Psykisk APV Handlingsplan for Aarhus Universitet

Transkript

1 Psykisk APV Handlingsplan for Aarhus Universitet Godkendt på HSU og HAMU fællesmøde d. 6. marts. Ledelse Klar ledelsesstruktur med afklarede roller og ansvar og 3. ledelsesniveau 1) Det fjerde ledelsesniveau har essentiel betydning for medarbejdernes trivsel. Ledelsesniveauer skal tydeligt defineres, være transparente og anerkendes. Der kan defineres yderligere ledelsesniveau i det omfang, MUS delegeres. I disse tilfælde skal der være fuld klarhed om ansvar, kompetence og delegation. 2) Der skal sikres gode arbejdsvilkår for lederne med klare beføjelser, ledelsesrum og beslutningskompetence. 3) Det sikres, at alle lederne til og med 4. niveau har gennemført eller gennemfører lederkursus. I det omfang at MUS delegeres til 5. eller 6. ledelsesniveau, skal også disse ledere have lederkursus. (AU HR), alle ledere på AU () Hvor stor en del af lederne har gennemført lederkurser. Dokumentation og vedligeholdelse af organisationsdiagram med delegationer. APV 2015; inkluder evt. følgende medarbejderspørgsmål: Opfatter du, at den, der er defineret som din nærmeste leder, er den relevante? En nærværende ledelse 1) Beslutninger skal være begrundede og være præget af prioritering, entydighed og gennemsigtighed. 2) Der skal være fokus på sikker drift (produktionsunderstøttende og medarbejdernært) og prioritering af opgaver. Det skal på alle ledelsesniveauer gøres tydeligt, hvilke opgaver der er vigtige for organisationen, og hvilke der kan vælges fra. 3) Helhedsorienteret, tydelig, anerkendende, involverende og retningsskabende kommunikation fra universitetsledelsen om klare og samstemmende visioner, 1

2 pejlemærker og retning. 4) Fokus på mere nærværende ledelse, der kommunikerer rettidigt og er lydhør ved at indgå i dialog og forventningsafstemme med medarbejderne (også ift. konstruktiv kritik). Der afholdes regelmæssige møder med medarbejderne. Antal dialogmøder med medarbejderne. Fra stress til trivsel En større anerkendelse af hinanden kollegialt og mellem leder og medarbejder 1) Det sikres, at der afholdes MUS for alle medarbejdere. MUS er et værktøj, der sikrer forventningsafstemning mellem lederen/organisationen og medarbejderen, bl.a. ved at sætte fokus på medarbejderens udviklingsmuligheder og -ønsker. 2) Der iværksættes på alle niveauer initiativer, der kan fremme AU fællesskabet, herunder kendskabet til de fælles personalepolitiske normer, og som støtter god kollegial adfærd og omgangstone. Der vil blive tilbudt dialogværktøjer, som enhederne kan benytte for at sætte fokus på trivsel og kollegialitet. 3) Der skabes, kommunikeres og benyttes bedre muligheder for at anerkende medarbejderne, fx ved jubilæer, bogudgivelser og tildeling af grader og gennem etablering af sociale og faglige arrangementer, der øger fællesskabsfølelsen. 4) Nærmeste leder skal i samarbejde med og i dialog med medarbejderen have fokus på medarbejderens muligheder for kompetenceudvikling. Ligeledes skal medarbejderen tilbydes vejledning i karriereudvikling, bl.a. for at sikre medarbejderens forståelse af mulighederne (og begrænsningerne) i ansættelsen. Det skal sikres, at medarbejdernes udviklingsmuligheder understøttes, samt at medarbejdernes ressourcer og kompetencer sættes i spil mest hensigtsmæssigt., HSU og HAMU HSU og HAMU (), HSU og HAMU Alle ledere 1) AU's ledere skal være lyttende og anerkendende i deres kommunikation og 2

3 adfærd. 2) Der udmeldes nultolerance over for mobning, chikane og vold/trusler om vold. Der udbredes kendskab til eksisterende handlemuligheder for at forebygge og standse mobning. 3) Der afholdes lederkurser om anerkendende ledelse, konfliktløsning og mobning for at forebygge, håndtere og mindske antallet af konflikter. Tilsvarende afholdes kurser i forhandlingsteknik., alle ledere Alle ledere på AU, AMO og SU (lederens leder) () Reducere individuelle stress-symptomer Anvendelse af Kompetencefondsmidler og midler til efter-/videreuddannelse på de forskellige institutter og afdelinger. 1) Opgør med akutkulturen så fokus er på arbejdsro og prioritering på alle niveauer i organisationen fremfor brandslukning. 2) Det forudsættes, at der udøves sammenhængende ledelse, så ledelsen ved at organisere arbejdet understøtter medarbejderne i at undgå uhensigtsmæssige krydspres mellem niveauerne i organisationen. 3) Der etableres mulighed for forebyggelse gennem anonym sparring med ekstern rådgiver vedr. stresshåndtering og symptomer. Der etableres jævnligt udbud af kurser i stresshåndtering og selvledelse mv., som kommunikeres ud til ledere og hele samarbejds- og arbejdsmiljøorganisationen. 4) Der udarbejdes retningslinjer for inkluderende introduktion af nye medarbejdere (f.eks. velkomstsamtaler) og etablering af mentorordning for nyansatte., SU, AMO og alle ledere (AU HR) Alle ledere Jan. Efterår ) Der skal være ledelses- og medarbejderfokus på opgaveprioritering og på, at ressourcerne passer til opgavebyrden. Ledelsen skal tilse, at medarbejderens tildelte arbejdsopgaver kan løses inden for den normerede arbejdstid. 2) Ledelsesmæssig understøttelse af tilrettelæggelse af arbejdsopgaverne og registrering af arbejdstid. 3) Ledelsen og medarbejderne må gennem dialog og prioritering kontinuerligt drøfte rammerne for selvledelse. Selvledelse forudsætter tydelig og anerkendende, rammesættende ledelse. Alle ledere på AU () Alle ledere på AU () Alle 3

4 4) Ledelsen skal have værktøjer til at sikre og understøtte, at flex og merarbejde afvikles efter en spidsbelastningsperiode, samt at der over tid sker en udligning af arbejdsbelastning. 5) Kendskabet til aftalen om anonym/visiteret psykologhjælp udbredes. 6) Tilsikre registrering af al sygefravær, så (effekt)målinger på sygefravær og benyttelse af psykologordning kan indgå på FAMU/AAMU møder og HSU/HAMU fællesmøder. 7) Det tilsikres, at der findes og anvendes procedurer for god inklusion af stressramte medarbejdere efter endt sygeperiode., Alle ledere, SU og AMO Alle ledere, SU og AMO Skabe konsolidering gennem sikker drift, varetagelse af kerneopgaver samt god ITunderstøttelse Arbejdstidsregnskaber. 1) Introduktion af nye administrative systemer og processer prioriteres og planlægges grundigt med stort fokus på institutternes behov (porteføljestyring). 2) Administrative processer indtænkes og anerkendes i udviklingen af Aarhus Universitet. Relevante medarbejdere og brugere inddrages i videreudvikling af administrative strukturer og arbejdsgange, så VIP'er aflastes. og HSU (FALK) Alle ledere på AU (FALK) 1) Der skal ske realistisk planlægning og prioritering af arbejdsopgaver under hensyn til de givne ressourcer. Fokus skal være på at implementere funktionsdygtige IT-systemer, hvorved andre projekter evt. må nedprioriteres. 2) Der iværksættes strategisk kompetenceudvikling af VIP og TAP mhp. effektiv håndtering af IT-systemerne. og HSU Fra Forår opfølgning på porteføljestyring og høring af institutter ved porteføljeprioritering. Antal årlige følge-/reference-/brugergrupper. Antal årlige kurser/introforløb til administrative systemer. Medarbejdere i uddannelsesstillinger og 1) Der sikres beskrevne og transparente karriereveje for alle ansatte, herunder, HSU 4

5 i midlertidige stillinger skal opleve bedre arbejdsvilkår også elever, praktikanter og midlertidigt ansatte. 2) MUS og GRUS gennemføres for alle postdocs/adjunkter med særligt fokus på karriereveje, fremtidsudsigter i jobbet, hjælp til prioritering af arbejdsopgaver og faglige problemstillinger. 3) Der sikres gennemførsel af MUS og GRUS for ph.d.-studerende med fokus på karrierevejsplanlægning, vejledning og klarhed vedr. muligheder og forpligtelser. 4) Der indføres mentorordninger for nye medarbejdere. 5) Obligatorisk deltagelse i ph.d.-vejlederkurser understøttes. Der skal bl.a. være fokus på vejledernes rolle. og HAMU, lokale ledere, HSU og HAMU, lokale ledere (Forskning og talent) (Ph.d. vejledere og ph.d. skoleledere) Ledelseskommunikation og inddragelse Rettidig involvering og løbende orientering af institutter og samarbejdsfora i forbindelse med beslutningsprocesser 1) Der udarbejdes en operationel kommunikationspolitik på AU med involvering af medarbejderne. 2) Alle vigtige beslutninger, som f.eks. en politik, strategi eller lign. ledsages af en plan for kommunikation med medarbejderne (kaskade og/eller bottom-up). og HSU (AU KOM) (AU KOM) 1) Rektor redegør en gang årligt for AU s tilstand ved medarbejdermøder på alle større institutter og enheder. 2) Universitetsledelsesmøder tilrettelægges således, at dekanerne i højere grad kan inddrage institutter og faglige miljøer i drøftelser og behandling af aktuelle emner, inden de bliver taget op til endelig beslutning i universitetsledelsen. 3) flytter hver måned et af sine møder ud på et institut, og i den forbindelse vil universitetsledelsen mødes med det pågældende institut, som giver et indblik i de faglige aktiviteter, prioriteter og udviklingspotentiale. 4) Der igangsættes et arbejde for større overskuelighed på AU s interne websider Rektor (AU 5

6 og skabes mulighed for lukkede virtuelle fora til faglig videndeling (intranet for faggrupper). KOM) Besøgsrundeaktiviteter. Administrativ understøttelse og IT En sammenhængende, effektiv og professionel administration 1) Det fastholdes, at mest mulig administration udføres af administrationen og tager udgangspunkt i de faglige miljøers behov. (institutledere, FALK) 1) Der udvikles og tilsikres effektive arbejdsgange indenfor alle VD områder og i tværgående administrative processer. (institutsekretariater, FALK) Sammenhængskraft mellem de faglige og administrative miljøer 1) Partnerskabsmodellen udbredes. Der sikres jævnlig personlig tilstedeværelse og lign. tiltag, der skaber bedre personlige kontaktflader mellem administrationen og institutter/centre, ligesom antallet af indgange til de administrative centre for den enkelte VIP forenkles. (FALK) ) Der udvikles modeller for best practice ud fra de administrative områder, hvor der allerede er etableret lokalkendskab og tilstedeværelse i lokalmiljøerne. (FALK) 6

7 IT-systemer skal spare tid og projektunderstøtte ift. faglige aktiviteter. 1) IT-systemer og processer gennemtestes grundigt og afprøves på nogle få udvalgte institutter før udrulning på hele AU. 1) Det sikres, at systemer og processer mellem AU Økonomi og fungerer optimalt, så bevillingshavere kan få et samlet overblik over bevillinger ved at henvende sig ét sted. (FALK, AU IT) (FALK,, AU Ø&P, AU IT) Brugertilfredsmåling. Dialogmøder mellem FALK og fakultetsledelser. 7