K Ø B E N H A V N S U N I V E R S I T E T P E R S O N A L E S E K T I O N E N. ScanPas. Fiktivt cpr.nr. Decentral vejledning

Transkript

1 K Ø B E N H A V N S U N I V E R S I T E T P E R S O N A L E S E K T I O N E N ScanPas ScanPas Brugervejledning Version oktober 2010

2 Indhold Symboler i denne vejledning... 2 Oversigt over funktionstaster... 2 Kontaktinformation... 2 Beskrivelse... 3 Kald Fønix (Matrikelsystemet)... 3 Søgning... 3 Oprettelse... 4 Symboler i denne vejledning I denne vejledning er nedenstående skrivemåder anvendt: Symbol Beskrivelse Eksempler < > Angiver tryk på en tast på tastaturet <F2> <Enter> Angiver navn på skærmbillede eller på Opr./vedligeh. personale udskrift [ ] Angiver museklik på en knap på skærmen [lup] Angiver menukald fra menubjælken Medarbejder Forespørgsel Alle centrale oplysninger Angiver feltnavn på skærmen CPR.nr: kursiv Angiver feltværdi i skærmfelt Oversigt over funktionstaster I ScanPas kan følgende funktionstaster anvendes: Tast <F1> <F2> <F5> >Shift>+<F5> <F7> <F9> <Ctrl>+<P> Funktion Klargør til fremsøgning Starter søgning, når feltværdi er indtastet i skærmbilledefelt Indsæt række Slet række Kopier ovenfra Gemmer indtastede oplysninger Udskriv Kontaktinformation Denne vejledning er udarbejdet af ScanPas-gruppen. Henvendelser vedrørende ScanPas skal rettes to forskellige steder: Spørgsmål og fejlmeldinger skal rettes til Servicedesk via: KUnet Selvbetjening Servicedesk Opret nyt servicekald Telefonisk henvendelse kan rettes til Servicedesk på telefon Side 2 af 5

3 Beskrivelse For at en personer kan figurere i KU s interne systemer skal der bruges et dansk cpr.nr. Da ikke alle har et dansk cpr.nr., er det muligt at oprette et fiktivt via Fønix (Matriklen). Hvis personen skal ansættes og dermed i LønSystemet, er det vigtigt, at personen får et rigtigt cpr.nr. (et som kendes af det offentlige). Det fiktive cpr.nr. som kan oprettes i Matriklen, kan IKKE bruges UDEN FOR Københavns Universitet. For at oprette et fiktivt cpr.nr. skal nedenstående oplysninger være på plads. Tjek derfor, inden selve oprettelsen af det fiktive cpr.nr, at alle oplysninger haves: a. Fornavn og efternavn b. Køn c. Statsborgerskab d. Adresse incl. land e. Fødselsdato og år Kald Fønix (Matrikelsystemet) Log på med Brugernavn, Adgangskode og Database : Prod_ku og tyk på knappen [Opret forbindelse] Vælg delsystem/rolle: MAT Matrikelsystem ved at dobbeltklikke på teksten og dobbeltklik derefter på MAT_SYSADM Delsystemadministration. Søgning Da det hænder, at en person tidligere har været i forbindelse med KU, bør det altid undersøges, om vedkomne allerede findes i KU-systemet. Ved at prøve at fremsøge personen via navnet, vil personen fremkomme med sit cpr.nr., uanset om det er et fiktivt eller et offentligt tildelt cpr.nr. Vælg nu menu/funktion: ved at dobbeltklikke på modulet: M1 Navne og adresser Start med at kalde funktionen: MAT_FRM104 Personsøgning via navn for at sikre, at personen ikke er oprettet i forvejen. Side 3 af 5

4 Ved at placere musen i feltet Efternavn og trykke <F1> klargøres Matriklen til fremsøgning og nedenstående tekst vil fremkomme i nederste venstre hjørne: Indtast efternavnet i feltet Efternavn (eventuelt med %-tegn) og tryk <F2> for at starte søgning. Det er også muligt at søge på fornavn. I visse situationer kan det være en fordel at søge på personens efternavn under både feltet Efternavn og Fornavn. Det sker, at der er byttet rundt på disse navne, eller det kan være svært at skelne et fornavn fra et efternavn (f.eks. ved kinesiske navne) Praktisk info: Det er altid muligt at identificere fødselsdatoen i et fiktivt cpr.nr. ved at trække 6 fra det forreste tal. Ex XXX dækker en fødselsdato: Oprettelse Hvis der ikke findes en person med rette navn og fødselsdato, skal der oprettes et fiktivt cpr.nr. Dette gøres ved at kalde funktionen: MAT_FRM110 Oprettelse af person Sæt musen i feltet Statsb. og brug <F10> til fremsøgning af statsborgerskab. Udfyld Officielt navn. Vær opmærksom på, at fornavne skal i første felt, mens efternavnet skal i det næste felt (som der også står i billedet). OBS: I Danmark bruges kun ét efternavn. Alle øvrige navne er derfor fornavne. Kaldenavn skal ikke udfyldes. Dette felt udfyldes af brugeren selv via Selvbetjening på KUnet. Telefon og skal ikke udfyldes. Da primær-adressen altid vil være den, der står i folkeregistret, oprettes adressen i stedet for under Sekundær adresse. Skriv adressen. Kendingsbogstaverne for Landekode kan evt. fremsøges med <F10>. Vær opmærksom på, at landekode for det land, man er bosat i, ikke nødvendigvis er den samme som statsborgerskabet. Der sættes hak i Anvendes i stedet for den primære adresse Sæt markering i Altid og tryk på knappen [Dan pseudo cpr.nr.] øverst til højre i billedet. Side 4 af 5

5 Udfyld fødselsdato : ddmmåååå samt vælg køn: K(vinde)/M(and) Tryk på knappen [Dan Pseudonr.] Cpr.nr. er nu dannet og indsat i øverste venstre hjørne på skærmbilledet. Tryk derefter på knappen [Gem]. For at koble det fiktive cpr.nr. sammen med navn og adresse sluttes processen ved at tryk på eller <F9> for at gemme. Forlad billedet ved at trykke på ikonet med den åbne dør. Check meddelelse i nederste venstre hjørne. Meddelelsen skal vise følgende: Ellers bør du kontakte ServiceDesk. Side 5 af 5