Udviklingskontrakt 2016 for Plejedistrikt Bøgeskov

Transkript

1 Udviklingskontrakt 2016 for Plejedistrikt Bøgeskov 1. Virkeliggørelse og koordinering af politisk besluttede forandringer Kommunens samlede ledelse arbejder målrettet på, at Byrådets visioner, politikker og politisk besluttede forandringer for 2016 virkeliggøres og koordineres i hele organisationen. Direktionen varetager den overordnede ledelse af organisationen og af kontraktholder. Direktionen delegerer ledelses-, styrings- og udviklingsopgaver i forhold til den daglige drift til kontraktholder. Kontraktholder har dermed fuld kompetence til at træffe faglige, økonomiske og administrative beslutninger inden for eget kontraktområde. Det er dermed kontraktholders ledelsesopgave at sikre, at indsatser og aktiviteter i det lille fællesskab (arbejdspladsen) og i det store fællesskab (Skanderborg Kommune) bidrager til virkeliggørelse af Byrådets visioner, politikker og politisk besluttede forandringer for I forhold til varetagelse af den nævnte ledelsesopgave refererer kontraktholder Pia Anette Mejborn til direktionen ved direktør Lars Kirkegaard. I denne relation gælder det samtidigt, at direktionen delegerer kompetence til at varetage en række af de overordnede og tværgående ledelsesopgaver til fagchefen på ældreområdet. Det gælder f.eks.: Lederudvikling og ledelsestilsyn, herunder medarbejderudviklingssamtale samt ansættelse og afskedigelse af kontraktholder, koordinering af drifts- og udviklingsopgaver, som går på tværs af flere kontraktholdere, igangsættelse af tværgående udviklingsopgaver, som går på tværs af flere kontraktholdere, facilitering af videndeling og inspiration til gavn for det store fællesskab, dialog med kontraktholder i forbindelse med udarbejdelse af kontraktmål, udkast til kontrakt med direktionen og opfølgning på kontraktmål. I relationen mellem kontraktholder og direktionen gælder videre, at direktionen har delegeret kompetence til at varetage ledelsestilsyn vedrørende økonomistyring til økonomichefen samt kompetence til at varetage ledelsestilsyn vedrørende sygefravær og udmøntning af overenskomster til HR/løn- og personalechefen. Kontraktholders budget og budgetforudsætninger fremgår af den administrative budgethåndbog. Fagchefen, økonomichefen og HR/løn- og personalechefen er forpligtede til at koordinere varetagelsen af deres respektive tilsynsopgaver. 2. Udviklingskontraktens mål for 2016 Udviklingskontrakten skal overordnet afspejle Byrådets politikker og de politisk besluttede forandringer. Kontraktholder skal især være opmærksom på, om der er konkrete forandringer, som fordrer formulering af et kontraktmål f.eks. fordi det ikke er omfattet af direktionens Idé- og Arbejdsgrundlag (DIA). Direktionen har i sit Idé- og Arbejdsgrundlag udpeget de indsatsområder, som aftale- og kontraktholdere skal omsætte til udviklingsmål i de relevante faglige fællesskaber. Indsatsområderne sætter retningen for kontraktmålene i forhold til de af Byrådets politikker og politisk besluttede forandringer, hvor direktionen vurderer, at det har strategisk betydning, at 1

2 der formuleres udviklingsmål i de relevante faglige fællesskaber. Derudover sætter indsatsområderne tilsvarende retning for kontraktmålene i forhold til direktionens egne fokuspunkter i udviklingen af organisationen mv. Ud over disse mål skal kontrakten også synliggøre kontraktholders egne mål på højt prioriterede udviklingsområder. Udviklingskontrakten viser på denne måde kontraktholders samlede udviklingsindsats i Aktiviteter Det er kontraktholder, der ofte i samspil med de relevante faglige fællesskaber tilrettelægger de aktiviteter, der skal sikre, at udviklingsmålene realiseres. Aktiviteterne tilrettelægges og igangsættes løbende, men i det omfang aktiviteterne tilrettelægges i sammenhæng med målformuleringen, kan disse med fordel synliggøres i kontrakten. 4. Opfølgning Opfølgning på kontraktmål, der omsætter politisk besluttede forandringer, sker via den politikkontrol, som udvalgene varetager på vegne af Byrådet. Opfølgningen på de politisk besluttede forandringer afrapporteres til Byrådet i forbindelse med de tre årlige budgetopfølgninger. Afrapporteringen i forbindelse med budgetopfølgningerne koordineres af det relevante fagsekretariat / den relevante stab. Opfølgning på øvrige udviklingsmål i kontrakten sker løbende, og varetages grundlæggende af de relevante fag- og stabschefer i henhold til den ledelseskompetence, som er delegeret til fag- og stabschefer fra direktionen. Herudover tilrettelægger direktionen i foråret 2017 en dialog med den enkelte kontraktholder om det samlede resultat af indsatsen i forhold til kontraktmålene. Opfølgning på øvrige udviklingsmål formidles til de politiske udvalg i det omfang, hvor det kan understøtte udvalgenes politikkontrollerende arbejde i forhold til politikker og politisk besluttede forandringer. I det omfang opfølgningen tilrettelægges i sammenhæng med målformuleringen, kan denne med fordel synliggøres i kontrakten. Kontrakten er gældende for Kontraktholders mål A. Understøttelse af det nye ledelsesgrundlag Udvikling af kernefagligheden hos medarbejderne i overensstemmelse med Kommune 3.0-tænkningen samt Medarbejder Udviklings Samtale til alle. A.1 Udvikling af kernefagligheden hos medarbejderne i overensstemmelse med Kommune 3.0-tænkningen Skanderborg Kommunes ledelsesgrundlag indbefatter en medarbejderprofil. Heraf fremgår det, at medarbejderne forudsættes at forstå Kommunen 3.0, samt at de evner at omsætte tænkningen i de daglige arbejdsopgaver. Direktionen anerkender, at virkeliggørelse af Kommunen 3.0 er et langsigtet mål, idet der er lang vej fra den spirende interesse for og forståelse af udviklingen, over en personlig faglig udvikling til en gennemgribende ændring af de automatiske reaktionsmønstre i den daglige praksis. Fokus på udvikling af kernefagligheden hos medarbejderne i overensstemmelse med Kommunen 3.0 skal sikre, at der også for 2016 sættes udviklingsmål for det langsigtede arbejde med at sikre, at medarbejderne evner at omsætte tænkningen om Kommunen 3.0 i de daglige arbejdsopgaver. At kommunen 3.0 tænkes ind i den daglige opgaveløsning og værdigrundlaget, og at kernefagligheden videreudvikles herfra. 2

3 Delmål i 2016: At der på forskellige niveauer og i forskellige fora udvikles kompetencer til at tænke kommunen 3.0 og til at videreudvikle kernefagligheden. Denne proces starter i chefgruppen på ældre og handicapområdet og udfoldes efterfølgende lokalt hos kontraktholder i ledergruppe, i LMU og med medarbejdere generelt. Aktiviteter (fælles): Chefgruppen på ældre og handicaprådet opstarter den fælles drøftelse af kerneopgaven og kernefagligheden under inddragelse af direktøren på området Drøftelser og refleksioner i relevante fora og med relevante parter i løbet af 2016 Uddannelse af kommunen 3.0 praktikere Dialog med pårørende Aktiviteter (Distrikt Bøgeskov): Der laves en udviklingsproces i Distriktet med fokus på kerneopgaven. Formålet er at udvikle en fælles forståelse af kerneopgaven med fokus på den faglige kvalificering og virkeliggørelse af Kommune 3.0 o 1. fase -Lederproces tydeliggørelse ad fælles retning og fælles forståelse af kerneopgaven med afsæt i Kommune 3.0 tænkningen. Milepæl: 1. kvartal 2016 er denne proces igangsat og afsluttet o 2. fase - Udviklingsproces med sygeplejerskerne med fokus på kerneopgaven, styrkelse af fagligheden, kompetenceafklaring fælles forståelse af kerneopgaven fælles retning et paradigmeskifte. Milepæl: 1. Kvartal 2016 er denne proces igangsat og afsluttet o 3. fase - Fælles udviklingsproces for ledelse og sygeplejersker sikre udvikling af en fælles retning og en fælles forståelse af kerneopgaven med særligt fokus på samarbejde fælles forståelse af kerneopgaven med afsæt i Kommune 3.0 tænkningen. Milepæl: 2. Kvartal 2016 er denne proces igangsat og afsluttet o 4. fase - Dialog- og reflektionsmøder med medarbejderne udvikling af fælles kultur og en fælles dialog i organisationen mhp at skabe en fælles forståelse af kerneopgaven i en Kommune 3.0 tænkning. Milepæl: 3-4. kvartal arrangeres Dialogmøder i de enkelte teams med afsæt i deres hverdag/kontekst. o 5.fase - Evaluering af udviklingsproces og igangsættelse af nye aktiviteter for Der arbejdes sideløbende med kommune 3.0 praktikere. Der er i leder og medarbejder på kursus, det vil danne afsæt/eksemplificere hvordan opgaven kan gribes an i resten af Distriktet. Milepæl: Forløbet evalueres i 1. kvartal 2016 og der ligges en plan for resten af I efteråret 2016 gøres status med henblik på tilrettelæggelse af den videre proces herunder på justering/revidering af målet for Der laves i Distriktet løbende opfølgning på Milepælene i ledergruppen og i LMU for at sikre fremdrift og at målene for 2017 sættes i 4. kvartal A.2 Medarbejder Udviklings Samtale til alle I forbindelse med den aktuelle 3i1-undersøgelse af trivsel og ledelse i Skanderborg Kommune er det konstateret, at der er relativt mange medarbejdere, som ikke har deltaget i en medarbejderudviklingssamtale inden for den seneste 12 måneder. Der skal på den baggrund sættes udviklingsmål for sikring af, at alle medarbejdere og ledere deltager i en medarbejderudviklingssamtale hvert år. Alle medarbejder og ledere i Distrikt Bøgeskov tilbydes en Medarbejder Udviklings Samtale i 2016 Aktiviteter: Der er udarbejdet et årshjul startende i oktober 2015 i forhold til udvikling og afvikling af MUS-samtalerne i Distrikt Bøgeskov i Milepæle: Drøftelse på LMU oktober 2015 Fælles personalemøde i november 2015 med præsentation af årshjul og emner i MUS 2016 Leder Udviklings Samtaler i december 2015 Medarbejder Udviklings Samtaler 1. kvartal 2016 med en udviklingsplan til alle. Opsamling LMU 2. kvartal

4 Team Udviklingssamtaler eller mini MUS i 3. kvartal til opfølgning. Opfølgning på kontraktmålet: Løbende opfølgning på ledermøderne i Distrikt Bøgeskov. Årshjul evalueres på LMU i oktober 2016 hvor der tages stilling til, om der er behov for justeringer. B. Nedbringelse af sygefravær B.1 Dialog og videndeling Fremadrettet lægges der vægt på en dialogbaseret opfølgning på sygefraværshåndtering med kontraktholderne. Fastholdelseskonsulenten deltager en gang i kvartalet i ledermøder, hvor opfølgning på sygefravær er et fast punkt på dagsorden. På møderne fremlægges rapport fra TARGIT med aktuelle sygefraværsdata, herunder hvordan fraværet ser ud fordelt på varighed, faggrupper, benchmarking af sygefraværet og fraværstendenser - stigende/faldende. På bagrund af aktuelle data fra TARGIT vil der være en uddybende og konstruktiv dialog med kontraktholderne med afsæt i følgende temaer: Videndeling om håndtering af sygefravær og fokus på de gode historier Sammenhæng mellem fraværskultur og sygefravær Dilemmaer og barrierer, som kan ligge i sygefraværshåndtering Behov for forskellige former for konsulentbistand i de sygefraværssager, som kontraktholdere finder svært at håndtere. Det handler primært om sygefravær, som er relateret til det psykiske arbejdsmiljø, stress og depression Anvendelse af en bred vifte af konsulentydelser fra HR afdelingen, som kan understøtte sygefraværsindsats og forebygge sygefravær Lokal anvendelse af fraværsdata fra TARGIT og eventuelle behov for nye digitale faciliteter Sygefraværet i Distrikt Bøgeskov skal i 2016 ned på kommunens gennemsnit på 4,9 %. Sygefraværet ligger nuværende på 7,05 % - et gennemsnit over de seneste 12 måneder sammenlignet med de forrige 12 hvor det lå på 8,71 %, så der har i 2015 været er fald på 1,66%. Aktiviteter: Dialog om og opfølgning på sygefraværet lokalt i de enkelte teams, i ledergruppen og på LMU understøttet af materialer fra HR og tal fra Targit Arbejde med fraværskulturen arbejdet startet ved fælles personale i november Der er udarbejdet spørgsmål/cases, som der arbejdes med i teamsne gående på temaet Hvornår er man syg? Tæt opfølgning ledelsesmæssigt på alle sygemeldinger Fast punkt på alle møder i ledergruppen og LMU og løbende stillingtagen til, om der skal nye aktiviteter til for at nå målet. C. Effektivisering i fællesskab C.1 Strategisk fokus på effektivisering Som det væsentligste element i udbygningen af effektiviseringskulturen i Skanderborg Kommune ønsker direktionen at løfte effektiviseringsindsatsen, således at den bliver en central del af de enkelte driftsenheders strategiske fokus. Forventninger til kontraktholdere: Direktionen lægger således op til, at kontraktholdere forholder sig strategisk til effektiviseringer. I kontrakten sættes udviklingsmål for den strategiske indsats omkring effektiviseringer i Der skal herunder tages stilling til hvilke effektiviseringspakker/indsatsområder den enkelte kontraktholder vil arbejde med i kontraktperioden. Senest i 1. kvartal 2016 skal den enkelte kontraktholder have en lokal plan for, hvordan man vil gennemføre effektiviseringer i Tilbagemeldinger: Direktionen ønsker, at de konkrete planer danner grundlag for en systematisk tilbagemelding på effektiviseringsindsatser til relevante interessenter. Det kan f.eks. dagsordenssættes i LUS (lederudviklingssamtaler) og på MED-møder. Form og 4

5 forventninger til indhold defineres af effektiviseringsstyregruppen, således at det bliver muligt at give tilbagemeldinger til byråd, økonomiudvalg, direktion, koncernledelse, effektiviseringsstyregruppen mfl. At få et tydeligt og kendt procesdesign, som fremmer en effektiviseringskultur på ældreområdet. I 2016 sættes der fokus på effektiviseringspakkerne Bedre tilrettelæggelse af arbejdet, Tilpasning og omlægning af ydelser samt Digitalisering og ny teknologi. Aktiviteter (fælles): Effektiviseringsindsatsen herunder de konkrete effektiviseringstiltag dagsordenssættes på ældreområdets driftsmøder med henblik på at sikre systematik, fremdrift og opfølgning samt videndeling om både store og små effektiviseringstiltag. Effektiviseringsindsatsen herunder de konkrete effektiviseringstiltag dagsordenssættes lokalt i ledergrupper, LMU og blandt medarbejdere generelt med henblik på kendskab til og udmøntning af både store og små effektiviseringstiltag. Aktiviteter (Distrikt Bøgeskov): Der arbejdes i Distrikt Bøgeskov på følgende måde med de 3 effektiviseringspakker afventer endelig form når der foreligger et materiale fra effektiviseringsstyregruppen. Ad 1. Bedre tilrettelæggelse af arbejdet. Fokus på planlæggerfunktionen der laves en funktionsbeskrivelse som implementeres i 1. halvår af 2016 Planlægger i sygeplejen Vagtplanerne justeres ind efter akutelle behov for at formindske vikarforbrug og ekstra/overarbejde Ad 2. Tilpasning og omlægning af ydelser: Implementering af pakke ydelser på 83 området Fokus på døgnrytme beskrivelserne på alle borgere specifikt på plejeboligområdet, som kategoriseres på denne baggrund Sygeplejeydelserne visiteres om efter nyt Indsatskatalog. Ad 3. Digitalisering og ny teknologi: Der arbejdes med Dialognet(virtuel reception/informationssystem) i Distriktet rettet mod personale, pårørende og aktive borgere. Der laves et mini forsøg med Dosecan (medicinhusker) på et plejecenter og i hjemmeplejen. Der arbejdes med udrulning af skylle/tørre toiletter på et plejecenter og i hjemmeplejen. Der er løbende fokus på nye tiltag fra alles side der oprettes en ide-bank, så alle medarbejdere/borgere/pårørende har mulighed for at komme med ideer til nye tiltag. Der ansættes en konsulent til at sikre implementering og dokumentation af nye velfærdsteknologiske tiltag Løbende opfølgning på processen og de igangsatte tiltag på ældreområdets driftsmøder. Evaluering i slutningen af 2016 på henholdsvis proces samt resultatet af denne. Dette sker blandt andet med henblik på eventuel tilrettelæggelse af den videre proces herunder justering/revidering af mål for Distrikt Bøgeskov: Når materialet fra effektiviseringsstyregruppen er kommet laves, der en plan for opfølgning både økonomisk og kvalitativt. D. Implementering af Sundhedspolitikken D.1 Sundhedsplan 2016 Den fortsatte implementering i 2016 sker bl.a. gennem Sundhedsplan 2016, der udarbejdes og godkendes i direktionen inden 1. april Med Sundhedsplan 2016 vil der især blive lagt vægt på: Forslag til Sundhedsplan2016 er i højere grad styret af en analyse af, hvor der er størst potentiale i at sætte ind på sundhedsområdet, såvel i forhold til kvalitet som økonomi princippet mest mulig sundhed for pengene En højere grad af kvalitetssikring af de enkelte forslag til tiltag Det brede engagement i udmøntningen af sundhedspolitikken skal fortsat styrkes Der arbejdes vedvarende med sundhedsindsatsen på ældreområdet. Dette sker med et kontinuerligt fokus på forebyggelse og via igangsætning af konkrete sundhedsinitiativer. Udgangspunktet for dette er gældende sundhedspolitik og sundhedsplan. 5

6 Aktiviteter: Der tages stilling til, hvordan sundhedspolitikken og sundhedsplanen kan udmøntes sammen med relevante samarbejdspartnere, på tværs af hele ældreområdet og lokalt hos kontraktholder hvilke tiltag er i gang og skal fortsætte, og hvilke nye tiltag skal sættes i gang. Kendte tiltag i 2016 er (pr. 9. december 2015): Reduktion af indlæggelser med de forebyggelige diagnoser lungebetændelse, urinvejsinfektion og knoglebrug/fald. Det nære sundhedsvæsen her arbejdes blandt andet via organisering og kompetenceudvikling med at tilpasse organisationen og medarbejderne til de stadig flere og mere udfordrende opgaver. De særlige indsatsområder i 2016 fastlægges primo Udvikling af arbejdet med sygeplejeindsatsen herunder organiseringen myndighedsopgaven og implementering af beslutning om, at sygeplejeindsatsen foregår primært i kommunens sygeplejeklinikker, og hvor det ikke kan lade sig gøre, foregår sygeplejen i borgernes hjem. Fortsættelse af somatisk og psykiatri brobyggerfunktioner til og med udgangen af Løbende opfølgning på igangsatte tiltag i styregrupper, på ældreområdets driftsmøder og i de relevante lokale fora. Evaluering i slutningen af 2016 på henholdsvis proces samt resultatet af denne. Dette sker blandt andet med henblik på eventuel tilrettelæggelse af den videre proces herunder justering/revidering af mål for E. Implementering af Socialpolitikken E.1 Implementering af strategisporet: Ældreområdet Efter vedtagelse af strategisporet: Ældreområdet - skal der administrativt arbejdes med en implementering af denne. Implementeringen skal tage afsæt i strategisporets indsatsområder: Tydelig, koordineret og helhedsorienteret indsats Plejecentre med tidssvarende boliger, faciliteter og arbejdsmiljø Afhjælpe og forebyggelse af ensomhed Digitalisering og tydelig kommunikation. Med henblik på implementering af Socialpolitikken sætter kontraktholderne på ældreområdet i 2016 især fokus på følgende: 1. At kontraktholderne medvirker til, at Skanderborg Kommunes Plejeboligplan udfoldes og konkretiseres med henblik på at omsætte planen til en overordnet strategi og koncept for fremtidens plejeboliger i Skanderborg Kommune. Dette vil fordre inddragelse af blandt andet fagligt personale, beboere og pårørende. 2. At ældre og handicapområdets strategi for rehabilitering implementeres og udmøntes på ældreområdet. Aktiviteter (fælles): Ad 1. I forhold til plejeboligplanen vil kontraktholderne på ældreområdet: Prioritere og bidrage til processen Løbende arbejde med at omsætte plejeboligplanens strategi og koncept på kontraktholdernes plejecentre Sikre at alle medarbejdere på aftale- og kontraktstederne har kendskab til plejeboligplanen Ad 2. I forhold til ældre og handicapområdets strategi for rehabilitering vil kontraktholder i samarbejde med kontraktholderne og Fagsekretariatet på ældre og handicapområdet igennem styregruppen for rehabilitering: Arbejde med udvikling af dialogbaseret visitation Arbejde med indførsel og afprøvning af velfærdsteknologi Arbejde med evaluering og effektmåling. Arbejde med udvikling af dokumentation. Aktiviteter (Distrikt Bøgeskov): Udover de fælles aktiviteter vil Distrikt Bøgeskov arbejde specifikt med 2 af fokusområderne. Fokusområde 2 plejecentre med tidssvarende boliger, faciliteter og arbejdsmiljø. I forhold til den politisk vedtagne Plejeboligplan er der ni parametre som bl.a. indeholder forventninger til faglige kompetencer og den fysiske indretning. 6

7 Plejecenteret Dagmargården er det nyeste plejecenter i kommunen vi vil i 2016 arbejde med nogle af parametrene for at sikre en sammenhæng til de politisk vedtagne parametre. Dette gøres gennem følgende 3 fokusområder: 1. Ændret indretning, blandt andet med fokus på fleksibilitet 2. forbedrede udearealer 3. kultur og organisering Alt dette gøres i et læringsperspektiv således at det kan anvendes i de andre plejeboliger i Distriktet og evt. i resten af kommunen. Fokusområde 4 Digitalisering og tydelig kommunikation. Der arbejdes med velfærdsteknologi i samarbejde med borgerne/pårørende på plejecentrene i form af Dialognet, som sikre en let tilgængelig information. Alle medarbejdere har smartphones eller tablets således at dokumentationen kan foregå i et samarbejde/dialog med borgeren. At der hele tiden er fokus på, at de ældre borgere vi er i kontakt med får den rette information. Løbende opfølgning på igangsatte tiltag i styregrupper, på ældreområdets driftsmøder og i de relevante lokale fora. Evaluering i slutningen af 2016 på henholdsvis proces samt resultatet af denne. Dette sker blandt andet med henblik på eventuel tilrettelæggelse af den videre proces herunder justering/revidering af mål for Opfølgning Distrikt Bøgeskov: Fokusområde 1 der udarbejdes en projektplan for med milepæle i januar Projektet følges af Ledergruppen i Distriktet og i løbende dialog med LMU. Fokusområde 4 følges løbende af ledergruppen og LMU. Der ansættes en konsulent til at styre opgaverne. F. Sygepleje i Distrikt Bøgeskov et udviklingsprojekt Det er i KL anbefalet at alle kommuner anvender et ens Indsatskatalog til visitering af sygeplejeydelser. Dette katalog er udarbejdet i Skanderborg Kommune i december 2015 og skal implementeres i Sygeplejen i Distrikt Bøgeskov skal have øget fokus på den sygeplejefaglige indsats i forhold til den politisk vedtagende kvalitetsstandard. Der skal være fokus på at de rette kompetencer anvendes til opgaverne. Der skal i 2016 fokus på den sygeplejefaglige indsats der leveres til borgerne i Distrikt Bøgeskov Aktiviteter: Der er pr ansat en planlægger i sygeplejen, planlæggeren skal i det daglige stå for visitering og planlægning. Alle ydelser skal være visiteret efter det nye Indsatskatalog inden udgangen af 1. kvartal Der startes et udviklingsprojekt i januar 2016 for sygeplejerskerne med fokus på kerneopgaven, styrkelse af fagligheden, kompetenceafklaring fælles forståelse af kerneopgaven fælles retning et paradigmeskifte. Dette skal give afsæt for en drøftelse/udmøntning af hvordan sygeplejerskens arbejdsopgaver løses fremadrettet. Der udarbejdes på ældreområdet i fællesskab kompetenceprofiler til alle medarbejdergrupper på det sundhedsfaglige område første halvår af Profilerne skal implementeres i løbet af 2016/17. Der sættes i forbindelse med udviklingsprojektet milepæle i januar, som følges tæt i ledergruppen og LMU. 6. Underskrifter Skanderborg, den 14. december Lars Kirkegaard Direktør Pia Annette Mejborn Leder af Plejedistrikt Bøgeskov 7