Resultatkontrakt. Vedrørende. Midtjysk Dialogforum for modtagelse og fastholdelse af udenlandsk arbejdskraft JOBmidt

Transkript

1 Resultatkontrakt Vedrørende Midtjysk Dialogforum for modtagelse og fastholdelse af udenlandsk arbejdskraft JOBmidt [15. september juni 2011] Journalnummer: Kontraktens parter Region: Region Midtjylland(RM) Regional Udvikling Skottenborg Viborg Ean-nr: Kontaktperson: Bent B. Mikkelsen Kontaktoplysninger: Bent B.Mikkelsen@ru.rm.dk Telefon: Operatør: Ringkøbing Fjord Erhvervsråd Bredgade Lem st. Kontaktperson: Lene Hindbo CVR. Nr Bankoplysninger Resumè Initiativet Modtagelse og fastholdelse af udenlandsk arbejdskraft har som formål at bidrage til udvidelse af arbejdsstyrken i Region Midtjylland. Målene er dels at lette virksomhedernes modtagelse og integration af udenlandsk arbejdskraft og dels at understøtte og udvikle den offentlige modtagelse og integration af udenlandsk arbejdskraft i lokalsamfundet. Indsatsen varetages af lokale konsortier bestående af erhvervs- beskæftigelses- og integrationspolitiske aktører, der understøttes af et Midtjysk Dialogforum. Leadpartnere i de syv konsortier er Ringkøbing Fjord Erhvervsråd, VIBORGegnens erhvervsråd, Horsens erhvervsråd, Randers Erhvervs- og udviklingsråd, Lemvig kommune, Erhverv Aarhus og Silkeborg Iværksættercenter. Ringkøbing Fjord Erhvervsråd er bl.a. ansvarlig for sekretariatsbetjeningen af Midtjysk Dialogforum. Regional Udvikling Skottenborg 26, 8800 Viborg

2 Opfølgning pr. 1. marts Redegørelse for projektets fremdrift, herunder mål og resultatkrav Projektleder: Længere sygemelding Projektlederen for Midtjysk Dialogforum har i afrapporteringsperioden været sygemeldt i to måneder. Fra d. 10 november 2011 til 10. januar Det har betydet, at aktiviteterne i nogle perioder har været prioriteret anderledes. Således har mail og korrespondance over telefonen blevet prioriteret i stedet for nyhedsbreve og faste kvartalvise besøg ude i konsortierne. Der er ligeledes holdt dobbelt så mange fysiske møder i leadpartnernetværket, hvilket er den optimale platform for at give, og modtage, informationer. Heraf, leadpartnernetværket, udspringer ligeledes tre arbejdsgrupper, som har arbejdet med hhv. evaluering, One Stop Shop og en stor tværkommunal konference. Der er i afrapporteringsperioden ikke holdt de traditionelle møder i Midtjysk Dialogforum. Der er i stedet lagt et stort arbejde i en stor regional konference, som efter planene skulle være holdt i februar 2011 dvs. i denne afrapporteringsperiode. Konference er imidlertid blevet flyttet til d. 31. marts. Målgruppen er deltagerne i Midtjysk Dialogforum, men derudover er Vækstforum i Region Midtjylland, regionspolitikere, kommunalt ansatte, m.fl. inviteret Forarbejdet har krævet mange ressourcer, og har resulteret i følgende program for dagen: - Velkomst: Leder Henning Jensen - Åbning af konference: Journalist Dorte Fals - Velkomst: Nicolai Wammen - Fremtidsudsiger: Hans Kornø - Præsentation af de lokale indsatser, ordstyrer Dorte Fals - Frokost, åbning af ni bemandede stande som kan besøges under frokost - Projektet set fra virksomheder: Siemens - Mødet med Danmark og projektet: Udenlandsk læge - Afrunding: ved afdelingschef ved regional udvikling, Bent Mikkelsen - Opsamling: Dorte Fals Netværk/workshops Derudover er der også lagt ekstra arbejde i leadpartnernetværket, som er et vedvarende netværk, hvor hvert konsortium er repræsenteret ved et medlem. Der holdes normalvist to møder halvårligt, men i denne afrapporteringsperiode er der holdt fire.

3 Der er i perioden holdt følgende møder for netværk for leadpartnerne. o 13. oktober Status fra Midtjysk Dialogforum samt fra de syv konsortier Intro af stor konference som skal holdes d. 31. marts 2011, hvor konsortierne er en stor del af Drøfte idé om at udgive en bog omkring udenlandskarbejdskrafts kulturmøde med danskere Drøfte videndeling med lignende projekt i nordjylland Opfølgning af det tværkommunale virksomhedsnetværk o 14.december Status Gennemgang af program til Konferencen d. 31. marts. Gennemgang og uddelegering af praktiske gøremål i forbindelse med konferencen Opfølgning på møde med boligportalen bl.a. om det er i orden, at linke direkte videre fra konsortiernes hjemmeside til boligportalen.dk o 10. januar Status med One Stop Shop ved Peter Møller, direktør Workindenmark west Status på møde omkring oversættelser på borger.dk hvorvidt det kunne være en opgave for workindenmark. Opfølgning på opgaver relateret til konferencen d. 31. marts 2011 Fælles evaluering nedsættelse af arbejdsgruppe o 7. marts Mødet blev holdt på Danisco, som også ligger lokaler til konferencen d. 31. marts Status på projektet Konferencen herunder agenda, indlæg, informationsstande, pressedækning m.v. Derudover er der taget initiativ til at oprette tre arbejdsgrupper blandt leadpartnerne, som arbejder med hhv. One Stop Shop Evaluering af de enkelte konsortier og Midtjysk Dialogforum samt hele projektet. Konference d. 31. marts Ud over tilbud til leadpartnernetværket har der været holdt følgende møder/workshops, som har været åbne for alle projektdeltagere og ansatte ved kommunerne. Borger.dk: d, 9. november 2010 Projektledere og relevante ansatte i kommunerne var inviteret til et seminarmøde, hvor der var fokus på, hvordan kommunerne kunne videndele omkring oversættelser af relevante blanketter og formularer. Side 3

4 I forlængelse af mødet, og på baggrund af input fra, mødet omkring borger.dk er der taget kontakt til Redaktionschef for Borger.dk og Souschef i IT og Telestyrelsen, Lisann Troelsen, som vil deltage i næste møde omkring udfordringen om oversættelse af dokumenter og blanketter. Mødet vil finde sted d. 5. april. Bolig samarbejde med Boligportalen Projektlederne mødtes med direktøren for boligportalen for at drøfte mulige samarbejdsmodeller. Løsningen blev, at boligportalen på hvert konsortiums hjemmeside kunne lave et vindue, hvor udenlandske arbejdstagere kan søge på boliger i nærområdet. Hjemmeside Der er ikke i perioden arbejdet videre med hjemmesiden og opsamling af projektets aktiviteter herinde. I forbindelse med forarbejdet til rapporten om aktiviteter samt den store konference d. 31. marts, er der samlet sammen på alle projektets aktiviteter. Dette vil give en god platform for at oploade relevante skabeloner på aktiviteter, erfaringer m.v. til dette site. Heri ligger en opgave i den kommende periode. Det vil samtidig være en god afslutning på projektet, at samtlige aktiviteter samles på ét sted, som er tilgængeligt via internettet og dermed ikke kun kommer til at lægge i en række mapper arkiveret i kommuner og regionen. Rapporter Aktiviteter Der er udarbejdet en større rapport over aktiviteter i projektet. Udover aktiviteter kommenterer rapporten også på fremtidige udfordringer. Rapporten kommenterer også på statslige initiativer inde for området. Fastholdelsesfrekvens Der er udarbejdet to rapporter. Medio marts afleveres nr. 3. Nyhedsbrev Der er, som nævnt indledningsvist, ikke lavet det samme antal nyhedsmail som sædvanligt, jf, indledning. Der er udarbejdet to nyhedsmails for hhv. september og februar. Indhold er som sædvanligt: o Sekretariatet o Set og sket i projektet Side 4

5 o o o o Nyheder Lignende projekter Rapporter, statistik, bøger m.m. Andet. Konsortium besøg Projektlederens sygemelding har, som nævnt indledningsvist, resulteret i, at aktiviteterne har været prioriteret anderledes. I stedet for at bruge den tidsmæssige og ressourcekrævende løsning med at køre rundt til alle konsortierne, har man valgt at holde kontakt med konsortierne via telefon og mail og selvfølgelig besøge efter behov. Derudover har man valgt at holde nogle flere leadpartnermøder (to ekstra), hvilket også har givet god lejlighed til at kommunikere ansigt til ansigt med konsortierne. Denne løsning har også været mulig, idet projektet efterhånden har kørt et stykke tid og leadpartnere, og andre projektansatte, derfor er bedre kendt med hinanden, hvilket gør det lettere at kommunikere over mail og telefon. Følgende konsortier er imidlertid besøgt: - Århus d. 1. november, 2010: pga. projektleder gik på barsel ultimo november - Silkeborg, d. 14. december: pga. ny leadparter startede d. 1. december Århus, d. 4. november: Besøgt angående input vedr. implementering af mål 2 (de kommunale opgaver) - D. 25. februar: Møde med Ringkøbing konsortium: møde med projektledere i ikast- Brande og Herning. Møder med andre aktører, statslige myndigheder m.m. Der er i afrapporteringsperioden holdt en række møder med andre centrale aktører, statslige myndigheder m.m. Heraf kan nævnes: 1. september, Maria Nørby, Kontorchef i Arbejdsmarkedsstyrelsen Et af flere møder, hvor One Stop Shop har været på agendaen. Formålet har været at komme med input til organiseringen af disse. 1. september, Lotte Holck, ForeningenNydansker Side 5

6 Møde med anden integrationsaktør finde samarbejdsmuligheder. 3. februar, Integrationsministeriet Informationsmøde om nye støttemuligheder. 8. februar, Integrationsministeriet Deltagelse i workshop omkring videndeling omkring indsatser målrettet udenlandsk arbejdskraft og eventuelle medrejsende familier. 2. Skematisk opfølgning på mål og resultatkrav Mål at understøtte og kvalificere konsortiernes varetagelse af mål 1 og mål 2 i Vækstforums initiativ Modtagelse og fastholdelse af udenlandsk arbejdskraft Resultatkrav Målemetode Opfølgning Resultatkrav 1.1 Der skal senest ultimo 2009 udvikles en måling af fastholdel- godkendt af Region Måling af fastholdelseseffekten Midtjylland Der er afleveret to rapporter og Side 6

7 sesfrekvensen for udenlandsk arbejdskraft i Region Midtjylland med henblik på halvårlige målinger pr 1. marts og 1. september i henhold til godkendt evalueringskoncept Resultatkrav 1.2 Etablering i 3. kvartal 2009 af Det midtjyske Dialogforum med repræsentanter fra de 7 konsortier i Region Midtjylland, WorkinDenmark West, Beskæftigelsesregion Midtjylland, Arbejdsmarkedets parter, Region Midtjylland m.fl. Resultatkrav 1.2 Løbende betjening af det Midtjyske Dialogforum Kommissorium for Det Midtjyske Dialogforum, herunder medlemmer, formål, mødefrekvens m.v. Referat fra møder i det Midtjyske Dialogforum, herunder deltageroversigt. medio marts 2011 bliver den 3. afleveret Jf. tidligere afrapportering Grundet projektlederens sygemelding er der ikke blevet holdt et møde i Midtjysk Dialogforum. Der er imidlertid gået mange ressourcer på at forberede en stor regional konference, som efter planen skulle være holdt i indeværende afrapporteringsperiode. Resultatkrav % af konsortierne for Modtagelse og fastholdelse af udenlandsk arbejdskraft tilkendegiver at have modtaget den fornødne bistand og vidensdeling, der understøtter og kvalificerer deres varetagelse af mål 1 og mål 2 Spørgeskemaundersøgelse med karakter af tilfredshedsmålinger, Derudover er der i regi af leadpartnernetværket holdt ekstra møder, hvor der har været overordnede temaer på agendaen og trukket eksterne indlægsholdere ind. Det har bl.a. været medlem af Midtjysk Dialogforum Peter Møller, Direktør ved workindemnark West Der var efter sidste afrapportering udarbejdet en række spørgsmål omkring evaluering af Midtjysk Dialogforum. Det er dog ikke hensigtsmæssigt, at Dialogforum selv forestår denne evaluering, hvorfor der er taget Side 7

8 Resultatkrav 1.4 Der skal senest ultimo 2009 udvikles et koncept for evaluering af initiativet Modtagelse og fastholdelse af udenlandsk arbejdskraft, herunder tilfredshedsmålinger målrettet virksomheder og udenlandsk arbejdskraft Resultatkrav 1.5 Løbende formidling af erfaringer, markedsføringsmateriale og opdateret viden om modtagelse og fastholdelse af udenlandsk arbejdskraft, herunder elektronisk formidling Koncept godkendt af Region Midtjylland Skriftlig erfaringsopsamling, markedsføringsmateriale, rapporter mv. kontakt til tre forskellige evaluatorer, som skal med en pris på den samlede evaluering af projektet herunder tilfredshedsmålinger på Midtjysk Dialogforum m.m. Jf. tidligere afrapportering Der er sket løbende formidling af erfaring og viden bl.a. ved: - Nyhedsmail - Mailkorrespondance - Telefonsamtaler - Besøg - Rapporter - Netværksmøder - Work shops - Andre projekter - Samarbejde med andre integrationsrelevante aktører [Vejledning i kursivtekst slettes af operatøren, når skabelonen er udfyldt: Skemaet med afrapportering af mål og resultatkrav skal udfyldes med konkrete oplysninger om status suppleret med en smiley. Glad smiley benyttes hvor resultatkravet er opfyldt som forventet på statustidspunktet. Med kort supplerende beskrivelse af fakta (fx antal mv.) Medio smiley benyttes når resultatkravet ikke er aktuelt på nuværende tidspunkt. Med kort supplerende beskrivelse af fakta. Sur smiley benyttes, hvis resultatkravet ikke er opfyldt. Operatøren redegør i indledningen for baggrunden for at resultatkravet ikke er opfyldt, samt forventningerne til om det er muligt at nå resultatkravet efterfølgende.] Side 8

9 6.1 Opfølgning på Økonomi [Vejledning i kursivtekst slettes af operatøren, når skabelonen er udfyldt: Dette afsnit indeholder en halvårlig opfølgning i forhold til budgettet sammenholdt med planlagte aktiviteter. Operatøren skal lave en status på det budget- og finansieringsskema, der indgår i den aftalte resultatkontrakt. Hvis projektet ikke gennemføres som planlagt eller som budgetteret ved kontraktindgåelsen skal operatøren redegøre for afvigelserne og vurdere konsekvenserne for kontraktopfyldelsen. Bemærk: Hvis der er behov for ændringer i budgettet skal Region Midtjylland have forslaget til ændringer til godkendelse. Ændringer, der ikke er godkendt kan Region Midtjylland afvise at betale jfr. resultatkontraktens standardvilkår. Hvis der er tale om et EU-projekt, skal der samtidig vedlægges en kopi af afrapportering/statusrapport til EBST. Senest to måneder efter projektets afslutning skal operatøren aflevere en kontraktopfølgning med et endeligt projektregnskab, som er opstillet med udgangspunkt i de godkendte budgetposter. Derudover skal der være en slutevaluering med opfølgning på aktiviteter, resultater og resultatkrav. Slutregnskabet skal være revisionspåtegnet. TABEL 1 - DET AKTUELLE BUDGET Udgiftsbudget Senest godkendte udgiftsbudget År 2009 År 2010 År 2011 År 20xx Total Total Finansieringsbudget Senest godkendte finansieringsbudget År 2009 År 2010 År 2011 År 20xx Total - EU Region Midt egenfinansiering Total Side 9

10 TABEL 2 - AFREGNET FORBRUG [Vejledning i kursivtekst slettes af operatøren, når skabelonen er udfyldt: Operatøren skal udfylde udbetalingsregnskab og finansieringsregnskab med oplysninger om afregnet forbrug pr. 1. marts Det er således faktisk foretagne udbetalinger og modtagne indbetalinger, der skal anføres. På grund af den tidsmæssige forskydning mellem afholdte udgifter og modtagelse af finansiering vil dette typisk medføre, at totalen i skemaerne bliver forskellige]. Udbetalingsregnskab Oplysninger om afregnet forbrug pr. 1. marts 2011 År 2009 År 2010 År 2011 År 20xx Total Total Finansieringsregnskab Oplysninger om finansiering pr. 1. marts 2011 År 2009 År 2010 År 2011 År 20xx Total - EU Region Midt egenfinansiering Total TABEL 3 - FORSLAG TIL NYT BUDGET Hvis operatøren har forslag til ændringer af budgettet, udfyldes nedenstående skema med nyt forslag til budget for hele projektperioden. Budgetændringer skal efterfølgende godkendes skriftligt af Region Midtjylland for at være gyldige. [Vejledning i kursivtekst slettes af operatøren, når skabelonen er udfyldt: Hvis forbruget ikke følger budgettet, vil der typisk være behov for udarbejdelse af et nyt budget, der kan give et realistisk indtryk af forventningerne. Side 10

11 Hvis der ikke ønskes ændringer efterlades skemaerne blanke og slettes fra opfølgningen. Udgiftsbudget Forslag til nyt budget pr. 1. marts 2011 År 2009 År 2010 År 2011 År 20xx Total Total Finansieringsbudget Forslag til nyt finansieringsbudget pr. 1. marts 2011 År 2009 År 2010 År 2011 År 20xx Total - EU Region Midt Egenfinansiering Total Side 11

12 Vejledning til opfølgning på resultatkontrakter [Vejledning i kursivtekst slettes af operatøren, når skabelonen er udfyldt: Dette er en vejledning til opfølgning på resultatkontrakterne. Tekst, der er skrevet med kursiv er vejledende tekst, der skal slettes, når manualen anvendes. Målet med kontraktopfølgningen er at sikre, at projektets aktiviteter gennemføres i overensstemmelse med projektbeskrivelse med tilhørende budget og finansieringsplan. Det er operatøren, der udfylder skemaet som led i en afrapportering til Regional Udvikling. Der afrapporteres halvårligt på projektets fremdrift fra projektstart til opgørelsestidspunktet. Der afrapporteres pr 1. marts og 1. september og senest 3 uger efter opgørelsesdagen. Når det drejer sig om projekter, der er samfinansieret med EU s strukturfondsmidler skal operatøren endvidere halvårligt indsende statusrapporter og projektbudgetter til Erhvervs- og Byggestyrelsen, hvor der redegøres for fremdrift, økonomi og effekter. Statusrapporterne skal opgøres pr. 1. marts og 1. september og indsendes senest tre uger efter opgørelsesdagen. Region Midtjylland skal have tilsendt kopi af den statusrapport og det perioderegnskab, som tilgår Erhvervs- og Byggestyrelsen. Operatøren skal tilføje supplerende oplysninger vedrørende mål og resultatkrav. Det er operatøren, der leverer data til opfølgning på mål og resultatkrav i overensstemmelse med den kontraktbestemte målemetode. Operatøren skal endvidere redegøre for eventuelle afvigelser fra det forventede og kontraktbestemte. Region Midtjylland vurderer om målopfyldelsen er i overensstemmelse med det forventede på opgørelsestidspunktet. Region Midtjylland kan benytte de indrapporterede oplysninger i en politisk opfølgning til Regionsrådet og Vækstforum.] Side 12