Klar til at byde på offentlige bud? Spilleregler som offentlig leverandør

Transkript

1 Klar til at byde på offentlige bud? Spilleregler som offentlig leverandør Indkøbschef Annette Bjørn Tlf

2 Første skridt på vejen for at vinde udbud, at du og din virksomhed kender til de grundlæggende regler og love i udbudsprocessen og hos din kunde. Kort præsentation Hvem er kunden Hvad har kunden fokus på Trends i det offentlige indkøb Spilleregler og formalia Dialog - gennemsigtighed og ligebehandling Hvor finder du udbudsplan og henter mere viden Spilleregler som offentlig indkøber

3 Fakta om mig 15. Marts 2012 : : Afdelingschef for Indkøbsafdelingen i Region Syddanmark Indkøbschef i Odense Kommune Fakta om Region Syddanmark Indbyggertal: 1.2 millioner. Areal: km2. Antal kommuner: 22 Region Syddanmark er den største arbejdsplads i regionen med ca ansatte Et årligt indkøbsvolumen (varer og tjenesteydelser til driften) på 8 mia. kr. Modtager fakturaer om året Antal varenr. i systemet og 26 lagre Primære kunder: Sygehusvæsnet og den behandlende psykiatri Indkøbsafdelingen har 26 medarbejdere (strategisk stabsfunktion). Medicoteknik og lokale indkøbs- og logistikafdelinger på sygehusene Ny hjemmeside undervejs èn indgang til indkøb Min baggrund

4 EU- og nationale regler Udbudsdirektivet Tilbudsloven Bærende principper - Ligebehandlingsprincippet - Gennemsigtighedsprincippet - Proportionalitetsprincippet EU-direktiver Vare og Tjenesteydelser - Tærskelværdi kr Bygge og Anlæg Tærskelværdi kr Over kr indhentes flere tilbud (underhåndsbud) Over kr skal i licitation Annonceringspligten pr. 1. juli 2007 Tærskelværdi kr. Udbud.dk Klagenævnslov pr. 1. juli 2010 Mange kommuner / regioner offentliggør deres udbudsplaner på egne websites Hvad siger loven om offentlige indkøb

5 Stærke indkøbsfunktioner giver gevinst Stærke samarbejder giver gevinst! Fra udbud af pligt til udbud af gavn Konkurrenceudsættelse ud fra en kommerciel betragtning

6 Kilde: Danmarks Statistik marts 2010 Ældrebyrden Bedre patientbehandling og flere varme hænder i sundhedssektoren Mere velfærd for mindre penge Sundhedsvæsen i verdensklasse CO2 klima - bæredygtighed

7 Indkøbspolitik / udbudspolitik / Lovgivning Økonomisk råderum / velfærd Staten Regionen Kommunen (Borgeren) Digitalisering/effektivisering Innovation Miljøpolitik / CSR-krav Få et indblik i din kunde?

8 Den offentlige indkøbsrolle ændrer sig markant Øgede krav til organisation / kompetencer / nye profiler Effektivisering professionalisering topstyring - kontraktstyring Digitalisering / Optimering (proces og adfærd) Innovation indkøb / organisation det intelligente indkøb Markedsdialog Høring Bedre løsninger Indkøb en del af behandlingen / løsningen Regeringsaftaler / 2020 planen / Nationale aftaler Indkøbsalliancer / Større udbud / flere delkontrakter / Konsortier Bredere udviklingssamarbejder / OPP CSR-krav Større samfundsansvar Kerneområder konkurrenceudsættes Større åbenhed - dialog og mere fairness Tidens trends

9 Analyse / markedsvurdering / behov Indkøbsstrategi / Succeskriterier Kvalitetsniveau, sortimentsbredde, effektivisering, lean, besparelsespotentielle Markedssammensætning / Markedskendskab / antal leverandører / erfaring / Produkter / kompleksitet Forbrugsmønster og adfærd (historik og forecast) godt & skidt, sammenhæng Teknologi og bæredygtighed Miljø/CSR/Innovation Markedsdialog Nye produkter / nye løsninger / nye modeller / TCO Strategi fastlægges (indkøbsalliancer) Nationale aftaler SKI (staten og kommunernes indkøbsservice) Indkøbsalliancer (kommunale / regionale) andre alliancer eller selv det intelligente indkøb udbudsform succes og effektiviseringsstrategi Styregruppe (ledelse) / brugergruppe (fagpersonale) Skal vi udbyde produkter --eller skal vi udbyde opgaven Ledelse og beslutning Faglig sparring og produktvurdering Udbudsprocessen fra analyse til implementering Udbuddet baseres på TCO = bedre bundlinje

10 Høring Kravspecifikation / udbudsmateriale (forhåndsmeddelse) Udbudsmateriale / kravspecifikation udbudsform / krav til produkter / ydelser / miljø Spørgerunde spørgsmål/svar - potentielle tilbudsgivere Evaluering og udvælgelse tilbudssammenligning / vurdering af produkter/ydelser NYE tiltag: Høringsrunde / Dialogmøder Informationsmøder (udbudsplan) Abonnement på aktuelle udbud Andre udbudsformer Leverandøren har også ansvar for compliance er høj Dokumentation / belønning? Digitale processer Standarder og procedurebeskrivelser Kontraktindgåelse Kontraktperiode år Stand-still / tilsagn / feedbackmøder / afslag / aktindsigt / klage Brugeregruppetilfredshed / leverandørtilfredshed Implementering, controlling og kontraktstyring controlling (compliance hvor er leverandøren) - loyalitet papirpenge / realiserede gevinster Aftaledækning fakturakontrol og kontraktstyring (overholder leverandør kontrakter) Drift og optimering af kontrakter Kommunikation og E-handel Output -> forbedret Input til næste gang Udbudsprocessen fra analyse til implementering

11 CSR (Corporate Social Responsibility) Sociale klausuler, afklaringsjob Lærlingekrav (partneraftaler / krav i byggekontrakter) ILO-konventionen (tvangsarbejde, diskrimination, børnearbejde, organisationsfrihed og sundhed) Grønne indkøb Etiske krav Bæredygtighed Miljøpolitikker Klimaplaner Partnerskabet for offentlige grønne indkøb Ikke lovmæssige hensyn

12 Sammenslutning af to eller flere virksomheder for i fællesskab at løse en offentlig opgave, som ellers ville have været for stor til at løse enkeltvis Virksomhederne hæfter solidarisk overfor den offentlige myndighed Konsortium kan oprettes ad hoc eller som permanent konsortium Skriftlig aftale mellem deltagerne om fordeling af opgaver og økonomi, inden tilbud afleveres Afklaring af, hvem der hæfter for tab i hvilke situationer Læs mere om konsortiedannelse : Få adgang til større ordre Konsortium er det en mulighed

13 IKA Udbudsportalen Tilbud trin for trin Udbud.dk - Konkurrence og Forbrugerstyrelsen SKI Statens og Kommunernes Indkøbsservice - Danske Regioner Kommunerne de enkelte kommuner websites (kontakter findes på IKA.dk) Indkøbsalliancernes websites (findes på ika.dk) Vil du vide mere

14 At skrive et vindende tilbud er ikke en "kunst", der kun kan mestres af få. Det er viden og kompetencer, som de fleste virksomheder kan lære at beherske Vær forberedt og overhold alle formalia - og HUSK at forberedelsen starter lang tid før udbuddet kommer! Tøv ikke med at spørge eller tage kontakt hellere et spørgsmål for meget end et for lidt. Det er jo ikke forbudt at have kontakt til os fortsat godt seminar