Strategiplan Administration og Service

Transkript

1 Strategiplan Administration og Service

2 Udgiver: Miljø- og Energiforvaltningen Administration og Service Udgivelse: Sagsnr.: Dok.nr.: Tekst: Strategiplanlægning for Miljø- og Energiforvaltningen, Administration og Service Strategiplan maj 2016 Side 2 af 7

3 1. Indledning Tidligere blev alle de fælles administrative opgaver og myndighedsfunktioner varetaget af Aalborg Forsyning, Administration, men som en konsekvens af vandsektorlovgivningen blev de fællesadministrative opgaver og servicefunktioner organiseret i to enheder Aalborg Forsyning, Service A/S og Aalborg Forsyning, Administration, som efter de seneste organisationsændringer pr. 1. december 2014 og pr. 1. januar 2016 nu benævnes henholdsvis Aalborg Service A/S og Administration og Service. Myndigheds og planlægningsfunktionerne blev ved organisationsændringerne pr. 1. december 2014 overført til en ny forvaltningsafdeling: Miljø- og Energiplanlægning. Der er udarbejdet selvstændige strategiplaner for hver enhed, men for at fastholde den synergi, der er imellem enhederne, er der på relevante områder sket en koordinering imellem strategiplanerne især mellem Administration og Service og Aalborg Service A/S. Der er her således tale om en strategiplan, der sikrer, at medarbejderne i Administration og Service samt medarbejderne i Aalborg Service A/S arbejder efter fælles visioner, værdier og målsætninger. Det strategiske grundlag, enhederne arbejder på, vil dog med de seneste strukturændringer være forskelligt, jfr. bl.a. Vandsektorlovens begrænsninger. Der er også store forskelle i de to enheders strategiske grundlag samt i de strategiske udfordringer de har. Aalborg Service A/S har en stor udfordring her og nu vedrørende etablering og implementering af en ny energikoncern i 2016 med Nordjyllandsværket A/S som den førende trendsætter. Den store udfordring på kort sigt for Administration og Service - i den nye organisation fra 2016, som har nødvendiggjort en lang række delte ansættelsesforhold - vil være at udarbejde og implementere ændrede betalings- og finansieringsmodeller vedrørende fællesfunktionerne i forhold til de tilbageværende forsyningsvirksomheder og afdelinger. På mellemlangt sigt vil den generelle finansiering i sin nuværende form være en strategiske udfordring. Kultur- og Værdiprojektet har omfattet en revurdering af den fælles mission, vision samt det fælles værdigrundlag. Disse forhold blev stadfæstet på et fælles LMUstormøde i maj 2015 og blev præsenteret for alle medarbejdere på Værdimessen i Gigantium i august Den overordnede mission, vision og værdier udgør en del af det strategiske grundlag for Miljø- og Energiforvaltningen og for selskaberne. Med dette afsæt har de enkelte LMU er og PMU er i forvaltningen, og dermed også det fælles LMU for Administration og Service samt Aalborg Service A/S, i samarbejde med medarbejderne på de enkelte kontorer defineret sin egen mission, vision og værdigrundlag, jfr. senere i strategiplanen. Strategiplan maj 2016 Side 3 af 7

4 Med forvaltningens strategiske grundlag som udgangspunkt blev der senere i 2015 vedtaget en fælles HR-strategi for Miljø- og Energiforvaltningen, som også er gældende i Vandkoncernen og Energikoncernen. Forbindelsen mellem HR-strategiens 6 pejlemærker og den overordnede vision og værdiggrundlag mv. ses tydeligt: Mål- og kerneopgaver Samarbejde og netværk Innovation Fælles stærk ledelse Social kapital Arbejdsglæde/robusthed Værdierne og HR-pejlemærkerne er to sider af samme sag. Vi vil fremme de velfungerende, forandringsdygtige og attraktive arbejdspladser, som er kendetegnet ved opgaveløsning af høj kvalitet, et godt samarbejde og et godt arbejdsmiljø. I forlængelse af den nye mission, vision og værdier samt både ny HR-strategi og nyt strategisk forretningsgrundlag er det vurderet, at målsætningerne fra sidste strategiplan stort set også kan anvendes for Der vil i løbet af efteråret 2016 i regi af den fælles ledergruppe for Administration og Service samt Aalborg Service A/S blive igangsat et projekt med henblik på at udarbejde handleplaner, idet det er fundet hensigtsmæssigt, at dette arbejde ligger så tæt på budgetperioden som muligt og dermed sidst på året. Handleplanerne skal omhandle de indsatser, som kontorerne i Administration og Service samt Aalborg Service A/S på baggrund af målsætningerne og det nye strategiske grundlag, vil igangsætte i budgetperioden. 2. Mission Overordnet mission for Miljø- og Energiforvaltningen Vi skaber tryghed og bæredygtighed også for kommende generationer. Mission for Administration og Service Synergi og kreative løsninger. Vi sikrer, at indsigt, viden og erfaring skaber synergi på tværs af organisationen Vi sikrer effektivitet og sikker drift med fokus på service Vi skaber kreative og innovative løsninger, der understøtter organisationens forretningsstrategi og målsætninger 3. Vision Overordnet vision for Miljø- og Energiforvaltningen Aalborg for fremtiden Vi fremmer miljøbevidst og bæredygtig adfærd som grundlag for grøn omstilling Vi skaber helhedsløsninger, der opfylder samfundets behov for fornyelse, tryghed og sikker drift Vi sikrer, at ansvar, kompetencer og opgaver går hånd i hånd så vi trives og føler medejerskab Strategiplan maj 2016 Side 4 af 7

5 Vision for Administration og Service Det foretrukne valg! Vi samarbejder for at skabe succes Vi understøtter grøn og bæredygtig tænkning. Vi giver medarbejderne rammer til innovation, trivsel og medejerskab. 4. Værdier Overordnede værdier for Miljø- og Energiforvaltningen Vi gør, hvad vi siger, og siger hvad vi gør. Tillid Vi stoler på hinanden og har frihed under ansvar. Respekt Vi møder omverdenen og hinanden med indsigt og gør en positiv forskel. Faglighed Vores opgaveløsning er baseret på høj faglighed og kvalitet. Samarbejde Vi hjælper hinanden og har fælles ansvar for fælles opgaver. Udvikling Vi er nyskabende, omstillingsparate og proaktive. Værdigrundlag for Administration og Service Stærke sammen også i morgen Tillid Respekt Faglighed Samarbejde Udvikling 5. Målsætninger På baggrund af mission, vision samt værdigrundlag samt i den strategiske kontekst, som Administration og Service samt Aalborg Service A/S p.t. arbejder under, vil vi fortsat opfylde følgende målsætninger. Kunder Vi vil imødekomme kundernes behov. Vi vil aktivt følge og påvirke udviklingen. Vi vil være effektive og tidssvarende i vores sagsbehandling. Synergi Vi vil videreudvikle det høje faglige miljø. Vi vil forankre viden i organisationen. Vi vil tilrettelægge arbejdsprocesserne med optimal udnyttelse af digitale muligheder. Vi vil skabe overblik og stille nødvendig viden til rådighed for enhver beslutning på ethvert niveau. Strategiplan maj 2016 Side 5 af 7

6 Strategi Vi vil fremme en kultur, hvor fællesskab, gensidig respekt og engagement er en selvfølge. Vi vil fremme helhedstænkning og skabe sammenhæng i Miljø og Energiforvaltningen, Vandkoncernen og i Energikoncernen. Vi vil fremtidssikre organisationen gennem øget markedsbevidsthed, kundeinddragelse og dialog samt øget bevidsthed om innovation og nytænkning. Vi vil profilere Miljø- og Energiforvaltningen, Vandkoncernen og Energikoncernen samt forstærke den troværdige stemme med budskaber, der er holdningsbearbejdende og adfærdspåvirkende. Vi vil aktivt medvirke til at udvikle og realisere Aalborg Kommunes miljø-, energi- og bæredygtigheds- og klimamålsætninger, samt kriterier for samfundsansvar. Nedenstående indsatsområder vil vi sætte særligt fokus på i det første år af strategiplanperioden. Det betyder ikke, at fokus fjernes fra øvrige områder slet ikke blot, at der er områder, som vi vurderer kræver en særlig opmærksomhed i den situation, vi står i/forventer at stå i, når strategiplanen skal realiseres. 6. Indsatsområder Indgåelse af strategiske partnerskaber samt styrkelse af samarbejder og synergi i koncernen Vi opfatter relationen med vores kunder som strategiske partnerskaber, der er gensidigt afhængige af den samlede mængde af viden, ressourcer og udviklingsbehov, i relation til at udvikle hele Miljø og Energiforvaltningen. Via disse partnerskaber styrker vi samarbejdet, bringer os selv i spil i forhold til opgaveløsningerne og bidrager til at øge synergien i koncernen. Vi er - som det samlende led i forvaltningen/koncernen dem, der identificerer og implementerer løsninger, der øger synergien og dermed reducerer omkostningerne for de enkelte. Styrke opgaveløsningen og identificere nye forretningsområder Vi er systematisk i dialog med vores strategiske partnere med henblik på at inspirere og lade os inspirere af ny viden og aktuelle behov. Vi skaber gennemsigtighed omkring nye forretningsområder og drøfter dem åbent med hinanden. Vi er gode til at tænke innovation ind i alle arbejdsprocesser, så løsningerne på den måde løbende gentænkes og styrkes. Vi er i stand til at løse stadig flere typer opgaver og dermed minimere udgifterne til køb af eksterne konsulentydelser. Eksempler herpå er styrkelse af kommunikationsområdet samt arbejdsmiljøkoordinering på tværs samt procesoptimering. Omprioritering fra drift til udvikling, procesoptimering og klargøring til nye opgaver Vi er bevidste om, at vi skal bidrage til, at vore samarbejdspartnere lever op til de effektiviseringskrav, som de alle står overfor, herunder ny vandsektorlov, omprioriteringsbi- Strategiplan maj 2016 Side 6 af 7

7 drag, faldende omkostningsdækning på varmeproduktionen eller konkurrenceudsættelse af eksempelvis dagrenovation. Vi effektiviserer derfor løbende vores opgaveløsning. Et eksempel på dette er Kundeservice, som i de seneste år har haft fokus på optimering af processer og derved har kunnet reducere omkostningerne. Vi arbejder også med procesoptimering, digitalisering og forenkling af administrative arbejdsgange for at frigøre dele af vores driftsressourcer til også at arbejde med nye forretningsområder. 7. Ejerskab og implementering Handleplaner For at få værdier og mål fra strategiplanen til at indgå som en naturlig rød tråd i alle medarbejderes opgaveløsning, er det af afgørende betydning, at der for det enkelte kontor, og måske også for den enkelte medarbejder, udarbejdes konkrete handleplaner. De overordnede målsætninger angiver ikke konkrete handlinger, men beskriver den retning og det værdisæt, vi vil arbejde efter. For at skabe ejerskab til strategiplanens værdier og mål, skal handleplanerne beskrive de konkrete målbare aktiviteter, som skal gennemføres. Dermed får vi alle et grundlag, som sikrer, at vi arbejder i den ønskede retning. I efteråret vil strategiplanen blive præsenteret for alle medarbejdere, og der vil efterfølgende ske en udmøntning i konkrete handleplaner på de enkelte kontorer. Administrationsgruppen er styregruppe for implementering og opfølgning på strategiplanen. Strategiplan maj 2016 Side 7 af 7