Udbudsbetingelser. Leasing af biler. 16. juli. 2015

Transkript

1 Udbudsbetingelser Leasing af biler 16. juli Side 0 af 15

2 Indhold 1. Introduktion Udbudsmaterialets bestanddele Beskrivelse af den udbudte ydelse Den udbudte aftales omfang Alternative tilbud Kontrolbud Udbudsprocedure Tilbudsgivers egnethed Evaluering af tilbudsgivers økonomiske og tekniske formåen Tildeling af kontrakt Evaluering af tilbud Afgivelse af tilbud Spørgsmål om udbuddet Ændringer af udbudsmaterialet Øvrige forhold Meddelelse om ordretildeling Tidsplan for udbud Aflysning Forbehold Forhandling Fortrolighed Side 1 af 15

3 1. Introduktion Disse udbudsbetingelser gælder for NaturErhvervstyrelsens udbud af en rammeaftale på leasing af tjenestebiler efter udbudsdirektivet (direktiv 2004/18) og i henhold til udbudsbekendtgørelse offentliggjort i EU-tidende/TED-databasen. Ordregiver er ansvarlig for, at udbuddet gennemføres i overensstemmelse med EU s udbudsregler, herunder at de grundlæggende principper om gennemsigtighed og ligebehandling respekteres under udbudsprocessen. Tilbudsgiver må derfor påregne, at Ordregiver vil afvise tilbud, der er fejlbehæftede eller mangelfuldt. Det er tilbudsgivers risiko, at tilbud afgives i overensstemmelse med EU s udbudsregler. Udbuddet gennemføres som et offentligt udbud, hvilket indebærer at alle tilbudsgivere har mulighed for at afgive tilbud. NaturErhvervstyrelsen Nyropsgade København V I det følgende kaldet Ordregiver. NaturErhvervstyrelsen er en styrelse under Miljø- og Fødevareministeriet (tidligere Ministeriet for Fødevarer, Landbrug og Fiskeri). Styrelsen har ansvaret for ministeriets erhvervs- og miljøpolitik. NaturErhvervstyrelsen understøtter udviklingen af en fremtidsorienteret fødevaresektor i balance med natur og miljø gennem tilskud, regulering og kontrol. NaturErhvervstyrelsen har afdelinger, inspektorater og skibe over hele landet. NaturErhvervstyrelsen er ofte i kontakt med landmænd, fiskere og en bred kreds af virksomheder, organisationer, forskere og myndigheder inden for fødevareområdet. Ordregiver vil gøre opmærksom på at ydelsen har været udbudt tidligere og at der i den forbindelse er sket flere rettelser i udbudsmaterialet. Der henvises især til, at afsnittene regulering af ydelser og Rammeaftalens ikrafttræden og ophør i rammeaftalen er revideret. Herudover især kravspecifikationen, hvor det fremgår at Ordregiver ikke kan overføre statens afgiftsfritagelse, hvorfor tilbudsgiverne skal angive priserne baseret på omkostninger inklusiv registreringsafgift, samt angive om størrelsen på udgiften til registreringsafgift. Det er desuden anført, at der skal søges om afgiftsfritagelse. Ordregiver opfordrer til, at tilbudsgiver læser udbudsmaterialet grundigt igennem inden afgivelse af tilbud. Side 2 af 15

4 Kontaktperson Alle henvendelser forud for tilbudsafgivelsen om yderligere oplysninger, dokumentation mv. skal rettes til den af Ordregiver udpegede kontaktperson, der er: Rikke Andersen Henvendelser skal ske skriftligt via . Ordregiver kan på et hvilket som helst tidspunkt udpege en anden kontaktperson. 2. Udbudsmaterialets bestanddele Nærværende udbudsbetingelser Rammeaftale Bilag 1 CSR Bilag 2 Kravspecifikation Bilag 3 Leasingkontrakt Bilag 4 Leverandørens løsningsbeskrivelse Tro og love erklæring om personlige forhold Tro og love erklæring om arbejdspladsforhold Tro og love erklæring om tavshedspligt Erklæring vedrørende konsortiedannelse Udbudsmaterialet og efterfølgende supplerende oplysninger vil være tilgængeligt på NaturErhvervstyrelsens hjemmeside: Det er tilbudsgivers eget ansvar, at holde sig opdateret om eventuelt efterfølgende supplerende materiale. Side 3 af 15

5 3. Beskrivelse af den udbudte ydelse NaturErhvervstyrelsen forventer at lease mellem biler på individuelle leasingkontrakter af hver 48 måneders varighed. Leasingkontrakterne etableres med baggrund i en 2-årig rammeaftale med en option for yderligere forlængelse af aftalen i to perioder af hvert et års varighed. Levering forventes startet ultimo 2015 eller senest primo Det forventes, at størstedelen af rammeaftalens omfang vedr. hovedleverancen vil skulle leveres i rammeaftalens første år. Bilerne forudsættes leveret af flere omgange og på forskellige lokationer i Danmark. Tidspunkt og omfang af første leverance fastsættes i forbindelse med et opstartsmøde. Udover levering af de leasede køretøjer ønsker ordregiver, at leverandøren sikrer effektiv flådestyring af alle biler, samt leverer servicepakke inkl. bl.a. skift af vinter- og sommerdæk og vejhjælp mm. Bilerne skal indgå i NaturErhvervstyrelsens daglige drift, hovedsagligt indenfor jordbrugskontrol, hvor kontrollører foretager kontrol af marker og andre arealer over hele landet. Bilerne skal anvendes til transport af kontrollørerne samt deres udstyr, fra udkørselspunkt til skiftende kontroladresser. Kørslen vil dække over såvel motor- og landevejskørsel samt kørsel på markveje samt let terræn, f.eks. græsmarker. Bilerne vil samtidig fungere som mobilt kontor for kontrollørerne. Bilerne vil være fast tilknyttet hver enkelt kontrollør og må udelukkende anvendes til tjenestekørsel. Bilerne skal for at løse opgaven have den rette balance mellem gode køreegenskaber over længere distancer samt i let terræn, kabinekomfort og funktionalitet ift. udstyrstransport. Dertil lægges der vægt på forhold som sikkerhed, miljø og god brændstoføkonomi samt øvrige driftsrelaterede omkostninger. NaturErhvervstyrelsen forventer at van-versioner af biler inden for cross-over segmentet vil give bedste kombination af de ønskede køreegenskaber, lasteevne og krævet frihøjde, og udbudsmaterialet er udformet ud fra denne betragtning. Denne type biler udgør langt størstedelen af udbuddet. Ud over hovedleverancen til jordbrugskontrol, ønsker NaturErhvervstyrelsen at rammeaftalen giver mulighed for levering af biler til personbefordring til løsning af øvrige myndighedsopgaver samt transport af ansatte i styrelsen mellem styrelsens regionale kontorer, møder mv. Kravene til disse biler er mindre udspecificerede, idet der ønskes fleksibilitet til at imødekomme forskellige behov. Der kan over kontraktperioden f.eks. opstå behov for en biler til bykørsel, til langturskørsel, til multipersontransport og biler med 4-hjulstræk til særlige kontrolopgaver. 4. Den udbudte aftales omfang Kravene til ydelsen er detaljeret beskrevet i kravspecifikationen (bilag 2), mens Ordregivers krav til kontraktvilkår fremgår af rammeaftalen og leasingkontrakten. Side 4 af 15

6 NaturErhvervstyrelsen forventer at lease biler til jordbrugskontrollen. Hver leasingperiode varer 48 måneder. Leasing sker gennem en 2 årig rammeaftale, med en option på forlængelse af aftalen i to perioder af hvert et års varighed. Derudover er det muligt for ordregiver at lease øvrige personbiler til styrelsens øvrige behov. 5. Alternative tilbud Det er muligt at afgive flere tilbud. Hvis Tilbudsgiver ønsker at tilbyde flere bilmodeller som lever op til udbuddets krav, kan der indleveres flere løsningsbeskrivelser som nummereres fortløbende. Hver løsningsbeskrivelse skal besvare kravsspecifikationen uddybende og der kan ikke henvises imellem løsningsbeskrivelserne. Hver indsendt løsningsbeskrivelse behandles som et separat tilbud, og evalueres individuelt på ens og lige vilkår som øvrige tilbud. Tildeles kontrakten til en tilbudsgiver som har indleveret flere løsningsforslag, vil kun det accepterede løsningsforslag indgå som tillæg til kontrakten, mens de øvrige bortfalder. 6. Kontrolbud NaturErhvervstyrelsen afgiver ikke kontrolbud. 7. Udbudsprocedure Udbudsforretningen gennemføres som et offentligt udbud i overensstemmelse med udbudsdirektivet (direktiv 2004/18). 8. Tilbudsgivers egnethed Tilbudsgiver skal opfylde nedenstående egnethedskrav for, at tilbudsgiver kan anses som værende egnet, og for at tilbuddet vil blive taget i betragtning. Tilbudsgiver skal således være opmærksom på, at manglende eller mangelfulde oplysninger kan medføre, at Ordregiver kan være berettiget eller forpligtet til at afvise tilbuddet. Personlige forhold Side 5 af 15

7 Tilbudsgiver skal angive virksomhedsoplysninger, herunder navn, adresse, CVR-nummer, kontaktperson og kontaktoplysninger. Tilbudsgiver skal vedlægge tro og loveerklæring vedrørende Udbudsdirektivets udelukkelsesgrunde i henhold til artikel 45, stk. 1 og 2, litra a-g, samt gæld til det offentlige på over kr., hvilket skal ske ved anvendelse af vedlagte bilag. Erklæringen må ikke være ældre end 3 måneder regnet fra tilbudsfristen. Arbejdspladsforhold Tilbudsgiver skal angive arbejdspladsforhold i henhold til bestemmelserne om beskyttelse på arbejdspladsen, og om arbejdsforhold i øvrigt på det sted, hvor ydelsen skal præsteres, jf. bekendtgørelse nr. 937 af 16. september 2004, sammenholdt med udbudsdirektivets artikel 27, hvilket skal ske ved anvendelse af vedlagte bilag. Tavshedspligt Det datagrundlag som tilbudsgiver skal bearbejde er at betragte som fortroligt, og må ikke komme uvedkommende til kendskab. Tilbudsgiver skal afgive tro og loveerklæring vedrørende tavshedspligt. Hvilket sker ved anvendelse af vedlagte bilag. Erklæringen må ikke være ældre end 3 måneder fra tilbudsfristen. Oplysning om konsortiedannelse Såfremt tilbud afgives af en sammenslutning af flere økonomiske aktører, det vil sige et konsortium eller tilsvarende, skal samtlige oplysninger i punkt 8 angives for alle deltagere i sammenslutningen. Det er ikke påkrævet, at hver enkelt økonomisk aktør opfylder ovenstående krav men alene, at sammenslutningen gør, hvilket skal ske ved anvendelse af vedlagte bilag. Tilbud fra sammenslutning af flere økonomiske aktører, det vil sige et konsortium eller tilsvarende, skal vedlægge en erklæring vedrørende fælles befuldmægtiget, som overfor Ordregiver er tegningsberettiget, samt om solidarisk direkte og ubegrænset hæftelse. Erklæringen må ikke være ældre end 3 måneder regnet fra tilbudsfristen. Serviceattest Ordregiver forbeholder sig ret til at kræve, at den tilbudsgiver, som Ordregiver på baggrund af nærværende udbud agter, at indgå rammeaftale med (efter offentliggørelse af udbuddets resultat) over Side 6 af 15

8 for Ordregiver fremlægger dokumentation for ovenstående i form af serviceattest eller tilsvarende indenfor en fastsat tidsfrist. Serviceattesten må ikke være ældre end 3 måneder. Såfremt den vindende tilbudsgiver udgøres af et konsortium, skal hver enkelt konsortiedeltager kunne præstere en serviceattest eller tilsvarende. 9. Evaluering af tilbudsgivers økonomiske og tekniske formåen Den økonomiske formåen Tilbudsgiver skal vedlægge følgende oplysninger om tilbudsgivers økonomiske og finansielle formåen jf. nedenfor. Omsætning Tilbudsgiver skal vedlægge dokumentation for dennes omsætning, der vedrører den eller de relevante aftaler som der afgives tilbud på, præsteret indenfor de seneste 2 regnskabsår. Dokumentation for relevant erhvervsansvarsforsikring Tilbudsgiver skal vedlægge dokumentation for, at tilbudsgiver har eller kan få en relevant erhvervsansvarsforsikring med følgende dækning eller mere: Tingskade kr. og personskade kr. Dokumentationen kan bestå af kopi af policen eller i form af t fra forsikringsselskabet. Med erhvervsansvarsforsikring menes den forsikring, der dækker det erstatningsansvar, som den sikrede pådrager sig under udøvelse af den erhvervsmæssige virksomhed, der er angivet i forsikringspolicen. Såfremt tilbudsgiver udgør et konsortium vedlægger hver enkelt konsortiedeltager dokumentation for relevant erhvervsansvarsforsikring. Den tekniske formåen Liste over betydeligste leverancer Tilbudsgiver skal fremsende en liste på de fem mest betydningsfulde leverancer, indenfor det relevante område eller indenfor beslægtede områder i forhold til leverancen Leverancen skal beskrives for så vidt angår type, mængde, kvalitet og leveringstidspunkt. Side 7 af 15

9 Tilbudsgiver skal påføre kontaktoplysninger vedrørende de relevante leverancer, og Ordregiver forbeholder sig ret til uden videre varsel, at kontakte den pågældende reference. Såfremt tilbudsgiver er et konsortium skal tilbudsgiver fremsende fem referencer samlet for alle konsortiedeltagere. Såfremt tilbudsgiver fremsender mere end fem referencer vil Ordregiver udelukkende forholde sig til de fem øverste på listen. Ordregiver gør opmærksom på, at tilbudsgivere ikke kan forlade sig på underleverandørers og /eller moderselskabers referencer. Såfremt tilbudsgiver fremsender virksomhedsreferencer fra underleverandører og moderselskaber vil Ordregiver se bort fra disse i evalueringen. Ordregiver forbeholder sig ret til at kontakte tilbudsgivers referencer og såfremt referencerne ikke har en for ordregiver tilfredsstillende tilbagemelding, ikke at tage tilbudsgivers tilbud i betragtning, Ordregiver vil bede referencerne om at besvare 2 spørgsmål og vægte dem på en skala mellem 1-5, hvor 5 er meget tilfredsstillende og 1 er ikke tilfredsstillende. Ordregiver vil spørge om: Den generelle tilfredshed med samarbejdet? Tilfredshed med ydelsen? Giver en af tilbudsgivers referencer mellem 1-2 på begge spørgsmål, vil ordregiver være berettiget til, ikke at tage tilbudsgivers tilbud i betragtning. Eventuel reduktion af mængden af tilbudsgivere NaturErhvervstyrelsen forbeholder sig ret til at reducere antallet af tilbudsgivere. Som udgangspunkt vil der kun blive evalueret tilbud fra de fem tilbudsgivere, der samlet set har den bedste økonomiske- og tekniske formåen. Dette vurderes samlet set på baggrund af en sammenligning mellem økonomiske nøgletal og udtalelser fra referencer. 10. Tildeling af kontrakt Det er en forudsætning, at tilbudsgiver har krydset ja for alle mindstekrav. Har tilbudsgiver sat et nej i et mindstekrav, vil dette med føre, at ordregiver vil betragte tilbuddet som ikke konditionsmæssigt, og som en følge deraf afvise det pågældende tilbud. Tildelingskriterier Side 8 af 15

10 Kontrakten vil blive tildelt den tilbudsgiver, der afgiver det for Ordregiver økonomisk mest fordelagtige bud. Følgende underkriterier, med angivelse af vægtning, lægges til grund for evalueringen af tilbud: Underkriterier Vægtning i procent Pris 70 Bilens specifikationer 20 Services 10 Underkriteriet Pris omhandler Ordregivers omkostninger som følge af kontraktindgåelse og forventet udnyttelse af rammeaftalen. Underkriteriet evalueres ud fra den forventede samlede årlige udgift, baseret på givne forudsætninger vedr. aftalens omfang og formål. Nedenfor er angivet vægtningen af delkriterierne. Pris delkriterier Samlede leasingafgift Vægtning i procent 75 Ordregiver kan ikke direkte overføre statens afgiftsfritagelse til Tilbudsgiver og en eventuel afgiftsfritagelse (vedr. registrering) er et forhold mellem Tilbudsgiver og SKAT. Tilbudsgiver forpligter sig til at ansøge om afgiftsfritagelse jf. rammeaftalen, afsnit regulering af priser s. 6-7, derfor beregnes leasingafgiften som angivet i K1, men det forventes at denne reguleres med niveauet i K2 i overensstemmelse med retningslinjerne i rammeaftalens afsnit regulering af priser s Brændstofforbrug Ved evalueringen anvender Ordregiver samme listepriser på de tilbudte modeller fra den 3. august Over- og underkørte kilometer Det vægtes positivt, jo lavere en pris der angives for overkørte kilometer. Det skal bemærkes, at K2, K3, K5, K6 og K8 i kravspecifikationen ikke indgår i evalueringen af kriteriet. Side 9 af 15

11 Underkriteriet Bilens specifikationer omhandler hvilken bilmodel der leveres, herunder hvilket udstyrsniveau m.m. der tilbydes. Underkriteriet består af både mindstekrav samt en række konkurrencekrav. Opfyldelse af mindstekrav er en forudsætning for at der evalueres på tilbudsgivers besvarelse af de opstillede konkurrencekrav. Konkurrencekrav vægtes lige. Underkriteriet Services omhandler de serviceaftaler der indgår som en del af leasingaftalen og som er indeholdt i leasingydelsen. De angivne konkurrencekrav vægtes lige Evaluering af tilbud Alle underkriterier scores på en skala fra 1-5, hvor 5 rangeres bedst. Underkriteriets samlede score beregnes på baggrund af scoren for de underliggende krav. Scoren 5 tildeles, når Ordregiver vurderer at besvarelsen til fulde dækker det pågældende krav i overensstemmelse med forventning og ønsker hertil. Lavere score tildeles ud fra i hvilken grad Ordregiver vurderer at besvarelsen opfylder kravet. Underkriteriet Pris evalueres indledningsvist ved, at Ordregiver på baggrund af Tilbudsgivers besvarelse udregner den forventede samlede årlige udgift, baseret på givne forudsætninger vedr. aftalens omfang og formål. Særligt for underkriteriet Pris, evalueres de respektive tilbud ved, at de beregnede årlige omkostninger konverteres til 5-skalaen ved at tildele det billigste tilbud scoren 5. Øvrige tilbud scores forholdsmæssigt. Ordren tildeles tilbuddet med den højeste samlede score, jf. vægtning af evalueringsmetodik. 12. Afgivelse af tilbud Tilbudsfrist Tilbud skal for at være rettidigt og for at Ordregiver kan tage det i betragtning være Ordregiver i hænde senest: Den 26. august 2015 kl Tilbud der er modtaget efter dette tidspunkt indgår ikke i tilbudsevalueringen. Tilbudsgiver er ansvarlig for at tilbuddet er modtaget i rette tid og til rette sted. Side 10 af 15

12 Tilbudsgiver har ikke mulighed for at præsentere sit tilbud. Formkrav Tilbud skal afgives i 3 eksemplarer (1 original og 2 kopier) og 1 elektronisk udgave i PDF format på et USB-stik med alle nødvendige dokumenter. De originale papireksemplarer skal være underskrevet af en for tilbudsgiver tegningsberettiget. Tilbudsgiver har ikke krav på efterfølgende, at få tilbageleveret sit tilbud. Tilbuddet skal indeholde: Bilag 4 tilbudsgivers løsningsbeskrivelse Tro og love erklæring om personlige forhold Tro og love erklæring om arbejdspladsforhold Tro og lov erklæring om tavshedspligt Erklæring om konsortiedannelse Tilbudsgivers beskrivelse af dennes økonomiske forudsætninger Tilbudsgivers beskrivelse af dennes tekniske forudsætninger Dokumentation for erhvervsansvarsforsikring eller tilbud på samme. Sprog Tilbud skal være på dansk, dog kan eventuelle regnskabsoplysninger, og tekniske dokumenter leveres på engelsk. Afleveringssted Tilbuddet skal afleveres eller sendes til: NaturErhvervstyrelsen Nyropsgade København V Danmark Att: Ole Clemens Petersen Mrk: Tilbud må ikke åbnes Leasing af tjenestebiler Side 11 af 15

13 Vedståelsesfrist Tilbuddet er bindende for tilbudsgiver og skal vedstås i 6 måneder efter tilbudsfristens udløb. Vedståelsesfristen suspenderes, hvis der indgives klage over nærværende udbud til Klagenævnet for Udbud, indtil klagens endelige afgørelse. 13. Spørgsmål om udbuddet Alle henvendelser forud for tilbudsafgivelsen, om spørgsmål til udbudsmaterialet mv. skal rettes skriftligt til Ordregivers udpegede kontaktperson: Rikke Andersen KIU@naturerhverv.dk I emnefeltet angives: Offentligt udbud, Leasing af tjenestebilder, att.: Rikke Andersen Alle spørgsmål der fremsendes senest 14 dage før tilbudsfristen udløb, kan påregnes besvaret. Spørgsmål der fremsendes efter denne frist, vil blive besvaret, såfremt det er muligt at besvare dem senest 6 dage inden tilbudsfristens udløb. Alle spørgsmål og svar vil løbende og i anonymiseret form blive besvaret skriftligt og offentliggjort på NaturErhvervstyrelsens hjemmeside: Ændringer af udbudsmaterialet Ordregiver vil om nødvendigt udsende rettelsesblade om eventuelle ændringer i udbudsmaterialet. Disse vil blive offentliggjort på Ordregivers hjemmeside. Såfremt tilbudsgiver bliver opmærksom på fejl eller mere betydende uhensigtsmæssigheder ved udbudsmaterialet, bedes tilbudsgiver straks gøre Ordregiver opmærksom herpå, således at Ordregiver får mulighed for at afhjælpe forholdet gennem offentliggørelse af rettelsesblad. Opfordringen omfatter også eventuelle uhensigtsmæssigt formulerede krav til ydelse eller kontrakt. Dette gælder navnlig uhensigtsmæssigheder af betydning for tilbudsgiverne generelt, og som samtidig er udtryk for fravigelse af sædvane. Opfordringen skal ikke opfattes som invitation til generel dialog om hensigtsmæssigheden af udbudsmaterialets krav. Side 12 af 15

14 15. Øvrige forhold Tilbudsgivers omkostninger forbundet med afgivelsen af tilbud under nærværende udbud, er under alle omstændigheder Ordregiver uvedkommende. 16. Meddelelse om ordretildeling Efter tilbudsvurderingen vil Ordregiver kontakte såvel den tilbudsgiver, der måtte få ordren tildelt, som de tilbudsgivere, der ikke vil blive indgået aftale med. Efter tildeling af ordren er der i tidsplanen indlagt den obligatoriske stand-still periode på 10 dage, inden der underskrives kontrakt. Det tilstræbes, at der kan underskrives kontrakt primo september Udbudsforretningen anses først for afsluttet, når kontrakten er underskrevet. Ordregiver forbeholder sig ret til at aflyse udbuddet. Uanset om kontrakten tildeles andre tilbudsgivere er tilbudsgiver bundet af sit tilbud, indtil Ordregiver har indgået kontrakt, men dog ikke længere end vedståelsesfristen på 6 måneder. Omkostninger i forbindelse med udbuddet er Ordregiver uvedkommende, herunder også såfremt Ordregiver måtte aflyse udbudsforretningen uden kontraktindgåelse. 17. Tidsplan for udbud Offentliggørelse af udbudsmateriale 16. juli 2015 Tilbudsfrist 26. august 2015 kl Underretning om tildelingsbeslutning Medio september 2015 Kontraktunderskrivelse Ultimo september 2015 Opstartsmøde Ultimo september 2015 Ordregiver forbeholder sig retten til at foretage ændringer i tidsplanen. 18. Aflysning Side 13 af 15

15 Indtil udbuddet er afsluttet med indgåelse af kontrakt, vil udbuddet kunne aflyses af Ordregiver. 19. Forbehold Enhver tilsigtet eller utilsigtet uoverensstemmelse mellem udbudsmaterialet og tilbud medfører, at ordregiver må betragte tilbuddet, som et tilbud indeholdende forbehold. Herunder også uoverensstemmelser i form af manglende opfyldelse eller besvarelse af krav ifølge kravspecifikationen eller kontraktudkast. Ordregiver er forpligtet til at afvise ethvert tilbud med forbehold til udbudsmaterialet. Tilbud med forbehold, udover branchemæssige forbehold, vil derfor altid blive afvist som ukonditionsmæssigt. Kontrakten skal indgås på grundlag af det vedlagte kontrakts udkast, hvorfor tilbudsgivers eventuelle øvrige kontraktbestemmelser vil blive anset som forbehold. Tilbudsgiver opfordres derfor til ikke at tage forbehold, da forbehold indebærer en betydelig risiko for, at tilbuddet ikke vil blive taget i betragtning. Hvis tilbudsgiver alligevel vælger at tage forbehold, bedes tilbudsgiver udtrykkeligt angive forbeholdet og redegøre for, hvorfor forbeholdet er taget. 20. Forhandling Ordregiver kan ikke i traditionel forstand forhandle med tilbudsgiver, idet Ordregiver skal holde sig indenfor de rammer for forhandling, der er givet i vejledning om i en erklæring fra Rådet og Kommissionen i forbindelse med direktiv 93/37/EF (EFT nr. L 111/114 af 30/4 1994): Rådet og Kommissionen erklærer, at fremgangsmåderne ved offentligt eller begrænset udbud udelukker enhver form for forhandling med ansøgere eller bydende om grundlæggende elementer i kontrakterne, som ikke vil kunne ændres uden fare for konkurrencefordrejning, og der må navnlig ikke forhandles om priser; der må kun finde drøftelser sted med ansøgere eller bydende, når det sker med henblik på at præcisere eller supplere indholdet af deres bud eller de ordregivendes myndigheders krav, og i det omfang, dette ikke giver anledning til forskelsbehandling. Der gælder således snævre grænser for drøftelser med tilbudsgivere, og tilbudsgiver bør derfor drage omsorg for, at deres tilbud er udformet således, at kontrakten i princippet vil kunne indgås uden forudgående drøftelser mellem Ordregiver og tilbudsgiver. Det er derfor nødvendigt, at tilbuddene behandler alle relevante forhold, og er præcise i enhver henseende, og herunder indeholder alle de nødvendige oplysninger inklusive priser. Side 14 af 15

16 21. Fortrolighed Tilbudsgiver skal iagttage ubetinget tavshed over for uvedkommende vedrørende forhold, som måtte komme til tilbudsgivers kendskab i forbindelse med nærværende udbud. Udbudsmaterialet skal behandles strengt fortroligt, og tilbudsgiver er ikke berettiget til at anvende dette materiale eller den viden, der opnås, i nogen anden sammenhæng. Efter afslutning af udbuddet er Ordregiver berettiget til at kræve udbudsmaterialet tilintetgjort / slette enhver kopi heraf, medmindre tilbudsgiver har en legitim interesse i at besidde en kopi heraf. Side 15 af 15