Leverandørmøde. Rigsarkivet 2. juni Leverandørmøde 1

Transkript

1 Leverandørmøde Rigsarkivet 2. juni 2016 Leverandørmøde 1

2 Leverandørmøde 2. juni Velkomst og kort orientering fra Rigsarkivet 2. Ny anvisning for aflevering af geodata 3. Kommende release af ADA og orientering om videreudviklingsprojektet Herunder evt. erfaringer med brugergruppe 4. Status for handlingsplan for effektivisering og orientering om kommende brugerundersøgelse Herunder spørgsmål om aflevering via sikker FTP 5. Nye kommunale bevarings- og kassationsbestemmelser på vej herunder erfaringer med kassation i ESDH-systemer 7. Status for arbejdet i E-ARK 8. Eventuelt

3 Orientering Forskningsdata status for tilpasset regelsæt for aflevering? Revideret strategi og ny rammeaftale undervejs Kryptering: Både BitLocker, TrueCrypt og 7-Zip kan bruges 3

4 Anvisning i aflevering af geodata til Rigsarkivet Gyldig fra 1. juni 2016

5 Det nye: Anvendelse af GML OGC standarden v Ændringer af skemaer, der skal medtages i arkiveringsversion Dermed også ændringer af de standard skemaer, der tidligere skulle indgå i en arkiveringsversion (Dog først ved ny ADA ver.) Helt bestemt fremgangsmåde for fremstillingen af GML instanser

6 Aflevering af GEO-data/arkivet Lægger i højere grad op til, at der sker en tilpassning af GEO- data efter anvisning fra det modtagne arkiv: Kan dreje sig om features, der skal indgå i data Graden af dokumentation for de enkelte feature Hvordan logisk opdeling af store GEO-data filer skal udføres Definering af referencer til øvrige data i arkiveringsversionen

7 Aflevering af GEO-data/krav Unik nøgle i featuresæt Entydig reference til øvrige ikke GEO-data i arkiveringsversion Alle GEO-data filer skal mindst indeholde 1 feature Udformning af lokale skemaer Helt kategoriske krav til udformning af de enkelte GMLfiler Standardiseret skemareference Opmærkning af datum Opmærkning af projektion 2d/3d

8 Aflevering af GEO-data/Rigsarkivet Rigsarkivet stiller til rådighed: Anvisning (OK) Fungerer samtidigt som vejledning OGC skemapakke (OK) Eksempelarkiveringsversion (Er på vej) Eksempler fra Anvisning (Er på vej) Link:

9 ADA-videreudviklingsprojekt v/tommy Balle og Phillip Tømmerholt Leverandørmøde 9

10 Handlingsplan for effektivisering Diverse vejledningsmateriale og mere på vej (herunder nye eksempelarkiveringsversioner) ADA-brugergruppe og ADA-videreudvikling iværksat Evaluering af bek Analyse vedr. dokumentformater Status for test på undervejs 10

11 Statusliste for test Titel IT: AVID Leveringstjek Under test SKAT, CKR-A, årgang 2015, aflevering SKAT, CSR-P, årgang 2015, aflevering Digitaliseringsstyrelsen, FORM 2.7, aflevering VIA University College, STADS , aflevering Lægemiddelstyrelsen, ULS Goldmine, aflevering Viborg Kommune, Daginstitutionssystem IDIS , arkivering Viborg Kommune, Daginstitutionssystem IDIS , aflevering Danmarks Tekniske Universitet, Fødevareinstituttet - (Q)SARdatabase, aflevering Erhvervsstyrelsen, STATSAS, aflevering Roskilde Universitet, STADS , aflevering

12 Aflevering via sikker FTP? Ønsket fra både leverandører og myndigheder men i hvor stort omfang? 12

13 Brugerundersøgelse 2016 Myndigheder, 7-arkiver og leverandører Mette Hall-Andersen Områdeleder, Indsamling og Bevaring

14 Brugerundersøgelse Formål: At tage temperaturen på vores arbejde med at effektivisere arbejdet med aflevering af arkiveringsversioner. Følge op på tidligere undersøgelse fra Tidspunkt: Område: September/oktober 2016 gennemførsel november/december - afrapportering Primært afleveringssagsbehandling og test, men skemaet er i proces

15 Revision af bk-bestemmelser for kommunernes arkivalier Projekt

16 Overordnet formål Formålet med revisionen er at sikre bevaring af de rigtige arkivalier, det rigtige sted i det rette omfang 4. Bevaring og kassation af offentlige arkivalier skal gennemføres således, at det sikres, 1) at der sker bevaring af dokumentation for beskrivelse af det danske samfund og dets udvikling og af forhold af væsentlig administrativ eller retlig betydning for borgere og myndigheder, og 2) at kassation kan gennemføres systematisk og effektivt, således at de ressourcer, der anvendes i forbindelse med bevaring, udnyttes mest hensigtsmæssigt

17 Formål At revidere følgende bestemmelser for så vidt angår data i it-systemer: Bekendtgørelse nr. 995 af 3. august 2010 om bevaring og kassation af arkivalier i kommunerne (perioden 2007ff) Cirkulæreskrivelse om kassation af dokumenter i kommunernes itsystemer (perioden 2007ff) For så vidt angår børnesager og ligningssager på papir udover førnævnte: Bekendtgørelse nr af 28. september 2004 om bevaring og kassation af arkivalier i primærkommunerne samt tilsvarende bekendtgørelser for København og Frederiksberg Kommuner (perioden )

18 Baggrund De nuværende bevarings- og kassationsbestemmelser for kommunerne blev udarbejdet i 2010 efter kommunal- og strukturreformen i Det er disse bestemmelser, som nu skal opdateres/ revideres. Behovet for opdatering/revision skyldes at den offentlig sektor er i konstant bevægelse og der efter udstedelsen af bestemmelserne således er sket forskydninger i ressortområder for henholdsvis staten, regioner og kommuner

19 Principper Revisionen er baseret på samme principper, som tidligere: Redundans (hvor bevares oplysningerne bedst) Oplysningernes karakter Effekt, Rækkevidde, Væsentlighed Skøn/lovbundethed Population Læs mere:

20 Fire vigtige punkter Samling af udbetalingsopgaver fra kommunerne hos Udbetaling Danmark Den kommunale rammearkitektur i regi af KOMBIT samt monopolbruddet hos KMD, som ændrer kommunernes systemarkitektur Ændring i dataoverførsler mellem kommuner, regioner og staten Ressortomlægninger fx de sociale tilsyn

21 Organisering Projektet er forankret i Rigsarkivet med Rigsarkivets direktion som styregruppe. K-udvalget fungerer som referencegruppe for projektet. Projektgruppen består af Anette Eriksen, Bornholms Ø-arkiv, Flemming Nielsen fra KL, Claus Gammelgaard, Silkeborg Stadsarkiv samt Christian Larsen, Birgitte Vedel-Troelsen og Mette Hall-Andersen, Rigsarkivet (projektleder)

22 Proces og tid Erfaringsopsamling løbende Ressort og dataflowanalyse marts-juni Analyse af KLE-bevaringen juni-juli Rammearkitekturens betydning juni-juli Udarbejdelse af indstilling/udkast august-oktober Høring i K-udvalget/ Rigsarkivets direktion november Offentlig høring december-januar

23 Afslutning af projekt Produkt: Ny(e) bekendtgørelse(r) Implementering af bekendtgørelsen er et selvstændigt projekt i 2017, dvs. Vejledning Guldliste Informationsmøder o.lign Bliver planlagt og kommer efterfølgende

24 Spørgsmål?

25 E-ARK-status v/phillip Tømmerholt Leverandørmøde 25