FRIVILLIGHEDSSTRATEGI I SPECIALFORBUNDENE VEJLEDNING TIL INDHOLD OG PROCES

Transkript

1 FRIVILLIGHEDSSTRATEGI I SPECIALFORBUNDENE VEJLEDNING TIL INDHOLD OG PROCES

2 2 FRIVILLIGHEDSSTRATEGI I SPECIALFORBUNDENE HVORFOR EN FRIVILLIGHEDS- STRATEGI? Der er flere og flere danskere, der vil lave frivilligt arbejde. Alligevel oplever bådeidrætsforbund og -foreninger, at det kan være svært at finde frivillige, som vil tage ansvar og involvere sig. DIF s store satsning med at sætte fokus på frivillighed og de frivillige har i 2012 og 2013 bl.a. været koncentreret om Frivillighedstjek.dk med værktøjer til brug i det daglige frivillige arbejde i foreningerne. Derudover arbejder vi fortsat på at sætte afbureaukratisering af den frivillige sektor på dagsorden i staten og kommunerne. Med denne folder ønsker DIF at give de specialforbund, som endnu ikke har formuleret en frivillighedsstrategi, en hjælpende hånd til hvilke områder, strategien kan centrere sig om og hvordan processen kan tilrettelægges. God arbejdslyst Niels Nygaard Formand, DIF DIF har i sit politiske program vedtaget, at alle specialforbund skal have en frivillighedsstrategi inden udgangen af Strategierne skal understøtte DIF s ønske om at styrke og værne om frivilligheden i dansk idræt.

3 FRIVILLIGHEDSSTRATEGI I SPECIALFORBUNDENE 3

4 4 FRIVILLIGHEDSSTRATEGI I SPECIALFORBUNDENE HVAD ER EN FRIVILLIGHEDS- STRATEGI? En frivillighedsstrategi er at have drøftet og vedtaget en plan for, hvordan forbundet vil understøtte de frivillige og frivilligheden både på forenings- og forbundsplan. Strategien angiver mål for, hvad forbundet vil opnå, hvad forbundet vil gøre, hvordan arbejdet organiseres, hvem der er ansvarlig og hvilke ressourcer der er tildelt startegien. En frivillighedsstrategi kan med fordel tage stilling til følgende tre hovedområder: Rekruttering og fastholdelse Kompetenceudvikling Synliggørelse Det er væsentligt at fremhæve, at forbundet skal have en strategi såvel overfor deres klubber og foreninger som overfor de frivillige, der er centralt i forbundet. Et forbund, der går forrest ved at fokusere på de frivillige, kan samtidig virke som rollemodel for egne klubber. HVORDAN UDARBEJDE EN FRIVILLIGHEDSSTRATEGI? Udarbejdelse af en frivillighedsstrategi kan naturligvis ske på mange måder. Inspiration til struktur og temaer mv. kan findes hos de specialforbund, der allerede har en formuleret frivillighedsstrategi. DIF har opstillet en enkel model, som kan bruges som inspiration til de forbund, som skal i gang med at formulere en frivillighedsstrategi. På de følgende sider bliver modellen gennemgået, ligesom der kan findes forslag til, hvordan processen kan tilrettelægges.

5 FRIVILLIGHEDSSTRATEGI I SPECIALFORBUNDENE 5 TRE TRIN TIL EN STRATEGI Modellen indeholder tre trin. I kan overveje, om der er behov for at få undersøgt og beskrevet faktuelle forhold om forbundet og klubbernes frivillige. I givet fald gøres dette inden Trin 2. Trin 1 Hvad gør vi i dag? Trin 1.2 Hvad ved vi om vores frivillige? Hvad gør forbundet allerede i dag? Hvad praktiserer I? Hvad virker? Antal frivillige: køn og alder Typer af frivillige: Forskelle i forhold til geografi og klubstørrelser Trin 2 Hvad vil vi? Mål og hvad I ønsker at opnå. Hvad er jeres succeskriterier? Trin 3 Hvad skal vi gøre? Strategier og handlingsplaner. Tildeling af ressourcer og ansvarsområder

6 6 FRIVILLIGHEDSSTRATEGI I SPECIALFORBUNDENE TRIN 1 - HVAD GØR VI I DAG? SKAB OVERBLIK Trin 1 handler om at gøre status over hvilken praksis, der i dag eksisterer i forbundet i relation til rekruttering, fastholdelse og udvikling af frivillige. Vi anbefaler, at I både udarbejder et skema for jeres aktiviteter på forbundsniveau og på klubniveau. På forbundsniveau 1. Hvilke målgrupper og funktioner har I aktiviteter for? Folkevalgte (bestyrelse og udvalg) Andre frivillige ledere (arbejdsgrupper, underudvalg, ad hoc grupper mv.) Instruktører, trænere og undervisere Dommere Stævne- og eventshjælpere Andre 2. Beskriv hvad I gør, og hvem der gør det. Eksempel: Målgruppe -type af frivillig Hvad gøres i dag? Hvem gør det? Hvordan virker det? Eventshjælpere Hjælperfest på afslutningsdagen Hjælperkoordinator Skaber gode relationer og lyst til at komme igen året efter Dommere Årligt dommerkursus Dommerudvalget Svingende lyst til at deltage Folkevalgte i bestyrelsen Weekendseminar for bestyrelsen Administration og formand planlægger Ses af nogle som ekstra opgave, mens andre oplever, at de bliver inddraget Frivillige i forbundet Ærestegn Bestyrelsen Skaber fokus på dem der har ydet en stor indsats. Stor ære

7 FRIVILLIGHEDSSTRATEGI I SPECIALFORBUNDENE 7 På klubniveau 1. Hvilke målgrupper og funktioner er der aktiviteter overfor? Klubben som organisation Folkevalgte (bestyrelse og udvalg) Andre frivillige ledere (arbejdsgrupper, underudvalg, ad hoc grupper mv.) Holdledere Instruktører og trænere Dommere Stævne- og eventshjælpere Forældre Andre 2. Beskriv hvad I gør og hvem der gør det. Eksempel: Målgruppe -type af frivillig Hvad gøres i dag? Hvem gør det? Hvordan virker det? Bestyrelsesmedlemmer og andre frivillige Temadag for klubberne Uddannelsesansvarlige Problemer med at få nok tilmeldinger Trænere Udbyder træneruddannelse Uddannelsesudvalget 1 hold om året Dommere Dommerdag Dommerudvalget Ca. 15 dommere møder op Eventshjælpere Førstehjælpskursus Eventansvarlige Stor tilslutning ved seneste event.

8 8 FRIVILLIGHEDSSTRATEGI I SPECIALFORBUNDENE TRIN 2 - HVAD VIL VI? BESKRIV FREMTIDEN Trin 2 handler om at beskrive fremtiden for forbundets arbejde med frivillige, herunder hvad forbundet gerne vil opnå ved at fokusere på et givent område. På trin 2 fastlægger I, hvilke områder forbundet ønsker at fokusere på, og formulerer konkrete og målbare mål for de valgte områder. Eksempel: Tema og ønsketilstand - Hvad er hensigten? Hvad måler vi på? -Specifikt Hvordan måler vi? -Konkret og målbart Hvornår? -Tidsbestemt På forbundsniveau Flere kvindelige ledere Antallet af kvindelige ledere i bestyrelserne 10 % 15 % 25 % Tilfredshed med at være frivillig De frivilliges egne svar på følgende parametre Værdi i % Ideal score (90%) Årlige målinger Kompetenceudvikling Kursusudbud Netværk Relevans Antal kursister Antal netværk Tilfredshed med udbyttet Årligt På klubniveau Anerkendelse af frivilligheden Kåring af årets frivillige - Klubleder - Træner - Ildsjæl Etablering af koncept Kåring og uddelinger

9 FRIVILLIGHEDSSTRATEGI I SPECIALFORBUNDENE 9 TEMAER Eksempler på overordnede temaer I kan arbejde med under Trin 2 Værdier, holdninger og kultur Hvilke værdier og holdninger gør sig gældende i organisationen? Konkrete eksempler på hvordan vi forvalter vore værdier Hvilket menneskesyn præger vores hverdag? Hvilke historier er vi stolte af i vores organisation? Rekruttering af frivillige Funktions- og jobbeskrivelse Synliggørelsen af klubbens kvaliteter Headhuntning Netværkspleje og ambassadørkorps Interessentpleje og kontakt til omverdenen Specifikke målgrupper (alder, køn, etnisk baggrund osv.) Modtagelse af frivillige og forventningsafstemning Velkomstpakke Personlig rundvisning Kontaktperson Omtale på hjemmesiden Præcisering, uddybning og nuancering af opgaven og funktionen Fastholdelse af frivillige og pleje af frivillige Motivation, anerkendelse og opbakning Information og nyhedsbreve Netværk og kontaktperson, frivilligansvarlig og mentor Materielle goder Sociale arrangementer Personlig udvikling nye opgaver, nye oplevelser og nye kompetencer Afskedssamtale og taler Uddannelse og kompetenceudvikling af frivillige Introduktionskurser Faglige og pædagogiske kurser nørdeopgaver fordybelse i særinteresse Mesterlære og mentorordning Deltagelse i seminarer, konferencer og studieture Synliggørelse af værdsættelse af de frivilliges indsats Omtale på hjemmeside og i sociale medier TAK ved officielle møder og arrangementer Kåring af frivillige Positive attituder i det konkrete møde Løbende anerkendende omtale af deres indsats i forbindelse med de forskellige aktiviteter

10 10 FRIVILLIGHEDSSTRATEGI I SPECIALFORBUNDENE TRIN 3 - HVAD SKAL VI GØRE? PLANLÆG INDSATSERNE Trin 3 handler om at sætte handling bag de gode intentioner, dvs. at lægge strategien for hvordan I når frem til de ønskede mål. Specialforbundet udarbejder en samlet handlingsplan, der skal sikre, at forbundets frivillighedsstrategi omsættes til konkrete handlinger og aktiviteter. Af frivillighedsstrategien og handlingsplanen skal det fremgå Hvilke ressourcer der er tildelt området (økonomi og manpower) Hvem der har ansvaret for området Hvordan effekten af indsatserne vurderes

11 FRIVILLIGHEDSSTRATEGI I SPECIALFORBUNDENE 11 Eksempel: Tema Mål Målepunkter Handlinger Hvad skal gøres? Tidsplan Ansvar Ressourcer Klubbesøg Klubber med en frivillighedsstrategi Fra 5% til 15% Plan for besøg Koncept for mødet og opfølgning TB TB XX timer kr. Besøg TB,LK, AP Vidensspredning LK Frivilligheds-ansvarlige i klubber Kontakt til klubber Koncept udsendes til alle klubber 2014 OH Personlig kontakt til 30 % af klubberne 2014 KK 300 timer Etablering i 25 % af klubberne KL 150 timer Antal klubber Etablering af netværk for de ansvarlige 2014 BT 20 timer Varetagelse af koncept Netværkspleje BT OH 50 timer timer Find selv på flere.

12 12 FRIVILLIGHEDSSTRATEGI I SPECIALFORBUNDENE FORSLAG TIL PROCESSEN Der er naturligvis mange måder at gennemføre processen med at få udarbejdet en frivillighedsstrategi. Her er en enkel og generel model, der kan tilpasses det enkelte specialforbund. Fase A (Trin 1) Udviklingskonsulent eller anden ressourceperson laver statusopgørelsen Opgave: Skab overblik over hvad vi gør i dag i forbundet og overfor klubberne Fase B (Trin 2 & 3) En repræsentativ arbejdsgruppe med deltagelse af 1-2 bestyrelsesmedlemmer og ressourceperson udarbejder oplæg til bestyrelsen. Opgave: Formuler mål, strategier og handlingsplaner Fase 3 (Trin 3) Bestyrelsen behandler oplægget. Opgave: Fastlæg de endelige mål, strategier og tildeler ressourcer. Foranker strategiplanen i organisationen og herunder udpeger en frivillighedsansvarlig for det implementerende arbejde

13 FRIVILLIGHEDSSTRATEGI I SPECIALFORBUNDENE 13

14 14 FRIVILLIGHEDSSTRATEGI I SPECIALFORBUNDENE DIF IDRÆTTENS HUS BRØNDBY STADION BRØNDBY DENMARK UDARBEJDET AF DIF UDDANNELSE AUGUST2013 DESIGN 1508 FOTO LARS MØLLER LAYOUT/TRYK FORMEGON APS