AARHUS UNIVERSITET REFERAT. Møde den: 12. september 2013, kl AIAS kollokvierum, LSU-møde i AU Forskning og Talent

Transkript

1 Møde den: 12. september 2013, kl AIAS kollokvierum, LSU-møde i AU Forskning og Talent REFERAT Til stede: Kristian Thorn, Anne Langer, Grethe Baasch Thomsen, Gry Louise Minor Jensen, Mette Glerup Thomsen, Katrine Breum Rosenbeck, Lone Urbak, Trine Ji Holmgaard Jensen, Jeppe Dørup Olesen, Marianne Aarø-Hansen, Lisbeth Lauritsen (AU HR, observatør) og Signe Osbahr (referent) Fraværende: Helle Colding Seiersen og Line Riggelsen DAGSORDEN 1. Lønforhandlinger hvordan er det gået? 2. Kompetenceudvikling 3. VD seminar 4. Stresspakke 5. Opfølgning på psykisk APV 6. MUS-konceptet 7. Løst og fast Dato: 09. oktober 2013 Side 1/4 REFERAT 1. Lønforhandlinger hvordan er det gået? Selve processen omkring lønforhandlingerne er kørt bedre i 2013 end 2012, men der var meget få midler i 2013, hvilket har vanskeliggjort arbejdet. Kristian Thorn og TR erne har ikke kun forhandlet evt. lønforbedringer, men også begrundelser for tildeling og afslag. Man har valgt at give tilbagemeldingerne omkring afslagene mundtligt for at sikre en nuanceret dialog mellem leder og medarbejder. Fra medarbejdersiden var der en opfattelse af, at ikke alle afslag havde været lige indholdsrige, og at ikke alle afslag indeholdt fremadrettede elementer. Fra ledersiden blev der gjort opmærksom på, at det kan være svært at trænge igennem med sit budskab til et skuffet medarbejder. Der var enighed om, at det er et misforstået hensyn, hvis funktionscheferne ikke nænner at fortælle medarbejderen, hvorfor denne ikke er prioriteret. Der blev diskuteret muligheden af en skriftliggørelse af afslagene. Det blev besluttet, at der også næste gang gives mundtlig tilbagemelding, idet funktionscheferne skal involverer bedre i begrundelserne for afslagene. Mht. kriterierne for løntildeling, så er der nedsat en arbejdsgruppe, der skal se på revidering af disse, så snart det er muligt at samle TR for DM, DJØF og HK. Der blev AU Talent og Forskning, Stab Aarhus Universitet Høegh-Guldbergs Gade 6B 8000 Aarhus C Tlf.: Fax: adm@au.dk

2 fra medarbejdersiden stillet spørgsmålstegn ved, om kriterierne blev anvendt, eller om der reelt blev anvendt andre kriterier i den hårde prioritering, herunder om der fandtes et lønloft. De forhandlende parter understregede, at alle diskussioner havde fundet sted med udgangspunkt i de udmeldte kriterier, ligesom Kristian fremhævede, at der ikke findes et lønloft, men hvis man er højtlønnet, så skal der en relativt større indsats til for at få et tillæg. Side 2/3 Der blev udtrykt ønske om, at der laves en fælles praksis for, hvad der skal til for at blive specialkonsulent. Indtil nu har forhandlerne overvejet modenhed og om vedkommende udgør et fagligt referencepunkt for andre. Det blev besluttet, at kriterierne skal indeholde en tekst om dette. 2. Kompetenceudvikling Der har været nedsat en arbejdsgruppe, der skulle lave et årshjul for muligheder for kompetenceudvikling. Det har imidlertid vist sig vanskeligt, fordi de forskellige fonde og kurser ikke har faste ansøgningsdeadlines. Gruppen har derfor i stedet lavet et inspirationskatalog, om hvordan man kan kompetenceudvikles, og en oversigt over de fonde og kurser, der er tilgængelige i AU-regi. Målet er, at disse kan danne inspirationsgrundlag for MUS-samtalerne. Det blev diskuteret, om jobrotation skal være noget, der ansøges om til faste tidspunkter, eller om rotation skal anvendes, når der opstår konkrete muligheder. Desuden blev det diskuteret, om der skal laves en egentlig kompetencepolitik. LSU besluttede, at det er der ikke behov for, idet rammerne allerede er sat i AU s personalepolitik. Kompetencenotatet finpudses i overensstemmelse med diskussionen, opdateres med HR s kursuskatalog og føres i overensstemmelse med ordvalget i LSU s APVhandleplan. Desuden tilføjes en kort indledning, der opridser de rammer, notatet er lavet under. Herefter rundsendes notat til LSU s medlemmer og lægges på AU Forskning og Talents hjemmeside ( LSU s medlemmer har herefter ansvaret for, at det sættes på dagsordenen på de forskellige afdelingsmøder, så de øvrige medarbejdere får kendskab til det. Det er vigtigt i den proces at understrege, at notatet oplister muligheder ikke rettigheder. 3. VD seminar Der blev orienteret om arrangementsgruppens foreløbige tanker. VD-seminaret vil foregå på Hotel Pejsegaarden, der har gode konferencefaciliteter. Alle indlogeres som udgangspunkt på dobbeltværelser. Det tager ca. 45 minutter med bus fra Aarhus. Der vil blive arrangeret særskilt transport fra København og Herning. Der vil blive serveret frokost i bussen på ud- og hjemvejen. Det faglige program vil være hhv

3 18.00 og Til det sociale program anvendes et lokale, der hedder Texas Town. Desuden inddrages centerets øvrige muligheder. Det faglige program forventes startet med et oplæg fra Kristian. Herefter vil en institutleder fortælle om livet på AU set fra et institutvinklen. Oplægget forventes efterfulgt af gruppediskussioner om sammenhængskraft i administrationen, partnermodellen og lignende. Herefter holdes et oplæg om nogle mere bløde værdier, idet der arbejdes med en positiv vinkling på stress, - f.eks. arbejdsglæde. Der er endnu ikke fundet en oplægsholder. Emnet forventes at give en god overgang til aftenens sociale arrangement. På anden-dagen laves gruppe-diskussioner om implementering af Strategien i AUFT. Det er tanken, at man roterer rundt i flere grupper, så man holdes aktiv og involveres i diskussion af mere end ét emne. Det endelige mål er at få medarbejdernes input til AUFT s udviklingsmål for Side 3/3 LSU bakkede op om planerne. LSU foreslog, at punktet om bløde værdier kunne handle om anerkendelse. Endvidere ønskede LSU at holde et kort oplæg om årets arbejde i LSU gerne som introduktion til punktet om de bløde værdier. LSU s medarbejderrepræsentanter beslutter, hvem der skal holde oplægget. 4. Stresspakke Lone Urbak gennemgik notatet Hvad gør du hvis, der forventes tilføjet en liste med kontaktinformationer på TR er, arbejdsmiljørepræsentanter og HR. Notatet skal sammen med LSU s notat om stress og HR s stressfolder udgøre en samlet stresspakke. Notatet blev godkendt under forudsætning af at kontaktdata tilføjes og hele stresspakken lægges på AU Forskning og Talents medarbejderhjemmeside ( Der blev udpeget et rejsehold, som besøger de enkelte afdelingsmøder for at introducere stresspakken. Som medarbejderrepræsentant blev Lone Urbak valgt, imens Jeppe Dørup Olesen og Marianne Aarø-Hansen deles om opgaven som ledelsesrepræsentant. Gruppen vil forsøge at nå rundt på alle afdelingsmøder inden VD-seminaret. 5. Opfølgning på psykisk APV Det er LSU s opgave at følge op på, at punkterne på APV-handleplanen gennemføres. Der blev gennemgået en oversigt over de opgaver i APV-handleplanen, som LSU er direkte ansvarlig for. Powerpointen er vedhæftet referatet. AU HR arbejder pt. med at udforme samlede retningslinier for registrering af arbejdstid i AU Adm. Derfor besluttede LSU at vente med at revidere vores egne retningslinier, til ASU har godkendt de fælles retningslinier. Punktet omkring føl - ordning er opfyldt, når kompetenceudviklingsnotat offentliggøres. Punktet om anerkendelse forsøges inddraget i VD-seminaret. Endeligt blev det diskuteret, at LSU lø-

4 bende kan omprioritere, hvis det viser sig, at der er sammenfald af for mange handlepunkter. Side 4/3 På Health arbejdes der fortsat med handleplanen for APV. Primo oktober afholdes seminar over to dage først en dag for de medarbejdere, der var ansat under APVforløbet og derefter en dag for samtlige medarbejdere. Seminaret understøttes af en ekstern konsulent. Det er den generelle opfattelse, at der er sket en forbedring af arbejdsmiljøet i afdelingen i det seneste halve år. På BSS blev der afholdt et godt medarbejderseminar før sommerferien. Udfordringen er her at holde fast ved de gode takter efter sommerferien. 6. MUS-konceptet Lisbeth Lauritsen orienterede kort om det nye MUS-koncept og uddelte en folder om dette. Konceptet indeholder vejledninger til både leder og medarbejder, samt et forslag til en samtaleguide. Samtalerne understøttes elektronisk af AUHRA. Lederne modtager et login og sender herefter en invitation til brug af forberedelsesskema og aftaleskema til de enkelte medarbejdere. Forberedelsesskemaet er personligt, imens aftaleskemaet deles mellem leder og medarbejder. Når aftaleskemaet er udfyldt, vil systemet løbende sende påmindelser om at opfylde det aftalte. Selve mødeindkaldelsen sendes fortsat i outlook. Nogle af afdelingerne har allerede afholdt MUS, hvorfor det er foregået med papirunderstøttelse. Kristian Thorn præciserer på næste ledermøde, at aftaleskemaerne på sigt skal ind i AUHRA, ligesom MUS-møderne fremadrettet skal afholdes i efteråret, så de er adskilt fra lønforhandlingerne. LSU opfordrede ledergruppen til at overveje at selv erfarne ledere tager på MUSkursus, så de er opdateret omkring de nyeste tendenser inden for medarbejderudvikling. Medarbejderne ytrede endvidere ønske om, at lederne havde en mere faciliterende rolle i forhold til kompetenceudvikling. LSU ønsker at evaluere MUS-afholdelsen, når året er omme, herunder om ledere og medarbejdere har følt sig ordentligt klædt på. Endvidere skal det til den tid diskuteres, om LSU fremadrettet vil udvælge et særligt emne f.eks. jobrotation, der skal diskuteres til MUS. 7. Løst og fast Intet.

5 12 SEPTEMBER, 2013 Opfølgning på psykisk APV handleplan LSU s ansvarspunkter præsen TATION

6 LSU-møde 12 SEPTEMBER, 2013 LSU-handlepunkter 1/2 Stresspakke LSU skal gøre stresspakken færdig. Der mangler kun at blive lavet den konkrete sådan gør du. Frist: september 2013 Stresspakken skal implementeres. Bla. ved at repræsentanter fra LSU præsenterer den på afdelingsmøder i de syv AUFT-enheder. Frist: ultimo 2013 Opfølgning på AUFT retningslinjer for arbejdstid Evaluering/drøftelse i LSU af, hvordan retningslinjerne er implementeret i de syv AUFT-enheder. Funktionscheferne giver en status: Frist: møde november 2013 LSU og lederne overvejer hvordan man mest hensigtsmæssigt sikrer regelmæssig feedback fra ledergruppen til LSU om status for retningslinjernes implementering, herunder flexregnskabet og tilhørende planer for afvikling af flex: Frist: ultimo

7 LSU-møde 12 SEPTEMBER, 2013 LSU-handlepunkter 2/2 Anerkendelse og respekt Generel fastholdelse af fokus på anerkendelse og italesættelse heraf i forskellige relevante sammenhænge, det være sig fx i forhold til det generelle MUS-koncept. Frist: september 2013 derefter kontinuert Stærkt socialt fællesskab Skal sætte rammerne for et større socialt fællesskab: gode eksisterende eksempler er DHL stafet, VD-seminarm sommerfest, julefrokost, fredagsøl. Frist: september 2013 derefter kontinuert føl -ordning LSU opfordrer til, at man er føl hos hinanden. At være føl kan godt blot være én dag. Frist: august 2013 LSU får tilbagemelding på, hvad der er sket mht. føl hvad er erfaringerne, har mange været af sted, hvad er udbyttet? LSU evaluerer initiativet: Frist primo 20143