Referat af bestyrelsesmøde i Viborg Golfklub

Transkript

1 Referat af bestyrelsesmøde i Viborg Golfklub Tid: Onsdag, den 25. marts 2015, kl. 17:00 Fremmødte: Formand Niels Kiil (NK) Næstformand Marianne D. Jensen (MDJ) Baneansvarlig Svend Bichel (SB) Sportsansvarlig Kai Jørgensen (KJ) Turneringsansvarlig Jannik Wulff (JW) Golfmanager Casper Lindenmayer (CL) Chefgreenkeeper Per Knudsen (PK) Golftræner Niels Erik Hansen (NEH) Honorær sekretær Peter A. Svendsen (PS) Referat: : Godkendelse af referat fra seneste bestyrelsesmøde a. Referatet fra bestyrelsesmødet den 19. februar 2015 blev godkendt og underskrevet af bestyrelsen. b. Referatet fra FU mødet den 2. marts 2015 blev godkendt og underskrevet af bestyrelsen, efter indstilling fra FU. c. Referatet fra bestyrelsesmødet den 11. marts 2015 blev godkendt og underskrevet af bestyrelsen : Orientering om bestyrelsesarbejde, herunder bestyrelsens forretningsorden NK orienterede om bestyrelsesarbejdet, primært henvendt til det nye bestyrelsesmedlem Jannik Wulff. Bestyrelsens forretningsorden blev herefter gennemgået og godkendt. Behovet for at tegne en bestyrelsesansvarsforsikring blev drøftet, i relation til nye bestyrelsesmedlemmer. Bestyrelsen besluttede at fortsætte som hidtil, dvs. det blev ikke fundet nødvendigt at tegne en særskilt ansvarsforsikring for bestyrelsen. Den fastlagte mødeplan for bestyrelsesmøder i 1. halvdel af 2015 blev gennemgået og møderne afholdes som planlagt bortset fra at mødet torsdag den 25. juni flyttes til mandag den 22. juni : Regnskab og budget CL gennemgik saldobalancen pr. 28. februar 2015 og det reviderede budget CL havde ingen særlige kommentarer til saldobalancen, der udvikler sig som planlagt. I budget 2015 under indtægter opjusteres turneringsfee med kr til kr til dækning af de ekstra udgifter til NETS, når turneringsfee for de af Viborg Golfklub arrangerede turneringer fra 2015 betales online ved tilmelding i GolfBox. På udgiftssiden opjusteres udgifterne til drift af banen med kr til dækning af de øgede udgifter til den udvidede pleje og behandling af greens. Det drejer sig om udgifter til leasing af en tromle til greens og ekstra klippeled til greenklipper, samt udgifter til montørtimer til vedligeholdelse og slibning af klippeskær og øgede udgifter til Referat af bestyrelsesmøde i Viborg Golfklub

2 topdressing af greens (behandlet på FU mødet den 2. marts 2015 og efterfølgende vedtaget af bestyrelsen efter indstilling fra FU). Der budgetteres nu med et overskud på kr mod oprindeligt kr Bestyrelsen tog saldobalancen og det reviderede budget til efterretning : Medlemsstatus CL informerede bestyrelsen om klubbens medlemssituation pr. 18. marts Medlemsudviklingen er tilfredsstillende, og følger det forventede trend med en positiv tendens i forhold til Der er i alt medlemmer pr. 18. marts : Meddelelser fra FU, Golfmanager og Cheftræner FU FU kunne meddele følgende, at Der har været afholdt møde den 17. marts til forberedelse af dagens bestyrelsesmøde. NK og MDJ har deltaget i temamøde forud for DGU Repræsentantskabsmøde den 20. marts, samt på selve Repræsentantskabsmødet den 21. marts, hvor CL også deltog. NK og MDJ gav en generel orientering om møderne o MDJ oplyste, at Dansk Golf magasinet igen bliver hustands omdelt. o Nyt DGU kort, som ikke skal aktiveres, udsendes i forbindelse med, at DGU har fået ny sponsor Santander Consumer Bank. o DGU har ansat en ny kommunikationschef. o DGU har vedtaget kontingentforhøjelse gældende fra 2016 med en stigning fra kr. 152,00 til kr. 158,00 pr. medlem i golfklubberne. o DGU s Miljøpris 2015 gik til Samsø Golfklub. o Ole Riger Kusk blev tildelt DGU s sølvnål for hans store arbejde for støtte og forbedring af miljøet i golfklubberne. Økonomiudvalget i Viborg Kommune har behandlet spørgsmålet om sportsklubbers fritagelse for betaling af ejendomsskat. Viborg Golfklub forholder sig afventende til sagen er afgjort i byrådet. DGU har rettet kritik mod GolfBox vedr. problemerne med implementeringen af de nye Turneringsmodul Fritspilsordningen er implementeret. VG vil nu markedsføre XL Golf fritspilsordningen overfor medlemmerne. Viborg Golfklub har behov for en uddannet dommer til klubbens store turneringer. Derfor ledes der efter et medlem, som er interesseret i at tage en dommeruddannelse under DGU. MDJ undersøger videre om der er nogen i medlemskredsen som kunne være interesseret, men afventer Regeludvalgets kommende møde før der tages yderligere skridt. En indvielse af vores nye overdækkede udslagssteder blev diskuteret og der overvejes en event for erhvervsklubben og VG s medlemmer for at markere dette. Golfmanager CL orienterede om behovet for udskiftning af kopimaskinen. Der foreligger to tilbud til overvejelse. Bestyrelsen bemyndigede CL til at arbejde videre med de 2 tilbud og eventuelt indhente et tredje, afsluttende med valg og køb af ny maskine, Referat af bestyrelsesmøde i Viborg Golfklub

3 under forudsætning af at de årlige udgifter ikke overstiger de nuværende udgifter til kopimaskine. Erhvervsklubben har afholdt årets første arrangement den 19. marts, hvor 32 deltog. Arrangementet en stor succes. Næste arrangement afholdes den 19. maj. CL vil senere informere bestyrelsen om de nærmere detaljer. CL efterspurgte bestyrelsens holdning vedr. en fildeling for bestyrelsen i et lukket netværk, idet vi nu har et nyt Wi-Fi netværk til rådighed i sekretariatet og dermed mulighed for brug af tablets ifm. bestyrelsesmøder. CL arbejder videre med oprettelsen af Dropbox for bestyrelsen. Nye leasingaftaler, jf. referatet fra FU mødet den 2. marts 2015,tilsendes bestyrelsesmedlemmer til orientering og nødvendig godkendelse. CL omtalte/præciserede begrænsningerne omkring brug af introduktionskortet udstedt af DGU. Cheftræner NEH orienterede bestyrelsen omkring erhvervelsen af Trackman, som installeres i forbindelse med åbningen af de overdækkede udslagssteder. NEH omtalte Åbent Hus arrangementet den 21. marts. Desværre kom der på grund af det kolde vej kun én på dagen, men han blev også nyt prøvemedlem. Yderligere omtalte NEH, at der i weekenden vil være træningslejr for eliten og der forberedes udtagelse til divisionsholdene. Demodage af forskellige producenter er planlagt og vil blive annonceret til medlemmerne : Meddelelser fra Chefgreenkeeper og baneansvarlig Chefgreenkeeper PK meddelte, at sommergreens er åbne og det forventes, at alle 27 huller åbnes den 30. marts, hvis vejret tillader det. PK orienterede bestyrelsen om de opgaver, der forventes løst ved det frivillige arrangement den 26. marts og hvor man håber, at der vil vise sig en pæn opbakning, når det starter kl. 17:00. Baneansvarlig SB orienterede om det nye Bane- og Miljøudvalgs opgaver.. Der arbejdes stadig på en udvidelse af udvalget. SB omtalte situationen vedr. banens brug og belastning over vinteren og konstaterede, at den ikke havde lidt stor skade. Man vil derfor igen henstille til at medlemmerne teer bolden op på fairways til næste vinter. Strategi- og pasningsplanen er udgivet med de relevante og nødvendige justeringer. Bestyrelsen godkendte Strategi- og pasningsplanen som den foreligger. Strategi for Viborg Naturpark blev diskuteret. Høringsperioden er 20. marts til 15. maj SB foreslår, vi laver et høringssvar, idet SB ikke er helt tilfreds med Golfklubbens indplacering eller mangel på samme i oplægget for Viborg Naturpark. Kommentarer fra bestyrelsen sendes inden 20. april til SB, som derefter deltager i Workshop og høring den 7. maj. SB vil udarbejde det endelig høringssvar : Meddelelser fra øvrige områdeansvarlige Sportsansvarlig Referat af bestyrelsesmøde i Viborg Golfklub

4 Der har været afholdt opstartsmøde for juniorerne søndag den 22. marts. De nye regler vedr. juniorernes spil på banen er blevet godt modtaget og det tegner godt for fremtiden. Regionsholdsledere er indkaldt til møde den 26. marts omkring rollen som holdkaptajner og afvikling af turneringen. Turneringsansvarlig JW er ny ansvarlig for turneringer og har i den forbindelse haft et indledende møde med CL CL orienterede om ændringen i sponsoraftaler ved enkelte turneringer og det ser positivt ud. MK huse har dog trukket sig som sponsor og CL søger en ny sponsor til denne turnering, som indtil videre hedder Viborg U22 Open. Den officielle turneringskalender vil snarest blive udgivet : Frivillighedskoncept Frivillighedskonceptet blev omtalt af CL. Klubben har haft stor succes med hvervning af frivillige i sidste sæson, primært til arbejdsopgaver på banen. Indtil videre er successen fortsat i 2015, og også udvidet til andre områder end banearbejde, herunder rekruttering af frivillige til begynder- og ungdomsarbejde, hvor det tidligere har været vanskeligt at få frivillige. CL nævnte en ændret tilgangsvinkel til måden at rekruttere frivillige som en del af forklaringen på successen. Opfølgning på tilbagemeldinger i Golfspilleren i Centrum er en anden forklaring. CL arbejder videre med udviklingen af et beskrevet frivillighedskoncept/opgaveoplæg for Viborg Golfklub : Opfølgning på generalforsamling Forløbet af generalforsamlingen og de indlæg, som kom fra medlemmerne under generalforsamlingen, blev drøftet. NK fastslog, at bestyrelsens beslutning om at ligestille alle klubbens medlemmer og give dem lige adgang til ugens 18-huls bane på lørdage, søndage og helligdage inden kl står ved magt, med mindre der viser sig væsentlige problemer. Forslaget om muligheden for igen at kunne erhverve klubtrøjer drøftedes. JW og NEH arbejder videre med sagen til næste bestyrelsesmøde, herunder kommer med forslag til kvalitet og prisniveau på klubpolo og sweater. Herefter bedes tre forhandlere komme med et tilbud på pris og kvalitet. Bestyrelsen var enig om et prisniveau på maks. kr. 200 for en polo og kr. 300 for en sweater inkl. klublogo : Opdatering af virksomhedsplan Virksomhedsplanen blev gennemgået og der blev diskuteret enkelte ændringer af ordlyd og indhold, f.eks. i forbindelse med ændringen af navnet Baneudvalget til Bane- og Miljøudvalget. Ændringerne og planen forelægges bestyrelsen til godkendelse på førstkommende møde : Helhedsplan for Viborg Golfklub CL præsenterede KPF Arkitekter/FORMSPROGS oplæg til udarbejdelse af en helhedsplan for klubfaciliteterne. Der er planlagt en workshop den 20. april 2015, hos KPF arkitekterne, hvor klubmedlemmer, ansatte, sponsorer og frivillige inviteres med til at komme med ideer til en masterplan for forbedringer og forandringer af de klubnære områder Referat af bestyrelsesmøde i Viborg Golfklub

5 15-036: Eventuelt Der var ingenting under eventuelt. Mødet sluttede kl. 21:25 Referent: Peter A. Svendsen [Underskrifter] Referat af bestyrelsesmøde i Viborg Golfklub