Danmarks Elektroniske Forskningsbibliotek Beretning 2003

Transkript

1 Danmarks Elektroniske Forskningsbibliotek Beretning 2003

2 Det er ikke blot udtryk for accept af ny teknologi at to ud af tre udlån er elektroniske. Det indvarsler et paradigmeskift i forskning og undervisning. Kim Østrup

3 Forord Arbejdet med Danmarks Elektroniske Forskningsbibliotek (DEF) var i 2003 præget af at der skulle skabes nye rammer for DEF med overgangen fra en projektperiode til en driftsfase med en permanent finanslovsbevilling. Baggrunden for etableringen af DEF som en permanent aktivitet, var en stor tilfredshed med resultaterne i projektperioden hos projektets ministerielle opdragsgivere og Finansministeriet. Det var først og fremmest forskningsbibliotekernes fortjeneste at der blev skabt de resultater der muliggjorde mere permanente rammer for DEF. Det samarbejde mellem forskningsbibliotekerne der blev udbygget i projektperioden, har været et godt fundament for det videre arbejde. Afslutningen af DEFs projektperiode i 2002 var kendetegnet ved at der blev arbejdet målrettet efter nogle specifikke målsætninger. I 2003 var DEF i en ny situation, fordi de mere kortsigtede målsætninger der prægede det sidste år i projektperioden, var erstattet af nogle meget åbne rammer og behovet for et mere langsigtet perspektiv. En væsentlig forudsætning for mit fortsatte arbejde som formand for DEFs Styregruppe er at DEF er mere end en projektpulje, med en styregruppe der blot administrerer støtte til spredte projekter. Jeg lægger vægt på muligheden for fortsat at inddrage institutionernes egne ressourcer i udviklingen af DEF og at sikre at udviklingen er målrettet og strategisk. Dette perspektiv samt kravet om at udfylde de nye rammer for DEF har præget størstedelen af aktiviteterne i De væsentligste opgaver i den sammenhæng har været opbygningen af en ny organisation og formuleringen af en ny strategi for DEF. Etableringen af programkomiteer for indsatsområderne inden for DEF og formuleringen af en strategi for arbejdet er væsentlige resultater i Allerede i starten af på Danmarks Forskningsbiblioteks vinterinternat - oplevede jeg forskningsbibliotekernes deltagelse i og interesse for udviklingen af DEF som meget positiv. Dette engagement har også præget arbejdet i de etablerede DEF programkomiteer i 2003 hvor deltagerne ofte under stort tidspres har udarbejdet forslag til aktiviteter og projekter. Den nye organisation og strategi samt de aktiviteter der allerede er igangsat, vil være et godt udgangspunkt for den handlingsplan for DEF der skal formuleres i 2004 og for nye aktiviteter inden for handlingsplanen. Kim Østrup, DEF styregruppeformand, underdirektør IBM 3

4 Indholdsfortegnelse 05 : Indledning 07 : Organiseringen af DEF 09 : Strategi 10 : DEFs aktiviteter i : DEF-sekretariatet 12 : DEFs programområder 14 : Sammensætningen i DEFs Programkomiteer 15 : Brugerfaciliteter 15 : E-publicering 17 : Licenser 20 : Portaler 21 : Systemarkitektur 22 : DEF og Undervisningsministeriet 23 : Internationalt samarbejde 24 : Regnskab 26 : Målsætninger i : DEF sekretariatet 4

5 Indledning Med Finansloven for 2003 blev Danmarks Elektroniske Forskningsbibliotek (DEF) en permanent aktivitet efter at have haft status som projekt i de foregående fem år. I finanslovsteksten fastsattes den gennemsnitlige årlige bevilling til ca. 13 mio. kr. Dette beløb var mindre end den gennemsnitlige årlige bevilling på 40 mio. kr. som DEF modtog i projektperioden, men projektbevillingen skulle dække tilskud til en række formål der bortfaldt med overgangen til permanent drift. Finanslovsteksten for DEF i 2003 var formuleret meget åbent og afspejlede at der med bevillingen var etableret nogle ret vide rammer der skal udfyldes af deltagerne i DEF. I det følgende beskrives arbejdet med at udfylde rammerne for DEF i 2003, herunder organiseringen, den nye strategi og opgaverne. Finanslovstekst for DEF 2003 Danmarks Elektroniske Forskningsbibliotek etableres i som et netværk af elektroniske forskningsbiblioteker der stiller deres elektroniske og andre informationsressourcer til rådighed for brugerne på en sammenhængende og enkel måde. Med udløb af projektperioden overgår Danmarks Elektroniske Forskningsbibliotek til en egentlig driftsfase i et samarbejde mellem Ministeriet for Videnskab, Teknologi og Udvikling og Kulturministeriet som bidrager med henholdsvis 55% og 45% af den samlede bevilling. Biblioteksstyrelsen varetager sekretariatsfunktionen for projektet. 5

6 Styregruppen for DEF Sammensætningen af Styregruppen for DEF Direktør Kim Østrup, IBM Danmark A/S (formand) Universitetsdirektør Gert Bechlund, Handelshøjskolen i København Overbibliotekar Niels-Henrik Gylstorff, Aalborg Universitetsbibliotek Bibliotekschef Karen Grundvad Kvist, Det Administrative Bibliotek Direktør Erland Kolding Nielsen, Det Kongelige Bibliotek Direktør Jens Thorhauge, Biblioteksstyrelsen Sammensætningen af Koordinationsudvalget for DEF Afdelingschef Steen Kyed (formand), Kulturministeriet Kontorchef Niels-Jørgen Nielsen, Kulturministeriet Fuldmægtig Anne Mette Risager, Kulturministeriet Vicedirektør Hans Müller Pedersen, Ministeriet for Videnskab, Teknologi og Udvikling Kontorchef Merete Reuss, Ministeriet for Videnskab, Teknologi og Udvikling Fuldmægtig Jan Windmüller, Ministeriet for Videnskab, Teknologi og Udvikling DEF ansvarlig Vicedirektør Bo Öhrström, Biblioteksstyrelsen 6

7 Organiseringen af DEF Den budgetanalyse som Finansministeriet gennemførte i samarbejde med Kulturministeriet og Ministeriet for Videnskab, Teknologi og Udvikling i foråret 2002, var baggrunden for den permanente finanslovsbevilling, men det blev overladt til de to ministerielle opdragsgivere at udforme de organisatoriske rammer. I projektperioden var DEFs øverste ansvarlige instans et koordinationsudvalg bestående af repræsentanter fra Kulturministeriet og Ministeriet for Videnskab, Teknologi og Udvikling der fastsattte de helt overordnede rammer for Styregruppen. DEF-sekretariatet der var placeret i Biblioteksstyrelsen, koordinerede det daglige arbejde og betjente både Styregruppe og Koordinationsudvalg. Ministerierne ønskede at videreføre en organisering med både Koordinationsudvalg, Styregruppe og Sekretariat. Styregruppen blev udpeget i februar 2003, og det første møde blev afholdt den 31. marts Den nye styregruppe består af seks medlemmer hvoraf tre bl.a. Formanden, var medlemmer af den tidligere styregruppe. Udover de udpegede medlemmer af Styreguppe og Koordinationsudvalg deltager repræsentanter fra DEF-sekretariatet samt DEF ansvarlig Bo Öhrström i møderne begge steder. Desuden deltager formanden for Styregruppen samt Biblioteksstyrelsens direktør i Koordinationsudvalgets møder. Den nye styregruppe er noget mindre end den tidligere, og det var derfor vigtigt for medlemmerne af Sty- regruppen at styrke de faste arbejdsgrupper der i projektperioden har leveret resultaterne inden for DEF og samtidig medvirket til en forankring af DEFprojektet i institutionerne. Styregruppen formulerede syv indsatsområder for DEFs aktiviteter, og den lagde vægt på at der inden for disse områder blev etableret en koordineret, strategisk styring af aktiviteterne og at Styregruppen samtidig fik mulighed for at koncentrere sig om de helt overordnede målsætninger. Indsatsområderne fik betegnelsen programområder for at indikere at de enkelte aktiviteter og projekter inden for områderne gerne skulle have en sådan sammenhæng at det var rimeligt at tale om et egentligt program for eksempelvis e-læring. For at realisere denne målsætning besluttede Styregruppen at nedsætte programkomiteer for hvert område, og i løbet af sommeren 2003 udpegede Styregruppen formændene for programkomiteerne. De enkelte formænd blev anmodet om selv at sammensætte programkomiteerne, og i begyndelsen af efteråret var de fleste programkomiteer etableret. Styregruppen afholdt et møde med programformændene i begyndelsen af september hvor man drøftede ideer fra programkomiteerne, og Styregruppen anmodede formændene om at udarbejde ansøgninger for projekter og påbegynde udarbejdelsen af handlingsplaner for de enkelte programområder. Den nye organisering af DEF fremgår af figur på næste side. 7

8 DEFs organisation 2003 Koordinationsudvalg Steen Kyed/Hans Müller Pedersen Styregruppe Kim Østrup Sekretariat Programområde Systemarkitektur Programområde Portaler/ værktøjer Programområde Licencer Programområde Brugerfaciliteter Programområde Digitalisering Programområde E-læring Programområde E-publicering/ Forskningsdatabase 8

9 Strategi Sideløbende med etableringen af organisationen for DEF arbejdede Styregruppen på udformningen af en ny strategi for DEF. Udgangspunktet for strategien er at forskningsbibliotekerne er de væsentligste interessenter i DEF der netop defineres som en samarbejdsorganisation for danske forskningsbiblioteker. Betegnelsen organisation anvendes for at signalere at DEF har en mere permanent og veldefineret struktur end tilfældet var i projektperioden. Desuden er det væsentligt for Styregruppen at understrege at forskningsbibliotekerne ikke udgør en ekstern part eller målgruppe i forhold til samarbejdet, men at de udgør samarbejdet inden for DEF. Det indebærer naturligvis at der er et stort sammenfald mellem forskningsbibliotekernes og DEFs målgruppe og at den væsentligste målgruppe for aktiviteterne inden for DEF er forskningsbibliotekernes slutbrugere. DEFs formål er at støtte fælles udviklingsprojekter og opbygningen af en teknisk infrastruktur. Et tredje formål er at støtte en samlet formidling af forskningsbibliotekernes informationsressourcer til offentligheden. Dette skal forstås som en målsætning om at formidle forskningsbibliotekernes informationsressourcer til den brede offentlighed, men også som et ønske om at understøtte formidlingen af den forskning der foregår på bibliotekernes moderinstitutioner. Den overordnede målsætning for aktiviteterne i DEF er naturligvis at slutbrugere - især forskere, undervisere og studerende - får forbedret adgang til mere og bedre information. Det understreges i beskrivelsen af DEFs mission at brugerne fortrinsvis betjenes gennem de institutioner der deltager i DEF. Samtidig åbnes der mulighed for at der etableres fælles tjenester hvor dette er hensigtsmæssigt. Strategien indebærer at især de større forskningsbibliotekers brugere betjenes gennem bibliotekets eget website, og at de mindre bibliotekers brugere kan betjenes gennem en kombination af bibliotekernes egne websites og fælles tjenester. Hvor udgangspunktet i DEFs projektperiode således var fortrinsvis at give brugeren adgang til den fælles infrastruktur gennem fælles tjenester, åbnes der med den nye strategi for mange indgange til de fælles ressourcer. Det medfører et øget fokus på trelagsarkitektur, komponentudvikling og webservices i DEFs it-udvikling. DEFs vision Det er DEFs vision at forskere, undervisere og studerende har adgang til al relevant information gennem brugervenlige systemer og vejledning af høj kvalitet. Alle aspekter af forskernes og de studerendes arbejde med informationsressourcerne skal derved understøttes på højeste internationale niveau. DEFs mission Det er DEFs mission at bidrage til en optimal udnyttelse af forskningsbaserede informationsressourcer. Dette sker gennem samarbejde mellem bibliotekspartnerne, fælles udviklingsprojekter samt etableringen af en teknisk infrastruktur. DEFs målgruppe betjenes fortrinsvis direkte gennem de institutioner der deltager i DEF, og gennem fælles tjenester hvor dette er hensigtsmæssigt. 9

10 DEFs aktiviteter i 2003

11 DEF-sekretariatet Som beskrevet i finanslovsteksten for DEF varetager Biblioteksstyrelsen sekretariatsfunktionen. Der er derved tilstræbt en meget tæt sammenhæng mellem Biblioteksstyrelsens overordnede initiativer og arbejdet inden for DEF. Det er således Biblioteksstyrelsens vicedirektør, Bo Öhrström der har det daglige ansvar for DEF. Sekretariatets ansvarsområder omfatter administration af licenser, projekter, hjemmeside og DEF-portalen samt betjening af Styregruppe og Koordinationsudvalg. Sekretariatet omfatter seks medarbejdere der er fuldt lønnet af DEF. To af medarbejderne arbejder primært med licenser, to medarbejdere arbejder primært med national infrastruktur og fagportaler og derudover aflønnes sekretariatslederen og en sekretær fuldt ud af DEF-bevillingen. De to sidstnævnte medarbejdere er primært beskæftiget med økonomi, administration, betjening af Styregruppen og projektstyring. Endvidere er en af Biblioteksstyrelsens konsulenter fast tilknyttet Sekretariatet og arbejder primært med elektronisk publicering, digitalisering, e-læring og biblioteks-it. Biblioteksstyrelsens jurist assisterer ved kontraktforhandlinger og juridiske spørgsmål, og Biblioteksstyrelsens kommunikationskonsulent varetager DEFs kommunikationsvirksomhed. DEF-sekretariatet fortsatte i 2003 i samme form som i projektperioden. Udover de daglige driftsopgaver var Sekretariatets væsentligste opgaver i 2003 at understøtte Styregruppens arbejde med den nye organisation. Det indebar assistance i forbindelse med planlægningen og navnlig bistand til de programkomiteer der blev etableret med den nye organisation. Endvidere forestod Sekretariatet færdigudviklingen af et softwareprogrammel til bibliotekernes opbygning af portaler og en test af en række tidsskriftssystemer med henblik på indkøb af et tidsskriftssystem til DEF-portalen. I efteråret afholdt DEF den 5. E-ICOLC konference med mere end 100 deltagere fra 28 lande. E-ICOLC er en europæisk organisation af licensforhandlere der arbejder for bedre priser og betingelser i licenskontrakter, nye prismodeller mv. 11

12 DEFs programområder Med DEFs strategi etableredes syv indsatsområder eller programområder som ramme for de aktiviteter der skal realisere DEFs vision. Programområderne omfatter et udbygget samarbejde om det indhold forskningsbibliotekerne tilbyder brugerne - Licenser, Digitalisering og E-publicering. Derudover er der formuleret tre indsatsområder med fokus på de tekniske rammer om indholdet - Systemarkitektur, Portaler og E-læring - samt et indsatsområde der fokuserer på tilgængelighed og brugervenlighed for slutbrugeren - Brugerfaciliteter. Det er programkomiteerne der planlægger og gennemfører hovedparten af de konkrete aktiviteter inden for DEF. Formændene for programkomiteerne er udpeget af Styregruppen, og det er formanden for den enkelte programkomite der har ansvaret for sammensætningen af programkomiteen. Denne består typisk af 5-8 medlemmer, med undtagelse af Licensgruppen der er væsentlig større og i øvrigt identisk med Forskningsbibliotekernes Chefkollegiums Licensgruppe. To af programkomiteerne blev forsinket i etableringsfasen. Programkomiteen for E-læring måtte skifte formand i efteråret 2003 og nåede ikke at gennemføre egentlige projekter i løbet af året. Arbejdet i programkomiteen er kommet i gang, og der fremlægges en handlingsplan for E-læring i løbet af Der er endnu ikke etableret en programkomite for Digitalisering hvilket især skyldes at Styregruppen endnu ikke har taget endelig stilling til prioriteringen af området. I det følgende gennemgås aktiviteterne inden for de øvrige fem programområder. 12

13 DEFs programområder Formændene for DEFs programkomiteer Peter Søndergaard (RUB) formand for programkomiteen for Brugerfaciliteter Thøger Kristensen (AUB) formand for programkomiteen for Licenser Stig Broström (DTV) formand for programkomiteen for E-læring Karl Krarup (KB) formand for programkomiteen for Portaler Annette Winkel Schwarz (DTV) formand for programkomiteen for E-publicering Arne Sørensen (SB) formand for programkomiteen for Systemarkitektur Formanden for programkomiteen for Digitalisering er endnu ikke udpeget 13

14 DEFs programområder Sammensætning i DEFs Programkomiteer Brugerfaciliteter Formand: Peter Søndergaard, Roskilde Universitetsbibliotek Niels Jørgen Blåbjerg, Aalborg Universitetsbibliotek Holger Dyrbye, Syddansk Universitetsbibliotek Poul Erlandsen, Danmarks Pædagogiske Bibliotek Ditte Jessing, Danmarks Veterinær- og Jordbrugsbibliotek Lilian Madsen, Statsbiblioteket Lise Mikkelsen, DEF-sekretariatet Niels Ole Pors, Danmarks Biblioteksskole Gert Poulsen, Handelshøjskolens Bibliotek & IT-service, København E-læring Formand: Stig Broström, Danmarks Tekniske Videncenter Jens Bennedsen, IT-VEST Jens Dam, Syddansk Univerversitetsbibliotek Ambrosia Hansen, Syddansk Universitet, Kolding Karen Harbo, Handelshøjskolens Bibliotek i Århus Hanne Marie Kværndrup, DEF-sekretariatet Jørgen Lerche Nielsen, Roskilde Universitetsbibliotek Anette Lorentsen, Aalborg Universitet Maj Rosenstand, Aalborg Universitetsbibliotek E-publicering Formand: Annette Winkel-Schwarz, Danmarks Tekniske Videncenter Birte Christensen-Dalsgaard, Statsbiblioteket Harald v. Hielmcrone, Statsbiblioteket Karen Kvist, Det Administrative Bibliotek Hanne Marie Kværndrup, DEF-sekretariatet Birgitte Lau, Roskilde Universitetsbibliotek Birgit Pedersen, Forskningscenter Risø Adrian Price, Danmarks Veterinær- og Jordbrugsbibliotek Mogens Sandfær, Danmarks Tekniske Videncenter Bo Öhrström, DEF-sekretariatet Licenser Formand: Thøger Kristensen, Aalborg Universitetsbibliotek Hanne Alvi/Line Nissen, Risø Bibliotek Jakob Andersen/Susanne Jacobsen, Danmarks Pædagogiske Bibliotek Arne Bak-Sørensen, Danmarks Veterinær- og Jordbrugsbibliotek Birgit Bregnebøl, Handelshøjskolens Bibliotek i København Ingbritt Butina, Danmarks Natur- og Lægevidenskabelige Bibliotek Margrethe G. Fog, CVU Øresund Dorthe Gram, Århus Kommunes Biblioteker Ulla Kvist, DEF-sekretariatet Helle Lauridsen, Statsbiblioteket Barbara Melchior, Det Kongelige Bibliotek Anna Mette Morthorst, Handelshøjskolens Bibliotek i Århus Frede Mørch/Susanne Preusse, Danmarks Tekniske Videncenter Anette Schneider, DEF-sekretariatet Ingelise Stæhr/Connie Kjærgaard, Syddansk Universitetsbibliotek Claus Vesterager Pedersen, Roskilde Universitetsbibliotek Bo Öhrström, DEF-sekretariatet Portaler Formand: Karl Krarup, Det Kongelige Bibliotek Morten Andersen, DEF-sekretariatet Birte Christensen-Dalsgaard, Statsbiblioteket Per Steen Hansen/Tove Bang, Handelshøjskolens Bibliotek i Århus Jakob Heide Petersen, DEF-sekretariatet Birgit Henriksen, Det Kongelige Bibliotek Lise Mikkelsen, DEF-sekretariatet Ingelise Stæhr, Syddansk Universitetsbibliotek Systemarkitektur Formand: Arne Sørensen, Statsbiblioteket Erik Bertelsen, Statsbiblioteket Per Steen Hansen, Handelshøjskolens Bibliotek i Århus Jakob Heide Petersen, DEF-sekretariatet Karl Krarup, Det Kongelige Bibliotek Mogens Sandfær, Danmarks Tekniske Videncenter Bo Öhrström, DEF-sekretariatet Der er pt endnu ikke udpeget en gruppe for programområdet Digitalisering. 14

15 DEFs programområder DEFs programområder Brugerfaciliteter Der etableres et samarbejde om udvikling af slutbrugerens informationskompetence og udvikles tjenester der sikrer at slutbrugeren kan få vejledning samt undervisning i informationssøgning via Internettet. Programkomiteen for brugerfaciliteter igangsatte i efteråret 2003 et projekt med henblik på at gennemføre usability tests af 12 forskningsbibliotekers websites og at udvikle kompetence blandt de deltagende bibliotekers medarbejdere inden for brugervenlighed. Projektet ligger i naturlig forlængelse af strategiens fokus på at brugerne primært betjenes gennem forskningsbibliotekernes websites. Ansvaret for DEFs andel i den fælles elektroniske referencetjeneste, Biblioteksvagten.dk, er placeret hos programkomiteen for Brugerfaciliteter. DEF bevilgede i 2003 yderligere støtte til forskningsbibliotekernes deltagelse i Biblioteksvagten.dk. Tjenesten blev i løbet af året udvidet til at omfatte ni nye forskningsbiblioteker. De nye deltagere er Det Kongelige Bibliotek, Danmarks Pædagogiske Bibliotek, KVINFO, Arkade partnerne, Statsbiblioteket, Syddansk Universitetsbibliotek, Danmarks Natur- og Lægevidenskabelige Bibliotek, Danmarks Biblioteksskoles Bibliotek samt Århus Tekniske Bibliotek. Desuden blev der arbejdet med test af den tekniske platform, softwaret Virtual Reference Toolkit. Testen fortsætter i 2004, og programkomiteen for brugerfaciliteter planlægger at teste samme software til anvendelse i de lokale miljøer som intern virtual referenceservice. Ved udgangen af 2003 omfattede Biblioteksvagten.dk 39 folkebiblioteker med 180 bibliotekarer og 13 forskningsbiblioteker med 70 bibliotekarer. E-publicering Der udvikles modeller for e-publicering og samarbejdes om standarder og software. Den Danske Forskningsdatabase udbygges som en registrant over al dansk forskning. I overensstemmelse med beskrivelsen af DEFs formål om formidling af forskningsbibliotekernes informationsressourcer og af moderinstitutionernes forskning igangsatte programkomiteen for e-publicering en række projekter der netop skal understøtte bibliotekets rolle i formidlingen af moderinstitutionens forskning. Disse projekter omfatter afklaring af rettighedsspørgsmål og standarder samt forsøg med opbygningen af danske institutionelle arkiver og søgning i udenlandske institutionelle arkiver. International preprintsøgetjeneste Adgangen til institutionelle arkiver på universiteterne bliver stadig vigtigere for forskere fordi disse arkiver ofte indeholder endnu ikke publiceret forskning. Med etableringen af en preprintsøgetjeneste ønskede programkomiteen at stille de mere end en million videnskabelige artikler der er fordelt på mere end hundrede preprint-/e-printservere, til rådighed for danske forskere. Adgangen til disse p.t. er vanskelig, bl.a. fordi tjenesterne er spredte og benytter forskellige webgrænseflader. Søgetjenesten kan betragtes som et supplement til adgangen til videnskabelige artikler gennem kommercielle forlag. Projektet udnytter OAI-høstning til at høste metadata om artiklerne og samle disse i en OAI-data-provider der både kan søges fra DEF-portalen, fagportalerne og bibliotekernes lokale webgrænseflader. Projektet lægger vægt på at det genbruger allerede udviklede komponenter, herunder Toolkit Lite (TKL) og Den Danske Forskningsdatabase. Derudover fremhæves koblingen til programområdet Systemar- 15

16 DEFs programområder/e-publicering kitektur hvor tjenesten vil indgå som eksempel på udvikling af XML-baserede webservices. Danmarks Tekniske Videncenter er ansvarlig for projektet og har løbende kontakt med udenlandske institutioner der fungerer som sparringspartnere. Tjenesten lanceres på en international konference om OAI på Danmarks Tekniske Videncenter i februar Pilotimplementering af Institutional Repositories på danske universiteter Udover muligheden for at søge i udenlandske arkiver er det vigtigt at gøre det muligt for forskere og studerende at deponere elektroniske publikationer i lokale repositories. Det er imidlertid endnu ikke afgjort hvilke softwareløsninger danske universiteter og biblioteker med fordel kan anvende ved opbygningen af repositories. Programkomiteen for e-publicering iværksatte derfor et projekt der indebærer parallel implementering af forskellige softwareløsninger til institutional repositories på de tre institutioner hvor man vil fokusere på forskellige aspekter af implementeringsforløbet. En af de største udfordringer ved implementeringen er den interne formidling i institutionen og ændringen af arbejdsgange som følge af etableringen af et institutionelt arkiv. Projektet vil udover en fælles teknologianalyse også omfatte formidling af erfaringer til andre biblioteker. Kortlægning af rettigheder og deres forvaltning En væsentlig forudsætning for opbygningen af institutionelle arkiver er afklaringen af rettighedsspørgsmål. Programkomiteen for e-publicering iværksatte derfor en udredning med henblik på afklaring af ophavsretlige spørgsmål i forbindelse med forsknings- og uddannelsesinstitutionernes elektroniske publicering af medarbejdernes forskning samt udvikling af aftalemodeller om ophavsret i forsker- og universitetsmiljøer. Udredningens anbefalinger vil kunne indgå i Kulturministeriets udvalgsarbejde om reglerne for ophavsret i arbejdsforhold i løbet af Arbejdet vil ske i nært samarbejde med ophavsmændenes organisation, UBVA, ligesom der vil blive søgt afholdt møder med forskningsråd, forskningsledelserne og dekaner ved udvalgte universiteter. Kortlægning af standardiseringsmæssige tiltag Udvikling og formidling af fælles standarder er et væsentligt indsatsområde inden for e-publicering, bl.a. fordi fælles standarder vil gøre det muligt at søge på tværs af institutionelle arkiver og sikre at den lokale elektroniske publicering også kan anvendes af andre institutioner. Desuden er det væsentligt at sikre at de lokale arkiver kan kobles til Den Danske Forskningsdatabase. Programkomiteen for e-publicering iværksatte derfor et udredningsarbejde der skal resultere i en oversigt over standarder og 'best practices' i forbindelse med elektronisk publicering. Udredningen vil bl.a. omfatte en analyse af kompatibiliteten mellem metadataformater i udvalgte systemer til etableringen af 16

17 DEFs programområder Licenser lokale arkiver og Forskningsdatabasen, oversigt over standardiseringstiltag i udvalgte lande og kontakt til andre aktører og instanser ved offentlige institutioner i Danmark, f.eks. Ministeriet for Videnskab, Teknologi og Udvikling, Offentlig Information Online Den Danske Forskningsdatabase Udviklingen af den nye platform for Den Danske Forskningsdatabase var stort set afsluttet ved udgangen af Den nye platform indebærer at institutionerne har flere muligheder for at aflevere data til basen. En meget efterspurgt facilitet har været muligheden for at inddatere direkte i Den Danske Forskningsdatabase. I løbet af 2003 blev denne funktionalitet yderligere forbedret, idet det blev muligt for den enkelte institution at tilpasse inddateringsmodulet til institutionens specifikke behov. Derudover kan institutionerne tilbydes en søgegrænseflade som udelukkende søger i leverandørens/institutionens egne data og udnytter de søgemuligheder som netop disse data repræsenterer. Dermed er der skabt en fælles platform og et software der anvendes af en lang række institutioner. Projektledelsen på Risø assisterede ved disse institutionelle tilpasninger og ydede desuden almindelig assistance til de eksisterende dataleverandører. I 2003 blev bl.a. Arkitektskolen i Aarhus, Danmarks Biblioteksskole og Den Kgl. Veterinær- og Landbohøjskole leverandører til Den Danske Forskningsdatabase. I samarbejde mellem forskningsbibliotekerne udbygges det forpligtende indkøbssamarbejde om indkøb af digital information. Der etableres et samarbejde om registrering af tidsskrifter og brugsstatistikker. I 2003 var licensarbejdet koncentreret om betjening af eksisterende deltagere og udvidelse af samarbejdet med nye deltagere og licenser. De nye licenser omfattede især tidsskrifter fra mindre forlag og referenceværker. Desuden tilbyder forlagene stadig flere backfiles, dvs. digitaliserede udgaver af hele årgange tilbage til første hæfte der er udgivet. En væsentlig opgave inden for licensarbejdet har været at afprøve og indkøbe et nyt tidsskriftsystem. Systemets primære formål er at lette det administrative arbejde, men samtidig at give brugeren en bedre adgang til den store mængde af informationsressourcer, samt muligheden for at købe artikler som brugeren ikke har fuldtekst-adgang til. Sidst og ikke mindst giver tidsskriftsystemet også mulighed for at de tilsluttede institutioner kan få deres egne indgangsside med deres øvrige elektroniske tidsskrifter og deres papirtidsskrifter. Systemet, der hedder TDNet og hos DEF får betegnelsen DEFNet, bliver sat i drift 1. april Ved udgangen af 2003 var der tegnet licenser til ca. 100 produkter, og antallet af deltagere var steget til ca. 125 der dækker andre 190 underliggende institutioner, hospitaler m.v. Forbruget af licensbelagte ydelser stiger støt og roligt. Den største og mest omtalte licens er Elsevieraftalen som efter langvarige og komplicerede forhandlinger blev fornyet for en 3-årig periode ( ). I 2002 var Academic Press og Elsevier to forskellige aftaler, men produkterne blev fra 2003 tilgængelige fra samme søgegrænseflade. Benyttelsen af disse to licenser er steget med 73% fra 2002 til 2003 og udgjorde downloads i

18 Elsevier downloads 2003 Antal downloads jan feb mar apr maj jun jul aug sep okt nov dec Her vises antal downloads fra forlaget Elseviers elektroniske tidsskrifter opgjort månedsvis i årene 2001 til Det fremgår tydeligt at forbruget er stærkt stigende. Titler fra Academic Press er indgået fra En del af forklaringen er det øgede antal deltagere i licensen fra 2001 til 2003 samt at flere titler er blevet tilgængelige. Men udviklingen fra et totalt antal downloads på artikler i 2001 til et totalt antal downloads i 2003 på artikler viser klart at slutbrugeren har taget de elektroniske tidsskrifter til sig. Opgørelsen indeholder ikke data fra DTVs DADS tjeneste. 18

19 Web of Science - Antal søgninger Antal søgninger Queries 2001 Queries 2002 Queries Institutioner AUB DBI DFB DFU DJF DMU DNLB DPB DTV DVJB Færøerne HBA HBK IMV KB Risø RUB SB SDUB SSI ViKjSy AalSy Her vises antal søgninger (queries) i databasen Web of Science fordelt på deltagende institutioner opgjort månedsvis fra 2001 til Igen viser tallene en markant stigning i brugen af denne licens. I 2002 mangler tal fra juni, juli, august og september måneder. 19

20 DEFs programområder Portaler I samarbejde mellem forskningsbiblioteker udvikles fagspecifikke og personaliserede indgange til bibliotekernes fælles informationsressourcer samt værktøjer til etablering af sådanne indgange. Der opbygges et samarbejde om relevante dele af de fælles informationsressourcer (DEF-Kat). Arbejdet i programområdet har i 2003 bl.a. handlet om videreudviklingen af DEF's software til portalopbygning, Toolkit Lite/Keystone. Toolkittet blev oprindeligt udviklet på baggrund af input fra de forskningsbiblioteker der deltager i portalsamarbejdet gennem DEF. I 2003 gennemførtes en videreudvikling af toolkittet med en OAI-harvester for at gøre det muligt for portalerne at importere metadata fra andre portaler. Desuden udvikledes en webharvester så portalerne fik mulighed for at fuldtekstindeksere internetsider. Dette betyder at brugerne af portalen kan søge i indholdet af disse. Endelig fik toolkittet tilføjet Z39.50 kompatibilitet der gør det muligt at samsøge bibliotekskataloger og databaser fra portalerne. Resultatet af videreudviklingen af TKL/Keystone er at DEF-fagportalerne får stillet et værktøj til rådighed der er opbygget omkring moderne webteknologier og standarder, indeholdende efterspurgt funktionalitet og udviklet som open source. Flere portaler har således glæde af det samme værktøj - et fleksibelt værktøj der giver portalerne gode muligheder for individuel tilpasning af brugergrænseflader og design. Programområdet er i gang med at understøtte alle de DEF-fagportaler som måtte ønske at blive konverteret til TKL/Keystone. Dette sker ved at tilbyde support og vejledning vedrørende problemstillinger der relaterer sig til konverteringen. Der findes ved udgangen af 2003 ni DEF-fagportaler i drift og to under udvikling. Endvidere er der inden for programområdet i 2003 arbejdet på at opbygge et fælles driftsmiljø som besidder de tekniske kompetencer og færdigheder der kræves for at kunne supportere de fagportaler der anvender TKL/Keystone. Et fælles driftsmiljø hvor de tekniske kompetencer og knowhow er samlet, styrker og effektuerer den daglige drift og signalerer samtidig samarbejde og fælles engagement. En sådan driftsløsning falder dermed godt i tråd med programområdets vision. Der blev ikke foretaget yderligere udviklingstiltag i 2003 inden for området, idet programkomiteen ønskede at udarbejde en samlet handlingsplan bl.a. baseret på en evaluering af hidtidige aktiviteter inden for området inden igangsættelse af større aktiviteter. 20