Projektinitieringsdokument for projekt Liv i Lundtofte Spor 1. Udvikling af Lundtofte Skole til lokalt uddannelses- og kulturcenter

Transkript

1 Lyngby-Taarbæk Kommune Center for Arealer og Ejendomme Sagsnummer: Sagsansvarlig: Cbs Senest revideret: Projektinitieringsdokument for projekt Liv i Lundtofte Spor 1 Udvikling af Lundtofte Skole til lokalt uddannelses- og kulturcenter 1. Baggrund Økonomiudvalget besluttede 14. maj 2014 at sætte gang i et pilotprojekt "Liv i Lundtofte" omkring bedre udnyttelse af de kommunale ejendomme i Lundtofteområdet. Efter en brugerinddragelsesproces med tre afholdte borgermøder i perioden september til december 2014, behandlede Økonomiudvalget sagen på møde 11. december 2014, hvor udvalget besluttede at arbejde videre med ideen om "Lundtofte Skole som lokalt uddannelses- og kulturcenter". Spørgsmålet omkring placering af mikrobibliotek, som også indgik i sagen, blev oversendt til Kulturog fritidsudvalget, som behandlede sagen på møde 7. januar 2015, hvor udvalget besluttede, at mikrobiblioteket placeres på skolen. I 2015 fortsatte brugerinddragelsesprocessen med to borgermøde på Lundtofte Skole, hvorefter sagen blev forelagt Kommunalbestyrelsen på ny i juni 2015, hvor det blev besluttet, at der arbejdes videre ad to spor: Spor 1: Udvikling af Lundtofte Skole til lokalt uddannelses- og kulturcenter Spor 2: Byudvikling af Lundtofteområdet med inddragelse af de kommunale ejendomme i området. Yderligere blev organiseringen af projektet besluttet. Der blev taget stilling til salg af ejendomme og frigivet 2 millioner kroner finansieret af hjemfaldsmidlerne til det videre arbejde med projektet til ansættelse af projektledere til spor 1 og Formål og mål Projektets formål er at udvikle Lundtofte Skole til lokalt uddannelses- og kulturcenter som skal rumme faciliteter til både skolen og de til skolen knyttede institutioner og til fritids- og kulturlivet samt at arealoptimere, så de kommunale arealer og ejendomme omkring skolen bruges bedst muligt. Lundtofte Skole skal være identitet skabende for området og fungere som et intelligent, kreativ og aktiv forsamlingshus i den bredeste forstand. Målene er, at 1. Lundtofte Skole er udviklet og udbygget, så det fremtidige uddannelses- og kulturcenter har bedre og mere moderne lokaler end tidligere og er indrettet multifunktionelt. Uddannelses- og kulturcenterets ønskede profil defineres og skærpes via en politisk proces, i samarbejde med de øvrige interessenter. Resultatet skal kunne aflæses i det byggede miljø. Indlæring på nye måder fremmes af et nutidigt læringsmiljø. 2. Uddannelses- og Kulturcenterets faciliteter udnyttes optimalt af de forskellige brugergrupper, dag og aften. Aktiviteterne samles på det ene sted, som med dens nye rammer skaber mulighed for trivsel og gensidig inspiration af alle brugergrupper. De forskellige brugergrupper føler deres behov opfyldt og kan identificere sig med det fremtidige uddannelses- og kulturcenter, som skal være indbydende for alle brugergrupper. 3. De frivillige foreninger bruger Uddannelses og Kulturcenterets faciliteter og der er skabt rammer og en kultur der gør, at der er plads til både skolens aktiviteter og kultur og fritidslivets aktiviteter og kultur. Der er et godt samarbejde mellem skolen og kulturog Side 1 af 6

2 fritidslivet omkring fælles brug af faciliteterne, som kan genere nye samarbejdsformer og projekter. 4. Som nyt uddannelses- og kulturcenter skal Lundtofte Skole fremstår fremtidssikret med et inkluderende design hvor et godt indeklima med gode luft-, lys-, lyd- og temperaturforhold, samt fysisk tilgængelighed på hele skolen skal være nøglebegreber. 5. Projektet skal finansieres af salg af ejendom og via den afsatte pulje for genopretningsbehov og modernisering. Der udarbejdes en totaløkonomisk beregning. 3. Omfang og afgrænsning Projektet hænger sammen med: Kommunens strategi om optimal udnyttelse og Space Management af arealer og ejendomme Vurderingen af moderniserings- og genopretningsbehov for kommunale ejendomme, som er foretaget i Notat om genopretnings-, moderniserings- og vedligeholdelsesbehovet på de faciliteter, som primært anvendes af kulturog fritidsområdet, som Kultur- og fritidsudvalget har bedt Forvaltningen udarbejde (KFU 8. maj 2014) Salg af kommunale ejendomme, jf. beslutning på Kommunalbestyrelsesmøde Spor 2: Byudvikling af Lundtofteområdet med inddragelse af de kommunale ejendomme i området. Projektets endelige omfang mht. fremtidige funktioner som skal huses i det nye Uddannelses- og Kulturcenter besluttes af den politiske styregruppe på baggrund af forundersøgelser og analyser. Projektets omfang og muligheder afhænger også i væsentlig grad af salg af ejendomme. Der arbejdes i idéoplægsfasen med 3 scenarier: Scenarie 1 Følgende lokaliteter skal som minimum indeholdes i projektet/flyttes over på Uddannelses og Kulturcenteret (nu Lundtofte Skole, Nøjsomhedsvej 1): Klub Lundtofte mellemtrin (Lundtofte Skolestræde 6) Ungemiljø med en del af LTK s ungdomsskole og ungeklub. Ungemiljøet skal indtænkes i de eks. rammer shared use. Foreninger fra Lundtofte Medborgerhus inkl. keramikværksted Mikrobibliotek - ubemandet bibliotek (ingen adresse på nuværende tidspunkt) Scenarie 2 Følgende funktioner skal yderlig, udover de nævnte funktioner i scenarie 1, undersøges mht. muligheder og konsekvenser for at flytte over på skolen: Gruppeordning (Nøjsomhedsvej 6) Pedelbolig mulige fremtidige anvendelser. Scenarie 3 Følgende funktioner skal yderlig, udover de nævnte funktioner i scenarie 1, undersøges mht. muligheder og konsekvenser for at flytte over på Uddannelses og Kulturcenteret: SFO/indskolingsbygning (Nøjsomhedsvej 11) Side 2 af 6

3 4. Organisering af projektet: Centerchef for CAE Christian Rønn Østeraas er projektejer. Projektet forankret i CAE. Politisk Styregruppe Administrativ Styregruppe Projektejer. Styregruppe for spor 1 og 2 Center for Arealer og Ejendomme er sekretariat for styregruppen Borgmesteren Formanden for Kultur- og fritidsudvalget Formanden for Børne- og ungdomsudvalget Formanden for Byplanudvalget Direktør Ulla Agerskov Direktør Bjarne Holm Markussen 1 repræsentant for Skolebestyrelsen på Lundtofte Skole (Søren Juel Witt) 1 repræsentant fra Lundtofte Skoles elevråd 1 repræsentant for Folkeoplysningsudvalget 1 repræsentant for afdelingsbestyrelsen i boligafdelingen Lundtofteparken 1 repræsentant for grundejerforeningerne i området 1 projektleder spor 1 1 projektleder spor 2 1 repræsentant fra Erhvervslivet Følgegruppe, spor 1: Tre repræsentanter udpeget af Folkeoplysningsudvalget som repræsenterer folkeoplysende foreninger Medarbejdere der repræsenterer Lundtofte Skole (Skole, SFO og klub) (udpeges af skolelederen på Lundtofte Skole) Medarbejdere der repræsenterer Biblioteket (mikrobibliotek) Bettina Olsen CØP, Finans og regnskab Repræsentant(er) fra Erhvervslivet Ekstern rådgiver Økonomi Projektgruppe Følgegruppe Administrativ styregruppe for spor 1 Center for Arealer og Ejendomme er sekretariat for styregruppen Direktør Ulla Agerskov Direktør Bjarne Holm Markussen Direktør Pernille Holmgaard Centerchef og projektejer Christian Rønn Østeraas Centerchef Erik Pedersen Centerchef René Rasmussen Centerchef Sidsel Poulsen Plan og Erhverv, CMP Skoleleder Lene Hjorth Projektleder Christine Brockenhuus-Schack Projektmedarbejder Tina Egekvist Efter behov projektleder spor 2, Bo Helstrup Vilberg Efter behov Afdelingsleder Plan og Erhverv, Trine Tyberg Projektgruppe, spor 1: Projektleder: Christine Brockenhuus-Schack fra CAE (Bygge- og anlægsgruppen) Tina Egekvist fra CAE (Sekretariat) Medarbejdere der repræsenterer CUP Trine Bøgh Barnholdt, CKJ, Kultur og Fritid Pædagogik IT indeklima myndigheder rne: Er eksempler på arbejdsgrupper og kan tilrettes og udvides løbende og suppleres med Ad hoc grupper. Side 3 af 6

4 5. Beslutningskommissorium: Navn Gruppe Kommunalbestyrelse Politisk styregruppe Administrativ styregruppe Projektgruppe r Følgegruppe Mandat Endelig godkendelse af projektresultat, implementeringsplan og iværksættelse heraf. Afgrænsning af tidsplan og projektforslag. Indstilling leveres til KMB Godkendelse af projektorganisering, PID, sikre politiske visioner og målsætninger jf. ejendomsstrategi, sikre tværsektorielle samarbejde mellem centre. Indstilling leveres til politisk styregruppe/kmb Udarbejdelse af faglige oplæg, brugerinddragelsesproces, valg og kontakt med eksterne konsulenter m.m. Udarbejdelse af arbejdsdokumenter, ingen beslutning s kompetencer. Følger planlægningen af projektets fremdrift, og deltager i idéudvekslingen omkring projektet. Ingen beslutningskompetencer. 6. Økonomi: Salg af ejendomme Kommunalbestyrelsen besluttede på mødet at salg af følgende ejendomme forberedes, idet ejendommene først kan overtages, når foreningerne i de ejendomme, der sælges, har nye/andre faciliteter at udfolde deres aktiviteter i: Lundtofte Skolestræde 2 (Dagplejehuset) Lundtofte Skolestræde 4 (Klub Lundtofte) Lundtofte Skolestræde 6 (Lundtofte Medborgerhus incl. Keramikværkstedet) Lundtofte Skolestræde 7 (Spejderhuset) Lundtoftevej 212 ( Aftenskolehus/LTA-huset ) Mulige salg af ejendomme Følgende ejendomme kan tages i betragtning til salg. Forudsætning for salg af ejendommene er at funktionerne kan genhuses på skolen eller udgå helt. Børneinstitutionerne kunne overflyttes til Lundtofte Skole. S. Willumsensvej B (Indvandrer Kulturhus, Spurvene) Lundtofte Skolestræde 9a-e (Udlejningsejendom) Nøjsomhedsvej 6 (Gruppeordningen) Lundtofte Skole Finansieringsbehov: Foruden de rent genopretnings-, ombygnings-, og moderiniseringsmæssige behov der opstår i løbet af projektets (spor 1) udvikling, bemærkes det, at der foreligger et påbud fra Arbejdstilsynet om at løse Side 4 af 6

5 skolens indeklimaproblemer. Der foreligger en rapport, der peger på en ikke uanseelig finansiel udfordring. Denne problemstilling bør håndteres i den samlede plan. Der skal endvidere afsættes et budget til at installere en elevator, som kan forbinde skolens etager. Finansieringsmuligheder: Ombygningen og en evt. tilbygning til Lundtofte Skole skal medfinansieres via salg af kommunale arealer og ejendomme i området. Ved salg af ejendomme og samling af aktiviteter på færre kvadratmetre forventes driftsbesparelser på ejendomsdriften, som indhentes over en årrække. Driftbesparelserne skal medvirke til at nedbringe rammebesparelsen på området. Forvaltningen har indhentet kantstensvurderinger af ejendommene i området og disse vurderinger har indgået i sagen men er dog behæftet med en del usikkerhed. Den kalkuleres med en salgsindtægt på kr.. Dertil er der afsat kr. til mikrobibliotek, som indgår i det samlede projekt. I forbindelse med frigivelse af puljer til renovering af faglokaler på en række af kommunens skoler blev 2,1 mio. kr. øremærket Liv i Lundtofte som en medfinanseringsmulighed. I forhold til genopretningsanalysen fra er der til de ejendomme, der indtil videre forventes beholdt i Liv i Lundtofte, estimeret et behov på ca. 3,35 mio. kr., som består af udvendig og indvendig genopretning. Disse 3,35 mio. skal i givet fald finansieres af Puljen til Modernisering og Genopretning. Ovenstående mulige finansiering lyder totalt set på 26,225 mio. kr. Det er uafklaret, hvorvidt der som konsekvens af en ændret klubstruktur og opdeling af ungdomsskolen er en mulighed for en supplering af de finansielle midler. Endvidere skal mulighederne for en øget tilskud fro genopretningspuljen undersøges nærmere. Hjemfaldsmidlerne mellemfinansierer projektet med i alt kr. (dette økonomiske aspekt skal undersøges nærmere). 7. Kommunikationsplan: En del af interessenterne indgår i projektet i politisk følgegruppe, styregruppe, projektgruppe eller arbejdsgruppe. Der afholdes et borgermøde i løbet af projektet, som annonceres via hjemmesiden og lokalt (evt. i Det grønne område). Der informeres på kommunens hjemmeside under kommunens byggeprojekter om projektet Liv i Lundtofte spor 1. Efter behov kan der sendes nyhedsbreve til alle interessenter 8. Tids- og procesplan Tidsplan se bilag. Processen for spor 1 deles op i tre faser. Fase 1 - projektorganiseringsfase Politisk styregruppe, administrativ styregruppe og projektgruppen afholder de første opstartsmøder. Forventninger og opgavefordelinger afklares. Projektgruppen igangsætter forundersøgelser, leverer oplæg til omfanget af opgaven og har ansvaret for udarbejdelse af tids- og procesplanen. CAE/projektgruppen udarbejder oplæg til valg af ekstern(e) rådgiver(re). Den administrative styregruppe skal godkende PID en og tage stilling til projektgruppens oplæg. Side 5 af 6

6 Den politiske styregruppe tager primært stilling til opgavens omfang og målsætninger og skal inspirere samt være retningsgivende for den administrative styregruppe og for projektgruppen. CUP igangsætter arbejdet med et pædagogisk grundlag og vision, som vil danne udgangspunkt for rådgivernes videre arbejde. Opgaven skal defineres endelig med involvering af alle grupper. Det skal besluttes hvad der skal være indeholdt i projektet. Fase 1 forventes at være afsluttet ultimo 1. kvartal Fase 2 - forundersøgelsesfase samt idéoplæg, som skal danne et beslutningsgrundlag for politikerne og afføde et konkret projekt med Lundtofte Skole som lokalt Uddannelses og kulturcenter. Opgaven løses af en (eller flere) ekstern rådgiver med reference til Bygge og Anlægs projektleder. Udfaldskrav (succesparameter) skal defineres præcis af byggeherren, rådgiveren har metodefrihed hvorvidt opgaven løses som ombygning eller suppleres med et nybyggeri. I fase 2 indgår der en studietur til skoler som har været igennem lignende processer og kan tjene til inspiration. I løbet af fase 2 afholdes der et borgermøde. Resultaterne skal indgå i skitseforslaget af den eksterne arkitekt. Forundersøgelsesfasen estimeres afsluttet ultimo 3. kvartal Fase 3 - byggeprojekt for Lundtofte skole som lokalt Uddannelses og kulturcenter. Projektet skal gennemføres således, at alle fremtidige funktioner skal tilgodeses på bedst mulig måde. Et byggeprogram skal udarbejdes. Udbudsformen for fase 3 skal vælges. Valg af ekstern rådgiver kobles sammen med overvejelser i fase 1. Byggeriet igangsættes og efter afslutning af byggeriet kan der foretages indflytninger med efterfølgende salg af ejendomme. Projektet (byggeriet) estimeres at være afsluttet i starten af Side 6 af 6