Referat fra bestyrelsesmøde for Social- og Sundhedsskolen Fyn fredag den 20. marts 2015

Transkript

1 Referat fra bestyrelsesmøde for Social- og Sundhedsskolen Fyn fredag den 20. marts marts 2015 cava Mødested: Mødelokalet Social- Sundhedsskolen Fyn, Odense City Til stede: Bestyrelsesmedlemmerne Erik Knudsen (formand), Anne Møllegaard Mortensen, Pia Tørving, Heidi Have, Tina Pallesen, Thyra Jacobsen, Betina Ransborg Nielsen og Tina Melbye samt Mogens Kragh Andersen og Carlo Vajhøj fra skolen. Derudover deltog revisor Mette Holy-Jørgensen, PwC under punkt 4 samt økonomimedarbejder Solveig Pedersen under punkt 4 og 5. Afbud fra: Bestyrelsesmedlemmerne Hanne Knudsen og Claus Sørensen Dagsorden: 1. Godkendelse af dagsorden 2. Godkendelse og underskrift af referat fra sidste møde 3. Opfølgning på seneste bestyrelsesmøde 4. Årsrapport 2014 for Social- og Sundhedsskolen Fyn 5. EUD-reformen og dens konsekvenser for skolens driftssituation i efteråret 2015 herunder risikovurdering 6. Handlingsplan for øget gennemførelse 7. Resultatlønskontrakt 2015 for skolens leder 8. Opfølgning på temadagen 9. Orientering fra direktøren 10. Eventuelt Referat: 1. Godkendelse af dagsorden. Beslutning: Dagsorden blev godkendt. 2. Godkendelse og underskrift af referat fra sidste møde Beslutning: Referatet fra bestyrelsesmødet den 24. februar 2015 blev godkendt og underskrevet. 3. Opfølgning på seneste bestyrelsesmøde Skolen havde til mødet fremsendt opfølgningsnotat fra seneste bestyrelsesmøde. Beslutning: Bestyrelsen tog opfølgningsnotatet til efterretning. 4. Årsrapport 2014 for Social- og Sundhedsskolen Fyn Revisionen v/ Mette Holy Jørgensen deltog i behandlingen af dette dagsordenspunkt, hvor følgende materiale indgik i bestyrelsens behandling: Side 1

2 Årsrapport 2014 for Social- og Sundhedsskolen Fyn Skolens bemærkninger til årsregnskab Revisionsprotokollat til. årsrapporten for 2014 Skolens supplerende bemærkninger til revisionsprotokollatet Det fremgik af det udsendte materiale, at regnskabet for 2014 udviser et overskud på 3,2 mio. kr. i forhold til en samlet omsætning på 130,1 mio. kr. På mødet redegjorde revisionen for dens bemærkninger til årsrapporten. Revisionen har påtegnet regnskabet uden forbehold, og karakteriser skolen som en veldrevet skole med styr på tingene. Revisionsprotokollat indeholder dog enkelte bemærkninger og anbefalinger vedrørende tilskudsadministration, it-sikkerhed og IDV. Skolen har i et notat redegjort for dens bemærkninger til revisionsprotokollatets anbefalinger. Beslutning: Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Bestyrelsen tiltrådte skolens bemærkninger til revisionsprotokollatet. Det indebærer, at det er bestyrelsens opfattelse, At skolens nuværende indsats for at nedbringe omfanget af supplerende indberetninger er tilfredsstillende At man er enig med revisionen i, at skolen fortsat skal have fokus på at sikre rettidig registrering af udmeldelser At de af revisionen anbefalede og af skolen allerede gennemførte opstramninger i forhold til fraværsregistrering sikrer den fornødne kontrol på dette område At revisionens bemærkninger vedr. it-sikkerhed tages til efterretning. Det betyder, at der skal indføres en procedure, som sikrer, at skolen modtager dokumentation fra ITC Fyn for back-up-kørsler, og at skolen sikrer sig, at der sker restore-tests At skolen afventer yderligere vejledning fra revisionen, inden den udarbejder en it-beredskabsplan, og At man er enig i revisionens bemærkninger vedr. IDV, og at man derfor i 2015 vil fokusere særligt på for- og efterkalkulationer i forbindelse med IDV. Bestyrelsen godkendte og underskrev herefter såvel årsrapport som revisionsprotokollat. Bestyrelsen godkendte, at den årlige elektroniske regnskabsindberetning foretages af skolens budgetmedarbejder, mens signering heraf foretages af skolens direktør eller økonomi- og administrationschef. Side 2

3 5. EUD-reformen og dens konsekvenser for skolens driftssituation i efteråret 2015 herunder risikovurdering EUD-reformen træder i kraft pr. 1. august Skolens ledelse er ved at danne sig et overblik over reformens konsekvenser i forhold til skolens driftssituation i efteråret I det oprindelige budget er budgetteret med en samlet omsætning på 127,9 mio. kr. i 2015 samt et mindre overskud på 0,8 mio.kr. Pr. 1. marts 2015 har skolen et bankindestående på ca. 22 mio. kr. Skolen har nu udarbejdet en ny elevprognose. Hvis denne elevprognose holder fuldstændig stik, vil den samlede omsætning i 2015 komme til at ligge på ca. 127,2 mio. kr. altså 0,7 mio. kr. lavere end budgetteret. Men prognosen er baseret på usikre skøn, idet vi endnu ikke har de konkrete ansøgertal vedr. efteråret Ud fra den viden der nu er til rådighed, er det ledelsens skøn, at der er en risiko for, at omsætningen i 2015 bliver op til 5 mio. kr. lavere end budgetteret. Det er umiddelbart ledelsens forventning, at det samlede elevtal i efteråret 2015 vil ligge på nogenlunde samme niveau som i foråret 2015, men at der vil ske kraftige forskydninger i forhold til, hvordan disse elever fordeler sig. Det er ikke mindst usikkert, hvor mange elever der vil søge ind på SSH efter nuværende lovgivning, samt hvor mange elever der vil søge ind på et GF2, hvor forsørgelsesgrundlaget er SU og hvor der ikke på forhånd er en konkret garanti for en efterfølgende uddannelsesaftale med en bestemt kommune. EUD-reformen får stor betydning for organisering af undervisningen. Skolens ledelse arbejder i øjeblikket på at afklare, hvorledes organiseringen af GF1 og GF2 skal foregå i samspil med hovedforløbene. Udgangspunktet er, at GF2 hører sammen med det respektive hovedforløb. GF1 udbydes kun i Svendborg og i Odense Syd. Den fremtidige organisering vil med sikkerhed betyde, at der er et antal lærere der skal skifte team og afdeling. Derudover vil der kunne komme forskydninger i balancen mellem hvilke lærerkompetencer der er brug for. Der vil kunne være paradoksproblemer i form af underskud på lærerkræfter inden for nogle undervisningsområder, og samtidig overskud på lærerkræfter inden for andre undervisningsområder. Beslutning: Bestyrelsen noterer sig, at der i det oprindelige budget er forudsat en omsætning på 127,9 mio.kr. i 2015 med stort set balance mellem udgifter og indtægter, og at skolens likvider pr. 1. marts 2015 udgør ca. 22 mio. kr. Side 3

4 Bestyrelsen noterer sig endvidere, at skolens ledelse ud fra den viden der nu er til rådighed vurderer, at skolen på grund af EUD-reformen risikerer, at omsætningen i efteråret 2015 bliver op til 5 mio.kr lavere end budgetteret. Bestyrelsen er i den forbindelse opmærksom på, at det samtidigt vil kunne være nødvendigt at satse ekstraordinært på efter- og videreuddannelse af lærerne, således at skolen samlet set kan honorere de kompetencekrav, som følger af EUDreformen. Bestyrelsens vurderer, at der er behov for et ekstra bestyrelsesmøde i juni 2015 med behandling af et nyt opdateret budgetforslag for 2015 og meget gerne også med en risikovurdering for 2016, idet der forhåbentligt på dette tidspunkt er et mere klart billede af elevtalssituationen i 2016, hvor den nuværende dimensioneringsaftale er udløbet. Bestyrelsen fandt det vigtigt, at det nye budgetforslag er baseret på en afbalanceret tilpasningsplan med et langsigtet perspektiv, idet bestyrelsen i den forbindelse er indstillet på at acceptere, at der om nødvendigt kommer et træk på skolens likviditet i en kortere periode, hvis blot økonomien hænger sammen set over en flerårig periode. 6. Handlingsplan for øget gennemførelse Skolen fremlagde forslag til Handlingsplan for øget gennemførelse. Den af bestyrelsen godkendte Handlingsplan skal senest den 15. april 2015 indsendes til Undervisningsministeriet. Beslutning: Bestyrelsen godkendte forslag til Handlingsplan med enkelte redaktionelle ændringer. Bestyrelsen fastsatte et måltal på maksimalt 17 % for frafaldet på grundforløbet under ét i 2015 og på 15 % i 2016 (jfr. Handlingsplanens tabel 1.1). Tilsvarende fastsatte bestyrelsen et måltal på maksimalt 14 % for frafaldet på hovedforløbet under ét i 2015 og på 12 % i 2016 (jfr. Handlingsplanens tabel 1.1). Bestyrelsen lagde i den forbindelse vægt på, at måltallet både skal være ambitiøst og realistisk. Den tilrettede handlingsplan underskrives af formanden, inden den indsendes til Undervisningsministeriet. Side 4

5 7. Resultatlønskontrakt 2015 for skolens leder Bestyrelsen drøftede på februar-mødet et oplæg til resultatlønskontrakt 2015 for skolens direktør. Bestyrelsen kunne i al væsentlighed tiltræde forslaget, men ønskede en mere præcis beskrivelse af ambitionsniveau og formål på indsatsfeltet samarbejde. Der blev på den baggrund fremlagt et tilrettet oplæg til resultatlønskontrakt. Beslutning: Bestyrelsen godkendte det tilrettede oplæg til resultatlønskontrakt. 8. Opfølgning på temadagen Der er udarbejdet et opsamlingsnotat fra temadagen den 24. februar 2015 for skolens bestyrelse og ledergruppe. Dette notat fremlægges hermed med henblik på drøftelse af opfølgning på temadagen. Beslutning: Bestyrelsen fandt, at notatet var en dækkende opsamling på temadrøftelserne. Opsamling herpå vil indgå i bestyrelsens seminar i august Orientering fra direktøren a) Ny ledelsesorganisering i Svendborg og Middelfart fra 1. august 2015 Ledelsesorganiseringen i Svendborg og Middelfart ændres fra 1. august 2015 i en periode på omkring 1½ år, hvor Peter Wright Jørgensen bliver afdelingschef for afdelingerne i såvel Middelfart som i Svendborg. Ulla Martens fortsætter som teamleder i Middefart og Claus Brandstrup og Vibeke Meyer som teamledere i Svendborg. b) EUD-reformen får betydning for organisering af undervisningen Skolens ledelse arbejder i øjeblikket på at afklare, hvorledes organiseringen af grundforløbene (GF1 og GF2) skal foregå i samspil med hovedforløbene. Udgangspunktet er, at GF2 hører sammen med det respektive hovedforløb. GF1 udbydes kun i Svendborg og i Odense Syd. Den fremtidige organisering kan betyde, at der er lærere der skal skifte team og afdeling. c) Kompetenceudvikling Der arbejdes også med at afklare hvilke underviserkompetencer der er behov for i forbindelse med den nye lovgivning og de bekendtgørelser, som danner baggrund for de læringsmål der skal opfyldes i forbindelse med undervisningen. Der skal også arbejdes med en plan for kompetenceudvikling i forhold til de behov der er. Side 5

6 d) Dimensionering for 2016 Det får meget stor betydning for skolens fremtidige driftssituation fra 2016, hvad der aftales som afløsning for den nuværende dimensioneringsaftale, som udløber med udgangen af I øjeblikket er der ingen afklaring på, hvad der kommer til at gælde efter dimensioneringsaftalens udløb. Men ifølge rygters bureau arbejdes der på at finde en ordning som kan afløse dimensioneringen, og at det i den forbindelse drøftes at ændre på uddannelsesordningen for sosu- området, så der bliver 2 selvstændige uddannelser. Dvs. at der allerede nu (altså inden den af folketinget godkendte EUD-reform er trådt i kraft) drøftes at etablere en ny uddannelsesordning på sosu-området. e) Nyt fra Undervisningsministeriet og PASS (det faglige udvalg) Der arbejdes på højtryk i både ministeriet og PASS for at få bekendtgørelser m.v. på plads og der rejser sig hele tiden nye spørgsmål som f.eks om overgangsordninger fra GF2 til hovedforløb og fra hovedforløb og videre til korte eller mellemlange videregående uddannelser, som får betydning for elevernes muligheder for uddannelse. f) Møde med kommunerne og regionen om dimensioneringen i efteråret 2015 og opfyldelsen af denne Den 3. marts 2015 afholdt skolens ledelse et møde med kommunerne og regionen om opfyldelsen af dimensioneringen i efteråret Det lader ikke til at blive et problem med at opfylde dimensioneringen for PA i efteråret med forløb på såvel ny som gammel ordning, men vi er meget spændte på, hvor mange elever vi får på SSH uddannelsen i efteråret under gammel ordning og ikke mindst på hvor mange elever der er til såvel GF1 som GF2. Beslutning: Bestyrelsen tog til efterretning. 10. Eventuelt Bestyrelsen anmodede skolen om snarest at finde en dato for ekstra bestyrelsesmøde i juni måned. Bestyrelsen anmodede om, at der på et senere bestyrelsesmøde dagsordensættes et punkt om netværk for udsatte unge. Side 6