Forord: En trimmet og tilpasset organisation Den administrative organisation Fælles stabe... 5

Transkript

1 Administrativ organisation September 2012

2 Indholdsfortegnelse Forord: En trimmet og tilpasset organisation... 2 Den administrative organisation... 3 Fælles stabe... 5 De tre serviceområder: Voksen- og Sundhedsservice... 6 Erhvervs- og Borgerservice... 7 Børne- og Familieservice

3 En trimmet og tilpasset organisation Af Willy Feddersen, kommunaldirektør Byrådet besluttede som en del af budget at igangsætte et projekt med betegnelsen Administrationsprojektet. Formålet med projektet var at vurdere de administrative funktioner på tværs af den kommunale organisation med fokus på at rationalisere sagsgange. I medfør af Administrationsprojektet er der fortaget en række tilpasninger af den eksisterende administrative organisation. De overordnede tilpasninger fremgår af nærværende organisationsbeskrivelse. Administrationsprojektet har som ovenfor nævnt primært justeret og tilpasset den eksisterende organisation. Det er derfor væsentligt at slå fast, at der ikke er ændret på det idemæssige fundament organisationen, hviler på. Der er således fokus på at skabe optimale muligheder for, at ledere og medarbejdere kan bruge hinandens ressourcer og kompetencer på tværs af serviceområderne. at skabe helhed i opgaveløsningen også der, hvor opgaverne er komplekse, og delt mellem flere områder (samarbejdsflader). at skabe større fokus på en vedvarende og effektiv udnyttelse af ressourcerne. Der eksisterer efter tilpasningerne som følge af Administrationsprojektet fortsat en organisatorisk ramme, som giver mulighed for at løse opgaver på den ovenfor anførte måde. Den administrative organisation skal med i sin indretning medvirke til at sikre sammenhængskraft i en slankere og tilpasset struktur. Organisationen arbejder ud fra tre vinkler: En borgervinkel vi skal levere service og medinddragelse En politikervinkel vi skal levere service og samarbejde En organisationsvinkel vi skal levere udvikling, helhed, optimering og medinddragelse. Der er fra politikere, MED systemet og lederne i Haderslev Kommune sendt en række klare signaler om, hvad der skal kendetegne Haderslev Kommune: Fokus på styrkelse af helhed og sammenhængskraft i organisationen med afsæt i Direktionen og Hoved-MED. Fokus på værdibaseret ledelse og samarbejde. Fokus på færre serviceområder (og direktører). Færre men større chefområder. Fokus på dobbelt lederskab på helhed i opgaveløsningen, horisontalt og vertikalt i organisationen. Fokus på snitflader på alle niveauer. Fokus på central styring decentral ledelse. Fokus på høj grad af faglighed og stolthed af Haderslev Kommune som arbejdsplads. Fokus på etablering af én indgang for borgeren til kommunen. Fokus på understøttelse af det politiske niveau. Med ovenstående fokuspunkter in mente vil de væsentligste udfordringer i den administrative organisation være at sikre helhed i de komplekse opgaver (samarbejdsflader) og at høste disse gevinster i form af bedre borger- og politisk betjening. På de følgende sider gennemgås Haderslev Kommunes administrative organisation. Først præsenteres organisationen i ét samlet billede. Dernæst præsenteres organiseringen af de fælles stabsfunktioner. Og endeligt skitseres de tre serviceområder ét efter ét: Børne- og Familieservice, Erhvervs- og Borgerservice, samt Voksen- og Sundhedsservice. 2

4 Den administrative organisation i ét billede Den administrative organisation Med afsæt i Administrationsprojektet er Haderslev Kommunes administration tilpasset og trimmet både organisatorisk og ledelsesmæssigt. Serviceområderne Tre stærke serviceområder leverer de borgerrettede ydelser. Som en nyskabelse i forbindelse med Administrationsprojektet er organisationens udviklingskraft decentraliseret til de 3 serviceområder. En bærende ide i den redesignede organisation er således, at serviceområderne påtager sig et større ansvar for medvirken til sikring af sammenhængskraft og helhedsorientering på tværs af den samlede kommunale organisation. Direktionen er et væsentligt omdrejningspunkt i denne bestræbelse. Den øverste ledelse består en kommunaldirektør og 3 direktører samt 16 chefer. Øverst på siden ses rammerne omkring den administrative organisation. Går man lidt tættere på, mødes man af ideerne og de tankerne bag den etablerede organisation: To store og robuste serviceområder, Børne- og Familieservice samt Voksen- og Sundhedsservice, leverer kommunale kerneydelser indenfor børnepasning, skoler og familieområdet samt ældreområdet, voksne med særlige behov, integration og sundhedsområdet. I det tredje serviceområde, Erhvervs- og Borgerservice er der fokus på borger- og erhvervsservice. Der anlægges et bredere perspektiv med udgangspunkt i borgernes og erhvervslivets behov. I udviklingen af den kommunale service fokuseres på inddragelse af brugere og borgere. Erhvervs- og Borgerservice varetager opgaver indenfor følgende administrative eneheder: Erhvervsservice, Planlægning, Byggeri, Vej og Park, Miljø og Natur, Borgerservice herunder IT og digitalisering, Jobcenter og Aktivering samt Kultur og Fritid herunder turisme. 3

5 De tre serviceområder udgør fundamentet i organisationen. De er hver især udstyret med faglig styrke og udviklingskraft og er således gearet til at fungere i en kommune med en stærk decentral struktur og samtidigt have fokus på helhedsorientering og sammenhængskraft i organisationen. Den decentrale ledelse fungerer indenfor overordnede fælles mål og rammer. Denne dobbelthed i såvel organisation som i lederskab sikrer, at helhed og sammenhængskraft bevares og udvikles. Særlige indsatsområder Som en del af tilpasningen af den administrative organisation sættes der særligt fokus på følgende tværgående indsatsområder: Sundhed og Forebyggelse Det aktive medborgerskab Rehabilitering, uddannelse og job Indsats for uddannelse og job til unge med særlige behov. De 4 særlige indsatsområder beskrives pt. og vil indgå i en kommende udgave af administrationsbeskrivelsen. Direktionen Direktionen fungerer som et tværgående, strategisk og helhedsorienteret team i et ligeværdigt ledelsessamarbejde. Den administrative organisering baserer sig idemæssigt på en klassisk linie- og stabsmodel. Det forudsættes, at kulturen i Haderslev Kommunes politiske og administrative organisation foretrækker tydelige referencer (ledelse og ansvar) og at helhed sikres gennem tværgående opgave-, projekt- og funktionsløsninger udstyret med tydelig direktør-/afdelingschefansvar. På baggrund af administrationsprojektets erfaringer er det vurderingen, at ejerskab til forandrings- og udviklingsprojekter i højere grad skal tage udgangspunkt i serviceområderne, og at de fælles stabsfunktioner tilpasses dette udgangspunkt. Det forudsættes ligeledes, at den organisatoriske udvikling sker via mindre tilpasninger frem for større og mere radikale forandringer. De fælles stabe refererer i praksis til Direktionen men tilknyttes formelt og ledelsesmæssigt til enkelt direktører jf nærmere præcisering senere i denne organisationsbeskrivelse. De fælles stabe er således fortsat en støttefunktion til Direktionen i forbindelse med den samlede opgaveløsning. Direktion og afdelingschefer sikrer, at organisationen tager udgangspunkt i princippet om central styring og decentral ledelse som et grundlæggende organisatorisk princip. Der er tiltænkt serviceområderne et væsentligt større organisatorisk ansvar omkring helhedsorientering, tværgående opgaveløsning og sammenhængskraft i organisationen. Betjening af det politiske niveau Betjeningen af politikere og de politiske udvalg er et væsentligt og centralt omdrejningspunkt. Der er et markant fokus på den kvalificerede og professionelle betjening af det politiske niveau. Der er etableret sekretariater med en stærk faglig og professionel profil, hvormed der opnås større kvalitet, ensartethed og sikkerhed i sekretariatsarbejdet. Set under ét er der etableret en organisation med færre direktører og en stærkere Direktion. Der er færre, men større og stærkere serviceområder, med færre chefer. Chefområderne er bredere, med færre og mere entydige samarbejdsflader. Der er med organisationsindretningen skabt mulighed for en mere handlekraftig og helhedsorienteret kommunal virksomhed. En virksomhed, der yder hurtig og smidig service af høj kvalitet og som sikrer gode rammer for drift og udvikling til gavn for borgere og virksomheder i Haderslev kommune såvel som for kommunens ansatte. 4

6 Fælles stabe tværgående opgaveløsning og helhedsorientering Haderslev Kommunes organisation består af i alt 5 fælles stabsfunktioner: Byrådssekretariatet Økonomi og Udbud Kommunikationsteamet Personale og Jura IT og Digitalisering. I referencemæssig sammenhæng refererer Byrådssekretariatet, Økonomi og Udbud samt Kommunikationsteamet til kommunaldirektøren. Personale og Jura refererer til direktøren for Voksen- og Sundhedsservice. IT og Digitalisering er ledelsesmæssigt placeret under Borgerservice som refererer til direktøren Erhvervs- og Borgerservice. De 5 organisatoriske enheder fælles stabe - understøtter kommunaldirektørens og Direktionens handlemuligheder og handlekraft på det tværgående og helhedsorienterede område. Arbejdet med politik- og strategiudvikling sker i et samspil mellem de fælles stabe og serviceområderne, hvor der er tilvejebragt operationel udviklingskraft til gennemførelse af tværgående projekter, initiativer og ideer i en decentral kontekst. Samarbejdet mellem serviceområderne og de fælles stabe De tværgående samarbejdsrelationer mellem serviceområderne og de fælles stabe er af vital betydning for en fortsat udvikling og kvalificering af organisationen og servicetilbuddene i Haderslev Kommune. Tankesættet er da også bygget op omkring en samarbejdsrelation, hvilende på helhedsorientering og tværsektorielt samarbejde i balance med det specialiserede og faglige arbejde, der udføres i det enkelte serviceområde. Der eksisterer indlejret i organisationen et fagligt og ledelsesmæssigt ansvar, som går på tværs af den traditionelle linjeorganisation på tværs af serviceområderne. En medarbejder kan således referere personalemæssigt til én chef i eget serviceområde, men i faglig og udviklingsmæssig sammenhæng referere til en faglig leder/projektleder i et andet serviceområder eller i en af enhederne i de fælles stabe. Det skal præciseres, at det fortsat er linjechefen, der har ansvaret for at planlægge anvendelsen de personalemæssige ressourcer. Som et eksempel kan nævnes økonomifunktionen, der har økonomiske konsulenter i hvert serviceområde med personalemæssig reference til en stabschef men i økonomifaglige anliggender på tværs af organisationen eller i konkrete projektforløb refererer fagligt til en central økonomifunktion/projektleder. Projektorganisationsformen sikrer på én og samme tid udnyttelse af den faglige viden og de kompetencer, der findes i organisationen samt en udvikling af viden og kompetencer. Fremadrettet vil der i den kommunale organisation være fokus på at arbejde med færre men mere præcist definerede og velbeskreve projekter, som er afgrænsede i tid og indhold. Populært formuleret: Flere korte og tykke projekter end lange og tynde. 5

7 Voksen- og Sundhedsservice Voksen- og Sundhedsservice er organisatorisk bygget op omkring 1 direktør og 5 afdelingschefer med ansvaret for følgende områder: VS Stab og Administration Pleje og Træning Sundhed og Forebyggelse Specialrådgivningen Personale og Jura Med denne samling af funktioner og opgaver i Voksen- og Sundhedsservice er der etableret et stærkt og robust serviceområde, som er i stand til at levere og udvikle kerneydelser indenfor fagområdet. Voksen- og Sundhedsservice udgør en væsentlig del af fundamentet af den administrative organisation. Der findes i serviceområdet faglig styrke og tværgående udviklingskraft og det er således fagligt og ledelsesmæssigt gearet til at fungere i kommunens stærkt decentrale struktur. Den decentrale ledelse fungerer indenfor fælles mål og rammer, der sikrer central styring og decentral ledelse. Denne dobbelthed i organisation og lederskab medvirker til at helhed og sammenhængskraft i organisationen bevares og udvikles. Ansvarsområdet i Voksen- og Sundhedsservice dækker således primært den voksne og ældre del af indbyggerne i Haderslev kommune indenfor såvel psykiatri, misbrug og handicapområdet som indenfor plejeområdet. Visitation og Pleje og Træning samt Specialrådgivningen er placeret i samme serviceområde for at styrke sammenhæng og kvalitet i tilbuddene. Der opnås ved samlingen af funktionerne i Voksen- og Sundhedsservice god sammenhængskraft og synergi samt bedre muligheder for samarbejde med de fagligt sammenhængende og tilstødende funktioner. Den samlede sundhedsfunktion er placeret i Voksen- og Sundhedsservice. Sundhed og Forebyggelse har ansvaret for sundhedsindsatsen på tværs af den samlede kommunale organisation både omkring den borgerrettede sundhedsfremme og forebyggelse, samarbejde og organisering i forhold til det offentlige sundhedsvæsen (sygehusområdet og de praktiserende læger). Ansvaret for Haderslev Kommunes samlede integrationsindsats er delt mellem Erhvervs- og Borgerservice og Specialrådgivningen i Voksen- og Sundhedsservice. Koordination mellem disse to serviceområder er således meget væsentlig for at sikre helhed og sammenhæng omkring løsningen af integrationsopgaven. Stabsfunktionen i Voksen- og Sundhedsservice har til opgave at sikre, at der i serviceområdet findes kraft til intern faglig udvikling herunder organisations- og personaleudvikling. Der findes ligeledes økonomifunktion og sekretariat i Stabsfunktionen. I medfør af Administrationsprojektet har Voksen- og Sundhedsservice i lighed med de øvrige serviceområder påtaget sig et større ansvar for at sikre det tværgående samarbejde og udviklingen i opgaveløsningen i koordinering med de øvrige serviceområder og de fælles stabe. 6

8 Erhvervs- og Borgerservice Erhvervs- og Borgerservice er bygget op omkring 1 direktør og 5 chefområder med ansvaret for følgende: EB Stab og Administration, Jobcenter, Kompetencecenter og Ydelsescenter Plan og Ejendomsudvikling Teknik og Miljø Borgerservice, IT og Digitalisering Kultur og Fritid I Erhvervs- og Borgerservice er der fokus på borger- og erhvervsservice. Der anvendes et bredt perspektiv i forhold til samarbejde, serviceudvikling og sammentænkning af borgernes og erhvervslivets behov. I udviklingen af den kommunale service er der således fokus på inddragelse af brugere, borgere og erhvervsliv. Planlægningsmæssigt er der en række synergieffekter og sammenhænge i opgaveløsningen ved at den samlede fysiske planlægning er placeret ét sted i organisationen. Erhvervs- og Borgerservice har således det samlede ansvar for den fysiske planlægning og koordineringen heraf på tværs af den samlede kommunale organisation. Denne organisatoriske sammenhæng sikrer således helhed og kvalitet i opgaveløsningen. På Borgerserviceområdet sikrer samlingen af borger-, bruger- og erhvervsserviceopgaverne i Erhvervs- og Borgerservice helhed og sammenhæng i løsningen af opgaverne. Ved placering af IT og digitaliseringsopgaven i Erhvervs- og Borgerservice sikres et fagligt og ledelsesmæssigt fokus på et centralt udviklingsområde og omdrejningspunkt i fremtidens digitale borgerservice. Der er en synergieffekt med en øget kvalitet som konsekvens ved at disse mange serviceopgaver løsnings- og ansvarsmæssigt er samlet et sted. Samlingen af opgaverne i en stor organisatorisk enhed medfører ligeledes, at der vil være udviklingskraft til rådighed, som løbende sikrer tilpasning og udvikling af de borger-, bruger- og erhvervsrettede servicetilbud i Haderslev Kommune. Der er så at sige tale om kommunens butik eller supermarked med et bredt sortiment af serviceydelser - så man som borger, bruger og erhvervsliv kun behøver at handle ét sted! Erhvervs- og Borgerservice anvender et bredt borgerservicebegreb, som omhandler funktioner som for eksempel pas, kørekort sygesikringsbeviser, jobcenterydelser, sygedagpenge, kontanthjælp m.v. - service på det tekniske område omkring tilladelser og byggesager m.v. Der er med placeringen af alle disse opgaver og funktioner i én organisatorisk enhed skabt mulighed for på sigt at etablere én indgang til kommunen for alle borgere, brugere og erhvervsliv i Haderslev Kommune. Stabsfunktionen i Erhvervs- og Borgerservice har til opgave at sikre, at der i serviceområdet findes kraft til intern faglig udvikling herunder organisations- og personaleudvikling. Der findes ligeledes økonomifunktion og sekretariat i Stabsfunktionen. I medfør af Administrationsprojektet har Erhvervs- og Borgerservice i lighed med de øvrige serviceområder påtaget sig et større ansvar for at sikre det tværgående samarbejde og udviklingen i opgaveløsningen i koordinering med de øvrige serviceområder og de fælles stabe. 7

9 Børne- og Familieservice Børne- og Familieservice er bygget op omkring 1 Direktør og 4 chefer, som har ansvaret for følgende områder. BF Stab og Administration Distrikt Nord Distrikt Syd Distrikt Vest Med denne samling af funktioner og opgaver i Børne- og Familieservice er der etableret et stærkt og robust serviceområde, som er i stand til at levere og udvikle kerneydelser indenfor fagområdet. Ét sammenhængende forløb for aldersgruppen af 0-18 sikrer helhed og sammenhæng i tilbuddene til børn, familier og de grupper og enkeltpersoner, der indenfor målgruppen har særlige og specielle behov. Børne- og Familieservice udgør en væsentlig del af fundamentet for den administrative organisation. Der findes i serviceområdet styrke og udviklingskraft såvel ledelsesmæssigt som fagligt, hvorfor serviceområdet er gearet til at fungere i kommunens stærkt decentrale struktur. Den decentrale ledelse fungerer indenfor fælles mål og rammer, der sikrer central styring og decentral ledelse. Denne dobbelthed i organisation og lederskab medvirker til, at helhed og sammenhængskraft i organisationen bevares og udvikles. Arbejds- og ansvarsområdet i Børne- og Familieservice dækker således primært over skoler, dagpasningsområdet for de 0-6 årige samt familieområdet. Ved samling af ovennævnte funktioner i Børne- og Familieservice er der sikret god sammenhængskraft og synergi samt en minimering af samarbejdsflader til fagligt sammenhængende og tilstødende funktioner for eksempel i forhold til Kultur og Fritidsområdet, Jobcenter og Aktivering samt Specialrådgivningen. For Familierådgivningen, PPR og Specialfunktionerne er det barnet og dets nærmeste miljø oftest familien - der er i centrum for indsatsen. Der opnås helhed, sammenhæng og synergi ved placering af disse funktioner i samme serviceområde som skoler og dagpasningsområdet. Man kan formulere det således, at de 2 store søjler skole- og dagpasningsområdet rummer normalsituationen for barnet og den unge. De øvrige funktioner i Børne- og Familieservice er special- og specialistfunktioner på sundheds- og socialområdet, der arbejder på tværs af skole- og dagpasningsområdet. Stabsfunktionen i Børne- og Familieservice har til opgave at sikre, at der i serviceområdet findes kraft til intern faglig udvikling herunder organisations- og personaleudvikling. Der findes ligeledes økonomifunktion og sekretariat i Stabsfunktionen. I medfør af Administrationsprojektet har Børne- og Familieservice i lighed med de øvrige serviceområder påtaget sig et større ansvar for at sikre det tværgående samarbejde og udviklingen i opgaveløsningen i koordinering med de øvrige serviceområder og de fælles stabe. 8

10 Byrådssekretariatet Haderslev Kommune Gåskærgade Haderslev 9