Bestyrelsesmøde i E/F Vibehjørnet

Transkript

1 Dato: 23. april 2013 Sted: Vibevej 47, 3. th Bestyrelsesmøde i E/F Vibehjørnet Deltagere: Regitze Galsgaard, Peter Andersen og Stine Christensen Dagsorden: 1. Referat fra Generalforsamling: Gennemgang og underskrifter 2. Fælleslån: Tilsagnsskrivelse 3. Byggeteknisk rådgivning 4. Juridisk/økonomisk rådgivning 5. Løbende vedligeholdelse: a. Udrydelse af duer på loft b. Graffitiafrensning c. Udskiftning af ventiler på varmeanlæg mm. 6. Arbejdsdag 7. Kommende bestyrelsesmøder 8. Evt. Ad 1) Referat fra Generalforsamling: Gennemgang og underskrifter Referatet blev gennemgået, godkendt og underskrevet, så det kunne komme ud hurtigst muligt. Ad 2) Fælleslån: Tilsagnsskrivelse Jf. opfordring fra generalforsamlingen og den afholdte vejledende afstemning blandt de på GF fremmødte vedr. fælleslån blev det besluttet, at der skal gøres endnu en indsats for, at de ejere, der måtte ønske det, kan få mulighed for at deltage i et fælleslån. Idet forslaget om ændring af 8 ikke kunne vedtages på generalforsamlingen, så kræver optagelse af fælleslån til vedligeholdelsesprojektet enstemmighed blandt ejerforeningens ejere. Der sendes derfor en tilsagsskrivelse og svarkuvert ud sammen med referatet fra generalforsamlingen. Hvis alle ejere skriver under på tilsagnsskrivelsen, kan der optages fælleslån til projektet. Hvis ikke vil alle ejere blive opkrævet deres andel af de anslåede omkostninger kontant efter fordelingstal. Bestyrelsen har kendskab til, at flere ejere bor i udlandet, og det blev derfor besluttet, at ejerne skal gøres opmærksomme på muligheden for at scanne og sende tilsagn via . Foreningens ejerliste blev gennemgået med henblik på at afklare, hvilke ejere der ikke var fremmødt på generalforsamlingen. Hvis der mangler enkelte tilsagnsskrivelser efter fristen for indsendelse, så vil bestyrelsen forsøge at foretage en sidste opfølgning for at sikre, at disse ejere har modtaget det udsendte materiale. Det vides, at en større andel af lejlighederne i foreningen er udlejet. I den forbindelse er det ejers ansvar at sikre, at ejendomsadministrator har korrekt oplysning om postadresse. Det er dog muligt, at enkelte ejere fremgår med forkert postadresse. Af hensyn til tidsplanen for vedligeholdelsesprojektet er der dog behov for en hurtig afklaring af finansieringen.

2 Ad 3) Byggeteknisk rådgivning På generalforsamlingen var der flere deltagere, der påtalte honoraret til byggeteknisk rådgivning, dog uden konkret henvisning til sammenlignelige projekter og budgetter. Da bestyrelsen deler samme interesser som foreningens medlemmer generelt, så blev følgende aktiviteter sat i gang allerede samme aften for generalforsamlingen: a. Sammenligning af budgetter for andre anerkendte tekniske rådgivningsfirmaer, der ligger tilgængelige på internettet, b. kontakt til rådgivende ingeniørfirma fra egent netværk, c. kontakt til uvildig civilingeniør for vurdering af tilbud, d. kontakt til deltagere fra GF med byggefaglig baggrund og e. aftalt opfølgningsmøde med a4 den 1. maj Ad a: Sammenlignet med andre tekniske rådgivningsfirmaer med et godt omdømme i markedet, så ligger honoraret for a4 på samme niveau. Ad b: Efter besigtigelse og gennemgang af det vedtagne projekt modtog bestyrelsen tilbud fra et mindre rådgivende ingeniørfirma, hvis honorar svarede til en gennemsnitlig besparelse pr. ejer på kr. inkl. moms. Set i forhold til den samlede udgiftsramme vurderede bestyrelsen ikke, at denne besparelse ville opveje opstart af samarbejde med nye rådgivere. Ad c: Vurderingen af de afgivne tilbud var, at de oplyste honorarer tilsvarer de omfattede ydelse. Ad d: Bestyrelsen afventer mulige alternative forslag fra de af foreningens ejere, der gav udtryk for at have idéer til andre løsninger for rådgivning. Ad e: opfølgningsmødet skal afklare spørgsmål fra generalforsamlingen og alternative forslag fra de ingeniører, som bestyrelsen har været i kontakt med. På generalforsamlingen blev der desuden stillet spørgsmål til, hvilke ydelser den tekniske rådgivning omfatter og nødvendigheden heraf. Teknisk rådgivning omfatter: - Rådgivning under beslutningsfasen: Afgrænsning af arbejder - Projektering: Udarbejdelse af detailprojekt - Udbud: Udarbejdelse af udbudsmateriale - Udarbejdelse af dokumentation samt kontakt til kommunen - Rådgivning vedr. udvælgelse af entreprenører til afgivelse af tilbud - Indhentning af tilbud samt vurdering heraf - Udarbejdelse af aftaler/kontrakter med entreprenøren - Afholdelse af opstartsmøde med entreprenør og bestyrelse - Udarbejdelse af informations- og varslingsskrivelser samt kontakt til beboere - Løbende tilsyn med med arbejdets udførelse og kontrol af entreprenørens kvalitetssikring - Afholdelse af ugentlige byggemøder med referat på mail samme dag - Styring af byggeøkonomi og kontrol af entreprenørens á conto begæringer før udbetaling samt opfølgning i forhold til det godkendte budget - Afholdelse af afleveringsforretning og udarbejdelse af afleveringsprotokol - Afslutning af byggesagen overfor kommunen - Kontrol af at entreprenøren udbedre påtalte mangler - Udarbejdelse af entrepriseregnskab - Afholdelse af 1 års gennemgang af det udførte arbejde med entrenøren og bestyrelse - Påtale af enventuelle mangler inden nedskrivning af garantien - Løbende rådighed i forbindelse med bestyrelsesmøder, beboermøder, generalforsamlinger mm. hvor det er relevant - Løbende involvering af bestyrelsen i beslutninger hvor det er relevant

3 Ovenstående aktiviteter er efter bestyrelsens vurdering afgørende for at projektet forløber planmæssigt i alle faser, og for at der foregår nødvendig kontrol af kvalitet og økonomi. Der er ingen af bestyrelsens medlemmer, der har den fornødne kompetence til at forestå disse opgaver. Bestyrelsen fastholder derfor sin beslutning om, at der skal byggetekniske rådgivere på vedligeholdelsesprojektet. Ad 4) Juridisk/økonomisk rådgivning På generalforsamlingen fremførte en enkelt deltager ønske om, at bestyrelsen undersøgte muligheden for anden juridisk/økonomisk rådgivning med henvisning til det i budgettet oplyste honorar. Sat i forhold til de samlede budgetterede udgifter til det vedtagne renovationsprojekt, så udgør juridisk/økonomisk rådgivning 4,5 %, hvilket dog også indeholder juridisk rådgivning forud for generalforsamlingen. Bestyrelsen har indgået en aftale med SWE om juridisk/økonomisk rådgivning, hvor honoraret i forbindelse med selve byggeprojektet er 3% af de samlede bruttoombygningsudgifter inkl. moms. Honoraret er altså variabelt i forhold til det endelige byggeregnskab og vil maksimalt blive kr. inkl. moms jf. det besluttede vedligeholdelsesprojekt. Ydelserne, der er omfattet af honoraret, er: - Udarbejdelse af referat så de juridiske bemyndigelser fremstår korrekt - Rådgivning og eventuel medvirken til indhentelse af tilbud på fælles byggelån samt medvirken til optagelse af sådanne lån - Juridisk bistand i forbindelse med indgåelse af kontrakt med de tekniske rådgivere - Juridisk bistand i forbindelse med den tekniske rådgivers udarbejdelse af udbudsmateriale - Bistand ved afholdelse af licitation og forhandling med entreprenører - Udarbejdelse af entreprisekontrakt og etablering af evt. nødvendige sikkerhedsstillelser fra foreningen samt kontrol af entreprenørens sikkerhedsstillelse - Tegning af all-risk entrepriseforsikring og eventuelt andre aftalte forsikringer samt anmeldelse af byggearbejdets påbegyndelse - Rådgivning af bestyrelsen og den tekniske rådgiver angående juridiske eller økonomiske spørgsmål i forbindelse med byggeriet - Rådgivning af bestyrelsen ved evt. ekstra arbejder og besparelser - Betaling af anviste regninger fra entreprenører, teknikere m.fl. - Løbende budgetkontrol samt udarbejdelse af endeligt byggeregnskab på baggrund af entrepriseregnskab udarbejdet af tekniker - Bistand ved opkrævning af bidrag fra ejerlejlighedsejere mv. - Bistand ved efterfølgende indfrielse af fælleslån indtil lånet er færdig amortiseret - Bistand ved afleveringsforretning - Bistand ved normal nedskrivelse af garantier ved aflevering samt efter 1. og 5. eftersyn på baggrund af henvendelse fra bestyrelsen eller teknisk rådgiver Det er fortsat bestyrelsens opfattelse, at juridisk/økonomisk bistand er en nødvendighed i forbindelse med vedligeholdelsesprojektet. Der er ingen af bestyrelsens medlemmer, der har den fornødne kompetence til at varetage disse opgaver. Bestyrelsen fastholder derfor sin beslutning om, at have juridisk/økonomisk rådgivning på projektet.

4 Angående honorar så er det almindelig praksis inden for byggesagsadministration, at det udregnes relativt i forhold til byggesagens omfang. Ud fra oplyste priser tilgængelige via internettet, så ligger sådanne honorarer mellem 2,5-3%. Der vil altså potentielt kunne opnås en besparelse omkring kr. inkl. moms pr. ejer i gennemsnit. Set i forhold til det samlede budget, så er bestyrelsen enige om, at der ikke ser ud til at være nævneværdig besparelse at hente på rådgivningsposterne. Det lader nærmere til at være valget af entreprenør og selve afviklingen af projektet, der vil have betydning for det endelige byggeregnskab. Det blev derfor besluttet, at samarbejdet med SWE Lån & Byg fortsættes, da bestyrelsen i øvrigt oplever kompetent rådgivning og nem tilgængelighed og hurtig reaktion i forbindelse med telefonog mailkontakt. Ad 5) Løbende vedligeholdelse a. Udrydelse af duer på loftet Som orienteret på generalforsamlingen så har et vindue på spidsloftet været efterladt åbent. Det medførte, at en dueflok havde taget bolig deroppe og anlagt mindst tre reder. Det kan være meget dyrt at få gennemført skadedyrsbekæmpelse, men foreningens ejendomsservice formidlede en direkte kontakt, så opgaven blev løst væsentligt billigere end hos etablerede skadedyrsbekæmpere. Det er dog en ærgerlig merudgift, som foreningen er blevet påført. Der bliver sat hønsenet for samtlige tilgængelige tagvinduer, og alle ejere af loftrum med vinduer skal sikre, at disse til enhver tid holdes lukkede. Hvis en tilsvarende skade i fremtiden kan henføres til en eller flere ejere, så vil de blive opkrævet omkostningen for den efterfølgende oprydning b. Graffitiafrensning Der er endelig blevet afrenset graffiti på ejendommen samt påført anti-graffiti-film for løbende vedligeholdelse fremover. Afrensningen var blevet yderligere forsinket, idet Den Rene Facade grundet en misforståelse havde renset en ejendom på et hjørne længere oppe ad Vibevej. Afrensningen har pyntet meget på ejendommen, og det er bestyrelsens forhåbning, at den pænere fremtoning også vil hjælpe på mængden af affald, der smides uden for bageriudsalget. c. Udskiftning af ventiler på varmeanlæg mm. Der er opstået flere skader på det gamle varmeanlæg. Flere ventiler på loftet er tærede og står og drypper. De bør derfor skiftes, inden der kommer akut skade. Desuden blev der i forbindelse med løbende tilsyn af fyret opdaget en akut skade på en større ventil i fyrkælderen. Der blev tilkaldt blikkenslager akut, der reparerede denne midlertidigt. Den skal dog udskiftes hurtigst muligt. Ventiler mm. er isoleret med asbest, og det skal afrenses af en professionel isoleringsmand. Efter indhentning af tilbud sættes de akutte arbejder i gang. Ejendommens varmemester har mistanke om, at skaderne på de gamle ventiler delvist skyldes, at der har været overtryk på varmeanlægget. Bestyrelsen har kendskab til, at tilkaldte håndværkere ved flere lejligheder har været i fyrkælderen og gennemført ændringer på anlægget. Derfor har bestyrelsen fået udskiftet låsen til fyrkælderen, så det kun er håndværkere, som bestyrelsen har kendskab til, der kan komme derned. Hvis enkelte ejere har behov for adgang til fyrkælderen i

5 forbindelse med individuelle arbejder, så skal foreningens varmemester Torben Weidich fra PLANREN kontaktes. Hans kontaktoplysninger kan findes på vibehjoernet.dk. Der er også identificeret mindre akutte skader på isoleringen af fyret i kælderen generelt. Det drejer sig formentlig om skader, der er opstået fordi der har stået vand i kælderen på et tidspunkt samt rotteangreb. Sidstnævnte i forbindelse med, at et vindue i fyrkælderen var faldet ud, og i en periode har der været rotter i kælderen, som har spist af isoleringen på fyret. Efter konsultation med rottefænger fra Københavns Kommune og opsætning af fælder er det fastslået, at der ikke længere er rotter dernede. Disse skader forsøges i første omgang anmeldt til foreningens forsikringsselskab. Tilbud indhentes samtidig med tilbudet på de akutte arbejder. Ad 6) Arbejdsdag Lørdag den 15. juni blev fastsat som dato for den kommende arbejdsdag. Datoen blev indført i referatet for generalforsamlingen for generel orientering, og der opsættes opslag, så også lejere i ejendommen inviteres til arbejdsdagen. Af opgaver drøftedes: - Maling af hoveddøre til gaden - Ophængning af opslagstavler i opgangene til beboerinformation - Maling af kælderdøre i gården og døren til fra gården til bagerbutikken - Opsætning af blomsterkasser, krukker og potter med planter og blomster i gården - Opsætning af grill - Opsætning af gitre for kældervinduer, der er faldet ned - Eventuelt opsætning af manglende etape af cykelstativ (afhænger af pris) - Bestilling af container og oprydning på fællesarealer (spidsloft, kælder og gård) Det planlægges, at arbejdsdagen afsluttes med grill i gården, hvor foreningen sørger for salater, snacks, pølser og vand. Deltagerne selv sørger eventuelt for andet kød, øl og vin til eget forbrug. Ad 7) Kommende bestyrelsesmøder Det blev besluttet, at der afholdes fire faste bestyrelsesmøder frem til næste ordinære generalforsamling. Møderne afholdes første mandag i kvartalet med mindre andet er aftalt forud. Bestyrelsens suppleanter vil blive indkaldt til disse møder. Der vedtages en fast dagsorden på næste møde, der afholdes 1. juli Tidspunkt og sted oplyses i forbindelse med indkaldelsen. I forbindelse med det vedligeholdelsesprojekt, der blev vedtaget på generalforsamlingen, forventes en øget mødeaktivitet. Da hurtig afvikling af disse møder er vigtigt for tidsplan og fremdrift på projektet generelt, så vil det primært være de faste bestyrelsesmedlemmer, som indkaldes til disse møder. Møder afholdes til tider online på Skype for at minimere tidsforbrug til transport og dermed gøre det lettere for alle at finde tid til at deltage. Suppleanterne opfordres generelt til at deltage aktivt i bestyrelsesarbejdet, og i den forbindelse vil de blive indkaldt og holdt opdateret på lige fod med den øvrige bestyrelse. Til alle afholdte møder vil der blive taget referat, der lægges på vibehjoernet.dk/dokumenter til foreningens orientering. Ad 8) Evt. Der var ikke yderligere til drøftelse.