FORRETNINGSORDEN FOR BESTYRELSEN PRINS HENRIKS SKOLE, DEN FRANSKE SKOLE I KØBENHAVN

Transkript

1 FORRETNINGSORDEN FOR BESTYRELSEN PRINS HENRIKS SKOLE, DEN FRANSKE SKOLE I KØBENHAVN 1. Bestyrelsens konstituering 1.1 Valg af medlemmer, valgbarhed og tavshedspligt Bestyrelsen består af 8 medlemmer. 6 medlemmer vælges på generalforsamlingen. Mindst 5 af disse medlemmer skal være medlemmer af forældrekredsen og vælges af og blandt forældrene til elever på skolen. 2 medlemmer udpeges af den franske ambassadør i Danmark. Bestyrelsesmedlemmerne skal være myndige, og mindst et flertal herunder formanden skal være registreret i CPR med bopæl i Danmark og må ikke være uden råderet over deres bo. Bestyrelsesmedlemmernes funktionsperiode er 3 år. Bestyrelsesmedlemmer valgt af skolens generalforsamling kan i funktionsperioden alene afsættes af generalforsamlingen. Valg til bestyrelse foregår via en turnusordning, således at der hvert år vælges 2 medlemmer til erstatning for de længst siddende bestyrelsesmedlemmer. For bestyrelsen, rektor og andre ansatte ved skolen, der deltager på møderne gælder i øvrigt bestemmelserne i Forvaltningslovens kapitel 2 om inhabilitet og kapitel 8 om tavshedspligt mv. 1.2 Valg af formand, næstformand og kasserer Bestyrelsen vælger blandt sine medlemmer en formand, en næstformand og en kasserer. Valget sker ved simpelt stemmeflerhed blandt de tilstedeværende medlemmer. Valget sker for 1 år ad gangen. Bestyrelsens formand, næstformand og kasserer kan genvælges, idet ingen dog kan sidde uafbrudt som formand, næstformand eller kasserer i mere end 6 år. 1.3 Formandens og næstformandens opgaver Bestyrelsens formand repræsenterer bestyrelsen udadtil. Formanden skal påse, at de forhold, der kræves i lovgivning, vedtægt og forretningsorden overholdes. 1

2 I formandens fravær træder næstformanden i formandens sted. 1.4 Suppleanter Suppleantens funktionsperiode er et år. Suppleanten indtræder i bestyrelsen, hvis et medlem udtræder af bestyrelsen i løbet af sin funktionsperiode. 2. Retningslinjer for bestyrelsens arbejde 2.1 Antallet af ordinære møder Der afholdes 10 ordinære møder pr. år fra september til og med juni. Herudover afholdes så vidt muligt et halvdags seminar i september. Skolens rektor, vicerektor, direktør for grundskolen og regnskabschef deltager fast på møder uden stemmeret. 2.2 Indkaldelse og dagsorden Formanden fremsender dagsorden samt relevant bilagsmateriale til de ordinære møder mindst 7 dage før mødets afholdelse. Punkter, der ønskes optaget på dagsordenen, skal være formanden samt næstformand, kasserer og rektor i hænde senest 14 dage før mødets afholdelse. Følgende punkter er faste på dagsordenen: Godkendelse af referat fra sidste møde. Godkendelse af referat til hjemmesiden. Personalenyt rektor/relevant bestyrelsesmedlem. Afrapportering af økonomi regnskabschefen /rektor. Herudover påhviler det skolens daglige ledelse at referere fra møder i Skoleråd og Institutionsråd og fra andre relevante organer på førstkommende bestyrelsesmøde herefter. Bestyrelsen kan beslutte at sætte andre faste punkter på dagsordenen. På førstkommende bestyrelsesmøde efter den ordinære generalforsamling skal følgende punkter være på dagsordenen: Bestyrelsens konstituering. 2

3 Mødeberammelse frem til næste ordinære generalforsamling. Vedtagelse af forretningsorden. 2.3 Forretningsudvalg Der er nedsat et forretningsudvalg, der består af formanden, eller ved dennes forfald næstformanden, kasseren og rektor. Forretningsudvalget afholder møde senest 10 dage før bestyrelsesmødet med henblik på en forberedelse af indkomne punkter til dagsordenen og bilagsmateriale til næstkommende bestyrelsesmøde. Ekstraordinære møder afholdes, såfremt formanden skønner det nødvendigt, eller såfremt mindst fire medlemmer forlanger det. 2.4 Mødeledelse Formanden leder eller udpeger en fast mødeleder for bestyrelsens møder. Ved formandens forfald, træder næstformanden til som mødeleder, medmindre der er valgt anden fast mødeleder, idet denne i givet fald træder i formandens sted. 2.5 Deltagelse af medarbejderrepræsentanter De valgte tillidsmænd eller medarbejderrepræsentanter for skolens forskellige personalegrupper deltager fast som observatører (uden stemmeret) efter en rotationsordning, og har ret til at én medarbejderrepræsentant deltager til hvert møde. Til det årlige strategiseminar kan formanden træffe beslutning om indkaldelse af sagkyndige til deltagelse i seminaret. 2.6 Deltagelse af intervenienter Bestyrelsen kan beslutte at invitere eksterne personer, herunder med en særlig faglig ekspertise, til at intervenere på et møde. 2.7 Mødereferater Der føres beslutningsreferater over bestyrelsens beslutninger. Ethvert medlem har ret til at få ført sin afvigende mening til protokols. Referatet fremsendes af bestyrelsens sekretær til bestyrelsens godkendelse senest 10 dage efter mødet. Beslutningsreferatet fremsendes pr. og anses for godkendt, såfremt der ikke senest 5 dage efter modtagelse heraf er fremkommet indsigelser eller bemærkninger hertil. Det godkendte beslutningsreferat, efter udeladelse af eventuelle fortrolige oplysninger, fremsendes herefter til samtlige medarbejderrepræsentanter. 3

4 Det godkendte referat underskrives af alle bestyrelsens medlemmer på det efterfølgende møde. Referatet fra skolens Ordinære Generalforsamling (der ifølge vedtægterne skal afholdes hvert år inden udgangen af oktober) skal være godkendt inden udgangen af november. Sekretæren fremsender senest den 15. november sit udkast til referat til den ordstyrer, der ledede generalforsamlingen. Ordstyreren har således 2 uger til at rette og godkende referatet. 2.8 Afbud til møder Afbud til møder sker ved skriftlig eller telefonisk henvendelse til bestyrelsens sekretær. 2.9 Anvendelse af bestyrelsesudvalg Bestyrelsen kan nedsætte ad hoc-udvalg med henblik på at udarbejde beslutningsoplæg til bestyrelsen, når dette skønnes hensigtsmæssigt. 3. Bestyrelsens opgaver 3.1. Overordnede opgaver Bestyrelsen varetager den overordnede ledelse af skolen og er ansvarlig over for undervisningsministeren for, at skolens økonomi og drift herunder forvaltningen af de statslige tilskud er i overensstemmelse med de til enhver tid gældende love og regler for friskoler og private grundskoler mv. og private gymnasieskoler. Skolen har indgået en konvention med den franske undervisningsstyrelse for fransk undervisning i udlandet (AEFE). Skolens bestyrelse og leder tilser overholdelse af denne konvention og forhandler eventuelle ændringer heraf under hensyntagen til dansk skolelovgivning. Bestyrelsen fastsætter størrelsen af skolepengene og fastsætter størrelsen afforældrebetaling for skolens fritidsordning og træffer beslutning om ethvert andet overordnet spørgsmål om skolen, som bestyrelsen selv ønsker at træffe beslutning om. Bestyrelsen er ansvarlig for, at forældrekredsen vælger tilsynsførende og for, at forældrekredsen fastsætter retningslinierne for forældrekredsens eget tilsyn Ansættelse af daglig ledelse Bestyrelsen ansætter og afskediger skolens rektor og skolens øvrige personale. 4

5 Kompetencen til at ansætte og afskedige skolens øvrige personale kan bestyrelsen delegere til skolens rektor, idet rektor dog uden at delegation er nødvendig til enhver tid på egen hånd kan ansætte og afskedige vikarer og anden midlertidig medhjælp til kortvarig tjeneste. Bestyrelsen kan anmode Det Franske Udenrigsministerium om, at én eller flere stillinger besættes af personel udstationeret af den franske regering. Udvælgelsen foregår i så fald i overensstemmelse med de franske regler. 3.3 Økonomi Skolens regnskabsår går fra 1. januar til 31. december. Det påhviler skolens rektor at udarbejde et udkast til det årlige budget, som skal godkendes af bestyrelsen senest 1 måned forud for regnskabsårets begyndelse. Rektor forelægger halvårsrapport og revideret budget til bestyrelsens godkendelse. Rektor udarbejder årsregnskab, der efter godkendelse af formanden forelægges bestyrelsen til godkendelse og underskrift. Bestyrelsen er ansvarlig for, at der hvert år udarbejdes en retvisende årsrapport for skolen i overensstemmelse med gældende regler. Bestyrelsen har ansvaret for, at årsrapporten underkastes betryggende revision i overensstemmelse med gældende regler. Bestyrelsen er ansvarlig for, at en revideret og originalt underskrevet årsrapport sendes til Undervisningsministeriet inden udløbet af den af ministeriet fastsatte frist. Alle bestyrelsesmedlemmer skal underskrive regnskabet og afgive erklæring på tro og love om, at de opfylder betingelserne for medlemskab. Bestyrelsen vælger skolens revisor. 4. Åbenhed 4.1 Bestyrelsesreferater på hjemmesiden Der skal være størst mulig åbenhed om bestyrelsens arbejde. Ikke fortrolige oplysninger i bestyrelsesreferater, eventuelt ledsaget af ikke fortroligt bilagsmateriale, vil blive gjort tilgængelige på skolens hjemmeside senest 5 arbejdsdage efter mødereferatets underskrift. 5

6 4.2 Henvendelser til bestyrelsen Det påhviler ethvert medlem af bestyrelsen at gøre sig bekendt med indholdet af s til bestyrelsen. Bestyrelsens sekretær bekræfter for modtagelse af en senest 2 arbejdsdage efter modtagelsen heraf. Bestyrelsens formand afgør, hvem der skal besvare en given , idet tilstræbes at svar/foreløbigt svar skal være afsenderen i hænde senest 7 dage efter henvendelsen. 4.3 Intern kommunikation Rektor er ansvarlig for den interne kommunikation om bestyrelsens arbejde, mens formanden er ansvarlig for den eksterne kommunikation. 4.4 Nyhedsbrev Bestyrelsen udsender i tillæg til bestyrelsesreferater et nyhedsbrev i kvartalet til medlemmerne af institutionen. 5. Bestyrelsens kompetence 5.1 Tegningsregel Skolen tegnes enten af bestyrelsens formand og skolens rektor i forening, af en af disse i forening med bestyrelsens næstformand, eller af den samlede bestyrelse. 5.2 Beslutningsdygtighed Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst halvdelen af medlemmerne er personligt til stede, herunder formanden eller næstformanden. Alle sager afgøres ved simpelt flertal, med mindre andet er bestemt i vedtægten. Der kan ikke stemmes ved fuldmagt eller brev. Ved stemmelighed er formandens og i dennes fravær næstformandens stemme udslagsgivende. 5.3 Habilitet Bestyrelsens medlemmer, skoleledelsen og andre ansatte på skolen, der deltager på bestyrelsesmøderne er underlagt Forvaltningslovens regler om inhabilitet og tavshedspligt. Reglerne udleveres til nye bestyrelsesmedlemmer på førstkommende bestyrelsesmøde efter den ordinære generalforsamling. Den, der er inhabil i forhold til en sag, må ikke træffe afgørelse, deltage i afgørelsen eller i øvrigt medvirke ved behandlingen af den pågældende sag. 6

7 Tavshedspligten indebærer, at bestyrelsen, skoleledelsen og andre ansatte på skolen, der deltager i bestyrelsesmøderne, har tavshedspligt, jf. den borgerlige straffelov 152 og 152 c-152 f, når en oplysning ved lov eller anden gyldig bestemmelse er betegnet som fortrolig, eller når det i øvrigt er nødvendigt at hemmeligholde den for at varetage væsentlige hensyn til offentlige eller private interesser. 6. Godkendelse af forretningsorden samt ændringer i denne Forretningsordenen vedtages af bestyrelsen. Den gennemgås af bestyrelsen en gang årligt, hvorpå den godkendes af den samlede bestyrelse. 7

8 Frederiksberg, den 4. december 2012 Catherine van LINGEN Formand for bestyrelsen Maria FONTANET Næstformand for bestyrelsen Moncef BARHOUMI Kasserer Olivier PLAS Anne PREVIDI Thomas CANGUILHEM Olivier PRIOU Konsul, Den franske Ambassade Anne SCHMIDT Kulturråd, Den franske Ambassade Jean-Thomas MEYER Suppleant til bestyrelsen 8