Udbud af rådgivning i forbindelse med bygningssyn og byggeri samt bygherrerådgiving

Transkript

1 Udbud af rådgivning i forbindelse med bygningssyn og byggeri samt bygherrerådgiving Udbudsbetingelser for rammekontrakt (Delaftale 1-5)

2 1 DEN ORDREGIVENDE MYNDIGHED Udenrigsministeriet (herefter Klienten) Asiatisk Plads København K Hjemmeside: Kontaktperson: Specialkonsulent Helene Bang Liebst adresse: helieb@um.dk 2 INDLEDNING Klienten udbyder rammekontrakter (herefter Rammekontrakter) om bygningssyn og anden teknisk rådgivning og bistand samt bygherrerådgivning vedrørende Klientens statsejede ejendomme i lande uden for Danmark. Dertil som option teknisk rådgivning og bistand samt bygherrerådgivning i forbindelse med projekter relateret til Klientens lejede ejendomme i lande uden for Danmark. De projekter, der er genstand for rådgivningsydelserne omfattet af dette udbud, kan variere meget i omfang og kan bl.a. vedrøre bygningssyn, drift og vedligehold af bygninger, små eller større reparationer samt rådgivning vedrørende dele af eller alle et byggeris faser. Udbuddet er opdelt i delaftaler, således at der kan bydes ind på tre geografiske områder (delaftale 1-3). Dertil kommer en særskilt delaftale vedrørende fredede eller bevaringsværdige ejendomme (delaftale 4) og en delaftale vedrørende ejendomme med særlig bevaringsværdig dansk arkitektur (delaftale 5). Delaftale 1-3 retter sig mod virksomheder, der besidder arkitektfaglige og/eller ingeniørfaglige kompetencer. Delaftale 4 og 5 retter sig mod virksomheder, der besidder arkitektfaglige kompetencer. Er der behov for / stillet krav om totalrådgivning kan Tilbudsgiver benytte underrådgivere på de vilkår, der fremgår af pkt Udbudsforretningen gennemføres som et begrænset udbud efter reglerne i udbudsloven (lov nr af 15. december 2015), der implementerer EU-udbudsdirektivet for den offentlige Udbudsbetingelser Side 2 af 18

3 sektor (direktiv 2014/24/EU af 26. februar 2014). Udbudet gennemføres i henhold til udbudsbekendtgørelse i EUT nr. 2016/S Rammekontrakter i henhold til dette udbud indgås mellem Klienten og de vindende Tilbudsgivere. Et konkret køb af en ydelse i henhold til en indgået Rammekontrakt (eksempelvis køb af bygningssyn) benævnes i dette udbud en Leveringskontrakt. Klienten påtænker at indgå Rammekontrakter med 5 Tilbudsgivere på delaftale 1,3 og 4 og med 6 Tilbudsgivere på delaftale 2 og med 7 Tilbudsgivere på delaftale 5. Se også oversigten i pkt Leveringskontrakter tildeles på alle delaftaler som direkte tildeling på baggrund af en kaskademodel. Alle Tilbudsgivere har i forbindelse med ansøgning om prækvalifikation dokumenteret deres foreløbige egnethed ved at udfylde det fælleseuropiske udbudsdokument benævnt ESPD ( European Single Procurement Document ). De udbudte Rammekontrakter er ikke eksklusive i den forstand, at Klienten er berettiget til at lade opgaver af samme art, som omhandlet af dette udbud, udføre af tredjemand, herunder at bringe opgaverne i særskilt udbud. Klienten forpligter sig heller ikke til at aftage nogen minimumsmængde af de ydelser, der er omfattet af udbuddet. Klienten har indgået rammekontrakter om teknisk bistand vedrørende sikkerhedstekniske projekter og om IT-konsulentydelser. Udbudsbetingelserne (dette dokument) fastsætter de formelle betingelser for gennemførelse af udbudsproceduren. Det er derfor vigtigt, at Tilbudsgiverne grundigt sætter sig ind i disse betingelser inden udarbejdelsen af tilbuddet. 3 OM UDBUDDET Klienten har til hver delaftale udarbejdet en kravspecifikation (kontraktbilag 1), der redegør for, hvilke krav og ydelser Tilbudsgiver skal overholde og levere, såfremt Tilbudsgiver får tildelt en/flere Rammekontrakter. Udbudsbetingelser Side 3 af 18

4 Overordnet omhandler udbuddet følgende ydelser: Bygningssyn og vedligeholdelsesplan Indledende rådgivning herunder idéoplæg og byggeprogram Rådgivning i forbindelse med projekteringsledelse og projektering Rådgivning i forbindelse med udførelse, byggeledelse og tilsyn Bygherrerådgivning Anden teknisk rådgivning og bistand For en nærmere beskrivelse af de enkelte ydelser henvises til kravspecifikationen for de enkelte delaftaler (Kontraktbilag 1) og til Ydelsesbeskrivelse 2012 om Byggeri og Planlægning (herefter YB 2012) og til Ydelsesbeskrivelse 2013 om Bygherrerådgivning (herefter YB 2013). Begge ydelsesbeskrivelser er udarbejdet af Foreningen af Rådgivende Ingeniører (FRI) og Danske Arkitekt Virksomheder (DANSKE ARK). Det er forventningen, at Rammekontrakten hovedsageligt vil blive anvendt på rådgiverydelser vedrørende projekter op til 15 mio. kr. Rammekontrakten kan dog også finde anvendelse på rådgiverydelser vedrørende projekter over dette beløb. Overordnet om alle ydelserne gælder det, at rådgivningen med mindre andet anføres - skal overholde danske myndighedskrav og dansk lovgivning i form af regler, normer og god rådgiverskik i Danmark. Delaftalerne er afgrænset på følgende måde: 1. Asien, Australien og New Zealand samt Nordamerika, Mellemamerika og Sydamerika 2. Europa 3. Afrika og Mellemøsten 4. Fredede eller bevaringsværdige ejendomme 5. Ejendomme med særlig bevaringsværdig dansk arkitektur For så vidt angår delaftale 4 og 5 er det oplistet i Kravspecifikationen i Kontraktbilag 1, hvilke byer i verden, der har henholdsvis fredede eller bevaringsværdige ejendomme eller ejendomme med særlig bevaringsværdig dansk arkitektur, ligesom de konkrete ejendomme er beskrevet. Af økonomiske og praktiske hensyn vil eventuelle øvrige af Klientens statsejede ejendomme beliggende i disse byer hører under henholdsvis delaftale 4 og 5, også selvom den konkrete bygning ikke er fredet eller har særlig bevaringsværdig dansk arkitektur. Udbudsbetingelser Side 4 af 18

5 Delaftale 4 og 5 vedrører således alle de af Klientens statsejede ejendomme i de i Kontraktbilag 1 oplistede byer, hvorfor delaftale 4 og 5 for disse byers vedkommende går forud for de geografisk afgrænsede delaftaler nr Tilbudsgiver kan alene afgive tilbud i forhold til de delaftaler, hvor Tilbudsgiver er prækvalificeret. Det fremgår af det opfordringsbrev, Tilbudsgiver har modtaget, hvilken/hvilke delaftaler, som Tilbudsgiver er prækvalificeret i forhold til. 4 UDBUDSMATERIALETS BESTANDDELE Det samlede udbudsmateriale består af: 1. Opfordringsbrev 2. Nærværende udbudsbetingelser 3. Udkast til Rammekontrakt 4. Udkast til Kontraktbilag 1 og 1.a-1.e Kravspecifikation 5. Udkast til Kontraktbilag 2 Tilbudte medarbejdere 6. Udkast til Kontraktbilag 3 CSR 7. Udkast til Kontraktbilag 4 og 4.a Timepriser 8. Udkast til Kontraktbilag 5 og 5.a-5.e - Model for Leveringskontrakt 9. Udkast til Kontraktbilag 6 Spørgsmål og svar fra udbudsprocessen 10. Udkast til Kontraktbilag 7 Udbudsbetingelser for Rammekontrakten (Nærværende udbudsbetingelser indsættes i dette bilag efter udbuddet er afholdt). Udbudsmaterialet fremsendes pr. mail sammen med opfordringsskrivelsen. Udbudsmaterialet har været tilgængeligt på Klientens hjemmeside siden udbudsbekendtgørelsen blev offentliggjort i EU-Tidende. Tilbudsgiver skal i forbindelse med afgivelse af tilbud alene udfylde Kontraktbilag 2 (angivelse af tilbudte medarbejdere) og Kontraktbilag 4 (angivelse af tilbudte timepriser). Udbudsbetingelser, rammekontrakt og udkast til Kontraktbilag 1, 3, 5, 6 og 7 skal Tilbudsgiver således kun læse og ikke udfylde. Tilbudsgiver skal være opmærksom på, at Kontraktbilagene indeholder detaljerede krav til ydelsen. Udbudsbetingelser Side 5 af 18

6 Nogle Kontraktbilag indeholder vejledende tekster (anført i kursiv) til brug for Tilbudsgivers udfyldelse/forståelse af de relevante Kontraktbilag. De vejledende tekster udgår af det endelige kontraktgrundlag. I Rammekontrakten og de tilhørende Kontraktbilag betegnes parterne Klienten og Rådgiver. I nærværende udbudsbetingeler og i Kontraktbilag 2 og 4, som skal udfyldes i forbindelse med afgivelse af tilbud samt i vejledningerne til tilbudsgiverne, jf. afsnittet ovenfor benyttes dog betegnelsen Tilbudsgiver. 5 TILDELINGSKRITERIUM OG EVALUERINGSMETODE 5.1 Tildelingskriterium for tildeling af rammekontrakter Tildeling af Rammekontrakter vil ske til de økonomisk mest fordelagtige tilbud på grundlag af tildelingskriteriet bedste forhold mellem pris og kvalitet med de nedenfor angivne underkriterier. Procentsatserne angiver de enkelte underkriteriers relative vægt i tilbudsevalueringen. Tilbudsgiver skal dog være opmærksom på, at vægtningen af underkriterierne ændrer sig, såfremt det bliver nødvendigt at overgå til den sekundære eller tertiære pointmodel for pris angivet nedenfor i pkt Underkriterium 1. De tilbudte medarbejderes kvalifikationer og erfaringer samlet set. Vægt 60 % 2. Pris 40 % 1) De tilbudte medarbejderes kvalifikationer og erfaringer samlet set - 60 % I Kontraktbilag 2 skal Tilbudsgiver angive de konkrete medarbejdere, som Tilbudsgiver stiller til rådighed i relation til udførelse af konkrete opgaver under rammekontrakten. Tilbudsgiver skal for hver medarbejder, der stilles til rådighed, udfylde et cv med angivelse af den enkelte medarbejders kompetencer, kvalifikationer og erfaringer. Det er de tilbudte medarbejderes samlede kompetencer, kvalifikationer og erfaringer som vurderes. Nedenfor angives de delkriterier, som der lægges vægt på ved evalueringen af de tilbudte medarbejderes kvalifikationer og erfaringer samlet set. Kriterierne er angivet Udbudsbetingelser Side 6 af 18

7 prioriteret, med de vigtigste kriterier først. De første to delkriterier vedrører alene henholdsvis delaftale 4 og delaftale 5. Kvalifikationer og erfaring relateret til delaftale 4 Særskilt for så vidt angår delaftale 4 vægter det positivt, at den/de tilbudte medarbejdere har indgående og bred erfaring med bevarelse og restaurering af bygninger og værdifulde bygningsdele, herunder med metodisk, historisk, teknisk og arkitektonisk analyse. Kvalifikationer og erfaring relateret til delaftale 5 Særskilt f.s.v.a. delaftale 5 vægter det positivt, hvis de tilbudte medarbejdere har erfaring med at arbejde med arkitektur, og at deres konkrete erfaringer forventeligt vil medføre, at kvalitetsniveauet i opgaveløsningen vil blive forøget. Erfaringen kan bl.a. hidrøre fra udarbejdelse af tegninger, deltagelse i renoverings- og vedligeholdelsesprojekter, bygherrerådgivning og anden form for teknisk rådgivning. Erfaringen kan hidrøre fra arbejde med arkitektur i Danmark som i lande uden for Danmark. Konkret erfaring med at arbejde med dansk arkitektur og med arkitektur af de arkitekter, der har tegnet bygningerne omfattet af delaftale 5 udgør konkret erfaring der forventeligt vil medføre, at kvalitetsniveauet i opgaveløsningen vil blive forøget. Bred erfaring og erfaring med at arbejde med såvel bygherrerådgivning som rådgivning på samme projekt (delaftale 1-5) Der lægges vægt på i hvilket omfang medarbejderne via kvalifikationer og erfaringer kan dække det brede spektrum af opgaver, som udbuddet omhandler (bygningssyn, rådgivning om byggeri i alle byggeriets faser samt bygherrerådgivning). Ofte vil de tilbudte medarbejdere i samme bygge- og anlægsprojekt skulle fungere som bygherrerådgiver (typisk i forhold til Klientens lokale rådgivere/entreprenører) og som rådgivere på en/flere ydelser omfattet af YB Erfaring med på samme projekt at arbejde som både bygherre og rådgiver vægter positivt. International erfaring (delaftale 1-5) Det tillægges vægt, hvis de tilbudte medarbejdere har erfaring med bygningssyn og som bygherrerådgiver / rådgiver vedrørende bygge- og anlægsprojekter i lande uden for Danmark. Der lægges endvidere vægt på, om de har praktisk erfaring med at samarbejde med lokale rådgivere og entreprenører i lande uden for Danmark på bygningssyn/ som bygherrerådgiver / rådgiver. Udbudsbetingelser Side 7 af 18

8 For så vidt angår delaftale 1-3 tillægges det vægt, hvis de tilbudte medarbejdere har lokalkendskab i form af tidligere erfaring med projekter, mv. i den/de verdensdele delaftalen omhandler. Sproglige kompetencer (delaftale 1-5) Sproglige kvalifikationer (dansk / engelsk), ud over kravet opstillet i kravspecifikationen i Kontraktbilag 1, pkt. 4, tillægges positiv vægt. Erfaring med sikringsprojekter (delaftale 1-5) Eftersom mange bygge- og anlægsprojekter involverer sikringsaspekter tillægges det positiv vægt, hvis medarbejderne har erfaring fra rådgivning i forbindelse med sikringsprojekter. Erfaring opnået inden for de seneste 5 år (delaftale 1-5) Det tillægges vægt, hvis medarbejdernes erfaring er opnået inden for de seneste 5 år fra offentliggørelsen af udbuddet. 2) Pris - 40 % Pris vurderes på baggrund af Tilbudsgivers samlede tekniske pris, der fremkommer på baggrund af de af Tilbudsgiver anførte timepriser i Kontraktbilag 4A. Tilbudsgiver skal således give en timepris for medarbejderkategori A-D. Medarbejderkategorierne er nærmere beskrevet i Kontraktbilag 2. Klienten vil ved evalueringen anvende følgende vægtning af timepriserne: Medarbejderkategori Vægt Medarbejderkategori A: Arkitekt, ingeniør senior 60% Medarbejderkategori B: Arkitekt, ingeniør, bygningskonstruktør junior 20% Medarbejderkategori C: Specialist 15% Medarbejderkategori D: Teknisk tegner, teknisk assistent 5% Udbudsbetingelser Side 8 af 18

9 5.2 Evalueringsmetode Det følger af udbudsloven, at en ordregiver i et udbud som det foreliggende, skal offentliggøre den evalueringsmetode, der vil blive anvendt i forbindelse med evaluering af tilbudene. Derfor fremgår nedenfor den evalueringsmetode, som Klienten har valgt at anvende ved evaluering af de to underkriterier De tilbudte medarbejderes kvalifikationer og erfaringer samlet set og pris. For så vidt angår pris har det været nødvendigt at anføre såvel en primær, en sekundær og en tertiær evalueringsmetode. Dette skyldes, at man bliver nødt til at tage højde for, hvis de indkomne priser ikke kan indeholdes inden for rammerne af den pointmodel, man har opstillet. Er dette tilfældet kan man ikke overgå til en anden evalueringsmetode, med mindre den har været offentliggjort på forhånd. 1) Evalueringsmetode kvalitet Ved evalueringen af underkriteriet kvalitet gives point fra 0-8 på baggrund af følgende absolutte pointskala: Opfyldelse af underkriteriet kvalitet: Point Bedst mulige opfyldelse af kriteriet 8 Glimrende/fortrinlig opfyldelse af kriteriet 7 God/meget tilfredsstillende opfyldelses af kriteriet 6 Over middel i opfyldelse af kriteriet 5 Middel/tilfredsstillende opfyldelse af kriteriet 4 Under middel i opfyldelse af kriteriet 3 Mindre tilfredsstillende opfyldelse af kriteriet 2 Utilstrækkelig opfyldelse af kriteriet 1 Dårlig opfyldelse af kriteriet (men konditionsmæssigt tilbud) 0 2) Evalueringsmetode pris Evalueringsmetode pris primær model Priser vil blive omregnet til point på baggrund af en lineær pointmodel, hvor laveste pris får 8 point og en pris, der er 60 % højere får 0 point. Udbudsbetingelser Side 9 af 18

10 Hvert tilbuds samlede pointscore opgøres som summen af point fra bedømmelsen af kvalitet ganget med 60 % point fra omregningen af pris ganget med 40 % Evalueringsmetode pris sekundær model Hvis en afgiven timepris ikke på baggrund af ovennævnte model - holder sig inden for skalaen fra 0-8 point anvendes som sekundær model en lineær model hvor laveste pris får 8 point og en pris, der er 100 % dyrere får 0 point. Hvert tilbuds samlede pointscore opgøres som summen af point fra bedømmelsen af kvalitet ganget med 50 % point fra omregningen af pris ganget med 50 % Evalueringsmetode tertiær model Hvis ingen af ovennævnte modeller medfører, at en afgiven pris kan holdes inden for pointskalaen fra 0-8 anvendes i stedet en ikke lineær model, hvor laveste pris får 8 og de øvrige tilbudspriser omregnes til point ved brug af følgende formel: Tilbuddets point = 8 * laveste pris/tilbuddets pris Hvert tilbuds samlede pointscore vil efter denne model blive opgjort som summen af point fra bedømmelsen af kvalitet ganget med 30 % point fra omregningen af pris ganget med 70 % Rammekontrakten tildeles til tilbuddene, som har de højeste samlede pointscorer. 6 TILDELING AF LEVERINGSKONTRAKTER UNDER DEN ENKELTE RAMMEKONTRAKT Det er hensigten, at Rammekontrakter tildeles mellem 5 og 7 Tilbudsgivere for hver delaftale (forventet antal fremgår af skemaet i pkt. 6.1). Tildeling af Leveringskontrakter sker i henhold til en kaskademodel, hvor Rådgiverne er ranglistet i forhold til deres placering ved tildelingen af Rammekontrakterne. Udbudsbetingelser Side 10 af 18

11 Den Rådgiver, der er placeret som nummer 1 vil som udgangspunkt blive tilbudt den konkrete Leveringskontrakt først. Såfremt nummer 1 ikke kan eller ønsker at levere, tildeles opgaven til nummer 2 på ranglisten og så fremdeles. Ranglisten fremgår af Rammekontraktens pkt Klienten kan være berettiget til at tildele Leveringskontrakten til en anden Rådgiver på ranglisten, jf. nedenfor litra a og b og Rammekontraktens pkt. 7.2 litra a-b og pkt a) Hver Rådgiver kan maksimalt få 2 Leveringskontrakter på samme tid inden for hver delaftale. Derefter går UM til nr. 2 på ranglisten. Hvis alle Rådgiverne på delaftalen har 2 igangværende opgaver for UM, starter UM forfra på ranglisten. b) Hvis Klienten skal bruge en Rådgiver på delaftale 2 eller 3 til en by, hvor hovedsproget er fransk, skal Klienten gå til den første Rådgiver på delaftalen, som har tilbudt en medarbejder i medarbejderkategori A, der kan tale fransk på det i kravspecifikationen i Kontraktbilag 1, pkt. 4 angivne niveau. Hvis denne Rådgiver ikke ønsker opgaven, ikke har mulighed for at tilknytte den fransktalende medarbejder til den konkrete opgave, eller hvis rådgiveren har 2 igangværende Leveringskontrakter på den pågældende delaftale, skal Klienten gå til den næste Rådgiver på delaftalen, der har tilbudt en medarbejder i medarbejderkategori A, der kan tale fransk. Hvis ingen af de Rådgivere, der har tilbudt en medarbejder i medarbejderkategori A, der kan tale fransk ønsker opgaven, skal Klienten såfremt Klienten ønsker at benytte rammekontrakten - gå til nr. 1 i kaskaden uanset om denne har tilbudt en medarbejder i medarbejderkategori A, der kan tale fransk. Byer hvor hovedsproget er fransk under delaftale 2 og 3 fremgår af kravspecifikationen i Kontraktbilag 1, pkt. 4. Ovenstående punkt nr. a går forud for punkt nr. b. 6.1 Forventet antal Rådgivere på hver delaftale Oversigt over de enkelte delaftaler med angivelse af forventet antal Rådgivere: Delaftale Direkte tildeling Forventede antal Rådgivere på Rammekontrakten Type af rådgivning Udbudsbetingelser Side 11 af 18

12 1:Asien, Australien og New Zealand samt Nordamerika, Mellemamerika og Sydamerika Direkte tildeling efter en kaskademodel 5 Ingeniør- eller arkitektvirksomhed 2: Europa Direkte tildeling efter en kaskademodel 6 Ingeniør- eller arkitektvirksomhed 3: Afrika og Mellemøsten 4: Fredede eller bevaringsværdige ejendomme 5: Ejendomme med særlig bevaringsværdig dansk arkitektur Direkte tildeling efter en kaskademodel Direkte tildeling efter en kaskademodel Direkte tildeling efter en kaskademodel 5 Ingeniør- eller arkitektvirksomhed 5 Arkitektvirksomhed 7 Arkitektvirksomhed På nogle projekter vil det være et krav, at der er både en arkitekt og en ingeniør knyttet til opgaven. Klienten vil lade muligheden stå åben for, at alle rådgivere skal kunne tage underleverandører i form af underrådgivere med på den konkrete opgave. Underrådgivere vil blive faktureret til samme timepris som budt ind med ved tilbudsafgivelsen. Dette skal Tilbudsgiverne være opmærksomme på. Klienten skal godkende de underrådgivere, som rådgiver vil benytte, hvis ikke de fremgår af Kontraktbilag 2, jf. nedenfor pkt. 7 om underleverandører. 7 UNDERLEVERANDØRER Tilbudsgiverne kan anvende de underleverandører, som Tilbudsgiver har angivet i Kontraktbilag 2. Anvendelse af andre underleverandører kræver Klientens godkendelse. 8 ÆNDRINGER Tilbudsgivere, der får tildelt en rammekontrakt vil få mulighed for i et vidst omfang at angive supplerende medarbejdere i Kontraktbilag 2 efter Rammekontrakten er underskrevet. Vilkårene herfor fremgår af Rammekontraktens pkt Udbudsbetingelser Side 12 af 18

13 9 FORBEHOLD Klienten har pligt til at afvise tilbud med forbehold over for grundlæggende elementer som værende ukonditionsmæssige. Øvrige forbehold har Klienten ret men ikke pligt til at afvise. Det er dog en betingelse for at Klienten kan acceptere forbeholdet, at det er muligt at foretage en saglig prissætning af forbeholdet. Af denne grund anbefaler Klienten, at Tilbudsgiver ikke tager forbehold til udbudsmaterialet. I tilfælde af usikkerhed om, hvorvidt et forhold vil medføre afvisning af tilbuddet, opfordres Tilbudsgiver til at stille afklarende spørgsmål til udbudsmaterialet, jf. pkt. 11. Er et forhold i udbudsmaterialet benævnt et mindstekrav, vil forbehold herfor med sikkerhed udgøre et forbehold overfor et grundlæggende element, der vil medføre at tilbuddet er ukonditionsmæssigt. 10 ALTERNATIVE TILBUD Tilbudsgiveren har i overensstemmelse med det i udbudsbekendtgørelsen anførte ikke adgang til at afgive alternativt tilbud. Tilbudsgiver har alene adgang til at afgive ét tilbud per delaftale, hvor Tilbudsgiver er prækvalificeret. 11 SKRIFTLIGE SPØRGSMÅL Tilbudsgiverne kan afklare eventuelle uklarheder gennem anmodninger om yderligere oplysninger om udbudsmaterialet (skriftlige spørgsmål). Spørgsmål, der skal være på dansk, skal fremsættes skriftligt, gerne pr. til kontaktpersonen, jf. pkt.1. Skriftlige spørgsmål og besvarelser heraf vil i anonymiseret form løbende blive offentliggjort på Tilbudsgiverne opfordres til løbende at holde sig orienteret på hjemmesiden. Udbudsbetingelser Side 13 af 18

14 Spørgsmål, der modtages senest den 15. august 2016 vil under alle omstændigheder blive besvaret senest 6 dage inden udløbet af fristen for afgivelse af tilbud. Spørgsmål modtaget efter den angivne dato vil også blive besvaret, medmindre spørgsmålets karakter gør det uforholdsmæssigt byrdefuldt at meddele svaret senest 6 dage inden udløbet af fristen for afgivelse af tilbud. Spørgsmål, der modtages senere end fredag den 19. august 2016 (6 dage inden udløbet af fristen for afgivelse af tilbud), vil ikke blive besvaret. Klienten forbeholder sig ret til om nødvendigt at forlænge tilbudsfristen også efter den 19. august og helt op til tilbudsfristens udløb. 12 TILBUDDETS INDHOLD OG UDFORMNING Tilbudsgiver skal udfylde udkast til Kontraktbilag 2 og udkast til Kontraktbilag 4a. Øvrige dokumenter der indgår i udbudsmaterialet skal ikke udfyldes, men skal gennemlæses grundigt af Tilbudsgiver, idet de udtrykker krav og forventninger til samarbejdet. Tilbud skal være på dansk. Tilbud skal sendes eller indleveres til Udenrigsministeriet Varemodtagelsen Att: Helene Bang Liebst Asiatisk Plads København K Danmark Tilbud kan ikke indleveres andre steder. For hver delaftale Tilbudsgiver afgiver tilbud på, ses tilbuddet gerne afleveret i 1 Udbudsbetingelser Side 14 af 18

15 originalversion og 2 kopier samt i en elektronisk version i et gængs elektronisk format (Cdrom, usb-nøgle mv.). Tilbud ses gerne afleveret i en lukket forsendelse og bør være mærket "Udenrigsministeriets udbud af rammekontrakt om rådgivning i forbindelse med bygningssyn og byggeri samt bygherrerådgivning - delaftale(r) nr. [ ]. Må ikke åbnes i Varemodtagelsen". I tilfælde af uoverensstemmelser mellem den elektroniske version og papirudgaven har sidstnævnte forrang. Dog har den elektroniske version af Kontraktbilag 4a forrang i forhold til papirudgaven. Tilbud kan ikke indsendes pr. mail. 13 TILBUDSFRIST OG VEDSTÅELSE Sidste frist for modtagelse af tilbud er 26. august 2016 kl Tilbud, der modtages efter dette tidspunkt, vil ikke blive taget i betragtning. Tilbudsgiveren skal vedstå sit tilbud i 6 måneder fra tilbudsfristens udløb. Tilbudsgiverne har ikke adgang til at overvære åbningen af tilbud. Klienten er ikke pligtig at tilbagelevere tilbuddet til Tilbudsgiveren. Klienten anser ikke udbudsforretningen for afsluttet, før Rammekontrakt er underskrevet, og forbeholder sig adgangen til med saglig begrundelse at aflyse udbudsforretningen. Uanset om Rammekontrakten tildeles en anden Tilbudsgiver, er Tilbudsgiveren bundet af sit tilbud indtil Klienten har indgået Rammekontrakt, men dog ikke længere end vedståelsesfristen i pkt. 13. Såfremt Rammekontrakten tildeles en sammenslutning af virksomheder (et konsortium), skal deltagerne påtage sig solidarisk hæftelse og udpege en fælles befuldmægtiget. Udbudsbetingelser Side 15 af 18

16 Tilbudsgiverens omkostninger i forbindelse med nærværende udbudsforretning er Klienten uvedkommende, herunder også hvis Klienten måtte beslutte at aflyse udbudsforretningen uden ordretildeling. 14 FORHANDLINGSFORBUD Det skal fremhæves, at Klienten ikke i traditionel forstand vil kunne forhandle med Tilbudsgiverne om de afgivne tilbud. Der vil derfor ikke blive afholdt egentlige kontrakt- eller prisforhandlinger, hvorfor Tilbudsgiverne bør drage omsorg for, at deres tilbud er således, at rammekontrakten i princippet vil kunne indgås uden forudgående drøftelser mellem Tilbudsgiver og Klienten. 15 FORTROLIGHED OG AKTINDSIGT Tilbudsgiverne skal iagttage ubetinget tavshed over for uvedkommende vedrørende forhold, som måtte komme til Tilbudsgivers kendskab i forbindelse med nærværende udbud. Udbudsmaterialet skal behandles strengt fortroligt, og Tilbudsgiver er uberettiget til at anvende dette materiale eller den viden, der opnås, i enhver anden sammenhæng. Efter afslutning af udbuddet er Klienten berettiget til at kræve udbudsmaterialet returneret, og Tilbudsgiver er i så fald forpligtet til at tilintetgøre/slette enhver kopi heraf. Klienten er forpligtet til at overholde offentlighedslovens regler om aktindsigt, hvilket betyder, at Klienten kan være forpligtet til at udlevere hele eller dele af tilbuddet, hvis der anmodes om aktindsigt. Anmodes Klienten om aktindsigt, vil Tilbudsgiver så vidt muligt blive hørt, inden Klienten træffer beslutning om, hvilke dele af tilbuddet, der er omfattet af aktindsigt. 16 TJEKLISTE Tjeklisten er ment som en hjælp til, at Tilbudsgiveren ikke glemmer elementer i sit tilbud. Listen indeholder punkter, som erfaringsmæssigt jævnligt overses af Tilbudsgivere. Det skal dog fremhæves, at det alene er Tilbudsgiverens ansvar at afgive komplet tilbud. Udbudsbetingelser Side 16 af 18

17 Har Tilbudsgiveren i sit tilbud husket: Fremsendelsesbrev hvoraf entydigt fremgår, hvilken virksomhed eller sammenslutning der har afgivet tilbuddet. Udfyldt Kontraktbilag 2 (Tilbudte medarbejdere). Udfyldt Kontraktbilag 4a (Tilbudsliste). Ikke at angive forbehold til Rammekontrakt og Kontraktbilag. Tilbudsmaterialet i det i pkt. 12 angivne antal eksemplarer. Tilbudsmaterialet i elektronisk form som angivet i pkt. 12. Mærkning af forsendelsen som angivet i pkt. 12. Korrekt adressering, jf. pkt. 12. Rettidig afsendelse med henblik på overholdelse af tilbudsfristen i pkt. 13. Udbudsbetingelser Side 17 af 18

18 17 VEJLEDENDE TIDSPLAN FOR UDBUDSFORRETNINGEN Aktivitet Dato Opfordring til at afgive tilbud forventes fremsendt 30. juni 2016 til prækvalificerede ansøgere Frist for at stille spørgsmål, hvis man skal være 15. august 2016 sikker på at få svar Sidste dag Klienten kan besvare spørgsmål 19. august 2016 Tilbudsfrist 26. august 2016 Forventet tildeling af kontrakter 25. oktober 2016 Stand still udløbet 7. november 2016 Kontraktindgåelse Uge 45 og 46 Udbudsbetingelser Side 18 af 18