Bilag. Spørgeskema Bilag 1:

Transkript

1 Bilag Spørgeskema Bilag 1: Medarbejder interview Vi er en Projektgruppe fra RUC og er i gang med at skrive et projekt omkring forandringsledelse. Vores interesseområde er digital forandring, i jeres tilfælde, og hvad det har medført, derfor kommer vi i dag og snakker med dig og vi håber at du kan fortælle lidt om det her møde med forandringer. Omdrejningspunktet for samtalen vil være digital post. Vi er ikke interesseret i at udlevere nogen og vi vil bare gerne høre om dine erfaringer med mødet med Digital Post, er der spørgsmål du ikke ønsker at svare på så siger du bare fra. Interviewet vil blive optaget og tager cirka 30 min. Arbejdsstilling: Forandring: Hvad bruger du Digital post til i din dagligdag? Hvornår begyndte du at bruge Digital post? Hvilke positive ting kan du nævne ved overgangen til Digital post? Hvilke negative ting har der været ved overgangen til Digital post? Har der været én overordnet ansvarlig eller har det været delt ud på flere niveauer? Vi har brug for lidt hjælp til, at få tegnet strukturen over Digital post implementeringsprocessen. Kan du skitsere, hvordan det er blevet organiseret - ala. et organisationsdiagram? (De første spørgsmål er for at indlede samtalen, så vi kommer ind på det emne vi ønsker at tale om. Dernæst ønsker vi en beskrivelse af hvordan medarbejderen/lederen forestiller sig organisationsdiagrammet i forhold til digital post, da der kan være forskellige syn på dette, især i forhold til leder vs. medarbejder. ) Kommunikation Kan du fortælle os lidt om hvordan kommunikationen af digital post har været? (Afdelingsmøder, mail, undervisning etc. - har i haft ekstern eller intern konsulenter?) Hvis du skulle have gjort noget anderledes, hvad havde du så gjort? (Her ønsker vi at se på hvor deres viden kommer fra? Dette er interessant for at forstå hvilken process systemet er blevet introduceret på, og hvordan medarbejderen har oplevet det? Videre vil det også give os indsigt i hvordan ledelsens styring af processen er.) Organisationen Hvilke reaktioner har du oplevet i organisationen/(omkring dig) i henhold til den forandring som er gennemgået? (Svaret kan fortælle os noget om den usikkerhed medarbejderne har oplevet. Hvad har folk haft svært ved, hvad har været godt. ) Ledelse Hvilke forventninger havde du til ledelsen ved implementeringen af Digital Post? Er de blevet indfriet? Hvis ikke - Hvorfor, hvad har manglet? Hvis ja - hvad er blevet gjort godt? (Her forventer vi at få svar på hvilken rolle ledelsen har spillet i processen. Ligeledes hvad der har været effektivt og mindre effektivt fra ledelsens side)

2 Hvis du til slut skal nævne hvad det bedste ledelsen har gjort for at klæde jer ordentlig på til denne her forandring - hvad er det så? Ledelses interview Vi er en Projektgruppe fra RUC og er i gang med at skrive et projekt omkring forandringsledelse. Vores interesseområde er digital forandring, i jeres tilfælde, og hvad det har medført, derfor kommer vi i dag og snakker med dig og vi håber at du kan fortælle lidt om det her møde med forandringer. Omdrejningspunktet for samtalen vil være digital post. Vi er ikke interesseret i at udlevere nogen og vi vil bare gerne høre om dine erfaringer med mødet med Digital Post, er der spørgsmål du ikke ønsker at svare på så siger du bare fra. Interviewet vil blive optaget og tager cirka 30 min. Navn: Arbejdsstilling: Forandring: Hvad er din rolle i fht. Digital post og indførelsen af Digital Post? Hvilke positive ting kan du nævne ved overgangen til Digital post? Hvilke negative ting har der været ved overgangen til Digital post? Har der været én overordnet ansvarlig eller har det været delt ud på flere niveauer? Vi har brug for lidt hjælp til, at få tegnet strukturen over Digital post. Kan du skitsere, hvordan det er blevet organiseret - ala. et organisations diagram? (De første spørgsmål er for at indlede samtalen, så vi kommer ind på det emne vi ønsker at tale om. Dernæst ønsker vi en beskrivelse af hvordan medarbejderen/lederen forestiller sig organisationsdiagrammet i forhold til digital post, da der kan være forskellige syn på dette, især i forhold til leder vs. medarbejder. ) Kommunikation Kan du fortælle os lidt om hvordan kommunikationen af digital post har været, og hvordan er det blevet kommunikeret det ud til medarbejderne? (Afdelingsmøder, mail, undervisning etc. - har i haft ekstern eller intern konsulenter?) Hvordan har du været med til at forankre Digital Post? Hvad har du fået stillet til rådighed? Har du fået noget undervisning, værktøjer til at implementering etc. Hvis du skulle have gjort noget anderledes, hvad havde du så gjort? (Her ønsker vi at se på hvor deres viden kommer fra? Dette er interessant for at forstå hvilken process systemet er blevet introduceret på, og hvordan lederen har oplevet det? Videre vil det også give os indsigt i hvordan ledelsen styring er af processen er.) Organisationen Hvilke reaktioner har du oplevet i organisationen/(omkring dig) i henhold til den forandring som er gennemgået? (Svaret kan fortælle os noget om den usikkerhed medarbejderne og lederen har oplevet) Udfordringer Hvilke udfordringer har du mødt ved implementeringen af digital post? Hvad har været særligt udfordrende? Hvad har været det sværeste for medarbejderne? (Vi spørger om dette for at få lederens point of view på forandringen.)

3 Besvarelser på spørgeskema Bilag 2: Samlet status - Svarprocent Spørgsmål 1: "Har du været underlagt omstilling af digital forvaltning herunder Digital Post?" Spørgsmål 2: "I hvilken grad har implementeringen af Digital Post haft betydning for din nuværende arbejdsgang?" - Krydset med: 24. "I hvilken kommune er du ansat?" Spørgsmål 2.g: "I hvilken grad har implementeringen af Digital Post haft betydning for din nuværende arbejdsgang?" Krydset med: 24. I hvilken kommune er du ansat?

4 Spørgsmål 3: "I hvilken grad føler du, at ledelsen har leveret tilstrækkelig information om digitaliseringen af papirbårne og portobaserede post?" - Krydset med: 24. "I hvilken kommune er du ansat?" Spørgsmål 3.g: "I hvilken grad føler du, at ledelsen har leveret tilstrækkelig information om digitaliseringen af papirbårne og portobaserede post?" - Krydset med: 24. "I hvilken kommune er du ansat?" Spørgsmål 4: "I hvilken grad føler du, at implementeringen af Digital Post har været nødvendig?" - Krydset med: 24. "I hvilken kommune er du ansat?" Spørgsmål 4.g: "I hvilken grad føler du, at implementeringen af Digital Post har været nødvendig?" - Krydset med: 24. "I hvilken kommune er du ansat?"

5 Spørgsmål 5: "Har du på noget tidspunkt følt en form for usikkerhed i forbindelse med omstilling til Digital Post?" - Krydset med: 24. "I hvilken kommune er du ansat?" Spørgsmål 6: "Hvorfor har du følt dig usikker?" - Krydset med: 24. "I hvilken kommune er du ansat?" Spørgsmål 6.1: "Hvorfor har du følt dig usikker? - Andet" Fordi ikke alle arbejdsgange / spørgsmål er afklaret, inden den digital postkasse gik i luften. Løsningen kan kun skrive til een ad gangen omstilling kan altid give mulighed for usikkerhed Det er mere besværligt - usikkert om modtages Fordi borgerne føler sig usikre Ved udsendelse af høringsbreve indledningsvis afhængig af bistand fra ressourceperson Fordi modtageren ikke altid var klar til den nye teknologi Det er en ny arbejdsgang, der skal fungere sammen med de andre it-systemer der anvendes. Det er ikke altid det fungere optimalt. Indtil det fungere ordentligt har jeg været usikker pa om borgerne fik deres post. Endnu en ny procedure Ikke helt gennemskueligt hvornår det skulle bruges, hvilke krav, konsekvenser det har for os. har ikke sat mig ind i det endnu Fordi IT ikke altid er til at stole pa, og man ikke har nogen umiddelbar dokumentation for at det er levet. Fordi systemet ike tager højde for alle de juridiske spidsfindigheder der kan være med konkrete sager procedure vedr. digitalt post var ikke entydige. Systemet er ikke bygget til mine opgaver fordi jeg ikke ved hvem præcist der skal have sikker post mellem firmaer

6 Manglende info om fremtidig procedure Har svært ved se hvornår jeg kan bruge det manglende information Fordi det ikke har været meldt klart ud, hvem der behøver at modtage dig. post og hvem der ikke behøver dvs. hvem der fortsat bare kan modtage almindelige mails. Har oplevet at posten ikke er modtaget/læst Ændret arbejdsgang, som kræver tilvænning og måske føles besværlig. Hvilke dokumenter skal sendes via doc to mail? ikke ved om de er alle man skal sende sikkerpost eller kun borger Jeg er ikke sikker pa om jeg gør det korrekt sender meget fa breve usikker pa havd der skal sendes som sikkerpost Fordi ikke alt i de tekniske løsninger er klar til brug Vi har ikke fa et nok informationer Blot fordi det er nyt og derfor altid med en vis spænding i opstartsfasen fordi jeg ikke kan ga tilbage 7-8 mdr i doc2mail og a bne de dokumenter som blev sendt pa dette tidspunkt. Det giver en masse ekstra arbejde na r borgere spørger ind til gammel sendt post. fordi systemer/arbejds processer ikke har været klar til digitalpost Borger er meget vrede over det fordi vores it systemer ikke er klargjort til DP Man er altid lidt usikker, indtil man fa r styr pa det Fordi de nødvendige it-værktøjer ikke har været tilstrækkelige usikker pa om folk fik deres post Nogle af omstillingerne har skulle forega meget hurtigt, fra det ene øjeblik til det andet Fordi det ikke helt virkede som om der var tjek pa at vi skulle behandle personføsomme oplysninger, hvilket vi i Miljø og teknik ikke ellers har gjrot Usikkerhed om borgere/virksomheder fa r læst evnetuelle vigtige meddelelser m.m. Fordi borger fa r uforsta elige tomme mails, na r det ikke virker Tvivl om hvad og hvorna r! Nervøs for om brevene reelt kom ud til borgeren. mangler oplæring det var de tekniske ting i det usikkerhed om arbejdsgange og det juridiske For hvordan modtageren vil tage det sender ikke breve, men er superbruger usikkerhed mht. brevfletning og digital post i begyndelsen indtil vejledning forela Fa r borgeren overhovedet mit brev! fordi jeg endnu ikke har sendt digital post og tænker jeg har glemt den nye viden, na r jeg første gang skal sende digital post Usiiker pa hvorvidt forsendelsen er afsendt og miodtaget korrekt Borgerne har svært ved det Stoler bare ikke helt pa teknologien na r det er nyt implementeringen af den Indenfor mine arbejdsomra der er det meget omstændeligt at sende posten digitalt Var usikker pa om teknikken fejlede na r "posten" skulle ud. alt nyt er jo en tilvænningssag

7 Spørgsmål 7: "I hvilken grad har du følt dig usikker?" - Krydset med: 24. "I hvilken kommune er du ansat?" Spørgsmål 7.g: "I hvilken grad har du følt dig usikker?" - Krydset med: 24. "I hvilken kommune er du ansat?" Spørgsmål 8: "Hvad ligger til grund for din usikkerhed?" - Krydset med: 24. "I hvilken kommune er du ansat?" Spørgsmål 8.1: "Hvad ligger til grund for din usikkerhed? - Andet" - Krydset med: 24. "I hvilken kommune er du ansat?" Manglede oplysninger om hvordan vi fandt de korrekte cpr.nr./cvr. nr. som jo er en "sideoplysning" og ikke det centrale. Derfor mente ledelsen ikke der var grund til at undervise i det...! Usikkerheden omkring om brevet bliver set af modtager Begrænset behov, derfor ikke en fast rutine Modtager og afsender bør være pa samme "kanal". Meget forega r allerede pa mail, men Mangler arbejdstid til at sætte sig ind i noget nyt

8 Manglende tillid til IT baseret pa tidligere refaringer manglende retningslinijer Bliver posten modtaget! se tidligere svar Det er ikke sa tit jeg har brug for det sa jeg opna r ikke rutinen ved ikke Mangler grydeklar løsning for henvisning i breve til at finde skemaer mv. pa hjemmesiden mgl. muligheder i doc2mail for at kunde fremfinde ganmel dokumenter fa r vi de nødvendige oplysninger? overholder vi stadigvæk forvaltningsloven og borgeres retsikkerhed Nye arbejdsgange Ikke ressourcer til at hjælp borger manglende brugbare it løsninger lidt af det hele Nye arbejdsgange og rutiner Almindlig usikkerhed, til jeg har styr pa det De systemer der trods alt er tilstede er for tunge at arbejde med synes ikke jeg er usikker se tidligere svar Modtager problemer hos borgere, giver følelses af da rlig service. Opgaverne er blevet forandret ved at man skal hjælpe borgere pa pc og ikke har den samme sagbehandling som før. men det er pga. at der er kommet flere selvbetjeningsløsninger og ikke kun digital post. undersøgelse af regler og arbejdsgange pa et specifikt omra de bruger det ikke at turde stole pa teknologien se tidligere svar Manglende overensstemmelse mellem lov on digital post og ansættelsesretlige overenkomster og aftaler Det lægger et pres pa min arbejdsdag na r borgerne ikke kan eller vil Det er ikke gennemtænkt, hvordan vi som medarbejdere er digitale, na r vi skal sende blanketter o.a. ud til borgerne. Systemerne synes ikke at være klar til at ha ndtere opgaven Var usikker pa om teknikken fejlede -fejlpost jeg skal bare lige konstatere at jeg godt kan Spørgsmål 9: "I hvilken grad føler du, at jeres samarbejdsevner er blevet forbedret eller forringet efter indførelsen af Digital Post Krydset med: 24. I hvilken kommune er du ansat?

9 Spørgsmål 9.g: "I hvilken grad føler du, at jeres samarbejdsevner er blevet forbedret eller forringet efter indførelsen af Digital Post Krydset med: 24. I hvilken kommune er du ansat? Spørgsmål 10: "Er dine daglige arbejdsopgaver blevet ændret efter implementeringen af Digital Post?" - Krydset med: 24. I hvilken kommune er du ansat? Spørgsmål 11: "I hvilken grad har du følt dig klar til at håndtere nye arbejdsopgaver som følge af implementeringen af Digital Post?" - Krydset med: 24. "I hvilken kommune er du ansat?" Spørgsmål 11.g: "I hvilken grad har du følt dig klar til at håndtere nye arbejdsopgaver som følge af implementeringen af Digital Post?" - Krydset med: 24. "I hvilken kommune er du ansat?"

10 Spørgsmål 12: "I hvilken grad har ledelsen positivt medvirket til, at du har føt dig klar til håndtere nye arbejdsopgaver som følge af implementeringen af Digital Post?" - Krydset med: 24. "I hvilken kommune er du ansat?" Spørgsmål 12.g: "I hvilken grad har ledelsen positivt medvirket til, at du har føt dig klar til håndtere nye arbejdsopgaver som følge af implementeringen af Digital Post?" - Krydset med: 24. "I hvilken kommune er du ansat?" Spørgsmål 13: "I hvilken grad synes du, at implementering af Digital Post gik som forventet?" - Krydset med: 24. "I hvilken kommune er du ansat?"

11 Spørgsmål 13.g: "I hvilken grad synes du, at implementering af Digital Post gik som forventet?" - Krydset med: 24. "I hvilken kommune er du ansat?" Spørgsmål 14: "Hvad har ledelsen gjort godt for at styre implementeringen?" - Krydset med: 24. "I hvilken kommune er du ansat?" Spørgsmål 14.1: "Hvad har ledelsen gjort godt for at styre implementeringen? - Andet" - Krydset med: 24. "I hvilken kommune er du ansat?" Forskellige arrangementer Det blev forventet, at vi kunne selv. Jeg føler ikke det er ledelsen der har båret projektet frem Har sat en medarbejder til at undervise alle i afdelingen (ca 90 personer) Ved ikke hvad de har gjort godt Ingen erfaring ansvaret er givet videre til enkelte medarbejdere Ledelsen har ikke været synlig omkring digitalpost Det er en medarbejder og ikke ledelsen der har styret implementeringen har ikke fulgt sa godt med, men har en kollega at spørge, hvis jeg fa r brug for det Nej, jeg synes ikke ledelse har været synlig omkring brugen af digitalpost. Den viden jeg har opnået har jeg faået fra mine jobs i andre kommuner. uddelegeret ansvaret Overdraget opgaven intet Ledelsen har ikke været særlig synlig har uddeligeret opgaven til kompetente medarbejdere, der har gjort det godt ved ikke ved ikke ved ikke Intet Bedt medarb holde et oplæg

12 Ved ikke tage kuverterne Ledelsen har ikke været meget pa banen der er nok noget på intra Har ikke specielt kendskab til hvad ledelsen har gjort Har informeret Ledelsen har været ret usynlig Ved Ikke Oplyst pa intranet om digital post ved ikke ved ikke de har vist ikke forsøgt noget Se næste spørgsmål Kurser i bruge af hjælpeværktøjer mm Arrangeret kurser. De havde sat en dygtig medarbejder til at sta for det De har ikke gjort noget Har ikke modtaget ret meget information fra ledelsen Nedsat en projektgruppe som stod for implementeringen Har ikke taget stilling? Gruppen omkring digitalisering har styret det ok De har intet gjort andet end at sige vi skulle bruge det. Spørgsmål 15: "Hvilke mangler synes du at der har været fra ledelsens side af mht. implementeringen af Digital Post?" - Krydset med: 24. "I hvilken kommune er du ansat?" Spørgsmål 15.1: "Hvilke mangler synes du at der har været fra ledelsens side af mht. implementeringen af Digital Post? - Andet" - Krydset med: 24. "I hvilken kommune er du ansat?" ingen ingen mangler ingen Først efter implementereingen, har vi fa et informationer om hvordan vi forholder os til borgere, der ma ske ikke reagerer pa det fremsendt. Ved ikke ingen problemer se forega ende svar Der har ikke været mangler det har været ok fraværende

13 ingen kommentar fraværende for tidligt at sige noget om manglende overblik over vores opgaver ved ikke ved ikke ikke nogen mangler Ved ikke - ved ikke ved ikke Synes ikke der var nogle mangler. ingen mangler Ikke nogen jeg kan komme i tanker om Vores egen IT til borgerne er ikke opdateret godt nok for sa vidt ingen af mangler.. Ved ikke Forvirring omkring hvilke systemer der kan hvad og hvorna r Ok Interesse og opbakning Ledelsen har ikke været et problem. Implemeteringen er overvejende styret af Digitaliseringsstyrelsen ikke noget ingen Der har været ekstremt mange tekniske udfordringer hos os. Umiddelbart er det her den egentlige udfordring ligger - altsa systemmæssigt. Ikke synlig der har ikke manglet noget x processen har været o.k. Har ikke taget stilling? Ved ikke ved ikke pa nær det it-tekniske mht. brevflet i starten har implementeringen været OK forklare min rolle som medarbejder ift borgerens krav xx ingen Kan ikke svare Der har ikke været nogen mangel Ingen mangler ingen mangler Ledelsen altid til ra dighed hvis spørgsma l

14 Spørgsmål 16: "I hvor høj grad føler du, at du kan henvende dig til en leder, når du har brug for hjælp til en opgave (ikke kun i forhold til Digital Post)?" - Krydset med: 24. "I hvilken kommune er du ansat?" Spørgsmål 16.g: "I hvor høj grad føler du, at du kan henvende dig til en leder, når du har brug for hjælp til en opgave (ikke kun i forhold til Digital Post)?" - Krydset med: 24. "I hvilken kommune er du ansat?" Spørgsmål 17: "I hvor høj grad føler du, at du kan henvende dig til en kollega, når du har brug for hjælp til en opgave (ikke kun i forhold til Digital Post)?" - Krydset med: 24. "I hvilken kommune er du ansat?" Spørgsmål 17.g: "I hvor høj grad føler du, at du kan henvende dig til en kollega, når du har brug for hjælp til en opgave (ikke kun i forhold til Digital Post)?" - Krydset med: 24. "I hvilken kommune er du ansat?"

15 Spørgsmål 18: "Hvilke(n) af følgende udsagn om din daglige leder er du enig i:" - Krydset med: 24. "I hvilken kommune er du ansat?" Spørgsmål 19: "Hvilke af følgende udsagn om din afdeling er du enig i:" - Krydset med: 24. "I hvilken kommune er du ansat?" Spørgsmål 20: "I hvilken grad føler du, at dine kollegaer har gode samarbejdsevner?" - Krydset med: 24. "I hvilken kommune er du ansat?"

16 Spørgsmål 20.g: "I hvilken grad føler du, at dine kollegaer har gode samarbejdsevner?" - Krydset med: 24. "I hvilken kommune er du ansat?" Spørgsmål 21: "Hvad er din seneste afsluttede uddannelse?" - Krydset med: 24. "I hvilken kommune er du ansat?" Spørgsmål 22: "Hvad er dit biologiske køn?" Spørgsmål 24: "I hvilken kommune er du ansat?" Spørgsmål 27: "Du er velkommen til at knytte en kommentar til omstillingen af arbejdsgang i forbindelse med Digital Post." Obs. har været som elev i 2 a r og efterfølgende ansat som assistent i et a r. Det er blevet meget nemmere at skulle sende post til borgerne. Ikke alle de ark og kuverter mere. I har rykket for et svar, men jeg har svaret tidligere, sa ma ske har I fa et to svar. Det er ikke vigtigt med ledelse i forbindelse med digital post. Det vigtigste er, at teknikken virker og at medarbejderen bliver undervist i, hvordan man anvender digital post. Det største problem er, at man sidder tilbage med en følelse af, at modtager ma ske ikke læser posten. Især na r vi sender breve til ældre mennesker.

17 Holbæk Kommune er "ga et i luften" med digital post - inden vi har oprettet postkasser sa borgerne kan rette henvendelse til os. Dvs. vi foreventer at kunne skrive ud til borgerne - men er ikke selv klar til, at de skriver til os.det er egentlig ikke ok. Ja, der er en del ældre borgere som ikke har PC og adgang til internettet. De vil ikke fa gavn af digital post. Derfor er jeg stadigvæk nødt til sende almindelige breve til borgere. Oftest vil de virksomheder, jeg samarbejder med hellere modtage deres post via deres arbejds-mail. Det er hurtigere at sende en mail, fremfor at bruge Digital post. Hvor man skal finde/have et cpr.nr. eller cvr.nr. parat for at kunne bruge Digital post. Sa er det samtidigt billigere for kommunen at sende post via mail, istedet for at anvende KMD's digitale løsning. En del forsendelser tager forholdsvis meget tid - Masse forsendelser. Vi skal passe pa at vi ikke spammer borgerne med digital post fordi det nu er lettere og billigere. Har selv modtaget post fra det offentlig indenfor den sidste ma ned, der minder om spam. Det er blevet tusind gange lettere at sende breve til borgerne. Ikke mere papir og kuvertpjat. Det er en længere proces, at sende med digitalpost end almindelig print. Hvordan skulle I kunne stille mig opklarende spørgsma l, na r nu undersøgelsen skal forestille at være anonym!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!? Digital forvaltning er som begreb meget opreklameret i forhold til hvad de nuværende systemer kan bære. Det sa kaldte NEM-ID/E-boks mv. er jo hverken nemt eller sikkert. Hverken som modtager eller afsender: Min a-kasse har afskrevet E-boks som kommunikations-kanal, Udbetaling Danmark kan ikke SENDE breve til E- post, Skat-Erhverv tilbyder pinkode i stedet for NEM-ID. Den mulighed vi her i kommunen har for at sende til E-boks er uhyre tung og bøvlet. Hvis man medregner det forøgede tidsforbrug til at sende breve med i regnskabet, er der bestemt ingen økonomisk fordel med at bruge det nuværende system. Ydermere kan vi ikke journalisere kvittering for afsendelse. Har ikke sa meget erfaring med at bruge det da jeg kun sender mails med firmaer vedr. bestilling af opgaver og tegneopgaver Na r man skal sende digital post til en borger vedrørende tekniske trafik spørgsma l, er det besværligt at skulle skrive borgerens personnummer pa et stykke papir, sa det efterfølgende kan skrives ind i den skabelon, hvorfra brevet sendes. Besværlig arbejdsgang. 0% 25% 50% 75% 100% 27. Du er velkommen til at knytte en kommentar til omstillingen af arbejdsgange i forbindelse med Digital Post. Obs. har været som elev i 2 a r og efterfølgende ansat som assistent i et a r. Det er blevet meget nemmere at skulle sende post til borgerne. Ikke alle de ark og kuverter mere. I har rykket for et svar, men jeg har svaret tidligere, sa ma ske har I fa et to svar. Det er ikke vigtigt med ledelse i forbindelse med digital post. Det vigtigste er, at teknikken virker og at jeg har ikke særlig meget erfaring med digital post da jeg tegner mest sender ikke særlig mange breve Ingen. har modtaget en del telefon opringninger vedr. post som borger ikke kan a bne. og sa mangler borger en printer. Jeg har markeret nej for yderligere kontakt grundet travlhed Det allerstørste problem er helt klart vores it løsninger, som slet ikke er gearet til DP. Vores afdeling er klar til DP, men systemerne er alt for tunge. Vi har fx ville ligge links i vores standardbreve, men vi kan ikke fa brugbare links, som fører borgeren direkte over pa den digitale løsning. Det er for gammeldags at vi i brevene skal beskrive hvordan borgeren finder den digitale løsning pa kommunens hjemmeside.

18 Ingen. Det har gjort hele min arbejdsgang lettere og hurtigere Formuleringen i nogle spørgsma l er en smule kringlet og i et spørgsma l var der et par bogstaver for meget. Der sta r "samarbejdsevnerne", men sammenhængen dikterer at der skal sa "samarbejdsevner". Omstillingen har været sjov og udfordrende, ba de for borgerne og for os selv som borgerra dgiver. Det har stillet en del krav til os som medarbejder især for dem der ikke er sa omstillingsparate, eller har sa meget digital flair. Vi fa r nu besøg af de " svage" borgere, som nok aldrig bliver digitale, eller som er i gang med at lære det inden for de næste 2 a r,hvor de er blevet fritaget. Vi har allerede en aftale om at snakke sammen. Jeg har været projektleder pa inplementeringen. Anga ende spørgsma let om at digital post har ændret vores arbejdsgang - svarmuligheder var kun ja eller nej. Jeg synes ikke at vores arbejdsgang er ændret markant. Da vi i Odense Kommune har arbejdet MEGET med at fa borgerne gjort digitale. Vi snakket min. to a r. Sa det er selvfølgelig meget nemmere at ALLE har den digitale postkasse nu. Men vi har sendt størstedelen af vores breve digitalt i lang tid. Da mange af vores borger har haft e-boks, hvor de har sagt ja til at kommunen ma tte sende igennem der. Og størstedelen af vores systemer er og har i lang tid været sat op til de digitale løsninger. Det vil være en god ide at I fa r checket jeres skriftlige information mht. stavning og formulering, inden I sender det ud... Super godt tiltag, men det havde været dejligt, hvis vi havde haft nogle tekniske løsninger, der gjorde at sagsha ndteringen ikke blev tidsmæssigt fordoblet efter indførelsen af digital Post. Jeres spørgsma l er lidt pudsige, da jeg ikke rigtig synes de forholder sig til fordele/ ulemper ved at ga over til digtital post. Men til f.eks. arbejdsopgaver. Jeg har jo ikke fa et nye arbejdsopgaver, fordi posten blvier digital. Digital post er et værktøj - ikke et arbejdspladsomstrukturerende elemenet. Og digital post er genial - hvis man vel at mærke har gode værktøjer til at finde de nødvendige oplysninger om modtagerne nemt og fikst. digital post er ikke en frivilig ordning men et "must" som kommunerne har fa et lagt ned over os. Samtidig er der økonomisk frataget bevillinger fra kommunerne som følge af den besparelse man skal opna.jeres spørgsma l er derfor ikke helt relevante. Vi oplever at borgerne har problemer med at finde deres post, der giver en række ekstra henvendelser. en god opfindelse Da vi først fik teknikken pa plads/implementeret var det legende let og meget nemmere kun at trykke pa et par knapper frem for at pakke i kuverter. Spørgsmål 28: "Alder" - Krydset med: 24. "I hvilken kommune er du ansat?"

19 Spørgsmål 29: "Hvor længe har du været ansat?" - Krydset med: 24. "I hvilken kommune er du ansat?" Halsnæs Kommune: Samlet status - Filter: "Halsnæs Kommune" Spørgsmål 1: "Har du været underlagt omstillingen af digital forvaltning herunder Digital Post?" - Filter: "Halsnæs Kommune" Spørgsmål 2: "I hvilket grad har implementeringen af Digital Post haft betydning for din nuværende arbejdsgang?" - Filter: "Halsnæs Kommune"

20 Spørgsmål 3: "I hvilken grad føler du, at ledelsen har leveret tilstrækkelig information om digitaliseringen af papirbårne og portobaserede post?" - Filter: "Halsnæs Kommune" Spørgsmål 4: "I hvilken grad føler du, at implementeringen af Digital Post har været nødvendig?" - Filter: "Halsnæs Kommune" Spørgsmål 5: "Har du på noget tidspunkt følt en form for usikkerhed i forbindelse med omstillingen til Digital Post?" - Filter: "Halsnæs Kommune" Spørgsmål 6: "Hvorfor har du følt dig usikker?" - Filter: "Halsnæs Kommune" Spørgsmål 6.1: "Hvorfor har du følt dig usikker? - Andet" - Filter: "Halsnæs Kommune" Fordi det ikke helt virkede som om der var tjek på at vi skulle behandle personføsomme oplysninger, hvilket vi i Miljø og teknik ikke ellers har gjrot Usikkerhed om borgere/virksomheder får læst evnetuelle vigtige meddelelser m.m. Fordi borger får uforståelige tomme mails, når det ikke virker Tvivl om hvad og hvornår! Nervøs for om brevene reelt kom ud til borgeren.

21 usikkerhed om arbejdsgange og det juridiske For hvordan modtageren vil tage det sender ikke breve, men er superbruger usikkerhed mht. brevfletning og digital post i begyndelsen indtil vejledning forelå Får borgeren overhovedet mit brev! Usiiker på hvorvidt forsendelsen er afsendt og miodtaget korrekt Stoler bare ikke helt på teknologien når det er nyt Spørgsmål 7: "I hvilken grad har du følt dig usikker?" - Filter: "Halsnæs Kommune" Spørgsmål 8: "Hvad ligger til grund for din usikkerhed?" - Filter: "Halsnæs Kommune" Spørgsmål 8.1: "Hvad ligger til grund for din usikkerhed? - Andet" - Filter: "Halsnæs Kommune" se tidligere svar Modtager problemer hos borgere, giver følelses af dårlig service. undersøgelse af regler og arbejdsgange på et specifikt område bruger det ikke at turde stole på teknologien Manglende overensstemmelse mellem lov on digital post og ansættelsesretlige overenkomster og aftaler

22 Spørgsmål 9: "I hvilken grad føler du, at jeres samarbejdsevner er blevet forbedret eller forringet efter indførelsen af Digital Post?" - Filter: "Halsnæs Kommune" Spørgsmål 10: "Er dine daglige arbejdsopgaver blevet ændret efter implementeringen af Digital Post?" - Filter: "Halsnæs Kommune" Spørgsmål 11: "I hvilken grad har du følt dig klar til at håndtere nye arbejdsopgaver som følge af implementeringen af Digital Post?" - Filter: "Halsnæs Kommune" Spørgsmål 12: "I hvilken grad har ledelsen positivt medvirket til, at du har følt dig klar til håndtere nye arbejdsopgaver som følge af implementeringen af Digital Post?" - Filter: "Halsnæs Kommune"

23 Spørgsmål 13: "I hvilken grad synes du, at implementeringen af Digital Post gik som forventet?" - Filter: "Halsnæs Kommune" Spørgsmål 14: "Hvad har ledelsen gjort godt for at styre implementeringen?" - Filter: "Halsnæs Kommune" Spørgsmål 14.1: "Hvad har ledelsen gjort godt for at styre implementeringen? - Andet" - Filter: "Halsnæs Kommune" Nedsat en projektgruppe som stod for implementeringen Har ikke taget stilling? Gruppen omkring digitalisering har styret det ok Spørgsmål 15: "Hvilke mangler synes du at der har været fra ledelsens side af mht. implementeringen af Digital Post?" - Filter: "Halsnæs Kommune" Spørgsmål 15.1: "Hvilke mangler synes du at der har været fra ledelsens side af mht. implementeringen af Digital Post? - Andet" - Filter: "Halsnæs Kommune" ingen