Job- og personprofil. Kontorchef til sekretariatet for netværksaktiviteter og sagsbehandling af ansøgninger om EU-støtte (LAG-sekretariatet)

Transkript

1 1 Job- og personprofil Kontorchef til sekretariatet for netværksaktiviteter og sagsbehandling af ansøgninger om EU-støtte (LAG-sekretariatet) Den 26. januar 2015 Denne job- og personprofil indeholder: Intro Jobbet o Rammer og ansvarsområder o Fokusområder Personen o Baggrund o Kompetencer Rekrutteringsproces og tidsplan Løn- og ansættelsesvilkår

2 2 INTRO Ministeriet for By, Bolig og Landdistrikter opretter nu et sekretariat, der skal være omdrejningspunkt for administration af EU-tilskudsordningen under Landdistriktsprogrammet. Sekretariatet, der ledes af en kontorchef, er en integreret del af ministeriets departement, og placeres i Nykøbing Falster i nyindrettede fysiske rammer. Kontorchefen rekrutteres med henblik på tiltrædelse den 1. april Ministeriet ønsker at kvalificere og effektivisere tilskudsadministrationen. Sekretariatet skal være det vitale og samarbejdsduelige brohoved til de lokale aktionsgrupper og andre ildsjæle, der på frivillig basis arbejder for landdistriktsudvikling. Du kan finde yderligere information om Ministeriet for By, Bolig og Landdistrikter på På hjemmesiden finder du også en lang række links af relevans for dette job. Yderligere oplysninger fås hos afdelingschef Christian Lützen, på tlf , og hos rekrutteringskonsulent Søren Thorup, thorups kontor, på tlf JOBBET Rammer og ansvarsområder Siden etableringen af Ministeriet for By, Bolig og Landdistrikter i 2011 har der været stigende fokus på at skabe vækst og udvikling i landdistrikterne. Der er taget en række målrettede initiativer og skabt aktiviteter og støttemuligheder, der skal styrke landdistrikterne. En central tilskudsordning har de såkaldte lokale aktionsgrupper (LAG er) som omdrejningspunkt. LAG erne er lokalt forankrede foreninger, godkendt af Ministeriet for By, Bolig og Landdistrikter, som i samspil med borgere og foreninger m.fl. skal skabe udvikling og innovation i lokalsamfundene ved blandt andet at tildele tilskudsmidler til relevante projekter. LAG erne modtager midler fra EU. Hver aktionsgruppe får et budget fra ministeriet og EU med henblik på at støtte lokale projekter samt drive foreningen. Der er startet en ny programperiode i Det medfører bl.a., at de 57 gamle lokale aktionsgrupper afvikles, mens der etableres 26 nye

3 3 aktionsgrupper. I tråd hermed oprettes det nye LAG-sekretariat, der får ansvaret for at tilrettelægge og styre administrationen af EU-tilskudsordningen. Der er tale om en tilskudsordning af et betydeligt omfang og kompleksitet, som er et vigtigt redskab i ministeriets bestræbelser på at få omsat de politiske målsætninger for landdistriktsudviklingen til handling. Tilskudsordningen har tidligere være administreret af et andet ministerium. Ministeriet ønsker med etableringen af det nye sekretariat at samle og styrke tilskudsadministrationen, bl.a. gennem samspillet mellem sekretariatet og LAG erne. Der er på flere måder tale om en pionérfase. Ministeriet for By, Bolig og Landdistrikter er opbygget med et ministersekretariat og en kommunikationsenhed under departementschefen. Herudover er ministeriets ansvarsområder opdelt på to faglige afdelinger og et kontor for fælles funktioner. LAG-sekretariatet etableres som en selvstændig organisatorisk enhed under Ministeriet for By, Bolig og Landdistrikter med referat til afdelingschefen for By og Land-afdelingen. LAG-sekretariatet betjenes af ministeriets HR-, økonomi- og it-funktioner på lige fod med ministeriets øvrige enheder. LAG-sekretariatets væsentligste ansvarsområder og opgaver er: Sikring af korrekt og effektiv sagsbehandling af drifts og projekttilskud Løbende udvikling og forbedring af tilskudsadministrationen Formulering og vedligeholdelse af regelgrundlag Udarbejdelse af brugervenligt ansøgnings og vejledningsmateriale Klagesagsbehandling Gennemførelse af de fornødne kontrolfunktioner Koordinering af de lokale LAG-bestyrelsers arbejde Understøttende netværksaktiviteter for de lokale aktionsgrupper og LAG-koordinatorer Ad hoc baserede opgaver knyttet til minister og ledelsesbetjening samt ekstern kommunikation LAG-administrationen omfatter 1. instansbehandling af ansøgninger. Klagesagsbehandling (2. instansbehandling) foretages af ministeriets kontor for Landdistrikter. Det betyder, at LAGsekretariatet ikke er undergivet instruktionsbeføjelse fra departementet ved behandling af de enkelte LAG-ansøgninger. Klager over afgørelser i LAG-ansøgningssager truffet af LAGsekretariatet kan indgives til Ministeriet for By, Bolig og Landdistrikter.

4 4 En væsentlig del af opgaveløsningen forudsætter tæt samspil med ministeriets øvrige kontorer og stabsfunktioner, og ikke mindst etablering af et tillidsfuldt og godt samarbejde med en række eksterne samarbejdspartnere, herunder LAG erne, NaturErhvervstyrelsen og EU-systemet. Kontorchefen får med reference til afdelingschefen for By- og Land-afdelingen det daglige ledelsesansvar for LAG-sekretariat og dets ca. 14 medarbejdere. Ledelsesansvaret indebærer i hovedtræk: Drift og udvikling af kontorets ansvarsområder, herunder gennem tilrettelæggelse og styring af de administrative opgaver og processer Kvalitetssikring og effektiviseringsfokus Resultatskabelse på tværs af traditionelle organisatoriske og faglige skel Udarbejdelse af ressourceoversigter og procedurebeskrivelser Daglig personaleledelse, herunder sparring, vejledning, motivering, afstemning af forventninger samt kompetenceudvikling Gennemførsel MUS-samtaler, sygefraværssamtaler, indstilling til ansættelser, lønforhandlinger m.v. Proaktiv og opsøgende dialog med LAG erne og andre ildsjæle Koordinering af alle aktiviteter, herunder i samspillet med det øvrige ministerium, EU og de øvrige eksterne samarbejdspartnere Formidling og kommunikation på sekretariatets område Fokusområder Kontorchefen står med et antal fokusområder, som fra starten har særlig bevågenhed: Sekretariatet skal fysisk etableres, tages i brug, bygges op og organiseres i nye rammer i Nykøbing Falster, så kontoret hurtigt er klar til at operere smidigt og effektivt. Bemandingen er stort set på plads, når den nye chef tiltræder Sekretariatets egne roller og samspil skal defineres og sættes i værk, herunder med afsæt i ministeriets ledelsesmodel og personalepolitik

5 5 Sekretariatet skal finde sin plads i ministeriet, der bl.a. afspejler, at den geografiske adskillelse ikke bliver en barriere Der skal fra starten etableres rutiner og procedurer både for interne og eksterne samspil, herunder gennem sikring af det skriftlige grundlag for administrationen Der skal udarbejdes en strategi- og handlingsplan for indsatsen for at kvalificere og effektivisere tilskudsadministrationen samt den hertil hørende eksterne kommunikation og formidling Der skal gives bidrag til etablering og opstart af de nye LAG-grupper, ligesom der skal opbygges relationer til LAG erne og andre centrale samarbejdspartnere PERSONEN Baggrund Den nye kontorchef har et solidt kendskab til driften af administrative sagsbehandlingsprocesser og kravene hertil. Kontorchefen kan dokumentere resultater inden for dette felt. Den pågældende vægter samarbejdet med brugerne højt, og er igennem sin ledelse i stand til at skabe et samarbejdsorienteret sekretariat, der interesserer sig for sine samarbejdspartnere. Kendskab til EU tilskudsarbejdet og samarbejde med frivillige vil være en fordel, men ikke et krav. På de indre linjer er den pågældende optaget af at motivere og skabe resultater sammen med medarbejderne. Kontorchefen har solide erfaringer som embedsmand i stat, region eller kommune, og besidder et ledergen, der kan foldes ud i den fortsatte karriere. Relevant uddannelse, f.eks. cand.jur. eller lignende. Gerne en lederuddannelse, men det er ikke et krav.

6 6 Kompetencer I tråd hermed besidder kontorchefen en række faglige og ledelsesmæssige kompetencer: ü Erfaring fra en politisk styret organisation samt politisk tæft ü Indgående kendskab til og erfaring med tilrettelæggelse af sagsbehandlingsprocesser, herunder gerne LEAN metoder ü Dygtig til skriftlig og mundtlig kommunikation og formidling, bl.a. fordi man kan lide det ü Styringsfærdigheder, herunder overblik, prioriterings- og afslutningsevne samt dokumenterede erfaringer med tilskudsadministration og ressourcestyring ü Erfaring med og kompetencer i ledelse af projekter ü Løsningsorienteret, kan prioritere og skabe resultater ü En åben, transparent, tilgængelig, motiverende, opbakkende og uformel ledelsesstil, men er samtidig beslutningsdygtig, resultatsøgende, løsningsorienteret og fokuseret; skaber ikke tvivl om forventninger, beslutninger, mål og retning ü Et ledergen, som gør en god til at motivere, delegere og give rum til andre Kontorchefen besidder tillige en række personfaglige kompetencer: ü Personlig integritet, ordenlighed, ansvarlighed, loyalitet og troværdighed - udstråler naturlig autoritet og modenhed gennem tilgængelighed og de kommunikative færdigheder, der kan inspirere og skabe resultater, gerne med et smittende godt humør ü Er nysgerrig og risikovillig; har gennemslagskraft og tør gå nye veje med pionérånd og drive ü Kan både udfordre og bakke op med flair for timing, analyse, struktur, stringens og proportioner med evne til at håndtere store informationsmængder og kompleksitet, med det nødvendige blik for detaljen og evne til at skille stort fra småt

7 7 ü Lydhør, dialogorienteret, empatisk, fleksibel og rummelig en stærk samarbejdsprofil med den nødvendige tålmodighed og robusthed REKRUTTERINGSPROCES OG TIDSPLAN Ansøgningsfrist for stillingen er den 13. februar Ansøgninger sendes via ministeriets hjemmeside under job. Ministeriet udvælger ansøgere til 1. samtalerunde, der finder sted den 20. februar 2015 tidsrummet 9-16, og herefter et mindre antal udvalgte kandidater fra dette felt til 2. samtalerunde, der finder sted den 26. februar 2015 i tidsrummet Indkaldes man til første samtalerunde får man besked senest den 17. februar efter kl. 16. Man må påregne at skulle kunne møde på de to nævnte samtaledage, såfremt man ønsker at komme i betragtning. Ansøgerfeltet vurderes ud fra faglige, ledelsesmæssige og personfaglige kompetencer og erfaringer, sammenholdt med job- og personprofilen. Konsulenten er rådgiver og forestår interviewet under 1. samtalerunde. Mellem 1. og 2. samtalerunde gennemfører konsulenten et dybdegående fokusinterview med hver af de efter 1. samtalerunde udvalgte kandidater. Fokusinterviewet kommer tæt på kandidatens ledelses- og organisationsforståelse, faglige, ledelsesmæssige og personfaglige kompetencer samt erfaringer fra kandidatens tidligere jobs, herunder stærke sider og udviklingspunkter. Kandidaten får mulighed for at kommentere et skriftligt sammendrag af interviewet. Man må påregne at kunne mødes med konsulenten i tre timer mellem 1. og 2. samtalerunde, såfremt man ønsker at komme i betragtning. Mellem 1. og 2. samtalerunde indhenter konsulenten 2-3 referencer på hver af de udvalgte kandidater. Referencer tages kun efter aftale, er fortrolige og forelægges ikke kandidaterne. Konsulenten udarbejder et skriftligt referat af referencerne til ministeriets fortrolige brug. Kandidater, der går videre til 2. samtalerunde, opfordres til mellem 1. og 2. samtalerunde at kontakte afdelingschef Christian Lützen ( ) med henblik på en kort samtale.

8 8 Rekrutteringskonsulent Søren Thorup, thorups kontor, kan under hele forløbet træffes på Ministeriet for By, Bolig og Landdistrikter har efter 2. samtalerunde følgende grundlag for vurdering af de kandidater, der går videre til 2. samtalerunde. Ø Indtryk fra og resultater af 1. og 2. samtalerunde Ø Et skriftligt sammendrag af fokusinterviewet Ø Et skriftligt referat af referencerne på kandidaten, indhentet af konsulenten Ministeriet afgør efter 2. samtalerunde, hvem der er den foretrukne kandidat til ansættelse i stillingen, hvorefter alle kandidater, der har været til samtale, samt øvrige ansøgere får tilbagemelding. Kontorchefen forventes at starte den 1. april LØN- OG ANSÆTTELSESVILKÅR Du vil blive ansat på åremål som kontorchef i løngruppe 1. Ansættelse sker i henhold til rammeaftalen for kontraktansættelse af chefer i staten samt i henhold til ministeriets åremålspolitik. Der vil være mulighed for kvalifikationstillæg i henhold til gældende overenskomst. Søren Thorup, thorups kontor, den 26. januar 2015.