Projektbeskrivelse. Tele-koordination. et pilotprojekt om tværsektoriel koordinering ved udskrivelse af apopleksipatienter

Transkript

1 Projektbeskrivelse Tele-koordination et pilotprojekt om tværsektoriel koordinering ved udskrivelse af apopleksipatienter 1

2 1. Projektets deltagere KØBENHAVNS KOMMUNE Kontaktperson: Pia Hansen Mail: HØJE TAASTRUP KOMMUNE Kontaktperson: Helle Langberg Mail: GLOSTRUP KOMMUNE Kontaktperson: Lisa Jeppesen Mail: VALLENSBÆK KOMMUNE Kontaktperson: Trine Streibig Mail: ISHØJ KOMMUNE Kontaktperson: Vicky Eliasen Mail: Neurologisk klinik Rigshospitalet Kontaktperson: Helle Iversen Mail: Videncenter for hjælpemidler og velfærdsteknologi Kontaktperson: Tina Strid Carstensen Mail: 2

3 2. Baggrund I forbindelse med planlægning af udskrivelsen, for de patienter der har behov for kommunale ydelser efter indlæggelsen, inviterer hospitalet ofte en kommunal visitator ind til en udskrivningskonference på hospitalet. Formålet med konferencen er: o At styrke det sammenhængende patientforløb ved at skabe en god og tryg udskrivelse for patient og evt. pårørende. o At sikre videregivelse af information fra personalet på hospitalet til personalet i kommune o At give patient og pårørende mulighed for o At stille spørgsmål til personale fra begge sektorer o At få viden om kommunale tilbud o At give oplysninger om private forhold der har betydning for udskrivelsen På grund af den øgede specialisering i sundhedsvæsenet er flere specialer kommet længere væk fra borgeren. Det faktum, sammen med øvrige krav om besparelse i det offentlige, gør det nødvendigt at finde og afprøve nye metoder til at fastholde den gode kvalitet i det tværsektorielle samarbejde. Flere kommuner i region hovedstaden har vist interesse for at afholde udskrivningskonferencerne på en mere tidsbesparende og fleksibel måde, men uden at gå på kompromis med kvaliteten for den enkelt patient/borger. I andre regioner (Sjælland og Syddanmark) har man gode erfaringer med at anvende tværsektorielle videokonferencer som et alternativ til det fysiske møde 1. Erfaringerne er bla. kortere ventetid på tværsektorielle konferencer, hurtigere sagsbehandling i kommunen og deraf hurtigere udskrivelse fra hospitalet. 3. Projektets formål Formålet er at afprøve tværsektorielle videokonferencer som et alternativ til den konventionelle tværsektorielle udskrivningskonference Delmål: 1. At afprøve tværsektorielle videokonferencer som metode i planlægning af udskrivelsen 2. At afdække om det er muligt at udveksle oplysninger, der er relevante for udskrivelsesplanlægningen på en fleksibel og tidsbesparende måde 3. At belyse de udfordringer og problematikker der kan være ved at erstatte konventionelle konferencer med videokonferencer, set i forhold til teknologien, patientperspektivet, organisationen og økonomien. 4. At afdække om det er muligt at nedbringe ventetiden på udskrivningskonferencer 3.2 Succeskriterier:

4 1. 80 % af patienter/pårørende som deltager i den nye mødeform oplever, at de bliver medinddraget under mødet % af personalet oplever at den nye mødeform kan anvendes som et godt alternativ til konventionel konference 3. Nedbringe vej-tid for kommunale visitatorer med 95 % 4. Ventetiden på tværsektoriel videokonference er højst 2 døgn (hverdage) 5. Der er gennemført 50 telekonferencer i projektperioden 4. Målgrupper 4.1. Inklusionskriterier for medarbejdere: Plejepersonale ansat på Apopleksiklinikken i Neurologisk Klinik, Rigshospitalet Koordinerende visitatorer ansat i deltagende projektkommuner 4.2. Inklusionskriterier for patienter/borgere: Patienter/borgere med bopæl i en af de 5 projektkommuner, som er indlagt på Apopleksiklinikken i Neurologisk Klinik, Rigshospitalet. Apopleksiklinikken består af 62 senge, heraf 29 akut-senge og 32 rehabiliterings-senge. Patienter/borgere med væsentlig ændring af funktionsniveau, hvor man ellers ville indkalde kommunen til udskrivningskonference. Her er tale om komplekse patientforløb med behov for omfattende koordinering i forbindelse med udskrivelsen, som det også er beskrevet i Sundhedsaftalen 2. Pårørende til ovenstående Eksklusionskriterier for patienter/borgere: Patienter/borgere hvor der indledes eller er en igangværende værgesag. 5. Beskrivelse af aktiviteten Når det er besluttet, at der skal afholdes udskrivningskonference i et konkret forløb, indhentes patientens samtykke, hvorefter kommunen anmodes om videokonference via Plejeforløbsplanen. I forbindelse med videokonferencen skal personalet i begge sektorer udfylde en tjekliste med data om tidsforbrug mv. På dagen for videokonferencen samles plejepersonale, patienten og evt. pårørende i konferencerummet hvorefter der kaldes op til det virtuelle møderum (se afsnit 7.1). Umiddelbart efter videokonferencen kontaktes patienten og evt. pårørende af projektleder eller tovholder der gennemfører et kort interview på baggrund af struktureret spørgeskema. Efterfølgende indhentes oplysning om evt. dato for Melding og færdigbehandling. 6. Effektmåling Projektet opdeles i to faser: 2 4

5 6.1 Indsamling af data til baseline: I denne periode afholdes udskrivningskonferencer på konventionel vis, hvor den kommunale visitator møder op på hospitalet og er fysisk til stede ved konferencen. Flg. data indsamles: Personalet i begge sektorer udfylder en tjekliste med oplysning om ressourceforbrug (ventetid, transporttid, sagsbehandling) på udskrivningskonferencen. Interview af patienten og evt. pårørende efter udskrivningskonferencen mhp at afdække oplevelsen for patienten. Der trækkes oplysninger om evt. dato for melding om færdigbehandling (MOF) samt udskrivningsdato fra OPUS. 6.2 Indsamling af data i implementeringsfasen: I denne periode afholdes alle udskrivningskonferencer imellem hospitalet og de 5 projektkommuner, som udgangspunkt, via videokonference. Undtagelsen kan være, at patienten ikke ønsker at deltage i projektet, og i det tilfælde afholdes udskrivningskonferencen på konventionel vis. Flg. data indsamles: Samme data som indsamles i baseline-perioden (tjekliste, interview og journaloplysninger) Personalets oplevelse af metoden afdækkes via: o Fokusgruppeinterview af personale i begge sektorer o Spørgeskema der sendes ud til alle involverede medarbejdere i begge sektorer Der gennemføres desuden en grunddig litteratursøgning mhp andres erfaring med brugen af videokonferencer i forbindelse med udskrivelsesplanlægning i komplekse patientforløb. 7. Forudsætninger og afhængigheder Projektet forudsætter at der anskaffes teknisk udstyr i begge sektorer, der muliggør at afholde videokonferencer. På hospitalet skal udstyret opsættes i et rum der ligger tæt på de involverede sengeafsnit. Personalet skal oplæres i brugen af udstyret og der skal være nem adgang til support, hvis/når der er tekniske udfordringer. I projektperioden (implementeringsfasen) er det besluttet, at alle udskrivningskonferencer med deltagende kommuner, planlægges som videokonferencer. Dog er det forudsat at patienten og de pårørende samtykker om at deltage i den nye konferenceform. 7.1 Teknisk løsning: På afdelingen er indrettet lokale med videokonferenceudstyr fra Cisco (MX skærm) og personalet er uddannet i brugen af udstyret. 5

6 I projektperioden er der oprettet et virtuelt MedCom møderum som alle deltagere ringer ind i (figur 1). Det virtuelle møderum sikrer at vi kan holde tværsektorielle videokonferencer selv om kommuner og hospital ikke har samme tekniske udstyr. Denne løsning giver også mulighed for at pårørende kan deltage via egen pc med kamera og mikrofon. Figur 1 8. Projektets leverancer 1. Rapport (MAST eller MTV) med anbefalinger om brugen af metoden, vurderet i forhold til teknologien, patientperspektivet, organisationen og økonomien. 2. Undervisning af personale i kommunen og på hospitalet i brugen af ny tele-teknologi 3. Informationsmateriale til patienter og pårørende 4. Ny procedure/vejledning til VIP/ tilføje til eksisterende vejledning med beskrivelse af den nye samarbejdsform 5. Anskaffe/installere tele-udstyr som kan kommunikerer tværsektorielt 9. Projektets organisation Projektleder: Tina Strid Carstensen, Udviklingskonsulent i VihTek Projektets styregruppe: Charlotte Kira Kimby, Afdelingsleder i VihTek Helle Klingenberg Iversen, Overlæge Neurologisk Klinik Rigshospitalet Pia Hansen, Afdelingsleder Sundheds- og Omsorgsforvaltningen Københavns kommune Helle Langberg, Teamleder Høje Taastrup kommune Lisbeth Olsen, Koordinerende sygeplejerske Glostrup kommune Jim Vårdal, souschef Sundhedsafdelingen Vallensbæk kommune Vicky Lykke Eliasen, IT-koordinator Ishøj kommune Projektgruppe: Berit Bernhardson (Københavns kommune) Trine Streibig (Vallensbæk kommune) Astrid Vidbjørg (Høje Taastrup kommune) Vicky Eliasen (Ishøj kommune) Lisa Jeppesen (Glostrup kommune) 6

7 Lisbeth Olsen (Glostrup kommune) Lone Lundbak Mathiesen (Apopleksiklinikken) Helle Dahl Jensen (Apopleksiklinikken) Malene Fogh Nielsen (Apopleksiklinikken) Heidi Christensen (Apopleksiklinikken) Pernille Fällt Clausen (Apopleksiklinikken) Tina Maibøll Bülow (Apopleksiklinikken) Dorthe Bjørndal (Apopleksiklinikken) Mirek Miroslaw Becker Warzecha (Klinik for Fysio- og ergoterapi) Per Fly Hansen (CIMT) Tina Strid Carstensen (VihTek) Tovholder på Apopleksiklinikken: Lone Lundbak Mathiesen, Udviklings- og kvalitetskoordinator 9.1 Ressourcebehov: Økonomi til betaling af udstyr Tid til undervisning af personale Supportaftale Medarbejdertimer i begge sektorer 9.2 Interessenter: Afsnitsledelsen på apopleksiklinikken Plejepersonalet i apopleksiklinikken Medarbejdere i visitationen i kommunen IT-medarbejdere i kommunen Hjerneskadekoordinatorer i kommunen Terapeuter i apopleksiklinikken Projektgruppen Styregruppen CIMT Øvrigt personale i apopleksiklinikken (neuropsyk., logopæd er, læger) Ledere i kommunen Patienter og pårørende på apopleksiklinikken NetDesign (som leverer hardware til hospitalet) Kommunale it-leverandører Samordningsudvalg i Planområde Syd Enhed for tværsektoriel udvikling (Regionsgården) Videncenter for telemedicin VihTek 9.3 Risikoanalyse: Det tekniske udstyr svigter Supporten fungerer ikke i 7

8 Der er for få konferencer der gennemføres som videokonferencer Projektgruppedeltagerne har svært ved at afsætte tid til at mødes / lave opgaver for projektet 8

9 10. Overordnet tidsplan 9