Referat fra DOF-repræsentantskabsmøde 2012

Transkript

1 Dansk Orienterings-Forbund Til Alle medlemmer af Dansk Orienterings-Forbund Referat fra DOF-repræsentantskabsmøde 2012 Mødested Mødedato Mødedeltagere Mødecenter Odense, Buchwaldsgade, Odense Lørdag den 3. marts 2012 kl til stemmer fra 38 danske orienteringsklubber. DOF s hovedbestyrelse, indbudte gæster Referat Gert Pedersen, OK Melfar DOF s formand, Helge Søgaard bød velkommen til de fremmødte. Han glædede sig til at se lidt tilbage men frem for alt at have en fælles drøftelse e af kommende udfordringer og muligheder. Han så med tilfredshed på forsamlingens sammensætning af mange, der repræsenterede orienteringsidræts livslange passion, og mange, der repræsenterer, at der sker fornyelse. Han nævnte, at vores idræt har mange præsentationsformer og fremhævede nyskabelser som Fyns Sprint- Cup, men også klassikere som Nordjysk 2-dages Påskeløb og Vestjysk 2-dages samt Spring Cup, der er ved at gennemgå en større udvikling desuden DM erne med deres høje niveau. Men de gode oplevelser skabes også i det daglige klubarbejde, ved fællespisningerne, ungdomstræningen, det ugentlige træningsløb, korttegningen og tusinde andre opgaver og initiativer, der er med til at skabe en meningsfyldt og både social- og naturmæssig berigende fritidsoplevelse, der bygger på respekt for den enkelte og solidaritet overfor fælleskabet. Vision 2015 om at orientering skal være: let at gå TIL, og let at GÅ til, er fortsat gældende., men HB er i gang med at evaluere de mange opstillede strategiske mål, og justere og tilpasse disse Helge Søgaard præsenterede forbundets nye ansatte: Michael Sørensen som ny direktør for forbundet og Anne Marie Hein som kontorist. Han glædede sig over at 2011 har budt på usædvanligt mange medaljer, både blandt MTBO-kørerne og fod- orientererne, hos seniorer og juniorer. Beklageligvis måtte han melde afbud for Preben Staun, næstformand for DIF, der var blevet ramt af sygdom. Mødereferat Side 1 af 13 Repræsentantskabsmøde 2012

2 a) Valg af dirigent og sekretær På vegne af hovedbestyrelsen foreslog Helge Søgaard Troels Nielsen, Horsens OK, som dirigent for repræsentantskabsmødet og Gert Pedersen, OK Melfar, som sekretær. Der var ikke andre forslag. Troels Nielsen konstaterede mødets lovlighed, opsummerede stemmeregler, bekendtgjorde antallet af repræsentanter b) Foredrag eller tekniske indlæg Der var planlagt 4 workshops: Vision 2015 vores fælles overligger. Skal vi justere kursen en anelse?, skal vi sætte mere fart på?, eller farer vi for hårdt frem nogle steder? Så mange som muligt skal med her Udviklingen af O-service, hvor vi ønsker at udbrede og udvide funktionaliteten, så det i endnu højere grad bliver et redskab i det daglige klubarbejde Flexible medlemskaber, som både handler om at blive flere, men også om at sikre gode adgangsbetingelser til klubberne, og at få alle talt med. Find Vej I +, som er en udvidelse af tilgængeligheden i forhold til nye målgrupper, inddragelse af andre kompetencer i klubberne, og anvendelse af ny teknologi alt med fokus på naturoplevelser. Vision 2015 Tanker omkring Vision 2015 processen Kredsene mere aktive i erfaringsudveksling Lad klubberne mødes om fælles temaer på tværs af landet til erfaringsudveksling, mødes om fælles temaer Best Case lær af hinanden Nettet er godt men også uoverskueligt personlig kontakt ofte bedre Flere fælles værktøjer, materialer til klubberne efterlyses Vi bør være mere målrettede i rekrutteringen Konfronter de nye med rigtig o-løb, vi skal være dygtigere til hurtigt at sortere Vi nurser og beskytter kan de nye nu finde vej til Find Vej Stort frafald i introforløb er et problem Der er ikke blot én måde rekruttering kan tilrettelægges på Vigtigt hurtigt at tilbyde ansvar, deltager i banelægning m.m. Et problem at mange ikke er klar til at indgå i forpligtende fællesskaber, men surfer rundt Nærhed, struktur med faste ugedage, et fastlagt udviklingsforløb ser ud til at fungere Mødereferat Side 2 af 13 Repræsentantskabsmøde 2012

3 Udviklingen af O-service Ønsker ud fra workshoppen: Alle slags arrangementer ind. Bedre visning og sortering af kalender. Tilmelding af ikke-dof medlemmer. Betalingsmetoder og afregning. Synlighed af hjælpemuligheder. Integration til andre systemer. Bedre regnskabsmodel. Søgemuligheder og mail muligheder. Enighed om finansiering: DOF kasse Flexible medlemsskaber Drøftelser i workshoppen: Grundlag: Udviklingsprojekt sammen med DIF omkring synlighed DIF har også projekt omkring fleksible medlemskaber f.eks. o Håndboldfitness o Street basket o Bedste volley Findveji giver det flere medlemmer? o Er der knaster i forhold til at få disse ind som medlemmer? Fælles medlemsskaber med anden sport Familier og alle aldersgrupper HSOK som eksempel DIF vs DGI løbeklub hhv O-klub Sport to go klippekorts ordning 12 uger og så kan man vælge Passive: Grupper i eksisterende klubber o Ski, løb, banko, pensionist gå ture o Frivillig arbejdskraft => Behov: definering af passivt medlemskab Licensordninger: Licens o Adventure / militær o Ikke konkurrence løbere o Forbunds licens Behov for klubtilknytning Kan vi få uorganiserede, der ikke er med til at etablere idrætsanlægget, ind? Medlemmer skal yde/nye = være med til at arrangere Findveji brugere SMS / mailliste medlemskaber o Barriere at gå ned og melde sig ind i en klub o Skal vi åbne for nye typer klubber Tilbud for dem der ikke vil ind i en klub? Betalingstilbud? Introduktionstilbud? Fastholdelse hvordan gør vi?? o Motion, familier, studerende forskellige niveauer og ønsker Lettere indgang for nye klubber?? Klubkontingent vs individuelt niveau Mødereferat Side 3 af 13 Repræsentantskabsmøde 2012

4 Find vej i + Nye tanker om udvikling af projektet: For at styrke oplevelsesværdien og synligheden - for at få endnu flere målgrupper i tale - har en række klubber arbejdet med at formidle kulturen eller naturen langs de faste baner. Forskellige løsninger tiltaler forskellige brugere men fælles for de nye tilbud er, at de tilfører vores sport en øget oplevelsesværdi, som kan lokke nye til. Noget der tiltaler og tiltrækker mange, især yngre brugere, er mobiltelefonen og GPS, som rummer et stort uudnyttet potentiale for at tilføre værdi til vores sport, såvel som nye måder at bruge vores kort på. Det øgede fokus vi giver naturen med Find vej PLUS viser vores samarbejdspartnere, at vi er i stand til at tage vare på naturen og kan på den måde være med til at sikre, eller måske endda bedre, vores adgang til naturen! Det vil vi bygge videre på! Adgangskursus for skovkontakter Adgang/Adfærdskampagne i samarbejde med DIF, Interessevaretagelse lokalt og centralt, osv. Kursus i Mobil, GPS og IT-løsninger Æresbevisninger og uddelinger af udmærkelser for Årets Bredde ste klub overrakt af Lisa Tantholt, Breddeudvalget Hædersprisen er nyindstiftet, og formålet er at finde den klub i Danmark, der i forhold til sin størrelse har den største bredde, med den hensigt, at klubberne generelt motiverer flere til at deltage i løb, og at få så mange som muligt af klubbens medlemmer til at deltage. Det kan måles på mange måder, men Breddeudvalget har besluttet at følge Ole Gjøtterups metode, der viser deltagertallet i divisionsmatcher i forhold til medlemstallet. Ud fra 3 divisionsmatcher og en op-nedrykningsmatch er det endt med, at det er OK SG, der for 2011 kan kåres som den bredde ste klub. Mødereferat Side 4 af 13 Repræsentantskabsmøde 2012

5 Æresbevisninger og uddelinger af udmærkelser for Årets Løber overrakt af Dorthe Hansen, Eliteudvalget Ida Bobach, Silkeborg OK for 3. år i træk efter åben afstemning blandt alt O-folket. Dorthe Hansen formulerede en tak fra Eliteudvalget for resultater, der profilerer O-sporten, en tak fra Silkeborg OK for indsatsen som ungdomstræner og en tak fra familien for gode oplevelser. Hun overbragte en hilsen fra Ida, der i øjeblikket træner sammen med det franske landshold. Årets MTB-O rytter overrakt af Bjarke Refslund, MTBO-udvalget Erik Skovgaard Knudsen, Faaborg OK og OK Pan - efter åben afstemning blandt alt O-folket. Bjarke Refslund fremhævede Eriks træningsflid, som er baggrunden for podieplacering ved 6 ud af 8 mesterskabsarrangementer, for sejren i World Cup og at han er nr. 2 på verdensranglisten. Årets kortprofil overrakt af John Holm, Kortudvalget Kai Ø. Laursen Aalborg OK for at være korttegner i mange år, og have udviklet sig til tovholder for korttegningen ved Junior WM 2010 samt tovholder for korttegningen ved det kommende Militære WM i Danmark. Desuden er Kai Ø. nyudnævnt kortkonsulent. Årets Træner overrakt af Dorthe Hansen, Eliteudvalget Mette Jørgensen, Silkeborg OK for en god trænerindsats, specielt for at tage initiativ til at udvikle Junior ATK så det tilbud de får, ikke bare er en tillempet kopi af den træning, der tilbydes de ældre. Mette har givet gruppen egen identitet. Silva-blokken - overrakt af Troels Bent Hansen, Østkredsudvalget Mogens Jørgensen, FSK Orientering, Helsingør SOK, OK SG, PI-København og Søllerød OK for at have skabt sig en identitet som Mr. SportIdent, for at hjælpe med alle tekniske spørgsmål og problemer og for i mange at at have været aktiv på kredsplan. Organisatoren overrakt af formand Helge Søgaard Lars Ole Kopp, Karup OK har i årevis været en drivende kraft i flere klubber med hjemsted på den jyske hede stået for vinterlangdistanceløb, utallige stævner, banelægninger og andre arrangementsopgaver. sikret, at klubber over det ganske land har haft både materiel og beregningsudstyr til rådighed, og var et efterspurgt redskab ikke på lager, så fabrikeredes det bare. mødt troligt op med Eventvognen, og støttet nye initiativer hurtigere end vi andre kan nå at tænke tanken. udviklet idebanken InNORDvasion, der har mange gode initiativer bag sig, med lune, kærlighed og mild, men fast hånd, ledet Nordkredsen gennem mange år til gavn og glæde for en række klubber. Indsatsen her har altid gjort det til en fornøjelse at deltage i kredsmøderne. været et værdsat medlem af HB, hvor fællesskab, udvikling og pragmatiske løsninger er sat over egne eller subjektive hensyn. Mødereferat Side 5 af 13 Repræsentantskabsmøde 2012

6 DOF-ærestegn overrakt af formand Helge Søgaard Ærestegn nr. 57 blev tildelt Eskild Rønne, Kildeholm OK - for at stifte Kildeholm OK i 1975, og være formand siden. at engagere sig i Ølstykke Idræts Union og være formand for Egedals Idrætssammenslutning. at varetage opgaver som referent, initiativtager til løb, igangsætter, motivator, indpisker og festarrangør. at være redaktør, trykker og omdeler af klubbladet KOK-NYT med 12 årlige udgivelser siden at skaffe Kildeholm OK et klubhus i Ærestegn nr. 58 blev tildelt Bjørn Jørgensen, OK Roskilde - for at være en fast person, der både går efter egne mål, men i særdeleshed efter orienteringsidrættens mål. at have sat varige spor med korttegning og løbsarrangementer, især på Vestsjælland at have været tæt knyttet til Skovkarlebevægelsen i mange år, og stifter af Vestsjællands Skovkarleklub. at have modtaget Skovkarlenes ypperste udmærkelse som Guldkarl. Ærestegn nr. 59 blev tildelt Lars Olsen, Roskilde OK - for et HB-arbejde præget af stor seriøsitet og indlevelse i opgaven. at have kastet hele sin både juridiske uddannelse og økonomiske indsigt ind i styringen af forbundets økonomi. at starte i PLAN-udvalget og senere bestride den ene næstformandspost i HB. at have køligt og analyserende overblik, og blik for detaljen eller strategiske overvejelser. Ærestegn nr. 60 blev tildelt Lars-Ole Kopp, Karup OK for et HB-arbejde præget af stor seriøsitet og indlevelse i opgaven. med usvigelig sikker, praktisk hånd og jysk lune at have styret og udviklet klubberne i Nordkredsen. et ukueligt engagement og virketrang, hvad enten det gælder DOF-butikken, løbsarrangementer eller alle mulige andre initiativer. At have gjort, at klubledermøderne i Nordkredsen altid har været en fornøjelse at deltage i. Mødereferat Side 6 af 13 Repræsentantskabsmøde 2012

7 c) Beretning om forbundets virksomhed ved formanden og de faste fag- og kredsudvalg. Helge Søgaard fik nu ordet igen for den mundtlige beretning, hvor han først refererede til den skriftlige beretning. Han omtalte Find Vej I som et utroligt stærkt koncept, og samtidigt en meget stor visionsbærer frem til Strategien om, at vi skal blive flere orienteringsløbere, og gøre det let at gå til, er i udstrakt grad bundet op på de mange og kreative Find Vej I - projekter, der er etableret over hele landet. Desuden opfordrede han alle til at deltage aktivt i Find Vej I dagen, den 28. April, og de opfølgninger, der bliver nødvendige. Vi har et rigtigt godt budskab og et værdifuldt produkt, som vi godt kan være stolte af. O-service er et unikt system til håndtering af tilmeldinger og medlemsregistrering, som bliver udvidet og forbedret, så det kan anvendes til en række andre formål. Derfor advarede han mod at bruge tid, penge og energi på at opfinde mindre separate systemer eller tiltag hvor vi downloader udenlandske tilsvarende systemer. Mangler ved systemet skal registreres og forbedres inden for forbundet, også fordi det er forbundets grundlag for al statistik og dermed de mange tilskudsbaserede projekter. Det er en vigtig del af vores fælles succesoplevelse, at vi netop kan dokumentere både vækst og fremgang. Han opfordrede klubberne til at se medlemsskaren efter og benytte eventuelle kontingentrestancer, som en unik mulighed for at kontakte medlemmerne med oplysning om tilbud snarere end at afskrive dem. Den samme opfordring kom omkring vurderingen af medlemmerne som passive eller aktive. Vedtagelsen siger klart at passiv er passiv og det betyder HELT PASSIV. Løber eller går de træningsløb eller deltager i andre dele af klubbens liv og aktiviteter skal de betragtes som aktive. DOFs mål er at få 1500 nye medlemmer i de kommende år. Det har før været et mål, men forskellen er en større markedsføring og synlighed end tidligere. 500 medlemmer pr. år kræver kun at ca. halvdelen af alle klubber stiller med 10 medlemmer flere end nu, eller at alle klubber mønstrer 5-6 nye medlemmer, eksempelvis 2 familier og et par enkelte solister. Han anbefalede at søge råd og vejledning hos forbundets konsulenter. De drager gerne ud til møder og drøftelser om, hvad der skal til i den enkelte klub. Helge Søgaard opregnede roller og opgaver i samspillet mellem klubber og forbund: Klubberne skaber og tilbyder: Arrangementer og oplevelser på alle niveauer, et frit og forpligtende fællesskab i klublivet og gennem sociale aktiviteter, hvor der er plads til forskellighed og det at være anderledes, små og nære oplevelser fra det ugentlige træningsløb og store sus fra et DM eller en klubtur. Forbundets opgave er: At skabe rammer,(regler, love, systemer, planlægning og adgangsbetingelser), at tilbyde udviklingsprojekter og initiativer, der gør det nemmere at være klub at tilvejebringe kommunikationsmidler, markedsføringsmateriale og at varetage den daglige klubservicering, at varetage nationale og internationale forpligtelser og politiske kontakter, som handler om fælles normer indenfor kort og konkurrencer samt et økonomisk og samfundsmæssigt forpligtende fællesskab med DIF, Team Danmark m.fl. og endelig at ansøge og tiltrække eksterne midler hvor de findes og lade dem tilflyde klubberne via brugbare projekter og udviklingstiltag, som alle kan have glæde og gavn af i klubarbejdet. Han havde nogle kommentarer til terminslisterne og løbsudviklingen i kredsene, hvor der i øjeblikket er en svagt faldende udvikling i antallet af starter til afgiftsbelagte løb og desværre også et fald i antallet af løb, der er afgiftsbelagte, hvorimod der er en kraftig vækst i antallet af løbstilbud udenfor terminslisten og O-service og dermed uden afgift. Det er positivt, at der udfoldes mange gode initiativer rundt omkring i klubberne omkring børneløb, skovkarusselløb, specialarrangementer, temaløb og udnyttelse af alternative terræner. Det er rigtigt godt og bestemt en tendens, som skal forfølges, udvides og udvikles mest muligt, for den betyder alsidighed, initiativ og en åben markedsføring af vores idræt. Det er imidlertid betænkeligt at denne udvikling på sigt reelt underminerer forbundets indtægtsmuligheder i forhold til de nugældende beslutninger, dem vi baserer en stor del af vores økonomi på. Mødereferat Side 7 af 13 Repræsentantskabsmøde 2012

8 Han opfordrede til at udbrede disse gode tilbud for en bredere kreds, men at gøre det via O-service eller via terminslisten, og at lade være med at være så fokuseret på om deltagelsen koster små beløb mere eller mindre. Orienteringsidræt er et produkt, der sagtens kan værdisættes lidt højere! Set i det lys henstillede han til, at man ikke laver kassetænkning omkring afgiftspligt eller ej ved løb. Reelt set er der tale om småpenge i forskel på afgiftsløb og ikke-afgiftsløb. Han ønskede sig flere løbstilbud med på listen for der er en sammenhæng mellem startafgifter og medlemsafgifter over for økonomien bag udviklingen af vores idræt og vort fælles forbund, og det er derfor vigtigt med en stor solidaritet på området. Ellers kan vi ganske enkelt ikke fastholde intensiteten i tilbud og muligheder. Kommentarerne mundede ud i to udsagn: Han opfordrede alle til at starte en diskussion i klubben, hvordan klubben kan medvirke til såvel medlemsfremgang som udvikling i de medlemsrelaterede afgifter. Desuden annoncerede han en analyse af forbundets fremtidige muligheder for indtægter gennem løbs- og medlemsafgifter, herunder især at præsentere nye metoder og midler til at sikre indtægterne i fremtiden. Han understregede herunder, at der er tale om at sikre indtægtsgrundlag i modsætning til det at forøge afgifterne. Desuden at der er tale om langsigtede løsninger, ikke panikhandlinger. Jeg syntes det er vigtigt, at vi har en helt åben dialog herom, og at denne ikke kommer til at handle om at tage fra hinanden, men tværtimod om at give til hinanden og dermed skabe de bedste fælles muligheder for udvikling og driften af vores idræt! I 2012 vil der specielt blive arbejdet med projekter under Vision 2015: Forøgelse af medlemstallet. Fastholde en høj grad af klubservicering. Udvikling af O-service. Overvejelser om indtægtsgrundlag og forberedelse af en dialog, der kan løbe i 2012 og Indsats i det internationale arbejde og derudover alle fagudvalgenes opgaver Han sluttede sin mundtlige beretning med en tak til alle samarbejdspartnere. Der var kun én kommentar til den mundtlige beretning, nemlig fra Poul Erik Birk Jacobsen Røde, Tisvilde Hegn OK, der anerkendte beretningerne, idet han beklagede ikke at kunne fremføre kritik. Han roste hovedbestyrelsen og forbundet, især systemet med medlemsrelaterede afgifter. Desuden var han tilfreds med den tydelighed, der har kendetegnet såvel udsagn som udførelse fra forbundets side. Formandens beretning blev herefter enstemmigt godkendt. Michael Sørensen, forbundets direktør, supplerede sin skriftlige beretning med at takke for sin ansættelse og den modtagelse, han havde fået. Forbundet er i gang med at afslutte Find vej i projektet med dets over 100 delprojekter. Der vil blive bygget videre med Find vej i +projekter, men der er begrænsede midler i den pulje fremover. Han opfordrede til at alle medlemmer skal inddrages i at støtte på Find Vej i- dagen 28/4. Han præsenterede forbundets ansatte: Gert Nielsen, Udviklingskonsulent Anne Marie Kamilles, Projektleder Find vej i Martin Hedal, Udviklingskonsulent Signe Larsen, Assistent for Martin Anne Marie Hein, Administrativ medarbejder Lars Lindstrøm, Landstræner Emil Thorsen, Juniorlandstræner Bjarne Hoffmann, Juniorlandstræner og elitekoordinator Gry Johannsen, Juniorlandstræner Flemming Nørgaard, Kortsupervisor Mødereferat Side 8 af 13 Repræsentantskabsmøde 2012

9 Kate Nielsen, Sydkredsen ønskede ikke at tilføje noget til sin skriftlige beretning. Troels Bent Hansen, Østkredsen ønskede ikke at tilføje noget til sin skriftlige beretning. Stig Andersen, Herlufsholm OK spurgte, hvad der fra kredsens side var gjort for de 2 klubber, der er lukket i Troels Bent Hansen erkendte, at der ikke var taget initiativer fra Østkredsens side. Bjørn Jørgensen, Roskilde OK forklarede, at Vestsjællands OK oprindeligt var oprettet son en arrangementsklub, med baggrund i Skovkarlebevægelsen. Overskuddet fra arrangementerne er tilfaldet orienteringsungdom i Østkredsen. Klubbens berettigelse og muligheder har ændret sig, så der ikke er grund til at opretholde klubben. Slagelse OC har været centreret omkring et enkelt medlem, og da han trak sig, lukkedes klubben naturligt. Klubbens midler er bundet i 5 år frem og vil tilfalde en eventuelt genstartet klub. Birgitte Halle, Nordkredsen ønskede ikke at tilføje noget til sin skriftlige beretning. Jens-Jørgen Lyngaa, Plan udvalget supplerede sin beretning med at oplyse, at KUM efter lidt rejse i kalenderen bevares i foråret. Merete Spangsberg Nielsen, Børn & Unge udvalget ønskede ikke at tilføje noget til sin skriftlige beretning. John Holm, Kort udvalget oplyste, at der er sket en revision af kortreglementet, og at det nye reglement er at finde på Kortudvalgets hjemmeside. Revisionen er en styring af kortsalget klubberne imellem. Det er nu et krav for at kunne kræve den høje pris, at en kortkonsulent har medvirket ved kortets fremstilling. Kortudvalget anbefaler i øvrigt, at kortkonsulenterne involveres, så snart et kortprojekt starter, men der er dog mulighed for inddragelse senere i projektet. Lisa Tantholt, Bredde udvalget udnævnte Månedens klubber for februar: Nordvest OK (små) & Odense OK (store). Dorthe Hansen, Elite udvalget pointerede, at udvalget tager kommentarer og kritik seriøst og reagerer på input. Hun oplyste, at ATK har fokus på trænergerningen, og at hun håbede, at klubberne fortsat prioriterer træneruddannelsen højt. Endelig rettede hun en stor tak til alle de trænere, der støtter Eliteudvalget. Bjarke Refslund MTBO udvalget ønskede ikke at tilføje noget til sin skriftlige beretning. Herefter blev alle øvrige beretninger godkendt. Mødereferat Side 9 af 13 Repræsentantskabsmøde 2012

10 d) Regnskab og budget 1. Forelæggelse og eventuel godkendelse af det reviderede regnskab Regnskabet fremgår af mødemappen for repræsentantskabsmødet. Det 2011-budget, der er optrykt sammen med regnskabet er det reviderede budget pr. 1/9 2011, godkendt af HB. Regnskabet balancerer med en omsætning på 8,2 mill. kr. og et overskud på godt kr. Egenkapitalen er nu 1,2 mill. kr. Lars Olsen kommenterede udvalgte regnskabsposter: Find Vej i projektet: Udgifter og indtægtsført tilskud modsvarer hinanden. Mindreforbrug på kr. samt uforbrugte fra tidligere år overføres til Projektet afsluttes i første halvår af ATK-projekt: Uforbrugt tilskud på kr. overføres til MTBO har hidtil haft status af et projektet, men vil fremover indgå som almindelige udvalgsaktiviteter. Strategi omkring projekter: Projektmidlerne skal være med til at finansiere de afledte driftsomkostninger (også kaldet overhead ). Strategien er i vidt omfang accepteret af projektbevillingsgiverne. Lars Olsen erkendte, at der findes uklarheder i den regnskabsmæssige håndtering af overhead; Disse uklarheder søges afklaret fremover. Eventvognen samt tegning af tre særlige o-kort finansieres med kr., som senere betales af Lokaleog Anlægsfonden som et bevilget projekt. Tilgodehavender for Find Vej i-projekterne, ca. 1,5 mill. kr. pr. 1/1 2012, er indfriet med ca kr., så der udestår stadig ca kr. Catching Features Live-midler (ca kr.) forventes udnyttet i Lars Olsen takkede direktøren og de interne revisorer for deres store arbejde ved udfærdigelsen af regnskabet. Jens Aaris Thisted, intern revisor, redegjorde for revisionsproceduren, specielt den politiske del af revisionen. Den regnskabsmæssige revision varetages af den eksterne revision. Jørn Andersen, OK HTF mindede om at bladpuljen skal søges om midler. Lars Olsen oplyste, at en sendt ansøgning i 2011 viste sig ikke at være dækkende, dette forbedres ved næste mulighed. Regnskabet blev herefter godkendt. 2. Forelæggelse af budget for indeværende år, herunder de af hovedbestyrelsen foreslåede afgifter Budgettet fremgår af mødemappen for repræsentantskabsmødet. Lars Olsen oplyste, at budgettet er lagt ud fra en fastlagt politik om at der skal skabes et overskud på ca kr. pr. år. Der ud over er der lagt en optimistisk linje, fordi det forventes, at rekrutteringskampagnen bliver en succes og tiltrækker nye medlemmer. Den linje har indflydelse på klub- og medlemskontingenter samt løberafgifter. Administrationsudgifterne stiger på grund af forventning om færre overheadsindtægter end oprindelig budgetteret i ATK-projektets slutrealisering vil betyde ekstra DOF-udgifter, da forbundet skal yde en vis medfinansiering. Peter Føns Knudsen, OK Gorm så ikke overensstemmelse mellem budget 2011 i det officielle årsregnskab og i budget Lars Olsen redegjorde for, at det officielle regnskab er opbygget efter en særlig skabelon, som ikke svarer til den måde, hvorpå forbundet i det daglige bliver styret. DOF er godt hjulpet af det professionelle økonimisystem, som DIF stiller til rådighed. Når DOF administrativt er klar til det, skal vi arbejde på at ændre regnskabsskabelonen. Mødereferat Side 10 af 13 Repræsentantskabsmøde 2012

11 Peter Føns Knudsen, OK Gorm anbefalede den lagkagemodel, der var blevet præsenteret i en workshop. Kell Sønnichsen, OK Pan bad om en forklaring på begrebet ekstra løbsstyring. Lars Olsen forklarede, at der er tale om et midlertidigt teknisk udtryk, der er opstået omkring de øgede indtægter fra medlemskontingenter og løberafgifter i 2011, og at det er blevet unødvendigt fremover. e) Behandling af hovedbestyrelsens forslag til klubkontingent. Hovedbestyrelsen indstillede, at taksterne for 2011 fastholdes. Der var ikke andre forslag. Forslaget blev vedtaget. f) Behandling af andre indkomne forslag. Der var ikke indkommet forslag. g) Valg af nedennævnte personer for en 2-årig periode: 1. Formand (lige år) - Helge Søgaard modtager genvalg Helge Søgaard blev genvalgt uden modkandidater 2. Næstformand (ulige år) - Kim Folmann Jørgensen ikke på valg 3. Næstformand (lige år) - Lars Olsen modtager ikke genvalg Hovedbestyrelsen foreslog Mette Rønning Steffensen som næstformand Mette Rønning Steffensen blev valgt uden modkandidater. 4. Formand for Planudvalget (lige år) - Jens Jørgen Lyngaa modtager genvalg Jens Jørgen Lyngaa blev genvalgt uden modkandidater 5. Formand for kortudvalget (ulige år) - John Holm ikke på valg 6. Formand for MTBO udvalget - Bjarke Refslund modtager genvalg Bjarke Refslund blev genvalgt uden modkandidater 7. Formand for Breddeudvalget (ulige år) - Lisa Tantholdt ikke på valg 8. Formand for Børn- og ungeudvalget (lige år) - Merete Spangsberg Nielsen modtager genvalg Merete Spangsberg Nielsen blev genvalgt uden modkandidater 9. Formand for Eliteudvalget (ulige år) - Dorthe Hansen ikke på valg h) Valg af: 1. 3 revisorer, heraf 1 statsautoriseret. - DIF-revision /KPMG - Palle Møller Nielsen - Jens Aaris Thisted. - alle modtager genvalg DIF-revision/KPMG, Palle Møller Nielsen og Jens Aaris Thisted blev genvalgt uden modkandidater 2. 1 revisorsuppleant Hovedbestyrelsen foreslog Finn Redder Olsen som revisorsuppleant. Finn Redder Olsen blev valgt uden modkandidater Mødereferat Side 11 af 13 Repræsentantskabsmøde 2012

12 i) Valg af: 1. Formand for Appeludvalget - Søren Hviid - modtager genvalg Søren Hvid blev genvalgt uden modkandidater 2. 2 medlemmer til Appeludvalget - Karl Johan Clemmensen - modtager ikke genvalg - Gunnar Tamberg - modtager genvalg Gunnar Tamberg blev genvalgt uden modkandidater Hovedbestyrelsen foreslog Kell Sønnichsen som Appeludvalgsmedlem. Kell Sønnichsen blev valgt uden modkandidater suppleanter til Appeludvalget -Torben Kristensen modtager genvalg Torben Kristensen blev genvalgt uden modkandidater HB foreslog Thomas Lindschouw som suppleant til appeludvalget. Thomas Lindschouw blev valgt uden modkandidater j) Orientering om klubledermødernes valg af kredsudvalgsformænd og stedfortrædere samt eventuelle medlemmer af fagudvalgene. Nordkredsen Kredsudvalgsformand - Birgitte Halle Stedfortræder Arne Pedersen Kasserer Jørn Berthelsen Kort Steen Frandsen Bredde Lars-Ole Kopp Børn & Unge Peter Sinding Poulsen Elite Johan MacLassen Plan - Keld Gade Sydkredsen Kredsudvalgsformand Kate Nielsen Næstformand - ubesat Sekretær Asta Terkelsen Økonomi Jette Sørensen Børn & Unge Steen Holmegaard Plan Mogens Nielsen Kort Knud Erik Thomsen Bredde Ole Gjøtterup Elite ubesat Østkredsen Kredsudvalgsformand Troels Bent Hansen Kasserer Johan Frydendahl Sekretær Birger Hoff SportIdent & Materiel Mogens Jørgensen Næstformand/ Plan Bjarke Sucksdorff Kort Claus Mikkelsen Bredde Lisa Tantholdt Børn & Unge samt Webmaster Flemming Bruun Elite Helge Lang Pedersen k) Eventuelt, herunder meddelelse om tid og sted for det kommende års repræsentantskabsmøde. Der var ingen, der ønskede ordet, og Troels Nielsen kunne derfor slutte mødet med at takke for et møde med god ro og orden, inden han gav ordet til Helge Søgaard, der meddelte, at DOF s næste ordinære repræsentantskabsmøde vil blive afviklet lørdag d. 2. marts 2012 i Idrættens Hus i Brøndby. Mødereferat Side 12 af 13 Repræsentantskabsmøde 2012

13 Forbundet har et ønske om at markere familieskabet med DIF, og Idrættens Hus rummer gode og meget velfungerende mødefaciliteter. Ved at lægge møde i Idrættens Hus, åbnes der også op for at klublederne kan få lejlighed til at aflægge forbundskontoret på 5. sal i samme hus et besøg. Helge Søgaard opfattede forløbet som et godt repræsentantskabsmøde, hvor han glædede sig over, at hersker en usædvanlig god atmosfære overalt i Dansk Orienterings Forbund lige som ved repræsentantskabsmødet. Han ønskede endnu en gang tillykke til de, der har modtaget et særligt bevis for deres indsats, idet han dog præciserede, at det både er fællesskabet og den enkeltes indsats, der løfter. Regnskabet er afsluttet og blev godkendt med et positivt resultat, og rammerne er lagt for 2012 med et budget i balance og med den ønskede konsolidering af forretningen. Han takkede Lars Olsen og Lars-Ole Kopp for indsatsen i HB og bød velkommen til Birgitte Halle som ny formand for NORD-kredsen og Mette Rønning Steffensen, der har taget udfordringen op som ny næstformand. Han glædede sig over, at de begge vil være med i ledelsen af forbundet. (Referenten renskriver dette netop d. 8. marts Kvindernes Internationale Kampdag, og han konstaterer efter at have kontrolleret et par gange, at kønsfordelingen i DOF s hovedbestyrelse er som i den øvrige befolkning: 50 % kvinder og 50 % mænd.) Efter dette tog Lars Olsen ordet og bød velkommen til sin afløser, Mette Rønning Steffensen. Han håbede, at hun ville få stor glæde ved arbejdet. Han takkede, fordi han har fået mulighed for at være med i Et kollektivt beslutningsorgan af høj kvalitet = HB Endelig gav han en stor og personlig hilsen til Helge Søgaard for et respektfuldt og anerkendende samarbejde. Helge Søgaard takkede slutteligt alle de genvalgte og valgte samt de ansatte fordi de vil være med i dette fællesskab. Og husk så: At det vigtigste i orienteringsløb er det, som foregår mellem start-trek trekanten og dobbeltcirklen! Referatet godkendt Troels Nielsen, Dirigent Mødereferat Side 13 af 13 Repræsentantskabsmøde 2012