Hovedbestyrelse Referat - møde den 5. maj 2015

Transkript

1 Hovedbestyrelse Referat - møde den 5. maj 2015 Deltagere: Birthe Petersen, formand Gert Fris, næstformand Ella Pedersen Jette Jungersen Leif Boyer Michael Petersen Ole Pedersen Simone Christensen Steen Hagstrøm Benny Poulsen Afbud: Erik Ravn Afdelingskontoret Allerød Kirkevænget 8A 3450 Allerød Tlf Fax alleroed@bdk.dk Boligkontoret Danmark: Tonny Bjørn, forretningsfører Referat af møde i hovedbestyrelsen, tirsdag den 5. maj 2015, kl , i bestyrelsens mødelokale Uglevang 2A. Dagsorden: 1. Revisionsprotokol 2. Sager til behandling 3. Sager til orientering 4. Orientering fra formandsskabet 5. Orientering fra forretningsførelse 6. Orientering fra udvalg 7. Eventuelt 8. Næste hovedbestyrelsesmøde 9. Referat af mødet til godkendelse Bilag: 1. Sundhedstjek, tilbud og informationsmateriale 2. Afd. 5, budget 2014/15 brev af 4. marts 2015 fra lejer herom 3. Udlejningssituation, kvartalsrapport

2 1. Revisionsprotokol På mødet forelægges revisionsprotokollen til bestyrelsens orientering. Der er ikke indsat nyt efter seneste hovedbestyrelsesmøde. at hovedbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Hovedbestyrelsen tog orienteringen om revisionsprotokollen til efterretning. 2. Sager til behandling Under dette punkt behandles forenings- og afdelingssager, hvor det indstilles at hovedbestyrelsen træffer konkrete beslutninger. Under dagsordenens punkt 3 behandles sager til orientering. 2.1 Styringsdialogmøde På seneste styringsdialogmøde er det aftalt, at næste styringsdialogmøde skulle afholdes tidligere på året. Kommunen har netop foreslået, at styringsdialogmødet i 2015 afholdes i september, dog uden konkret dato er fastlagt endnu. Dokumentationspakken vil blive udarbejdet henover sommeren og vil på de enkelte vurderinger være identiske med sidste års pakke. Den samlede dokumentationspakke vil tilgå bestyrelsen på mail. Hvis der er særlige emner og sager, der ønskes medtaget på styringsdialogmødet meddeles dette til Birthe Petersen og/eller Tonny Bjørn senest medio august Formandsskabet vil herefter udforme foreningens punkter til mødet. at hovedbestyrelsen forholder sig til det kommende styringsdialogmøde. Hovedbestyrelsen tog orienteringen om det kommende styringsdialogmøde til efterretning. Birthe Petersen opfordrede til, at eventuelle emner til behandling på det kommende styringsdialogmøde meddeles til Tonny Bjørn i god tid forinden, således at emner kan forberedes forinden mødet. På mødet oplyste Birthe Petersen, at der er aftalt møde med borgmester Jørgen Johansen den 7. maj 2015, hvor hun og Gert Fris som formandskab deltager. Mødet er på foranledning af boligforeningen for at bevare og styrke relationen til det politiske niveau i kommunen. Mødet er således uden embedsfolk og af uformel karakter. Birthe har oplyst Jørgen Johansen følgende emner til drøftelse på mødet: E-syn, voksenlærling, fællesdrift, det kommende samarbejde med Lundegaarden om daglig driftsopgaver, og kommende nybyggeri i kommunen. På mødet oplyste Leif Boyer, at kommunen har besluttet en mødepause, hvilket har en konsekvens i forhold til beslutninger omkring helhedsplanerne i Afdeling 10 og 11, Ørnevang og Uglevang, idet der alene er 1 2 dage fra licitationsresultatet forelægger til frist for indsendelse af Skema-B til kommunal behandling. Emnet medtages til behandling på mødet med borgmesteren. 2.2 Foreningen Tilbud om sundhedstjek Allerød Kommune har ved mail af 7. april 2015 fremsendt tilbud om sundhedstjek af beboere i Allerøds boligforeninger. Kommunen oplyser, at de igennem det seneste halve år har arbejdet målrettet med en tidlig opsporing af borgere i risiko for at udvikle livsstilssygdomme. Sundhedstjekket er gratis og frivilligt. Det vil bestå af målinger af blodtryk, blodsukker, fedtprocent, vægt samt BMI. Boligforeningen skal stille lokaler til rådighed, som det eneste. Det kan eventuel være i Engbuen 1. side 2/9

3 På forespørgsel har kommunen oplyst, at sundhedstjekket også kan tilbydes ansatte i Lillerød Boligforening. Da tilbuddet gælder alle beboere i Lillerød Boligforening lægges op til at hovedbestyrelsen på mødet den 5. maj 2015 tager stilling hertil. Tilbud og informationsmateriale om sundhedstjek er vedlagt denne dagsorden som bilag 1. at hovedbestyrelsen tager stilling til tilbud om sundhedstjek til samtlige beboere og ansatte i Lillerød Boligforening. Hovedbestyrelsen besluttede, at takke ja til tilbuddet om sundhedstjek til samtlige beboere og ansatte i boligforeningen. Det blev bemærket, at det ikke er udtryk for, at boligforneingen skal blande sig i beboere og ansattes livsstil, men alene skal ses som det tilbud det er. 2.3 Foreningen Medarbejderrepræsentant i hovedbestyrelsen På det seneste møde i SU blev kompensation / aflønning af medarbejderrepræsentantens deltagelse på hovedbestyrelsesmøder drøftet, og der var enighed i SU om, at de timer der anvendes på møder kan afvikles 1:1 efter nærmere aftaler med lokalinspektøren. Det praktiseres i dag og giver ikke anledning til problemer. For at undgå tvivl herom anmodes hovedbestyrelsen om, at tilslutte sig nuværende praksis. at hovedbestyrelsen godkender, at medarbejderrepræsentantens deltagelse på hovedbestyrelsesmøder afspadseres 1:1 efter nærmere aftale med lokalinspektøren. Hovedbestyrelsen besluttede, at medarbejderrepræsentantens deltagelse på hovedbestyrelsesmøder fremover afspadseres 1:1 efter nærmere aftale med foreningens lokalinspektør. Benny Poulsen undlod at gøre sin stemme gældende. 2.4 Foreningen Hjertestarter Hovedbestyrelsen har tidligere drøftet opsætning / indkøb af hjertestartere, og mulighederne via kommune og Trygfonden skal undersøges nærmere. Formandskabet har drøftet om hvor vidt foreningen allerede nu skal indkøbe en hjertestarter til det fælles ejendomskontor, Uglevang 2A. Der foregår mange aktiviteter i og omkring ejendomskontoret i Uglevang 2A, og langt de fleste henvendelser fra beboere sker hertil. Opsætning af en hjertestarter ses derfor som et anliggende for hovedbestyrelsen. En hjertestarter koster omkring kr., og beløbet foreslås afholdt over foreningens drift. at hovedbestyrelsen beslutter, at foreningen opsætter en hjertestarter ved ejendomskontoret Uglevang 2A, og beløbet hertil afholdes over foreningens drift. Hovedbestyrelsen besluttede, at foreningen indkøber en hjertestarter ved ejendomskontoret Uglevang 2A, og beløbet hertil afholdes over foreningens drift. 2.5 Foreningen Boligkontoret Danmarks repræsentantskabsmøde den 30. maj 2015 Boligkontoret Danmark afholder deres repræsentantskabsmøde lørdag den 30. maj Mødet afholdes i Nyborg. Lillerød Boligforening kan deltage med 5 repræsentanter. side 3/9

4 at hovedbestyrelsen vælger / udpeger 5 repræsentanter til deltagelse på Boligkontoret Danmarks repræsentantskabsmøde den 30. maj 2015 i Nyborg. Hovedbestyrelsen valgte/udpegede følgende 5 repræsentanter til deltagelse på Boligkontoret Danmarks repræsentantskabsmøde den 30. maj 2015 i Nyborg: Birthe Petersen, Gert Fris, Jette Jungersen, Erik Ravn og Ella Pedersen. Ole Pedersen er reserve, hvis der sker afbud blandt foreningens delegerede. 2.6 Afdeling 5, Sydvænget/Rugvænget Driftsbudget 2015/16, afdelingsmøde Poul Andersen, Rugvænget 6, har ved brev af 4. marts 2015 stilet til hovedbestyrelsen kommenteret forhold omkring afdelingens driftsbudget for 2015/16. Brevet er vedlagt denne dagsorden som bilag 2. Poul Andersen har også via lokale medier, Allerød Nyt, udtrykt forskellige holdninger, både gående på budgettet og på blandt andre Boligkontoret Danmarks håndtering heraf. Efter Boligkontoret Danmarks opfattelse er Poul Andersen gået for langt i sine påstande, og på forhold overtrådt gældende injurielovgivning. Boligkontoret Danmarks ledelse har derfor oplyst Poul Andersen, at der vil blive udtaget stævning overfor ham, såfremt han ikke fremkommer med et dementi. Poul Andersen beskylder Boligkontoret Danmark for ikke at have styr på afdelingens økonomi og med fortsæt vildlede beboerne herom. Poul Andersen har senest vist interesse for en dialog, og han er derfor blevet tilbudt et møde med blandt andre Boligkontoret Danmarks direktør Michael Demsitz. Poul Andersen har fået en frist på 10 dage for en accept af møde. De forhold, som Poul Andersen rejser i sit brev af 4. marts 2015, giver ikke Boligkontoret Danmark anledning til, at foreslå ændringer til det vedtagne driftsbudget for 2015/16. Der redegøres nærmere herfor på mødet den 5. maj at hovedbestyrelsen forholder sig til Poul Andersens brev af 4. marts På mødet blev Poul Andersens brev af 4. marts 2015, og de forhold som fremgår heraf, drøftet nærmere. Hovedbestyrelsen ser ikke anledning til ændringer i det af beboerne vedtagne driftsbudget for 2015/16, idet bestyrelsen lægger både Boligkontoret Danmark og Tilsynets, kommunen, vurderinger til grund. Det blev aftalt, at Tonny Bjørn skriver til Poul Andersen herom og samtidig meddeler ham, at bestyrelsen betragter forholdene omkring budgettet for 2015/16 for uddebatteret. På mødet oplyste Tonny Bjørn, at Poul Andersen ikke har taget imod tilbud om møde med Boligkontoret Danmarks direktør, Michael Demsitz, og har heller ikke dementeret de påstande, som han har fremsat offentligt. Stævning er derfor under udarbejdelse, og forventes færdiggjort i løbet af en uge. Hovedbestyrelsen tilkendegav opbakning til stævningen. 2.7 Afdeling 13, Frederiksborgvej Renoveringsprojekt Hovedbestyrelsen har på et tidligere møde behandlet renoveringsprojektet omfattende blandt andet ovenlysvinduer, installationer og ventilation. Der har været afholdt licitation, hvor billigste tilbud ligger betydelig under det vedtagne anlægsbudget. Der er budgetteret med håndværkerudgifter på kr., og billigste tilbud er på næsten 1 mio. kr. billigere. Rådgiver, Gaihede, har foreslået at projektet udvides, og der etableres ekstra friskluftsventiler, anlæg til emhætter udskiftes, opsætning af fugtalarmer, og udskiftning af alle toiletter i bebyggelsen (idet der kan opnås betydelige besparelser på vand). Disse ekstra arbejder kan medtages indenfor det vedtagne budget. Der er aktuelt ved at blive aftalt et byggeudvalgsmøde for en drøftelse heraf. Det er Boligkontoret Danmarks anbefaling, at en udvidelse af projektet som anført skal behandles og vedtages af beboerne, hvorfor der skal afholdes et ekstraordinært afdelingsmøde i så fald. Ligesom hovedbestyrelsen også skal tilslutte sig til udvidelsen, og bekræfte at den tildelte økonomiske støtte på 1 mio. kr. fra foreningens trækningsret bevares. side 4/9

5 at hovedbestyrelsen forholder sig til en udvidelse af renoveringsprojektet i Afdeling 13, Frederiksborgvej, som anført og samtidig bekræfter at den økonomiske støtte på 1 mio. kr. fra foreningens egen trækningsret bevares. På mødet oplyste Tonny Bjørn, at byggeudvalget har besluttet at udvide projektet med ekstra friskluftsventiler, udskiftning af anlæg til emhætter og opsætning af fugtalarmer, og disse (mer)arbejder er indenfor det projekt/budget, som beboerne har vedtaget. Byggeudvalget har således besluttet, at der ikke skal ske udskiftning af alle toiletter for et beløb på kr. Gert Fris oplyste, at fugtalamerne koster kr., og er ekstra tilkøb til projektet det er dog vurderingen, at det isoleret set ikke kræver behandling på afdelingsmøde, grundet økonomiens størrelse.gert oplyste også, at der ved udskiftning af toiletter kunne opnås en større vandbesparelse, med en kort tilbagebetalingsperiode, men byggeudvalget ønsker ikke en forsinkelse af projektet grundet fornyede behandlinger. Hovedbestyrelsen tilsluttede sig byggeudvalgets beslutninger om udvidelse af projektet, og undlade udskiftning af alle toiletter. Bestyrelsen besluttede også, at den økonomiske støtte fra foreningens egen trækningsret bevares på 1 mio. kr. 2.8 Afdeling 15, Lindebakken/Jægerhegnet Renoveringsprojekt Hovedbestyrelsen har på et tidligere møde behandlet renoveringsprojektet omfattende blandt andet udskiftning af døre og vinduer. Der har været afholdt licitation, hvor billigste tilbud ligger betydelig over det vedtagne anlægsbudget. Der er budgetteret med håndværkerudgifter på kr., og billigste tilbud er på over kr. større. Byggeudvalget har derfor i samråd med rådgiver, Gaihede, drøftet besparelser i projektet. Den største besparelse er fundet ved at tage udskiftning af døre ud af projektet; disse må planlægges udskiftet over en årrække via afdelingens henlagte midler. Der er foretaget besparelser i projektet for cirka kr., og aktuelt er der en manglende finansiering på mellem kr., afhængig af det endelige tilsagn for salg af energibesparelser. For at få gennemført projektet på grundlag af et anlægsbudget der hænger sammen ansøges hovedbestyrelsen om tilsagn om ekstra økonomisk støtte fra foreningens dispositionsfond for et beløb på optil kr., et kontant tilskud i givet fald. Beløbet afhænger dog af, den endelige anskaffelsessum og ydelsen på det lån, der hjemtages efter projektets fysiske afslutning. Hvis anskaffelsen bliver billigere og/eller låneydelsen er mindre, end det budgetterede vil den ekstra støtte bortfalde hel eller delvis i forhold hertil. at hovedbestyrelsen giver tilsagn om en ekstra økonomisk støtte til Afdeling 15, Lindebakken/Jægerhegnets renoveringsprojekt. Den ekstra støtte udgør et beløb på optil kr., som forholdsmæssig enten hel eller delvis bortfalder, hvis anskaffelsessummen og/eller låneydelsen bliver mindre, end budgetteret. Støtten ydes i givet fald som et kontant tilskud fra foreningens dispositionsfond. Hovedbestyrelsen gav tilsagn om ekstra økonomisk støtte til projektet. Den ekstra støtte udgør et beløb optil kr., som forholdsmæssig enten hel eller delvis bortfalder, hvis anskaffelsessummen og/eller låneydelsen bliver mindre, end budgetteret. Støtten ydes i givet fald som et kontant tilskud fra foreningens dispositionsfond. Hovedbestyrelsen tilsluttede sig samtidig de ændringer af projektet, som byggeudvalget har truffet beslutning om. side 5/9

6 3. Sager til orientering Sager til orientering uddybes eller behandles kun på mødet, hvis dette direkte efterspørges. 3.1 Afdeling 9, Poppelgården Maling af opgange I afdelingens vedtagne driftsbudget er der afsat kr. til maling af opgange. Arbejdet er ikke blevet igangsat, dels har der ikke været tilstrækkelig fokus på fremdrift i opgaven, og dels skulle behandling af et større antal revner i vægge afklares. Der er hjemtaget 2 tilbud på opgaven, og det kan gennemføres indenfor de kr. Den nyvalgte afdelingsbestyrelse har imidlertid stoppet arbejdet, idet de ønsker at skabe sig et samlet overblik over bebyggelsens vedligeholdelsesbehov forinden igangsætning af arbejdet, og muligvis også fremkomme med forslag til en om disponering af de henlagte midler. Boligkontoret Danmark har oplyst afdelingsbestyrelsen, at de ikke har bemyndigelse til at disponere i det af beboerne vedtagne budget, på sådan vis, og har derfor anbefalet afdelingsbestyrelsen at indkalde til et ekstraordinært afdelingsmøde for en behandling heraf. Afdelingsbestyrelsen har modsat sig dette, og har oplyst at de påtager sig ansvaret overfor beboerne og påtænker at udsende en information til beboerne om deres beslutning. Bestyrelsesmedlem Ella Pedersen har som beboer i afdelingen rettet henvendelse til Boligkontoret Danmark om forholdet, og vil gerne have sat arbejdet med maling af opgange iværk, i henhold til det godkendte budget. Der er således en potentiel risiko for en tvist om forholdet. 3.2 Afdeling 10, Ørnevang Reklamationssag, vinduer På hovedbestyrelsesmødet den 3. marts 2015 blev bestyrelsen orienteret om, at der er mangler ved afdelingens vinduer. Det er konstateret, at der i et antal vinduer er skåret reces i rammerne for at få vinduerne til at passe ind. Der er derfor foretaget reklamation overfor de ansvarlige, rådgiver og entreprenør. Efterfølgende har der været ført forhandlinger med den ansvarlige entreprenør, som er indstillet på en forligsmæssig løsning, og to mulige scenarier er opstillet: 1. Boligforeningen beslutter, at forholdet kapitaliseres vedrørende genopretning og påsmøring af svampedræbende middel på blottet træ. Entreprenøren overtager kontakt til Velfac og beder dem levere liste til montering (på limning) på de vinduer, hvor det i forbindelse med en forestående renoveringssag i afdelingen viser sig at det beskrevne problem findes. Blottet træ får inden svampedræbende middel, der udfræses til genopretning af friskluftkanal i liste. Fejlen udbedres herefter af den til den kommende renoveringssag vindende entreprenør. 2. Boligforeningen beslutter, at forholdet skal genoprettes forud for igangsætning af den forestående renoveringssag. Udbedringen inkl. alle relaterede nedbrydnings- og genopretningsarbejder i boliger forestås af entreprenøren. Byggeudvalget i helhedsplanen har besluttet, at forlig, som beskrevet i scenarie 1, skal indgås. 3.3 Afdeling 11, Uglevang Super cykelsti, areal ved Banevang På hovedbestyrelsesmødet den 3. marts 2015 bemyndigede bestyrelsen formandskabet til at indgå aftale med Allerød Kommune om ekspropriation af et areal langs Banevang til anlæg af den nye super cykelsti. Forholdet ses i sammenhæng med beplantningsplanen i helhedsplanen, og en aftale omfattende begge forhold er derfor blevet drøftet med kommunens miljø- og tekniske forvaltning. Mødet resulterede i en imødekommelse fra kommunens side, og en ny beplantningsplan er efterfølgende blevet sendt til kommunen. Indgåelse af aftalen om arealet langs Banevang afventer en godkendelse af den nye beplantningsplan. side 6/9

7 På mødet oplyste Tonny Bjørn, at Boligkontoret Danmark nu har modtaget kommunens godkendelse af den nye beplantningsplan, hvorved aftale om arealet til cykelsti kan indgås på de givne vilkår. 3.4 Afdeling 17, Engbuen Henvendelse om mistanke for skimmelsvampe i bolig En lejer i Engbuen, har tidligere rettet henvendelse omkring mistanke for skimmelsvampe i sin bolig. Hovedbestyrelsen er orienteret herom på møde den 3. marts Der er foretaget undersøgelser af lejemålet, der ikke har påvist skimmelspore grundet boligens fysik. Der blev fundet skimmelspore i støv, hvorfor en rengøring blev anbefalet lejer. Lejer har på ny rettet henvendelse til kommunen og til Boligkontoret Danmark med udskrifter af lægejournaler med dokumentation for påvirkning af skimmel. Boligkontoret Danmark er aktuelt i dialog med kommunen om forholdet, og har i samråd med foreningens formandsskab aftalt, at foreningen iværksætter fornyede undersøgelser af lejemålet, både af boligens fysiske forhold og af inventar. Dette for at tilsikre, at lejemålet ikke har skimmelspore, som kan tillægges foreningens ansvar. at hovedbestyrelsen tager orienteringen om sager til efterretning. Hovedbestyrelsen tog orienteringen om sager til efterretning. 4. Orientering fra formandsskabet På mødet vil formandsskabet give en mundtlig orientering om eventuelle nye sager og forhold. På mødet oplyste Birthe Petersen følgende: at Gert Fris er valgt til Boligkontoret Danmarks bestyrelse, som én blandt de store medlemmer Lillerød Boligforening fastholder således deres repræsesentation i Boligkontorets bestyrelse, efter Jeanette Oxfeldts udtræden at der afholdes lokalrådsmøde den 7. maj 2015, og Lillerød Boligforening er vært; mødet afholdes i Lindebakkens selskabslokale tidligere formand for Afdeling 1, og bestyrelsesmedlem, Svend Erik Borch, er afgået ved døden; Lillerød Boligforening har sendt en hilsen ved begravelsen, og har modtaget et takkekort fra Svends Eriks efterladte hustru at hovedbestyrelsen tager orienteringen fra forretningsudvalget til efterretning. Hovedbestyrelsen tog orienteringen fra forretningsudvalget til efterretning. 5. Orientering fra forretningsførelse 5.1 Udlejning statusrapport Boligkontoret Danmark har udarbejdet kvartalsrapport vedrørende udlejningssituationen. Rapporten er vedlagt denne dagsorden som bilag Dispositionsfonden Der henvises til seneste opdateret oversigt udleveret på hovedbestyrelsesmødet den 4. oktober at hovedbestyrelsen forholder sig til de enkelte punkter fra forretningsførelsen. side 7/9

8 Hovedbestyrelsen tog orienteringen fra forretningsførelsen til efterretning. 6. Orientering fra udvalg På mødet vil der blive givet en mundtlig orientering om eventuelle nye sager og forhold. På mødet blev der oplyst følgende: Gert Fris orienterede om Afdeling 5, Sydvænget/Rugvænget, helhedsplan, og det netop afholdte byggeudvalgsmøde herom der arbejdes på mulige løsninger, der blandt andet omfatter klimaskærme og udhuse at hovedbestyrelsen tager orienteringen fra udvalg til efterretning. Hovedbestyrelsen tog orienteringen fra udvalg til efterretning. 7. Eventuelt På mødet oplyste Steen Hagstrøm, at han er valgt ind i grundejerforeningen Gråstensvænge, hvor også Afdeling 1, Rosenvænget, er medlem. På mødet oplyste Gert Fris, at AAB (ved DAB) har vundet nybyggeriet i Lynge, arealet ved Gladgårdsvænge. Byggeriet omfatter 56 boliger. På mødet oplyste Gert Fris, at arealerne ved Sortemosen i Blovstrød er behandlet af kommunalbestyrelsen, og der findes materialer på kommunens hjemmeside. På en del af arealerne påtænkes fortsat opført almene boliger. 8. Næste hovedbestyrelsesmøde Næste ordinære hovedbestyrelsesmøde er planlagt afholdt tirsdag den 2. juni 2015, kl På foranledning af forretningsfører Tonny Bjørn foreslås mødet rykket til en anden dato, eventuel tirsdag den 9. juni at hovedbestyrelsen forholder sig til en eventuel anden dato for næste hovedbestyrelsesmøde, og aftaler eventuelle emner/sager til behandling på dette. Hovedbestyrelsen besluttede, at næste møde rykkes til tirsdag den 9. juni 2015, kl Benny Poulsen meldte afbud til mødet. 9. Referat af mødet til godkendelse Referat af møde den 5. maj 2015 godkendt ved underskrift. side 8/9

9 Birthe Petersen Gert Fris Benny Poulsen Ella Pedersen Erik Ravn (-) Jette Jungersen Leif Boyer Michael Petersen Ole Pedersen Simone Christensen Steen Hagstrøm side 9/9