10-B04 og tilretning af A16 + A16B01. (Generel forspørgsel til Anne (jurist) ang. søgsmålsfrist.) LW (CSA) / DOWA (HSF) (IFN/BDK) A5 Lov og 2 N&V (A06): Det fremgår af proceduren, at afgørelserne kan påklages. I hht. 28 stk. 3 kan afgørelser for udledninger under 30 PE kan ikke påklages. Tilretning af A06 JOLOM A6 Bkg stk. 1 N&V (A10): Der henvises til procedure om krydsoverensstemmelse. Denne procedure findes ikke. Udarbejdelse af procedure for krydsoverensstemmelse LW A7 Lov og 2 N&V (R07): Der er beskrevet forkert gyldighedsområde ligesom paragrafhenvisning bør fremgå. Tilretning af R07 ANLI A8 T08-B008 Bkg stk. 1 N&V: Funktionsfordelignsplanen er ikke ajourført. Ajourføring af funktionsfordelingsplan HENKI A9 O8 + Lov Henvisning til lovområde der ikke indgår i kvalitetsstyringsloven. Tilretning af O8 IFN A10 B01 + Lov stk. 4. N&V (B01): Tilsynsfrekvens med tilsyn hvert 2. år på almene vandværker overholdes ikke. Ændring af procedure + ny forrelæggelse for udvalg HENKI A11 AK01-B01 N&V (AK01): Der er konstateret mangelfuld opfølgning på overskridelse af badevandskontorl (E. Coli-prøve ved Mennesket ved havet). Instruktion herom til medarbejder. HENKI A12 Lov N&V (B04): Det fremgår ikke af proceduren, at der skal foretages indberetning til Jupiter, jf. Vfl. 24d. Tilretning af B04 BOSE

2 Forbedringsforslag Nr. Krav Forbedringsforslag + område Handling Ansvarlig Frist F1 Bkg stk. 1 F2 Bkg stk. 1 F3 Bkg stk. 1 F4 Bkg stk. 1 F5 Bkg stk. 1 F6 Bkg stk. 1 F7 Bkg stk. 1 F8 Bkg stk. 1 F9 Bkg stk. 1 N&V (A06): Angivelse af hvornår kvitteringsbrev senest skal fremsendes. Brev vedr. suppl. oplysninger kan fremsendes særskilt (ikke nødvendigvis sammen med kvitteringsbrev). Det fremgår ikke at udledninger på S-mærkede virksomheder foretages af staten. Det skal fremgå hvornår kvitteringsbrev senest skal fremsendes - ligesom det bør fremgå at kvitteringsbrev og brev om supplerende oplysninger kan være to forskellige breve. Organisationsplan nævnt under ansvar ændres til funktionsfordelingsplan. VVM-vurdering bør angive korrekt procedure. Udkast til afgørelse bør foreligge inden politiks behandling. Tilretning af procedure. JOLOM I (AG01): Der er ingen henvisning til S01 om varsling af tilsyn - herunder oplysning om retssikkerhedsloven. Tilretning af procedure. BKR I (A17): Proceduren er ikke opdateret med j. nr. og handlingsfacetter. Fremgangsmådens pkt. 3 Mbl. 72 kan kun anvendes ved virksomheder. Mangler henvisning til hvis der gives påbud til private. Det er uklart om proceduren også skal anvendes ved landbrugssager. Det fremgår ikke af proceduren, om afgørelserne skal kvalitetssikres eller ej Tilretning af procedure. ALS I (A16): Proceduren er ikke opdateret med j. nr. og handlingsfacetter. Det fremgår ikke af proceduren, om afgørelserne skal kvalitetssikres eller ej. Tilretning af procedure. DOWA I (A13): Proceduren bør beskrive at de tiltag der er aftalt med den der klages over, fremsendes ved brev. Tilretning af procedure. IFN I (A19): Proceduren er ikke opdateret med j. nr. og handlingsfacetter. Proceduren er mangelfuld - bør beskrive arbejdsgangen (herunder med kommunens kode til indberetning til MST) Tilretning af procedure. KJLH N&V (A10): Proceduren er ikke opdateret med j. nr. og handlingsfacetter. Det bør fremgå om håndhævelse skal registreres i GeoEnviron. Skabeloner for håndhævelse bør lægges ind som bilag i stedet for på N-drevet. Tilretning af procedure. LW I (AC01): Proceduren er ikke opdateret med j. nr. og handlingsfacetter. Proceduren + bilag bør opdateres. Tilretning af procedure. UFB N&V (AK01): Det fremgår ikke af proceduren hvilken hjemmel ( - med j. nr. og handlingsfacetter. Det bør overvejes om pkt. 3 skal ligges som bilag. Tilretning af procedure. ELS

3 F10 Bkg stk. 1 N&V (L01): Proceduren er ikke opdateret med j. nr. og handlingsfacetter. Proceduren er ikke opdateret med angivelse af kvitteringsskrivelse. Det fremgår ikke af proceduren, om afgørelserne skal kvalitetssikres eller ej. Pkt. 5 mangler. Tilretning af procedure. PEHK F11 Bkg stk. 1 F12 Bkg stk. 1 F13 Bkg stk. 1 F14 Bkg stk. 1 F15 Bkg stk. 1 F16 Bkg stk. 1 N&V (L02): Proceduren er ikke opdateret med j. nr. og handlingsfacetter. Proceduren er ikke opdateret med angivelse af kvitteringsskrivelse. Det fremgår ikke af proceduren, om afgørelserne skal kvalitetssikres eller ej. Det bør i proceduren fremgår hvor sagerne opstår om hvilken rolle hhv. Plan og N&V har. Tilretning af procedure. N&V (L04): Proceduren er ikke opdateret med j. nr. og handlingsfacetter. Proceduren er ikke opdateret med angivelse af kvitteringsskrivelse. Det fremgår ikke af proceduren, om afgørelserne skal kvalitetssikres eller ej. Pkt. 4 mangler i fremgangsmåden. Det fremgår ikke af proceduren, at der gives en tilbagemelding, i de tilfælde hvor kommune ingen bemærkninger har til de anmeldte. Tilretning af procedure. PEHK N&V (L05): Proceduren er ikke opdateret med j. nr. og handlingsfacetter. Proceduren er ikke opdateret med angivelse af kvitteringsskrivelse. Det fremgår ikke af proceduren, om afgørelserne skal kvalitetssikres eller ej. Pkt. 5 og 8 mangler. Brevskabelon til afgørelser bør vedlægges som bilag - i stedet for placering på N-drevet. Tilretning af procedure. PEHK N&V (R07): Proceduren er ikke opdateret med j. nr. og handlingsfacetter. Skabeloner bør lægges ind som bilag i stedet for på N-drev. Tilretning af procedure. ANLI I (S01): Proceduren er ikke opdateret med j. nr. og handlingsfacetter. Overveje om indhold kan skrives mere brugervenligt - herunder slette brugen af "akut varsling" I S01-B02. Pkt. 9 det bør overvejes om der skal ikke altid skal sendes tilsynsbrev. Tilretning af procedure. HSF I (A04): Lovhenvisning mangler til dambrugsbekendtgørelsen. Opmærksomhed om ændring af handlingsfacetter hvis dette vurderes senere (særskilt punkt sidst i proceduren). Tilretning af procedure. IFN PEHK F17 Bkg stk. 1 I (AG03): Pkt. 2 bør udvides med retningsliner for hvad der udløser fritagelse. Der mangler beskrivelse af om der er klagevejledning. Tilretning af procedure. BKR F18 Bkg stk. 1 (T03): Det bør overvejes at tilføje procedurens formål. Tilretning af procedure. Forslaget kan efterfølgende ikke forståes IFN F19 Bkg stk. 1 F20 Bkg stk. 1 (T04): Det bør overvejes hvordan der kan opnås større ejerskab til brugertiilifredshedsundersøgelsen ved medarbejderne. Tilretning af procedure. IFN (T05 - lovens 11): Definition af hvilke klagetyper fra kunder, der kan medføre ekstraordinært audit. Forslag vurderet og afvist og anden tilretning gennemført. BDK

4 F21 Bkg stk. 1 (T13): Anvendes andre aftaler end AB89 (SKI-aftaler)? Tilretning af procedure. TKA F22 Bkg stk. 1 (O05 + O06): Bør forsynes med dato for udvalgsbehandlingen. Tilretning af O05, O06 + O07 IFN F23 Bkg stk. 1 N&V (B01): Det fremgår ikke af proceduren hvilken hjemmel ( - med j. nr. og handlingsfacetter. Det bør ovevejes om målene i udvalgsbeslutning løftes op i kvalitetsmålene. Det er uklart i hvilket omfang der føres tilsyn med boringer. Tilretning af procedure. ELS F24 Bkg stk. 1 F25 Bkg stk. 1 F26 Bkg stk. 1 F27 Bkg stk. 1 F28 Bkg stk. 1 F29 Bkg stk. 1 F30 Bkg stk. 1 N&V (B02): Det fremgår ikke af proceduren hvilken hjemmel ( - henvisning) opgaven udføres efter. Skabeloner bør lægges ind som bilag i stedet for på N-drev. Pkt. 4 - breve behøver ikke at blive sendt med afleveringsattest. Det bør overvejes at oprette sager for hvert ejendom i stedet for på fællessag (incl. Håndhævelser). Der er tvivl om i hvilket omfang der følges op med håndhævelse ved overskridelse af frister og hvilken håndhævelse der skal anvendes hvornår. Tilretning af procedure. BOSE N&V (B03): Det fremgår ikke af proceduren hvilken hjemmel ( - med j. nr. og handlingsfacetter. Det bør overveje om opstart af sag skal beskrives bedre (ulovlige brønde). Det bør fremgå at der skal følges op på manglende indkomne sløjfningsrapporter - herunder meddelelse af påbud. Skabeloner bør lægges ind som bilag i stedet for på N-drev. Tilretning af procedure. BOSE N&V (B04): Det fremgår ikke af proceduren hvilken hjemmel ( - henvisning) opgaven udføres efter. Skabeloner bør lægges ind som bilag i stedet for på N-drev. Tilretning af procedure. BOSE N&V (B05): Det fremgår ikke af proceduren hvilken hjemmel ( - henvisning) opgaven udføres efter. Tilretning af procedure. ELS N&V (B12): Det fremgår ikke af proceduren hvilken hjemmel ( - med j. nr. og handlingsfacetter. Procedurer er ikke opdateret med angivelse af kvitteringsskrivelse. Der var tvivl om hvorvidt Vfl 21 kan anvendes ved indvinding under 3000 m3/år (giver klageadgang). Det bør fremgår hvordan der foretages VVMscreening. Tilretning af procedure. JATJ N&V (B14): Det fremgår ikke af proceduren hvilken hjemmel ( - med j. nr. og handlingsfacetter. Det bør fremgå af proceduren, at afgørelsen kan påklages. Det bør fremgår hvordan der foretages VVM-screening. Tilretning af procedure. JATJ N&V (generel): Det bør afklares om der i klagevejledning til afgørelser skal fremgå mulighed for søgsmål. Afklaring i f.h.t. Vandforsyningsloven HENKI

5 Lukket

6 Lukket

7

8 (+ søgsmålsfris t)