Referat fra bestyrelsesmøde den 12. januar 2015 kl

Transkript

1 Referat fra bestyrelsesmøde den 12. januar 2015 kl Deltagere: Jens Duval, Henning Nielsen, Rene Brodin, Finn Romanowski, Hans Otto Kristiansen, Birthe Nymand Andersen Tilforordnet: Ulrik Skovgaard (afbud) Referent: Lars Hagenau Dagsorden: Ansvarlig Ansv. Siden sidst Alle Referat fra det seneste møde blev underskrevet. Spørgsmål vedrørende hjertestarter kursus. Hvordan kommer vi videre? Spørgsmål vedrørende læskure kom op og blev diskuteret, dialogen ligger nu i baneudvalget. Klubben har mulighed for at kontakte Aarslev Jensen vedrørende et muligt krone beløb. 1. Status vedr. medlemstal Samlet antal medlemmer i FGK er 545 Medlemsstatistik fra DGU pr. 12. januar 2015 blev udleveret. Spændende dialog om mulig medlems fri træning med Rune samt den mulighed for yderligere integrering af de nye medlemmer. HN HOK 1

2 Klubben skal yderligere kunne slå klo i de nyere medlemmer for dermed at øge integrationen. Restaurant Køllegården er nu raderet væk fra hjemmesiden og vi bør begynde at tænke på indkøb af nye skilte, dels ved indfaldsvejen til klubben, dels ved klubhuset 2. Status vedr. medarbejdere X stopper i FGK med udgangen af april Hun skal i fremtiden arbejde nogle dage hos Skørringe. Y starter op som fuldtids receptionist pr. 1. februar Ud over dette skal Y så varetage den økonomiske del i klubben som ansat. Konkret jobprofil til Y er under udarbejdelse I GK huset har vi haft møder om driftsbudget 2015: Driftsbudget for året 2015 har efter en positiv og konstruktiv dialog. Dialogen var konstant positiv, konstruktiv samt fremadrettet med klubben i centrum. Opsigelse af Z fra 15. februar 2015 Opsigelse af sæsonarbejder F (kan dog stadig kontaktes ad hoc i højsæsonen) Tvungen fremtidig afholdelse af 6 ugers ferie til S Kontakt til Guldborgsund Kommune/jobcenter for muligvis at kunne finde en egnet gratis praktikant til sæsonen 2015 (møde med Guldborgsund og Ulrik på torsdag) Ovenstående har nogle konsekvenser som vi som klub bør kunne løse af frivillighedens vej, konkrete HOK

3 opgaver som i fremtiden bør løses af frivillige medlemmer. Der er ingen tvivl om at dette arbejde skal planlægges og koordineres, således at BU konstant ved hvad der foregår og hvornår Klipning af lundene på banen Opsamling af bolde på Driving Range Rive bunker Klipning af roughen (ca. 30 timer pr. uge) Vi har på nuværende tidspunkt fået en del tilkendegivelser om hjælp fra frivillige. Blandet andet har et medlem ytret, at han i sæson 2015 vil hjælpe klubben med ca. 100 timer til arbejde på banen. Ulrik er i gang med at forfatte et brev til medlemmerne om frivillighed (skal først godkendes i bestyrelsen inden udsendelse til medlemmerne) Baneudvalget vil i fremtiden stå for denne proces, og Jesper vil i sagens natur blive et vigtig planlægningsmæssigt omdrejningspunkt. Har møde med Guldborgsund kommune den 25. februar 2015, hvor vi skal drøfte 13 ugers praktik med Morten fra Lejekontrakt Er udsendt til bestyrelsen, ingen bemærkninger fra bestyrelsen. Har brugt nogle gode måneder på at forhandle med Skørringe og vi er som klub landet fornuftigt. Pengemæssigt er det den samme som i 2014, forskellen er, at vi har råderet over hele huset, og dermed også udgifter for hele huset. Hensigtserklæring frem mod 2017 frem imod at 3

4 overtage hele klubben. Der er nye udfordringer for klubben som vi ikke nødvendigvis kender i skrivende stund. Bestyrelsen vendte det generelle drifts forbrug i klubben og vil formentlig få en ekspert til at kigge på de kommende udfordringer. Ligeledes vil der nu blive kigget yderligere på det daglige forbrug, blandt andet også ved opladning af EL biler samt EL batterier rundt i klubhuset. Klubben vil nu have et redskab/viden så de rigtige beslutninger træffes i og for fremtiden. Bestyrelsen har d.d. truffet beslutning om ovenstående. Hvornår undersøgelsen vil kunne starte op, vender JD tilbage til. DGU kontaktes vedrørende en afsluttet retssag Hvis en større reparation skulle ske med maskinparken, bør greenkeeperne måske fremover kontakte en reparatør, fremfor selv at bruge mange timer på selv at reparere maskinerne. 4. Restauration Vi har haft kontakt til en mulig leder af en kommende bistro i klubhuset. Den kommende leder bør også kunne lede et muligt frivilligt korps af medlemmer, der vil kunne hjælpe i de travle tider. FU vil mødes med den kommende leder og får lavet en foreløbig daglig gennemførelses model, der senere skal godkendes af bestyrelsen og senere af generalforsamlingen. JD Alle

5 Vi skal som klub bistro være opmærksom på at interne turneringer starter op i det tidlige forår og at der er en forventning i klubben om at der skal kunne leveres fortæring og drikkevarer. Bestyrelsen vil fremlægge beslutningen på den kommende generalforsamling. sender en tekst til som mailes ud til medlemmerne om Alkoholbevilling underskrevet d.d. af bestyrelsen og fremsendt den 13. januar 2015 til Politiets Decentrale Bevillingsregister 5. Regnskab 2014 HOK Regnskabet 2014 er ikke endeligt færdigt og klubben har i år et underskud. HOK vil på generalforsamlingen forklare årsagerne til underskuddet for medlemmerne 6. Budget 2015 HOK Budget 2015, kr. i overskud til sæsonen Sæsonen forventes at blive en spændende udfordring, da overtagelsen af blandt andet hele klubhuset giver nogle på tiden ubesvarede spørgsmål og dermed også nogle ubesvarede svar. Frie DR bolde for 20 kr. for sæsonen 2015 lanceres til alle Greenfee spillere til den kommende sæson 7. IT investeringer Har nu indgået et IT samarbejde med Data Larsen fra Sakskøbing. På grund af alder og slitage har klubben set sig nødt til at investere i en ny IT platform. Dels på grund af ælde, men også på grund af at Skørringe og FGK nu adskilles fysisk. Skørringe medtager blandt HOK HOK 5

6 andet server, Spectra og dermed også deres funktioner. Klubben får nu opgraderet hele IT platformen gennem Data Larsen. Prisen for denne opgradering totalt, er kr. Dette betyder at FGK fremadrettet skal arbejde på Office 365, SharePoint og Dropbox fremfor som tidligere på en fysisk server. 8. Nyt fra baneudvalget Afbud fra. har indkaldt til BU møde den 15. januar 2015, hvor hele BU samles, har dog ikke hørt fra RO. arbejder på lynskurene og har gang i dialoger med mulige sponsorer. sender referat fra BU mødet 9. Nyt fra den sportsansvarlige JD DGU har indkaldt til et møde om eliteledelse, Rune Olsen deltager Holdleder mangler til divisionsholdet, Rune har teten JD JD på dette. Holdlederen skal stå for det praktiske omkring holdet, hvor Rune tager sig af det sportslige 10. Nyt fra den serviceansvarsvarlige HN 63 medlemmer er blevet reguleret i handicap Regionsgolfen skal nu ligges i Golfbox HN 11. Nyt fra klubber i klubben Ikke meget gang i KIK på nuværende 12. Sponsorer / samarbejdsparter Har den 22. december 2014 været til møde i Lollands Banken i Nykøbing. Oldfruen og Din Tekniker Open den 23. august 2015 Business LF Open den 8. maj 2015 Guldborgsund Avis Open (dato afventer) Fyraftensmøde Business LF med buffet i april/maj

7 2015, afhænger af hvornår Lars Christiansen kan komme på besøg, mere om dette senere. I skrivende stund er der gode sponsorindtægter med en afledt effekt samt indtægter for erhvervsklubben. Mangler i skrivende stund kontakt til 20 konkrete sponsorer. 13. Markedsføring Har for sæsonen 2015 sat et markedsføringsbudget på kr. hvilket er kr. mindre end i Dermed ikke sagt at klubben markedsfører sig mindre, tværtimod, vi har blot kanaliseret udgifterne på andre og mere synlige medier. Nævnes kan Facebook of Guldborgsund Avis/Netavis samt Google AdWords. På Facebook er det i skrivende stund lykkedes at få 15 nye medlemmer på to boostet af en pris på totalt 1500 kr. På netavisen har vi hele året en såkaldt pop up funktion, som vi som klub kan ændre på når vi ønsker dette. Ud over dette er vi så småt i gang med at sætte FGK Academy mere på skinner, hvilket betyder at der blandt andet kommer introduktionsvideoer med Rune i netavisen, og igen kan sætte så mange op og når som helst klubben ønsker dette. Vi har stadig kontakt til de gamle travere, Golfavisen, Golfbladet. Vi markedsfører også klubben eksternt gennem FGK hjemmesiden, hjemmesiden er mere udadvendt end den er indadvendt, og det vil kunne ses mere og mere. 7

8 I festivalgruppen er vi blevet enige om at alle markedsførings aktiviteter skal være klar den 1. april På denne måde vil festivalen kunne markedsføres både internt og eksternt - i længere tid gennem en flyer med blandt andet sponsorer/partnere og præmier. Møde to er på torsdag, og der vil komme en / indstilling til bestyrelsen, så denne kan behandles på bestyrelsesmødet i februar Generalforsamling 2015 / Indkaldelse / Forslag / Dirigent / Årsberetning mv 15. Strategisk dialog Opfølgning på Golfspiller i Centrum på februar møde 16. Møde-feedback og godkendelse af referatet Alle To medlemmer har i efteråret 2014 meldt sig ud af klubben som fuldtidsmedlem, for derefter at melde sig ind som fleks-medlem pr Den fælles kalender er nu implementeret og virker nu, godt og konstruktivt møde den 8. januar Rettigheder uddelt til kalender til relevante udvalgsmedlemmer 17. Næste bestyrelsesmøde Tirsdag 10. februar 2015 kl Gennemgået, godkendt og underskrevet af: Underskrives på det kommende bestyrelsesmøde