Beretningen indeholder 4 revisionsbemærkninger, på social- og beskæftigelsesområderne, som Byrådet skal besvare overfor tilsynsmyndigheden.

Transkript

1 Beskæftigelse, Social og Økonomi Økonomi og Ejendomme Sagsnr Brevid Ref. HJRO Dir. tlf NOTAT: Notat besvarelse 4. august 2015 Kommunens revison har afgivet revisionsberetning for 2014 vedrørende årsregnskabet samt bilag 2 4 vedrørende sociale-, beskæftigelses- og sundhedsmæssige områder, der er omfattet af refusion eller tilskud fra Staten. Bilag 4 omfatter Temarevision 2014 Virksomhedspraktik og løntilskud. Beretningen indeholder 4 revisionsbemærkninger, på social- og beskæftigelsesområderne, som Byrådet skal besvare overfor tilsynsmyndigheden. Tekst i kursiv er afskrift fra revisionens beretning. Revisionsberetninger og besvarelser indsendes til tilsynsmyndigheden senest den 31. august Revisionsberetning for 2014 vedrørende årsregnskabet: 3.6 Sociale områder KONKLUSION På baggrund af de samlede resultater af vores revision, er det vores vurdering, at sagsbehandlingen og den daglige administration af de områder, som varetages i Jobcenteret og Ydelsescenteret, og som har relation til de sociale og beskæftigelsesmæssige områder i Roskilde Kommune, som helhed har været varetaget på en hensigtsmæssig og betryggende måde i regnskabsåret Det er vores vurdering, at man som helhed lever op til lovgivningens og ministeriernes bestemmelser og vejledninger. Vi har dog konstateret et højere fejlniveau ved revisionen for 2014 end for tidligere år, hvilket efter vores opfattelse blandt andet kan tilskrives implementering af nye regelsæt som følge af reformerne af fleksjob og førtidspension, kontanthjælp samt sygedagpenge. Vi har afgivet tre revisionsbemærkninger. Vi henviser til afsnit 1.2.1, og På baggrund af de samlede resultater af vores revision af de gennemgåede områder i Børn og Unge, er det vores vurdering, at sagsbehandlingen og den daglige administration af det specialiserede børn og unge område som helhed administreres på en hensigtsmæssig og betryggende måde, ligesom det er vores vurdering, at man som helhed lever op til lovgivningens og ministeriernes bestemmelser og vejledninger for dette område. På baggrund af de samlede resultater af vores revision af de gennemgåede områder i Voksenservice, er det vores vurdering, at sagsbehandlingen og den daglige administration af området for merudgifter til voksne som helhed administreres hensigtsmæssigt og betryggende og efter gældende regelsæt. Det er samtidig vores opfattelse, at det øvrige specialiserede voksenområde ikke fuldt ud administreres på en hensigtsmæssig måde, ligesom det er vores vurdering, at man på dette område ikke fuldt ud lever op til lovgivningens og ministeriernes bestemmelser og vejledninger. Vi har afgivet revisionsbemærkning på området. Vi henviser til afsnit

2 Side2/5 1.2 Bemærkninger der skal besvares over for tilsynsmyndigheden I henhold til bekendtgørelse om kommunernes budget, regnskab, revision mv. har revisor pligt til at afgive revisionsbemærkninger, hvis vi vurderer: at regnskabet ikke er rigtigt regnskabsaflæggelsen ikke opfylder kravene i økonomi- og Indenrigsministeriets regelsæt der er disponeret i strid med Byrådets beslutninger og mål der er handlet i strid med gældende love og bestemmelser lovligheden af en post eller disposition må anses for tvivlsom de foreskrevne forretningsgange i øvrigt ikke er fulgt, eller vi kan notere væsentlige mangler i kontrolmæssig henseende ved etablerede forretningsgange og/eller der mangler forretningsgange på væsentlige områder. Revisionen kan samtidig fremsætte forslag til udbedring af de konstaterede mangler. Revisionen har givet anledning til følgende bemærkninger, som byrådet skal besvares over for tilsynsmyndigheden: Uddannelseshjælp efter aktivlovens og beskæftigelseslovens bestemmelser Vi har foretaget revision af 7 bevillingssager, hvori der er bevilget uddannelseshjælp, og vi har i denne forbindelse konstateret fejl af forskelligartet karakter i alle 7 sager. Der er blandt andet konstateret fejl i forhold til læse-, skriveog regnetest, afholdelse af rettidige opfølgninger, afgivelse af rettidige tilbud efter beskæftigelsesloven, tilbud om mentor, kontering af ydelserne samt indholdet i afgørelsesbrevene til ansøgerne. Kommunen oplyser, at der har været problemer med at foretage læse-, skrive- og regnetest, og at der fra august - september 2014 er oprettet nyt tilbud, der også har fokus på læse-, skrive- og regnetest, og som skal sikre en systematik i at få foretaget testen. Det er vores opfattelse, at dette tiltag er relevant, og at det på denne baggrund må forventes, at ansøgerne fremover vil blive læse-, skrive- og regnetestet i overensstemmelse med reglerne herom. Der er generelt konstateret mange fejl i forhold til udfærdigelse af afgørelsesbreve til ansøgerne, og kommunen har på baggrund af resultaterne af revisionsgennemgangen omformuleret såvel de standardtekster, der anvendes til partshøringsskrivelser som afgørelsesbreve. Endvidere har kommunen gennemgået alle breve på området med hele sagsbehandlergruppen, så fokus rettes mod at bruge de rette breve på den korrekte måde. Kommunen oplyser desuden, at der på baggrund af resultaterne af revisionsgennemgangen er udarbejdet en ny procedure med henblik på at sikre, at aktive tilbud afgives rettidigt i overensstemmelse med reglerne om ret og pligt til tilbud i beskæftigelseslovens kap. 17 a Kontanthjælp efter aktivlovens og beskæftigelseslovens bestemmelser Vi har foretaget revision af 7 bevillingssager, hvori der er bevilget kontanthjælp, og vi har i denne forbindelse konstateret fejl af forskelligartet karakter i alle 7 sager. Der er blandt andet konstateret fejl i forhold til læse-, skriveog regnetest, økonomiske sanktioner, afholdelse af rettidige jobsamtaler, afgivelse af rettidige tilbud efter beskæftigelsesloven, manglende aktive CV'er på Jobnet, udbetaling af ydelserne samt indholdet i afgørelsesbrevene til ansøgerne. Der er generelt konstateret mange fejl i forhold til udfærdigelse af partshørings- og afgørelsesbreve til ansøgerne, og kommunen har på baggrund af resultaterne af revisionsgennemgangen omformuleret såvel de standardtekster, der anvendes til partshøringsskrivelser som afgørelsesbreve. Kommunen har endvidere gennemgået alle breve på området med hele sagsbehandlergruppen, så fokus rettes mod at bruge de rette breve på den korrekte måde. Vi anbefaler desuden kommunen, at sætte fokus på afgivelse af rettidige aktive tilbud i henhold til reglerne om ret og pligt til tilbud i beskæftigelseslovens kap. 17 samt afholdelse af rettidige jobsamtaler som en del af det individuelle kontaktforløb. Endelig anbefaler vi, at der fastlægges procedurer, der sikrer stillingstagen til, om mangelfuldt eller manglende aktivt CV på Jobnet skal medføre økonomiske sanktioner for ansøgeren.

3 Side3/5 BESVARELSE TIL PKT OG PKT Fejlene vedrører for begge grupper læse-, skrive- og regnetest afholdelse af rettidige opfølgninger udfærdigelse af partshøringsbreve til ansøgerne Det drejer sig især om manglende rettidighed med hensyn til samtaler og opfølgning herpå samt rettidig afgivelse af tilbud efter beskæftigelsesloven (praktikker, løntilskud mv.). Revisionen kritiserer også fejl i forhold til læse-, skrive- og regnetest samt forkert formulerede afgørelsesbreve til ansøgerne. Forvaltningen har derfor i løbet af 2014 taget skridt til at sikre de nødvendige procedurer for at undgå fejl i disse sager. Revisionen vil ved sin revision for 2015 følge op på disse. Læse-skrive- og regnetest (FVU) Med hensyn til læse- skrive og regnetest er det forvaltningens opfattelse, at fejlene især skyldes manglende dokumentation i sagerne af testens afholdelse. Der gøres løbende et stort arbejde for i samarbejde med udbyderne at sikre tests integreret i de aktive tilbud til borgerne. Men det må erkendes, at der også har været vanskeligheder med at få testene afholdt for alle relevante personer. Det spiller ind, at de pågældende borgere ikke altid selv er motiverede for (eller magter) at komme på skolebænken igen. Jobcenter Roskilde har medio 2014 etableret straksaktiveringstilbuddet JUMP, der samler alle relevante tiltag overfor de unge uddannelsesparate kontanthjælpsmodtagere, herunder henvises til FVU-test og undervisning. For de aktivitetsparate kontanthjælpsmodtagere har man på Pulsen siden januar 2015 givet FVU test til aktivitetsparate unge, som er blevet visiteret dertil fra Ungeguiden. På denne måde skulle man nu have sikret sig, at alle unge, som skal have en FVU test, får en samt, at det nu dokumenteres i sagerne, at der er afholdt læse- skrive og regnetest.. Afholdelse af rettidige opfølgninger Med hensyn til uddannelseshjælp og kontanthjælp efter aktivlovens og beskæftigelseslovens bestemmelser har revisionen fundet sager med manglende rettidighed af samtaler og opfølgning herpå samt rettidig afgivelse af tilbud efter beskæftigelsesloven (praktikker, løntilskud mv.). Fejlene må overordnet set tilskrives stor travlhed i forbindelse med implementeringen af reformerne på beskæftigelsesområdet, herunder især kontanthjælpsreformen, der trådte i kraft 1. januar Travlheden har ført til, at det ikke har været muligt i tilstrækkeligt omfang at overholde fristerne i lovgivningen vedrørende opfølgning, afgivelse af tilbud mv. Det har generelt været ledelsesmæssigt prioriteret i forbindelse med reformerne på beskæftigelsesområdet, at der fortsat ved sammenligning med andre kommuner med samme socioøkonomiske forhold opnås gode resultater dvs. flest muligt i uddannelse eller job. Endvidere har budgetoverholdelse været prioriteret højt. Dette er sket lidt på bekostning af kontrol af overholdelse af procedurekrav og andre bestemmelser i lovgivningen til sikring af god sagsbehandling, hvilket der nu er strammet op på ved nye procedurer, der sikrer at de nødvendige adviser aktiveres mhp rettidighed i opfølgning i form af samtaler og aktive tilbud. Udfærdigelse af partshøringsbreve til ansøgerne: De forkert formulerede afgørelsesbreve havde baggrund i et forsøg på at effektivisere postgangen i

4 Side4/5 forbindelse med partshørings- og afgørelsesbreve. Revisionen fandt imidlertid formuleringerne uheldige og ufyldestgørende, og brevene er for længst blevet ændret igen Det specialiserede voksenområde, jf. servicelovens Vi har konstateret fejl i 9 af 12 gennemgåede sager, som vedrører forhold der har væsentlig betydning for den bevilgede støtte i enkeltsagerne Der ses i 3 sager ikke faglige begrundelser for støtten og/eller omfang og formål med denne, der er i 8 sager fejl i forhold til handleplaner og i 2 sager kunne de beskrevne formål og indsatsmål være mere konkrete, således at det giver leverandørerne bedre mulighed for at tilrettelægge den rette støtte, og således at der kan foretages opfølgning på effekten af den bevilgede støtte. I 7 sager er der enten ikke ført journal efter gældende regler, eller der er ikke sket journalforing i sagerne, fordi der ikke er foretaget opfølgning og sagsbehandling i det hele taget, hvilket kan skyldes, at der ikke har været henvendelser fra/om borgeren, selvom der i længere perioder ikke er foretaget revurderinger i sagerne. Det er oplyst af Voksenservice, at implementeringen af de politisk godkendte retningslinjer for "god sagsbehandling" er godt i gang, idet der tages udgangspunkt i principperne heri, når der foretages revurderinger i løbende sager, såvel som ved sagsbehandling af nye sager. Voksenservice har iværksat arbejdet med opfølgning i samtlige sager med henblik på, at få opdateret sagerne med et veldokumenteret og aktuelt grundlag, og herunder at øge borgerinddragelsen i forbindelse med udredning og vurdering, samt tilrettelæggelse af støtten i sagerne. Vi anbefaler at der fastlægges en handleplan for dette arbejde, herunder, at der iværksættes procedurer, der sikrer, at alle sager fremadrettet bliver revurderede løbende. Herudover anbefaler vi, at der sættes fokus på de konstaterede forhold i forbindelse med det fremadrettede ledelsestilsyn for hele det specialiserede voksenområde. BESVARELSE TIL PKT Kritikken går på, at der mangler faglige begrundelser for omfanget af støtten i nogle sager, der mangler myndighedshandleplaner i en del sager, endvidere kritiseres det, at der i nogle sager ikke er sket opfølgning i sagerne i en årrække, og at der som følge heraf heller ikke er foretaget journalføring i sagerne. Hertil kan bemærkes, at selv om stikprøverne på området er udtaget tilfældigt, er der alligevel sket det, at langt hovedparten af sagerne, der er gennemgået, er gamle sager. Dvs. sager vedrørende borgere, som Roskilde Kommune har haft med at gøre igennem en årrække med den støtte vi giver gennem egne botilbud og bostøtte. Det er korrekt, at disse sager har været nedprioriteret i forhold til nye sager eller sager, hvor der ved den løbende kontakt til bostederne har kunnet konstateres behov for ny sagsbehandling. Dette er hovedårsagen til revisionens kritik af manglende opfølgning og manglende myndighedshandleplaner.det er revisionens opfattelse, at gamle sager bør gennemgås regelmæssigt med henblik på at vurdere, om der skal iværksættes nye tiltag. Revisionen anfører som nævnt, at der er sager (3 stk.), hvor den tildelte støtte ikke er fagligt begrundet. Det kan oplyses, at der med efterfølgende fremlæggelse af dokumentation og opfølgning er konstateret, at der ikke er ydet hjælp til borgere, der ikke har været berettiget til det. En af sagerne, som revisionen i den forbindelse særligt har kritiseret dokumentationen i, kommer fra en anden kommune.

5 Side5/5 Samlet er det forvaltningens klare vurdering, at til trods for den manglende systematiske gennemgang af gamle sager, så har borgerne fået den støtte, de har behov for. Det er derfor ikke forvaltningens vurdering, at det har haft betydning for borgerne. Når det er sagt, så er det imidlertid korrekt, at der er en større gammel sagsbunke, som bør gennemgås. På baggrund af revisionens kritik vil dette nu ske, og der er udarbejdet en handleplan for gennemførelsen heraf samt en procedure for den løbende opfølgning Temarevision af virksomhedspraktik og løntilskud i forhold til den del, der omhandler løntilskud Som en del af temarevisionen af virksomhedspraktik og løntilskud har vi foretaget revision af 6 bevillingssager, hvori der er bevilget ansættelse med løntilskud, og vi har i denne forbindelse konstateret fejl i 5 af de 6 bevillingssager. Der er blandt andet konstateret fejl i forhold til manglende dokumentation for antal ansatte i virksomheden, herunder rimelighedskravet mellem antal ordinært ansatte og antal ansatte med løntilskud, manglende beskrivelser af formålet med løntilskudsansættelsen og manglende dokumentation for, at betingelsen om, at personen ikke kan blive ansat med løntilskud hos den arbejdsgiver, hvor pågældende senest har været ansat, er opfyldt. Vi anbefaler styrket fokus på, at blanketterne med arbejdsgivers oplysninger til brug for afgørelse om løntilskud altid udfyldes korrekt, eftersom der i flere sager manglede afgørende oplysninger i blanketterne. Der forelå generelt jobplaner i sagerne, men i 4 af sagerne fremgik det ikke, hvad formålet med løntilskudsansættelse var i det konkrete tilfælde. Mangler i jobplanerne har været den hyppigst forekommende fejl ved denne temarevision i Roskilde Kommune. Kommunen oplyser at have indskærpet over for medarbejderne og anden aktør, som har haft ansvaret for udarbejdelse af en del af jobplanerne, at formålet med løntilskudsansættelsen skal fremgå af jobplanen, og kommunen forventer, at fejlen ikke vil opstå igen. BESVARELSE TIL PKT Fejlene vedrører manglende dokumentation for antal ansatte i virksomheden, herunder rimelighedskravet mellem antal ordinært ansatte og antal ansatte med løntilskud Med hensyn til dokumentation for overholdelse af rimelighedskravet skal det bemærkes, at såvel ledelse som tillidsrepræsentant/personalerepræsentant skriver under på, at rimelighedskravet er opfyldt, selv om det ikke i alle tilfælde på det underskrevne bilag fremgår, hvor mange der er ansat mv. Det er derfor forvaltningens opfattelse, at til trods for den manglende dokumentation, så er rimelighedskravet generelt blevet opfyldt i forbindelse med løntilskudsansættelser. For at sikre, at rimelighedskravet er opfyldt, gennemgås samtlige løntilskudssager i ledelsestilsynet hvert halve år, og det er blevet indskærpet, at de manglende oplysninger om antal ansatte mv. fremover skal oplyses.